fondation canadienne pour linnovation des outils stratégiques pour léconomie du savoir
TRANSCRIPT
Fondation canadienne pour l’innovation
“Des outils stratégiques pour l’économie du savoir”
Séance d’information sur les rapports financiers 2
Ordre du jourSéance d’information sur les rapports
financiers
Finalisation de la contribution de la FCI Information générale sur les rapports financiers Accéder et modifier le rapport Comment compléter un rapport Rapports finaux – Exigences additionnelles Impression et soumission du rapport Autres sujets (dossiers à conserver et vérification des
contributions) Exemples de rapports financiers pour un projet en cours et
un projet complété Période de questions
Séance d’information sur les rapports financiers 3
Finalisation de la contribution de la FCI
Documents à fournir à la FCI: Liste détaillée
Résumé des contributions confirmées
Confirmation des conditions de la subvention
Entente de financement Confirme le montant maximum de la contribution de la FCI, le
total des dépenses admissibles selon la Liste détaillée et la part approuvée de la FCI des dépenses admissibles
Calendrier des déboursés
Signature du Président ou personne désignée et de l’Administrateur des comptes est requise
Séance d’information sur les rapports financiers 4
Information générale
Exigences pour la soumission de rapports :
Le 15 juin de chaque année pour la période précédente allant du 1er avril au 31 mars (résultats cumulatifs)
On doit soumettre un rapport si on a reçu des fonds en date du 31 mars
On doit soumettre un rapport chaque année jusqu’à la fin du projet
On doit soumettre un rapport final et une demande de dernier versement dans les six mois suivant la fin du projet
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Information générale
Information que l’on doit inclure dans le rapport :
Dépenses réelles et projections sur les mouvements de trésorerie (pour les projets en cours)
Contributions et coûts admissibles prévus au titre de l’entente de financement
Contributions et coûts admissibles révisés à la date du rapport
Explication des écarts importants entre les prévisions originales du projet et le plan actuel ou prévu
Sources de financement (réelles et prévues)
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Information générale
La FCI utilise les rapports financiers pour déterminer:
Si le projet se déroule comme prévu Si les mouvements de trésorerie prévus pour les versements
futurs des projets pluriannuels sont adéquats Si la contribution de la FCI ne dépassera pas la part des coûts
admissibles que la FCI a accepté de défrayer La part des fonds retenus qui sera payée chaque année Si l’établissement dispose de ressources financières suffisantes
lorsque cette exigence fait partie de l’entente de financement Pour les rapports finaux, que le projet a été complété et que
les fonds de contrepartie ont été reçus et dépensés Pour les rapports finaux, le montant du dernier versement
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Accéder et modifier le rapport
Accès au rapport :
Le modèle est sur le site Web de la FCI (www.innovation.ca)
Voir la section sur les formulaires et le téléchargement du site
Web
Il faut un mot de passe pour avoir accès au rapport
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Accéder et modifier le rapport
Accès au rapport :
Inscrire le numéro du projet pour avoir accès à l’écran «Rapports financiers du projet»
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Accéder et modifier le rapport
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Comment modifier le rapport :
Une série d’écrans facilitent l’entrée des données originales
Accéder et modifier le rapport
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Comment compléter un rapport Aperçu du projet
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Comment compléter un rapport Contributions totales des partenaires
admissibles (lignes 5 à12)
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Comment compléter un rapport Coûts admissibles – réels ou prévus
(lignes 13 à 23)
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Comment compléter un rapport
Coût admissibles totaux (Pièce jointe) :
Compléter cette section seulement pour les rapports finaux Fournir une liste détaillée des coûts présentés aux lignes 13 à
22 Dresser cette liste séparément en se servant de Word,
WordPerfect, Excel, Lotus 1-2-3 ou d’un fichier PDF, et l’annexer au rapport financier
Exemple d’écran
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Comment compléter un rapport
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Comment compléter un rapport
Le format de cette liste devrait être le même que celui de la Liste détaillée ayant servi à finaliser l’entente de financement et on devrait mentionner la ligne pertinente du rapport financier Exemple
Ligne no Description Estimation ducoût selon laListe Détailléeayant servi àfinaliserl’entente definancement
Coût réelencouru
13. Achat d’équipement ou d’une installation:Description 1 10 000 $ 10 120 $Description 2 11 500 $ 11 250 $Description 3 13 000 $ 11 000 $Total – Ligne 13* 34 500 $ 32 370 $
(Suivre le même exemple pour les Lignes 14 à 22)
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Comment compléter un rapport Contributions réelles ou prévues (lignes
1 à 4)
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Comment compléter un rapport Liste des contributions en nature
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Comment compléter un rapport Détails des contributions des partenaires
admissibles
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Comment compléter un rapport Ressources financières pour
l’exploitation
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Comment compléter un rapport
Écarts entre les prévisions originales et le plan actuel ou prévu :
Il faut fournir une explication des écarts importants(le plus élevé de 10% de la contribution de la FCI ou 50 000 $) :
• entre les contributions prévues dans l ’entente de financement et les contributions réelles et prévues;
• entre les dépenses prévues dans l ’entente de financement et les dépenses réelles et prévues;
• en ce qui concerne le temps nécessaire pour la mise au point, l’acquisition ou l’installation de l’infrastructure;
• en ce qui concerne l’utilisation réelle ou prévue de l’infrastructure si cette dernière sert à la fois à de la recherche et à d’autres fins;
• entre les coûts d’exploitation réels et prévus, et le financement disponible pour défrayer les coûts d’exploitation
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Comment compléter un rapport
Écarts entre les prévisions originales et le plan actuel ou prévu :
Il faut expliquer comment les problèmes découverts ont été ou seront corrigés
La FCI se sert de cette information pour :
• déterminer si le calendrier des versements est adéquat • déterminer si la part de financement de la FCI pour le
projet (%) est appropriée• déterminer si on a pris les bonnes mesures pour
corriger les problèmes identifiés On doit fournir suffisamment de détails à la FCI pour qu’elle
puisse procéder à ce type d’évaluation
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Comment compléter un rapport Demande du dernier versement
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Rapports finaux – Exigences additionnelles
Rapports finaux – Exigences additionnelles
Compléter les sections intitulées «Contributions des partenaires admissibles», «Coûts admissibles totaux (Pièce jointe)» et «Demande du dernier versement» du rapport financier
Soumettre en plus du rapport en ligne une copie imprimée du rapport comprenant les signatures originales
Le rapport doit être signé par l'administrateur des comptes de l'établissement et le recteur ou président de l ’établissement ou par la personne désignée
Les derniers montants retenus ne seront versés que sur réception de la copie imprimée du rapport comprenant les signatures originales
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Impression et soumission du rapport
Impression et soumission du rapport :
Vous pouvez imprimer une copie du rapport en cliquant sur l’icône « Imprimer » de l’écran « Rapports financiers du projet » (Exemple d’écran à la page 9)
Nous vous recommandons d’en imprimer une copie sur papier et d’en vérifier l’exactitude avant de le soumettre
Le manuel d’instructions comprend un modèle de vérification pour vous aider à vérifier l’exactitude de votre rapport
L'administrateur des comptes de votre établissement devrait soumettre votre rapport électroniquement à la FCI
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Impression et soumission du rapport
Impression et soumission du rapport :
Deux niveaux de sécurité :
• Entrée des données• Soumission (par l'administrateur des comptes)• Mots de passe requis
Représentant financier de votre établissement : Informer la FCI du nom du représentant financier de votre établissement si ce n’est pas l'administrateur des comptes de votre établissement
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Améliorations à venir et contacts FCI
Améliorations à venir: Liste des projets pour lesquels il faut soumettre un rapport au 15 juin
Calendrier des déboursés
• Par projet• Pour chaque date
Commentaires suivant la revue par la FCI des projets soumis
Questions et commentaires sont toujours les bienvenues
Pour toute question ou commentaire au sujet des rapports financiers, veuillez vous adresser à : Christine Charbonneau Manon Harvey Gestionnaire, finances Vice-présidente, finances et gestion Tél. : (613) 943-1289 Tél.: (613) 947-6497 [email protected] [email protected]
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Dossiers à conserver
L’établissement doit conserver des dossiers financiers et des comptes sur les revenus des projets pour chaque contribution de la FCI
Ces dossiers doivent identifier les diverses sources de financement admissible et les coûts admissibles
Vous devez conserver une piste de vérification en ce qui concerne tous les coûts admissibles (y compris les contributions en nature)
Vous devez conserver toute la documentation à l’appui pendant au moins 5 ans après l’achèvement du projet
Vous ne devez fournir la documentation à la FCI que sur demande
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Vérification externe des contributions
La FCI procède à une vérification externe de toutes les contributions dont les coûts admissibles dépassent 10 millions de $
La FCI se réserve le droit d’examiner tout projet et d’en faire une vérification
On procédera à l’examen d’un échantillonnage représentatif des rapports chaque année
Les établissements seront informés quand l’un de leurs projets fera l’objet d’un examen
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Vérification externe des contributions
Discussions et procédés de vérification effectués par les vérificateurs: Processus utilisé pour comptabiliser les fonds reçus et
présence de contrôles
Description du procédé comptable des achats
Méthode d’évaluation pour les contributions en nature
Revue des documents de support pour les dépenses
Revue du processus utilisé pour compléter les rapports financiers FCI
Visite guidée des lieux et observation des équipements liés au projet
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Vérification externe des contributions
Informations et documents devant être préparés avant le début de la vérification: Liste des personnes à rencontrer durant la vérification
(Finance, Recherche, etc.)
Factures supportant les achats et documents de support pour les contributions en nature
Documents de soumission pour l ’achat d ’équipement ou pour la construction
Sommaire des coûts admissibles encourus et des contributions reçues pour le projet
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Période de questions