flujogramas de los procesos...
TRANSCRIPT
Flujogramas de los Procesos Clave
1
Servicio de Gestión Económica
FLUJOGRAMAS
DE LOS
PROCESOS CLAVE
Servicio de Gestión
Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
2
Servicio de Gestión Económica
Elaboración del Presupuesto
Servicio de Gestión Económica
Preparación escenario
presupuestario
Elaboración borrador
presupuesto
BorradorGerencia
Elaboración documento
final presupuestario
Informe favorable
Consejo de Gobierno
Aprobación
Consejo Social
Envío a BOJA
Publicación en WEB
· Previsión ingresos generales
· Previsión ingresos finalistas
· Revisión interna de normativa
Presupuesto
final
· Datos de personal (cap. 1)
· Gastos fijos (cap.2)
· Asignación presupuesto
por unidades
· Normativa para actualizar
· Datos académicos para
Dptos. Y Centros
Gerencia
-----------------
· Petición información a
unidades sobre normativa
· Propuestas de
financiación de las
unidades
Carga presupuesto en
sistema informático
--------------
Retención presupuesto finalista
Envío a Intervención General
Junta de Andalucía
Flujogramas de los Procesos Clave
3
Servicio de Gestión Económica
Gestión de Ingresos (a)
Servicio de Gestión EconómicaIngreso en cuenta
bancaria
Recepción de cheques /pagarés
Boletas Bancarias
Cartas de pago TPV
Listado de movimientos
banco
Exportación cuentas a
excel
Captura de boletas banca
electronica
Casación de justificantes de ingreso y movimientos
en cuenta
Asignación de la aplicación económica y
tipo de ingreso
Envio a la unidad
responsable para su
identificación
Identificación de los
ingresos de contraído
previo
Grabación/cobro de ingresos/factura en SOROLLA
Conciliación de saldos en cuentas y
SOROLLA
Actualización de la base de
datos de Deudores
Envío de listados de inscritos a petición de
los responsables de Centros de Gasto
Envío de información a los gestores
de Centros de Gasto
Identificación del cheque y
la factura asociada
Ingreso mediante
banca electrónica
Solicitud de factura o abono
Recepción y comprobació
n de los requisitos
Grabación de la factura en
Sorolla
Factura o Abono
Envio a los interesados
y/o unidades gestoras
Solicitud de Certificados de
ingreso
Comprobación del ingreso en
SOROLLA y EXCEL
Recepción y comprobació
n de los requisitos
Emisión del certificado
Envio a los interesados
y/o unidades gestoras
Base de datos de SOROLLAUNIVERSITAS
XXI ECONÓMICO
Base de datos de
EXCEL
Ingreso en cuenta bancaria por Cartas de Pago (codigo de
barras)
Cargo en cuentaDevoluciones de
remesas de domiciliaciones
Fichero del banco
Fichero del banco
Boleta
Generación de remesa en
UXXI académico
Generación de remesa en
UXXI académico
Envío a Cajamar
Envío a ARATIES para
su reclamación a los alumnos
Subtotales por aplicación
económica
Subtotales por aplicación
económica
Subtotales por aplicación
económica
Grabación de DI y PMP en
SOROLLA
DI y PMP
Envío a la firma
Envío a la firma
Archivo de ingresos y
documentación de soporte
Archivo PMPs y
documenta-ción de soporte
Generación de la
propuesta de pago
Relación de transferencias
Envío al banco para su
pago
Generación de remesa de
domiciliacionesEn UXXI
académico
Flujogramas de los Procesos Clave
4
Servicio de Gestión Económica
Gestión de Ingresos (b)
Servicio de Gestión Económica
Solicitud de devolución de precios públicos
De matrícula oficial Otras devoluciones
Comprobación datos en UXXI académico
Aceptación de la Solicitud de devolución
en UXXI académico
Grabación en Base de datos propia en
ACCESS
Listado de devoluciones
del mes
Generación de remesa de devoluciones en
UXXI académico
Grabación de documentos contables
en SOROLLA
DI y PMP
Generación del Señalamiento
Mandamiento a firma
Señalamiento
Resoluciones de devolución de precios
públicosEnvío a la firma
Registro de Salida
Envío a los interesados
Resolución
Acuse de recibo
Resolución de denegación de
devolución de precios públicos
Alta de los terceros en SOROLLA
Archivoen papel y PDF
Importes devueltos por
centro de gastos
Envío a la sección de Presupuestos para
minoración de créditos
Envío al banco para su pago
Flujogramas de los Procesos Clave
5
Servicio de Gestión Económica
Pago Directo de Facturas
Recepción FacturaRelación
Facturas
¿Cumple los
requisitos?
¿Proveedor dado
de alta?
Devolución Unidad
para corrección
Oficio
Devolución
Grabación
datos
Proveedor
NO
NO
SI
Grabación
Factura
Generación
Justificante Gasto (JG)
-----------------
Firma Responsables
Relación JG
ArchivoGeneración
Documento
Contable ADO
Generación
Propuesta de
Pago
Señalamiento
(Importe total
pago)
Relación
Transferencias a
Proveedores
Firma
Responsables
-------------------
Remisión
Entidad Bancaria
SOROLLA
Ejecución Pago
SOROLLA
Conciliación
Cuentas
Oficio
Remisión
SI
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
6
Servicio de Gestión Económica
Pago por ACF (a)
Servicio de Gestión Económica
Solicitud de Anticipo
de Caja
Recepción de la
documentación
y comprobación
de los requisitos
Sello de Entrada
Grabación de
Expediente de
Reserva de
crédito en
SOROLLA
Elaboración de
orden de
transferencia
para el banco
Traslado al
Banco
Orden de
transferencia
Grabación del
Expediente y del
Anticipo de Caja
en SOROLLA
Dentro de la UE Fuera de la UE
Pago mediante
transferencia en
banca
electrónica
Elaboración de
orden de
transferencia
para el banco
Traslado al
Banco
Orden de
transferencia
Exportación de la
cuenta a EXCEL
para
comprobación de
pagos
Descarga de
boletas
electrónicas en
Boleta pago
Envío a
solicitantes por
Archivo en
hosting
Archivo
documentos
en papel
Anticipo de Caja
Comprobación
de cobros y
pagos
Asignación de
Anticipos y
Justificantes de
Gastos
Grabación datos
del pago en
SOROLLA
Registro de
Anticipo de Caja
en base de
datos ACCESS
Recepción de
documentación
justificativa del
anticipo
Documentación
justificativa
Reclamación de
la
documentación
justificativa
por email
Comprobación
importe
anticipado/
justificado
IGUAL
Grabación de
justificantes de
gasto en
SOROLLA
Justificación del
Anticipo de Caja
Anulación del
Expediente
Base de
Datos
ACCESS
Cierre del
Anticipo y
archivo de la
documentación
Actualización
base de datos
Archivo
definitivo
Importe mayor/
menor/igual
MAYOR
Ampliación
Expediente
reserva de
crédito
Ampliación
Anticipo de Caja
A
A
MENOR
Minoración del
Expediente de
reserva de
crédito
Cobro en el
Anticipo de Caja
Tipo de moneda
Conciliación Cuentas
Bancarias y saldo
SOROLLA
EXTRANJERA EURO
Comunicación con los
responsables para
subsanación de
errores en la
documentación o falta
de saldo
Grabación de
gastos swift en su
caso
Flujogramas de los Procesos Clave
7
Servicio de Gestión Económica
Pago por ACF (b)
Servicio de Gestión Económica
Traslado al Banco
Exportación de la cuenta
a EXCEL para
comprobación de pagos
Descarga de boletas
electrónicas en PDF
Boleta pago Envío a solicitantes
por email
Archivo en
hosting
Archivo
documentos en
papel
Comprobación de cobros y
pagos
Asignación de
Anticipos y
Justificantes de
Gastos
Grabación datos del
pago en SOROLLA
Conciliación Cuentas
Bancarias y saldo SOROLLA
Grabación de gastos
swift en su caso
Recepción de la
documentación y
comprobación de los
requisitos
Sello de Entrada
Solicitud de Bolsa de viaje,
Comisión de Servicios y pagos a
personal externo
Comunicación con
los responsables
para subsanación de
errores en la
documentación o
falta de saldo
Elaboración de
Cheque bancario
Elaboración de orden
de transferencia para
el banco
Orden de
transferencia
Grabación de
justificantes de gasto
en SOROLLA
Elaboración de
relación de
transferencias
Pago individual por
banca electrónica
Comprobación y
revisión de claves,
IPRF, IVA, etc
Relación de
Transferencias
Elaboración y firma del
señalamiento
Recogida del cheque
por el interesado
Moneda extranjera
Grabación de justificantes
de gasto de moneda
extranjera en SOROLLA
Flujogramas de los Procesos Clave
8
Servicio de Gestión Económica
Declaraciones Fiscales
Servicio de Gestión Económica
Calendario Contribuyente
AEAT
Calendario
Fiscal UAL
Cálculo importes a
declarar
Cumplimentación
modelos oficiales
Modelos Fiscales:
111,182,190,216,296,
303,347,349,390
Obtención NRC
Presentación TelemáticaJustificante
CSV
¿Es correcta?
Generación Documentos
Contables
-------------
Firma Responsables
SI
Archivo
NO
SOROLLA
-------------
Consulta datos
declaración
Cuadre con Mayores
Contables
Flujogramas de los Procesos Clave
9
Servicio de Gestión Económica
Elaboración de las Cuentas Anuales
Servicio de Gestión Económica
Tratamiento
datos:
SOROLLA
EXCEL
WORD
Datos Secciónes:
- Presupuesto
- Contabilidad
- Tesorería
Datos:
- Recursos Humanos
- Contratación
- Unidades de datos
Elaboración Borrador
Cuentas Anuales
Revisión proceso
---------------
Auditoría
Borrador
Informe de
Auditoría
Gerencia
-------------
Elaboración
Presentación
Elaboración
Documento final
Cuentas Anuales
Informe favorable
Consejo de Gobierno
Aprobación
Consejo Social
Publicación en WEB
Envío a:
- Intervención General
- Dir. Gral. Universidades
- Cámara de Cuentas
Cierre definitivo del Ejercicio
Informe Auditoría
definitivo
Cuentas
Anuales
Flujogramas de los Procesos Clave
10
Servicio de Gestión Económica
Pago Facturas de Contratos
Solicitud Retención de
Crédito
Solicitud
Contratación
¿Existe crédito en
el C.G.?NO
Grabación
factura
Generación
Justificante Gasto
(JG)
-----------------
Firma Responsables
Relación JG
ArchivoGeneración
Documento
Contable O
Generación
Propuesta de
Pago
Señalamiento
(Importe total
pago)
Relación
Transferencias a
Proveedores
Firma
Responsables
-----------------
Remisión
Entidad Bancaria
SOROLLA
Ejecución Pago
SOROLLA
Conciliación
Cuentas
Oficio
Remisión
Subsanación por
Responsable
C.G.
Grabación
Expediente
Retención
Crédito
Generación
Documento
Contable
---------------
RC - A - D
SI
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
11
Servicio de Gestión Económica
Pago de Nómina General
Servicio de Gestión Económica
Reserva de Crédito: CG
111000Presupuesto
Recepción Nómina
RRHH
Generación
Documento
Contable ADO
PDF Traspaso/
Señalamiento
Firma
Responsables
-------------
Remisión Entidad
Bancaria
SOROLLA
Conciliación Cuentas
Solicitud Reserva
Crédito
Solicitud
SGI
Reserva Crédito
Generación
Propuesta PagoComunicación SGI
¿Existe crédito?
SI
Comunicación
SGINO
SOROLLA
Ejecucíon Pago
Flujogramas de los Procesos Clave
12
Servicio de Gestión Económica
Pago de Nómina Externa
Servicio de Gestión Económica
Documentación
Recepción
Documentación
RRHH
Codificación/
Imputación
Documentos
Petición
Transferencias
Sección
Presupuestos
Reserva Crédito
Recepción
Nómina
RRHH
Generación
Documento
Contable ADO
Generación
Propuesta Pago
PDF Traspaso/
Señalamiento
Solicitud Reserva
Crédito
Solicitud
SGI
¿Existe
crédito?
Comunicación
SGINO
Reserva Crédito
SI
Comunicación
SGI
Firma
Responsables
----------------
Remisión
Entidad Bancaria
SOROLLA
Conciliación Cuentas
SOROLLA
Ejecución Pago
Flujogramas de los Procesos Clave
13
Servicio de Gestión Económica
Pago Seguridad Social
Servicio de Gestión Económica
Reserva Crédito
Capítulo1
Solicitud Reserva
Crédito SGI
Recepción Documentación
Habilitación - RRHH
¿Existe
crédito?Devolución
Solicitud a
Presupuestos
traspaso crédito
SI
Reserva
Crédito
Comunicación
interesados
Generación
Documento ADO
Cuota Patronal
Generación
Documento O
Cuota Obrera
Generación
Propuesta Pago
señalamiento
-------------
Firma Rector y
Gerente
Envío Entidad
Bancaria y TCs
SOROLLA
Conciliación Cuentas
Recepción
Habilitación
documentos S.S. y
TCs
NO
SOROLLA
Ejecución Pago
Flujogramas de los Procesos Clave
14
Servicio de Gestión Económica
Transferencias internas de crédito
Servicio de Gestión Económica
Solicitud de transferencia
de crédito (PDF)
¿Existe crédito en
el centro de gasto?
Archivo
temporal de
documentos
contables
Envío a Gerencia
para su aprobación
por el órgano
competente
Archivo
definitivo de los
documentos en
HOSTING
Aprobación por el
Consejo Social
Aprobación por el
Consejo de
Gobierno
Aprobación por el
Rector
Elaboración
documentos
contables
(101/061/060)
Comunicación al
responsable para
subsanación de
errores
Comunicación al
responsable
Archivo de la
solicitud en
HOSTING¿Reúne los
requisitos?
¿Realizar la
transferencia cuando
exista crédito?
Comprobar
periodicamente si
existe crédito
Archivo
temporal
hasta que
exista crédito
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SINO
Flujogramas de los Procesos Clave
15
Servicio de Gestión Económica
Reparto de Ingresos
Servicio de Gestión Económica
Exportación ingresos
modificados
(SOROLLA)
Tratamiento
EXCEL
Contabilización
repartos
(SOROLLA)
Cuadre diario
ArchivoFirma
Rector y Gerente
- No repartibles
- Repartibles
- Pendientes cobro
- Presupuestados
- No presupuestados
(generación crédito)
Flujogramas de los Procesos Clave
16
Servicio de Gestión Económica
Seguimiento del Presupuesto
Servicio de Gestión Económica
Comparación
Revisión
Presupuesto
(SOROLLA)
Repartos y
Modificaciones
(EXCEL)
Clasificación
Modificaciones de
Crédito
Cuadre
Desviaciones
Presupuesto
(EXCEL)
Cierre Ejercicio
Comprobación
Final
Tabla de datos
Cuentas Anuales
Firma Órgano
Competente
Flujogramas de los Procesos Clave
17
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
18
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
19
Servicio de Gestión Económica