file sharing vs gestión documental
DESCRIPTION
Estudiamos algunos de los beneficios de tener una herramienta de gestión documental frente a tener una aplicación del file-sharing o file-sync para trabajar con los documentos de una compañía. Algunos de los temas que exploraremos serán: - Seguridad - Potencia de búsqueda - Control sobre la estructuración del contenido - Facilidad de uso - Sincronización de documentosTRANSCRIPT
¿Por qué un gestor documental en la
nube y no una herramienta de File-
Sharing para los documentos de mi
empresa? Athento –Smart Document
Management-
A quienes está dirigido este
webinar
Empresas que se están debatiendo entre una
aplicación de Gestión Documental en la nube o
aplicaciones de FileSharing o File-Sync.
File-Sharing/File Sync: El
Origen
1. BYOD: Bring Your Own Device. Auge y desarrollo de los dispositivos móviles.
(Roughly 61% of information workers today are using some type of mobile device -laptop, tablet, or
smartphone- for work).
2. Colaboración: Hacer más fácil el compartir documentación con usuarios
internos y externos. (Today, 97% of information workers regularly communicate or collaborate with
others in their company as a part of their day-to-day job)
3. Demanda de la fuerza de trabajo: Ubiquidad, fuerza de trabajo en
movimiento, consultando desde diversos dispositivos, y con una fuerte exigencia
de libertad, flexibilidad y rapidez a la hora de trabajar con documentos.
Fuente estadísticas: Market trends: Secure File Sharing and collaboration in the enterprise, Q1 2014. Forrester
File-Sharing/File Sync: El
Auge
2013: 25% de los trabajadores de la
información usan aplicaciones de
File-Sharing y File-Sync.
Fuente estadísticas: What File-Sync and Share customers Have Learned 2013. Forrester
File-Sharing/File Sync: El
Auge
2014: 55% de los trabajadores de la información en
Norte América y Europa que usan una tablet para
trabajar, usan aplicaciones de file sync y file sharing;
5% de esos trabajadores usan estas aplicaciones
continuamente durante todo el día.
Fuente estadísticas: Market trends: Secure File Sharing and collaboration in the enterprise, Q1 2014. Forrester
Los Factores Clave a la hora
de decidir
Seguridad
• Para un 60% de las empresas grandes, una filtración de
información tendría un impacto alto. Para un 13% sería
desastroso.
• Algunos nuevos hábitos de colaboración están aumentando el
riesgo de brechas de datos, según Forrester.
• Cuentas personales y cuentas de trabajo terminan por
mezclarse.
• Riesgo de pérdida de documentos.
AIIM, a través de KM Word. Is Unauthorized Use of File Sharing Solutions Putting Organizations on a Slippery Slope?
Seguridad: ECM Vs FileSharing
• Granularidad de la gestión de permisos: Operaciones y tracking
tienen muchos más niveles de profundidad en un gestor
documental que en las aplicaciones FileSync.
• Papeleras en ECM
• Clara la línea entre lo personal y lo de la empresa (Espacios de
trabajo personales y corporativos).
Búsquedas
48,72% de los usuarios Enterprise de
aplicaciones de FileSync creen que lo peor de
trabajar con estas aplicaciones está relacionado
con las búsquedas.
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Búsquedas: ECM Vs
FileSharing
La potencia del ECM:
• Esquemas de metadatos
• Diversas taxonomías
• Búsquedas simples y complejas
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Control sobre la estructura
del los contenidos
79,49% de los usuarios Enterprise de
aplicaciones de FileSync creen que lo peor de
trabajar con estas aplicaciones está relacionado
con la organización.
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Estructura del contenido:
ECM Vs FileSharing
La potencia del ECM:
• La organización del contenido es algo controlado por
la propia organización, a través del sistema de
permisos.
• Podemos limitar los tipos documentales que se crean
por espacio de trabajo.
Facilidad de Uso
Al 25% de los usuarios Enterprise de aplicaciones
de FileSync estas aplicaciones les gustan porque
son más fáciles de usar que otros sistemas.
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Estructura del contenido:
ECM Vs FileSharing
La potencia del File-Sharing:
Estas aplicaciones han sido diseñadas y
desarrolladas para satisfacer al usuario final,
poniendo esto como prioridad frente a las
preocupaciones empresariales.
Sincronización de documentos
Al 69% de los usuarios Enterprise de aplicaciones de
FileSync estas aplicaciones les gustan porque les
permiten compartir archivos, al 87% porque les permite
acceder desde cualquier dispositivo y al 61% porque les
permite tener una copia de seguridad de sus
documentos.
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Sincronización: ECM Vs
FileSharing
Es aquí en dónde los proveedores ECM han
tenido que trabajar más fuerte para ponerse al
día con los requerimientos del usuario final. Hoy
en día, podemos ver grandes avances…
Sincronización: ECM Vs
FileSharing
• Sincronización local
• Clientes móviles
• Funcionalidades DAM
• Comentarios, likes, favoritos.
¡Gracias!
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Athento Sales Team www.athento.com USA: +1 954 547 0347 Spain: +34 952 028 873