FM-DLD-KM-01

แบบฟอรมการระบุความรูจากผังกระบวนงาน (Work Flow Process) (ข้ันตอนการจัดการความรู 1)

ชื่อกระบวนงาน การประยุกตใช Application “ Trello ” ชวยในงานบริหารจัดการและส่ือสารขอมูลภายในหนวยงาน ใหมีประสิทธิภาพ (ข้ันตอนท่ี 1 : การบงชี้ความรู (Knowledge Identification) เปนการบงชี้ความรูท่ีองคกรจําเปนตองมี และวิเคราะหรูปแบบและแหลงความรูท่ีมีอยู โดยการตอบคําถามวา เราตองมีความรูท่ีจําเปนขององคกรเรื่องอะไร และเรามีความรูนั้นแลวหรือยัง)

ลําดับ แผนผังกระบวนงาน รายละเอียดข้ันตอน/กิจกรรม/การปฏิบัติงาน การระบุความรูท่ีจําเปน

ช่ือองคความรู /นวัตกรรม(Knowledge :K)

ความรูโดยนัย (Tacit K.)

ผูทรงความรู (K. Carrier: K Cr.)

ความรูชัดแจง (Explicit .K)แหลงขอมูล/เอกสารอางอิง

1

1.1 ศึกษาเบ้ืองตนเก่ียวกับคณุสมบัติของ Application ท่ีจะนํามาใชทํางานรวมกันในหนวยงานผาน Search engine

1.2 สอบถามการใชงาน Application จากผูรูและเคยใชงาน

การประยุกตใช Application

“Trello” ชวยในงานบริหารจัดการและสื่อสารขอมูลภายใน

หนวยงาน ใหมีประสิทธิภาพ

การถายทอดประสพการณ การทดลองใชโปรแกรมให

ทีมงาน

นายอดิศร จันทรประภาเลิศ เจาหนาท่ี สวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสตัว

http://nuuneoi.com/blog/blog.php?read_id=8321 http://www.ninefar.com/whatnews/แนะนํา-app-จดบันทึกท่ีดีท่ีสุด-บน-android/ http://blog.accesstrade.in.th/article/1541 http://blog.levelup.in.th/2015/06/ http://hackskill.com/best-tools-for-productivity/ http://www.ninelouis.com/content/13-productivity-tips-to-get-more-work-done

KC

7

1

5 6 4

3 2

การศึกษา Application

ท่ีเก่ียวของกับการจัดการ

ขอมูล และทํางานรวมกัน

1

FM-DLD-KM-01

2

2.1 ศึกษา Application ท่ีคัดเลอืก เพ่ิมเติมจาก Search engine 2.2 ศึกษาคุณสมบัติ Application วาเหมาะสม อยาง สามารถเชิญเพ่ือนมารวมใชบอรด โดยเพ่ือนๆสามารถท่ีจะแกไข โยกยาย ใสความเห็น ใสรูป และอ่ืนๆ, แสดงใหเห็นความเคลื่อนไหว หากมีการเปลี่ยนแปลง แบบ real-time โดยไมตอง refresh browser, ชวยใหไมตกขาวสารสําคัญ ดวยการเตือนดวย E-mail, สามารถรวบรวมความเห็นจากสมาชิกของบอรด เชน เมื่ อตองการการตัดสินใจในเรื่องตางๆ, สามารถมอบหมายงานไปยั ง บุคคลได ช วย ใหทราบว า ใคร เปนผูรับผิดชอบงานน้ันๆ, ดูความคืบหนาของงานได , สามารถเรียกดูรายละเอียดตางๆ (Backlog) หรือไฟลแนบของแตละโครงการ แตละข้ันตอนไดทันที, ทุกอยางอยูในท่ีเดียว ทําใหไมเกิดความสับสน, สะดวกตอการประสานงาน, ปลอดภัย, ใชเวลาในการศึกษาไมนาน งาย, ฟรีฯ

คุณสมบัติท่ีครอบคลุมการใชงานในหนวยงาน

เทคนิคการดึง Feature ของ Application เพ่ือนํามาใชงานจริง

นายอดิศร จันทรประภาเลิศ เจาหนาท่ี สวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสตัว

http://th.androidpro.net/category/apps/trello-organize-anything-download-38899.htm http://www.yac.mx/th/mobile-security/android/top-4-third-party-trello-apps-and-widgets-for-your-android.html http://android.kapook.com/view103847.html https://medium.com/agile-development-in-thai/kaizen-for-trello-cf1e5949fd4c#.aujd5y4wv http://www.forbes.com/sites/timmaurer/2013/11/21/7-steps-to-creating-the-best-personal-task-management-system-with-trello/#41461b454438 http://www.meetintouch.com/มาทําความรูจัก-trello-กัน/1 http://ajarnnoto.blogspot.com/2013/04/trello.html http://www.freeware.in.th/web-services/5280 http://appjeed.com/trello/

ผา่น

ไม่ผา่น

การหาขอมูล Application เพ่ิมเตมิ

คุณสมบัติของ

Application

ท่ีเหมาะสม

2

1

KC 4

FM-DLD-KM-01

3

3.1 ตั้งช่ือบอรดหนวยงานเปน “ สวนบริหารจัดการขอมลู ” 3.2 ตั้งช่ือลิสตท่ีเปนงานหลัก “ หนังสือเขา ” “ หนังสือออก ” “ ประกาศ/หนังสือเวียน ” “ หนังสือเดินทางไปราชการ ” “ กฎ/ระเบียบ/ขอหารือ ” งานของแตละคน 3.3 เพ่ิมการดในแตละงานหลักท่ีเก่ียวของ 3.4 ประยุกตใช Application “Trello” หลายแบบ รวมท้ังการใชงานรวมกับ Application “Sunrise Calendar”

การจัดสรรงานในหนวยงาน

K. เทคนิคการบริหารจดัการงานเปนหมวดหมู K. การประยุกตใชงาน Application ใหเกิดประโยชนสูงสุด

นายอดิศร จันทรประภาเลิศ เจาหนาท่ี สวนบริหารจัดการขอมลูดานมาตรฐานการปศุสตัว

https://trello.com/ https://twitter.com/trello https://en.wikipedia.org/wiki/Trello http://www.whatphone.net/application/trello-organize-anything/ http://www2.it.mcu.ac.th/?p=2220 http://teerapuch.com/2016/software-th/trello/ https://eworldthailand.wordpress.com/2013/03/29/บริหารงานยากใหเปนงาน/1 http://www.ipattt.com/2011/trello/

https://zapier.com/blog/trello-integrations/ https://calendar.sunrise.am/

ไม่ผา่น

ผา่น

การกําหนดงานใน “Trello”

ประยุกตใช “Trello”

2

3

KC

FM-DLD-KM-01

4 การนําเสนอการใช Application “Trello” เพ่ือพิจารณาอนุมัติการใชงานในหนวยงาน - การเตรยีมการประชุม - การนําเสนอการใช Application “Trello” ตอท่ีประชุม - การสรุปผลการประชุม

การบริหารจัดการประชุม

K. เทคนิคการเตรียมขอมูลการประชุม K. เทคนิคการนําเสนอ

นายอดิศร จันทรประภาเลิศ เจาหนาท่ี สวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสตัว

5

- แจงใหทุกคนในหนวยงานทราบการเริม่ตนใช Application “Trello” เพ่ือการทํางานรวมกันท่ีจะทําใหมีประสิทธิภาพ - แจงการรับผิดชอบงานในแตละคน

แจงการใช Application

“Trello” เพ่ือการทํางานรวมกันในหนวยงาน

ไม่ผา่น

ผา่น

เสนอการใช “Trello” ในหนวยงาน

พิจารณาการ

ใชงาน Trello

ในหนวยงาน

3

4 KC

WC

FM-DLD-KM-01

ขั้นตอน 1. คัดเลือกกระบวนงาน ท่ีเก่ียวของกับภารกิจและมีความสําคญัของหนวยงาน ใสช่ือกระบวนงานในแบบฟอรมชอง

2. จัดทําแผนผังกระบวนการ ( work flow process) ท่ีเลือก โดยใชสัญญลักษณตามแนะนํา ในแบบฟอรมชอง พรอมกรอกรายละเอียดข้ันตอนการปฏิบัติงานในแบบฟอรมชอง

3. วิเคราะหกิจกรรมในผังกระบวนงาน ระบุวาข้ันตอนหรือกิจกรรมใดใน Work Flow เปน KC (Knowledge Center) หรือ WC (Work Center) (ดูคํานิยาม)

4. ระบุองคความรูดานใดท่ีจําเปนท่ีตองใชในกิจกรรมท่ีเปน KC โดยใหระบุช่ือองคความรู/นวัตกรรม (Knowledge: K) ในแบบฟอรมชอง และระบุรายละเอียด ดังน้ี

4.1 ระบุความรูโดยนัย (Tacit Knowledge) ในแบบฟอรมชอง

4.2 ระบุผูทรงความรู (K Cr) อาจเปนคนเดียวหรอืหลายคนก็ได ในแบบฟอรมชอง

4.3 ระบุความรูชัดแจง (Explicit Knowledge) ไดแก แหลงขอมูล/เอกสารอางอิง ในแบบฟอรมชอง

คํานิยามท่ีใช KC : Knowledge Center คือ ข้ันตอนท่ีตองใชความรู ทักษะ หรือประสบการณในตัดสินใจ และ/หรือ ตองใชความรู ทักษะ คดิสรางสรรค มากกวา 90% WC : Work Center คือ งานประจําท่ีใชความรูท่ัวไป สามารถปฏิบัติไดตามคูมือ และ/หรือ ใชความรู ทักษะ คิดสรางสรรค ประมาณ 10% KCr : Knowledge Carrier ( ผูทรงความรู) คือ ผูปฏิบัติงานท่ีความรู ความชํานาญ และประสบการณในการทํางานตามข้ันตอนน้ันๆ หรือผูท่ีมีความรูเปนท่ีพ่ึงพาของคนอ่ืน ท่ีจะทําใหการปฏิบัติงานช้ินน้ันสําเร็จ หากสูญเสียผูน้ีไปแลวองคการจะเสียหายมาก

Tacit knowledge : ความรูโดยนัย เปนความรูแฝงท่ีอยูในสมองของผูทรงความรู เชน ทักษะ ประสบการณ ความคิด พรสวรรค

Explicit knowledge : ความรูชัดแจง เปนความรูท่ีเปนลายลักษณอักษรท่ีองคกรใชปฏิบัติงานจริง เชน กฎ ระเบียบ วิธีปฏิบัติงาน คูมือ ระบบคุณภาพตางๆ สื่อตางๆ วีซีดี ดีวีดี เทป Internet เปนตน

ความหมายของสัญญลกัษณท่ีใชใน work flow process

1 2

3

4

5

6

7

จุดเริ่มตน/จุดสิ้นสดุกระบวนงาน

ข้ันตอน/กิจกรรม/การปฏิบัติงาน

การตัดสินใจ

จุดเช่ือมตอระหวางข้ันตอน กรณีท่ีอยูคนละหนากระดาษ

แสดงทิศทาง

ไม่ใช่

ใช่

FM-DLD-KM-02

สํานักพัฒนาระบบและรับรองมาตรฐานสินคาปศุสัตว รายงานการ Capture องคความรู/นวัตกรรม ปงบประมาณ 2559

หนวยงาน สวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสัตว (ข้ันตอนการจัดการความรู 2)

(ข้ันตอนท่ี 2 : การสรางและแสวงหาความรู (Knowledge Creation and Acquisition) จากแหลงตาง ๆ ท่ีกระจัดกระจายอยูท้ังภายในและภายนอก เพ่ือจัดทําเน้ือหาใหตรงกับความตองการ โดยการหาคาํตอบวา ความรูอยูท่ีใคร อยูในรูปแบบอะไร และจะนํามาไดอยางไร) โดยการจับความรู (Capture Knowledge) ผานวิธีดําเนินการกิจกรรมตางๆ เพ่ือรวบรวมองคความรูโดยนัย (Tacit Knowledge) จากผูทรงความรู (KCr) ใหเปนความรูชัดแจง (Explicit Knowledge) ท่ีสามารถถายทอดได ตามขอ 5 ของรายงาน

วิธีดําเนินการ Coaching Buddy After Action Review CoP Story Telling อ่ืนๆ................ วันท่ี .............19 พฤษภาคม 2559............................. สถานท่ี สํานักพัฒนาระบบและรับรองมาตรฐานสินคาปศุสัตว

1. ช่ือองคความรู/นวัตกรรม : การประยุกตใช Application “ Trello ” ชวยในงานบริหารจัดการและส่ือสารขอมูล ภายในหนวยงาน ใหมีประสิทธิภาพ 2. จากกระบวนงาน : การเลือกใช Application สําหรับทํางานรวมกันในหนวยงานอยางมีประสิทธิภาพ 3. ผูบรรยาย/ผูนํากิจกรรม : นาย อดิศร จันทรประภาเลิศ นายสัตวแพทยชํานาญการพิเศษ 4. ผูเขารวมกิจกรรม จํานวน 4 คน ดังนี้ 1) นายอดิศร จันทรประภาเลิศ นายสัตวแพทยชํานาญการพิเศษ 2) นายธนเดช สลับศรีบุญมาก นายสัตวแพทย 3) นายชัยรตัน วรศรี วิศวกร 4) นางสาวรัฐณัฐอร ทองสวัสดิ์ นักจัดการท่ัวไป 5. รายละเอียดองคความรู/นวัตกรรม ท่ีไดจากการ Capture ปญหาท่ีพบไดในหลายองคกรท่ีตองทํางานเปนทีม เชนการจัดเก็บเอกสาร, การคนหาเอกสาร, การจัดลําดับความสําคัญของงาน, การท่ีไมรูวางานแตละชิ้นใครเปนคนรับผิดชอบ, ข้ันตอนของงานท่ีดําเนินถึงข้ันไหนแลว, การใชกระดาษท่ีสิ้นเปลือง, การนําเสนอโครงการใหมๆ, การนัดหมายการประชุมท่ีซํ้าซอนฯ สิ่งสําคัญอยางหนึ่งของการทํางานเปนทีมคือการสื่อสาร หากไมมีการสื่อสารท่ีดี เราจะไมรูเลยวา เพ่ือนรวมทีมของเราติดปญหาอะไรหรือเปลา งานท่ีไดรับมอบหมายเรียบรอยดีไหม หรือสถานะของงานตอนนี้เปนอยางไร การสื่อสารท่ีดีในทีม ทําใหทีมทํางานไดเต็มประสิทธิภาพ ซ่ึงสามารถบริหารจัดการขอมูลผาน Application เพ่ือใหการทํางานลุลวงไปดวยดี การเรียนรู Application ใหมๆตองใชเวลาพอสมควรกวาจะสามารถใชงานไดเต็มประสิทธิภาพ ซ่ึงอาจจะตองมีคาใชจายจากการซ้ือ Application คาใชจายการเขาอบรม บางครั้งพบวา Application ท่ีซ้ือและอบรมมานั้นไมตรงกับท่ีตองการใชงาน ซ่ึงทําใหตองเสียเวลาอยางมาก Application ท่ีนํามาใชเปนเครื่องมือท่ีหลากหลายและมีการใชงานคลายคลึงกัน ทําใหยากในการคัดเลือกเพ่ือนํามาใชงาน Application ท่ีใชเปนเครื่องมือสําหรับชวยในการทํางานรวมกัน (Collaboration Tool) อยางเชน Asana, Basecamp, Sketch, Zephlin, Git Server, Xero, Salesforce, SugarCRM, Slack และอ่ืนๆ อีกมากมาย โดยมีขอดีท่ีแตกตางกัน ซ่ึงตองเรียนรูและปรับใชตามความเหมาะสมสําหรับการใชงานจริงในแตละองคกร

FM-DLD-KM-02

คุณสมบัติของ Application ท่ีจะนํามาใชงานอยาง สามารถเชิญเพ่ือนมารวมใชบอรด โดยเพ่ือนๆสามารถท่ีจะแกไข โยกยาย ใสความเห็น ใสรูป และอ่ืนๆ, แสดงใหเห็นความเคลื่อนไหว หากมีการเปลี่ยนแปลง แบบ real-time โดยไมตอง refresh browser, ชวยใหไมตกขาวสารสําคัญ ดวยการเตือนดวย E-mail, สามารถรวบรวมความเห็นจากสมาชิกของบอรด เชนเม่ือตองการการตัดสินใจในเรื่องตางๆ, สามารถมอบหมายงานไปยังบุคคลได ชวยใหทราบวาใครเปนผูรับผิดชอบงานนั้นๆ, ดูความคืบหนาของงานได, สามารถเรียกดูรายละเอียดตางๆ (Backlog) หรือไฟลแนบของแตละโครงการ แตละข้ันตอนไดทันที, ทุกอยางอยูในท่ีเดียว ทําใหไมเกิดความสับสน, สะดวกตอการประสานงาน, ปลอดภัย, ใชเวลาในการศึกษาไมนาน งาย, ฟรีฯ Trello มีคุณสมบัติดังกลาว เปน Web application/Application ท่ีใชสําหรับบริหารจัดการไดทุกเรื่องโดยเรา ไมวาจะเปนเรื่องสวนตัว งานในองคกร การศึกษาวิจัย และงานอ่ืนๆท่ีประยุกตใชได สามารถเชื่อมโยงกับเพ่ือนรวมงาน โดยเนื้อหางาน ปญหาฯ ทุกคนจะเห็นเหมือนกันท้ังหมด สามารถบริหารงานยากๆ ใหเปนเรื่องงาย

สามารถใชงาน trello ในรูปแบบ web application โดยเขาไปท่ี เว็บบราวเซอร( Web Browser) ท่ีอยูเว็บ (URL) : https://trello.com หรือ Download Application ลงไดท้ัง แท็บเล็ต คอมพิวเตอร สมารทโฟน (Android หรือ iOS) โดยคนหาคําวา “trello” จาก App Storeฯ สามารถลงทะเบียนดวย Google Account ท่ีมีอยูแลว ฟร ี

ลักษณะการใชงานของ Trello

องคประกอบ Trello แบงเปน 3 สวน คือ บอรด (Board), ลิสต (List) และ การด (Card) โดยบอรดประกอบดวยลิสต และลิสตประกอบดวยการด คลายๆ โฟลเดอร (Folder) ท่ีประกอบดวยซับโฟลเดอร (Subfolder) และ ไฟล (File) ท่ีเปนสวนเก็บรายละเอียดแตรูปแบบของ Trello ดูรายละเอียดไดดีกวา โดยผูใชทุกคนจะมี My Boards เพ่ือใส การด ของแตละโครงการ เปนเหมือนกระดานท่ีเราทํา Post It วามีโครงการอะไรอยูบาง, เราจะเพ่ิม การด ก็ตอเม่ือมีโครงการใหม หรือโครงการไหนมีรายละเอียดเพ่ิมเติม, สามารถเพ่ิมรายชื่อทีมงานท่ีมีบัญชีผูใช Trello เขามาบริหารโครงการรวมกันไดไมจํากัด, สามารถประชุมแชรไอเดีย หรือแสดงความคิดเห็นหรือเปดใหทีมงานโหวตผาน Trello ไดเลย ,สามารถเปด ปดไมใหแสดงความคิดเห็นหรือโหวตบน การด แตละใบได, สามารถเลือกใสสี Label ได, สามารถเพ่ิมรูปภาพหรือไฟลท่ีเก่ียวกับงานบน การด ได, สามารถตั้งคาแจงเตือนการเปลี่ยนแปลงบน การด ได, สามารถเปลี่ยนเลื่อนตําแหนงของ การด ไดงายดวยการลากเอาไดเลย, สามารถสราง Checklist ของ การด แตละใบได ประยุกตเพ่ือใชในงานตางๆไดเชน ตั้งชื่อบอรดเปนชื่อแตละสวนของสํานักฯ หรือแตละสํานักฯในกรมปศุสัตว และหนวยงานยอยลงไปอีกได โดยสามารถเชื่อมโยงบอรดไดดวยการเปนสมาชิกบอรดนั้นๆ ตัวอยางการใชงาน เชนการเชื่อมโยงปฏิทิน ผาน Application “Sunrise Calendar” เพ่ือดูตารางนัดหมายตางๆ โดยเฉพาะวันเวลาสถานท่ีประชุม

A : บอรด (Board)

B : ลิสต (List)

C : การด (Card)

FM-DLD-KM-02

สัมมนา รวมถึงการกําหนดสงงานตาง ทําใหลําดับความสําคัญของงานไดงายข้ึน พรอมท้ังสามารถดูรายละเอียดของงานท่ีเปนเอกสารจากโปรแกรมสํานักงาน หรือหนังสือราชการท่ีสแกนไวในลิสต สามารถคนดูเอกสารเกา และติดตามงานท่ีตองทําตอเนื่องได ถามีจํานวนสมาชิกเพ่ิมข้ึน หรือมีจํานวนงานท่ีตองดูแลมาก กระดานของ Trello ก็อาจทําใหงงได เพราะจะมีการดงานอยูเต็มไปหมด วิธีท่ีจะทําใหเรามีโฟกัสในการบริหารงาน ก็คือ จะตองตัดเรื่องท่ีไมใชออกไปกอน ดวยการใชฟลเตอร (Filter) หรือ เลือกดูเฉพาะงานตัวเอง โดยคลิกตรงรูปของตัวเองท่ีมุมบนขวา แลวเลือก การด ก็จะปรากฏเฉพาะการดท่ีเก่ียวของออกมา

การใชงาน Trello ในสวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสัตว สํานักพัฒนาระบบและรับรองมาตรฐานสินคาปศุสัตว โดยทําบอรด(Board), ลิสต(List) และ การด(Card) ดังนี้คือ

1.) บอรด ตั้งชื่อเปน “ สวนบริหารจัดการขอมูล ” เพ่ิมเพ่ือนรวมงานโดยเชิญผาน E-mail แตละคนเขาบอรดสามารถ ปรับเปลี่ยนสีพ้ืนหลัง และติดตั้งอายุของการดเกาใหม, ปฏิทิน ดูกําหนดสงงาน กําหนดการประชุม สมัมนา และโหวตในกรณีท่ีตองการโหวตโครงการใหมๆท่ีนําเสนอได

FM-DLD-KM-02

2.) ลิสต เปนตัวแทนของชื่องานหลักตางๆ โดยสามารถประยุกตไดหลากหลาย สามารถเพ่ิมลิสตไดไมจํากัดตามแนวนอน และสามารถยายตําแหนงลิสตไดงายโดยใชเมาส ลากและปลอย (Drag and Drop) ตั้งชื่อ งานหลักแตละลิสต ดังนี้ “ หนังสือเขา ” “ หนังสือออก ” “ ประกาศ/หนังสือเวียน ” “ หนังสือเดินทางไปราชการ ” “ กฎ/ระเบียบ/ขอหารือ ” งานของแตละคน อ่ืนๆ อยาง ความรูท่ีเก่ียวของฯ

FM-DLD-KM-02

การประยุกตใชรวมกับ Application อ่ืนๆ เพ่ือบริหารงานองคกร

3.) การด สําหรับใสรายละเอียดของงานโดยเพ่ิมการดท่ีเก่ียวของกับงานหลักในลิสต เพ่ิม ไฟล หรือ รูป

upload เขาสูระบบ สําหรับแบบฟรีจะถูกกําหนดไว 1 ไฟลไมเกิน 10 MB สามารถทํา Checklist เพ่ือดูความ

คืบหนาของงาน แชรความคิดเห็นรวมกันในทีมงาน ดวยการใสขอความ หรือตั้งโหวตเพ่ือสรุปแนวทางของงานรวมกัน

และสามารถดูรายละเอียดงานพรอม download ไดเลย เม่ือมีการสั่งงาน หรือมีกิจกรรมท่ีกระทบผูรับผิดชอบ จะข้ึน

การแจงเตือน (notification)

FM-DLD-KM-02

ตัวอยางการใชงานท่ีมีหลายหนวยงานในองคกร เชน การตั้งชื่อบอรดเปนชื่อของสวนตางๆ ภายใน สํานักพัฒนาระบบและรับรองมาตรฐานสินคาปศุสัตว พรอมตั้งงานหลัก (ชื่อแตละลิสต) ใหคลายกัน เชนหนังสือเขา/ออก กําหนดการประชุม สัมมนาตางๆ และประยุกตงานหลัก ในแตละสวนท่ีรับผิดชอบท่ีแตกตางออกไปได เชน เอกสารหรือขอมูลตางๆ

การเชื่อมโยง calendar แตละบอรดได โดยใช Web application/Application “Sunrise

Calendar” สามารถ Download ไดเหมือน “Trello” เพ่ือดูกําหนดการประชุม สัมมนา

ตางๆ ของแตละหนวยงาน สามารถตรวจสอบหรือดูท่ีไหนเวลาใดก็ได โดย ผาน Mobile application ฯ

FM-DLD-KM-02

การใชงานในสวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสัตว สํานักพัฒนาระบบและรับรองมาตรฐานสินคาปศุสัตว มีประโยชนดานการจัดการขอมูล สามารถดูความคืบหนาของงานแตละอยาง แตละคนท่ีรับผิดชอบ, จัดตารางการประชุมนัดหมาย, ตรวจสอบ วันเวลา สถานท่ีประชุม, กําหนดการสงงานตางๆ, การจัดเตรียมงานท่ีกําลังมาถึง, ติดตามงานท่ีตองทําตอเนื่อง, สามารถใชไดท้ังในเวลาราชการ และนอกเวลาราชการ, ใชไดท้ังเรื่องของการทํางาน และการจัดการสวนตัว โครงการใหมๆ โดยดูผานเวบไซต และ Moblie application ได ไมตองสําเนาเอกสารใหกับ ทุกคน ทําใหประหยัดกระดาษ โดยอุปกรณท่ีใชมีเพียง เครื่องคอมพิวเตอร, สมารทโฟน (Android หรือ iOS) และเครื่องสแกนเนอร ท่ีแตละหนวยงานมีอยูแลว ถาแตละหนวยงานหันมาใช จะทําใหการบริหารจัดการแตละหนวยงานงายข้ึน มีผลตอการบริหารระดับท่ีสูงข้ึนไปสามารถมองเห็นภาพในหนวยงานท่ีรับผิดชอบไดดีข้ึน สนองนโยบายท่ีใชมาตรการลดการใชกระดาษ พรอมประสิทธิภาพการทํางานและความสุขท่ีไดทํางานรวมกัน

ยั ง มี Application ท่ีสามารถทํางานร วมกับ Trello ได ศึกษา เ พ่ิม เ ติมได ท่ี

https://zapier.com/blog/trello-integrations/และติดตามขอมูล update ขอมูลตางๆ ของ Trello ไดท่ี

https://twitter.com/trello

FM-DLD-KM-03

รายงานการ Capture องคความรู/นวัตกรรม (ข้ันตอนการจัดการความรู 3-7)

หนวยงาน : สํานักพัฒนาระบบและรับรองมาตรฐานสินคาปศุสัตว ช่ือองคความรู/นวัตกรรม : การประยุกตใช Application “ Trello ” ชวยในงานบริหารจัดการและส่ือสารขอมูลภายในหนวยงาน ใหมีประสิทธิภาพ

1. อธิบายวิธีการจัดเก็บการจัดการความรูอยางเปนระบบ โดยท่ีมีการจัดหมวดหมูและประเภทอยางชัดเจน (ข้ันตอนท่ี 3 : การจัดการความรูใหเปนระบบ (Knowledge Organization) เปนการแบงชนิดและประเภทของความรู เพ่ือจัดทําระบบใหงายและสะดวกตอการคนหาและใชงาน โดยการตอบคําถามวาความรูท่ีสรางมาจะเก็บอยางไร และจะจัดประเภทอยางไร)

เปนความรูประเภทภารกิจสนับสนุนดานสารสนเทศ ระบบงาน (System) สวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสัตว จัดเก็บองคความรูไวในเว็บไซตสํานักพัฒนาระบบและรับรองมาตรฐานสินคาปศุสัตว กรมปศุสัตว และคนหาความรูเพ่ิมเติมท่ีเก่ียวกับ “Trello” ไดงาย ท้ังภาษาอังกฤษและภาษาไทย โดยใช Search Engine หรือ You tube พิมพคําวา “Trello”

2. อธิบายการประมวลและกล่ันกรองความรู เพ่ือใหเขาใจงายและมีความสมบูรณ (ข้ันตอนท่ี 4 : การประมวลและกลั่นกรองความรู (Knowledge Codification and Refinement) เปนการจัดทํารูปแบบและภาษาใหเปนมาตรฐานเดียวกันท่ัวท้ังองคกร รวมท้ังเรียบเรียงปรับปรุงเนื้อหาใหทันสมัย และตรงกับความตองการ โดยการตอบคําถามวาจะทําใหองคความรูเขาใจงายและสมบูรณไดอยางไร)

การจัดสรรงานตางๆ ในหนวยงานใหเปนหมวดหมู โดยความรูและเขาใจงานทุกอยางในหนวยงานท่ีรับผิดชอบอยูแลวนํามาพิจารณาทําใหจัดการงายข้ึน คนหาเครื่องมือในการบริหารจัดการงานท่ีมีประสิทธิภาพ ใชงานไดจริงโดยใช “Trello” แลวปรับงานหลัก (ลิสต) ใหมีความเหมาะสม อยางเชน หนังสือเขา หนังสือออก กฎ/ระเบียบ งานแตละคน/หนวยงาน ฯ กรณีมีหลายหนวยงานสามารถสรางงานหลักใหคลายกันในแตละหนวยงาน และประยุกตเพ่ิมเติมจากงานแตละหนวยงานรับผิดชอบอยู แลวบริหารจัดการผาน Mobile application ไดงาย โดยใชเวลาศึกษาเพียง 15 นาที ในการใชงานครั้งแรก 3. ชองทางการเขาถึงองคความรู (ข้ันตอนท่ี 5 : การเขาถึงความรู (Knowledge Access) คือ ความสามารถในการเขาถึงความรูไดอยางสะดวก รวดเร็ว ในเวลาท่ีตองการ โดยการตอบคําถามวาเราสามารถนําองคความรูมาใชงานไดงายอยางไร หรือทําอยางไรเพ่ือจะใหเขาถึงความรูไดโดยสะดวก) เขาถึงองคความรู ไดงายโดยชองทาง เว็บไซต http://certify.dld.go.th/th/index.php/en/homepage ชองทางการใชงานในรูปแบบ Web application เขาไปท่ี URL : https://trello.com ลงทะเบียนใชงานแบบฟรี หรือ Download Application โดยคนหา “Trello” จาก App Storeฯ ลงไดท้ังเครื่องคอมพิวเตอร สมารทโฟน (Android หรือ iOS) แท็บเล็ต ท่ีมีสัญญาณอินเตอรเน็ต ดูตัวอยางการใชงานท่ีหลากหลาย และประยุกตใชงานไดหลายแบบ ปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมไดตลอด สามารถท่ีจะแลกเปลี่ยนความรู คนหาความรูไดดวยตัวเอง และสอบถามมายังสวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสัตวได 4. รายละเอียดการแบงปนแลกเปล่ียนเรียนรู (ข้ันตอนท่ี 6 : มีการแบงปนแลกเปลี่ยนความรู (Knowledge Sharing)อยางไร โดยเฉพาะความรูในรูปแบบ Tacit Knowledge ท่ีจะตองทําใหมีการถายทอดออกมาใหได โดยอาศัยเรื่องมือตาง ๆ เชน การจัดทําเอกสาร การจัดทําฐานความรู การสรางชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice : CoP) การสรางระบบพ่ีเลี้ยง (Mentoring System) การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) เปนตน) ภายในสวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสัตว ไดมีการประชุมจัดทําการนําเสนอ โดยใช โปรแกรม Microsoft PowerPoint เปนโปรแกรมหลัก มีวีดีทัศนเสริมใน ไฟล MS PowerPoint เพ่ือการนําเสนอท่ีเปนสากล

FM-DLD-KM-03

โดยระบุการนําไปใช ซ่ึงบางครั้งมีปญหาแตไมทราบวิธีแกปญหา หรือการทํางานแบบเดิมแตยังไมทราบวามีวิธีหรือระบบท่ีทําใหประสิทธิภาพงานดีกวา หรือกําลังหาเครื่องมือท่ีเหมาะสมอยู แนะนําวิธีการใชงานท่ีงาย การประยุกตใชหลากหลาย เพ่ือการตัดสินใจเริ่มใชงานในแตละหนวยงานไดงายข้ึน และพรอมนําเสนอในเวที KM forum เจาหนาท่ีใหมท่ีจะเขามาเริ่มงานสามารถเรียนรูระบบงานไดอยางรวดเร็ว สับเปลี่ยนงานระหวางเจาหนาท่ีไดงาย เพียงใชเมาส ลากและปลอย (Drag and Drop) ผูสนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพ่ิมเติมเขามายังเจาหนาท่ีสวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการปศุสัตว 5. ผลลัพธและการใชประโยชนจากองคความรู (ข้ันตอนท่ี 7 : การเรียนรู (Learning) เปนการนําความรูไปใชประโยชนในการตัดสินใจ ซ่ึงเปนการเรียนรูโดยมีนัยสําคัญคือ Learning by doing องคความรูท่ีจําเปน/นวัตกรรมซ่ึงถูกบงชี้ นั้น ไดถูกนําไปใชประโยชนในงานจริงหรือไม และกอใหเกิดการแกปญหาและปรับปรุงองคกรใหดีข้ึนไดอยางไรบาง) สามารถใชงานไดจริงในปจจุบันและมีประโยชนตอหนวยงาน โดยสวนบริหารจัดการขอมูลดานมาตรฐานการ ปศุสัตว นํา “Trello” มาประยุกตใชในหนวยงานสําหรับบริหารจัดการขอมูลและทํางานรวมกัน - มีประโยชนดานการจัดการขอมูลจากงานเอกสารท่ีมีมาก คนหาเอกสารไดงายดวยตัวเอง - จัดตารางการประชุมนัดหมาย โดยมีการแจงเตือนจาก “Trello” - มอบหมายงานหลักของแตละคน มองเห็นงานท่ีรับผิดชอบแตละคนไดชัดเจน - สามารถสับเปลี่ยนงานแตละคนไดงาย เรียนรูรายละเอียดงานจากลิสตและการดไดทันที - จัดการความสําคัญของงานไดงาย จากงานดวนและ due date ใน Calendar - สามารถมองเห็นความคืบหนาของงานตางๆ จาก Checklist - มองเห็นงานดําเนินไปถึงข้ันไหนหรือติดขัดท่ีข้ันตอนไหน และชวยเหลืองานหลักกันได - ติดตามงานท่ีเก่ียวของกันไดงาย จากการระบุสี Label ในงานเดียวกัน - ติดตามงานท่ีสนใจเม่ือมีการเปลี่ยนแปลงกับงานนั้น โดยการ Subscribe งาน - ดูรายละเอียดของงานแตละอยางผานเว็บไซตและ Mobile application ไดทุกท่ี ท้ังในเวลาราชการ และนอกเวลาราชการ ตลอด 24 ชั่วโม’ - ตรวจสอบ วันเวลา สถานท่ีประชุม จากหนังสือราชการท่ีทําการสแกนเปนไฟลแนบในการด ความรู กฎระเบียบตางๆ งานดวนท่ีสําคัญสามารถรูไดทันทีพรอมกัน - ไมตองสําเนาเอกสารใหกับทุกคน ทําใหประหยัดกระดาษ - เกิดไอเดียและเวลาสรางสรรคงานอ่ืนๆ - ประยุกตใชไดท้ังเรื่องของการทํางาน และการจัดการสวนตัว ดานการศึกษา วิจัย โครงการใหมๆ - ใชไดท้ังภายในหนวยงาน และประยุกตใชงานในองคกรท่ีใหญข้ึนสําหรับผูบริหาร

1

ขั้นตอนการใชงาน Step 1.) เขา Web browser ไปท่ี URL : https://trello.com

Step 2.) ลงทะเบียนเพ่ือใชงาน ถามี E-mail ของ google อยูแลว สามารถเขาไปท่ี Sign up with google ไดเลย

2

Step 3.) ใหเขาไปท่ี Welcome Board ( ผูท่ีลงทะเบียนใหม จะมี Board นี้อยูแลว )

3

Step 4.) มีลิสต (List) ท่ีทาง “trello” ตั้งไวใหศึกษาวิธีการใชเบ้ืองตน ตัวอยางเชน การด (Card) แรก ท่ีอยูในลิสตท่ีช่ือวา Stuff to try ใหใชเมาสคลิกท่ีการด คลิกคางแลวลากไปใสไวในลิสตท่ีช่ือวา Tried it