folyamatmodellezés feladatai és ütemezése

Kovács László

Budapest, 2005. november 18.

Folyamatmodellezés feladatai és ütemezése

„A felsőoktatási intézmények minőségkultúra váltásának pilot programja” HEFOP-3.3.1-P.-2004-09-0129/1.0

2

FOI alprogram főbb szakaszainak bemutatása

Részletes projektterv összeállítása

Elvárásokés legjobbgyakorlat feltárása

Felsőoktatási folyamat-modell adaptációja

Felsőoktatási folyamat-modell bevezetése

CÉLOK

EREDMÉNYEK

SZAKASZOK

A munka végrehajtásá-nak részletes megtervezése közreműködők bevonásával

Részletes munkaterv Részletes ütemezés Főbb elfogadási pontok

A folyamatok kialakítása során figyelembe veendő elvárások rögzítése

Elvárások listája Feltárt legjobb gyakorlat leírása

A résztvevők által közösen elfogadott sarokpontok körének a meghatáro-zása

Innovatív megoldások Innovatív technológiák Normatív szervezeti modell Fogalomtár

A folyamatok részletes kidolgozása team-munkában

Normatív folyamat-modell Input-output kapcsolatok Szervezet – tevékenység összerendelés

A normatív folyamatok bemutatása, oktatása az adaptációban érintetteknek

Oktatási anyag (módszertan, folyamatok, bizonylatok, technológiák) Kiképzett közreműködők

A normatív folyamatok intézményekre való testreszabása, bevezetés megtervezése

Adaptált folyamat-modell Munkaterv a bevezetéshez Bevezetési módszertan

Az adaptált normatív folyamatok bevezetése, eredmények rögzítése

Bevezetett folyamat-modell Átalakított működés

FOImodell sarokpont-jainak ki-dolgozása

Részletes felsőoktatási folyamat-modell kidolgozása

Felsőoktatási folyamat-modell oktatása

3

A részletes normatív folyamatmodellt teamek keretében dolgozzuk ki

Részletes felsőoktatási folyamat-modell kidolgozása

Stratégiai és irányítási folyamatok

AlapfolyamatokTámogató folyamatok

Teamek

Korábbi FOI modell

+

egységes módszertan és technikai

háttér

Elvárások

+

Legjobb gyakorlatok

+

FOI modell sarok-pontjai

Irányítás hatékonyságának javításaMűködés minőségfejlesztése

Alapképességek előtérbe helyezése

Felelősségek egyértelmű meghatározása

Új, korszerű technológiák bevezetése

Hallgatók, partnerek elégedettségének javítása

Egyszerűbb információáramlás

Hatékonyabb végrehajtás

Cél a működés korszerűsítése,

javítása

A teamek munkájának eredményeként kialakításra kerülnek azok a normatív folyamatok, amelyeket az adaptáció során kiindulópontnak tekintünk.

4

Folyamatmodellezés végrehajtása

Indító workshop teamek keretében

Módszertani alapok Modellezési alapok Ütemezés, határidők Folyamatok felosztása

– felelősökhöz rendelése

Folyamatmodellezés elindítása workshop-ok keretében

Folyamatmodellek kidolgozása, egyeztetése

Folyamatmodellezés eredményeinek integrációja

Folyamatmodellek kidolgozása

Folyamatmodellek kidolgozása a háttérben táblázat formában

Workshop-ok a folyamatmodellek egyeztetésére – 10-15 folyamat/nap

Szakértői javaslatok

Folyamatmodellek eredményeinek integrációja

Szakértői előkészítés – integrációs pontok, konzorciumok közötti eltérések

A teameket átfogó workshop az integrációs pontok egyeztetésére szekciómunkában

A háttérben zajló modellezés követése, folyamatos minőségbiztosítása, hogy a szakmailag megfelelő szinten előkészített javaslatok kerüljenek a teamek elé egyeztetésre.

A háttérben az innovációk tartalmának, valamint a folyamatok integrációjának egyeztetése és követése, a workshop-ok keretében nem leegyeztetett eltérések külön kezelése.

5

Folyamatmodellezés módszertani és technikai támogatása

Input Tevékenység OutputFelelős szervezeti egység / szerepkör

IT támogatás

Megjegyzés

Definíció A tevékenység alapjául szolgáló dokumentum, adat megnevezése

A folyamatban definiált tevékenység megnevezése

A tevéke-nység során előállt doku-mentum, adat

Felelős szervezeti egység megneve-zése

A tevékenységet támogató informatikai alkalmazás megnevezése

A tevékenységhez kapcsolódó egyéb megjegyzés

Példa Forma-szerződés; szerződés adatai

Szerződés tartalmának kidolgozása, szükséges szerződéses kötelezettségek megadása

Szakmailag kidolgozott szerződés-tervezet

… Főosztály Microsoft Office alkalmazások

A szerződés tartalmának kidolgozását a jogi osztály szakmailag támogatja.

A teamek a normatív modell folyamatait nem

az ARIS-ban dolgozzák ki,

hanem táblázatos formában készítik el.

A teamekhez, munkatársakhoz rendelt szakmai koordináció feladata a folyamatmodellek előzetes áttekintése, szakmai értékelése, ami kitér a táblázatban elkészített folyamatok

folyamatszerűségének – lefutás, konvenciók, teljes körűség, valamint tartalmi értékelésére is.

A workshopok előtt központilag készülnek el a szakmai szűrőn átment táblázatos leírásokból a folyamatmodellek, amit a workshopok előkészítéseként Html formában megkapnak a teamtagok, illetve a kidolgozók.

Folyamat definiciója, szöveges leírása:

6

Folyamatmodellezés teameken belül – közreműködők feladatai

Szükséges feltételek: Teamek létrehozása (stratégiai, alapfolyamatok (oktatás – kutatás), támogató folyamatok) Folyamatstruktúra véglegesítése Az egységesen értelmezett szervezeti modell megfogalmazása Egységes módszertani háttér alapjainak a rögzítése Technikai háttér biztosítása (ARIS adatbázis)

Szakmai koordináció feladata: Modellezési alapismeretek megfogalmazása, konvenciók rögzítése Modellezés alapelveinek, céljának rögzítése Munkamenetrend rögzítése Folyamatok modellezésének időbeli ütemezése, konzorciumok közötti szinergia kihasználása A teamek szakmai irányítása, moderációja, a munka folyamatos követése

A teamekbe delegált munkatársak feladata: Folyamatok modellezése a háttérben A kidolgozott folyamatmodellek egyeztetése team működés keretében

7

A munka első fázisa integrált teamekben zajlik



FOI alprogram vezető

Berzsenyi Dániel

Tanárképző Főiskola

BudapestiCorvinus Egyetem

Eszterházy Károly

Főiskola

Miskolci Egyetem

Szolnoki Főiskola

Veszprémi Egyetem

Belső projekt-szervezet






Folyamat teamek

Folyamat teamek

Folyamat teamek

Részletes felső-oktatási folyamat-

modell kidolgozása

Felsőoktatási folyamatmodell

oktatása


adaptációja


bevezetése

Dr. Gábor AndrásEgyetemi tanár - BCE

8

Be kell mutatni a normatív folyamatmodell kialakításában résztvevőknek, hogy milyen keretek között értelmezett a konzorciumok közötti szakmai együttműködés

Intézményi board

Projektvezető



UNI – CAF alprogram vezető

FOI alprogram vezető

Projekt menedzser

Programmenedzsment

Az együttműködés kereteit láthatóvá kell tenni a miskolci konzorciumban résztvevő kollégák számára is. Ez egyfelől érinti azt, hogy milyen kötöttséget és alkalmazkodást igényel az együttműködés, másfelől érinti az eredmények kölcsönös felhasználásának

módját, kereteit.

Pécsi konzorcium(10 team)

9

A három fő teamen belül javasoljuk a további bontását a folyamatoknak


AlapfolyamatokTámogató folyamatokTeamek:

Alteamek: Stratégia-alkotás

Stratégiai humán erőforrás m.

Teljesítmény-menedzsment

Oktatás

Kutatás

Hallgatói kapcsolatok

kezelése

Létesítmény-gazdálkodás

Gazdasági adminisztráció

Humán erőforrásgazdálkodás

Beszerzés

Informatika

Az alteamekhez kapcsolódóan a következő elvárásokat fogalmazzuk meg:

Ne legyenek nagyobbak az alteamek 5-6 főnél, a résztvevők önálló felelősséget vállalnak a folyamatmodellek előállításáért.

Az alteameknek van formális vezetőjük, akik mind az ütemezésért, mind a szakmai anyagok előállításáért is felelnek.

10

Konzorciumi tagok pályázat előkészítése során tett vállalásai a FOI alprogramban

Berzsenyi Dániel

Tanárképző Főiskola

Corvinus Egyetem

Debreceni Egyetem

Eszterházy Károly

Főiskola

Miskolci Egyetem

Szolnoki Főiskola

Veszprémi Egyetem


Alap-folyamatok

Támogató folyamatok

RF TF A B

StratégiaalkotásControllingStratégiai HR

RF TF A B

RF TF A B

KutatásKépzés

Gazdasági ad.HR Hallgatói kapcsolatok g.Létesítménygazd.

RF TF A B

Stratégia-alkotás

RF TF A B

RF TF A B

Képzés

Gazdasági ad.HRHallgatói kapcslolatok g.

RF TF A B

RF TF A B

RF TF A B

RF TF A B

Stratégia-alkotás

RF TF A B

Hallgatói kapcsolatok

RF TF A B

RF TF A B

Stratégia-alkotásStratégiai HR

RF TF A B

RF TF A B

Képzés

HRInformációs r.

ControllingStratégiai HR(adaptáció)

KutatásKépzés

Gazdasági ad.HR, hallgatói k.Létesítményg.

RF TF A B

RF TF A B

RF TF A B

RF TF A B

Stratégia-alkotásStratégiai HR

RF TF A B

RF TF A B

KépzésKutatás

Gazdasági ad.HR, Hallgatói kk. g.Információs r.Beszerzés

RF: Rendszerfejlesztés (FOI modell) TF: Tananyagfejlesztés, oktatás : csak belső képzések megtartása A: Adaptáció (normatív folyamatok) B: Bevezetés (adaptált folyamatok)

11

A résztvevők által a háttérben előkészített folyamatokat személyes egyeztetések keretében célszerű áttekinteni

A folyamatmodellezés fázisában a teameknek többször kell találkozniuk ahhoz, hogy át lehessen tekinteni a

folyamatmodelleket, hogy ténylegesen teamműködés keretében vitassuk meg és véglegesítsük a folyamatok

részleteit.

1. Folyamatok kiosztása a kidolgozásban résztvevő munkatársak között

2. Folyamatmodellek egyeztetése

3. Integrációs pontok egyeztetése

12

A normatív folyamatok bemutatása szól mind az adaptációban résztvevőknek, mind az intézmény vezetésének

Felsőoktatási folyamat-modell oktatása

Normatív folyamatok

alapján tananyag fejlesztése

Kidolgozott normatív

folyamatmodell

Az intézményi adaptációban érintett közreműködők

oktatása

A normatív folyamatok bemutatása

az intézményi vezetőknek

Adaptáció

A normatív szervezeti modellt bemutató oktatási anyag kidolgozása.

A normatív folyamatokat bemutató oktatási anyag kidolgozása.

A folyamatok kialakítását és értelmezését bemutató módszertan leírása.

Az adaptáció közreműködőinek tartott oktatások kitérnek a normatív folyamatok részletes bemutatására, illetve az alkalmazott módszertan ismertetésére, az adaptáció szakaszának módszertani bemutatására.

Az intézményi vezetés számára tartott oktatások kitérnek a normatív folyamatmodell bemutatására, kihangsúlyozva az innovatív, korszerű megoldásokat.

13

A normatív folyamatmodell kidolgozásának és oktatásának ütemezése

Tevékenységek A folyamatmodellezési szakasz előkészítése

intézményi szintű egyeztetés a feladatokról

teamek felállítása innovációk intézményi bemutatása

Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása

Indító teamülések megtartása, a folyamatmodellezés elindítása

Normatív folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése

Folyamatmodell integrációja, véglegesítése

Folyamat-modell oktatása, ARIS oktatás

2005. november 1. 2005. december 31. 2006. június 30.

Normatív folyamatok elfogadása

2006. március 31.

Oktatás és feladat-kiosztás

1. teamülés megtartása

2. teamülés megtartása

Tananyagok elkészítése

Határidő:december 8.

November 25.

14

Operatív akadémiai egységek

Normatív szervezeti modell

Rektor / Főigazgató

Rektori / Fő-igazgatói Hiv.

Rektor / Főigazgató helyettesei

Gazdasági Főigazgató

Intézményi Tanács

Minőségügyi Bizottság

Társadalmi Tanács

Intézményi alaptevékenységet támogató szolgáltató e.-ek

Intézményi törzskar egységei

Akadémiai programok B.

Gazdasági Bizottság

Hallgatói Önkormányzat

Intézményi funkcionális támogató szolgáltató egységek

Stratégiaalkotás, szervezetalakítás és működésfejlesztés

Stratégiai humán-erőforrás menedzsment

Minőségirányítás

Controlling

Jog

Belső ellenőrzés

Hallgatói kapcsolatok gondozása

Hallgatói adminisztráció

Kutatást támogató monitoring, pályáztatás

Külső kapcsolatok, PR és marketing

Könyvtár

Sport

Idegennyelvi képzés

Kollégiumok, szakkollégiumok

Gazdasági adminisztráció

Beszerzés, készlet- és raktárgazdálkodás

Létesítmény-gazdálkodás

Informatika

Humánerőforrás-gazdálkodás

Közétkeztetés

Kari Tanács

TematikusBizottságok

Kar vezetőjeKar

vezetőjének Hivatala

Kari vezető helyettesei

Intézet A

Programigazgatóság A

Tanszék

Kutatóközpont

Operatív gyakorlati egységek

Programigazgatóság B

Programok

Intézet B

Tanszék

Kutatóközpont

Programok

folyamatmodellezés feladatai és ütemezése

Documents