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FitnesscheckZeit-management
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1. „Zeit“:
Warum haben wir keine Zeit
. Definition Zeit
. Kann man Zeit managen?
2. Wo geht viel Zeit
verloren?
. Zeitfresser und Zeitdiebe erkennen
3. Wie gut ist mein
Zeitmanagement?
. Zeitmanagementtest
4. Erkenne deine
Königsaufgaben
. Das PARETO-Prinzip
5. Priorisiere Deine
Arbeit
. Effizienz und Effektivität
. Das Eisenhower Prinzip
6. Die Mailflut in den Griff bekommen
. Nicht immer auf Empfang!
. Organisiere dein Mail-programm
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Zeitmanagement:
Warum haben wir keine Zeit?
Ø Zeit ist ein absolutes knappes GutØ Zeit ist nicht käuflichØ Zeit kann nicht gelagert oder gespart werdenØ Zeit kann nicht vermehrt werdenØ Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich
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Kann man Zeit managen?
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Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen –nur Ihr Verhalten.
Prof. Dr. phil. Dr. med. Michael Kastner, Lehrstuhl für Grundlagen und Theorien der Organisationspsychologie an der Universität Dortmund
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Definition Zeitmanagement
Zeit§ Leben§ Wertvolles Kapital§ Nicht vermehrbar
Managment§ Planen§ Steuern§ Kontrollieren
Zeitmanagement ist also in erster Linie ein erfolgreiches Selbstmanagement!
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1. „Zeit“:
Warum haben wir keine Zeit
. Definition Zeit
. Kann man Zeit managen?
2. Wo geht viel Zeit
verloren?
. Zeitfresser und Zeitdiebe erkennen
3. Wie gut ist mein
Zeitmanagement?
. Zeitmanagementtest
4. Erkenne deine
Königsaufgaben
. Das PARETO-Prinzip
5. Priorisiere Deine
Arbeit
. Effizienz und Effektivität
. Das Eisenhower Prinzip
6. Die Mailflut in den Griff bekommen
. Nicht immer auf Empfang!
. Organisiere dein Mail-programm
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DIE GRÖSSTEN ZEITDIEBE: WELCHE ZEITDIEBE KENNST DU?
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1. Keine Prioritäten:Wer keine Prioritäten setzt, verliert sich im Alltagsgeschäft.
2. Schlechte Tagesplanung:Zu wenig Planung führt zu Zeitdruck und Hetze.
3. Informationen (zu viele, unvollständige, verspätete)Wenn Sie alle Informationen sammeln und horten, werden Sie die richtige zur gegebenen Zeit nicht finden.
4. Unklare Zielsetzung:Ohne klare Ziele geht man viele Umwege.
5. Langwierige Besprechungen:Viele Besprechungen stellen nicht viel mehr als Zeitlöcher dar.
6. Unfähigkeit, NEIN zu sagen:Wenn Sie keine Aufgaben ablehnen können, werden Sie garantiert mit keiner fertig.
DIE GRÖSSTEN ZEITDIEBE:
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7. Fehlende Selbstdisziplin:Wer die Arbeit vor sich herschiebt, darf sich nicht wundern, wenn der Berg irgendwann unbezwingbar wird.
8. Zu wenig Delegation:Wer nicht delegieren und zusammenarbeiten will, muss eben alles alleine machen.
9. Unterbrechungen und unangemeldete Besucher:Wer sich ständig ablenken lässt, verliert den Fokus. Ohne Pufferzeiten für die Vor- und Nachbereitung können Sie sich einen Termin gleich sparen. Wer sich nicht abgrenzt, managt nicht sondern wird gemanagt.
10. Versuch, zuviel auf einmal zu tun:Wer auf allen Hochzeiten tanzt, tanzt auf keiner richtig.
11. Keine oder unpräzise Kommunikation:Schlechte Kommunikation führt zu vielen Missverständnissen und Leerläufen.
12. Perfektionismus:Übertriebener Perfektionismus führt immer zu einem Missverhältnis zwischen Aufwand und Ertrag.
DIE GRÖSSTEN ZEITDIEBE:
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• Ablenkung durch Lärm
• Alle Fakten wissen wollen
• Aufgaben nicht zu Ende führen
• Fehlende Übersicht der Aktivitäten
• Hast, Ungeduld
• Mangelnde Kontrolle der delegierten Arbeiten
• Mangelnde Koordination/schlechtes Teamwork
• Mangelnde Motivation/gleichgültiges Verhalten
• Mangelnde Vorbereitung auf Gespräche
...UND WEITERE ZEITDIEBE...
• Papierkram und Lesen
• Persönliche Desorganisation/überhäufter Schreibtisch
• Privater Unterhaltungen
• Schlechtes Ablagesystem (z.B. Mail...)
• Wartezeiten (z.B. bei Verabredungen, Termine)
• Zu viele Aktennotizen
• Zu viel Kommunikation
• WEITERE:
..........................................
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Fi nesscheckErkenne deine 3 grössten Zeitdiebe und reduziere sie = Zeitgewinn
Mein Zeitdieb Nr. 1: Wie kann ich diesen Zeitdieb reduzieren:..............................................................................................................................................................................................................................................................
Mein Zeitdieb Nr. 2:..............................................................................................................................................................................................................................................................
Mein Zeitdieb Nr. 3:............................................................................................................................................................................................................................
t
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1. „Zeit“:
Warum haben wir keine Zeit
. Definition Zeit
. Kann man Zeit managen?
2. Wo geht viel Zeit
verloren?
. Zeitfresser und Zeitdiebe erkennen
3. Wie gut ist mein
Zeitmanagement?
. Zeitmanagementtest
4. Erkenne deine
Königsaufgaben
. Das PARETO-Prinzip
5. Priorisiere Deine
Arbeit
. Effizienz und Effektivität
. Das Eisenhower Prinzip
6. Die Mailflut in den Griff bekommen
. Nicht immer auf Empfang!
. Organisiere dein Mail-programm
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Test: Kannst du auf der memoris Webadresse downloaden und machen (inkl. Auswertung)
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1. „Zeit“:
Warum haben wir keine Zeit
. Definition Zeit
. Kann man Zeit managen?
2. Wo geht viel Zeit
verloren?
. Zeitfresser und Zeitdiebe erkennen
3. Welcher Arbeitstyp
bin ich?
. Meine inneren Antreiber
. Zeitmanagementtest
4. Erkenne deine
Königsaufgaben
. Das PARETO-Prinzip
5. Priorisiere Deine
Arbeit
. Effizienz und Effektivität
. Das Eisenhower Prinzip
6. Die Mailflut in den Griff bekommen
. Nicht immer auf Empfang!
. Organisiere dein Mail-programm
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§ Klare Ziele setzen§ Prioritäten setzen
§ Tagesplan mit To-do Liste führen§ Störungen ausschalten/minimieren
WAS MÜSSEN WIR TUN?
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KLARE ZIELE SETZEN
Überprüfe am Morgen deine To do Liste und setze dir ein klares Tagesziel!
-> Was willst du bis am Abend erreicht haben?
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Das Pareto-Prinzip80: 20 Regel
PRIOTITÄTEN SETZEN: ARBEITE NACH DEM PARETO-PRINZIP
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Das Pareto-PrinzipØ 20 Prozent der Tätigkeiten entscheiden über 80
Prozent des ErfolgesØ 20 Prozent der Zeit erbringen bei einer Tätigkeit
80 Prozent de Erfolges
ARBEITE NACH DEM PARETO-PRINZIP!
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Fi nesscheck20% Der Aufgaben = Deine Königsaufgaben = Höchste Priorität
. Kunden am Telefon beraten/bedienen
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
t
Merke: Erfahrungsgemäss gehören ca. 7 Aufgaben zu den Königsaufgaben.
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1. „Zeit“:
Warum haben wir keine Zeit
. Definition Zeit
. Kann man Zeit managen?
2. Wo geht viel Zeit
verloren?
. Zeitfresser und Zeitdiebe erkennen
3. Welcher Arbeitstyp
bin ich?
. Meine inneren Antreiber
. Zeitmanagementtest
4. Erkenne deine
Königsaufgaben
. Das PARETO-Prinzip
5. Priorisiere Deine
Arbeit
. Effizienz und Effektivität
. Das Eisenhower Prinzip
6. Die Mailflut in den Griff bekommen
. Nicht immer auf Empfang!
. Organisiere dein Mail-programm
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Effektiv:Ø Effektiv bin ich, wenn ich die Prioritäten meiner
Arbeit in der richtigen Reihenfolge erkenneØ Effektiv bin ich also, wenn ich im Sinne meiner
Ziele arbeite
EFFEKTIV: DIE RICHTIGEN AUFGABEN MACHEN!
Die Prioritäten erkennen:
Was mache ich in welcherReihenfolge!
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Effizient:Ø Meine Arbeit mit den mir zur Verfügung
stehenden Mitteln möglichst schnell und gut zu machen
Ø Effizient bin ich also, wenn ich die Arbeit in nützlicher Zeit mache
EFFIZIENT: AUFGABEN RICHTIG MACHEN!
Speditiv arbeiten:
Wie komme ich am schnellsten ans Ziel!
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Ziel: Den morschen Baum in meinem Garten muss gefällt werden
Effektiv bin ich, wenn ich im Sinne meines Zieles arbeite – also Fällen des Baumes – unabhängig vom Werkzeug
Mit der Motorsäge arbeite ich also nicht nur effektiv – also im Sinne des gewünschten Ergebnisses –, sondern auch noch effizient.
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Effizient:
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DAS EISENHOWER-PRINZIP: EFFEKTIV UND EFFIZIENTDringlichkeit
Wic
htig
keit
B-Aufgaben A-Aufgaben
C-AufgabenD-Aufgaben
Wichtige Aufgaben, die ich terminieren kann und frühzeitig in Etappen angehen kann.
KÖNIGSAUFGABE, DIE ICH PLANEN UND IN ETAPPEN ERLEDIGEN MUSS!
Wichtige Aufgaben, die ich so schnell wie möglich angehen und erledigen muss.
KÖNIGSAUFGABE, DIE ICH UNBEDINGT SCHNELL ERLEDIGEN MUSS!
Unwichtige Aufgaben, die als dringend daher-kommen und mich bezüglich Wichtigkeit täu-schen können.
DELEGIEREN / SO GUT WIE NÖTIG MACHEN WENN ZEIT
Unwichtige und auch nicht dringende Aufgaben, die mir Zeit stehlen und vom Wichtigen ablenken.
ELIMINIEREN / NEIN-SAGEN / MINIMIEREN
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DAS EISENHOWER-PRINZIP: EFFEKTIV UND EFFIZIENTDringlichkeit
Wic
htig
keit
B-Aufgaben A-Aufgaben
C-AufgabenD-Aufgaben
. Vorbereitung und Durchführung von Aufgaben/ Projekten
. Prozessverbesserung, Planung
. Berufliche Qualifikation
. Selbstreflexion, Erfolgsbereich
. Krisenaufgaben „es brennt“
. Dringende Probleme, Hoher Stellenwert
. Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit (Bsp. Reklamationen eines Kunden, Termine einhalten)
. Unterbrechungen (z.Teil Kunden, Kollegen, etc.)
. Einige Anrufe, manche Post und Mails
. Für andere wichtig, aber nicht für mich
. Viele anstehende, drängende Angelegenheiten
. Überflüssiges
. Manche Post
. Einige Anrufe
. Zeitverschwender und Zeitdiebe
. Angenehme Tätigkeiten, die jedoch trivial sind
TRIVIALES
QUALITÄT NOTWENDIG
ILLUSION DER WICHTIGKEIT
Aktion: Weg oder wenn ich Zeit habe!
Aktion: Sofort bearbeiten!
Aktion: Planen!
Aktion: Nie oderirgend-wann
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Fi nesscheckWelche C und D Aufgaben kann ichreduzieren (minimieren, delegieren, „NEIN“-sagen)
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
. ___________________________________
t
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1. „Zeit“:
Warum haben wir keine Zeit
. Definition Zeit
. Kann man Zeit managen?
2. Wo geht viel Zeit
verloren?
. Zeitfresser und Zeitdiebe erkennen
3. Welcher Arbeitstyp
bin ich?
. Meine inneren Antreiber
. Zeitmanagementtest
4. Erkenne deine
Königsaufgaben
. Das PARETO-Prinzip
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Die E-Mail-Flut in Firmen steigt
2017: 771 Mia.E-Mails
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TIPPS, UM DI MAIL-FLUT IN DEN GRIFF ZU BEKOMMEN...
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DIE MAILFLUT IN DEN GRIFF BEKOMMEN
Von Mails nicht ablenken lassen:• Mailprogramm nicht im Hintergrund laufen lassen – z.B. Jede Stunde
1 Mal nachschauen• Regel: Öffnen, lesen, bearbeiten, löschen• Öffnen Sie Mails nur 1-2 Mal• Arbeiten Sie Mails möglichst in Blöcken ab
Fi nesscheckt
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DIE MAILFLUT IN DEN GRIFF BEKOMMEN
Eingangsordner aufgeräumt halten:• Unwichtiges sofort löschen• Alles was man innerhalb einer Minute beantworten kann, beantworten• Alles, was eine Aktion verlang, auf die To-Do-Liste setzen und in einen „Zu bearbeiten“-Ordner verschieben
• Im Eingangsordner sollten nur die unerledigten Aufgaben und die neuen Mails sein• Archiviere erledigtes und alles, was du gelesen hast und keine Aktion benötigt
Fi nesscheckt
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DIE MAILFLUT IN DEN GRIFF BEKOMMEN
Arbeiten Sie mit wenigen Ordnern:• TERMINATOR / ZU BEARBEITEN• IRGENDWANN• ARCHIV• KUNDEN• INTERN• LIEFERANTEN
• Last but not least: Misten Sie regelmässig aus!
Fi nesscheckt
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DIE MAILFLUT IN DEN GRIFF BEKOMMEN
Reduzieren Sie selbst die Mail-Flut:• Weniger schreiben (nichts machen, telefonieren, persönlich vorbeigehen)• Eindeutige Betreffzeilen• Reduzieren Sie das Mailaufkommen durch klare Regeln im Team• Dokumente nicht mehr per Mail verschicken, sondern in der Cloud oder im Intranet abgelegt• nur wenige Kopien (cc) verbreiten; Wer braucht diese Information wirklich?
Fi nesscheckt
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Fi nesscheckMeine Mail-Flut in den Griff bekommenDiese 3 Massnahmen helfen:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________
t
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Alle Dinge sind schwer, bevor sie leicht werden.(Persisches Sprichwort)
KOMME INS HANDELN UND BLEIB KONSEQUENT!
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DANKE!