FI019-ИП-2012-Выравнивание открытыхпозицийНаталья Николаевна Шевченко

Инструкция пользователя

FI019-ИП-2012-Выравнивание открытых позиций

ВЫРАВНИВАНИЕ ОТКРЫТЫХ ПОЗИЦИЙ

КРЕДИТОРОВ/ДЕБИТОРОВ/ОСНОВНЫХ СЧЕТОВ

(Транзакция F-44)

(Транзакция F-32)

(Транзакция F-03)

(Транзакция F13E)

(Транзакция FBRA)

СОДЕРЖАНИЕ

1. Выравнивание открытых позиций кредиторов

Выбор позиций кредитора для выравнивания1.Полное выравнивание2.Выравнивание с остатком с использованием «Списать разницу»3.

2. Выравнивание открытых позиций дебиторов

2.1. Выбор позиций дебитора для выравнивания

2.2. Выравнивание с «позицией остатка» (только для выравнивания позиций в BYN)

2.3.Выравнивание нескольких контрагентов

3. Выравнивание основных счетов с открытыми позициями

4. Автоматическое выравнивание открытых позиций основных счетов/дебиторов/кредиторов

Выравнивание открытых позиций кредиторов.1.Выбор позиций кредитора для выравнивания.1.

Открытые позиции кредиторов представляют собой кредитовое и дебетовое сальдо на счетахкредиторов, возникшее при вводе в систему SAP задолженности за поставленные сырье иматериалы, за оказанные услуги, выполненные работы, перед бюджетом по налогам и сборам ит.д., а также перечисления денежных средств кредитору. Для сопоставления и закрытияданных позиций в системе выполняется операция выравнивания.

Основным признаком выравнивания открытых позиций кредиторов является номер договора скредитором, заполняемый в поле «Присвоение».

Проводки выравнивания имеют признак «красное сторно», не увеличивающий обороты посчету кредитора, а также по контрольному счету ГК. В отдельных случаях (когда суммыдебетового и кредитового сальдо равны, относятся к одному и тому же контрагенту и числятсяв учете на одном и том же бухгалтерском счете) бухгалтерская проводка в документахвыравнивания не формируется.

Для предварительного просмотра и анализа позиций по кредиторам запустите транзакциюFBL1N - Cписок отдельных позиций кредиторов в части открытых позиций ивыберите позиции кредиторов для выравнивания. Индикатор говорит о том, что позиции невыравнены (открыты).

Полное выравнивание1.

Для начала рассмотрим процесс выравнивания на самом простом случае - выравниваниеосуществляется полностью, при равенстве выравниваемых сумм дебетовых и кредитовыхпозиций счетов кредиторов. Пример: кредитор 1000037.

Для выравнивания открытых позиций используем транзакцию F-44 - Выравнивание счетакредитора.

Заполняем данные:

Счет – укажите номер кредитора;

Дата выравнивания – укажите самую позднюю дату из выравнвиаемых документов; датудокумента, по которому остается остаток;

Период – укажите период (месяц) проводки выравнивания;

БЕ - укажите балансовую единицу;

Валюта – укажите валюту для выравнивания;

Код ОГК – укажите коды ОГК, если таковые есть в выравниваемх позициях

Другие ограничения выбора - здесь вы можете указать признаки для ограничения выбораоткрытых позиций (по номерам документов, Счету Главной книги, Ссылке, Присвоению),установив «точку» напротив нужного признака. Либо не ограничивать выбор - установите«точку» напротив «нет».

Установим ограничение по номерам документам.

Нажмите кнопку «Обработка ОП» для перехода к следующему экрану:

Если Вы ограничиваете выбор документов по их номерам, присвоению или др признакам, то наследующем экране введите значения этих признаков. Для продолжения работы нажмитеОбработка ОП:

На экране Выравнивание счета кредитора Обработать ОткрытПозиции перейдитена вкладку ЧастПлатеж и убедитесь, что выравниваемые позиции активны (суммыотмечены синим цветом). Сумма разницы равна нулю.

Для Активации/ Деактивации позиций используйте кнопки

Перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование):

Перейдите к моделированию Главной книги:

Для сохранения документа нажмите .

Убедитесь в том, что выравнивание прошло успешно: выровненных документов не будет всписке открытых позиций на ту же дату, но появятся в выравненных позициях в отчете FBL1N:

Выравнивание с остатком с использованием «Списать разницу»1.

Рассмотрим выравнивание кредитора с остатком на примере контрагента 2000052, выборпозиций ограничиваем номером договора (поле Присвоение), выравнивание выполняем на датуплатежа (12.12.2017), валюта выравнивания – рос.руб.:

Вводим номер договора и нажимаем Обработка ОП:

Если позиции не закрываются в ноль (наш случай), то в поле «Разница» будет отражатьсяотклонение, на которое необходимо сформировать документ. Для этого воспользуйтеськнопкой :

и далее на экране Выравнивание счета кредитора Просмотр Обзов введите данные для

остатка задолженности после выравнивания (данные копируйте из первичного документа, покоторому остается сумма):

Ссылку;

Текст заголовка;

Код проводки;

Счет - код контрагента в системе SAP;

код ОГК,

Проверьте Счет Главной книги, при необходимости измените на альтернативный (в правомверхнем углу экрана)

Сумму остатка

Базовую дату, К оплате

Ссылку на платеж,

Присвоение,

Текст,

Ссылочные ключи 1, 2, 3 (закладка Другие данные).

Пример заполнения:

После этого перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование):

Перейдите к моделированию Главной книги:

Для просмотра сумм во внутренней валюте нажмите Валюта:

В окошке выберите BYN, в результате чего Вы сможете просмотреть проводки с суммами вовнутренней валюте:

Для сохранения и формирования проводки выравнивания нажмите Назад , затем Проводка .

Выравнивание открытых позиций дебиторов1.Выбор позиций дебитора для выравнивания1.

Открытые позиции дебиторов представляют собой дебетовое и кредитовое сальдо на счетахдебиторов, возникшее при отражении в системе SAP задолженности покупателей и заказчиковза отгруженную готовую продукцию, товары, за оказанные услуги, выполненные работы, атакже перечисленных денежных средств от покупателей. Для сопоставления и закрытияданных позиций в системе выполняется операция выравнивания.

Несмотря на то, что SAP дает Вам возможность выбора разных методов выравнивания(Частичный платеж, Позиция остатка, Списать разницу) желательно использовать один методна конкретном проекте. Пользователям системы проще отслеживать цепочки выравнивания спомощью одного набора правил, чем решать какой из наборов («частичный платеж» или«позиция остатка») нужен на конкретном шаге и потом применять его. Особенно это важно в«длинных» цепочках.

Частичный платеж – это когда сумма одной из сторон в выравнивании превосходит другую.После выполнения такого выравнивания создается документ, который содержит всебе новую открытую позицию на меньшую сумму. Эта позиция имеет ссылку на

позицию «большего» документа противоположной стороны счета, к которой относится.«Бóльшая» позиция также остается открытой.

Позиция остатка – это когда, по аналогии с частичным платежом, выполняетсявыравнивание двух неравных сумм. В этом случае и «бóльшая» и «меньшая» позицииизначальных документов выравниваются, а в документе выравнивания появляетсяновая позиция на разницу между ними. Эта новая позиция содержит в себе ссылку надокумент-источник.

Основным признаком выравнивания открытых позиций дебиторов является номер договора сдебитором, заполняемый в поле «Присвоение».

Проводки выравнивания имеют признак «красное сторно», не увеличивающий обороты посчету дебитора, а также по контрольному счету ГК. В отдельных случаях (когда суммыдебетового и кредитового сальдо равны, относятся к одному и тому же контрагенту и числятсяв учете на одном и том же бухгалтерском счете) бухгалтерская проводка в документахвыравнивания не формируется.

К выполнению данного процесса можно приступать только после того, как Вы определились,какие позиции будут участвовать в выравнивании.

Если о состоянии расчетов с контрагентом Вам не известно ничего, то перед выполнениемвыравнивания проанализируйте ОТКРЫТЫЕ позиции дебитора в тр. FBL5N - Cписокотдельных позиций дебиторов

2.2)Выравнивание с «позицией остатка» (только для выравнивания позиций в BYN)

Для выравнивания открытых позиций дебитора используйте транзакцию F-32 -Выравнивание счета дебитора.

Для выбора счета дебитора на экране Выравнивание счета дебитора: Данные заголовканеобходимо указать следующую информацию:

-Счет – укажите номер счета дебитора;

-Дата выравнивания – наиболее поздняя дата из документов, которые предполагаетсявыравнивать;

-БЕ – укажите балансовую единицу;

-Валюта – укажите валюту выравнивания (т.е.указываемая Вами сейчас валюта должнасовпадать с Валютой документов, которые будут участвовать в выравнивании);

- период к которому относится операция выравнивания (месяц);

-укажите коды ОГК, если таковые есть в выравниваемх позициях

Другие ограничения выбора - здесь вы можете указать признаки для ограничения выбораоткрытых позиций (по номерам документов, Счету Главной книги, Ссылке, Присвоению),установив «точку» напротив нужного признака. Либо не ограничивать выбор - установите«точку» напротив «нет».

Нажмите кнопку «Обработка ОП» для перехода к следующему экрану.

Пример для выравнивания: дебитор 1001399, договор 27/980*:

Пример заполнения селекционного экрана:

Если Вы ограничиваете выбор документов по их номерам, присвоению или др признакам, то наследующем экране введите значения этих признаков. Для продолжения работы нажмитеОбработка ОП:

Для обработки открытых позиций перейдите на вкладку ПозицОстат и, двойным нажатиемклавиши мыши на требуемую позицию, деактивируйте\активируйте (в зависимости от личныхнастроек) открытые позиции, которые не подлежат\подлежат выравниванию. Суммыдеактивированных позиций – черного цвета, позиции, требующие выравнивания выделенысиним цветом.

При выравнивании документов с одинаковыми суммами открытых позиций сумма в поле«Разница» будет равна 0. Если позиции имеют разные суммы (наш случай), то в поле«Разница» будет отражаться отклонение. В нашем случае суммы задолженности за отгрузкупревышает сумму оплаты на 537,33 BYN.

Значит, все суммы, выделенные в текущем режиме для выравнивания, закроются, а для дебета62-го счета сформируется документ на сумму остатка задолженности 537,33 BYN.

Для того, чтобы указать системе, из какого документа формируется остаток суммывыравнивания, измените сумму в столбце «Сумма платежа» для строки документа,содержащего остаток:

Перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование):

Возможно появление сообщения :

Это означает, что какая-то из позиций формирующегося в результате выравниваниядокумента, вызвала проблемы. Проблемная позиция выделена синим цветом. Скорее всего, неуказана информация пояснительного характера, например, требуется заполнение поля«Текст». Для исправления щелкните левой кнопкой мыши дважды по «проблемной» позиции иукажите пояснение в поле «Текст»:

Для того, чтобы убедиться, что причина ошибки устранена, произведите повторноемоделирование документа при помощи кнопки :

Просмотрите смоделированный документ:

Нажмите кнопку («Проводка (Ctrl + S)») для формирования проводки выравнивания.

Внизу экрана появится сообщение .

Для анализа выровненных позиций дебитора после того, как проводки выравнивания ужесформированы, в системе запустите транзакцию FBL5N - Cписок отдельных позицийдебиторов:

Выравнивание нескольких контрагентов1.

Позиции для выравнивания: дебиторская задолженность на дебиторе 1000922, оплата прошлапо дебитору 1005073:

На экране Выравнивание счета дебитора: Данные заголовка необходимо указатьследующую информацию:

- номер счета дебитора (укажите номер одного из дебиторов, например, 1000922);

- балансовую единицу и валюту документа;

- дату проводки;

- период к которому относится операция выравнивания;

Ограничим выбор по номерам документов:

Нажмите кнопку «Обработка ОП (Shift + F4)» для перехода к следующему экрану. Далеедобавим позиции второго дебитора. Для этого перейдите по меню Обработать –Продолжить выбор:

Укажите Балансовую единицу, Счет (код дебитора SAP), Вид счета (D -Дебиторы, K –Кредиторы), Коды ОГК, при необходимости ограничьте выбор позиций контрагентов по другимпризнакам (№документа, Счет Главной книги, Дате проводки и др.признакам). Нажмитекнопку :

Таким образом для выравнивания подтянулись документы двух дебиторов.

Перейдите на вкладку ЧастПлатеж и продолжите выравнивание. Документ выравнивания:

Выравнивание основных счетов с открытыми позициями1.

К основным счетам с открытыми позициями относятся счета 15* «Заготовление иприобретение ТМЦ», 18* «НДС», технические счета излишек и недостач по результатаминвентаризации (10*1, 10*2, 21*1, 21*2, 43*1,43*2, 41*1, 41*2 и т.д), 76032001 «Загот.иприобр.сырья и материалов-претензии», технические счета, используемые для выравниваниязадолженности по договорному курсу (60990000, 62990000, 66990000) и др.

Для предварительного просмотра и анализа открытых позиций по основным счетам длявыравнивания запустите транзакцию FAGLL03 - Отд. позиции основных счетов (нов.).

Для запуска выравнивания воспользуйтесь транзакцией:

Меню IMG SAP МЕНЮ SAP / Учет и отчетность / Финансы / Главная книга / Счет /Выравнивание

Код транзакции F-03

На экране Выравнивание ОСч: Данные заголовка укажите:

- номер основного счета;

- дату выравнивания и период, к которому относится данная операция;

- балансовую единицу и валюту совершения операции.

Другие ограничения выбора - здесь вы можете указать признаки для ограничения выбораоткрытых позиций (по номерам документов, Счету Главной книги, Ссылке, Присвоению),установив «точку» напротив нужного признака. Либо не ограничивать выбор - установите«точку» напротив «нет» (если Вы ограничиваете выбор документов по их номерам, присвоениюили др признакам, то на следующем экране введите значения этих признаков).

Нажмите кнопку :

Для обработки открытых позиций перейдите на вкладку ЧастПлатеж и, двойным нажатиемклавиши мыши на требуемую позицию, деактивируйте\активируйте (в зависимости от личныхнастроек) открытые позиции, которые не подлежат\подлежат выравниванию. Позиции,требующие выравнивания, остаются выделены синим цветом. При выравнивании документов содинаковыми суммами открытых позиций сумма в поле «Разница» будет равна 0. Если позицииимеют разные суммы, то в поле «Разница» будет отражаться отклонение.

Для выбора позиций можно использовать информацию полей Присвоение, Ссылка и др.содержащие номер договора, а также №документа.

Перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование):

При выравнивании без остатка по одному и тому же счету формируется документвыравнивания без бухгалтерской проводки:

Если позиции не закрываются в ноль, то в поле «Разница» будет отражаться отклонение, накоторое необходимо сформировать документ. Для этого воспользуйтесь кнопкой :

и далее на экране Выравнивание ОСч Просмотр Обзов введите данные для остатка по счетупосле выравнивания:

Ссылку;

Текст заголовка;

Код проводки;

Счет - введите счет;

Сумму остатка

БазСумму;,

Присвоение,

Текст,

Ссылочные ключи 1, 2, 3 (закладка Другие данные).

Пример заполнения:

После этого перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование). Длясохранения и формирования проводки выравнивания нажмите Проводка .

Автоматическое выравнивание открытых позиций1.

основных счетов/дебиторов/кредиторов

Автоматическое выравнивание открытых позиций осуществляется при выполненииопределенных условий для разных групп счетов: равенство сумм по дебету и кредиту,одинаковый счет главной книги, один и тот же контрагент, присвоение и ссылка (для счета15*), материал (для технических счетов по результатам инвентаризации) и т.д.

Для запуска автоматического выравнивания запустите транзакцию F13E - Авт.выравнивание с указанием валюты.

Пример заполнения параметров для выравнивания основных счетов группы 15*«Заготовлениеи приобретение ТМЦ»:

Изначально запускайте транзакцию в тестовом режиме, посмотрите, есть ли позиции длявыравнивания. При их наличии в столбце Выравн. на зеленом фоне будет указана датавыравнивания:

При запуске транзакции в продуктиве в столбце ДокВыравнивания появятся номерадокументов выравнивания:

Для автоматического выравнивания открытых позиций кредитора (аналогично дебиторов)установите галки Выбрать кредиторов, Операции ОГК, укажите коды ОГК, укажите Счетакредиторов:

Отмена выравнивания1.

Для отмены выравнивания позиций кредитора, дебитора, основного счета

вызовите транзакцию:

Меню IMG SAP Меню SAP Учет и отчетность Финансы Кредиторы (Дебиторы)Документ Отмена выравнивания

Код транзакции FBRA

На экране Отмена выравнивания заполните следующие поля:

Имя поля ОписаниеДействие

пользователя изначения

Примечание

ДокумВыравнивания Номер документа выравнивания 800125410БЕ Балансовая единица 1000

Финансовый год Финансовый год документавыравнивания 2017

Для предварительного просмотра позиций, которые выравнивались отменяемым документомвыравнивания, нажмите Позиции:

Позиции, которые станут открытыми после отмены выравнивания:

Нажмите кнопку (Проводка (Ctrl+S):

ВАЖНО!!! На появившемся экране «Сторно документа выравнивания» выберите кнопкуОтмена и сторно для формирования проводок сторнирования выравнивания:

- выбирайте в случае необходимости отменить (не проводить) операцию Отмена выравнивания.

Также необходимо заполнить данные сторно, указав причину сторнирования, дату и периодпроводки:

Пояснение по указанию Причины сторно:

01 Сторно в текущем периоде – указывается при проведении отмены выравнивания той жедатой, что и сам документ выравнивания;

02 Сторно в закрытом периоде – указывается при проведении отмены выравнивания датойдругого периода.

При формировании проводки отмены выравнивания открытых позиций на экран выводитсясообщение:

Cообщение о формировании проводки-сторно: