テレワーク環境だからこそコミュニケーション強化 · 第3回...

テレワーク環境だからこそコミュニケーション強化

～M365/Teams/Box活用とその効果～

2020年7月28日富士通株式会社

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はじめに


コミュニケーションツール

社内システム

セキュリティ強化

コミュニケーション強化「知」の共有

Web会議インスタントメッセージ

メール

スケジュール

掲示板ポータル

情報共有

SNS

企業内動画

ICTインフラ

リモートアクセス基盤

場所や時間を選ばない環境

仮想デスクトップリモートデスクトップ

ネットワーク(リモートアクセス)

利用者側端末(マルチデバイス)

IP電話

これまでのセミナについて

5回に分けて、各ソリューションのご紹介をさせていただきます

認証基盤

ファイルサーバ各種業務システム第3回

第5回

第4回

第2回

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テレワークの実施に向けて何を変えるか

テレワークに合わせた仕組みや考え方の変更が必要

テレワークの阻害要因（変えるべきこと）

PC持ち出し

業務システム

紙資料

ハンコセキュリティ

現場作業

接客

対面が必要Face-to-Face会話

テレワークの実現が難しい比較的容易

会話・会議製造現場

顧客訪問承認・決裁

デスクワーク

医療現場

店舗

物流


物流

紙資料

ハンコ

会話

ICTの活用でテレワークを実現

コミュニケーション手段の確保とICTインフラ整備でテレワークを実現

テレワークの阻害要因（変えるべきこと）

PC持ち出し

業務システム

セキュリティ

現場作業

接客

対面が必要Face-to-Face

テレワークの実現が難しい比較的容易

会話・会議製造現場

顧客訪問承認・決裁

デスクワーク

医療現場

店舗

テレワークの阻害要因をICTで改善まずはできるところから


ペーパーレス

ワークフロー電子決裁

ICTインフラ



社内システム




メール

スケジュール


情報共有

SNS

企業内動画

ICTインフラ





利用者側端末(PC、スマホ等)

IP電話

テレワークの実現に向けたシステムの全体像

ICTインフラ(利用者・アクセス環境)とコミュニケーションの両面を整備

認証基盤

ファイルサーバ各種業務システム


富士通での社内実践状況


モバイルワーク

全社にテレワーク勤務制度を導入

2017年4月より全社員35,000人へテレワーク制度を導入

サテライトオフィス在宅勤務

テレワークトライアルテレワークを職場単位で展開

仮想デスクトップ環境順次展開開始

2015年

人事・総務・ITでWGを設置

2016年 2017年 20XX年

サテライトオフィス設置開始

全員がどこでも働ける会社

テレワーク制度正式導入

勤務先以外のオフィススペースで仕事を行う形態

オフィスに出勤せず自宅で仕事を行う形態

出張先や移動中､出張先のホテル等で仕事を行う形態

All Rights Reserved, Copyright(C) 2020 FUJITSU LIMITED

当社事例

7

ニューノーマルにおける新たな働き方


当社事例

8

コミュニケーションの基盤を整備

Microsoft365を中心にさまざまな製品/サービスを組み合わせた「グローバルコミュニケーション基盤(社内名称)」を構築


Web会議

プレゼンス

メール

スケジュール


コンテンツ管理

ソフトフォン

SNS

企業内動画

YammerSkype/Teams

Exchange

Sharepoint Box

M365M365

M365

M365

当社事例

9

Microsoft Teams 概要


マイクロソフトコラボレーションツール「Teams」

マイクロソフト史上最速で普及が進む「Teams」

Skype for Business Onlineは、2021年7月31日にサービス終了

SkypeからTeamsへの移行、Teamsの新規導入が進行

世界中で急速に広がるTeams

500,000社 91社 44言語 150社

Teamsを使用しているお客様数

Fortune100企業の利用数

Temasがサポートしている言語

数

利用者1万人ユーザー以上のお客様

数


https://support.office.com/ja-jp/article/Microsoft-Teams-%E3%81%AE%E3%82%AF%E3%82%A4%E3%83%83%E3%82%AF-%E3%82%B9%E3%82%BF%E3%83%BC%E3%83%88-422bf3aa-9ae8-46f1-83a2-e65720e1a34d?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

Microsoft 365の新しいグループコラボレーションツール Teamsが各種ツールのハブ（仕事の入り口）となり、パフォーマンス向上と業務効率化を実現

コラボレーション基盤「Teams」とは

従来の業務・・・・作業に合わせて必要なリソースを都度用意

Teamsを使うと・・・・プロジェクトごとに必要なリソースが全て揃っている


業務や仕事のやり方を変革するICTツール

現場業務に合わせた情報共有やプロジェクトのコミュニケーションの最適化を実現

③効率的なコラボレーションを実現グループチャット中心のコミュニケーションとリアルタイム編集

②散在する情報をプロジェクト毎に整理➀オフィスで使うツールを統合Teamsだけで仕事が完結する環境を提供


Teamsで変わる働き方


Teamsで出来ること

最新のアクティビティ情報を集約

チャット、連絡先情報を表示

新規チームやチャネルの作成、参加済チーム/チャネルでのやり取り

Web会議への参加

ファイル共有、過去にやり取りしたファイルを表示

チャットを中心としたコミュニケーションによる情報共有で業務効率化を実現


①コミュニケーションの活性化

コミュニケーションの主体はメールからチャット型へ

To：田中一郎Cc：△部長、□課長件名：ソリューション提案について本文：○○さん、お疲れ様です。MSソリ）佐藤です。

XXソリューションのサポート契約についてですが、Aプランの提案が予算オーバーとのことで20%のディスカウントは可能でしょうか？お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認どうぞよろしくお願いいたします。

To：佐藤大Cc：△部長、□課長件名：Re:ソリューション提案について本文：佐藤さん、お疲れ様です。田中です。はい、20%ディスカウントという事で承知しました。大丈夫ですので、そちらでお願いいたします。以上です。恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

情報共有のためのCC

背景の説明

丁寧すぎる挨拶

ABC会社商談チーム

一般サポート契約についてセキュリティ商談

佐藤大 17:52@田中一郎さん予算オーバーとのことで、20％ディスカウントで大丈夫でしょうか？

田中一郎 18:04大丈夫です！

メールでの定型挨拶を省略用件のみを簡潔に

チャットでやり取りした情報が保存され、後から加わったメンバーもスムーズに情報共有できる

該当の案件のチーム、チャネルでの発言

チャットベースのコミュニケーションで情報共有のスピードアップを実現！

Before Afterメールだと・・・232文字 Teamsだと・・・ 37文字！


②会議におけるコラボレーション強化

会議のニーズ変化に合わせてモバイル／リモートによる参加

Before After

ドキュメントの共同編集や Web会議によって、コラボレーション強化を実現！

対面での打ち合わせは、会議場所への移動に時間がかかる遠隔地にいるメンバーともWeb会議でコミュニケーションが取れる

Teamsが無いと・・・会議室に集合 Teamsだと・・・どこからでも参加可能

Web上で画面を共有しながらドキュメントをその場で共同編集！会議前の資料印刷や会議中の議事録作成に手間がかかる

その場でドキュメントを共有

モバイルからも参加可能

録音/録画で議事録不要

移動時間がかかる

必要な資料は全て印刷

議事録作成は手間・・・


③情報共有の一元化

チームやプロジェクト単位での情報共有は Teamsに集約して効率アップ

Before After

情報は一箇所（Teams）に集約され、効率的でスピード感のある情報共有を実現！

Aプロジェクト

業務に必要なデータが散在・・・。探し出すのに時間がかかる

Aプロジェクト

AプロジェクトCプロジェクト Bプロジェクト

Cプロジェクト

Bプロジェクト Cプロジェクト

情報共有のたびに、メールに添付や保存先のフォルダーを指示しなければならなくて手間がかかる

チームやプロジェクト単位で作成されるスレッドにデータを集約

スレッドやチャットにデータをあげるだけで、すぐにメンバーに情報を共有できる

Teamsが無いと・・・様々な場所に散在 Teamsだと・・・一箇所に集約！


Teams導入効果

Teamsの導入により 80％の利用者が「組織の生産性が高まった」と評価

※ Forrester Consulting 「Microsoft Teams Total Economic Impact」 2019年4月


Teams活用シーンご紹介


具体的な利用シーン

①「分散しているメンバーとの情報共有」

「働き方改革プロジェクト」定例会の開催

②「リアルタイム型のコラボレーション」

営業部門の売上見込報告資料作成

④「ナレッジの共有・集約・蓄積」

新システム利用状況調査

③「現場のデジタル革新」

新製品イベントの報告


① 分散しているメンバーとの情報共有

• 部員やプロジェクトのメンバーが拠点に分散しコミュニケーションが取りにくい• 部門や階層（組織面）に分断されている• 組織が複雑だと会議などの準備が大変

・ワーキングチームの定例会・設計＋開発＋営業など部門をこえた活動の基盤・新入社員や幹部社員などの意見交換

課題

• いつでもどこでも気軽にコミュニケーションがとれる• 議事録をリアルタイムで作成。決定・反映をその場で行いアウトプットを確実に出す

• 連絡や会議の準備などが短縮できる

解決


② リアルタイム型のコラボレーション

【資料作成・報告書作成】• 複数人でつくる報告書の集計や取りまとめなどの時間が取られる• ファイルがロックされる• 上長の階層ごとに承認レビュー待ちが発生

・定例報告資料の作成・販促物などの資料作成・データ集計資料作成

課題

• 複数名での書類作成が同時に、効率的に行える• レビュー、編集待ち、マージなどの時間を削減• 書類作成の依頼、確認、再編集などの付帯業務も削減できる

解決

バケツリレー式

巻き込み式


③ 現場のデジタル革新

【現場業務ICT活用課題】（イベント会場、売り場、設備点検、建設など）

• メール・電話などによる連絡が中心のため、現場の状況が共有がしにくい• 拠点の声を集約するのに時間かかる

・店舗・拠点のイベント報告・保守点検業務の技術支援報告レポートの提出・被災時などの安否状況確認・セミナーや勉強会の報告/リアルタイムの質問

課題

• グループチャットで即時の情報共有が可能。不測の自体にも迅速な対応ができる

• 現場報告、技術サポートなど現場と管理部門が一体となった対応が実現できる

• 事後の報告書作成が不要に

解決


④ ナレッジの共有・集約・蓄積

【ナレッジの有効活用】対象人数がふえると・・・• 関連する情報やデータが分散されやすい• 新メンバーには、背景や経緯等の説明必要• コメントやアイデアがメンバーに共有されにくい

・新システムの導入推進・研修会のフォローサイト・改善活動な企画業務のアイディア出しなど

課題

• 関連するデータはすべて同じチャネルに保管会話のプロセスが簡易FAQとして機能

• グループの永続チャットは意見を出しやすく共有やコメントがしやすい。

解決


【ご参考】部門・業種別の活用事例

マーケティング・社内外の多様な関係者に向けてマーケティングキャンペーンやイベント関係のタスクを共有

・新製品発売の準備をプロジェクトで進行、ドキュメントの共同編集で効率アップ

現場/ファーストラインワーカー・スケジュール管理をサポートし、その日の最も重要な業務を把握できるようにするツールを提供

・現場のメンバー間での継続的な情報共有

・エキスパートの協力により問題解決を早期化

医療・医療チームによる打ち合わせの実施が可能

・安全性に優れたプラットフォームにより、医療の質を最大限に向上

プロジェクト管理・プロジェクトのステークホルダー/ツール/予算

やプロジェクトのレビュー状況、フィードバックを管理

・新規メンバーに対するインプットを実施

・提出書類を共有して共同編集

IT/システム・システムの移行および変更管理を推進

・ITの導入・展開における各段階の計画や管理を実施

・問い合わせのエスカレーション状態を可視化

SE/エンジニア・アイディア・構想を創出、開発・展開を迅速化

・関連ドキュメントをプロジェクト間で共有

・開発者向けツールと連携

教育/インストラクター・チームワークを支援し、創造力を刺激するためのプラットフォームを提供

・遠隔地にいる社員へのトレーニングを強化

・最新トレンドやニュースを共有

営業・さまざまな関係者からの意見に基づいて提案書

を作成して提供

・販売計画、トレーニング、資料を一元管理

・製品や競合に関する最新情報を共有

人事・各部門の研修、人事考課を一元管理

・人材募集の要件に関する共同作業をプロジェクト間で実施

・部署のドキュメントやリソースを共有


Boxご紹介


会社概要

2005年に創業

2015年にニューヨーク証券取引所に上場（BOX）

本社：米国カリフォルニア州レッドウッドシティ

米国・英国・日本を含む世界10箇所の主要拠点

従業員数：世界各地に2,000名以上

• HQ：Box, Inc.

•日本法人：Box Japan2013年 8月株式会社 Box Japan設立

東京本社（東京駅八重洲口）

西日本オフィス（大阪）

従業員数：100名以上


95,000+Customers

69%Fortune 500

29

グローバル導入企業


お客様社数

5,500+

日経225の

45%

＊2019年5月1日時点でロゴの使用許可をいただいているお客様

攻めのIT経営銘柄2019の

62%

国内導入企業


クラウド・コンテンツ・マネージメント「Box」

B to Bで安全にファイル共有する基盤を目的として設計

• セキュアなモバイルアプリでテレワーク推進• 共同編集や検索機能活用で仕事を効率化• 社内だけでなく社外とのコラボレーションを活性化

• メール誤送信、ランサムウェア対策で情報漏えい抑止

• きめ細かなアクセス制御で大切なデータを保護• 確実な証跡管理でコンプライアンス強化

• 調達見積など社外とのファイル授受をシステム管理• 動画、画像など大容量ファイルを扱う業務のシステム化• 帳票データの出力先やデータストアとして活用

• 増強対策,老朽化対策、BCP対策の考慮不要• アクセス権管理を利用部門に委譲• 自動バージョン管理で利用者によるデータ復旧


業務システム活用

働き方改革を支える

運用・保守省力化

容量無制限All Rights Reserved, Copyright(C) 2020 FUJITSU LIMITED31

Box導入効果

社内へのアクセスが制限されるため、ファイル保存先がローカルPCへ保存することが中

心となる可能性がある

iPad等モバイルデバイスでのアクセス

ファイルサーバ

Boxへの切り替え

場所の制限

デバイスの制限

社内・外部メンバー間の共有制限

社外からのメール添付制限iPad等モバイルデバイスの活用に制限

ファイルサーバへアクセスできる環境に制限があるため、働く場所に制限がでる

ファイルの共有にメール添付やUSB等の許可されていないデバイスなどを使用する可能性

がある

マーケティング

事務

営業

工場系

研究開発

共有

モバイルワークスタイルの実現

大容量ファイルの保管・転送

会議資料のペーパレス化

どこでもオフィス化

メール添付ファイルの廃止

O365/SharePointとの連携

海外や外部協力会社との情報共有

動画やCADなどの大容量ファイルもOK

ﾌﾟﾚﾋﾞｭｰ＆電子透かしで安全に共有

カフェや自宅でのアクセス

共有リンクによる添付ファイルの代替え

協力会社との共有が容易に

容量無制限の課金体系TCO削減さまざまな領域でコスト削減が可能に

お客様

3rd PartyとのNative接続


Boxのシステム連携

【社内共有】

顧客

取引先

関連会社

本社内

海外拠点

国内拠点

モバイルタブレットデスクトップ

容量無制限・シンプル・セキュア

【システム連携】すべての業務システムのファイルをBoxに格納

【ユーザー】

【社外共有】

業務システム

グループウェア

CRM/SFA

イントラ

【管理者】

API連携・画面埋め込み

プレビュー対応拡張子 120種類

【デバイスフリー】どのデバイス・OSでもファイルを閲覧可能

ユーザー・ファイル管理

アクセス

アクセス共有

共有

様々な業務システム等と連携し、データの一元管理および高度なデータ利活用を実現


マルチデバイス対応

各種PC、モバイルデバイスで利用可能

直観的なWeb UIWindows、Mac、iOS、Androidなど、様々なプラットフォームに対応

120以上のファイルタイプをブラウザひとつで閲覧できる“プレビュー機能”

ユーザ、コンテンツ、デバイスごとに管理可能なセキュリティ

他社にはないBOXの強み


代表的な対応アプリケーションの拡張子

120種類のファイルに対応したプレビュー


代表的な対応アプリケーションの拡張子

'as', 'as3', 'asm', 'bat', 'c', 'cc', 'cmake', 'cpp', 'cs', 'css', 'csv', 'cxx', 'diff', 'doc', 'docx', 'erb', 'gdoc', 'groovy', 'gsheet', 'h', 'haml', 'hh', 'htm', 'html', 'java', 'js', 'less', 'm', 'make', 'ml', 'mm', 'msg', 'ods', 'odt', 'pdf', 'php', 'pl', 'properties', 'py', 'rb', 'rtf', 'sass', 'scala', 'scm', 'script', 'sh', 'sml', 'sql', 'txt', 'vi', 'vim', 'wpd', 'xls', 'xlsm', 'xlsx', 'xml', 'xsd', 'xsl', 'yaml'

'3g2', '3gp', 'avi', 'm2v', 'm2ts', 'm4v', 'mkv', 'mov', 'mp4', 'mpeg', 'mpg', 'ogg', 'mts', 'qt', 'wmv'

'ai', 'bmp', 'gif', 'eps', 'jpeg', 'jpg', 'png', 'ps', 'psd', 'svg', 'tif', 'tiff', 'dcm', 'dicm', 'dicom', 'svs', 'tga'

'odp', 'ppt', 'pptx'

'flv', 'f4v', 'swf'

'obj', 'stl''aac', 'aifc', 'aiff', 'amr', 'au', 'flac', 'm4a', 'mp3', 'ogg', 'ra', 'wav', 'wma''

テキストベース

動画

オーディオ３D プレゼンテーション

イメージ

Flash/モバイル動画

Boxとブラウザがあればどこでもファイルを閲覧可能


スマートフォンのカメラを活用

Box Capture：iPhone/iPadのBox純正カメラアプリ

Boxに直接写真や動画をアップロード

複数のドキュメントをPDFとしてスキャニング

誰とでも、どこからでも簡単にシェアアップロード

工事現場・・・証跡写真の管理

保守現場・・・修繕必要箇所の記録

故障原因の究明

小売店舗・・・店舗レイアウト

季節イベントの記録


他システムとの連携

Office365／Google Appsユーザとのコンテンツコラボレーション

• コンテンツマネジメント

•外部コラボレーション

• モバイル

• システム連携

•高度なセキュリティ

• メール

• スケジューラー

• 文書作成/編集

• ポータル

• メール

• スケジューラー

• 文書作成/編集


Boxソリューション連携

他業務とのソリューション連携


安全な情報共有

ファイルのメール添付をなくして、シンプルでセキュアな情報共有を実現します。

ファイル添付では無く、リンクURL埋め込み

ファイルにアクセス権がなければ閲覧不可のため、誤送信の情報漏洩対策も有効

一括管理のため、保管データ量の増加に伴うストレージ増設費用の抑制

AsIs ToBe

送信者

添付ファイル付きメール複

製

複製

受信者

ファイルを保存送信者

リンクをメール送信

受信者

全員が同じファイルを参照・編集⇒共創力のあるコラボレーション

複製


Outlookでのファイル共有


ファイルを添付せずにリンクで情報を共有

メールの送信

ファイルを添付

送信

Box上のファイルを参照し、そのリンクをメールで送信

ローカルファイルをBoxへアップし、そのリンクをメールで送信

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サプライヤーと図面データの共有

設計委託会社と設計図面データをアクセスコントロールして情報共有

サプライヤーとの情報共有、ダウンロード・印刷の制限

開発部門

サプライヤー

図面データ

ダウンロード不可

設計委託会社

・アクセスログ・版数管理の自動化

外部とのセキュアな図面共有を、短期間で実現


現場写真の管理

Box専用モバイルアプリの活用

現場で撮影した写真を即座に保存・共有できる

デバイスに写真データが残らず、盗難・紛失時の情報漏えい対策に有効

現場

写真は自動的にBoxにアップロード

写真の説明をコメントとして記入して共有

専用モバイルアプリで写真撮影

容量無制限でデータ保存バックアップも不要

シンプルかつ安全な現場写真の管理を実現


保守員向け情報共有

保守マニュアルを複数持ち出し不要、常に最新情報を共有

動画を含む様々な形式の保守情報を保守員タブレットで閲覧可能

現場情報（写真・動画）を元に社内関係部署がリモートサポート

関係部署

ビデオ・写真の情報から原因を特定し対応

保守マニュアルの閲覧

写真・動画の投稿

写真・動画の閲覧対応情報の提供

最新の保守情報を提供し、保守作業を改善、顧客満足度を向上


展示会イベントでの共有

主催者、スポンサー、制作会社等との情報共有

設計図面や動画、写真などのコンテンツを共有（従来はDVD、USBメモリを利用）

役割に応じたアクセス権限設定が可能

端末にインストールされていないアプリケーションでもドキュメント確認が可能

主催者スポンサー

社内

講演者

コンテンツ制作会社

大容量コンテンツの共有が可能となり、タイムリーな情報共有を実現


簡易スタートアップサービスご紹介


Teams/Box 簡易スタートアップサービスご紹介

テレワークの需要が高まり、ゼロから仕組みを構築するには、クラウドサービスを利用する場合も、導入にある程度の期間が必要となります


災害、パンデミック、公共交通機関の停止など物理的にオフィスへの出社ができない

テレワークのためのコンテンツ・コラボレーションツールを導入したいがゼロから構築するには時間がかかりすぎる

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富士通では、社内でも利用しているTeams/Boxを、これまで導入した実績ベースでの推奨設定を適用する簡易スタートアップサービスとして、最短2週間でTeams/Boxがご利用可能なサービスを提供いたします

Teams/Box簡易スタートアップサービスのメリット

Teams/Box簡易スタートアップサービスでは、推奨設定で導入し、導入経験をベースに作成した運用項目により短期間での環境払い出し後、すぐにご利用を開始いただけることが最大のメリットとなります。


Teams/Box簡易スタートアップ

によって

すぐに利用できます！

導入実績をベースとした検討済みの設定を適用します！

社外共有などセキュリティ面に考慮した設定を適用します！

Teams/Boxの利用上、必要となる運用項目をご提示します！

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富士通の実践から導き出されたポイント

Approach

企画

Made

設計・導入

Collaboration

定着化・利活用

Managed

コンセプト企画（デザインアプローチ）

グランドデザイン策定

運用設計運用

運用設計・構築・導入・展開企画


ニューノーマルに向けた取り組み


多様なワークスタイルを実現するテレワークのニーズが拡大しています。ニューノーマルな時代には、企業の事業継続・生産性向上・ワークライフバランスなどを実現するために、新たな働き方が求められます。お客様が場所を選ばず安心して業務を続けられるテレワークソリューションを提供しています。

バーチャルワークプレイス

V-DaaS

仮想デスクトップ

Zinrai for 365

AIによる業務分析

Box

ファイル共有

どのデバイスでもアクセス可

Microsoft365

情報共有

メール、スケジュール管理 Microsoft Teams

チャット、商談、TV会議

ワークプレイスLCM

デバイス運用のアウトソーシング

サブスクリプション提供

サービスデスク

自動化技術を活用したレスポンスの早いサポート窓口

Office

3rd workplace

Home

ニューノーマルに向けた取り組み


これからのセミナ予定



社内システム




メール

スケジュール


情報共有

SNS

企業内動画

ICTインフラ





利用者側端末(マルチデバイス)

IP電話

Weeklyオンラインセミナー<テレワーク>について

次回は第5回コミュニケーションツールについてご紹介をさせていただきます

認証基盤

ファイルサーバ各種業務システム第3回

第5回

第4回

第2回


セミナ予定

配信開始タイトル

第一回 6月30日ニューノーマル時代へ突入、働き方の常識を変えるテレワーク～アフターコロナを見据えた対策～

第二回 7月14日もうイライラしない！安全で快適なテレワーク環境の実現に向けて～サービスで提供するリモートアクセス・クラウドセキュリティ～

第三回 7月21日いつでもどこでも安心・安全・スムーズなテレワーク～VDIやリモートデスクトップの活用秘策～

第四回（今回）

7月28日テレワーク環境だからこそコミュニケーション強化～M365/Teams/Box活用とその効果～

次回第五回 8月4日テレワークに最適なPC環境を徹底解説～テレワーク用PCに求められる「使いやすさ」とは～


資料ダウンロードについて


本セミナーの資料につきましては、YｏｕTｕｂｅコメント欄のＵＲＬから

ダウンロードしていただけます。是非ご活用ください。

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テレワーク環境だからこそ コミュニケーション強化 · 第3回...

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