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アシストマイクロ株式会社

事務リスク低減ソリューション2011/12/22

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はじめに

リーマンショック、3.11震災復興、米国債格下げと日本を取り巻く状況は予断を許さない様相を呈しています。ニューノーマルといわれる昨今、新しい常識、価値観が金融機関のみならず企業に求められています。

金融機関は『預金』『融資』『為替』が主要業務といわれていますが、昨今の低金利、コンビニエンスストアなどでの決済業務の拡大など、金融機関を取り巻く状況は大きく変化しています。さらに金融ビックバンの目玉の一つとして１９９８年１２月に解禁された投資信託の窓口販売など、金融機関の窓口業務はより複雑化しています。

一方で２００７年に導入されたバーゼル２（自己資本比率を算出するルール）で算出の対象となるリスクの適用範囲にあらたにオペレーショナルリスクが加わりました。つまり、窓口販売は複雑化するものの、事務処理に求められる基準はこれまでより厳しいものとなっています。

アシストマイクロでは、オペレーショナルリスクの中でも特に事務リスク（不正行為や業務ミスによるリスク）にフォーカスし、業務ミスが引き起こす情報漏えいを防止するための対策やさらに業務ミスが発生しないような業務管理（業務の見える化や効率化）など様々なソリューションをご提供します。

※オペレーショナルリスク・・・通常の業務遂行により発生するリスク


個人情報漏洩が与える影響

事務リスクといってまず考えられるのが個人情報の漏えいです。近年、さまざまな企業で情報漏洩が発生し、それによってブランドが大きく失墜し企業活動に大きな影響を与えています。2008年の1年間に個人情報漏洩だけでも1,373件（723万人）の情報が漏えいしており、インシデント1件あたりの想定損害賠償額は1億8千万円ともいわれております。ファイル交換ソフト（Winny）やコンピュータウィルス、パソコン、USBメモリからの流失が大きな話題になっておりますが、情報漏洩・紛失などの５５．９％は紙媒体で発生しております。つまり、“データ管理”だけではなく、元となる紙媒体の“現物管理”も重要といえます。また情報漏洩のうち、流出の原因として誤操作と管理ミスで全体の6割弱をしめており、作業内容の見直し、管理体制の強化など“業務管理”も重要であると考えらます。

件数漏えい人数

2002年 62 418,716

2003年 57 1,554,592

2004年 366 10,435,061

2005年 1,032 8,814,735

2006年 993 22,236,576

2007年 864 30,531,004

2008年 1,373 7,232,763

参考：「2008年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」NPO日本ネットワークセキュリティ協会


事務リスク低減の為にITができること＜現物管理＞

現物管理には保管する場所や管理方法をしっかり定めることが重要になります。

１．場所保管する場所が重要になります。災害に強い立地であるか、保管場所は耐震、耐火対策は行われているかなど状況に応じた保管場所が必要になります。特に機密情報や預金、融資関連の書類は厳重な管理が必要になります。また、保管対象が紙か電子媒体かアナログ媒体かによって温度や湿度の要件も考慮にいれる必要があります。

２．管理方法しっかりした場所に保管しても、管理方法に問題があれば、必要な書類を探すことはできませんし、そもそも保管場所に確実に保管されるかすらわかりません。そこで、現物の管理方法が重要になります。数万件から数十万件を数えるような書類や媒体の場合、紙ベースの管理では非常に効率の悪いものとなってしまいます。そこで、書類を発生した時から廃棄されるまでをITの力を借りて、業務システムなどを利用することで、大量の書類を保管・管理することが可能になり、事務リスクを低減することが可能であると考えます。


事務リスク低減の為にITができること＜データ管理＞

管理するものは現物ばかりではありません。IT化により、多くの書類が電子データで作成され利用されています。電子データの場合、現物と異なり一瞬で大量のデータの流出や削除などが行えてしまうため、漏えいや紛失してしまった時の被害は紙データの比ではありません。

では、電子データを管理するために必要な要件はなんでしょうか？

１．利用しやすいデータ管理は社員の1人でも誤った使い方をしてしまうと事故につながってしまいます。誤った使い方をしないための教育も重要ですが、まず第一に関係者全員が使いやすく、操作ミスをしにくいソフトである必要があります。また、新規従業員へのシステムトレーニングを考慮すると、シンプルでユーザ教育が

小限で済むようなシステムが求められます。

２．セキュリティセキュリティが高いことも重要な要件になります。外部から簡単に不正侵入できてしまったり、HTTPSなどのセキュアな通信を利用できることも重要になります。また、全社で利用することを考えると、所定のフォルダへのアクセス制御などができる必要があります。

３．履歴管理どんなに管理していても漏えいが起こってしまったり、漏えいの可能性が発見される場合もあります。こういったときにファイルの履歴やログ管理などが行えることも重要になります。漏えいや紛失の範囲が特定できなければ、対策を打つことも困難です。また、運用面で考えると、ファイルの版数管理なども重要な要素といえるでしょう。


事務リスク低減の為にITができること＜業務管理＞

データ管理と現物管理、この2つを行えば十分でしょうか？データ管理や現物管理だけではなく、業務そのものを管理する必要があります。担当者がいないとわからない、マニュアルが複雑すぎるなど、属人化されている業務や煩雑な業務などを管理することができなければ、業務の中で問題が発生してしまいます。その為には、業務の可視化、つまり“見える化”は非常に重要であると考えられます。

では見える化するために必要な要件はなんでしょうか？

１．ビジュアル的にとらえることができること文章の羅列ではなかなか業務を把握することは困難です。特に前後のアクティビティ（活動）のつながりは文章ではわかりにくいものです。業務をビジュアル的に把握できること、それが必要になります。

２．モニタリング等で分析できること実際に実施している業務がどのように動いているかモニタリングする必要もあります。業務を組み立て実行しただけでは本当に問題がないのか、うまく動いているのかわかりません。つまり、業務のモニタリングを行い、分析を行う必要もあります。

３．ナビゲーションで標準化を図れること属人的な部分を排除するためには、だれが業務を実施しても同じ結果を得ることができる手法を作らなければなりません。教育ですべてを補うためには莫大な費用が発生します。業務知識が必要なくても、ITで次の業務をナビゲートしてあげることも重要な要件となります。


アシストマイクロが提供する事務リスク低減ソリューション


債権書類管理システム

債権書類管理システムは、重要な融資関連書類の運用をより効率的に実現するためのシステムです。融資関連書類は金融機関にとって守るべき財産ともいえます。融資関連書類を発生から保管、返却、廃棄まで厳正に管理することにより、オペレーションミスや管理不十分による情報漏えいを防止します。また、融資に必要な書類を種別ごとにナビゲートするので、マニュアル等を確認しなくても書類を徴求できるため、融資業務の効率化も図ることができます。


本人確認書類管理システム

本人確認書類管理システムは、本人確認記録書類を本部で集中管理するシステムです。10万円を超える振り込みなど、窓口で本人確認を実施することが増えてきています。それにより、管理すべき個人情報である書類は膨大になり、営業店で管理するには非常に負荷がかかります。本人確認書類管理システムでは本部で集中管理する為、営業店での管理コストの削減を図ることが可能です。


メール便管理システム

拠点間の書類流通に利用される社内メール便の授受を厳正に管理するシステムです。ネットワーク化されても、多くの書類は紙でやり取りされることが多く、輸送経路での紛失が後を絶ちません。メール便管理システムではICタグを利用して、発送から受領まで経路を厳正に管理することにより、紛失や紛れ込みなどを防止します。


Blackboard Xythos™

ECM for everyone（誰もが使える文書管理）を実現するための文書管理製品のアーキテクチャはどうあるべきでしょうか。従来のECM製品、JSOX専用文書管理、ISO専用文書管理製品は、ベンダー独自のアーキテクチャ、プラットフォームを採用しているケースがほとんどです。Blackboard Xythosはそれらの製品と一線を画し、オープンなアーキテクチャを採用しているユニークな製品です。

データのアクセス権や履歴を管理することにより、不正アクセスによる情報漏えいを防ぐことができ、万が一に漏えいの可能性があった場合でも、履歴により流出経路を特定することが可能です。また、インターフェイスも非常にわかりやすく、単純な操作ミスを防止することも可能です。


BP Logix/BP Director

投資信託の販売や相続関係の手続きは、通常の預金や融資業務と大きく異なる業務です。マニュアル化、手順化はされているものの、都度確認しなければならない、ある程度の経験が必要になるなど営業店での課題は数多く残されています。BP Directorではこれらの業務を標準化し、業務をナビゲートすることが可能です。それにより、確認ミスや徴求漏れを防ぐことができ、業務の効率化を図ることができます。

業務のダンドリ管理業務のダンドリ管理業務のナビゲート業務のナビゲート


お問い合わせ先

アシストマイクロ株式会社〒164‐0011東京都中野区中央5‐8‐1 朝日生命新中野ビル2F

TEL:03‐5340‐1541 FAX:03‐5328‐1690http://www.assistmicro.co.jp/[email protected]


アシストマイクロのミッションと事業領域

世界の革新的なソフトウェアを日本レベルの品質でお客様にお届けします

ソフトウェアディストリビーション事業

有益なソフトウェアの自社開発・販売･サポートを行っております。汎用的な文書検索システムから特定業務に特化したパッケージ製品、個別の要望にお応えするスクラッチ開発まで、さまざまな課題を解決するソリューションをご提供いたします。

2004年4月にECM製品Xythosの日本総販売代理店契約締結を初めに、BPM製品やLMS製品といった、さまざまな優れた海外IT製品を日本市場に投入し、パートナーモデルを採用したビジネスを展開しております。

紙文書やフィルムなどのアナログ媒体からレガシーなデジタルデータまで、多種多様な形態で存在するお客様のコンテンツ（Enterprise Contents）＝情報資産を、より効果的に運用・管理

するための電子化サービスをご提供しております。

システムソリューション事業

コンテンツ電子化事業

アシストマイクロ株式会社は、“世界の革新的なソフトウェアを日本レベルの品質でお客様にお届けする”ことを企業としてのミッションとし、海外ソフトウェアのディストリビューション（販売代理）を中心に、自社システム開発、コンテンツ電子化という3つの事業を展開、お客様の経営課題にフォーカスした業務改善のIT支援をご提供しております。


Thank You！http://www.assistmicro.co.jp/

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