Pengadaan

Pengatalogan

Pengawasan Sirkulasi

Pengawasan Serial

Katalog Online

Selesai

Mulai

Flowchart Proses Bisnis Library Housekeeping

Proses Bisnis Kerumahtanggaan Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

1. Pengadaan Bahan Pustaka di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

a. Pengadaan Bahan Pustaka melalui Hadiah

Menerima buku dari lembaga, instansi, dan perguruan tinggi lain, maupun perorangan;

Membuat surat tanda terima dan ucapan terima kasih;

Tanda tangan surat tanda terima dan ucapan terima kasih oleh kepala perpustakaan;

Menyerahkan / mengirimkan surat tanda terima kasih dan ucapan terima kasih kepada

pemberi hadiah;

Menyerahkan buku ke bagian teknis (pengolahan).

b. Pengadaan Bahan Pustaka melalui Pembelian

Petugas mencari daftar buku terbaru dari web site, dari katalog buku penerbit dan dari

usulan buku staff pengajar atau mahasiswa;

Petugas bersama staff menyeleksi dan memilih buku yang akan dibeli atau memasukkan

ke dalam daftar list buku sumbangan;

Jika buku yang diusulkan telah ada maka usulan buku tersebut dibatalkan;

Jika buku tersebut tidak ada dalam koleksi perpustakaan maka buku tersebut diajukan

dalam daftar pembelian atau pesanan;

Memeriksa alokasi dana;

Perpustakaan mencari buku tersebut dengan persetujuan kepala perpustakaan ke toko

buku atau melalui pemesanan;

Perpustakaan menghubungi penerbit jurnal untuk konfirmasi berlangganan jurnal;

Perpustakaan mengkonfirmasi kepada agen untuk berlangganan majalah;

Menerima hasil pembelian buku dan terbitan berseri;

Pengecekan daftar pesanan dengan barang yang diterima.

2. Pengatalogan Bahan Pustaka di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Buku diterima dari Sumbangan mahasiswa, pembelian dan hadiah;

Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku;

Petugas mengecheck judul buku ke database GAMA TEKNO;

Bila katalog buku ada, tulis nomor kelas untuk buku tersebut di kolom nomor

kelas pada stempel induk dan langsung diberi nomor induk;

Bila tidak ada, cari no kelas dari DDC 22 dan lakukan pembuatan katalog baru

bila belum ada katalognya;

Menginput data buku kedalam database GAMA TEKNO Universitas Panca Budi;

Simpan data katalog buku di database komputer;

Petugas memberi label call number pada buku;

Petugas memberi label barcode pada buku;

Menyampul buku;

Mengumumkan penambahan judul buku baru;

Petugas memasukkan buku ke rak buku layanan.

3. Prosedur Pengawasan Sirkulasi Bahan Pustaka di Universitas Panca Budi Medan

Beberapa kegiatan dalam pengawasan sirkulasi yaitu:

Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan

Pendaftaran anggota perpustakaan, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri

anggota perpustakaan

Peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan waktu bahan peminjaman

Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam, seperti denda

Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya dan

surat bebas pustaka

Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak

Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang memperbarui

keanggotaanya, anggota baru, anggota yang mengundurkan diri, pengunjung

perpustakaan, statistik peminjam, statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik

peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang masuk daftar tandon

Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan peminjaman.

a. Prosedur Layanan Peminjaman Buku

Mahasiswa (anggota) mencari lokasi buku pada komputer searching buku;

Mahasiswa mengambil buku dari rak;

Mahasiswa menyerahkan KTM kepada petugas peminjaman;

Petugas mengecek pada database keanggotaan mahasiswa;

Jika benar sudah terdaftar sebagai anggota, petugas memproses buku yang diminta. Jika

ternyata belum terdaftar sebagai anggota, petugas mengaktifkan keanggotaan dengan

melihat blanko terakhir pembayaran pada semester yang bersangkutan;

Jika mahasiswa telah aktif proses peminjaman dilanjutkan;

Petugas menscan KTM mahasiswa;

Petugas mengecek jumlah maksimum yang dapat dipinjam mahasiswa;

Jika tidak ada pijaman berarti masih bisa meminjam maksimal 2 buku , jika masih ada 1

pinjaman berarti masih dapat meminjam 1 buku dan jika masih ada 2 pinjaman buku,

mahasiswa tidak bisa meminjam buku lagi;

Petugas memasukkan data bku yang akan dipinjam (sistem barcode);

Petugas menstempel tanggal kembali pada buku;

Petugas menyerahkan buku yang dipinjam dan KTM;

Proses peminjaman selesai.

b. Prosedur Layanan Pengembalian atau Perpanjangan Buku

1. Anggota menyerahkan buku dan KTM kepada petugas;

2. Petugas memeriksa Data Tanggal Kembali / Date Due pada buku;

3. Memproses pengembalian atau perpanjangan dan menerima pembayaran denda jika

terjadi keterlambatan;

4. Menscan KTM dan buku, serta memeriksa buku yang akan dikembalikan lalu

mencocokkan nama peminjam dengan KTM;

5. Menyimpan transaksi pengembalian atau perpanjangan buku;

6. Petugas menyerahkan KTM anggota;

7. Proses pengembalian selesai.

4. Prosedur Pengawasan Serial di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan,

penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim),

peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial (Jonner Hasugian, 2009: 8).

5. Prosedur Katalog Online di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Masuk halaman utama website;

Isi kolom form search dengan key words yang dibutuhkan (boleh sebagian kata dari judul

buku, pengarang, penerbit, atau kategori yang berhubungan dengan buku yang dicari);

Tekan enter;

Daftar buku yang berhubungan dengan key words yang telah dimasukkan akan

ditampilkan pada halaman hasil penelusuran;

Mengklik buku yang diinginkan;

Tampilkan informasi bibliografis buku.