file 9 bab i pendahuluan · yang berlaku. administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang...
TRANSCRIPT
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Setiap perusahaan, baik perusahaan swasta maupun instansi pemerintah
tidak terlepas dari berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Oleh sebab itu, agar tujuan tersebut tercapai dengan baik sesuai dengan keinginan
perusahaan, maka diperlukan pelaksanaan administrasi perkantoran yang efektif
dan efisien demi mencapai tujuan. Kegiatan tersebut dapat dinyatakan efektif dan
efisien jika hasil yang dicapai dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
penanganan data yang meliputi kegiatan pembukaan ringan, mencatat, menyurat,
mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Selain itu,
administrasi operasional kantor juga merupakan pekerjaan yang sangat penting
karena data yang dihasilkan akan digunakan oleh pimpinan dalam proses
pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi atau
perusahaan.
Administrasi perkantoran juga dapat dipahami sebagai sebuah proses yang
melibatkan fungsi-fungsi administrasi pada organisasi dalam rangka
melaksanakan kegiatan operasional kantor, sehingga berbagai tujuan yang sudah
ditetapkan oleh kantor dapat dicapai dengan optimal. Jadi, tanpa adanya
pelaksanaan administrasi operasional yang efektif dan efisien, aktivitas suatu
organisasi atau perusahaan akan terganggu.
2
Pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran pada PT Mutuagung
Lestari Depok, dilakukan oleh Divisi General Affair. PT Mutuagung Lestari
merupakan perusahaan sertifikasi yang bergerak pada bidang jasa, sedangkan
Divisi General Affair adalah bagian umum yang melayani hampir seluruh
kegiatan administrasi yang ada pada perusahaan tersebut, salah satunya yaitu
bertanggung jawab atas kelancaran proses pelaksanaan administrasi kantor agar
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Pentingnya tugas administrasi pada
Divisi General Affair di perusahaan tersebut, sangat membantu kelancaran proses
pelaksanaan administrasi perkantoran, sehingga semua pekerjaan dapat
terselesaikan dengan cepat dan tepat.
Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis tertarik untuk membuat
laporan tugas akhir dengan judul “Pelaksanaan Administrasi Perkantoran
Berdasarkan Efektivitas dan Efisiensi pada Divisi General Affair di PT
Mutuagung Lestari Depok”.
1.2. Perumusan Masalah
Dari uraian latar belakang diatas dapat diambil suatu perumusan masalah
sebagai berikut:
1. Bagaimana proses Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Berdasarkan Prinsip
Efektif dan Efisien pada Divisi General Affair di PT Mutuagung Lestari
Depok?
2. Kendala apa saja yang dihadapi dalam proses Pelaksanaan Administrasi
Perkantoran Berdasarkan Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi General
Affair di PT Mutuagung Lestari Depok?
3
3. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam proses Pelaksanaan Administrasi
Perkantoran Berdasarkan Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi General
Affair di PT Mutuagung Lestari Depok?
1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang penulis maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah:
1. Untuk mengetahui proses Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Berdasarkan
Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi General Affair di PT Mutuagung
Lestari Depok
2. Untuk mengetahui apa saja kendala dalam proses Pelaksanaan Administrasi
Perkantoran Berdasarkan Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi General
Affair di PT Mutuagung Lestari Depok
3. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala dalam proses Pelaksanaan
Administrasi Perkantoran Berdasarkan Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi
General Affair di PT Mutuagung Lestari Depok
Sedangkan manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah:
1. Bagi penulis
Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman serta wawasan tentang
pentingnya pelaksanaan administrasi perkantoran yang efektif dan efisien.
2. Bagi perusahaan
Diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai bahan masukan dan
pertimbangan untuk melakukan evaluasi jika terdapat kekurangan pada
pelaksanaan administrasi perkantoran yang efektif dan efisien.
4
3. Bagi pembaca
Penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk menambah informasi dan
pengetahuan bagi penelitian selanjutnya tentang pentingnya pelaksanaan
administrasi perkantoran yang efektif dan efisien.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data-data yang menunjang dalam penulisan tugas
akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode antara lain:
1. Metode Observasi
Pada metode observasi, penulis melakukan pengamatan langsung proses
pelaksanaan administrasi perkantoran pada Divisi General Affair, pada bulan
Mei 2017 di PT Mutuagung Lestari, Depok.
2. Metode Wawancara
Pada metode wawancara, penulis melakukan tanya jawab atau bertatap muka
langsung dengan Ibu Emi Yuliati, selaku Vice President General and
Administration pada Divisi General Affair di PT Mutuagung Lestari, Depok.
3. Metode Studi Dokumentasi
Pada metode studi dokumentasi atau pengumpulan data, penulis menganalisis
data-data mengenai pelaksanaan administrasi perkantoran yang meliputi
permintaan uang muka dinas, pertanggungjawaban uang muka, serta
permohonan transfer yang ada pada Divisi General Affair di PT Mutuagung
Lestari, Depok.
5
1.5. Ruang Lingkup
Dalam ruang lingkup tugas akhir ini, penulis hanya membatasi
permasalahan mengenai pelaksanaan administrasi operasional kantor yaitu
permintaan uang muka dinas (request for cash) dan Pertanggungjawaban uang
muka yang ada pada Divisi General Affair di PT Mutuagung Lestari Depok. Data
yang penulis gunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah data periode bulan
Maret sampai dengan bulan April 2017.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan uraian mengenai susunan dari penulis itu
sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan
gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan tugas akhir (TA) ini
terdiri dari 4 (empat) bab, sebagai berikut:
Bab I PENDAHULUAN
Pada bab satu, penulis membahas mengenai latar belakang, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat, metode pengumpulan data, ruang
lingkup, dan sistematika penulisan.
Bab II LANDASAN TEORI
Pada bab dua, penulis membahas mengenai pengertian administrasi
perkantoran, ciri-ciri administrasi, unsur-unsur administrasi, fungsi
administrasi, prinsip-prinsip administrasi, efektivitas dalam
administrasi perkantoran, serta efisiensi dalam adminsitrasi
perkantoran.
6
Bab III PEMBAHASAN
Pada bab tiga, penulis membahas mengenai tinjauan umum organisasi
yaitu sejarah dan perkembangan perusahaan, struktur dan tata kerja
organisasi, kegiatan usaha, serta hasil penelitian. Penulis juga
menjelaskan mengenai data-data pendukung terkait dengan
pelaksanaan administrasi perkantoran.
Bab IV PENUTUP
Pada bab terakhir, berisikan kesimpulan dan saran yang bersifat
membangun bagi kepentingan perusahaan maupun kepentingan
umum.