fondo para el desarrollo de la telefonia...

GUATEMALA, DICIEMBRE DE 2017

FONDO PARA EL DESARROLLO DE LA TELEFONIAUNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CUA No.:68665

FONDO PARA EL DESARROLLO DE LA TELEFONIAACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Auditoria de AlmacenDEL 01 DE ENERO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2017

INDICE INTRODUCCION 1

OBJETIVOS 1

ALCANCE DE LA ACTIVIDAD 1

RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD 1

ANEXOS 5

AUDITORÍA INTERNA FONDO PARA EL DESARROLLO DE LA TELEFONIA

FONDO PARA EL DESARROLLO DE LA TELEFONIA

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INTRODUCCION Dentro de la evaluación del almacén debemos tener en cuenta que se debentener, un adecuado control de la existencia de los insumos de la entidad, si losmismo son ingresado y despachados de forma adecuado si se lleva un adecuadocontrol del por medio de formas o controles sugeridos por las diferentesdelegaciones de auditoria, si se lleva un registro en una tarjeta Kardex que permitase pueda visualizar cual ha sido y es el movimiento de un solo insumo. OBJETIVOS Establecer si los controles utilizados en el área de almacén son los adecuados yse ajustan a los requerimientos de la entidad.Verificar la existencia física según se muestra en la tarjeta KardexExaminar si todo lo que se encuentra en almacén está identificado según lastarjetas.Evaluar la utilización de las formas autorizadas por la Contraloría General deCuentas. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD

Se evaluara en base a los siguiente documentos los que nos permitirán tener unalcance de la situación actual del almacén:1. Requisiciones de Almacén

· Verificar correlativo de formas· Llenado de formulario de forma según corresponde· Referencia de la tarjeta Kardex· Actualización de Tarjetas de Almacén2. Tarjetas de Almacén Kardex· Arqueo de Almacén

RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD

1. Requisición de Almacén El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Norma 1.4, indica:"Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir losreglamentos o normas específicas que regirán el funcionamiento de los sistemasoperativos, de administración y finanzas. El funcionamiento de todos los sistemas, debe enmarcarse en las leyes generales y específicas, las políticas nacionales,



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sectoriales e institucionales, así como las normas básicas emitidas por los órganosrectores en lo que les sea aplicable" Adicionalmente, el Decreto No. 2084 de fecha6 de mayo de 1938, artículo 2, establece: "Los libros de Contabilidad, libros deActas, y todos aquellos que tengan importancia y que sirvan de base a lasoperaciones contables, deberán ser autorizados por la Contraloría General deCuentas". El Decreto No. 31- 2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica dela Contraloría General de Cuentas, artículo 4, literal K), indica: "Autorizar y verificarla correcta utilización de las hojas móviles, libros principales y auxiliares" ”NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL inciso 2.7CONTROL Y USO DE FORMULARIOS NUMERADOS Cada ente público debeaplicar procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemaspara el control y uso de formularios numerados, independientemente del medioque se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios informáticos.ConclusiónSe determinó que existe una deficiencia en las requisiciones de almacén segúncomo se describe en los siguientes incisos

ü Correlativo de formasSe pudo observar mediante una muestra que las formas no tienen un correlativoadecuado ya que existen compras de bienes o servicios con fecha anterior, a lafecha de la siguiente requisición, lo que indica que no se tiene un adecuadocontrol de las formas, y así mismo se puede visualizar que no existe un adecuadoproceso de compras que debe de iniciar con el proceso de solicitud de compra,con el formulario establecido en el momento en que ocurra la necesidad. Como semuestra a continuación:Se recomienda que se lleve un adecuado control de las requisiciones mediante unlibro de actas para saber en qué fecha se entrega evitando que se de este tipo desituaciones, además se le recomienda al personal de la entidad llevar el adecuadoprocedimiento para solicitar compra de bien o servicio.

ü Llenado de formulario de forma adecuadaSe comprobó mediante muestra de documentos que existe una deficiencia en elllenado adecuado de la requisición, dentro de ellos se pudo observar que hayformularios que no indican si es requisición de almacén o solicitud de compra, nose cuenta con firma y nombre de la persona que recibió los insumos, la forma nose encuentra cerrada por lo que puede ser objeto de alteración, en algunos casosse puede verificar que se le dio ingreso a algunos activos sin embargo no llena lacasilla de numero de inventarios, por lo tanto no cuenta con la firma del encargadode inventarios, así mismo no cuenta con la inscripción de lugar y fecha en que seentregó el insumo, y algunas no cuenta con la firma de quien autorizo dicharequisición.



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Por lo se sugiere que se revisen las requisiciones de enero a septiembre quefueron objeto de examen durante esta revisión y se proceda a darles el adecuadotratamiento según corresponda a la necesidad del formulario.

ü Referencias en la requisición de la tarjeta KardexSe tuvo a la vista que existen un porcentaje alto de requisiciones, que no cuentancon la referencia de la tarjeta de almacén de donde se descargó el insumo, por loque al momento de hacer un cruce de datos para saber de qué tarjeta ha sidodescargado el insumo, no se puede realizar la misma por falta de referencia.Por lo que se sugiere poner al día todas las requisiciones de enero a septiembrepara evitar futuros hallazgos por parte de la contraloría general de cuentas.

2. Actualización de Tarjetas de AlmacénLas tarjetas Kardex no expresan la veracidad de los insumos disponibles, por loque puede ser objeto de manipulación y extracción ya que no se lleva unadecuado control de los ingresos y egresos de almacén.

ü Arqueo de Almacén No se pudo realizar el arqueo de insumos en el almacén ya que las tarjetas estándesactualizadas.Por lo anterior se sugiere poner dichos documentos al día, para proceder hacer elarqueo.ObservacionesSe pudo observar que no se encuentra la requisición 226, y que la requisición 227se encuentra de forma alterada la misma está firmada por el señor José IsidoroEsquite Tuiz, Ricardo José Calderón Zeledón y Walter Rosendo González García,ya que el sello de la contraloría general de cuentas fue alterado como una copia yel número de correlativo no corresponde al tipo de letra de los otros documentos,estas formas son autorizadas por la contraloría general de cuentas.Se le solicita al gerente gire las instrucciones correspondientes a la asesoríajurídica y se proceda según como corresponda de forma legal.Conclusión general Se procedió a revisar las Tarjetas de Almacén y las Requisiciones de Almacén,ambos formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas, paraverificar el uso adecuado con el fin de tener un adecuado control en el ingreso yegreso de los insumos, así mismo se le otorga un tiempo de 10 días hábiles paraatender las recomendaciones según ARTÍCULO 65. SEGUIMIENTO A LASRECOMENDACIONES DE AUDITORÍA. Las recomendaciones de auditoría,deben ser aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada; su incumplimiento es objeto desanción según el artículo 39 de la Ley. El auditor interno de la entidad auditadatendrá diez días hábiles contados a partir del día siguiente de notificada a la



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autoridad administrativa superior de la entidad auditada, para verificar si seatendieron las recomendaciones, debiendo informar por escrito a la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada y a la Contraloría.

LESLI ANDREA YANTUCHE YANTUCHE

Auditor


Director



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ANEXOS Informe de Auditoria de Almacen a la Gerencia 1-5



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Informe de Auditoria de Almacen a la Gerencia 2-5



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Oficio UDAI-17-2017 Informe de Auditoria de Almacen al Consejo



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Oficio UDAI-28-2017 Conocimiento al Contralor de Informe Autorizado 1-5



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Oficio FDT-GG-397-2017 Informe de Seguimiento de Recomendaciones 1-14



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Oficio UDAI-35-2017 Informe de Verificacion de Cumplimiento de Recomendaciones



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Auditoria de Activos FijosDEL 01 DE ENERO AL 30 DE NOVIEMBRE DE 2017


OBJETIVOS 1



ANEXOS 6



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INTRODUCCION La auditoría de activos fijos se enfoca en poder verificar que todos los activospropiedad de la entidad se encuentren debidamente registrados en el sistema, quelos mismos se encuentren de forma adecuadamente identificable, que no existanbienes fijos en mal estado y que las gestiones de baja estén ya en proceso, por loque se procedió a realizar esta auditoria ya que es importante que para que elpersonal desempeñe sus funciones debe tener un adecuado activo fijo que lepermita un optimo desarrollo de sus labores. OBJETIVOS Verificar la propiedad de los activos fijos.Verificar que el libro de inventarios este actualizado.Establecer que las tarjetas de responsabilidad están actualizadas.Analizar cuales son las limitantes a los procesos de baja.Evaluar el seguimiento de los hallazgos de la contraloría general de cuentas, quetienen injerencia con la unidad de inventarios. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD El alcance de esta auditoria pretende examinar lo siguiente, lo que se esperapoder tener un panorama amplio de como ha venido desarrollando las actividadesla unidad de inventarios y que programas o planes a implementado para agilizarlos procesos de depuración del inventario.1. Tarjetas de Responsabilidad • Verificar inventario físico vrs tarjetas de responsabilidad • Verificar que activos fijos se encuentren en inventario sicoin • Verificar que tarjeta de responsabilidad se encuentre firmada. 2. Libro de Activos Fijos • Verificar la actualización del libro autorizado por la contraloría RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD

1. Tarjetas de responsabilidadCircular 3-57 del 01 de diciembre de 1969 de la Dirección de Contabilidad delEstado “Tarjetas de Responsabilidad Con el objeto de poder determinar encualquier momento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetasindividuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente ycon los mismos datos que figuran en el inventario…”.Manual de Inventarios Activos Fijos en el Sicoin Web Aprobado según Resolución



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Numero DCE 06-2016 en el inciso 5.7 Registro de Resguardo de Responsabilidadestablece lo siguiente “Es un registro y control en el cual se detalla la lista debienes que están bajo la responsabilidad del servidor público, de una determinadaUnidad Administrativa. Es un control paralelo a la Tarjeta de Responsabilidadautorizada por la Contraloría General de Cuentas.”“5.14 Solicitar Modificaciones de Bienes Inventario Físico Consiste en realizarmodificaciones a los bienes ingresados en el Módulo de Inventarios los cualespueden ser por alguna característica del mismo que se registró incorrectamente.El Encargado de Inventario debe realizar la modificación del bien. Para realizarcualquier modificación en el sistema, debe generarse un documento en el cual seespecifique los motivos de la o las modificaciones a realizar. Puede ser un actaadministrativa o un oficio firmado por el Encargado de Inventarios y lasautoridades correspondientes.”ConclusiónSe determinó que existe una deficiencia de control en las tarjetas deresponsabilidad, así como en el inventario según como se describe en lossiguientes incisos

ü Verificar inventario físico vrs tarjetas de responsabilidadSe pudo observar mediante una muestra que las tarjetas de responsabilidad no seencuentran actualizadas con el inventario físico, se procedió a realizar unaverificación de las únicas 16 tarjetas que fueron trasladadas a esta unidad y seestableció que hay equipo que no figura en las tarjetas de responsabilidad y sí seencuentra físicamente con el colaborador, así mismo se pudo determinar queexisten bienes duplicados en dos tarjetas de diferente colaborador.Además, se pudo determinar que la sumatoria de los bienes según la tarjeta deresponsabilidad no corresponde al monto indicado en las mismas, de igual manerase encuentra activo fijo con valores distintos a los que figuran en el reporte delSICOIN WEB, esto se puede interpretar como una sobrevaloración al bien segúnla tarjeta de responsabilidad, existen bienes descargados de la tarjeta deresponsabilidad que no están cargados a la persona por lo que no se puedereferenciar que bien están siendo descargado según la operación que figura en latarjeta.Se recomienda se levante un inventario físico por las 34 personas a la brevedadposible y que se repitan las tarjetas de responsabilidad individuales, que no seencuentran actualizadas con los activos fijos, así mismo se utilice el No. De Biennumero que es indicado por el SICOIN para que no exista una duplicidad de No.De Inventario, y se verifique el monto con el que está ingresado según el reportedel sicoin web R00807540.rpt

ü Verificar que activos fijos se encuentren en inventario sicoinSe comprobó mediante muestra de activos que estos únicamente cuentan con el



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número de inventario de la institución sin embargo cuando se hace el cruce de losdatos con el reporte del sistema SICOIN WEB, los mismos no se encuentranregistrados o no están referenciados con este número por lo cual no se puedeidentificar de una forma adecuada el activo fijo.Por lo que se sugiere se proceda a incorporar este número interno dentro delinventario del SICOIN WEB, o que se identifique todo el inventario físico de unaforma uniforme que permita que el activo sea posible de identificar de cualquierade las dos maneras, ya sea este por el No. De Bien (número dado por el sistemaal momento de su registro) o por el No. De Inventario Interno, al momento dehacer un cruce de datos en el sistema.

ü Verificar que tarjeta de responsabilidad se encuentre firmada.Se tuvo a la vista que de las 16 tarjetas que fueron entregadas a esta unidad 4 deellas no se encuentran firmadas por la persona responsable, por lo que existe elriesgo que el personal no se haga responsable del activo fijo que tiene disponiblepara el desempeño de sus labores.Por lo que se sugiere que se firmen las tarjetas de responsabilidad después de seractualizadas por el encargado o técnico en inventarios.

2. Libro de Activos FijosCircular 3-57 del 01 de diciembre de 1969 de la Dirección de Contabilidad delEstado “Libro de inventarios todas las oficinas públicas deberán llevar un libroautorizado, ya sea empastado o en hojas movibles, para el registro del inventario asu cargo…”. “ Tiempo en que debe formarse el inventario: Con la debidaanticipación y de acuerdo con el volumen de los bienes, cada jefe de oficina bajosu responsabilidad deberá disponer la verificación física del inventario respectivo aefecto de que esté terminado el día 31 de diciembre de cada año, asentándoloenseguida en el libro destinado para el efecto, debiéndose tomar en cuenta lasadquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio para su correctaactualización.”

ü Verificar la actualización del libro autorizado por la contraloría Según consta en el libro de inventarios en el folio 212 se encuentra el cierre al 31de diciembre de 2016, por un valor de Q. 2,223,867.85 y al folio 214 se encuentraregistrado hasta la fecha 20 de junio de 2017, por un valor de Q. 2,232,803.54 porlo que se determinó que el mismo se encuentra desactualizado, al cruzarlos con elreporte de sicoin web existe una diferencia de Q. 369,015.77 lo cual no se pudodeterminar en donde está la diferencia.Por lo anterior se recomienda se actualice el libro autorizado por la contraloríageneral de cuentas y se registren todos los movimientos efectuados durante elejercicio 2017.



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ObservacionesSe pudo observar que los vehículos no están registrados en las tarjetas deresponsabilidad, se recomienda que se carguen a la tarjeta de cada personasegún como corresponda, así mismo se pudo comprobar que existen seguimientoa los vehículos robados a la institución donados por PNUD por lo que se sugiereseguir con el trámite correspondiente y se de aviso de todo lo que vaya ocurriendoen el proceso a esta unidad. Se le solicita girara instrucciones a donde corresponda y enviar libro y tarjetas de responsabilidad a esta unidad con lainformación actualizada al termino de los días otorgados por el reglamento de laley orgánica de la contraloría general de cuentas. Conclusión general Se procedió a revisar las Tarjetas de responsabilidad, autorizadas por laContraloría General de Cuentas, para verificar que el activo fijo cargado sea segúncomo corresponde y que sea del uso adecuado con el fin de tener un adecuadocontrol del inventario de la institución, así mismo se le otorga un tiempo de 10 díashábiles para atender las recomendaciones según ARTÍCULO 65. SEGUIMIENTOA LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA. Las recomendaciones deauditoría, deben ser aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada; su incumplimiento es objeto desanción según el artículo 39 de la Ley. El auditor interno de la entidad auditadatendrá diez días hábiles contados a partir del día siguiente de notificada a laautoridad administrativa superior de la entidad auditada, para verificar si seatendieron las recomendaciones, debiendo informar por escrito a la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada y a la Contraloría. Atentamente,

Licenciada Lesli Andrea Yantuche YantucheAuditora InternaFONDETEL

Colegiado Activo 7272



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Auditor


Director



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ANEXOS Informe de Auditoria de Activos Fijos a la Gerencia 1-5



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Informe de Auditoria de Activos Fijos a la Gerencia 2-5



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Oficio UDAI-32-2017 Informe de Auditoria de Activos Fijos al Consejo



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0DEL 01 DE ENERO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2017


OBJETIVOS 1



ANEXOS 8



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INTRODUCCION La auditoría al área de recursos humanos nos permite evaluar que procesos, quese están llevando a cabo como se ha aplicado la normativa y como se ha derealizar cada uno de los procedimientos, la finalidad de esta auditoría de estudiodebe ser la de convertir la información sistemática y documentada proveniente delárea de personal en conocimiento en la entidad pública útil, para lograr mejorar laeficiencia de las políticas y prácticas de Recursos Humanos, y aplicar lalegislación correspondiente. OBJETIVOS El objetivo de la auditoria interna es verificar el cumplimiento de los siguientesaspectos:

· Asignación Presupuestaria Renglón 022 Personal por Contrato y 029 OtrasRemuneraciones de Personal

· Revisión de contratos del personal con cargo al reglón 022, y prestación deservicios renglón 029, que incluye verificar plazo, términos de referencia, acta detoma de posesión y salario del personal.

· Revisión selectiva de expedientes laborales correspondientes al periodoexaminado

· Revisión de publicación en el portal de Guatecompras los informes mensualesdel periodo examinado.

· Revisión de las constancias de publicación en el portal de la contraloríageneral de cuentas los contratos vigentes y/o terminados por cualquier situación

· Revisión de publicación de los informes y facturas en la página de la instituciónsegún acuerdo gubernativo del presupuesto para el ejercicio 2017.

· Revisión selectiva de informes de prestación de servicios por el periodoexaminado.

· Revisión del analítico de puestos enviado a la Dirección Técnica delPresupuesto y a la Contraloría General de Cuentas, en el mes de enero del 2017.

· Revisión de Pago de Fianzas de enero a septiembre 2017. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD Esta auditoría esta enfocada al área de recursos humanos y abarca aspectos decontrol interno y cumplimiento de leyes, lo cual posibilita identificar al responsablede la ejecución de las actividades y cumplimientos de los mismos por medio de larevisión de los objetivos y revisión de procedimientos y normativas asi poderidentificar errores y diseñar un plan de acción para la mitigación y corrección deestos.



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1. Asignación Presupuestaria Renglón 022 Personal por Contrato y 029Otras Remuneraciones de PersonalEn el Decreto 50-2016 de fecha 29 de Noviembre de 2016, se aprobó la Ley delPresupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal2017, El presupuesto anual autorizado para el año 2017,es de 6,100,000.00, delos cuales se tiene asignado para el renglón 022 Personal por Contrato Q.756,000.00 de lo cual se ejecutó de enero a septiembre de lo que corresponde asueldos, la cantidad de 494,719.47, equivalente al 65.43% y para el renglón 029Otras Remuneraciones de Personal, por un monto de 3,000,000.00, del cual seejecutó de enero a septiembre de lo que corresponde a honorarios, la cantidad deQ.1,904,201.21, equivalente al 63.47% del monto aprobado, según nóminasordinarias y extraordinarias correspondientes a dichos renglones, proporcionadaspor la Dirección Financiera y consultadas con el Sistema de ContabilidadIntegrada –SICOIN- correspondiente al Fondo para el Desarrollo de la Telefonía.

2. Revisión de contratos del personal con cargo al reglón 021, 022 yprestación de servicios renglón 029, que incluye verificar plazo, términos dereferencia, acta de toma de posesión y salario del personal.Se revisaron los 40 contratos de todas las personas que figuran en los diferentesrenglones, los cuales han sido elaborados por la unidad de Recursos Humanospor el periodo de enero a septiembre, y en el cual se constató específicamenteque los mismos se encuentran firmados por la persona contratada y por el gerenteo viceministro según sea el caso de la persona contratada.Además, se procedió a comparar los datos de las personas contratadas,confrontando el contrato con el documento personal de identificación, plazo,acuerdo de aprobación de contrato y salario y/o honorario asignado. ConclusiónSe pudo identificar que el contrato 28-2017-029- FONDETEL suscrito con el señordel señor Pedropablo Colom Soto y según el documento personal de identificaciónnumero 3440 99423 0101 aparece a nombre del señor Pedro Pablo Colón Soto.

3. Revisión selectiva de expedientes laborales correspondientes al periodoexaminadoSe procedió a revisar la papelería según formulario de oferta de servicios paracorroborar que toda la papelería solicitada se encontraba en original y/o copiasegún como indicaba el mismo por lo que se logró determinar; que al momento dela suscripción del contrato el 80% de los expedientes cuentan con la papeleríasolicitada, sin embargo, se pudo observar que existen formularios con falta devisto bueno de la autoridad ministerial y viceministerial.



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ConclusiónPor lo antes expuesto en necesario que se proceda a indicar por qué razón motivoo circunstancia, no se cumplió con lo que indica el formulario de oferta deservicios, en lo que respecta a las firmas de las autoridades competentes.

4. Revisión de publicación en el portal de Guatecompras los informesmensuales del periodo examinadoPara dar cumplimiento a lo que estipula el artículo 45. Norma aplicables a lasmodalidades especifica de adquisiciones del Estado y excepciones. “ …. En cadaproceso se deberá publicar la documentación e información que el sistemaGUATECOMPRAS requiera”ConclusiónSe verifico en el portal de GUATECOMPRAS que si están publicados los informesen un 67% sin embargo es necesario se publiquen los informes restantes del mesde Julio, agosto y septiembre.

5. Revisión de las constancias de publicación en el portal de la contraloríageneral de cuentas los contratos vigentes y/o terminados por cualquiersituación Según oficio emitido por el Contralor General de Cuentas giró el Oficio A-040-2016con fecha 25 de enero de 2016, en el cual se indica a todas las entidades quedeben designar a personal de sus instituciones para que se aboquen a la CGC acrear sus usuarios para uso del Portal CGC Online por medio del cual se hará elregistro de contratos de forma digital.Acuerdo Número A-038-2016, el artículo 2 de dicho Acuerdo indica: “Lasentidades obligadas, según el artículo anterior, deben enviar a la Unidad deDigitalización y Resguardo de Contratos de la Contraloría General de Cuentastodos los contratos que celebren, en un plazo que no exceda de treinta díascalendario contados a partir de su aprobación. De igual forma deben enviarse enel mismo plazo, cualquier ampliación, modificación, incumplimiento, rescisión oterminación anticipada, resolución o nulidad de los contratos ya mencionados.”ConclusiónSe verifico que los contratos nos fueron elevados al sistema en el tiempo oportunocomo lo indica el articulo antes mencionado por otra parte, se verifico que noexiste la constancia de publicación de los contratos del renglón 021 PersonalSupernumerario.

6. Revisión de publicación de los informes y facturas en la página de lainstitución según acuerdo gubernativo del presupuesto para el ejercicio2017.Decreto Número 50-2016, Ley Del Presupuesto General De Ingresos y EgresosDel Estado Para El Ejercicio Fiscal Dos Mil Diecisiete En el artículo, según articulo



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36 En los contratos que se suscriban para la prestación de servicios con cargo alrenglón de gasto 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal, quedaráclaramente estipulada la naturaleza de la actividad encomendada al profesional otécnico contratado. Asimismo, deberá establecerse que las personas. a contratarcon cargo a este renglón, no tienen calidad de servidores públicos, por lo tanto, notienen derecho a ninguna prestación laboral y la entidad contratante tiene lapotestad de dejar sin efecto dicho contrato en cualquier momento, sin que elloimplique responsabilidad de su parte. Finalmente, los servicios a contratar nodeben exceder del ejercicio fiscal vigente. Cada autoridad contratante quedaobligada a publicar cada mes en el portal de la entidad la información quetransparente los servicios adquiridos, así como los informes con los nombres y lasremuneraciones. ConclusiónSe pudo verificar que no están publicados los informes, como lo indica el artículo36 del decreto 50-2016 del periodo sujeto a revisión enero a septiembre delpresente ejercicio, así como las remuneraciones a las que está sujeto cada uno delos contratos suscritos, por este renglón presupuestario.

7. Revisión selectiva de informes de prestación de servicios por el periodoexaminado.Según la circular conjunta de la oficina nacional de servicio civil en el párrafosegundo numeral cinco establece “En ningún caso las personas a contratarsepueden iniciar la prestación del servicio antes de que el contrato haya sidoaprobado por la autoridad superior que corresponda, de conformidad con lopreceptuado por el artículo 9 de la Ley de Contrataciones del Estado …” Y en el numeral trece “Debe establecerse en el texto del contrato, la obligaciónque tiene las personas contratadas de rendir informes periódicos del avance de losservicios pactados, así como un informe final acompañado…” ConclusiónAl realizar la evaluación de los informes del periodo sujeto a revisión se puedoestablecer que al menos diez contratos de servicios por el renglón 029, del01-2017-029-FONDETELal 06-2017-029-FONDETEL y del08-2017-029-FONDETEL al 11-2017-029-FONDETEL, fueron aprobados mediantelos Acuerdos Ministeriales 97-2017 y 98-2017 ambos de fecha 10 de Enero de2017, y según constan en los informes comenzaron las actividades a partir del 02de enero de 2017, por lo que se incumple con lo estipulado en el párrafo dosnumeral cinco.Según se pudo verificar en los informes mensuales de prestación de serviciosestos no coinciden con el número de contrato por el cual fueron contratados paraprestar el servicio indicado, del mes de enero a junio del 2017, así mismo estos no



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llevan un orden de correlativo de los informes rendidos mes a mes por cadapersona que presta el servicio, por otro parte se verifico que las personas quetienen un contrato de servicios profesionales no firman como profesional.

8. Revisión del analítico de puestos enviado a la Dirección Técnica delPresupuesto y a la Contraloría General de Cuentas, en el mes de enero del2017.Decreto Número 50-2016, Ley Del Presupuesto General De Ingresos y EgresosDel Estado Para El Ejercicio Fiscal Dos Mil Diecisiete En el artículo, según artículo36 “Las autoridades superiores de las Entidades de la Administración Central,Descentralizadas y Empresas Públicas. deberán aprobar bajo su· responsabilidady mediante resolución, la programación mensual de los servicios a contratar concargo al renglón de gasto 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal, lacual, para efectos de control, fiscalización y evaluación, deberá contener comomínimo a nivel de estructura presupuestaria, la descripción de tos servicios acontratar, el monto del contrato y el período de duración. La programación y laresolución de aprobación deberán remitirse durante enero de 2017 a la ContraloríaGeneral de Cuentas, con copia a la Dirección Técnica del Presupuesto.”ConclusiónSe solicito enviaran a esta unidad el analítico de servicios contratados por elrenglón 029 Otras Remuneración de personal temporal, enviado a la ContraloríaGeneral de Cuentas y al Dirección Técnica del Presupuesto, sin embargo, sedeterminó que el mismo no fue enviado a dichas unidades durante el tiempoestablecido y tampoco de forma extraordinaria.

9. Revisión de Boletas de pago de sueldo y/o honorarios.Se verifico si existe constancia de pago mensual tanto del personal contratado porel renglón 021, 022 y 029, esto como respaldo de que el pago por concepto desalario u honorario está siendo efectivo de forma mensual. ConclusiónSe pudo determinar que no existe boleta de pago, la cuales se generan desde elsistema Guatenominas, en el cual especifica las generalidades del empleado oprestador de servicios al cual se le ha realizado el pago de forma mensual ycuales han sido sus retenciones correspondientes al renglón contratado y por lacual se verifique que el servidor está de acuerdo con el pago que se le ha hechoefectivo en el mes correspondiente.

10. Revisión de Pago de Seguro de Caución de enero a septiembre 2017.Según la ley de contrataciones del estado decreto 57-92, articulo 65 Decumplimiento “Para garantizar el cumplimiento de todas las obligacionesestipuladas en el contrato, el contratista deberá prestar fianza, deposito en efectivo



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o constituir hipoteca en los porcentaje …..”ConclusiónPor lo anterior se determinó que todos los contratos cuentan con la fianzarespectiva y que ninguno incumple en dicha normativa.

11. Segregación de funcionesEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 1.5, Separación de funciones, establece: “Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitarcuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores.Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre losprocesos de: autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores ybienes y el control de las operaciones. La separación de funciones tiene comoobjetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total deuna operación.”ConclusiónSe concluyo que la mayor parte del personal administrativo y financiero defondetel está contratado por el renglón 029, sin embargo, se pudo tener a la vistaque se están haciendo las gestiones para la creación de plazas en la OficinaNacional de Servicio Civil, por lo que es necesario informar acerca de los avancesque se han tenido sobre este expediente para la creación de las mismas. Conclusión general El resultado de la revisión de los contratos y las nóminas del renglón 021, 022 y029 del periodo de enero a septiembre de 2017, es razonable con la salvedad quese cumpla con lo expuesto en la nota de Auditoria 02-2017, en la cual se dan lasrecomendaciones para que se cumplan con los aspectos no satisfechos en eltiempo establecido; así mismo se le otorga un tiempo de 10 días hábiles paraatender las recomendaciones según ARTÍCULO 65. SEGUIMIENTO A LASRECOMENDACIONES DE AUDITORÍA. Las recomendaciones de auditoría,deben ser aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada; su incumplimiento es objeto desanción según el artículo 39 de la Ley. El auditor interno de la entidad auditadatendrá diez días hábiles contados a partir del día siguiente de notificada a laautoridad administrativa superior de la entidad auditada, para verificar si seatendieron las recomendaciones, debiendo informar por escrito a la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada y a la Contraloría. En dicha auditoria se observó varios inconvenientes por lo que se recomiendarealizar las acciones necesarias para poder erradicar y así darle cumplimiento avarios hallazgos que surgieron como parte de la revisión del ejercicio 2016, por la



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delegación de la contraloría general de cuentas, es necesario que se capacite y sele de apoyo a la unidad de recursos humanos para que esta pueda desempeñarsus funciones de una forma más eficaz y eficiente ya que se ha observado que sehan realizado cambios durante esta gestión sin embargo, es necesario que seaplique la normativa legal vigente de forma inmediata.


Auditor


Director



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ANEXOS Informe de Auditoria de RRHH a la Gerencia



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Informe de Auditoria de RRHH a la Gerencia



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Oficio UDAI-09-2017 Informe de Auditoria de RRHH al Consejo



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Oficio UDAI-12-2017 Conocimiento al Contralor de Informe Autorizado



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Oficio FDT-GG-344-2017 Informe de Seguimiento de Recomendaciones001



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CUA No.:68677


Autoria al Fondo RotativoDEL 01 DE ENERO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2017


OBJETIVOS 1



ANEXOS 8



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INTRODUCCION El fondo rotativo es una cantidad de disponible que se le asigna a cada unidadejecutora con el fin de poder realizar gastos de bienes y servicios y derivado a queson gastos de menor cuantía y por su calidad, no pueden esperar el tramitenormal de una orden de pago se efectúan atravez de cheque, de una cuenta anombre del fondo rotativo institucional, su fin es garantizar un manejo adecuadode los fondo de acuerdo a la normativa vigente, según la ley de contrataciones delestado y las circulares de la udaf del Ministerio de Comunicaciones Infraestructuray Vivienda. OBJETIVOS Determinar que la cantidad asignada al fondo rotativo, sea utilizada para los finesque fue creado, evidenciar el adecuado control del mismo en los libroscorrespondientes, verificar que los renglones afectos sean los adecuados.Examinar que los gastos pagados por medio del fondo rotativo estén debidamentesoportados con la documentación correspondiente ALCANCE DE LA ACTIVIDAD Revisar la siguiente documentas y verificar si se ajustan los gastos a estanormativa vigente para el presente ejercicio fiscal.1. Plan Anual de Compras2. Liquidaciones de Fondo Rotativo y Caja Chica• Facturas por compra de Bienes y/o Servicios • Documentos de Soporte • Revisión de Formas de autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.• Revisión de Forma de Pago Lo anterior fue examinado en base al oficio circular UDAF-No. 04-2017 delMinisterio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda de fecha 16 de Enero de2017, el cual rige los lineamientos para la ejecución y liquidación del FondoRotativo. RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD Notas a la información examinada

1. Plan anual de Compras Reglamento De La Ley De Contrataciones Del Estado Acuerdo Gubernativo No.



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122-2016 Artículo 3. Programación de Negociaciones. “…El programa Anual de Adquisiciones Públicas debe identificar el bien, obra o servicio a contratar oarrendar, valor estimado del contrato, modalidad de compra y fecha aproximadaen la cual se dará inicio al proceso de contratación. La Dirección General deAdquisiciones del Estado establecerá los procedimientos y el formato que4 debeser utilizado para elaborar y presentar el Programa Anual de AdquisicionesPúblicas. La presentación del Programa Anual de Adquisiciones Públicas no obliga a las entidades afectas a efectuar los procesos de adquisición que en el seenumeren. Sin embargo, si es obligatorio actualizar el mismo cuando se generenmodificaciones presupuestarias, varíen las necesidades de contratación de bienes,obras o servicios, así como modificación de la modalidad de compra y cronogramade inicio del proceso, para lo cual deberá emitirse la resolución de la AutoridadSuperior debidamente justificada…”ConclusiónSe determinó que el plan anual de compras no se encuentra actualizado por loque se debe actualizar en base a las necesidades que tiene fondetel solicitarautorización para dicha acción y proceder a notificar a donde corresponde.

2. Liquidaciones al Fondo RotativoDurante la revisión se pudo observar que existen deficiencias de control interno eincumplimiento a lo dispuesto en la circular UDAF No. 04-2017.

ü Constancias de Disponibilidad Presupuestaria InternaDentro del # 12 Documentos necesarios de acompañar en cada factura, Inciso4.10 Cada expediente de gasto debe incluir una Certificación de DisponibilidadPresupuestaria identificando el desglose de los renglones presupuestarioscorrespondientes, con firma y sello del Encargado de Presupuesto y JefeFinanciero. ConclusiónSe pudo observar que el cien por ciento de los documentos examinados, de losque cuentan con la forma solicitud de Compra; no cuentan con el llenado de laforma como se debe derivado a que únicamente llenan la parte correspondiente ala solicitud de compra, dejando así la parte del reverso que contiene ladisponibilidad presupuestaria, por otro lado, no se cancelan o anulan las casillasde las firmas que no aplican según corresponda a la actividad a realizar.

ü Firma de FacturasDentro del # 12 Observaciones a Facturas Inciso 3.5 En el Reverso de cadafactura debe anotarse la razón que justifique el gasto o servicio, con la firma delfinanciero y de la máxima autoridad de la Unidad EjecutoraConclusiónSe pudo observar que la documentación no cuenta con la firma de la máxima



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autoridad del Fondo para el desarrollo de la Telefonía.

ü Reparaciones y Servicios de Mantenimiento de VehículosSegún el # 7 Reparaciones y servicios de mantenimiento de Vehículos indica “Lasfacturas que por concepto de mantenimiento y reparaciones de vehículos seincluyan en las rendiciones de fondos rotativos, deben contar con el desglose porrenglón de los gastos incurridos por ejemplo Repuestos, Lubricantes, Mano deObra, Otros…. Al reverso de la factura, debe anotarse el número de inventario conel que aparece registrado el vehículo y además debe adjuntarse los siguientesdocumentos: 7.1 La orden de trabajo con la firma de la persona que autorizo laejecución del trabajo. 7.2 Nota escrita y firmada por la persona responsable delvehículo en la que conste que los trabajos se efectuaron y recibieron a enteraconformidad.” Inciso 12.1.3 Orden de trabajo “… Nombre y firma del representanteel taller y sello de la empresa proveedora y/o prestadora del servicio…”De acuerdo al inciso # 12.1.6 Constancias de Recepción/ satisfacción de servicios“…Deben ser dirigidas al Director General de la unidad ejecutora o su equivalentecomo máxima autoridad de la dependencia.En el numeral 12.1.1 Solicitud de Compra o Adquisicion de Servicios“…Descripcion … Ademas no debe mencionarse números de facturas, nombresde proveedores ni precios de los artículos o servicios…” ConclusiónPor lo anterior se pudieron constatar que los siguientes documentos no cuentan ladocumentación solicitada:

1. No cuenta con la orden de trabajo de quien autoriza el trabajo.2. No aparece número de Inventario en documento de satisfacción de recepción

del servicio.3. No cuenta con las tres cotizaciones ya que sobre pasa los 5,000.00.4. Facturas no cuenta con sello de cancelado5. Factura sobre pasa los 60 días para su Liquidación6. No cuenta con constancia de disponibilidad presupuestaria.7. Solicitud de compra incompleta8. Factura indica pago por fondo rotativo o caja chica9. Factura No firmada por Gerente General10. Carta de Recepción de servicios no han sido dirigidas a la máxima autoridad de

la dependencia.11. Solicitud de compra incluye precio de servicio y/o suministro.

ü Ingresos al almacén

Como se detalla en el # 12.1.5 Ingreso al almacén “Ingreso al Almacén esindispensable para compras de materiales, suministros, herramientas, bienesfungibles, mobiliario y equipo (grupos 2 y 3). También es necesario para aquellas



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adquisiciones de servicios de los cuales se obtiene algún producto terminado,tales como: elaboración de formularios o impresiones, sellos de hule, marco parafotos, mantas publicitarias, etc. Copias de llaves, entre otros, además debetomarse en consideración lo siguiente…”ConclusiónPor lo anterior se pudieron constatar que los siguientes documentos no cuentancon la forma 1-H, ingreso al almacén y en consecuencia no existe requisición alalmacén por lo cual no existe un control adecuado de los mismos. Además de estose puede observar que no tienen disponibilidad presupuestaria interna para lacompra de los mismos, no cuenta con la firma de la máxima autoridad.

ü Tintas y TónerEn el numeral 12.1.1 Solicitud de Compra o Adquisición de Servicios“…Descripción … Además, no debe mencionarse números de facturas, nombresde proveedores ni precios de los artículos o servicios…Para las solicitudes detóner o tinta: Describir el número de inventario de la impresora”ConclusiónSe observo que la factura serie A Numero 51298 de la empresa MulticopySociedad Anónima por valor de Q. 9603.00 que aparece en la rendición de fondo7; la factura no está firmada por la máxima autoridad, la solicitud de pedido cuentacon el precio de cada toner, la forma no contiene las firmas necesarias o no estánanuladas las casillas, no cuenta con el llenado de la forma de constancia de disponibilidad presupuestaria interna, y no cuenta con el número de inventario dela impresora en el cual será utilizado.

ü Plazos para solicitar la reposición de gastosSe puede verificar que en el numeral 10 Plazo para solicitar la reposición degastos “Las facturas y otros documentos que corresponda a gastos incurridos, quese incluyan en la Rendición del Fondo Rotativo como máximo, tendrán que estacomprendidas dentro de los siguientes 60 días a la fecha de su emisión…”ConclusiónSe pudo verificar que la factura serie B numero 378 por valor de Q. 148.00 defecha 24/04/2017 según nombramiento de comisión FDT-NC-GG-03-2017 en lacual se le nombra al señor Eddy Isaac Mazariegos Ruiz a entregar documentacióna Instituto Julio Cesar Méndez Montenegro, ubicado en el municipio deMazatenango, Suchitepéquez, Guatemala, se puede observar que el formularioviatico constancia No 1879 no concuerda con los horarios indicados en laespecificación y en el informe, por otra parte esta factura está incluida en larendición No. 7 de fecha 08/08/2017, por lo cual ya sobrepasaron los 60 días,según indica en la circular por lo que no cuenta con la respectiva autorización porparte del ministerio.

ü Telefonía



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Observando el inciso 4.6 Telefonía “…. El exceso del consumo deberá ser cubiertopor la persona que tenga asignado el servicio debiendo adjuntar al expediente depago el correspondiente recibo …” Para el efecto debe elaborarse un oficio dirigidoa la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas con el visto bueno deUDAF, adjuntando duplicado de la boleta de depósitos del fondo común ofotocopia certificada, esto con el propósito de emitir el Comprobante Único deRegistro de ingresos varios correspondiente.ConclusiónEn la rendición del fondo # 4 se encuentra la facturaFACE-63-TPP-001-170025515222 por valor de 5,188.77 de fecha 23/05/2017,según consta en el detalle existe un excedente de 97.77, sin embargo, no seadjunta boleta de reintegro por exceso, el oficio de solicitud de cur para registro dela boleta, la constancia de recepción del servicio no va dirigida a la máximaautoridad de la institución, no existe solicitud de servicio y no existe constancia dedisponibilidad presupuestaria interna.

ü ParqueoEn el numeral 8 Otros Servicios “A las facturas que se refieren a mantenimiento deequipos de oficina, mantenimiento y reparaciones de edificios, servicios devigilancia, internet, transporte, parqueos elaboración de mantas, etc., adjuntarconstancia escrita de que se recibieron los servicios a entera satisfacción…”ConclusiónSe pudo observar que las facturas Serie A1 No. 62636 de Parqueo Monasterio,G-29314 de Parqueo Casa Arzobispal, no cuenta con la carta de enterasatisfacción dirigida a la máxima autoridad. ObservacionesSe pudo observar que existen las factura serie Face-66-016-007 No.170000020195 de la empresa Intelaf, S. A. por Q. 23530.00 por la compra de 13Licencias de Office 2016 Home & Business y la factura serie B No. 641 de laempresa Sistemas de Tecnología Automatizada, S. A., por la compra de 25Licencias de ESET Endpoint Security Gobierno por 1 Año.Ambos expedientes no cuentan con el formulario 1-H ingreso al almacén, falta delllenado en la disponibilidad presupuestaria interna, no cuenta con listado de lasmaquinas en las cuales fueron instaladas y la copia de la tarjeta deresponsabilidad de la persona que tiene asignada la máquina que en que fue oserá instalada, así mismo la carta de recepción del servicio no está dirigida a lamáxima autoridad, las facturas no están firmadas por la máxima autoridad y nocuentan con sello de cancelado. Se puede observar que el expediente de INTELAF el recibo de caja hace alusión aque se pagó en efectivo cuando existe un cheque por el pago del mismo, asímismo la factura esta después de emitido el pago, el recibo de pago esta emitido



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con fecha anterior a la factura, el voucher de cheque por Q.5939.00, no coincidecon copia del cheque físico por valor de Q. 23,530.00En la factura de SISTASA se puede observar que el recibo de caja está a nombrede Fondetel, Fondo Rotativo, en la solicitud de compra tienen los preciosestablecidos, no cuenta con el llenado de la forma en su totalidad Conclusión general Se procedió a revisar el cumplimiento de la documentación del fondo rotativo y dela caja chica, sin embargo, derivado a los inconvenientes en tiempo y personal dela unidad de auditoria solo se evaluó una muestra de los fondos rotativos, por loque en la revisión presupuestaria se examinarán otros aspectos que no sepudieron tomar en cuenta en esta revisión. Se recomienda revisar los fondos rotativos en su totalidad y se proceda a darlecumplimiento a todo lo que especifica el Oficio Circular UDAF No. 04-2017, asímismo se le otorga un tiempo de 10 días hábiles para atender lasrecomendaciones según ARTÍCULO 65. SEGUIMIENTO A LASRECOMENDACIONES DE AUDITORÍA. Las recomendaciones de auditoría,deben ser aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada; su incumplimiento es objeto desanción según el artículo 39 de la Ley. El auditor interno de la entidad auditadatendrá diez días hábiles contados a partir del día siguiente de notificada a laautoridad administrativa superior de la entidad auditada, para verificar si seatendieron las recomendaciones, debiendo informar por escrito a la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada y a la Contraloría.


Auditor


Director



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AUDITORIA DE CAJA CHICADEL 01 DE ENERO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2017


OBJETIVOS 1



ANEXOS 3



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INTRODUCCION El realizar una Auditoria de caja chica nos permite evaluar que el efectivo paragastos de pequeña magnitud y emergentes se encuentre de forma segura con lapersona encargada del mismo que el efectivo y los saldos de bancos sonadecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como paraevaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el libro de cajachica. OBJETIVOS Determinar que la cantidad asignada a la caja chica se utilizada para la finalidadque fue creada como es el pago de gastos emergentes y de menor cuantía.Verificar que los gastos pagados con el efectivo de caja chica estén debidamentesoportados con la documentación correspondiente. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD Se realizo una auditoria a la caja chica sin embargo se determino que esta es unaparte del fondo rotativo por lo que es importante mencionar que se unieron las dosauditorias y se realizó una revisión del mismo ya que el comprobante único deregistro se liquida la parte del fondo rotativo y la parte que corresponde de cajachica.1. Plan Anual de Compras 2. Liquidaciones de Fondo Rotativo y Caja Chica • Facturas por compra de Bienes y/o Servicios • Documentos de Soporte • Revisión de Formas de autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.• Revisión de Forma de Pago Lo anterior fue examinado en base al oficio circular UDAF-No. 04-2017 delMinisterio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda de fecha 16 de Enero de2017, el cual rige los lineamientos para la ejecución y liquidación del FondoRotativo, RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD



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Auditor


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ANEXOS Informe de Auditoria de Caja Chica y Fondo Rotativo a la Gerencia 1-9



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Auditoria de Combustibles y LubricantesDEL 01 DE ENERO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2017


OBJETIVOS 1



ANEXOS 5



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INTRODUCCION Es importante evaluar el rubro de combustibles y lubricantes esto derivado a quese debe tener un control mesurado de este insumo, es importante identificar si selleva un adecuado control, es necesario que se tenga una normativa que permitaidentificar que personal tiene derecho al consumo de este insumo, derivado de lasactividades que realiza, es importante también tener en consideración que se debeverificar el kilometraje que consume cada vehiculo para realización de lasactividades de mensajería OBJETIVOS Examinar que el libro de control de combustible este autorizado por la ContraloríaGeneral de Cuentas.Verificar si los formularios se encuentran debidamente llenos, como lo indica laforma.Evaluar mediante un cruce de formas el adecuado control en el libro de control deconsumo de combustible.Verificar correlativo de cupones de combustibleEstablecer disponibilidad de cupones de combustible a la fecha del corteVerificar la existencia de un manual de combustibles y lubricantes, si se encuentravigente, si hay modificaciones, proceso en el que se encuentra. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD El alcance se podrá verificar mediante el cuadre de formularios y del libroautorizado por la contraloría General de Cuentas.

1. Formularios· Se evaluó en forma selectiva las tarjetas de control de Solicitud y entrega de

cupones de combustibles por cuota fija· Verificar correlativo de formas· Llenado de formulario de forma según corresponde· Libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas.


1. Formularios Autorizados El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Norma 1.4, indica:"Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir losreglamentos o normas específicas que regirán el funcionamiento de los sistemasoperativos, de administración y finanzas. El funcionamiento de todos los



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sistemas, debe enmarcarse en las leyes generales y específicas, las políticasnacionales, sectoriales e institucionales, así como las normas básicas emitidas porlos órganos rectores en lo que les sea aplicable"ConclusiónSegún el Manual de Normas y Procedimientos para la solicitud de Consumo deCombustibles autorizado mediante acta 14-2011CA de fecha 23 de septiembre delaño 2011, e instructivo de Normas y Procedimientos para la solicitud de Consumode Combustibles autorizado mediante acta 29-2014CA, Se puede observar quedentro del numeral 5 Normas del procedimiento para la Solicitud y Consumo deCombustibles en el párrafo de especificas en el numeral 1 Formularios: “Los formularios necesarios para la entrega de cupones de combustible son 1.1 Formularios de Requisición de Combustible, 1.2 Formulario de Combustible, 1.3Formulario de Informe de Consumo de Combustible. Se pudo determinar quedichas formas no son utilizadas por lo que el manual no ha sido aplicado de laforma correcta en el aspecto de los formularios.

ü Correlativo de formasNORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL inciso 2.7CONTROL Y USO DE FORMULARIOS NUMERADOS Cada ente público debeaplicar procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemaspara el control y uso de formularios numerados, independientemente del medioque se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios informáticos. ConclusiónSe pudo observar que la forma 451 de fecha 14/06/2017 que, según figura en ellibro no autorizado por la contraloría general de cuentas, no figura de formaadecuada ya que su correlativo aparece a inicios del mes de julio por lo que se lerecomienda que se proceda a la verificación del mismo antes de su impresión enlos libros autorizados por la contraloría general de cuentas.

ü Llenado de formulario de forma adecuadaNORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL inciso 2.7CONTROL Y USO DE FORMULARIOS NUMERADOS Cada ente público debeaplicar procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemaspara el control y uso de formularios numerados, independientemente del medioque se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios informáticos. ConclusiónSe comprobó mediante muestra de documentos que las tarjetas por control decombustible están llenas de forma correcta en lo que respecta a quien solicita,autoriza y recibe los cupones de combustible, sin embargo a pesar que dichodocumento si está autorizado por la contraloría general de cuentas mismo no es



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uno de los formularios autorizados según el manual para la solicitud de consumode combustible y no tiene descrito en la casilla de observación la cuota según elmanual a que semana corresponde dicha cantidad recibida.

ü Libro de control de combustible Según el Manual de Normas y Procedimientos para la solicitud de Consumo deCombustibles autorizado mediante acta 14-2011CA de fecha 23 de septiembre delaño 2011, e instructivo de Normas y Procedimientos para la solicitud de Consumode Combustibles autorizado mediante acta 29-2014CA, Se puede observar quedentro del numeral 9 Registro en Libros: La dirección financiera procederá a darleingreso y egreso en el libro de control de ingreso y egreso de cupones decombustibles debidamente autorizados por la contraloría general de cuentas de lanación. ConclusiónSe puedo verificar que el libro de control de cupones de combustible no estáautorizado por la contraloría general de cuentas sin embargo según conversacióny se tuvo a la vista el envió en el cual el libro de control de combustible ya fueautorizado por la contraloría, por lo que se le recomienda al Jefe Financiero pasara imprimir el actual libro de control al autorizado por la contraloría y evitar posiblesreparos. ObservacionesSe recomienda que se ponga en práctica el autorizado mediante acta 14-2011CAde fecha 23 de septiembre del año 2011, e instructivo de Normas yProcedimientos para la solicitud de Consumo de Combustibles autorizadomediante acta 29-2014CA, hasta el momento en que la dirección administrativaproponga la actualización del Manual de Normas y Procedimientos para lasolicitud de Consumo de Combustibles al consejo de administración deFONDETEL y que este sea autorizado, por el momento debe ser aplicada lanormativa vigente.Conclusión general Se procedió a revisar las Tarjetas de Control de Solicitud y Entrega de Cuponesde Combustible Cuota Fija, formularios autorizados por la Contraloría General deCuentas, para verificar el uso adecuado con el fin de tener un adecuado control deegreso de los cupones de combustible, de igual manera se pudo observar que nose han sobrepasado de las cuotas según establece el manual como cuota fija paracada director por lo que el gasto según el manual debía de ser por las 39 semanasun total de 89,700.00 sin embargo tuvo un gasto de 63, 225.00 entre cupones ycompras directas, por lo que sugiere seguir las recomendaciones y se le otorga un



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tiempo de 10 días hábiles para atender las mismas según ARTÍCULO 65.SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA. Lasrecomendaciones de auditoría, deben ser aplicadas de manera inmediata yobligatoria por la autoridad administrativa superior de la entidad auditada; suincumplimiento es objeto de sanción según el artículo 39 de la Ley.


Auditor


Director



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ANEXOS Informe de Auditoria de Combustibles y Lubricantes a la Gerencia 1-4



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Informe de Auditoria de Combustibles y Lubricantes a la Gerencia 2-4



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Oficio UDAI-21-2017 Informe de Auditoria de Combustibles y Lubricantes al Consejo



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FONDO PARA EL DESARROLLO DE LA TELEFONIAAUDITORIA INTERNA

CUA No.: 68682

AUDITORIA FINANCIERAAUDITORIA PRESUPUESTARIA

DEL 01 DE ENERO DE 2017 AL 31 DE OCTUBRE DE 2017

INDICE ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 1

GENERALES 1

ESPECIFICOS 1

ALCANCE 1

INFORMACION EXAMINADA 1

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 2

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOSY RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LAENTIDAD AUDITADA

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COMISION DE AUDITORIA 6

ANEXOS 7


AUDITORIA FINANCIERA - CUA 68682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2017 AL 31 DE OCTUBRE DE 2017

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ANTECEDENTES Antecedentes sobre una evaluación al área presupuestaria de forma interna noexiste ya que se pudo verificar que no existía en la institución una unidad deAuditoria Interna por lo cual en la evaluación del año 2016 por parte de lacontraloría general de cuentas una de los hallazgos fue la falta de esta unidad porlo que apartir de julio el año 2017, ya se cuenta con unidad de Auditoria Interna enFONDETEL OBJETIVOS GENERALES Evaluar la ejecución presupuestaria durante el periodo del 01 de enero al 30 deseptiembre de 2017.Analizar si los renglones presupuestarios fueron programados de forma adecuadaen el anteproyecto de presupuesto 2017, para verificar cuantas modificacionespresupuestarias se han realizado durante el ejercicio. ESPECIFICOS Verificar que los renglones presupuestarios estén debidamente afectados.Analizar que todos los curs cuenten con el soporte necesario.Evaluar el soporte de cada cur.Analizar el % de ejecucion presupuestaria. ALCANCE

ü Comprobantes Únicos de Registro –CUR´s-, de egresos del período revisado, conla correspondiente documentación de soporte.

ü Reportes de egresos del Sistema Integrado de Contabilidad –SICOIN-, de losmeses revisados.

ü Verificar la aplicación de los renglones presupuestarios.ü Verificar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado.ü Evaluar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto No. 50-2016, Ley del

Presupuesto General de Ingresos y Egresos del estado para el Ejercicio Fiscal2017.

ü Otros aspectos que de acuerdo a las circunstancias fueran necesarias evaluar. INFORMACION EXAMINADA Comprobantes Únicos de Registro –CUR´s-, de egresos del período revisado, con



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la correspondiente documentación de soporte.Reportes de egresos del Sistema Integrado de Contabilidad –SICOIN-, de losmeses revisados. NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 1. Ejecución de los Gastos Por GrupoLos gastos han sido reflados en los renglones como se especifica acontinuación: ü Los gastos se registran en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-,conformidad con la normativa vigente.

ü Para realizar la evaluación de los gastos se solicitó una cantidad de comprobantesúnicos de registro CUR´S sin embargo estos no fueron proporcionados en sutotalidad, esto se debe a la que la delegación de la contraloría general de cuentascuenta con una parte de la documentación y otra parte la tiene la delegación deauditoria interna del ministerio de comunicaciones, por lo que se tuvo unalimitación en el alcance de la evaluación. Dentro de lo que se pudo revisar sedeterminó que se encuentra soportada con la documentación contable respectiva,el uso de los renglones ha sido adecuado a la fuente y naturaleza del gasto;además, todo egreso ha sido autorizado y razonado por la AutoridadAdministrativa correspondiente.

ü El presupuesto total de gastos asciende a Q.6,100,000.00, se ha ejecutadoQ.3,251,192.92, que representa el 53.30 % de avance en la ejecución.

ü De los gastos de funcionamiento el más significativo es el de Servicios Personales,que ascendió a Q.1,773,675.59 que comprende los sueldos del personal concargo al renglón 021, 022 y los honorarios del renglón 029, así como los pagos deBonificaciones, Aguinaldo y Cuotas Patronales, dicho gasto representa el 63.89%sobre el total anual aprobado para este grupo de gasto.

ü Se pudo comprobar que la papelería que conforma los expedientes, aun cuentaciertas deficiencias, como lo es la falta de disponibilidad presupuestaria según laforma autorizada por la contraloría general de cuentas, la forma de solicitud decompra no se encuentra debidamente llena, el recibo de agua y luz sale a nombrede una persona distintita de la arrendadora del inmueble.

ü Se evaluaron los comprobantes únicos de registro -CUR´S- de gasto en conceptode pagos efectuados al personal por indemnización y prestaciones laborales;encontrándose los cálculos de las liquidaciones en forma razonable.



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2. Modificaciones presupuestarias registradas en el SICOINDurante el período de enero a septiembre de 2017, se realizó una modificaciónpresupuestaria, según como se detallo en el cuadro anterior, en donde sereprogramo débitos y créditos de los grupos de gastos 100 "Servicios noPersonales", 200 "Bienes y Servicios", 300 "Propiedad Planta y Equipo" y 500"Transferencias de Capital", para una mejor ejecución presupuestaria. 3. Compras realizadas por medio del sistema de GUATECOMPRAS durante elperíodo enero a septiembre de 2017.Del mes de enero a septiembre de 2017, se verifico en el sistema deGuatecompras que únicamente se realizó una compra por medio de la ModalidadCompra Directa con Oferta Electrónica (Art. 43 LCE Inciso b), segúnNOG:6075606, para la contratación de dos (2) oficiales de seguridad, para cubrirturnos de 24 horas, para las oficinas del Fondo Para El Desarrollo De La Telefonía-FONDETEL-. Recomendaciones

ü Llenar la papelería que soporta los comprobantes únicos de registro, con lasrecomendaciones que se han dado en auditorias anteriores, esto con el fin de notener inconvenientes al momento de que entes externos realicen las revisionescorrespondientes, es necesario llenar de forma adecuada todas las formas ydocumentos necesarios.

ü Proceder a realizar y verificar por que se incumple con el articulo 51 ProrrogaContractual del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del estado el cual indica quela prestación de un servicio podrá prorrogarse por una sola vez por el mismo plazoo menor por caso fortuito, según se pudo verificar el actual contrato administrativo01-2017, en la cual hace mención en su cláusula tercera: OBJETO DELCONTRATO de prorrogar el contrato FONDETEL (35-2009-FONDETEL), por locual se recomienda se atienda lo que recomienda la ley para futuras ocasiones yse indique por que motivo o circunstancia no se llevo a cabo el proceso decotización para la prestación del servicio de arrendamiento de las oficinas defondetel. Conclusión general Se procedió a revisarlos los comprobantes únicos de registro, para verificar si laaplicación de los renglones presupuestarios era la correcta por lo que se pudodeterminar que efectivamente si en su mayoría se encuentran de forma razonable,sin embargo, no se pudo examinar el cien por ciento ya que no fue entregada todala papelería por las causas ya indicadas, según ARTÍCULO 65. SEGUIMIENTO ALAS RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA. Las recomendaciones de auditoría,deben ser aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada; su incumplimiento es objeto de



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sanción según el artículo 39 de la Ley. El auditor interno de la entidad auditadatendrá diez días hábiles contados a partir del día siguiente de notificada a laautoridad administrativa superior de la entidad auditada, para verificar si seatendieron las recomendaciones, debiendo informar por escrito a la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada y a la Contraloría. Atentamente,

Licenciada Lesli Andrea Yantuche YantucheAuditora InternaFONDETEL

Colegiado Activo 7272 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS YRECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Comentarios sobre el estado actual de los hallazgos y recomendaciones deauditorías anteriores, no se pudo establecer comentarios ya que como se hamencionado en párrafos anteriores no han habían realizado auditorias de carácterinterno por falta de la Unidad de Auditoria Interna, sin embargo se ha podidoobservar que se han estado realizando gestiones para darle cumplimiento a loshallazgos de la revisión de la contraloría general de cuentas, de la evaluación deejercicio 2016.



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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LAENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al

1 BYRON ENRIQUE RECINOS LOPEZ JEFE FINANCIERO 01/03/2017 31/12/2017

2 GUILLERMO GUTIERREZ OROZCO DIRECTOR EJECUTIVO 01/01/2017 31/12/2017



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COMISION DE AUDITORIA


Auditor


Director



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ANEXOS Informe de Auditoria Presupuestaria a la Gerencia 1-9



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Informe de Auditoria Presupuestaria a la Gerencia 2-9



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Oficio UDAI-38-2017 Informe de Auditoria Presupuestaria al Consejo



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fondo para el desarrollo de la telefonia...

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