COMMISSION DES MARCHES PUBLICS DE LTAT

Dfinition du besoinPourquoi faut-il bien identifier les besoins ?

La recherche de l'efficacit conomique de l'achat public et de la bonne utilisation des deniersde l'tat, raffirme par l'article 1 du nouveau CMP, passe par une dfinition prcise desbesoins. En effet, de cette phase pralable essentielle dpend, d'une part, le choix del'architecture contractuelle et de la procdure de passation des contrats les mieux adapts, etd'autre part, la bonne excution du march.

L'importance de la dfinition du besoin a sa traduction juridique dans l'article 5 du CMP, quiprvoit que la nature et l'tendue des besoins satisfaire sont dtermins avec prcisionavant tout appel la concurrence ou toute ngociation non prcde d'un appel laconcurrence, en prenant en compte des objectifs de dveloppement durable .

C'est le pouvoir adjudicateur qui est responsable de la dtermination de ce besoin.

La dfinition du besoin rpond donc une obligation rglementaire permettant la foisd'assurer la scurit juridique des marchs et de rpondre un impratif conomique.

La scurit juridique des contrats n'est pas assure uniquement par le respect des procdures.

De nombreux litiges sont lis en effet une mauvaise apprciation du besoin, cause del'imprcision des cahiers des charges, imprcision qui est elle-mme de nature provoquerune insatisfaction devant la prestation fournie. En matire de btiment, par exemple,l'importance des travaux supplmentaires, source de litiges, est souvent due l'insuffisancedes tudes pralable et du programme de l'opration en cause.

La dfinition des besoins comporte en outre un intrt pratique et conomique. Elle permetd'optimiser l'utilisation des ressources publiques, en vitant le gaspillage des fonds publics pardes achats de prestations inutiles, ou ayant des caractristiques techniques inappropries.

Il est donc indispensable que l'administration, avant d'engager une consultation, se pose toutesles questions susceptibles de lui permettre de dterminer au mieux l'ampleur et la nature deson besoin, les diffrentes faons de le satisfaire, les avantages et les risques de chacune desoptions possibles. cet gard, il est utile que le pouvoir adjudicateur s'inspire, pour lesmarchs publics, des principes qui prsident la mise en place de contrats de partenariatpublic-priv, et qu'il procde, pralablement au lancement de la procdure, une valuationdes diffrentes options qui se prsentent, se traduisant par une analyse conomique en termesde cot global et de performances.

Comment procder une bonne dfinition des besoins ?

Il convient d'abord d'identifier les finalits et les objectifs du projet et d'en fixer le primtre.

Quelles que soient les prestations en cause il est donc ncessaire :

1. de recueillir le maximum de donnes

sur les besoins des utilisateurs, partir de l'tat des consommations constates sur lesexercices prcdents, et des volutions envisages pour les exercices futurs ;

sur les fournisseurs potentiels et le paysage industriel, en se rapprochant d'autresservices acheteurs, en participant des salons professionnels, en s'informant dans desrevues spcialises ;

2. d'analyser les besoins fonctionnels des services

en adoptant, le cas chant, une dmarche en cot global, prenant en compte nonseulement le prix l'achat, mais aussi les cots de fonctionnement et de maintenance ;

en distinguant les achats standard des achats spcifiques, et en faisant des choix entrele sur mesure et les achats sur tagre ;

en limitant les possibilits d'achats imprvus ;

3. de les prciser en recourant des spcifications techniques qui dcrivent lescaractristiques d'un produit, d'un ouvrage ou d'un service

Ces spcifications techniques, telles que dcrites l'article 6 du CMP (version 2006),permettent de dfinir les exigences indispensables, notamment en terme de performances atteindre.

Ceci est possible :

en se rfrant des normes ou d'autres documents prtablis accessibles auxconcurrents,

en exprimant les spcifications techniques en termes de performances ou d'exigencesfonctionnelles.

4. d'assurer la mise en uvre du projet

Une bonne dfinition des besoins conduit dterminer le mode d'acquisition de la prestation(groupement de commande, march unique ou marchs allotis), la procdure d'attribution lamieux adapte, ainsi que la dure du march la plus approprie.

Le temps pass et les moyens allous la dfinition et la formalisation du besoin sontdterminants pour la qualit de l'achat. Ils conditionnent la conclusion de marchs bienconstruits, qui se droulent dans de bonnes conditions, et vitent ainsi les contentieux.

Ministre de lconomie, des finances et de lindustrie - cr le 9 octobre 2006