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FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA & URIA “FEPIC“ NIT 900.252.730-4
NOTAS DE REVELACIÓN A LOS ESTADOS FINANCIEROS INDIVIDUALES
A DICIEMBRE 31 DE 2016 Y 2015
(CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS COLOMBIANOS)
Introducción:
La presentación y revelación de Estados Financieros, son la tercera y cuarta fase respectivamente,
del nuevo proceso contable bajo las NIIF. En la tercera, se disponen los Estados Financieros para el conocimiento de todos los terceros interesados en la información contable del ente económico,
verificando siempre que cada partida esté ubicada en la categoría correcta; la cuarta y última fase del proceso de transformación contable de datos bajo las NIIF, consiste en informar el origen de
todos los hechos económicos importantes que puedan afectar el juicio de un lector informado.
Entre los datos que se han de revelar también debe incluirse información que aunque no haya sido incorporada en los Estados Financieros, se considere de suma importancia en la toma de
decisiones.
“la importancia de las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) y de las NIIF (Normas Internacionales de
Información Financiera) radica principalmente en el reconocimiento, medición, presentación y revelación de
información consignada en los Estados Financieros, ya que es con base en ellos que se toman decisiones en
las organizaciones”
Nota 1. Entidad Reportante
El Fondo de Empleados de Philippi PrietoCarrizosa & Uría Fepic, es una entidad asociativa de derecho privado, sin ánimo de lucro, que pertenece al sector de la economía solidaria; se encuentra
constituida con Certificado de Existencia y Representación Legal No. S0033167, otorgado por la
Cámara de Comercio de Bogotá. Su domicilio principal está en la ciudad de Bogotá D. C. y su ámbito de operaciones comprende todo el territorio nacional.
El Fondo de Empleados está concebido como una empresa administradora de beneficios sociales y
económicos para sus asociados; su principal objeto es fomentar el ahorro, suministrar préstamos o
créditos en diversas modalidades y prestar diferentes servicios de orden social, económico y cultural a sus asociados.
Se encuentra sometida a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, donde se le clasifica como entidad del sector solidario dentro del tercer nivel de supervisión.
El Fondo de Empleados es agente retenedor del impuesto sobre la renta y complementarios, del
impuesto de industria y comercio y a partir del 28 de diciembre de 2002, según Ley 788/02, del
gravamen a los movimientos financieros.
Sobre los excedentes obtenidos (resultado neto), se debe constituir una reserva legal del 20% y un 10% para un Fondo de Solidaridad. El remanente puede destinarse todo o en parte para revalorizar
los aportes (restituir la pérdida de poder adquisitivo) o para efectuar retornos a los asociados en
proporción al uso de sus servicios, sin perjuicio de que también puedan destinarse sus excedentes para alimentar fondos sociales agotables que beneficien a los asociados, sus familias y la
comunidad en todos los campos del bienestar, o incluso pueda constituir fondos y reservas
patrimoniales de carácter permanente.
Nota 2. Período revelado
La información financiera que se revela corresponde al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de los años 2016 y 2015.
Nota 3. Principales Políticas y Prácticas Contables
Los registros contables y los estados financieros consolidados del Fondo de Empleados de Philippi
PrietoCarrizosa & Uría “FEPIC “se han elaborado de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF para pymes), emitidas por el Consejo de Normas
Internacionales de Contabilidad; en particular, se acatan las disposiciones emitidas por las autoridades administrativas y de control y vigilancia del sector de la economía solidaria.
Los Estados Financieros Comparativos presentan cifras correspondientes al año 2016, comparado con el año inmediatamente anterior (Año 2015), dado que su período tiene la misma duración y guardan
relación tanto en la estructura del plan de cuentas, dinámica de operaciones como también en la información financiera que permite hacer los comparativos para su análisis correspondiente.
El año 2014 y 2015 correspondió a la etapa de preparación y transición en la convergencia hacia las Normas internacionales de información financiera (NIIF) de acuerdo con el cronograma de
aplicación del marco técnico normativo para los preparadores de información financiera del grupo 2
establecido en el Art. 3 Decreto 3022 de 2013. Hasta el 31 de Diciembre de 2015 la entidad debió y efectivamente aplicó como marco técnico contable las disposiciones generales del Decreto 2649 de
1993 y las instrucciones específicas emanadas de la Superintendencia de la Economía Solidaria en su Circular Básica Contable 004 de 2008. A partir del 01 de enero de 2016, el Fondo de Empleados
lleva su contabilidad y presenta sus estados financieros de acuerdo con la NIIF para PYMES Versión
2009 emanada del IASB contenidas en el anexo 2 y 2.1. del Decreto 2420 de diciembre 2015 y las salvedades que para su aplicación contiene el artículo 3 del decreto 2496 de diciembre de 2015
sobre la cartera de crédito y los aportes sociales tal y como se señala además en la circular externa 006 de enero de 2017 emanada de la Supersolidaria.
En la preparación de sus estados financieros y revelaciones además utiliza como fuente de consulta
la Guía de Estados Financieros ilustrativos y lista de comprobación de información a revelar así
como la taxonomía NIIF para PYMES emanadas ambas del IASB
Aspectos Legales: El Fondo aplica la normativa vigente para el sector solidario y en especial las
siguientes disposiciones:
- Decreto 1481 de 1989 modificado por ley 1391 de 2010 - Ley 79 de 1988
- Ley 454 de 1998
- Circular Básica jurídica Nº 0007 de octubre de 2008 y la Circular Básica Contable y Financiera 004 de agosto de 2008 de la Superintendencia de Economía Solidaria en los
apartes que le son aplicables y no entran en conflicto con el nuevo estándar contable.
Catálogo de Cuentas: El Catálogo de Cuentas aplicado durante el periodo 2015, se rigió por los
parámetros establecidos en la resolución Nº 1515 de 2001 y 890 de 2004, por las cuales se expidió el Plan Único de Cuentas del sector Solidario vigilado por la Superintendencia de Economía Solidaria
hasta el 31 de Diciembre del año 2015.
La entidad utilizó dicho catálogo de cuentas a partir del 01 de enero de 2016, adaptándolo a sus
necesidades de reporte a los entes de control y además para propósitos de presentación y
revelación adecuada, lo cual incluye la homologación con el CATALOGO DE REPORTE creado por la Superintendencia de la Economía solidaria según resoluciones 9615 del 13 de noviembre de 2015,
11305 del 15 de diciembre de 2015 y 2975 del 20 de abril de 2016 y cuya utilización no es obligatoria a nivel de registro contable pero sirve de guía para la presentación y revelación de los
estados financieros.
Reportes a Entes de Control Estatal: El Fondo efectúa los reportes exigidos por la
Superintendencia de Economía Solidaria “Supersolidaria”, según lo establecido en la Circular Básica Contable y Financiera, conforme a su de supervisión. Dentro de las principales políticas aplicadas
por la entidad, tenemos:
Unidad de medida: La moneda utilizada por El Fondo de Empleados para registrar las
transacciones efectuadas en reconocimiento de los hechos económicos es el peso colombiano; para efectos de presentación, las cifras se muestran en miles de pesos colombianos.
Efectivo y Equivalentes del Efectivo: Efectivo en caja y depósitos en entidades financieras a la vista (cuentas de ahorro, corrientes y fiducias); los equivalentes al efectivo son inversiones a corto
plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros; una inversión cumplirá las condiciones de
equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición.
Fondo de Liquidez: Recursos que por mandato legal del capítulo XIV – Numeral 1 de la Circular Básica Contable, deben mantenerse disponibles de manera permanente y que no pueden ser
usados para el giro ordinario del negocio, pudiendo disponer de ellos solo ante retiros masivos o inesperados de liquidez. Deben estar constituidos en entidades financieras vigiladas por la
Superfinanciera y representados en títulos de alta liquidez y seguridad, o en fiducias, cuentas de
ahorro o patrimonios autónomos; a estos títulos se les hace un seguimiento mensual con base en la certificación expedida por los Banco emisores y se verifican el saldo a la fecha, el interés y fechas
de vigencias, para posteriormente efectuar las respectivas causaciones mensuales y capitalizaciones de los intereses ganados.
Cartera de Crédito: Registra los créditos otorgados por el Fondo a sus afiliados bajo las distintas modalidades de crédito autorizadas, debidamente reglamentadas en el desarrollo del giro normal de
sus operaciones; dichos créditos se encuentran instrumentados y garantizados según se tiene dispuesto en sus reglamentos internos.
Depósitos de Asociados: Las diferentes modalidades de ahorro definidas en las reglamentaciones del Fondo, conforman el presente rubro, que se registra como un pasivo de la entidad, atendiendo su
exigibilidad.
Fondos Sociales: Están constituidos por recursos tomados de los excedentes del Fondo, de acuerdo
con el artículo 41 de los Estatutos vigentes y del artículo 54 de la ley 79 de 1.988, aplicable a la entidad.
Patrimonio: Conformado por Aportes sociales que se integra con el 10% de la cuota mensual que
cada uno de los asociados abona a su cuenta, por la reserva para protección de aportes que se
integra con el 20% de la distribución de excedentes anuales según los estatutos y la ley, por el Superávit de patrimonio que corresponde al monto de un auxilio entregado por la empresa para la
constitución del fondo; también por el capital mínimo irreducible que se conforma a partir del año 2016, en una cuantía de $1.000.000,oo, según lo dispone el estatuto vigente del Fondo.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): De conformidad con lo previsto en la Ley 1314 de 2009 y los decretos reglamentarios 2706 y 2784 de diciembre de 2012, el Fondo
está obligado a converger de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia a
las normas internacionales de información financiera (NIIF o IFRS por sus siglas en inglés) tal y
como las emite el IASB (International Accounting Standards Board). El Fondo pertenece al Grupo 2,
cuyo período obligatorio de preparación comprendió entre el 01 de enero y el 31 diciembre de 2014, y el de transición comenzó el 01 de enero de 2015; la emisión de los primeros estados
financieros comparativos bajo NIIF al 31 de diciembre de 2016.
Nota 4. EFECTIVO Y EQUIVALENTE
Al cierre del ejercicio los saldos corresponden:
Concepto 2016 2015
Banco Bogotá – Cuenta Corriente $38.282 $2.233
Banco Bogotá – Cuenta de Ahorros $242.039 $23.232
Total $280.321 $25.465
Las conciliaciones bancarias se encuentran al día, sobre estos montos no existen restricciones para su utilización, excepto al cierre de cada mes para los valores faltantes para ajustar el fondo de
liquidez provisto según la proporción de los depósitos que ordena la ley.
Nota 5. Inversiones Fondo de Liquidez
El saldo a 31 de diciembre comprende:
Concepto 2016 2015
Cdt Banco de Bogotá Fondo de Liquidez $32.000 $26.000
Total $32.000 $26.000
Constituido en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 790 de 2003 emitido por el Ministerio de
Hacienda, sus reglamentarios y la Circular Externa No. 004 de 2008 emitida por la Superintendencia de Economía Solidaria; el objetivo del mismo es tener una provisión de dinero efectiva para atender
la devolución de ahorros de los asociados en caso de un retiro masivo, sin que la liquidez se vea afectada.
Sobre esta inversión no se constituye ningún tipo de provisión toda vez que esta se encuentra contratada con emisores AAA ó AA+, tal como lo establecen las reglamentaciones sobre el
particular.
Nota 6. Cuentas por Cobrar y Otras
Al cierre del ejercicio la composición de las cuentas por cobrar es de acuerdo al siguiente detalle:
Línea 2016 2015
Descuentos de Nómina $292 $0
Intereses Corrientes* $334 $137
Seguro de Cartera $11 $0
Convenios Boletería $823 $0
Convenios Proveedores $2.716 $0
Intereses CDT Banco de Bogotá $204 $172
Total Cuentas por Cobrar $4.380 $309
* El Valor más representativo corresponde a los intereses de desembolsos de créditos después de la
acusación mensual de los ismos.
Nota 7. Cartera de Crédito
Al cierre del ejercicio la composición de la cartera de crédito de asociados por línea es como sigue:
Línea 2016 2015
Educación Básica $30.759 $14.817
Salud $1.194 $3.510
Libre Inversión $320.474 $367.842
Compra de Cartera $24.874 $85.385
Hogar $1.780 $60.200
Impuestos $39.262 $4.878
Convenios Ferias $19.489 $14.168
Vacaciones $0 $2.668
Sustitución de Pasivos $33.814 $50.126
Salvavidas $47.396 $77.559
Bienvenida $6.976 $8.532
Liquidaciones de Retiro $142 $882
Impuestos $78.232 $51.916
Vehículos $0 $3.582
Anticipo Prima $653
Total Cartera $565.784 $746.065
El régimen de garantías que está reglamentado es el siguiente:
REGIMEN DE GARANTÍAS: Además de los aportes y ahorros los cuales quedarán afectados desde su origen como garantía de las obligaciones que el asociado contraiga con el Fondo, el
asociado deberá otorgar las garantías personales o reales de acuerdo con los siguientes parámetros:
Se autorizan operaciones de crédito SIN CODEUDOR cuando el valor de los créditos NO exceda tres (3) veces el monto total de los ahorros totales, en algunas líneas y teniendo en cuenta el plazo del
crédito se solicitaran codeudores.
CODEUDORES EXTERNOS Evaluación de su solvencia económica y capacidad de pago, mediante
evaluación de su situación laboral o de su condición de independiente.
En todo caso, debe acreditar propiedad sobre bienes inmuebles.
CODEUDORES INTERNOS Admisibilidad, siempre que la cuantía de las operaciones avaladas, no exceda
los límites de capacidad de descuento reglamentadas por el fondo.
En el análisis de codeudores internos, solo será aceptado un codeudor por cada afiliado y en caso de
operaciones directas del codeudor, se avalúan las disminuciones de capacidad de pago que se presenta por
cuenta de su intervención como obligado indirecto.
Nota 8. Depósitos de Ahorro
Representa los depósitos de ahorro que tienen los asociados en el fondo de empleados en sus
diferentes modalidades, los depósitos de ahorro permanente corresponden al 90% de la cuota mensual que los identifica como asociados y dueños de FEPIC y los depósitos de ahorro a la Vista
corresponden al mayor valor de la cuota mensual obligatoria.
Los saldos a 31 de diciembre comprenden lo siguiente:
Concepto 2016 2015
Depósitos de Ahorro Programado $16.102 $10.118
Depósitos de Ahorro a la Vista $178.883 $107.529
Depósitos de Ahorro Permanente $547.542 $560.207
Total $742.527 $677.854
En el Fondo de Empleados no existe captación de terceros, es decir, se captan recursos
exclusivamente de los asociados, por ende no somos instituciones financieras.
Nota 9. Cuentas por Pagar y otras
Corresponde a los valores adeudados a terceros por las compras y/o servicios prestados para el normal desarrollo de la actividad de FEPIC, los intereses causados reconocidos a los depósitos de
ahorro voluntario de los asociados, los impuestos por pagar a diciembre de 2016 los cuales son cancelados en enero del 2017.
Los saldos al 31 de diciembre corresponden a:
Concepto 2016 2015
Convenios Proveedores $7.483 $0
G.M.F $20 $15
Honorarios $724 $677
Retención en la Fuente $581 $461
Impuesto de Industria y Comercio $182 $189
Remanentes por Pagar $10.000 $47
Otros Costos y Gastos por Pagar $0 $102
Servicios de Administración $36 $24
Intereses Depósitos de Ahorros $588 $456
Retención de ICA $6 $33
Intereses Anticipados de Cartera $43
Sub-Total (1) $19.663 $2.004
Otras cuentas por pagar corresponde a partidas de menor cuantía relacionadas con intereses a los ahorros, seguros y remanentes por pagar
Nota No. 10. Fondos Sociales, Mutuales y Otros Registra el valor de los recursos apropiados de los excedentes del ejercicio anterior, por decisión de la Asamblea General y por otros conceptos especificados previamente en la reglamentación de los mismos. Estos fondos son agotables mediante destinación de bienestar social y están previamente reglamentados por la entidad. Desde el año 2011 se constituyó el Fondo de Desarrollo Empresarial con los excedentes del periodo 2010, éste Fondo es de carácter obligatorio de acuerdo a la ley 1391 de 2010.
Concepto 2016 2015
Fondo Social de Educación $77 $77
Fondo de Bienestar Social $36.188 $31.614
Fondo de Desarrollo Empresarial $1.040 $807
Total $37.305 $32.498
Nota 11. Patrimonio
Los saldos al 31 de diciembre corresponden a:
Concepto 2016 2015
Aportes Sociales $66.694 $69.069
Capital Mínimo No Reducible $1.000 $0
Reserva Protección Aportes $2.140 $1.673
Superavit $5.000 $5.000
Excedente del Ejercicio $2.498 $2.335
Total $77.332 $78.077
Los Aportes Sociales, representan el valor de los aportes que se descuentan en forma periódica a los asociados atendiendo lo dispuesto en el estatuto, que corresponde al 10% de la cuota
mensual; los aportes sociales se reintegran al momento de la desvinculación del asociado por cualquier causa siempre que con su retiro no se afecte el monto mínimo de aportes sociales no
reducibles (capital permanentemente restringido) señalado precedentemente y previa deducción de
pérdidas proporcionales que no alcancen a ser cubiertas por la reserva para protección de aportes al corte del mes inmediatamente anterior al cual se produjo el retiro. El valor neto resultante se
aplica a las obligaciones que el ex – asociado tenga pendientes de pago con Fepic y el remanente se reintegra en los plazos señalados en el estatuto. La retención proporcional de pérdidas se
destina a disminuir las pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores o del ejercicio en curso.
El capital mínimo no reducible, el monto de este capital es de un millón de pesos
($1.000.000,oo) según el parágrafo del artículo 32 del Estatuto, los cuales deberán permanecer durante toda la existencia de Fepic; esta capital es propio del Fondo, destacando que en ningún
momento se afectaron los aportes sociales individuales de los asociados.
Reserva Protección Aportes, representa el valor apropiado de los excedentes, o resultado positivo,
conforme a disposiciones legales con el propósito de proteger el patrimonio social o fondo mutual. El único objetivo de la constitución de esta reserva, es con fines de absorber pérdidas futuras.
Nota 12: Ingresos Operacionales
Los ingresos operacionales corresponden al servicio de crédito, que son los provenientes del
desarrollo del objeto social de la Entidad. Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento del objeto social la intermediación
financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social de la entidad, en conclusión son los
intereses pagados por los asociados por el uso de sus créditos, durante el año la tasa promedio de colocación de cartera fue de 1,2% NMV.
Los saldos al 31 de diciembre corresponden a:
Concepto 2016 2015
Servicio de Crédito $105.386 $85.185
Total $105.386 $85.185
Nota 13. Servicios de Administración
Estos gastos corresponden a los pagos realizados a la empresa Tu Fondo SAS con quien se tiene un
contrato a nivel de Outsourcig por la administración integral del Fondo de Empleados, esta administración integral incluye gastos de personal, contables, mensajería, servicio y asesoría
asociados, papelería, entre otros y está directamente relacionado con los ingresos del fondo.
Los saldos al cierre de los años 2016 y 2015, son:
Concepto 2016 2015
Servicios de Administración. $71.579 $57.395
Total $71.579 $57.395
Nota 14. Diversos-Generales
El siguiente es el detalle de los gastos contabilizados como diversos - generales para la entidad al finalizar el año; son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal de la entidad, correspondiente a las vigencias y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión. Los beneficios a los asociados y gastos generales se detallan así:
Concepto 2016 2015
Honorarios $9.440 $8.871
Seguros $466 $759
Papelería $0 $174
Contribuciones y Afiliaciones $207 $168
Gastos Legales – Renovación matrícula mercantil $1.657 $1.714
Transporte $0 $10
Información Comercial $385 $581
Obsequio Afiliados $15.518 $4.000
Sanción Supersolidaria $0 $1.933
Gastos de Asamblea $468 $160
Gastos Financieros $0 $2.036
Total $28.141 $20.406
Nota 15 – Costos por Actividad de Ahorro y Crédito:
Corresponde a los costos generados por los intereses causados y cancelados sobre las captaciones
de ahorro programado, así como costos bancarios y otros costos directamente relacionadas con la actividad de captación de ahorros y colocación de créditos
Concepto 2016 2015
Intereses de Ahorros $293 $399
Total $293 $399
Nota 16. Estado de Flujos de Efectivo
Este estado permite explicar los cambios que ocurren en el efectivo y en las cuentas equivalentes a
efectivo, durante el ejercicio económico.
El flujo de efectivo generado en actividades de operación se refiere a todas aquellas transacciones
relacionadas con el financiamiento y administración propias del objeto social y cuyos valores forman parte de la determinación de los excedentes.
Nota 17. Estado de Cambios en el Patrimonio
El estado de cambios en el patrimonio es el informe financiero que muestra en forma detallada las
variaciones (aumentos – disminuciones) en el valor residual del patrimonio del ente económico una vez deducidas todas las obligaciones.
Nota 18. Partes Relacionadas
La naturaleza de la entidad, implica que Fepic presta servicios y otorga beneficios a personas
naturales que ejercen el control o influencia significativa en la definición de las políticas de la
entidad y su ejecución, Junta Directiva y Comité de Control Social. Durante los años 2016-2015 las operaciones con las partes relacionadas se efectuaron en las mismas condiciones establecidas en
los reglamentos y políticas de la entidad para todos los asociados en el caso de las personas naturales.
Nota 19 – Gestión de Riesgos
El objetivo es mantener en Fepic una cultura de administración y control de riesgos, dentro de
márgenes razonables y medibles de exposición, previniendo impactos negativos.
El sistema general de riesgo cumple con los estándares exigidos por la Superintendencia de Economía Solidaria y se encuentra alineado con el perfil de riesgo definido por la Junta Directiva,
preservando buenos estándares financieros y de riesgo que generen confianza a nuestros asociados.
Con el fin de definir las estrategias, Fepic realiza análisis de riesgos a través de metodologías internas que incluyen estadísticas, tasas, impactos sobre los excedentes esperados, además del
análisis de mercado actual y potencial.
Entre los diferentes riesgos a que se encuentra expuesto Fepic, los más importantes son:
Riesgo de Crédito: El riesgo crediticio es la posibilidad de que una entidad incurra en
pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que sus deudores falten en el cumplimiento oportuno o cumplan imperfectamente los términos acordados en
los respectivos contratos. Fepic cuenta con un modelo de evaluación interno de iniciación y
otorgamiento de créditos, que se emplea como una herramienta en el proceso de toma de decisiones de aprobación o rechazo por parte de los asesores comerciales. Feel posee la
información suficiente para evaluar el nivel de endeudamiento del asociado.
Riesgo de Mercado: Posibilidad de que un establecimiento de crédito incurra en pérdidas y se disminuya el valor de su patrimonio técnico como consecuencia de cambios en el
precio de los instrumentos financieros en los que la entidad mantenga posiciones dentro o
fuera de balance. Estos cambios en el precio de los instrumentos pueden presentarse como resultado de variaciones en las tasas de interés, tipos de cambios y otros índices. La
política de la Administración es la de invertir en títulos AAA y AA+ ya que es muy importante la seguridad en este tipo de inversiones.
Riesgo de tasa de interés: Fepic hace sus créditos acorde con las tasas del mercado para libranza consumo a tasa fija, las cuales son revisadas y ajustadas periódicamente por
la Junta Directiva y no reconoce intereses sobre sus ahorros permanentes lo que le genera un amplio margen de intermediación que absorba posibles fluctuaciones desfavorables de
la tasas de interés. Fepic no tiene obligaciones financieras.
Riesgo de Liquidez: El Riesgo de Liquidez se define como la contingencia que la entidad
incurra en pérdidas por la venta de activos a descuentos inusuales, con el fin de disponer rápidamente de los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones contractuales.
Riesgo Operativo y Legal: Se entiende como la posibilidad de incurrir en pérdidas por
deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la
infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye los riesgos legales, de custodia y de reputación asociados a tales factores. Fepic a través del
outsourcing integral cuenta con un software integrado y en línea que permite mantener actualizada la información y generar los reportes exigidos por la Superintendencia de la
Economía Solidaria. Igualmente Fepic cuenta con Estatutos y Reglamentos de sus servicios
y beneficios los cuales son conocidos y actualizados permanentemente por sus empleados. Se cuenta con una Revisoría Fiscal que hace visitas mensuales y vela por el cumplimiento
de las normas legales.
Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo: El marco legal sobre el tema de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT,
tiene como base fundamental las políticas, normas y procedimientos consagrados en la Circular Básica Jurídica No. 007 de 2008, de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Fepic cuenta con políticas de LA/TF, su cumplimiento se verifica mediante mecanismos y procedimientos adecuados de control interno que le permiten mitigar el riesgo legal, de
reputación y de contagio. Como medidas adicionales para mitigar el riesgo se realizan
publicaciones periódicas y se envían por correo electrónico a todos los empleados sobre temas relacionados con el lavado de activos, además se realizan capacitaciones periódicas
a los empleados y directivos. Adicionalmente se cuenta con un sistema que controla alertas por operaciones en efectivo y permite cargar listas de control, para cruce con la base de
datos.
Nota 20. Gobierno Corporativo
De acuerdo con lo establecido en la Circular Básica Contable y Financiera No 004 de 2008 las entidades deberán revelar las gestiones realizadas sobre los siguientes temas:
Junta Directiva, Comité de Control Social y Gerencia: La Junta Directiva y el Comité de Control Social están plenamente informados sobre las responsabilidades que implica el manejo de los diferentes riesgos y están enterados de los procesos y de la estructura del negocio. Lo anterior es discutido en las reuniones ordinarias de cada uno de los entes, la Junta Directiva y la Gerencia, determinan las políticas y el perfil de riesgos de la entidad, siguiendo los límites establecidos en los diferentes reglamentos.
Políticas y División de Funciones: Fepic cuenta con diferentes comités creados por la
Junta Directiva: Comité de Evaluación del Riesgo de Liquidez y Comité de Evaluación de Cartera. Los reglamentos que rigen estos comités son aprobados por la Junta Directiva y
difundidos a todos los interesados; cuenta además con un grupo idóneo y dispuesto a dar
apoyo para el logro de las metas y objetivos propuestos en cada uno de ellos.
Reportes: la Junta Directiva y el Comité de Control Social reciben información constante de los diferentes comités de la entidad y de la gerencia, al mismo tiempo que conocen el
desarrollo financiero de Fepic; cuenta también con los informes que emite la Revisoría
Fiscal en cada una de sus visitas.
Infraestructura Tecnológica: Fepic a través de su outsourcing integral cuenta con una infraestructura tecnológica que le permite administrar los diferentes procesos en el
desarrollo de su objeto social; se cuenta con un plan de contingencias que permanentemente se está actualizando.
Medición de Riesgos: La entidad ha avanzado en los procesos de identificación y medición de los diferentes riesgos. Se cuenta además con comités que evalúan
permanentemente los riesgos y toman los correctivos necesarios para lograr un desempeño seguro y confiable, tal como se explica en las políticas y división de funciones.
Estructura Organizacional: El máximo órgano de dirección es la Asamblea General, compuesta por todos los asociados hábiles a Fepic. Esta Asamblea es la encargada de
elegir a la Junta Directiva, el cual se encarga de definir las políticas y directrices de la entidad. Cuenta también Fepic con una Comité de Control Social y una Revisoría Fiscal
elegidas igualmente por la Asamblea General, la Junta Directiva es el encargado de elegir al Gerente y éste a su vez es el encargado de ejecutar las políticas y decisiones que emita la
Junta Directiva. Fepic tiene definidas responsabilidades para cada sección: Contabilidad,
Social, Financiero, Auditoría Interna quienes se integran a través de la Gerencia y son independientes entre sí.
Recurso Humano: Fepic a través del outsourcing integral cuenta con personal calificado y
permanentemente capacitado en temas administrativos y acordes con el área que
desempeña. Los responsables de cada área son profesionales.
Las personas involucradas en el análisis, medición y gestión de riesgos poseen la experiencia, formación profesional y aptitudes necesarias para el ejercicio de sus funciones de manera
calificada.
Verificación de Operaciones: Fepic cuenta con mecanismos de seguridad óptimos que
permiten mantener la contabilidad oportuna, cuenta además con una Revisoría Fiscal que apoya en todo momento a la entidad en temas relacionados con las normas legales
vigentes y una auditoría interna encargada del seguimiento y orientación en el
cumplimiento de los procedimientos establecidos para cada una de las operaciones que se
realizan en Fepic. La labor realizada por la Revisoría Fiscal hace que estén al tanto de las
operaciones realizadas y efectúen revisiones y recomendaciones permanentes para mejorar los procesos internos, los mecanismos de control y de establecimiento de alarmas
tempranas para evitar riesgos.
Nota 21. Controles de Ley
El Fondo de Empleados ha cumplido durante el periodo que se reporta con las disposiciones
contenidas en el Capítulo XIV de la Circular Básica Financiera y Contable en lo aplicable teniendo en cuenta la naturaleza de la entidad, especialmente en lo relacionado con la constitución y reportes
relacionados con el fondo de liquidez.
OSCAR CORREA CORREA JOSE DAVID RODRIGUEZ RIVERA
Representante Legal Contador Público Ver certificación T.P. 204.301- T
Ver certificación
MARTHA LUCIA MALDONADO ROBAYO Revisora Fiscal delegada Serfiscal Ltda
T.P.98.083-T Ver dictamen
* Las notas de revelación son parte integral de los Estados Financieros.