FM 2015 1 1 Transitie in de zorg:

wendbaarheid in

cultuur en structuur

Expertmeeting

20 juni 2014

Programma 2 2

Veranderend zorglandschap

Rob Maréchal,directeur FunktieMediair

Praktijkvoorbeeld Vitras

Dinie van der Linden, dir. bestuurder

Interactie

3 Stellingen

Het bouwen van een relatie met potentiële klanten is een essentiële eerste, twee

en derde stap

60 % van de salescyclus is al voorbij op het moment dat een koper met een

verkoper/accountmanager/consultant praat

Transitiemanagement

Tijdelijke ondersteuning om de transitie bij u tot

stand te brengen

1. Programmamanagers, verandermanagers,

projecteiders

2. Potentieelprogramma: “De nieuwe,

ondernemende zorgmanager”

Praktijkvoorbeeld

Transitiefase 2

Beoogde eindresultaten

Eindproducten • Medewerkers kennen de koers van VitrasCMD en kunnen dit

vertalen naar hun dagelijks werk • Teams functioneren zelfstandig • Teams beheersen methodiek om te blijven leren (‘lerende teams’) • Medewerkers zijn/worden geschoold/getraind en werken met

eenduidige methodieken • Processen rondom de cliënt zijn optimaal georganiseerd • Teams werken volgens de slimme ICT, ontwikkeld door

serviceorganisatie

Management 2.0 • “Welke producten voor welke markten?”

• “Hoe houden we contact met opdrachtgevers, verwijzers en ketenpartners?”

• “Wat is de opdracht aan ieder team?”

Zelfstandige teams 2.0 • “Hoe help je een team naar zelfstandigheid?”

Serviceorganisatie 2.0 • “Hoe verlenen we service aan teams?”

• “Hoe versterken we interne advisering?” • “Hoe bouwen we service-org. af?”

Eindproducten • Toekomstgerichte PMC’s (analyse+keuzes+uitwerking) • Gestroomlijnd proces verkoop en management • Sterk leiderschap naar teams met heldere verwachtingen • Per team heldere opdracht (doelgroepen+producten;

bevoegdheden + verantwoordelijkheden) • Taakstelling direct en ind. personeel gerealiseerd of plan vastgesteld

Eindproducten • Gestroomlijnde processen tussen

serviceorganisatie en teams + bijbehorende instrumenten / automatisering

• Organisatie is klaar voor adviserende rol richting bestuurder en management

• Taakstelling serviceorganisatie is gerealiseerd of plan vastgesteld

Uitgangspunten voor de aanpak

Ambitieus verandertempo

Eén over-all programmamanager

Projectleider Zelfstandige Teams 2.0

Veranderaanpak: bottum-up in combinatie met

sturing/kader vanuit bestuurder en managers

Managers belangrijke rol in project

Taakstelling

Aanscherping plan o.b.v. nulmeting bij start

<titel slide gecentreerd plaatsen>

Transitie in de praktijk

Vitras

Juni 2014

Wat komt er op ons af

Transities

• AWBZ naar WMO en WLZ;

• Jeugdzorg;

• Participatiewet;

Transformatie:

• Van intramuraal naar extramuraal;

• Van ketenzorg naar wrap around care;

• Van professionele naar informele zorg

Keuzes Vitras

Nieuwe besturingsfilosofie:

• Zelfstandige teams centraal: proces client- professional in

the lead;

• MT en bestuurder: faciliterend, enthousiasmerend en

richtinggevend;

• Serviceorganisatie: waardecreatie, ondersteunt primair

proces en maakt verantwoording afleggen mogelijk

Vanuit de externe notie:

1. Transitie: andere dingen doen;

2. Transformatie: de dingen anders doen

Eerste fase: structuur wijziging Vitras

Nieuwe besturingsfilosofie:

• Van een divisiestructuur naar een lokaal gerichte

structuur;

• Van een top down organisatie naar een organisatie waar

zelfstandige teams centraal staan

Dit heeft geleid tot:

• 63 zelfstandige teams;

• 8 managers: accountmanagement gemeenten en

aansturing teams op afstand

Tweede fase: anders werken

Nieuwe structuur is in 2013 doorgevoerd.

Nu zitten we in tweede fase: anders werken.

Is moeilijker door te voeren dan een structuurwijziging.

Daarom externen ingeschakeld om project te begeleiden.

Na selectieproces is dat Funktiemediair geworden.

Beoogde eindresultaten

Eindproducten • Medewerkers kennen de koers van VitrasCMD en kunnen dit

vertalen naar hun dagelijks werk • Teams functioneren zelfstandig • Teams beheersen methodiek om te blijven leren (‘lerende teams’) • Medewerkers zijn/worden geschoold/getraind en werken met

eenduidige methodieken • Processen rondom de cliënt zijn optimaal georganiseerd • Teams werken volgens de slimme ICT, ontwikkeld door

serviceorganisatie

Management 2.0 • “Welke producten voor welke markten?”

• “Hoe houden we contact met opdrachtgevers, verwijzers en ketenpartners?”

• “Wat is de opdracht aan ieder team?”

Zelfstandige teams 2.0 • “Hoe help je een team naar zelfstandigheid?”

Serviceorganisatie 2.0 • “Hoe verlenen we service aan teams?”

• “Hoe versterken we interne advisering?” • “Hoe bouwen we service-org. af?”

Eindproducten • Toekomstgerichte PMC’s (analyse+keuzes+uitwerking) • Gestroomlijnd proces verkoop en management • Sterk leiderschap naar teams met heldere verwachtingen • Per team heldere opdracht (doelgroepen+producten;

bevoegdheden + verantwoordelijkheden) • Taakstelling direct en ind. personeel gerealiseerd of plan vastgesteld

Eindproducten • Gestroomlijnde processen tussen

serviceorganisatie en teams + bijbehorende instrumenten / automatisering

• Organisatie is klaar voor adviserende rol richting bestuurder en management

• Taakstelling serviceorganisatie is gerealiseerd of plan vastgesteld

Samenstel projectorganisatie en keuze externe partij

Projectorganisatie:

• Projectteam: Programmamanager tevens projectleider management

2.0, projectleider zelfstandige teams 2.0 en projectleider

serviceorganisatie 2.0. Iedere projectleider heeft een aantal

kwartiermakers.

• Stuurgroep en koppeling naar MT;

• OR en CR worden meegenomen en op de passende onderdelen om

advies/instemming gevraagd;

Externe ondersteuning:

• Beperkte vernieuwingskracht intern;

• Voldoende focus en aandacht vernieuwing naast lopende zaken

Ervaringen onderweg

We zijn nu bijna zes maanden onderweg.

Wat valt op?

• Betrokkenheid MT, OR, CR niet vanzelfsprekend;

• Kwartiermakers beschikbaar stellen: gaten in lopende zaken;

• Risico’s in beeld en durven bepalen welke risico’s bewust te nemen;

• Aandacht zelfstandige teams leidt tot lagere productiviteit: blijven geloven in

nieuw besturingsfilosofie (teams herstellen zelf met hulp dashboard en van

managers) en niet in oude beheermodel schieten;

• Complexe aanpak: alles staat ter discussie, iedereen uit comfortzone;

• Projectaanpak leidt ook tot omvangrijke reorganisatie: nieuw

serviceorganisatie. Nu aandacht naar samenhang en implementatie.

Project organisatie

Stuurgroep 1)

Project-eigenaar Teams

Project-eigenaar

Management

Project-eigenaar

Service-org.

Bestuurder

Programmamanager (Carlijn Meerkerk)

Projectleider Zelfstandige teams 2.0 (Monique

Mispelblom)

Projectleider Management 2.0 (Carlijn

Meerkerk)

Activiteiten door serviceorganisatie m.b.t.

het programma 2)

Projectteam Voorstel: • Controller / manager

finance & control • HR adviseur • Adviseur finance &

control • 2 Managers • Adviseur Marketing en

Communicatie

1) De programmamanager sluit aan bij de stuurgroepvergaderingen 2) Zodra duidelijk is wat de opdrachten vanuit Zelfstandige Teams 2.0 en Management 2.0 aan de Service- organisatie 2.0 zijn wordt een besluit genomen over de inrichting van dit project

Projectteam Voorstel: • Adviseur HR • MW serviceorganisatie

uit PG serviceorg. • Medewerker

informatisering • 2 Professionals • 1-2 Teamcoaches • 1-2 Managers

Aanpak en fasering Inventarisatie start project

Versterking leiderschap en ontwikkeling verkoopproces/relatiemanagement

PMC analyse

Informeren + Teamscan

*MP: Opdracht aan teams over PMC’s en plan teamsamenstelling gereed

*MP: Verkoopproces beschreven + bekend

Jan. Feb. Mrt. Apr. Mei Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov.

Project Management 2.0

Project zelfsturende teams 2.0

Werken aan teamopdrachten en teamontwikkeling

Stroomlijning processen en automatisering

Serviceorganisatie 2.0

MP = mijlpaal

*MP: besluit evt. projectopzet

*MP stuurinformatie beschikbaar voor teams

*evt. uitwerken standaardproducten

* Voorbereiding project en nulmeting

Positionering service-organisatie incl. taakstelling

*indien gewenst managementontwikkelplan

*ontwikkelen visie op serviceorganisatie

*MP: teamkaders + teamopdracht

vraag aan serv.org. vraag aan serv.org. instrumenten instrumenten

*MP: Teams werken zelfstandig

*MP: taakstelling gerealiseerd of voorbereidingen cf. plan

*MP: taakstelling gerealiseerd of voorbereidingen cf. plan

18 Stellingen

Zelfstandige teams zijn een

noodzakelijk kwaad Transitie, daar moet je

gewoon mee beginnen

Structuur is key bij het

realiseren van een transitie De echte verandering

vindt plaats van onderaf

Het succes van een transitie valt of

staat met het leiderschap binnen de

organisatie

FM 2015 19 19

Vragen?

Dank voor uw komst