Budapesti Gazdasági FőiskolaKÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR

GAZDASÁGDIPLOMÁCIA ÉS NEMZETKÖZI MENEDZSMENT SZAKNappali tagozat

Szakdiplomácia és Nemzetközi Menedzsment Szakirány

PROTOKOLLÁRIS RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSEA WELLINGTONIA KFT. RENDEZVÉNYEI

BEMUTATÁSÁVAL

Készítette: Kovács Nóra

Budapest, 2003

3

TARTALOMJEGYZÉK

Tartalomjegyzék....................................................................................................................3

I. Bevezetés ..................................................................................................................5

I.1. Témaválasztás ...........................................................................................................5

I.2. A Wellingtonia Kft. bemutatása................................................................................5

I.3. A rendezvényszervezésről általában .........................................................................6

I.4. A rendezvényszervezés szempontjából legfontosabb szervezetek ...........................8

I.4.1. Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége .....................................................8

I.4.2. Magyar Kongresszusi Iroda .............................................................................9

I.5. A legfontosabb budapesti helyszínek és kapacitásaik...............................................9

II. Protokolláris rendezvények bemutatása..................................................................12

II.1. Rendezvények csoportosítása többféle szempont alapján...............................12

II.1.1. Jellegük szerint .......................................................................................12

II.1.2. Funkcionális szempontok szerint............................................................12

II.1.3. Egyéb szempontok szerint ......................................................................13

II.1.4. Nemzetközi rendezvények......................................................................14

II.2. Protokolláris vendéglátási alkalmak................................................................16

II.2.1. Álló alkalmak..........................................................................................16

II.2.2. Ültetéses alkalmak ..................................................................................18

III. Protokoll alkalmazása a rendezvények során .........................................................19

III.1. Rangsorolás ....................................................................................................19

III.2. Meghívó .........................................................................................................20

III.3. Névjegyhasználat ...........................................................................................21

III.4. Öltözködés......................................................................................................22

III.4.1. Hivatalos megjelenés .............................................................................23

III.4.2. Alkalmi megjelenés................................................................................25

III.5. Illem, viselkedés a rendezvények során .........................................................26

IV. Rendezvények szervezése .......................................................................................30

IV.1. Rendezvények szervezésének menete............................................................31

IV.2. Forgatókönyv .................................................................................................32

4

IV.3. Nemzetközi Rendezvények szervezése..........................................................34

IV.3.1. Delegációs rendezvények szervezése....................................................34

IV.3.2. Multilaterális rendezvények szervezése ................................................36

IV.3.3. Az 50. Európa Nap rövid ismertetése .................................................39

V. Rendezvények szervezésének bemutatása a Magyar Épületgépészek

Napja (2002.11.22., Budapest, Hotel Inter-Continental) alapján ...........................42

V.1. A rendezvény bemutatása................................................................................42

V.2. A 2002-es Épületgépészek Napja szervezésének lépései és

sajátosságai..............................................................................................................45

V.3. Megfigyelések, javaslatok a szervezést illetően..............................................52

VI. Összegzés ................................................................................................................54

Irodalomjegyzék..................................................................................................................56

Mellékletek..........................................................................................................................57

5

I. Bevezetés

I.1. Témaválasztás

Szakdolgozatom témája a rendezvényszervezés. Azért választottam ezt a

témát, és azért kerestem olyan céget szakmai gyakorlatom letöltéséhez, amely

rendezvényszervezéssel foglalkozik, mert ezzel szeretnék foglalkozni az

elkövetkező éveim során. Úgy gondolom, hogy meglehetősen jó

szervezőképességgel vagyok megáldva, szeretek is szervezni, és ezen a területen a

nyelvtudásomat is hasznosíthatom. Ezen kívül napjainkban egyre nagyobb teret

tölt be a PR tevékenység, mind hazai, mind nemzetközi szinten. Ezzel egyenes

arányban egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek az olyan jellegű rendezvények

szervezésére, melyek az emberek közötti kapcsolatok elmélyülését, fejlődését

szolgálják.

A Wellingtonia Kft., ahol szakmai gyakorlatomat töltöm, nagyszabású

rendezvények szervezésével foglalkozik, hazai illetve nemzetközi szinten, ezáltal

én is betekintést nyerhetek ezen rendezvények lépésről lépésre való

megszervezésébe. Ezt szeretném bővebben kifejteni a szakdolgozatomban,

valamit szeretnék bemutatni egy nemzetközi, illetve egy belföldi rendezvényt,

mely a Wellingtonia Kft. szervezésében jött létre.

I.2 A Wellingtonia Kft. bemutatása

A 2001 szeptemberében alakult Wellingtonia Kft. rendezvényszervezői és

fordítói tevékenységet végez. Az egyszemélyes Kft. közel húsz alvállalkozóval

dolgozik, állandó alkalmazottja nincs. Az ügyvezető igazgató kimondottan csak a

főszervezői feladatokkal foglalkozik: megszervezi, összefogja, és kézben tartja az

alvállalkozóknak kiadott kisebb munkákat. A cégalapító a Kereskedelmi,

Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Főiskola Idegenforgalmi és Szálloda szakán

végzett, majd a Grundfos Hungária cégnél dolgozott fordítói és tolmács

munkakörben. Legtöbb alvállalkozója, valamint megbízásainak egy része is az itt

6

szerzett szakmai ismeretség által származik. A többi megbízását pályázatok útján

nyerte el.

A Wellingtonia elnevezést, ami a mamutfenyő angol megfelelője, a cég a

közelében elhelyezkedő két mamutfenyőről kapta, melyből összesen négy darab

van az egész országban. A Kft. székhelye Budakeszin van, gyönyörű

környezetben.

A Wellingtonia Kft. által szervezett rendezvények:

- Épületgépészek Napja (2001. november 30., Budapest, Hotel Inter-

Continental)

- Családi Nap (2002. május 1. Budapest, Csepeli Papírgyár Sportpálya)

- I. Magyar Numetál Fesztivál (2002. május 31., Budapest, Almási Téri

Szabadidőközpont)

- 50. Európa Nap - a magyar nemzeti kultúra bemutatása (2002 június 7-10,

Keszthely)

- Épületgépészek Napja 2002 (2002. november 22., Budapest, Hotel Inter-

Continental)

I.3. A rendezvényszervezésről általában1

A rendezvényszervezés előre meghatározott célból, adott helyen és időben

tartott összejövetelekkel kapcsolatos teljeskörű előkészítő, szervező, összehangoló

munka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos

infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást. A

rendezvényszervezésnek többféle célja lehet: társadalmi, politikai, tudományos,

szakmai, kulturális, sport, stb.

1 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartottelőadása, valamint a Protokoll kézikönyv (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület,2000) alapján

7

A rendezvények szervezését meghatározó tényezők:

- alapinformációk: időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma

- események: főesemény, mellék esemény, kiegészítő esemény,

protokolláris esemény

- arculat: jelmondatok, jelképek

- résztvevők

- közreműködők

A rendezvények közreműködői és feladatkörük:

Itt külön kell választanunk a nemzetközi rendezvényeket, hiszen azok

szervezése bonyolultabb. Többoldalú nemzetközi rendezvények szervezése esetén

létre kell hozni albizottságokat, melyek a következők: szervezési albizottság,

pénzügyi albizottság, személyi albizottság, sajtó albizottság és műszaki

albizottság. Ezeket a nemzetközi rendezvények szervezésénél bővebben

ismertetem, az alábbi közreműködők azonban minden rendezvény résztvevői:

- Főszervező: felelős a rendezvény teljeskörű szervezési feladataiért.

- Protokollosok: a program szervezőjeként felelősek a zökkenőmentes

lebonyolításért, személyük meghatározó, de nem állnak az események

központjában. Jó kapcsolatteremtő képességgel, illetve kommunikációs

képességgel rendelkeznek, illemtudóak, ápoltak, viselkedésük

kifogástalan.

- Hoszteszek, hosztok: ők a rendezvény helyszínén regisztrálják,

útbaigazítják a vendégeket, közreműködésükkel segítenek a programok

lebonyolításában. Idegen nyelvtudással kell rendelkezniük.

- Tolmácsok: amennyiben szükség van rájuk, feladatuk kizárólag az

elhangzott szöveg idegen nyelvre való fordítása. Amennyiben a

fővendégnek tolmácsolásra van szüksége, úgy a tolmács a fővendég balján

foglal helyet.

8

- Testőrök: a biztonsági személyzet feladata a rendkívüli események

megelőzése, illetve bekövetkeztük esetén azok kezelése. Ők felelősek a

rendezvény, illetve a vendégek biztonságáért.

- Újságírók: a sajtó képviselői tájékoztatják a közvéleményt a rendezvény

eseményeiről.

I.4. A rendezvényszervezés szempontjából legfontosabb szervezetek

I.4.1. Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége2

A MaReSz 1994-ben alakult meg a rendezvényszervezői szakma hazai és

nemzetközi elismertetésére. A MaReSz-t 15 cég alapította, a taglétszám ma már

61-re emelkedett, és folyamatosan bővül. A taglétszám növekedése is jelzi a

Szövetség fejlődését, erősödését, elismertségét.

A Szövetség céljával összefüggésben törekszik a rendezvények

időpontjának, profiljának egyeztetésére, a rendezvénynaptár összehangolására, az

egyes rendezvények médiaértékének felmérésére, az egyes rendezvények

értékelésére, a rendezvényszervezői szakma etikai normáinak betartatására. Az

elnökség alapvető feladatának tekinti a rendezvényszervezői szakma minden

szintű elismertetését. A MaReSz tagjai fő profiljukat tekintve az alábbi

tevékenységi körökbe sorolhatók:

- helyszíngazdák

- kiállításszervezés, -kivitelezés

- konferenciaszervezés

- rendezvénytechnika

- vendéglátás, party-service

- sport- és egyéb rendezvények szervezése

A Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége védnöke a Compexpo

kiadásában megjelent �Rendezvényszervezői Kézikönyv�-nek, valamint a 2 www.maresz.hu (Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége honlapja) alapján, letöltésdátuma: 2002. szeptember 12

9

nagysikerű R2 Rendezvények Rendezvényének. Valamint 2002. januárjától a

Magyar Kongresszusi Irodával együttműködve évente rendezik meg az R3

Rendezvények Rendezvénye + Randevú Workshop és Kiállítást.

I.4.2. Magyar Kongresszusi Iroda3

A Magyar Kongresszusi Iroda 1990-ben alakult, és 2000. január 1. óta a

Magyar Turizmus Rt. szervezeti egységeként működik. Non-profit szervezetként

az a fő célja és feladata, hogy Magyarországon minél több nemzetközi ülést,

konferenciát, kongresszust tartsanak, és ehhez használja fel a marketing és a PR

minden lehetséges eszközét. Célja továbbá, hogy összehangolja a

rendezvényszervezők munkáját, és technikájukat egyesítse.

Tevékenységi körébe tartozik az adatgyűjtés- és szolgáltatás,

információszerzés- és továbbítás, kiadványok összeállítása és publikálása,

nemzetközi szervezetek munkájában való részvétel, segítségnyújtás pályázatok

elkészítéséhez, ötletek közvetítése. Tehát fontos tervező, piackutató, koordináló,

érdekképviseleti és információs tevékenységet lát el.

A Magyar Kongresszusi Iroda az alábbi nemzetközi szervezetek tagja:

- IACVB (Kongresszusi Irodák Nemzetközi Szövetsége)

- ICCA (Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége)

- SITE (Incentive Turizmus Nemzetközi Szövetsége)

- UIA (Nemzetközi Szervezetek Szövetsége)

I.5. A legfontosabb budapesti helyszínek és kapacitásaik

Magyarországon a legfontosabb rendezvényeket Budapesten rendezik

meg. Íme a legnagyobb befogadóképességgel bíró budapesti helyszínek (a

befogadóképesség körasztalos ültetéses elrendezésben értendő):

3 www.hcb.hu (Magyar Kongresszusi Iroda honlapja) alapján, letöltés dátuma: 2002. szeptember12

10

SAP rendezvénycsarnok4: 1500 fő ültetve. Az 1999. december 15-én leégett

Budapest Sportcsarnok, a kétezres év első harmadára már lekötött eseményeknek

adott volna otthont. Ezért kellett gyorsan cselekedni, hogy egy áthidaló megoldást

találjanak egy új csarnok építésére. Így jött létre az SAP Rendezvénycsarnok,

mely 2000. szeptember 1-én nyitotta meg kapuit. Az épület főleg kiállítások,

vásárok, sportrendezvények és koncertek szervezésére alkalmas. Az árát tekintve

(3000000 Ft + ÁFA / nap), az alapterületéhez képest (48000 m2), az olcsó

kategóriába sorolható. A többnapos vásárok időpontját minimum egy évvel a

rendezvény előtt le kell foglalni, de egynapos rendezvényeknél egy hónap is

elegendő.

Hotel Inter-Continental

520 fő ültetve. A legnagyobb bálteremmel rendelkezik a budapesti

szállodák között (777 m2). Leginkább bálok, konferenciák és kiállítások

megrendezésére szokták kibérelni báltermeit, valamint panoráma szobáit.

Hatalmas báltermét három részre lehet felosztani, melyek külön-külön is

bérelhetőek, ezen kívül öt panoráma szobával rendelkezik, melyekből gyönyörű a

kilátás a Dunára. Két-három hónappal a rendezvény előtt le kell foglalni a bérelni

kívánt helységeket. A drága kategóriába sorolható (közel 5000000 Ft/nap

büfémenüvel).

Hungexpo A pavilon

500 fő ültetve. A legnagyobb alapterületű hely Budapesten (bruttó 195028

m2). Főleg vásárokat és kiállításokat rendeznek. Egy évre szóló vásárnaptárt

adnak ki, tehát többnapos rendezvény esetén minimum egy évvel előbb le kell

foglalni az időpontot. Egynapos rendezvény esetében ez az idő minimum 3 hónap.

Bérleti díját tekintve a közepes árkategóriába sorolható.

4 www.sap.hu (SAP Rendezvénycsarnok honlapja) alapján, letöltés dátuma: 2002. szeptember 12

11

Budapest Kongresszusi Központ

400 fő ültetve. Főleg kongresszusok, konferenciák rendezésére alkalmas.

A nagyterme 1200 m2 + színpad (150 m2). Bérleti díja konferencia esetében

1400000 Ft + ÁFA / nap, mely magában foglalja a teremrendezést, a technikát, 12

öltözőt, egy fő biztonsági őrt és a takarítást. Ezek alapján az olcsó árkategóriába

sorolható. Az időpontot kb. fél évvel a rendezvény előtt le kell foglalni, ha fix

időpontunk van.

Pesti Vigadó

300 fő ültetve. Hangversenyterme a legnagyobb, 600 m2, mely előadásra van

berendezve. Bérleti díja is attól függ, hogy át kell-e rendezni a termet.

Amennyiben nem kell, úgy 550000 Ft + ÁFA / nap, átrendezés esetében (bankett

elrendezés) 1200000 Ft + ÁFA / nap, ebben az esetben a 3 folyosó is beletartozik

az árba. Ezek alapján a közepes árkategóriába sorolható. A lefoglalás időpontját

tekintve a Pesti Vigadó a legrugalmasabb. Ha van szabad helyük, elég akár egy

héttel a rendezvény előtt lefoglalni, de ha 3 hónappal előbb lefoglaljuk, biztos,

hogy lesz időpont.

12

II. Protokolláris rendezvények bemutatása

II.1. Rendezvények csoportosítása többféle szempont alapján

A protokolláris rendezvényeket a következő szempontok szerint

különböztethetjük meg egymástól:

II.1.1. Jellegük szerint5

- Társadalmi rendezvények: felvonulások, közgyűlések

- Tudományos rendezvények: konferenciák, kongresszusok

- Politikai rendezvények: felvonulások, közgyűlések

- Művészeti rendezvények: előadások, koncertek, fesztiválok,

hangversenyek

- Egyházi rendezvények: körmenetek, felvonulások, avatási ünnepségek

- Gazdasági, kereskedelmi rendezvények: árbemutatók, kiállítások, vásárok

- Sportrendezvények: versenyek, bemutatók, EB, VB

- Közművelődési rendezvények: fesztiválok, községi programok (pl.:

búcsú)

- Társasági rendezvények: cégek PR tevékenységével összefüggő

rendezvények, üzemlátogatások

- Komplex rendezvények: melyekre több kategória is igaz

II.1.2. Funkcionális szempontok szerint6

- kongresszus

- konferencia

- koncert

- színászi előadás 5 Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező Kézikönyv (Szókratész Külgazdasági Akadémia, 2001)alapján

13

- vásár

- verseny

- kiállítás

- szabadidős rendezvény

- látványfelvonulás, demonstráció

- sportesemény

- többfunkciós rendezvény

II.1.3. Egyéb szempontok szerint

- Volumenét tekintve: világrendezvények, európai rendezvények,

nemzetközi rendezvények, országos rendezvények, regionális

rendezvények, megyei rendezvények, kisebb tájegységi rendezvények

(kistérségi, városi, fővárosi, kerületi), kisebb közösségi rendezvények

(határon belüli, 50 ezer főnél kisebb számú lakosságot érintő rendezvény)

- Az érintettek társadalmi élete szerint: tervezett vagy spontán

- A szervezők jártassága szerint: amatőr vagy hivatásos

- Tartalom szerint: hivatalos vagy társadalmi

- Gazdasági célja szerint: nyereségorientált vagy non-profit

- Helyszín szerint: zárt téri, szabad téri vagy több helyszínen játszódó

- Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: kandidált

(meg kell pályázni a rendezvény szervezésének jogát), adaptált (már

bevezetett rendezvények), innovált (amelyet még sehol nem rendeztek

meg), konvencionális (továbbfejlesztett rendezvények)

6 Protokoll Kézikönyv � Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület,2000) alapján

14

II.1.4. Nemzetközi rendezvények7

A nemzetközi rendezvényeket is több szempont alapján csoportosíthatjuk:

Résztvevő országok száma szerint:

- Kétoldalú/delegációs rendezvények

- Többoldalú/multilaterális rendezvények

Látogatások minősége szerint:

- Hivatalos (ceremoniális): amennyiben hivatalos államfői és kormányfői

látogatásról van szó, a program ceremoniális rendezvényeket tartalmaz:

ünnepélyes fogadtatás, koszorúzás, díszvacsora/díszebéd.

- nem hivatalos (ceremónia mentes): nem tartalmaz ceremoniális elemeket.

Ebben az esetben a szervezés csak a vezetők találkozására terjed ki.

Látogatások fajtái szerint:

- munkalátogatás (ebben az esetben nincs hivatalos fogadtatás)

- miniszteri látogatás (államfővel vagy államfő nélkül)

- diplomáciai magánlátogatás (a fogadó ország nagykövetségét előre kell

tájékoztatni a látogatásról, a látogatás feltételeit a nagykövetség intézi)

Jellegük szerint:

- Előadás jelegű rendezvény: a megnyitót hozzászólások követik, és végül

zárszóval fejeződik be.

- Vitakör jellegű rendezvény: a megnyitót, és a hozzászólásokat vitakör

ülések követik, a végén zárszóval fejeződik be. 7 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartottelőadása, valamint a Protokoll kézikönyv (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület,2000) alapján

15

- Munkaterv jellegű rendezvény: plenáris üléssel kezdődik, melyet

szekcióülések követnek, ahol egyes témákat külön-külön részletesen

kifejtenek, átbeszélnek. Ezt ismét plenáris ülés követi, majd újabb

szekcióülések következnek, ahol elkészítik a jegyzőkönyvet. A

jegyzőkönyv elfogadása után, záró plenáris üléssel fejeződik be.

Nemzetközi rendezvények a következők lehetnek:

- Kongresszus: több témájú tárgyalássorozat 100-800 fő részvételével.

Lehet egy-, két- vagy többnapos rendezvény, plenáris és szekciós ülések

váltakozásával.

- Konferencia: egy témájú összejövetel kb. 100 fő részvételével. Egy

konferencia lehet tudományos, politikai vagy szakmai, de jellegét tekintve

lehet sport-, kulturális vagy szociális jellegű is.

- Vándorgyűlés: ismétlődő időpontban végrehajtott multilaterális

rendezvény, melyet egy, két vagy háromévente rendeznek meg más és

más helyszínen.

- Közgyűlés: többnyire szervezeti szabályzat alapján hívják össze.

Létszáma lehet 10-20 főtől kezdve, akár 1000 fő is. Lebonyolítására

mindig forgatókönyv alapján kerül sor.

- Ankét: olyan 50-100 fős, nyilvános értekezlet, melynek előadói és

vitavezetői vannak.

- Szimpózium: körülhatárolt szakmai témát vitató értekezlet, 30 vagy

kevesebb fő részvételével.

- Vitaülés: szűk körű, előadás nélküli vita

- Kerekasztal beszélgetés: azonos szakmai felkészültséggel rendelkező

szakemberek (maximum tíz fő) részvételével zajló, egy-két órán át tartó,

egy adott témát felölelő beszélgetés. A résztvevők egyenrangú

partnerekként tekintendők. A kerekasztal beszélgetés során a tízperces

bevezetőt ötperces hozzászólások követik.

16

- Munkabizottsági értekezlet: 10-15 fős értekezlet a közös vélemény

kialakítása érdekében, a döntéselőkészítés segítéséhez.

II.2. Protokolláris vendéglátási alkalmak8

II.2.1. Álló alkalmak

Fogadás

Az állóalkalmak legünnepélyesebb formája. A fogadásokat általában este,

késő délután rendezik, időtartamuk másfél-két óra. A meghívás nem kötelez a

részvételre, de távol maradás esetén illik lemondani, illetve kimenteni magát a

meghívott személynek. Az alkalom ünnepélyessége az időponttól függ, ez alapján

a napközbeni fogadások félünnepélyes, míg az este rendezettek ünnepélyes

alkalomnak minősülnek. Az öltözködés is ez alapján történik. Néhány perc késés

megengedett, de 15-20 percnél többet nem illik késni. Az italkínálat a

töményitalokkal kezdődik, tartalmaz legalább kétféle bort, esetleg sört, a végén

kávéval zárul. Fontosabb alkalmakkor pezsgőt is felszolgálnak. Az ételeket

általában a terem közepén elhelyezett asztalokra készítik elő, ahol a hidegtálaktól

kezdve a speciális melegételeken keresztül, a desszertig minden megtalálható, ám

fontos, hogy olyan ételek szerepeljenek az ételkínálatban, melyeket könnyen lehet

állva fogyasztani. Székeket nem helyeznek a helyiségbe, asztalokat is csak a

hamutartóknak és a szennyes evőeszközöknek.

Koktélparti

A fogadás szerényebb formája, az egyik legkötetlenebb vendéglátási

alkalom. Neve az amerikai cocktail fantázianevű italkeverékből származik, mely

olyan népszerű volt, hogy nem csak a rendezvény vette át a nevét, hanem a

hasonló eljárással készülő italkeverékek gyűjtőneveként is elterjedt. Az

öltözködés viszonylag kötetlen, a hivatalos megjelenésétől a félünnepélyesen

17

keresztül az ünnepélyesig terjedhet. Nevével ellentmondásban, italkínálata

szerényebb, mint a fogadásé. A röviditalok közül általában csak a hazai

specialitásokat kínálják, rendszerint kétféle bor van és üdítőitalok (koktélokat nem

kínálnak). Az ételválaszték egyszerű, a felállított asztalok helyett, pincérek viszik

körbe és kínálják az apró szendvicseket, pálcikára szúrt falatkákat. Időtartama

másfél-két óra, időpontja általában kora délelőttre illetve késő délutánra tehető.

Garden-parti

Kerti társasági összejövetel. A név csak a helyet jellemzi, az alkalom

maga lehet fogadás is és koktélparti is. A lényege az, hogy szabadban rendezendő,

de mindig olyan helyre kell megszervezni, ahol lehetőség van fedett helyre menni,

ha az időjárás ezt megköveteli. A szokások az alkalom jellegétől függően

megegyeznek a fogadáséval, illetve a koktélpartiéval.

Buffet-dinner

Az álló és az ültetéses alkalom keveréke. Olyan összejövetel, ahol a

meghívottakat büfékínálattal várják vacsorára. Az ültetéses vacsorát helyettesíti,

kötetlenebb körülmények között. A meghívottaknak nincs kötött helyük, általában

csak étkezni ülnek le, az italokat állva fogyasztják. Az étel és italkínálat

megegyezik a fogadás során kínált étel és italkínálattal, azzal a különbséggel,

hogy több meleg étel közül lehet választani. Időpontja a kora esti órákra tehető,

időtartama másfél-két óra. A vendégeknek nem illik elmenni, amíg a fővendég

nem távozik.

8 Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991) című könyvealapján

18

II.2.2. Ültetéses alkalmak

Díszétkezés

Lehet ebéd, illetve vacsora. Jellege ünnepélyes, megjelenés ennek

megfelelő öltözetben. Érkezésnél a pontosság elvárás, csupán egy-két perc késés a

megengedett. Időtartama általában két óra. Az eseményt különteremben tartják.

Az ünnepélyes protokolláris vendéglátás szabályai érvényesek: ültetésrend,

ültetőtabló, ültetőkártya, díszes menükártya, asztaldísz, pohárköszöntő. Az

ültetésrendet a protokollos elkészíti, és a vendégek számára jól látható helyen az

elhelyezi az ültetőtablót, melyen tisztán látszik, hogy ki hol ül. Az ültetőkártya a

teríték mellé kerül. A menü előre meg van rendelve, és több fogásból áll, az

italválasztékok között pedig többféle bort, pezsgőt, esetleg sört és rövid italt is

találhatunk. A vendégeknek nem illik addig távoznia, amíg a díszvendég jelen

van.

Munkaebéd, munkavacsora

Általában étteremben rendezett kislétszámú étkezés. Protokolláris ültetési

rend nincs, a megjelenést általában a hivatalos öltözet jellemzi, hiszen ezek az

alkalmak rendszerint munka közben (ebédidőben), vagy munka után a kora esti

órákban történnek. Időtartama egy-két óra.

Villásreggeli

Jellege szerint a munkaebéd és a díszétkezés közé sorolható, időpontja

azonban délelőtt 10-11 órára esik. Tartamát tekintve körülbelül egy óra. A

megjelenés jellege hivatalos illetve félünnepélyes. A menün hidegtálak

szerepelnek, esetleg meleg falatkák, az italválaszték a borra és a sörre

korlátozódik.

19

III. Protokoll alkalmazása a rendezvények során 9

A protokoll a rendezvényszervezés és rendezvényeken való részvétel

tekintetében a hivatalos érintkezésekre, rendezvényekre, meghívásokra,

megbeszélésekre vonatkozó íratlan szabályok, illetve az érvényben lévő szokások

összességét jelenti.

III.1. Rangsorolás

A hivatalos rangsorolást a protokolláris, ünnepélyes rendezvények során,

illetve hivatalos tárgyalások során használjuk, abból a célból, hogy meg tudjuk

határozni az államférfiak, diplomaták, a magas szintű küldöttségek, illetve a

társadalom által kiváltságosan megkülönböztetett személyek egymást követésének

rendjét. A rangsorolás első számú szempontja a betöltött pozíció, rang.

Amennyiben ez alapján nem tudunk dönteni, mert azonos rangú felek között kell

rangsort felállítani, a következő szabályok érvényesek:

- Egyenrangú delegációk esetében: a konferencia nyelvének ábécé

sorrendje a mérvadó

- Külföldi és hazai egyenrangúság esetében: hazai terepen a külföldié az

elsőbbség

- Azonos nemű egyenrangú személyek esetében: a kor a mérvadó

- Azonos korú, különböző nemű egyenrangúság esetében: a hölgyeké az

elsőbbség

A hivatalos személyeknek, közjogi méltóságoknak állandó rangsora van

hazai viszonylatban, mely Magyarországon a Miniszterelnöki Hivatal és a

Külügyminisztérium által kiadott protokoll-lista alapján lett létrehozva.

9részben Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991),valamint Protokoll Kézikönyv � Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja OrszágosEgyesület, 2000) alapján

20

Delegációk esetében megkönnyíti a rangsorolást, ha a külföldi partner

elküldi saját delegációjának rangsorát, hiszen lehet, hogy a fogadó országban

nincsenek olyan rangok, mint a küldő országban. Hazáját különleges

megbízatással képviselő diplomata rangja, a megbízó rangjával azonos. Célszerű a

két ország között kölcsönösen egyeztetett rangsort felállítani. A rangsort nem a

rendezvényszervező állítja fel, hanem azt a résztvevők listájával együtt kézhez

kapja. Amennyiben olyan protokolláris rendezvényről van szó, ahol a rangsorolt

személyek kísérőt hoznak magukkal, úgy a kísérő a meghívott személy rangjának

megfelelően rangsorol. Ilyen rendezvények során az ültetésrend a rangsor alapján

készül. Az ültetésrendre nem szeretnék bővebben kitérni, hiszen alapja a

rangsorolás, és leginkább csak ábrákkal lehet jól illusztrálni.

III.2. Meghívó

A protokolláris rendezvényekre való meghívás mindig írásban történik.

Telefonon legfeljebb a visszajelzés elmulasztása esetében lehet érdeklődni afelől,

hogy a meghívott részt kíván-e venni a rendezvényen, vagy sem. Személyes

megállapodás esetében is szükséges meghívót küldeni. A meghívónak valamilyen

módon tükröznie kell a rendezvény arculatát is.

A meghívónak mindenképpen tartalmaznia kell:

- a meghívó nevét és hivatalos rangját

- a meghívott nevét (néhány nagylétszámú rendezvény esetében csak a

borítékon szerepel a meghívott neve és a meghívón szereplő megszólítás

általános, nem pedig névre szóló)

- a meghívás tényét (a meghívási formula mindig első szám harmadik

személyben áll)

- a rendezvény pontos helyét és időpontját (a meghívott személynek

minimum két héttel a rendezvény előtt kézhez kell kapnia a meghívót)

- a részvételi díjat (amennyiben van ilyen)

- a meghívás alkalmát

- a rendezvény jellegét

21

- az öltözetre vonatkozó elvárásokat

- visszajelzésre való felkérést, és erre alkalmas elérhetőséget

- a rendezvény szponzorait (amennyiben vannak)

Ezen kívül a meghívó tartalmazhatja:

- amennyiben cég a meghívó, a cég rövid ismertetését

- a rendezvény rövid leírását

- a helyszín rövid ismertetését

- a menüt

- a konkrét programokat

III.3. Névjegyhasználat

Rendezvényekkel kapcsolatban két esetben használjuk névjegykártyáinkat.

Először akkor, amikor megérkezünk a rendezvényre, melyre hivatalosak vagyunk,

ilyenkor belépéskor átadjuk a névjegykártyánkat, a könnyebb regisztráció

érdekében. Egy másik eset, amikor megismerkedünk valakivel a rendezvény

során. Ilyenkor teljesen mindegy, hogy ki adja át először a névjegykártyáját, ám

aki átveszi, annak illik elolvasnia ott helyben, és átadni a sajátját.

A hivatalos névjegy tartalmazza tulajdonosának:

- teljes nevét

- pontos beosztását

- elérhetőségét ( cég címe, telefonszáma, faxszáma, mobil telefonszáma)

- a cég nevét, és emblémáját

A magán névjegykártyán a tulajdonos nevét, lakáscímét, telefonos

elérhetőségét, esetleg végzettségét szokás feltüntetni, de a beosztást, és a

munkahelyet nem szükséges.

22

Amennyiben valamilyen különleges alkalomból névjegyet küldünk, azon

fel kell tüntetni ennek okát. Ezt a francia etikettből származó kisbetűs

rövidítésekkel tesszük, melyeket a névjegy bal alsó sarkába ceruzával írunk.

Névjegyeken használatos rövidítések:

- a.c. (avec compriment): üdvözlettel

- p.c. (pour condoléances): részvétnyilvánítás

- p.f. (pour féliciter): szerencsekívánat

- p.f.c. (pour faire connaissance): bemutatkozás

- p.f.f.n. (pour féliciter fête nationale): szerencsekívánat nemzeti ünnep

alkalmából

- p.f.n.a. (pour féliciter nouvelle année): szerencsekívánat újév alkalmából

- p.p. (pour présenter): bemutatás

- p.p.c. (pour prendre congé): búcsúzás

- p.r. (pour remercier): köszönetnyilvánítás

III.4. Öltözködés

A viselkedéstechnikai elemek passzívái azok az elemek, melyek cselekvő

közreműködésünk nélkül is jellemzik ismereteink színvonalát, azaz semmit nem

kell verbálisan mondanunk vagy manuálisan tennünk ahhoz, hogy mások

megítélhessék, tudunk-e viselkedni. A megjelenés is ide tartozik. A megjelenés

alapja az öltözködés, ami nem más, mint:

- az ápoltság

- ruháink színének, anyagának, szabásának jellemzői

- ruhadarabok száma, és divatossága

- öltözékünk tartozékai

- az ékszerviselet

- smink, illatszerek, kozmetikumok alkalmazása

- testi higénia; fogak, körmök rendszeres kezelése

- és mindezek összhatása.

23

Az ápolt, tiszta külső bizalmat ébreszt az üzleti partnerben. Az illem

megköveteli a kifogástalan öltözetet, ami az alkalomhoz illő megjelenést jelenti.

Alkalomhoz illően öltözködik valaki, aki meg tudja találni a fokozatosságot a

munkahelyi viselettől az estélyi megjelenésig a ruházkodás, a smink, és az

ékszerviselet tekintetében. Elegánsnak az egyéni jó ízlést tükröző, esztétikus

megjelenés minősül.

A rendezvényeken való megjelenés a rendezvény jellegétől függ. Az

informális, vagy a napközben rendezett félünnepélyes alkalmakkor megengedett a

hivatalos megjelenés, ám az ünnepélyes jellegű rendezvényeken kötelező az

alkalmi öltözet.

III.4.1 Hivatalos megjelenés

Hivatalos megjelenésünkkel tükrözzük egyrészt a munkatársak, látogatók,

vendégek iránti megbecsülést, másrészt az embernek magával és másokkal

szembeni igényességét. A hivatalos öltözet stílusában és színeiben, valamint a

divat követésének mértékében jelzi, hogy egy intézmény milyen értékeket

képvisel az üzleti és a társadalmi életben. A hivatalos megjelenés néhol nemcsak

kívánatos, hanem kötelezően előírt is.

Nők hivatalos öltözete

A nőknek több lehetőségük van az öltözködés terén, mint a férfiaknak,

ezért a hölgyeknek mindig meg kell tartaniuk az egyensúlyt a hivatásuk és a

nőiességük között, szemelőtt tartva az alkati adottságaikat, a színharmóniát, az

egyéniség kifejezését, és az alkalomhoz való igazodást. A hölgyek hivatalos

öltözéke a következőképp alakulhat:

- klasszikus stílusú kosztüm (szoknya minimum térdközépig érő) színben

hozzá illő blúzzal, vagy

- szoknya hozzáillő blúzzal,

24

- egybeszabott ruha,

- nadrágkosztüm (van, aki szerint mindenhol elfogadott, de van, aki szerint

csak ott indokolt, ahol az intenzívebb mozgás a szakma, vagy a végezendő

feladat velejárója.)

Amire oda kell figyelni:

- Az illat legyen visszafogott, ne legyen túl feltűnő.

- A ruha mérete mindig legyen megfelelő.

- A kiegészítők feldobják az öltözéket: mellény, sál, top, kalap, ékszerek,

divatkiegészítők.

- Az ékszerezés legyen visszafogott, ízléses, nőies. Maximum három gyűrű

megengedett a két kézen, egy nyaklánc, hozzá illő fülbevalóval, egy

karkötő.

- A cipő legyen félmagas- vagy magassarkú és mindig passzoljon a táskához

színében és anyagában.

- Harisnya viselete mindig kötelező.

- Nem megengedett a fehérneműt látni engedő ruhanemű, a miniszoknya, és

a sportos viselet.

Férfiak hivatalos öltözete:

A férfiak öltözködésénél is elengedhetetlen szempont az alkati adottságok

figyelembevétele, a megfelelő méret kiválasztása, és a színharmónia. A férfiak

hivatalos öltözéke a következő:

- Öltöny, mely lehet a világos színűtől a sötétig bármilyen, de semmiképp

sem fekete.

- Vagy eltérő színű nadrág és zakó, melyeknek mindenképpen összhangban

kell lenniük.

- Az ing lehet fehér vagy pasztellszínű, esetleg ízlésesen mintás, hozzáillő

nyakkendővel. (Mintás inghez, az egyszínű nyakkendő passzol.)

25

Amire oda kell figyelni:

- A cipő színe egyezzen meg az öv színével és harmonizájon a többi

ruhadarabbal.

- A zokni színének is harmóniában kell lennie a többi ruhadarabbal.

- Az ékszerezés legyen visszafogott. Két gyűrűn (egy jegygyűrű, és egy

pecsétgyűrű), és egy órán kívül más ékszer nem viselhető.

- Nem megengedett a farmer, a pulóver, a garbó, a nadrágon kívül hordott

ing, a sportos megjelenés.

III.4.2 Alkalmi megjelenés

A protokolláris alkalmakon való megjelenés, a rendezvény jellegétől

függően három csoportba sorolható: informális, félünnepélyes, és ünnepélyes.

Informális öltözet

Ha a meghívón az öltözettel kapcsolatban az �informal �, vagy a �tenue de

ville� kifejezés olvasható, a hölgyek számára hivatalos öltözetet, kiskosztümöt,

kosztümöt, kétrészes ruhát jelent. A vállnak minden esetben fedettnek kell lennie.

A férfiaknál az informális öltözet megegyezik a hivatalos megjelenéssel, az

évszakhoz igazodó színben.

Félünnepélyes öltözet

A félünnepélyes öltözetet megkívánó rendezvények általában a napközben,

illetve a kora esti órákban rendezett protokolláris alkalmak. Ez a fajta öltözet a

férfiaknál sötét árnyalatú öltönyt jelent fehér inggel, szolid nyakkendővel és

sötétbarna vagy fekete cipővel. A hölgyek esetében a napközbeni rendezvényeken

ez megegyezik a hivatalos megjelenéssel, az esti alkalmakkor azonban a kisestélyi

a megfelelő viselet.

26

Ünnepélyes öltözet

Ha a meghívón nincs külön feltűntetve a Black Tie vagy a White Tie

megnevezés, akkor az ünnepélyes öltözet a férfiaknál a fekete öltönyt, fehér inget,

szürke vagy sötét mintás nyakkendőt, és a fekete cipőt jelenti. A nőknél

napközben kosztümöt este nagyestélyit értünk ez alatt. Amennyiben ez nincs

külön feltüntetve a meghívón, este hat óra előtt nem elfogadott a White Tie

megjelenés. Az ünnepélyes megjelenést ezen felül két csoportba soroljuk:

Black Tie (fekete csokornyakkendő)

- Férfiaknak: szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete cipő,

fekete kalap (nem kötelező)

- Nőknek: kisestélyi (pasztellszínű hosszú ruha) vagy hosszú ruha,

selyemharisnya, a ruhához illő selyemszerű körömcipő vagy estélyi

szandál

White Tie (fehér csokornyakkendő) � a legünnepélyesebb öltözet

- Férfiaknak: frakk, fehér mellény, fehér ing, fehér csokornyakkendő, fekete

cipő, cilinder és fehér kesztyű (ez utóbbi kettő nem kötelező)

- Nőknek: nagyestélyi vagy báli ruha (élénk színű, bokáig érő, ujj nélküli,

mélyen dekoltált, nehéz anyagú ruha), selyemharisnya, a ruhához illő

selyemszerű körömcipő vagy estélyi szandál, hosszú kesztyű (előírás

szerint fehér, de nem kötelező)

III.5. Illem, viselkedés a rendezvények során

Ismerkedés, társalgás

Ha egy rendezvényen ismerőst fedezünk fel, akkor könnyebb helyzetben

vagyunk, mert üdvözlése után ő bemutat minket a társaságában lévő embereknek.

27

Abban az esetben, ha nincsenek ismerőseink teljesen elfogadott, ha egy velünk

hasonló helyzetben lévő személyhez, vagy akár egy csoporthoz odamegyünk,

bemutatkozunk és beszélgetést kezdeményezünk, hiszen mindannyian egy

társasághoz tartozunk, így ebben semmi kivetnivaló nincs.

Amennyiben ültetéses alkalomról van szó, mindig a mellettünk levő, és a

velünk szemben ülő személyekkel beszélgetünk. Egymáson keresztül, vagy

egymás háta mögött nem illik beszélgetést kezdeményezni.

A társalgás során két fontos íratlan szabályt kell betartanunk. Az első a

tiszta, világos, kulturált, jól érthető kommunikáció, a másik pedig a tabu témák

kerülése.

Tabu témák:

- egészségi állapot

- pénzügyi helyzet

- családi ügyek

- magánéleti problémák

Dohányzás

Nem kétséges a dohányzás lehetősége amennyiben a dohányzást tiltó

jelzés fel van tüntetve a teremben. Ha nincs ilyen jelzés, akkor is vannak olyan

szituációk, amikor nem illik dohányozni. Ezek a következők:

- bemutatkozás

- folyosón

- terembe való belépés

- terem elhagyása

- étkezés közben

- tánc közben

Állófogadásokon általában kötetlen a dohányzás, ilyenkor illik a

hamutartó közelében tartózkodni, és égő cigarettával az asztalt elkerülni. Ültetéses

28

alkalmakkor az étkezés közben nem gyújtunk rá, és étkezés után is csak akkor, ha

a házigazda erre jelt ad, akár szóban, akár azzal, hogy rágyújt. Bizonyos

rendezvényeken csak a dohányzásra kijelölt teremben lehet rágyújtani.

Amennyiben rágyújtunk, illik megkérdezni, hogy nem bánják-e ezt a körülöttünk

levő személyek, illetve illik őket is megkínálni.

A tűzadásra az a szabály vonatkozik, hogy egy gyufával maximum két

embernek adunk tüzet, illetve, ha öngyújtót használunk, akkor mindenkinek külön

meg kell gyújtani a lángot. A cigarettával megkínált személy tűzadással

viszonozza a szívességet.

Étkezés

Álló alkalmakkor a tányérunkra szedünk az asztalokon elhelyezett

ételekből, és azt evőeszközzel, vagy az étel jellegétől függően kézzel,

elfogyasztjuk. Szendvicsekhez, apró, pálcikákra szúrt falatkákhoz, főtt virslihez,

pogácsához, száraz süteményhez, lángoshoz és egyes gyümölcsökhöz nem

használunk evőeszközt, minden egyéb más ételhez igen. A tányérunkra nem illik

túl sok ételt halmozni, csak annyit tegyünk rá, amennyi biztos, hogy nem okoz

kellemetlenségeket (pl.: leesik a tányérról), legfeljebb miután megettük, újra

szedhetünk.

Ültetéses alkalmakkor a teríték árulkodik az étkezés jellegéről.

Ünnepélyesebb teríték esetében többféle pohár és evőeszköz van kitéve az

asztalra, ez jelzi, hogy több fogás lesz. Egy ilyen menüben szerepelhet hideg

előétel, leves, meleg előétel, főétel, sajtok, desszert, gyümölcs és a végén kávé. Az

aperitif elfogyasztása után az ölünkbe fektetjük a szalvétát, és a megfelelő

evőeszközzel elfogyasztjuk az elénk tett ételt. A pincér mindig új tányért hoz a

következő fogásokhoz, és újabb pohárba tölti a fogáshoz illő italt. Az asztalnál

nem illik dohányozni, és a fogpiszkáló használata, még kéz mögé rejtve is

kerülendő.

29

Italfogyasztás

Az italfogyasztás első számú szabálya a mértékletesség. Nem illik

társaságban túl sokat inni, mert berúghatunk és ezáltal magunkat, esetleg

kísérőnket kellemetlen helyzetbe hozhatjuk. Étkezés előtt először a házigazda

emeli meg a poharát (esetleg pohárköszöntő után, melyet koccintás követ), és csak

azután a többi vendég.

Pohárköszöntőt először mindig a házigazda mond, őt követi a fővendég,

majd utánuk bárki más is mondhat kedve szerint. Ha valamelyik meghívott

személy tiszteletére mondanak pohárköszöntőt, azt illik viszonozni. A

pohárköszöntőt mondó személy feláll, köszönti a jelenlevőket, megnevezi az

alkalmat, amire poharát emeli, elmondja jókívánságait, majd koccintás

(poháremelés) következik. Koccintani csak azokkal szokás, akik kartávolságban

elérhetőek, a többiek felé jelképesen megemeljük poharunkat. Koccintás közben

illik a partner szemébe nézni.

30

IV. Rendezvények szervezése

A rendezvények szervezését meghatározó tényezők:10

- alapinformációk (időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma, várható

látogatók száma)

- események (főesemény, mellékesemény, kiegészítő esemény, protokolláris

esemény)

- arculat (jelmondatok, jelképek)

- résztvevők (előadok, küldöttek, műsoros szereplők)

- közreműködők (szervezők)

- Egyéb meghívottak (látogatók, VIP vendégek, sajtó)

A rendezvény három fő pontja:

Időpont

Fontos, hogy egy rendezvény időpontjának kitűzése előtt tájékozódjunk

más nagyszabású rendezvények időpontjáról. Nem lenne szerencsés, ha a

rendezvényünk egy időpontban lenne egy másik nagy rendezvénnyel, mert így

kevesebb látogatóra, vendégre számíthatunk. Mindennek utána tudunk nézni

egyes Rendezvénynaptárakban (pl.: Hungexpo) vagy az MTI-n keresztül. A

minisztériumok szakmai rendezvényeiről is tudnunk kell. Ezen kívül figyelembe

kell venni az ünnepeket, és azt, hogy legyen elég idő a szervezésre.

Helyszín

Fel kell mérni a helyszínválasztás előtt, hogy mekkora látogatottságra

számíthatunk, és elsősorban ez alapján kell kiválasztani a helyszínt. Fontos

szempont továbbá az, hogy a helyszín könnyen elérhető legyen mindenki számára,

10 Protokoll Kézikönyv � Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület,2000) alapján

31

és a létszámnak megfelelő parkolási lehetőséggel rendelkezzen a környéken.

Egyeztetni kell továbbá a program helyigényével, és az ehhez szükséges technika

igényével.

Program

A program mindig a rendezvény jellegétől függ, és mindig ehhez kell

igazodnia. Fontos, hogy a rendezvény programja a jelenlévők érdeklődési körének

megfeleljen, és lehetőséget adjon a személyes kapcsolatra a résztvevők között

egymás jobb megismerésének, illetve kapcsolatuk elmélyítésének céljából.

A program összeállítása függ:

- a rendezvény jellegétől

- a résztvevők körének nagyságától

- a vendégek és a vendéglátó kapcsolatának mélységétől

- az ügy nemzetközi jelentőségétől

- az ügy politikai fontosságától

IV.1 Rendezvények szervezésének menete

Rendezvények előkészületei

- rendezvény helyének, időpontjának kitűzése

- tervezett létszám meghatározása

- költségvetési tervezet készítése

- programok összeállítása, megszervezése

- megfelelő helyszín lefoglalása

- körlevelek küldése jelentkezési lappal

- visszaigazolások regisztrálása, létszám pontos meghatározása

- technikai feltételek létrehozása

- szolgáltatások biztosítása

- protokolláris vendéglátás szervezése

- program-egyeztetés

32

- munkarend meghatározása

- forgatókönyvek készítése

- ellenőrzés

Rendezvény lebonyolítása

- vendégek regisztrálása

- programegyeztetés a vendégekkel

- programok zökkenőmentes végrehajtásának folyamatos ellenőrzése

- személyzet koordinálása

- rögtönzések kielégítése

Utólagos tennivalók

- számlák ellenőrzése, rendezése

- utókalkuláció végzése (végleges költségvetés egyeztetése a tervezett

költségvetéssel)

- bérelt / kölcsönzött agyagokkal való elszámolás

- rendezvény értékelése, jelentés elkészítése

IV.2. Forgatókönyv

Minden rendezvény szervezésénél kétféle forgatókönyvet kell készíteni. A

szervezés forgatókönyve a szervezőket segíti a szervezés menetének, és az

időpontok betartásában, a lebonyolítás forgatókönyve a résztvevőknek szól,

pontos tájékoztatást adva a programok helyéről és időpontjáról. Illusztrálásképpen

mellékelem az 50. Európa Nap forgatókönyvét (1.sz. melléklet).

A szervezés forgatókönyve

A rendezvény sikeres megvalósításának minden egyes apró részletét

tartalmazza:

- résztvevők, vendégek létszáma

33

- egyes feladatok felelőseinek névsora elérhetőséggel

- szervezők, kiegészítő személyzet névsora elérhetőséggel

- vendégek névsora és egyéb adatainak listája (beosztása, neme, szállodai

szobaszáma, stb.)

- előadók, fellépők névsora elérhetőséggel

- programok pontos helye, időpontja, időtartama, felelősei

- a szervezés előkészítésével kapcsolatos ütemterv pontos időadatokkal, és a

felelősök nevével

- érkezések és távozások adatai (névre, időpontra, szállítási eszközre

lebontva)

- transzferrel kapcsolatos információk (gépjárművek, sofőrök, biztosítások)

- parkolóhelyek

- helyszínek adatai

- termek adatai

- technikai adatok (tolmácsberendezések, hangosítás, mikrofonok,

technikáért felelős személyek, beszerelés időpontja, stb.)

- biztonsági előírások (személyzet, beléptetési rendszer, stb.)

- sajtó és hírközlő szervek adatai

- nyomdai munkák adatai

- dekoráció, teremberendezés adatai

- ajándékok (mappák, tollak, stb.), kitűzők listája

- pénzváltási lehetőségek

- szolgáltatások intézésének adatai (nevek, cégek, telefonszámok, stb.)

- orvosi ellátás adatai

- büfémenü adatai

- éttermek, programok helyszíneinek adatai

A lebonyolítás forgatókönyve

A rendezvény forgatókönyve a programok pontos helyszínét és időpontját

tartalmazza, hogy mindenki számára egyértelmű legyen, és segítse az időpontok

betartását. Főbb elemei:

34

- összefoglaló információk (időpont, időtartam, helyszín, létszám)

- események (főesemény, mellékesemények, kiegészítő események,

protokolláris események) pontos helyszínei, időpontjai, időtartamai,

események leírása, programok leírása, felelősök megnevezése

- a rendezvény szervezeti rendszerének és folyamatának leírása (szervezeti

felépítés, szervezeti egységek felsorolása, hatáskörük, rendezvény

folyamatának leírása)

- rendezvény arculata (jelmondat, jelképek)

- a rendezvény eseményein résztvevők listája, protokolláris személyek

IV.3. Nemzetközi Rendezvények szervezése11

IV.3.1. Delegációs rendezvények szervezése

Előkészítés

Az előkészítés a szervezés megkezdése előtti feladatokat foglalja magába.

Ebben a szakaszban tisztázni kell:

- a delegáció összetételét (hány fő, milyen beosztás, milyen nemű, rangsor)

- az érkezést és távozást (mikor, mivel, honnan, hová)

- a szállodafoglalás körülményeit (nekünk kell-e intézni, vagy ők intézik)

- a költségviselést (ki mit fizet, ezt általában kétoldalú egyezmény

szabályozza, melynek alapja a kölcsönösség)

- a sajtónyilvánosság kérdését (akarnak-e sajtókonferenciát tartani)

Érkezés előtti szervezés

- szállodafoglalás (beosztásnak megfelelően, lehetőleg egy szállodába

helyezzük el a delegációt, és ha lehet egy szinten)

11 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartottelőadása alapján

35

- VIP váró, kormányváró foglalása

- szállítóeszközök biztosítása

- tárgyalóterem biztosítása

- szolgáltatások biztosítása

- üzemlátogatás, szakmai látogatás megszervezése

- szakmai fogadások szervezése

- protokolláris vendéglátás szervezése

- kirándulás, városnézés, kulturális program szervezése (figyeljünk oda arra,

hogy, ha már járt nálunk ez a delegáció, akkor ne ugyanazokat a helyeket

mutassuk meg nekik, mint amit már láttak)

- éttermi programok szervezése

- hölgyprogram szervezése (a hölgykísérők számára kell biztosítani, amíg a

férjeik tárgyalnak)

- program-egyeztetés (nem lehet időcsúszás)

- munkarend meghatározás

- jegyzőkönyv aláírásának megszervezése

- forgatókönyv készítése (a programok szervezésének forgatókönyve, illetve

a vendégek számára pontos forgatókönyv)

- eligazítás ellenőrzés

Lebonyolítás

- érkezésnél segédkezés

- programegyeztetés a vendégekkel

- végrehajtás ellenőrzése

- rögtönzések kielégítése

- programváltozások megoldása

- búcsúztatás (addig tart a lebonyolítás szakasza, amíg fel nem száll a

repülőgép, rajta a delegációval)

36

Utólagos feladatok

- számlák ellenőrzése, rendezése

- utókalkuláció végzése (költségvetés egyeztetése az előkalkulációval)

- bérelt / kölcsönzött agyagokkal való elszámolás

- jelentés, értékelés elkészítése

- udvariassági zárás (köszönőlevél)

IV.3.2. Multilaterális rendezvények szervezése

Többoldalú nemzetközi rendezvények esetén szervezőbizottságot kell

létrehozni, mely egy főszervezőből és hat albizottságból áll.

Albizottságok feladatai

Szervezési albizottság

Felméri a résztvevők várható létszámát, döntés után felkéri a rendezvény

díszvendégeit a részvételre. Feladata továbbá a vendégek, résztvevők számára

előkészíteni:

- az érkezés és az elutazás körülményeit, a szállodafoglalást, a szállításukat

- az étkezéseket (protokollétkezések, munkaebédek, reggelik)

- a kulturális és más programokon való részvételt

- az információs szolgálatot

Pénzügyi albizottság

- anyagi fedezet biztosítása, keretek betartása

- árajánlatok bekérése, megrendelések intézése

- számlák ellenőrzése, költségvetés betartásának ellenőrzése

- számlák rendezése

37

Személyi albizottság

Feladata a kiegészítő személyzet (hoszteszek, tolmácsok, fordítok,

protokollosok) biztosítása, időbeosztásuk elkészítése. További feladata:

- korház, orvos, mentők biztosítása

- kapcsolattartás a biztonságért felelős személyekkel

- országon belüli utaztatások biztosítása

- pénzváltás

Biztonsági albizottság

Feladata a rendezvény biztonságos kimenetelének, valamint a résztvevők

életének, testi épségének, személyi szabadságának és vagyonának megfelelő

személyekkel való biztosítása.

Műszaki albizottság

Feladata a következő dolgok biztosítása:

- a rendezvény helyszíne

- megfelelő technikai felszereltség (hangosítás, tolmácsberendezés, erősítők,

mikrofonok stb.)

- dekoráció, segédeszközök (virág, feliratok, zászlók, mappák tollak,

poharak, üvegnyitók, üdítők és kávé kínálata)

- takarítás

- zökkenőmentes közlekedés (parkolás, rendőrség)

- ültetési rend kidolgozása

38

Sajtó-albizottság

Feladata a sajtóterv kidolgozása, és ez alapján a sajtó értesítése. Értesíti

továbbá az MTI-t és a rendezvény jellegétől függően a megfelelő tévé- és

rádióállomásokat. Előkészíti a sajtó számára fenntartott munkaszobát, és

gondoskodik a fotózásról.

A szervezés lépései

Érkezés előtti szervezés

- időpont és helyszín kiválasztása

- program elkészítése (szakmai tárgyalások, találkozások más üzletfelekkel,

üzemlátogatások, városnézés, díszétkezések, kulturális programok)

- programfüzet készítése

- jelentkezési lapok kiküldése (adatai: név, beosztás, cím, telefonszám,

érkezés / távozás időpontja és módja, kísérő személyek, szállodaigény,

fakultatív programokon való részvételi igény, fakultatív programokon való

részvételi díj összege, regisztrálási díj és ennek tartalma, fizetési feltételek

/ határidő, lemondási határidő)

- résztvevők visszaigazolásának regisztrálása

- költségvetési terv készítése

- szállásfoglalás

- kiegészítő személyzet lefoglalása (tolmácsok, hoszteszek, protokollosok,

biztonsági emberek�)

- VIP váró lefoglalása

- nyomdai kapacitás lefoglalása

- sajtókapcsolat felvétele

- étkezési helyek, rendezvények helyeinek lefoglalása

- szállítóeszközök biztosítása

- tárgyalótermek, és különtermek biztosítása

- teremberendezés, dekoráció, technika biztosítása

- büfészolgáltatás megszervezése

39

- menük egyeztetése

- szolgáltatások biztosítása

- közlekedésbiztonság megszervezése

- orvos, korház, mentő biztosítása

- ajándékok biztosítása (mappák, tollak)

- pohárköszöntők megírása

- szankcióvezetők kijelölése

- forgatókönyvek elkészítése

- ellenőrzés

Lebonyolítás

- résztvevők fogadása (fogadóbizottság), és eljuttatása a helyszínre

- a program egyeztetése a résztvevőkkel

- végrehajtás folyamatos ellenőrzése

- programváltozások megoldása

- búcsúztatás

Utólagos feladatok

- adminisztratív előírások betartása (kölcsönzött tárgyak visszajuttatása,

ideiglenes építmények lebontása, takarítás, stb.)

- pénzügyi elszámolás

- rendezvény értékelésének elkészítése, tapasztalatok levonása

IV.3.3. Az 50. Európa Nap (2002.06.07, Keszthely) rövid ismertetése

A rendezvény besorolása a csoportosítási szempontok alapján:

- Jellegét tekintve: komplex rendezvény, ugyanis több helyszínen játszódik

és több rendezvényből áll

- Funkcionális szempont szerint: többfunkciós

40

- Volumenét tekintve: nemzetközi rendezvény

- Az érintettek társadalmi élete szerint: előre eltervezett

- A szervezők jártassága szerint: hivatásos

- Tartalom szerint: társadalmi

- Gazdasági célja szerint: non-profit

- Helyszín szerint: több helyszínen játszódó

- Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: kandidált,

adaptált és konvencionális is egyben

Nyolc éven belül az 50. alkalommal került megrendezésre az Európa

Napok elnevezésű eseménysorozat, amelynek ezúttal Keszthely adhatott otthont.

A Balaton parti városra, mint házigazdára azért esett a választás, mert 1998-ban itt

nyílt meg az ország első Európai Információs Pontja.

Az 1994 óta egyre nagyobb népszerűségnek örvendő Európa Napok célja,

hogy az európai integrációról szóló ismeretek minél közérthetőbb formában

jussanak el a lakosság széles rétegeihez. Az Európa Napok kihangsúlyozzák a

vidék és egyúttal a regionalizmus fontosságát, hiszen a jövő Európája a régiók

Európája is lesz. A rendezvények fő támogatója a Külügyminisztérium és a

kormányzati közvélemény-felkészítési program. A rendezvényre számos EU-

diplomata és kormányzati képviselő volt hivatalos.

A hagyományoknak megfelelően a keszthelyi Európa Nap is ünnepélyes

megnyitóval, a tagországok nagyköveteinek részvételével vette kezdetét, majd

politikai vitafórum következett. A délután folyamán a régiót érintően több

szakmai beszélgetés is zajlott párhuzamosan: legnagyobb érdeklődés a turizmus, a

mezőgazdaság, valamint a fiatalok uniós lehetőségei iránt mutatkozott. Ha valaki

a szellemi táplálékon túl valami �materiálisabb� betevőre is vágyott, akkor őt 15

tagállam gasztronómiai csemegéi várták az Európai Ízek utcájában, illetve

megismerkedhetett a hazai borokkal a Borutcában. Este teltházas koncerttel

zárult az 50. Európa Nap.

41

Az 50. Európa Nap szervezési jogát a Külügyminisztériumnál kellett

megpályázni. Az esemény megrendezését Keszthely város önkormányzata nyerte

el (pályázatát a 2.sz. melléklet tartalmazza), a szervezésért pedig a Keszthelyi

Európai Információs Pont volt a felelős, aki szintén pályázatot írt ki három

rendezvény megszervezésének jogára. A Wellingtonia Kft. nyerte el a Borutca és

a Kézművesek utcája megszervezésének jogát. Az Európai Ízek utcája rendezvény

szervezését pedig egy catering cég valósíthatta meg.

Az eseményről beszámoló is készült a Külügyminisztérium felé (3.sz.

melléklet).

42

V. Rendezvények szervezésének bemutatása a Magyar

Épületgépészek Napja (2002.11.22., Budapest, Hotel Inter-

Continental) alapján

V.1. A rendezvény bemutatása

A Magyar Épületgépészek Napja idén hetedik alkalommal került

megrendezésre 2002. november 22-én. Az évenként ismétlődő rendezvény két

főeseményből áll, az egyik az épületgépészeti kiállítás, amely reggel tíz órától tart

délután négyig, majd ezt követően kerül sor az Épületgépész Bálra hét órai

kezdéssel. A rendezvény célja az épületgépész szakmában érdekeltek közötti

kapcsolattartás, illetve az épületgépészet legújabb vívmányaival való

megismerkedés. Mindkét főesemény a budapesti Hotel Inter-Continental

báltermében került megrendezésre. A Wellingtonia Kft. a rendezvény

megszervezésére szóló megbízást a Magyar Épületgépészeti Koordinációs

Szövetségtől kapta.

A rendezvény sajátosságai a csoportosítási szempontok alapján:

- Jellegét tekintve: komplex rendezvény, ugyanis áll egy kiállításból, és egy

bálból, melyek két különböző kategóriájú rendezvénytípusba tartoznak

jellegük szerint

- Funkcionális szempont szerint: többfunkciós, szintén az előbbi okok miatt

- Volumenét tekintve: országos rendezvény

- Az érintettek társadalmi élete szerint: előre eltervezett

- A szervezők jártassága szerint: hivatásos

- Tartalom szerint: szakmai

- Gazdasági célja szerint: nyereségorientált

- Helyszín szerint: zárt téri

43

- Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: adaptált (már

bevezetett rendezvény) és konvencionális (továbbfejlesztett rendezvény)

Az Épületgépészek Napja rendezvény lebonyolításának menete:

November 21.

- 20:00 a kiállítási eszközök beszállítása a szállodába, a gazdasági

bejáraton keresztül

November 22.

- 4:00 kiállítási standok berendezése, díszítés

- 9:00 regisztrálás előkészítése (számítógépek beüzemeltetése, személyzet

betanítása)

- 10:00 kiállítás megnyitása

- 12:00 quick lunch ebéd biztosítása a kiállítóknak, melyet a szálloda

kávézójában fogyaszthatnak el 14:00-ig

- 13:00 Kontroll Kft. bemutatója a Panoráma I. teremben (14:00-ig)

- 14:30 Víz Gáz Fűtéstechnika című szaklap bemutatója a Panoráma I.

teremben, melyet állófogadás követ

- 16:30 standbontás

- 17:00 - Bálterem: terítés

- Duna Boardroom: kerekasztal beszélgetés, melynek témája az

épületminőség

- 19:00 gyülekezés a bálra, welcome drink körbekínálása

- 20:00 bál megnyitása, díjkiosztó

- 20:30 vacsora a Hangár zenekar élőzenéjével kísérve

- 21:30 program: Gerendás Péter, Koós Réka � Buch Tibor, Botafogó

Táncegyüttes

- 22:00 tánc (zene: Hangár zenekar)

- 02:30 asztalok leszedése, takarítás

44

Az Épületgépészeti Kiállítás

Az idei év bizonyult a legsikeresebbnek a kiállítás szempontjából, ugyanis

idén 53 cég képviseltette magát a szakmai kiállításon, mely az eddig valaha elért

legnagyobb kiállítói létszám ezen a rendezvényen. A rendezvénynek 6 kiemelt

támogatója, és 3 médiatámogatója volt. A látogatók száma elérte a 2000 főt.

A kiállítás elsősorban a tervezéssel, a termékek méretezésével,

kiválasztásával kapcsolatos legújabb számítógépes programok bemutatására

szolgál, nem pedig a kézzel fogható termékek bemutatására, ami persze nem zárja

ki konkrét épületgépészeti eszközök bemutatását sem. A kizárólag újdonságokat

bemutató kiállítás látogatása mindenki számára ingyenes.

Ezen kívül minden évben sor kerül egy, a szakmát érintő, téma bővebb

kifejtésére kerekasztal beszélgetés formájában, melyen az épületgépészeti szakma

jeles képviselői fejtik ki véleményüket egy adott témával kapcsolatban. Az idei

kerekasztal beszélgetés témája az épületminőség volt. Minderre a kiállítás után,

délután öt órakkor került sor.

Az idei Épületgépészek Napja nemcsak abban emelkedett ki az idáig

megrendezettek közül, hogy kiállítói létszámával megdöntötte az eddigi rekordját.

Idén az épületgépész szakma jótékony célú gyűjtést indított a beteg gyermekek

javára, melynek eredményeként a kiállítást követő Épületgépész Bálon egy

speciálisan felszerelt gyermekmentő gépkocsit adott át az Országos

Mentőszolgálatnak.

Az Épületgépész Bál

A bál szempontjából is az idei év volt a legsikeresebb, hiszen minden jegy

elkelt, így közel 500 fő volt a résztvevők létszáma. Az esti rendezvény nagyszerű

hangulatban telt. A bált Dr. Penninger Antal, a BME Gépészmérnöki Kar dékánja

45

nyitotta meg, melyet az Év embere díjkiosztó műsor követett. Ezután következett

a vacsora, 500 főre készült svédasztalos menüvel. A vacsorát híres művészek

fellépései követték (Gerendás Péter, Koós Réka � Buch Tibor, Botafogó

Táncegyüttes), majd a műsor megtekintése után tánc következett, melyhez a

Hangár együttes szolgáltatta az élőzenét a bál végéig.

V.2. A 2002-es Épületgépészek Napja szervezésének lépései és sajátosságai

Az idei kiállítást a Wellingtonia Kft. kb. három hónappal a rendezvény

időpontja előtt, azaz szeptember elején kezdte el szervezni.

Az előkészítés

A rendezvény előkészítési szakaszában volt a legtöbb teendő. A legelső lépés

a szerződés megkötése volt a megbízóval, azaz a Magyar Épületgépészeti

Koordinációs Szövetséggel. Miután a tervek egyeztetése megtörtént, a

Wellingtonia Kft. elkészítette az előzetes költségvetést. A költségvetés a

következő tételeket tartalmazta:

- a helyszín bérleti díját (mely magában foglalja a büfémenüt, és a báli

menüt is) � 40%-a a költségvetésnek

- a tervezett akvizíciós költségeket (ez tartalmazza a címjegyzék

felújításával kapcsolatos költségeket, a nyomdai kiadásokat, a postai

költségeket, a grafikai tervezés díját, az adminisztrációs segítséget) �

19%-a a költségvetésnek

- irodaszerek várható kiadásait � 1%-a a költségvetésnek

- a báli műsor költségét (fellépők tiszteletdíja) � 8%-a a költségvetésnek

- a műszaki kiadásokat (hangosítás, világítás) � 3%-a a költségvetésnek

- a serlegek és az oklevelek beszerzésének árát � 0.5%-a a költségvetésnek

- a dekorációra szánt összeget � 2.5%-a a költségvetésnek

46

- a standok beszerzési árát, és az építési költségeket � 20%-a a

költségvetésnek

- a tervezett telefonszámla összegét � 2%-a a költségvetésnek

- a rendezvény honlapjának fenntartási költségeit, illetve az Internet és e-

mail használat várható kiadásait � 2%-a a költségvetésnek

- a személyzet munkabérét � 0.5%-a a költségvetésnek

- egyéb költségeket (parkoló, banki költségek, előre nem tervezhető

költségek, stb.) � 2.5%-a a költségvetésnek

A Wellingtonia Kft.-ről szóló leírásban már említettem, hogy a cég nem

alkalmazottakkal, hanem alvállalkozókkal dolgozik. A második lépés tehát a már

bevált alvállalkozók felkeresése, és megbízása volt. A kiállítás és a bál

kivitelezéséhez idén összesen nyolc kategóriában volt szükség alvállalkozók

alkalmazására. Ezek a következők:

- helyszín felelőse: jelen esetben ez a Hotel Inter-Continental szálloda

- műszaki felelősök: feladatuk a kiállítók számára biztosítani az áramellátást

a standokon, ezen kívül további feladatuk a hangosítás, és a világítás

biztosítása az esti bálon.

- tervezők: ez alatt tervezőmérnököket kell érteni, akiknek két feladatuk

volt. Az egyik a standok elhelyezésének megtervezése, a másik az esti bál

becsült létszámához igazodó asztalok formájának, illetve elhelyezésének

megtervezése.

- dekoratőr: az ő feladata a kivitelezés, azaz asztalosok segítségével standok

beszerzése, építése.

- grafikus: képzőművész, aki megtervezi a rendezvény arculatát, ami

tükröződik a körleveleken, a meghívókon és a báli belépőkön is.

- programfelelős: ebben az esetben egy programiroda. Az esti bál

programjára árajánlat biztosítása, és a megfelelő programok kiválasztása

és összeállítása után azok kivitelezése.

47

- vendéglátás felelőse: a catering tevékenységet a Hotel Inter-Continental

biztosítja: büfészolgáltatás a kiállítás ideje alatt, illetve a báli menü

biztosítása. Mindezt a bérleti díj magában foglalja.

- adminisztratív segítség: jelen esetben én.

Miután megtörtént a szerződéskötés az alvállalkozókkal, a következő lépés az

volt, hogy felkerestük a kiállításban érdekelt cégeket, lehetőséget adva nekik a

kiállításra, az esti bálon való részvételre, vagy szponzori tevékenységre. Ez a

folyamat általános esetben a megfelelő, naprakész címlista beszerzésével történik,

melyet a rendezvényszervező cégnek kell megvásárolnia. Ebben az esetben ez

azonban már rendelkezésre állt, hiszen a tavalyi évben is a Wellingtonia Kft.

rendezte az Épületgépészek Napját, tehát idén csak frissíteni kellett a tavalyi

címlistát. Ezután kerülhetett sor a körlevelek, azaz a kiállítói meghívók

megírására, megterveztetésére, és terjesztésére. A kiállítói meghívót a 4.sz.

melléklet tartalmazza. A meghívó megszerkesztésénél a következő szempontokat

kellett szem előtt tartani:

- a meghívó tükrözze a rendezvény arculatát,

- legyen figyelemfelkeltő és csalogató,

- tartalmazza a meghívott, illetve a meghívó nevét és elérhetőségét

- pontos információk szerepeljenek a rendezvény napjáról, időpontjáról, és

jelentkezési feltételeiről,

- írja le a rendezvény jelentőségét, a kiállítás lényegét, és a bál szakmai

fontosságát

- tartalmazzon leírást a szakmai programokról,

- tartalmazza a kiállítói díj és a báli belépők árát,

- adjon lehetőséget feltételekhez kötött kedvezményekre (pl.: aki október

31.-ig megrendeli a standot, vagy a báli belépőt úgy olcsóbban juthat

hozzá ezekhez),

- fontos, hogy tartalmazza az összes elérhetőséget a rendezvénnyel

kapcsolatban,

48

- tartalmazza a jelentkezési lapot, melyen kiállítóknak lehetőséget lehet

adni, kiállításon való részvételre, báli jegyek rendelésére, vagy szponzori

tevékenység folytatására

A meghívókat 2-3 hónappal a rendezvény előtt szét kell küldeni, és legalább

tízszer több példányt kell kiküldeni, mint amennyi kiállítót szeretnénk, hogy

megjelenjen. Mi 500 db kiállítói meghívót küldtünk ki szeptember elején és 53

cég jelentkezett kiállítás céljából november 20-ig.

Miután a meghívók kimentek, már egy héten belül várhatóak az első

visszajelzések. A jelentkezések több héten át tartanak, így azokat folyamatosan

regisztrálni kell, és a kiállítói díjakról illetve a báli belépőkről számlákat kell

kiállítani. Fontos, hogy ez a folyamat pontos legyen és gyors, hiszen a

rendezvényszervező cég a kiállítóktól, illetve a báli belépők árából tudja fedezni a

költségeit.

A regisztrálással és a számlázással egy időben történik az apróbb részletek

megszervezése, mint például:

- A báli műsor megszervezése (árajánlatkérés a műsorirodától, majd a

megbízóval való egyeztetések után a megfelelő művészek felkérése). A

műsor megszervezésénél figyelembe kell venni a vendégek számát,

átlagéletkorát és érdeklődési körét.

- A szállodával való egyeztetések a büfémenüvel, programokkal,

hangosítással, szobafoglalással kapcsolatban (sok vidéki látogató volt

jelent a bálon, így ők a rendezvény alkalmából kedvezményes áron

kaphattak szobát aznap éjszakára).

- A kiállítás és a bál közötti idő pontos beosztása (ez jelen esetben 3 órát

jelentett). Mivel a kiállítás és a bál ugyanabban a teremben volt, ezért ezt

az időt nagyon praktikusan kellett felhasználni, hogy a standok lebontása

után a bálterem előkészítése is időben megtörténhessen.

- A szakmai lapok értesítése a rendezvényről. A rendezvényt három

szakmai lap támogatta, melyből kettő nagymértékben hozzájárult a

49

kiállítás sikeréhez, ugyanis ketten együtt húszezer látogatói meghívót

tettek közzé.

- A biztonsági emberekkel, hoszteszekkel, és egyéb kisegítő személyzettel

való egyeztetések a feladatukat illetően.

- Szükséges eszközök beszerzése (például a látogatók regisztrálásához

szükséges számítógépek, az előadáshoz szükséges felszerelések, stb).

- A pontos díszlet megterveztetése, egyeztetése a szállodával.

- A várható létszám megbecsülése a szálloda felé (a büfémenü és a

svédasztal miatt fontos).

- Ültetés megszervezése.

- Jelölőlapok (5.sz. melléklet) terjesztése. Ez az Év Embere díjak

elnyerésére alkalmas neves szakemberek jelölésére vonatkozik. A

jelölőlapok szakmai szövetségeknek, egyetemeknek és főiskoláknak lettek

szétküldve. Miután az erre feljogosított emberek öt személyt megjelöltek

minden kategóriában, a jelöltek névsora felkerült az Internetre, és ezután

következett a szavazás.

- Díjak, oklevelek beszerzése az Év Embere díjátadó kivitelezéséhez.

- Egyeztetés a kiállítókkal különleges elvárásaikkal kapcsolatban.

- Potenciális látogatók körében ismertté kell tenni a rendezvényt. A

látogatók számára készült egy másik körlevél, melyet a 6.sz. melléklet

tartalmaz. A látogatói meghívókat október elejétől folyamatosan

terjesztettük november közepéig, összesen 26000 példányt. A látogatói

meghívó szerkesztésénél hasonló szempontokat kellett figyelembe venni,

mint a kiállítóknak szóló meghívó esetében. A különbség az, hogy ez a

meghívó nem tartalmazza azokat az információkat, melyek csak a kiállítók

számára érdekesek (pl.: kiállítói díj).

Az előkészületi teendők utolsó szakaszában, azaz egy-két nappal a rendezvény

előtt eldől a végleges létszám, így ezekre a napokra maradnak a következő

feladatok:

50

- Egyeztetés a kiállítókkal a bepakolás módját és a standbontást illetően.

- Végleges ültetési rend kidolgozása, melyet a bálterem előtt ki kell

függeszteni. Itt figyelembe kellett venni a vendégek előre jelzett kéréseit,

arra vonatkozóan, hogy melyik cég asztalánál szeretnének ülni.

- Pontos, végleges és részletes forgatókönyv készítése, melyet a kiállítók

közt szét kell osztani, illetve a lebonyolítás forgatókönyvének megírása a

szervezésben résztvevők számára.

- Végleges kiállítási térkép elkészítése, melyet szintén ki kell függeszteni a

kiállítás alatt, hogy minden látogató megtalálhassa az őt érdeklő kiállító

cég pontos helyét.

- Egyeztetés a szponzorokkal a reklámfelület elhelyezését illetően.

- Fellépő művészekkel való egyeztetés, igényeik felmérése a műsorral

kapcsolatban.

A lebonyolítás

A lebonyolítás során nagyon fontos a teljes figyelemmel való részvétel. A

rendezvényszervezés komoly összetartó, koordináló, és felügyelő munkát foglal

magában, főleg a Wellingtonia Kft. esetében, amikor egy személynek kell

összetartania és ellenőriznie ezt a sokrétű munkát. A rendezvény lebonyolítása

során a legfontosabb tennivalók a következők:

- vendégek regisztrálása: a kiállítás során a látogatókat egyenként

regisztrálni kellett. Ezt a munkát két hosztesz végezte, a kiállítás helyszíne

előtt. A regisztrálás több szempontból is fontos. Először is megtudhatjuk,

hogy pontosan hány fő látogatott el a kiállításra, így esetleges becsléseket

tehetünk a jövőben megrendezendő eseményekkel kapcsolatban.

Másodszor a regisztrálás által saját magunk bővíthetjük a címlistánkat, így

legközelebb nem kell arra költenünk annyit.

- programegyeztetés a vendégekkel: célszerű a programot kifüggeszteni a

helyszínen, a többi térképpel, ültetési renddel, és esetleg a kiállítók

névsorával együtt.

51

- programok zökkenőmentes végrehajtásának folyamatos ellenőrzése: a

főrendezőnek mindenhol ott kell lennie, és mindenről tudnia kell ahhoz,

hogy a rendezvényt teljes biztonságban tudja felügyelni. Mivel ez

természetesen lehetetlen, célszerű erre olyan segítő munkatársat

alkalmazni, akiben ő teljes mértékben megbízik, mind emberileg, mind

szakmailag.

- személyzet koordinálása: a főszervezőnek nem csak a programok

zökkenőmentes végrehajtását kell figyelemmel kísérnie, de a személyzet

fellett is folyamatos kontrollt kell gyakorolnia, ahhoz hogy minden

rendben menjen.

- rögtönzések kielégítése: az előre nem látható események azonnali

lereagálása, és a probléma megoldása. Egy rendezvényszervezőnek

rendkívül kifinomult problémamegoldó képességgel kell rendelkeznie,

ahhoz, hogy meg tudja oldani az előre nem tervezhető kellemetlen

helyzeteket.

Utólagos tennivalók

Egy rendezvény megszervezése nem lehet teljes az utólagos munkák

nélkül. Ezek a következők lehetnek:

- Számlák ellenőrzése, rendezése. A számlák kiegyenlítése előtt, azok

ellenőrzése nagyon fontos, mert az esetleges túlszámlázást csak így

kerülhetjük el.

- Utókalkuláció végzése: végleges költségvetés egyeztetése a tervezett

költségvetéssel, az így kapott következtetéseket felhasználva,

legközelebb még pontosabb költségvetést tudunk készíteni.

- Bérelt eszközökkel való elszámolás, hiányok, károk megtérítése

- Adminisztratív feladatok elvégzése: ebben az esetben ez a kiállítás

látogatóinak utólagos regisztrációját jelenti, ugyanis a helyszínen nem

volt elég idő arra, hogy az összes látogatót számítógépre vigyük, így a

begyűjtött névjegykártyákat utólag kell feldolgozni.

52

- Rendezvény értékelése, jelentés elkészítése a megbízónak.

- Udvariassági zárás: köszönőlevél a kiállítóknak.

V.3. Megfigyelések, javaslatok a szervezést illetően

A Wellingtonia Kft. önköltségen szervezi a rendezvényeit, ami azt jelenti,

hogy a megbízóval megegyezik az előre lefixált rendezvényszervezői jutalék

összegében, melyet a sikeres lebonyolítás után kap meg. A cég tehát a szervezés

összes költségét saját maga állja, és amennyiben a rendezvény során bármiféle

anyagi kára keletkezik, azt saját pénzügyi forrásaiból kell fedeznie. Az

előkészületek során felmerülő költségeket (szálloda bérleti díja, alvállalkozók

kifizetése, adminisztratív kiadások, stb.) a kiállítói díjak, illetve a báli belépők

értékesítésének összegéből tudja kiegyenlíteni. Éppen ezért a kockázatok

minimalizálása végett nagyon fontos az előkalkuláció elvégzése, illetve az, hogy

az alvállalkozókkal olyan megállapodást kössön a fizetés határidejét illetően, amit

biztosan be tud tartani.

A Magyar Épületgépészek Napja során két hiányosság keltette fel a

figyelmemet. Az első az volt, hogy a kiállítás során több látogató is hiányolta,

hogy nincs olyan lista, amin fel van sorolva az összes kiállító cég neve és

elérhetősége. Úgy gondolom, hogy kellett volna készíteni egy brosúrát, mely több

szempontból is hasznos lehetett volna. Ezen fel lehet tüntetni a kiállítók adatait,

képekkel lehet fűszerezni, melyek a tavalyi rendezvényről készültek, a bálra is fel

lehet hívni ily módon a figyelmet, és ezen kívül remek alkalom a cég hirdetésére

is.

A másik probléma a báli belépőkkel volt kapcsolatos. Sok bonyodalmat

okozott az, hogy a báli belépőket csak a helyszínen lehetett átvenni a rendezvény

napján. Szerintem a báli belépők átadását korábban kellett volna megoldani, így

olyan információkat is fel lehetett volna tüntetni rajtuk, melyeket fontos tudni a

bál napja előtt. Ilyen információ például az öltözködésre vonatkozó előírás.

53

Nagyon hiányoltam, hogy egy ilyen, nagyszabásúnak számító, protokolláris

rendezvényen nem adtak előírást a megjelenéssel kapcsolatban. Véleményem

szerint ez nem helyes, mert így fennáll a kockázata annak, hogy nem lesz

egységes a vendégsereg, és többen esetleg kellemetlenül érezhetik magukat

alulöltözöttség, vagy túlöltözöttség miatt.

54

V.I. Összegzés

Dolgozatom célja az volt, hogy olyan összefogó, átlátható, egységes, és

példákkal illusztrált képet adjak a rendezvényszervezésről, melyben a szervezés

minden egyes szakasza lépésről-lépésre végigkövethető, és átlátható olyan

emberek számára is, akik nincsenek otthon a szakmában. Célom volt továbbá,

hogy e dolgozaton keresztül saját magamban rendszerezzem, és bemutassam a

szakma felépítését, rendszerét és a rendezvényszervezés menetének legapróbb

részleteit. Úgy gondolom, hogy ebben a szakmában a részleteken van a hangsúly,

és nagyon fontos ezek alapos kidolgozása, mert egy rendezvény sikere egy apróbb

figyelmetlenségen is megbukhat. Szakamai gyakorlatom alatt jöttem rá arra, hogy

milyen nagymértékű összpontosítást, és teljeskörű figyelmet igényel egy

rendezvény tökéletes megszervezése, annak minden részletével.

A másik nagyon fontos dolog az, hogy egy rendezvényszervezőnek

magabiztosnak és kreatívnak kell lennie, valamint kiváló komunikációs kézséggel,

és villámgyors problémamegoldó képességgel kell rendekeznie ahhoz, hogy a

rendezvények lebonyolítása során felmerülő előre nem látható nehézségeket

rögtönzéssel meg tudja oldani.

A Wellingtonia Kft. nagy segítséget nyújtott nekem mind a

szakdolgozatomhoz szükséges információk beszerzésében, mind a szakmába való

részletes betekintésben, mindpedig a rendezvényszervezés során felmerülő emberi

kapcsolatok kezelésében. Mindezért szeretnék köszönetet mondani a Wellingtonia

Kft. ügyvezető igazgatójának, egyben külső konzulensemnek, Bakonyvári

Andreának.

A céggel kapcsolatban három olyan terület van, amin változtatásokat

javasolnék. Az egyik egy állandó alkalmazott felvételére, a másik a

marketingtevékenységre, a harmadik pedig a helyszínválasztásra vonatkozik.

Mivel a kft. nem foglalkoztat állandó alkalmazottat, így fennáll a veszélye

annak, hogy a már bevált alvállalkozók éppen nem érnek rá, és esetleg újakat kell

keresni. Ez időigényes és kockázatokkal jár. Úgy gondolom, hogy a vállalat

55

csökkenthetné költségeit, ha legalább egy állandó alkalmazottal dolgozna, egy

főállású kreatív munkatárssal, aki többféle munkát el tud végezni. Ezáltal

megtakaríthatná azt a pénzt, amit olyan alvállalkozóknak fizet ki, akiket azért

alkalmaz, mert, vagy nincs ideje azzal a feladattal foglalkozni, vagy nem tartozik

a hatáskörébe (pl.: adminisztrációs feladatok, arculattervezés, dekoráció, hosztesz

tevékenység, stb.)

Egy alkalmazott segítségül szolgálhatna a kft. reklámkampánya

kidolgozásához is, ugyanis ez az, amit legfőképpen hiányoltam a cég

működéséből. A Wellingtonia Kft. ugyanis (a konkrét rendezvény meghirdetésén

kívül) nem végez semmiféle marketingtevékenységet. Véleményem szerint

nagymértékben növelhetné a vállalat megrendeléseinek számát, ha megfelelő

reklámhadjáratot indítana. Hirdethetne például újságokban, bérelhetne

reklámfelületeket, felajánlhatna kedvezményeket, vagy akár apró promóciós

ajándékokat osztogathatna rendezvényei során, melyeket a cég logojával látna el.

A helyszín kiválasztásával kapcsolatban az a meglátásom, hogy a kft.

nagymértékben csökkenthetné kiadásait, ha egy olyan szerződést kötne

valamelyik budapesti helyszínnel, melyben garanciát vállal arra, hogy évente adott

számú rendezvényt szervez a helyszínen a bérleti díj csökkentésének fejében.

56

IRODALOMJEGYZÉK

- Adriana Hunter: Etikett (Novella Könyvkiadó, 1994)

- Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó,

1991)

- Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező Kézikönyv (Szókratész Külgazdasági

Akadémia, 2001)

- Inge Wolf: Nagy Illemkódex (Trivium Kiadó, Budapest, 1995)

- Jacqueline Dunckel: Üzleti Illemkódex (Park Könyvkiadó, Budapest, 1994)

- Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című

tantárgyból tartott előadásának jegyzetei

- Ottlik Károly: Protokoll � viselkedéskultúra a mindennapok gyakorlatában

(Protokoll �96 kiadó, 1993)

- Ottlik Károly: Protokoll plussz � viselkedéskultúra a mindennapok

gyakorlatában (Protokoll �96 kiadó, 1995)

- Protokoll Kézikönyv � Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja

Országos Egyesület, 2000)

- Információszerzésre felhasznált Internet címek:

o www.hcb.hu (Magyar Kongresszusi Iroda honlapja), letöltés dátuma:

2002. szeptember 12.

o www.maresz.hu (Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége

honlapja), letöltés dátuma: 2002. szeptember 12

o www.sap.hu (SAP Rendezvénycsarnok honlapja), letöltés dátuma:

2002. szeptember 12

57

MELLÉKLETEK

- 1. sz. melléklet: az 50. Európa Nap forgatókönyve

- 2. sz. melléklet: az 50. Európa Nap szervezési jogát elnyerő pályázat

- 3. sz. melléklet: beszámoló az 50. Európa Napról a Külügyminisztérium felé

- 4. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött kiállítói

meghívó

- 5. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött jelölőlap

- 6. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött látogatói

meghívó