FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA

- Ugovor o bespovratnim sredstvima

Zagreb, 20. studenoga 2012. godine

04.05.2011.

Sadržaj

• Struktura ugovora o bespovratnim sredstvima

• Grant izvještaji

• Proces kontrole grant izvještaja

• Najčešće pogreške u financijskom izvješću

04.05.2011.

Struktura ugovora o dodjeli bespovratnih

sredstava

Posebni uvjeti

Annex I – Opis aktivnosti

Annex II – Opći uvjeti

Annex III – Proračun

Annex IV – Procedure podugovaranja

Annex V – Zahtjev za plaćanje i FIF

Annex VI – Model narativnog i financijskog izvješća

Annex VII – Obrazac revizorskog izvješća

04.05.2011.

Posebni uvjeti

Članci na koje posebno treba obratiti pozornost prilikom

provedbe financijske kontrole su:

Datum početka provedbe čl. 2.2

Trajanje čl. 2.3

Ukupna vrijednost granta (proračun) čl. 3.1

Maksimalan iznos financiranja (IPA) čl. 3.2

Izvještavanje čl. 4.1

Rate financiranja čl. 4.2

Ostali specifični uvjeti koji se

primjenjuju na projekt čl. 7

04.05.2011.

Opći uvjeti

Članci na koje posebno treba obratiti pozornost prilikom

provedbe financijske kontrole su:

Članak 9 – Izmjene ugovora

Članak 14 – Prihvatljivi troškovi

Članak 15 – Plaćanja i kamate zbog kašnjenja

Članak 16 – Računi i tehničke i financijske provjere

Članak 17 – Konačni iznos koji financira ugovorno tijelo

Članak 18 – Povrat novčanih sredstava

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora – članak 9. Izmjene

ugovora

• Dodatak ugovoru (addendum) korisnik mora

zatražiti najmanje 30 dana prije nego što bi izmjena

ugovora trebala stupiti na snagu.

• Realokacije su manje izmjene

aktivnosti koje ne mijenjaju bitno

svrhu projekta ili je izmjena

proračuna manja od 15% ukupne

vrijednosti pojedinog budžetskog

poglavlja, unos nove stavke u budžet.

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora – članak 14. Prihvatljivi

troškovi

Prihvatljivi troškovi su troškovi koji su nastali tijekom

implementacije projekta, osim troškova revizije i

evaluacije projekta.

• Contingency reserve

• Administrativni troškovi

• Neprihvatljivi troškovi

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora – članak 14. Prihvatljivi

troškovi

Neprihvatljivi troškovi:

• Dugovanja i davanja za gubitke i dugove

• Kamate na dugovanja

• Stavke financirane iz drugih izvora

• Gubici nastali zbog tečajnih razlika

• Porezi, uključujući i PDV

• Kupovina zemljišta ili zgrada, osim onih kupovina koje

su potrebne za direktno provođenje aktivnosti

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora - Članak 15. Plaćanja i

kamate kod kašnjenja uplata

Za ugovore do 12

mjeseci:

1. Predujam – 80%

2. Konačno plaćanje – 20%

Za ugovore iznad 12

mjeseci:

1. Predujam – 80% troškova predviđenih za prvih 12

mjeseci provedbe

2. Međuplaćanje – godišnja isplatna rata (do 90%

ugovora)

3. Konačno plaćanje - 20%

• Preračunavanje troškova – tečaj

• Rok za odobrenje izvještaja

• Kamate kod kašnjenja uplate

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora -Članak 16.

Računovodstvo, te tehničke i financijske

provjere

• Grant korisnik mora voditi računovodstvo vezano za

projekt na način da su jasno vidljivi troškovi projekta.

• U roku od 7 godina nakon završnog plaćanja,

Europska Komisija i tijela ovlaštena od njene strane

imaju pravo tražiti od korisnika svu dokumentaciju

vezanu uz implementaciju projekta, pristup svim

sustavima kao i pravo da izvrše on the spot check

kontrolu.

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora - Članak 17. Iznos

završnog plaćanja od strane

provedbenog tijela

• Iznos svih plaćanja ne smije prelaziti iznos iz članka

3.2. Posebnih uvjeta ugovora.

Ukupni troškovi iz završnog financijskog izvještaja

- Neprihvatljivi troškovi

x Postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta

- Kamate (u slučaju da je isplaćen predujam u iznosu većem od 250.000,00 Eur čl. 15.9 Općih uvjeta)

- Iznos već isplaćenog predujma i međuplaćanja

= Iznos završnog plaćanja

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora - Članak 18. Povrat

• Korisnik je dužan izvršiti povrat sredstava u roku od 45

dana od dana kada Provedbeno tijelo izda zahtjev za

povratom

• Kamate kod kašnjenja uplate povrata

• Povrat može biti izvršen u ratama

04.05.2011.

Annex III - Proračun Annex 3 – Proračun

Budget

Justification

Sources of funding

04.05.2011.

Annex III - Proračun Annex 3 – Proračun

04.05.2011.

Grant izvještaji

• Mjesečni i kvartalni izvještaji

• Međuizvještaj (Interim report)

• Završni izvještaj (Final report)

• Međuizvještaj i završni izvještaj sastoje se od

financijskog dijela (sažeta i detaljna tablica) i

narativnog dijela.

04.05.2011.

Međuizvještaj

• Vezan uz međuplaćanje

• Kod ugovora kojima je implementacija duža od 12

mjeseci

• Uz međuizvještaj se dostavlja i zahtjev za plaćanjem -

članak 15. Općih uvjeta ugovora

• Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja

međuizvještaja

04.05.2011.

Završni izvještaj

• Vezan uz zadnje plaćanje

• Pokriva ukupne troškove provedbe projekta Primjer

završnog izvješća.xls

• Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3

mjeseca nakon završetka provedbe projekta; 6

mjeseci u slučaju da grant korisnik nema sjedište u

zemlji provedbe projekta – čl. 2.3. Općih uvjeta

04.05.2011.

Revizorski izvještaj

Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima:

• kod međuplaćanja kada je iznos ugovorenih bespovratnih sredstava 750 000 EUR ili veći

• kod konačnog plaćanja kada je iznos bespovratnih sredstava veći od 100 000 EUR

• Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII(Expenditure Verification) ugovora 1.7 Expenditure verification.doc

04.05.2011.

Dokumenti koji čine završni izvještaj

• Završni izvještaj – narativni dio

• Završni izvještaj - financijski dio

• Revizorsko izvješće (Annex VII)

• Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement) 1.6c

Endorsement letter.doc

• Izjava o ostvarenoj dobiti (Statement of Income)

• Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest incurred)

Izjava o prijenosu vlasništva (Statement of transfer of

ownership) 3.2a Transfer of Ownership.doc

• Kopija dokumentacije sekundarne nabave (Annex IV ugovora)

• Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin) 2.1c RH

Certificate.pdf

• Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja

• Prilikom dostavljanja izvještaja (narativni i financijski

dio) korisnik ga šalje u elektronskoj verziji na e-mail

adresu voditelja projekta u Provedbenom tijelu, te

putem pošte Provedbenom tijelu, Delegaciji i u JPP

(PIU)

• Rok za komentiranje/odobrenje izvještaja je 45 dana od

primitka istog

• Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve dodatne informacije

u bilo kojem trenutku, članak 2.2. Općih uvjeta

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja

• Korisnik je dužan u roku od 30 dana od primitka

komentara poslati ispravljenu verziju izvještaja i

eventualno traženu dodatnu dokumentaciju

• Prilikom slanja izvještaja, on mora biti ovjeren žigom i

potpisom od strane potpisnika ugovora i poslan u

pismenom obliku

• Nakon zaprimanja izvještaja prvu kontrolu vrši voditelj

projekta koji provjerava da li je financijski dio u skladu sa

narativnim dijelom, te da li upisane realokacije

odgovaraju odobrenima

• Nakon voditelja projekta kontrolu vrši savjetnik u Odjelu

za Financije

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja

Financijski savjetnik provjerava sljedeće:

• Da li su stavke proračuna, broj ugovora i period

implementacije ispravni

• Da li su stvarni troškovi konvertirani u EUR po

prosječnom tečaju svih mjeseci pokrivenih izvješćem u

skladu sa člankom 15.8. Općih uvjeta

InforEuro tečaj se može pronaći na sljedećoj stranici:

http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm?lan

guage=en

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja

Financijski savjetnik također:

• Vrši usporedbu sve popratne dokumentacije i podataka

prikazanih u financijskom izvještaju

• Provjerava postotak administrativnih troškova

• Provjerava postotak sufinanciranja u slučaju kada je

korisnik javno tijelo i sudjeluje u financiranju kroz isplatu

plaća svojih djelatnika

04.05.2011.

Izuzeće od poreza

• Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost– JPP je

nadležna za oslobađanje od PDV-a

Pravilnik o PDV-u nn 149-09.doc

Instructions_for_VAT_Exemption.pdf

Poglavlja budgeta

04.05.2011.

10. Administrativni troškovi (indirektni)

(max. 7%)

1. Ljudski resursi

(Human Resources)

2. Putovanja

(Travel)

3. Oprema i roba (Equipment and

supplies)

4. Lokalni ured (Local office)

5. Ostali troškovi, usluge (Other costs, services)

6. Ostalo

(Other)

8. Contingency reserve (max. 5%)

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja

Human resources

Dokumentacija koju provjeravamo:

• Platne liste i evidencije prisutnosti na radu za sve

zaposlene koji rade na projektu (postotke rada

izračunavamo uzimajući u obzir radne dane/sate

iskazane na evidenciji radnih sati i broj redovnih radnih

dana/sati za taj mjesec iskazanih na platnoj listi)

• Ugovore o radu

• Per diem – postoji li dokaz o noćenju, te potvrda o isplati

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja

Travel / Equipment and supplies

Dokumentacija koju provjeravamo:

• Putne naloge i potvrde o isplati

• Putne karte

• Evidenciju korištenja službenog vozila

• Račune i potvrde o plaćanju

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja

Local office / Other costs and services / Other

Dokumentacija koju provjeravamo:

• Račune i potvrde o plaćanju

• Ukoliko se radi o npr. održavanju treninga – dostavlja se

i ugovor s trenerom i potvrda o plaćanju

• Radovi – troškovnik, ugovor, račun, potvrda o plaćanju

04.05.2011.

Procedura kontrole/odobrenja

izvještaja u SAFU

• Narativni dio odobrava SPO / BRPM dopisom odobrenja i

popunjenom kontrolnom listom

• SAFU odobrava cjelokupni izvještaj

• Po odobrenju izvještaja šalje se dopis odobrenja

odobrenje final reporta-dopis.doc, odobrenje

finala,povrat.doc

04.05.2011.

Pogreške u financijskom dijelu

izvješća

• Ne korištenje srednjeg tečaja ili pogrešan izračun istog

• Neusklađenost podataka u sažetku proračuna i detaljnoj

tablici troškova

• Neusklađenost prikazanih troškova u izvještaju s onima

u popratnoj dokumentaciji

• Pogrešan izračun broja jedinica (no. of units)

• Pogrešno prikazivanje odobrenih realokacija

04.05.2011.

Praktičan primjer

Praktična vježba 3

Kontrola financijskog izvješća

04.05.2011.

Pitanja

04.05.2011.

Kontakti Središnja agencija za financiranje i ugovaranje

programa i projekata Europske unije

Ulica grada Vukovara 284/c

www.safu.hr

Hvala na pažnji…

Mandica Barnjak

~ ~ ~

Ured za financije i računovodstvo

Odjel za financije

@: mandica.barnjak@safu.hr

Tel: 01 / 4585 868