for110619v3- gde003 - moneda estrangera-1€¦ · 2.1 registre d’una factura amb moneda...

Projecte ATENEA-ECOFIN

Manual d’usuari

Comptabilitat Pressupostària - Financera : MonedaEstrangera

Barcelona, 19 de Maig de 2011

Versió 3.0

DISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ

DE LA GESTIÓ ECONÒMIC FINANCERA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA.

FOR110619v3- GDE003 - Moneda Estrangera-1.doc Pàgina 2 de 55 13/07/2011

Comptabilitat Pressupostària - Financera: Moneda Estrangera

Llista de Distribució

Area Persona E-mail Obs.

Control de Canvis

Versió Autor Data Comentari/Motiu del Canvi Apartat Pàgines

1 Lidia Gracia 19/5/11 170

2 Núria Font 26/6/11 Revisió de la totalitat del manual ireorganització dels apartats

Tot Tot



Índex

1 INTRODUCCIÓ .................................................................................................... 4

1.1 Introducció General ........................................................................................... 4

1.2 Menú d’Accés.................................................................................................... 4

2 REGISTRE DE FACTURES .................................................................................... 5

2.1 Registre d’una factura amb moneda estrangera ................................................ 5

2.1.1 Creació d’una factura amb moneda estrangera ......................................... 5

2.1.2 Modificació d’una factura amb moneda estrangera...................................15

2.1.3 Visualització d’una factura amb moneda estrangera.................................18

2.2 Registre d’una factura de comissions de moneda estrangera...........................20

2.2.1 Creació d’una factura de comissions de moneda estrangera....................20

2.2.2 Modificació d’una factura de comissions de moneda estrangera ..............23

2.2.3 Visualització d’una factura de comissions de moneda estrangera ............25

3 ADO DE MONEDA ESTRANGERA ........................................................................ 26

4 BARRAT D’UN ADO DE MONEDA ESTRANGERA.................................................... 32

4.1 Creació d’un barrat d’un ADO de moneda estrangera ......................................32

5 TRAMITACIÓ DE L’EXPEDIENT COMPTABLE .......................................................... 36

6 PAGAMENT DE LA FACTURA (PROCÉS CENTRALITZAT).......................................... 39

6.1 Introducció de paràmetres ................................................................................40

6.2 Planificació de l’elaboració de la proposta ........................................................46

6.3 Extracció d’informe de la proposta....................................................................48

6.4 Execució del pagament i extracció de mitjans de pagament.............................48

7 TAULES TIPUS DE CANVI I RISC DE CANVI (PROCÉS CENTRALITZAT) ....................... 53



1 Introducció

1.1 Introducció General

Aquest document conté el Manual d’Usuari dels mòduls de Comptabilitat Pressupostària iFinancera referent a Moneda Estrangera.

Recull el registre de la comptabilització de factures com el de les comissions dintre delregistre de factures i el reconeixement de l’obligació associat.

L’objectiu d’aquest manual és mostrar als usuaris com es realitzarà les comptabilitzacionsde les factures de moneda estrangera. Es busca capacitar al conjunt de futurs usuaris del’eina sobre els conceptes bàsics i el funcionament general de la solució específica de laUniversitat de Barcelona.

En el manual s’indiquen els menús d’accés a les pantalles que aniran apareixentsuccessivament al realitzar cadascuna de les tasques, acompanyades de la descripcióseqüencial dels camps que contenen, i la forma que aquests camps han de seremplenats.

1.2 Menú d’Accés

En ATENEA–ECOFIN tant l'accés als menús com a les transaccions estaran controladespels perfils d'usuari, pel que no tots els usuaris podran portar a terme determinadesaccions sobre ells.

En aquest manual es descriu l’ús del menú de forma global. S’han identificatespecíficament aquelles transaccions que només poden realitzar els usuaris centralitzats(Àrea de Finances).



2 Registre de Factures

Tot pagament amb moneda estrangera es composa de dues parts:

el pagament de la factura corresponent al proveïdor que ha emès la factura i en lamoneda corresponent.

el pagament d’una comissió bancària al banc que fa el pagament (despesainherent a tot pagament amb moneda estrangera

Per a poder realitzar aquests dos pagament, que es realitzen simultàniament amb un únicdocument pressupostària ADO, cal enregistrar dues factures, una per a cada pagament iproveïdor. La primera, és la factura real que el proveïdor ens ha enviar, i la segona escrea en el sistema per tal de poder abonar el pagament de la corresponent comissió queporten aquests tipus de transaccions bancàries.

El registre d’aquestes dues factures (la real i la de les comissions) es farà, per normageneral de forma manual. Primer cal registrar la factura real i a continuació la de lacomissió. Només en el cas en què la factura amb moneda estrangera sigui registrada enel registre de factures a través del sistema OCR (escaneig intel·ligent i centralitzat), lafactura de comissions es crearà automàticament.

El primer pas del procés de pagament d’una despesa amb moneda estrangera seràenregistrar la factura corresponent en el registre de factures. Tal i com hem indicat, hemde registrar dues factures: una per l’import de la factura, contra el proveïdor, i una altraper l’import de la comissió, contra el banc.

Les característiques d’aquestes factures són:

Ambdues factures tindran el mateix número de factura (camp referència al registrede factures).

La numeració d’aquestes factures serà específica i començaran sempre pelcaràcter ‘$’.

Es consideren factures amb moneda estrangera aquelles on

Moneda Divisa (qualsevol moneda diferent de l’EUR)

Moneda EUR però d’un país que no sigui de l’àrea SEPA.

Moneda EUR d’un país de l’àrea SEPA per`d’un import major a 50.000 EUR.

2.1 Registre d’una factura amb moneda estrangera

2.1.1 Creació d’una factura amb moneda estrangera

Per enregistrar una factura heu d’accedir a la transacció:



Menú: Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures / Registre

Capçalera Factures / Enregistrar factura/abonament pressupostari

Transacció: /IECI/RF01

Per a enregistrar una factura heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i

fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o latecla “intro”.

A continuació apareixerà la següent pantalla:



On caldrà indicar:

Nom del camp Descripció Oblig.Acció de l’usuari ivalors

Comentaris

Societat Societat financera UB

Exercici Exercici pressupostari Format aaaa

Creditor Codi del creditorestranger contra quiva la factura

Referència Referència de lafactura que es volcrear

Sempre hauràde començaramb el valor ‘$’

:

A continuació us apareixerà la pantalla de creació de factura, on haureu d’introduirl’import en divisa i la seva moneda.



On caldrà emplenar els següents camps:


Comentaris

Dades Generals

Data factura Data de la factura Formatdd.mm.aaaa

Núm. Factura Numero de factura Numero de facturaa emplenar noméssi aquest no hi capen el campreferència

Moneda divisa




Comentaris

Moneda Moneda de lacomptabilització del’ordre d’obligació

EUR S’emplenaautomàticament

Data conversió El sistema agafarà ladata entrada de lafactura com a dataper calcular laconversió a EUR

Formatdd.mm.aaaa

S’emplenaautomàticamentsegons la datad’entrada en elregistre

T/C Conversió En aquest camp esmostrarà com està elcanvi de la monedaa EUR en la data deconversió

Es complimentaautomàticamentsegons la data deconversió i la taulade diferències decanvi.

Dades econòmiques

Import Import de la facturaen EUR

Automàtic En cas de què lafactura sigui ambmoneda diferent aEUR, el sistema hocalculaautomàticament.

En cas de què lafactura sigui ambEUR, aquest camps’haurà d’informaramb l’import de lafactura.

Import.Impost Import de l´IVA encas que es posi unindicador

Automàtic quanmarquem el flag“Càlcul impostos”

Automàtic quanmarquem el flag“Càlcul impostos”

Import Divisa Import de la factura Omplir amb l’importde la facturasempre queaquesta vingui enuna monedadiferent d’EUR. Tédos camps: elprimer per l’import iel segon pel tipusde monedaestrangera




Comentaris

Ind.Impostos Indicador d´IVA Indicar el tipusd’indicador d´IVA

Dades Gestió

Descripció Text capçaleradocument

Camp de text lliure

Centre Gestor Centre Gestor

Pos.Presupost. PosicióPressupostaria

Fons Fons

Element PEP Element PEP

Tipusdocument

Tipus document dela factura

F

Activitat factura Activitat factura F per a facturesde càrrec;

A per a facturesd’abonament

Data entradaregistre

Data entrada de lafactura

Formatdd.mm.aaaa

Es complimentaautomàticament

Dataconformació

Data conformació Formatdd.mm.aaaa

Data derecepció

Data de recepció Formatdd.mm.aaaa

Es complimentaautomàticament

Doc pressup Documentpressupostari

Document de faseanterior (R,A,D) alque es vol ferreferència al crearel manament (sis’escau)

Posició Posició deldocument depressupost

Posició deldocumentpressupostari defase anterior al quees vol fer referència(si s’escau)




Comentaris

NºAbonament Númerod´abonament

Número de facturaque estem abonant

L’import en EUR es calcularà automàticament a partir de l’import divisa i la monedaintroduïda a partir de les taules de tipus de canvi que hi ha introduïdes en el sistema.

En aquesta pantalla també es poden realitzar altres accions, que apareixen indicades a apart superior de la mateixa:

Textos ampliats, . Confirmar l'opció de creació de la factura per podercrear el text ampliat.



Imatge annexada, . En cas que ja s’hagi annexat una imatge (NOTA:a SAP una imatge equival a un document annexat) es podrà visualitzar.

Annexar imatge document, . Cal escollir el format deldocument que es vol annexar. Cal fer doble click sobre una de les quatre opcions.



NOTA: Per tal que aquest document pugui ésser visualitzat posteriorment pelresponsable de crèdit quan aquest accedeixi a la seva bústia d’aprovació a través de laintranet, és necessari que el document annexat estigui amb format PDF.

Es podrà escollir la ruta del fitxer a annexar. I prémer el botó Obrir



Un cop annexat el fitxer cal sortir de la següent pantalla clicant , de la part superior.

Per a desar, premeu .

Confirmar l’opció de guardar pressionant el botó SI per donar d’alta la factura



2.1.2 Modificació d’una factura amb moneda estrangera

Per modificar una factura que ha està prèviament registrada en el registre de factures,però que encara no ha estat comptabilitzada mitjançant el corresponent ADO, heud’accedir a la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el

seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.

:

Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Registre de Factures /

Registre Capçalera Factures / Modificar factura/abonament

pressupostari


A continuació us apareixerà la següent pantalla:

On heu d’emplenar els següents camps::


Comentaris

Societat Societat financera UB S’emplenaautomàticament




Comentaris

Exercici Exercici pressupostari Format aaaa S’emplenaautomàticament


Referència Referència de lafactura que es volmodificar


El sistema validarà que la capçalera de factura que es vol modificar existeixi i acontinuació us apareixerà la pantalla de modificació de factura.



Es podran modificar tots els camps introduïts al crear la factura, excepte els de capçalera(Dades Generals) ja que són els que la identifiquen.

Per a desar les modificacions, premeu . A continuació, confirmeu l’opció de guardarprement el botó SI per tal de modificar la capçalera de la factura, tal i com es mostra en laimatge següent.



2.1.3 Visualització d’una factura amb moneda estrangera

Per visualitzar una factura amb moneda estrangera que prèviament hagi estat registradaen el sistema heu d’accedir a la transacció:

Menú: Registre de Factures/ Registre Capçalera Factures/ Visualitzar

factura/abonament pressupostari


Per a visualitzar una capçalera de factura heu de seleccionar la transacció corresponentdel menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer

o la tecla Intro


On els camps a emplenar són els segtüents:




Comentaris




Referència Referència de lafactura que es volvisualitzar


El sistema validarà que la capçalera de factura que es vol modificar existeixi i acontinuació us apareixerà la pantalla de visualització de factura, en la qual no es podràmodificar cap dada.



2.2 Registre d’una factura de comissions de monedaestrangera

2.2.1 Creació d’una factura de comissions de moneda estrangera

Un cop registrada la factura amb moneda estrangera hem d’enregistrar la factura decomissions de moneda estrangera. Per això heu d’accedir a la transacció:

Menú: Menu SAP / Comptabilitat Pressupostaria / Registre de Factures /

Registre Comissió Factures Moneda Estrangera / Enregistrar

factura comissions moneda estrangera

Transacció: Z59_EAPS_RF05

Per a enregistrar una factura de comissió de moneda estrangera heu de seleccionar latransacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la

barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.





Comentaris



Creditor 2000000 Valor fix decreditor fixat perla UB

Referència Referència de lafactura amb monedaestrangera a la quees vol crear la sevacomissió

Sempre és iguala la referènciade la factura.

El sistema obliga a que el creditor sigui l’entitat bancària codi 2000000 i que la facturaassociada a aquesta comissió existeixi en el sistema, per tenir la mateixa codificació en elcamp referència i la mateixa data de factura que la factura original. En cas contrari, elsistema mostrarà un missatge d’error informant que a l’usuari de l’acció a realitzar.

A continuació us apareix la pantalla següent:



En aquesta pantalla el sistema valida que la data de la factura de la comissió sigui lamateixa que la de la factura. Si és diferent el sistema donarà un error, ja que no troba capfactura associada a aquesta comissió. També és verifica que no existeixin més d’unafactura amb les mateixa característiques.




Comentaris

Data Factura Data recepció de lafactura original

La mateixa dataque la de la facturaoriginal

Si no es posa lamateixa data elsistema donaràun error i nodeixaràcontinuar

Import Import de la comissióde la factura en eur

El sistema hocalculaautomàticamenta partir de lataula de risc decanvi..

Centre Gestor Centre Gestor

Descripció Text capçaleradocument

Una vegada heu omplert les dades heu de guardar aquesta factura de la comissió.

El càlcul de l’import de comissió es fa mitjançant la taula de risc de canvi (veure apartat 7d’aquest manual). Actualment, aquesta serà un 0,02% (segons la taula actualitzada) del’import de la factura amb un import mínim de 3,5 €.

2.2.2 Modificació d’una factura de comissions de moneda estrangera

Per modificar una factura d’una factura de comissions de moneda estrangera heud’accedir a la transacció:


Registre Comissió Factures Moneda Estrangera / Modificar factura

comissió moneda estrangera

Transacció: Z59_EAPS_RF06



Per a modificar una capçalera de factura de comissió de moneda estrangera heu deseleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el

seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.


On els camps a emplenar són els següents:

:


Comentaris




No modificable.Estarà informatper defecte

Referència Referència de lafactura que es volcrear




El sistema validarà que la capçalera de factura de comissions de ME existeixi i acontinuació us apareixerà la pantalla de modificació.

Es podran modificar tots els camps introduïts al crear la factura, excepte els de capçalera(Dades Generals) ja que són els que la identifiquen.

Per a desar les modificacions, premeu .i confirmeu l’opció de guardar pressionant elbotó SI per modificar la capçalera de la factura.

Cal que quan modifiqueu les dades de la capçalera de factura de comissions de monedaestrangera la data de la factura sigui la mateixa que la introduïda a la capçalera de lafactura. Si aquesta no és la mateixa donarà error.

2.2.3 Visualització d’una factura de comissions de moneda estrangera

Per visualitzar una factura de comissions heu d’accedir a la mateixa transacció empradaper visualitzar qualsevol factura:




Registre Capçalera Factures / Visualitzar factura/abonament

pressupostari


Per a visualitzar una capçalera de factura heu de seleccionar la transacció corresponentdel menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer

o la tecla Intro.

Us apareixerà la pantalla de visualització d’una factura, on no podreu modificar cap camp.

.

3 ADO de moneda estrangera

Un cop registrades la factura amb moneda estrangera i la seva corresponent factura de lacomissió en el Registre de Factures del sistema, podeu procedir a la comptabilització delcorresponent document pressupostari: ADO

IMPORTANT: Els ADO de moneda estrangera són sempre unifactura. Si intenteu afegir-hi més d’una factura amb referències diferents el sistema donarà un error.

Per a crear el document d’obligació a partir d’una factura registrada en el Registre deFactures, s’utilitzarà la següent transacció:




Comptabilització Factures / Creació Documents d’Obligació

Transacció: /IECI/RF_TR_DOCS_002

Heu de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o

escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro..

A continuació us apareixerà la següent pantalla de recerca de factures, on, per exemple,podreu buscar la factura pels següents criteris:



Si introduïm el número de factura de la qual volem gravar l’ADO en el camp referènciaens apareixeran dues línees: la de factura i la de factura de comissions de monedaestrangera associada a la factura

Prement us apareixeran totes les factures que verifiquin els criteris de recercaindicats, i que estiguin en estat “factura sense assignar” o “amb import pendent”:

Per a crear un Reconeixement d’Obligació sense referència de moneda estrangera, heude seleccionar les dues línies de factura (la factura amb moneda i la factura de la

comissió associada) clicant en el botó .



Heu de seleccionar la classe de document OE (ADO Moneda Estrangera). Aquestaclasse de document és la específica per crear els documents sobre els quals es volrealitzar el pagament amb moneda estrangera.

Aquest ADO té les següents particularitats:

És un ADO multi tercer, ja que s’ha de generar incloent les 2 factures delregistre de factures (factura del proveïdor i la factura de la comissió).

És un ADO amb una única referència de factura. La referència de lafactura i la de la factura de la comissió és la mateixa, ja que sinó el sistemadonarà un error.

El sistema comprova que aquesta classe de document sempre inclogui lapart de la comissió.

Es genera un únic expedient de tramitació.

La fiscalització d’aquests documents per l’OCI és opcional.

A continuació us apareix la pantalla següent on heu d’emplenar els camps obligatoris deles dues línies d’aquest document de manament de pagament (una línea per cadacapçalera de factura – la del proveïdor i la de la comissió).

La línea de la factura és la següent:



I la línia de la comissió de moneda estrangera és:



Aquests documents tenen dades de pagament diferents:

Document FI comptabilitzat contra el proveïdor: Aquest document tindrà una viade pagament específica, ‘D’ Divisa. Aquesta via de pagament està configurada demanera que en el moment del pagament el sistema generi un fitxer amb un formatespecífic per enviar-lo a l’entitat financera que ha de fer el pagament.

Document FI per l’import de la comissió comptabilitzat contra el banc: Aquestdocument tindrà una via de pagament específica, ‘B’ Càrrec en compte. Aquestavia de pagament no ha de generar cap mitjà de pagament.

Per guardar, premeu , i us apareixerà una pantalla amb l’expedient que s’ha generat.



Aquest expedient caldrà tramitar-lo, com la resta d’expedients comptables de qualsevoldocument pressupostari

4 Barrat d’un ADO de moneda estrangera

4.1 Creació d’un barrat d’un ADO de monedaestrangera

Sempre i quan aquest no hagi estat abonat per la Tresoreria de la UB es podrà anul·larun ADO de moneda estrangera. Per anul·lar-lo cal fer un barrat d’un ADO

Per a crear el document de barrat d’un ADO de moneda estrangera s’utilitzarà lasegüent transacció:



Menú: Menú SAP / Comptabilitat Pressupostària / Documents comptables

/ Manaments / Anul·lació Reconeixements dÓbligació

Transacció: Z59_EAPS_GEX001_OE_C


escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.

A continuació, us apareixerà la següent pantalla de creació déxpedient:

On heu dínformar l´òrgan gestor i li prémer el botó Obertura Expedient. A continuació usapareixerà la següent pantalla:



En aquesta pantalla hem dínformar léxpedient origen que volem anul·lar i un títol de

léxpedient. Quan ho hagueu fet premeu la pestanya i veiureu lespartides i límport del document original, però no podreu modificar res:

Si des d’aquesta pantalla premeu el sistema us porta a la pantallasegüent:



Veieu que el sistema només us deixa oberts per modificar els camps Import, Impost iCàlcul.impostos

Per moure-us entre les línies del document premeu o també podeu veure totes

les línies juntes amb .

Quan estigueu dácord premu el botó de desar i el sistema us dona un númerodéxpedient que haureu de tramitar igual que lÁDO original.



5 Tramitació de l’expedient comptable

El circuit de tramitació de les ordres d’obligació i els seus barrats en Moneda Estrangeraés el següent:

ADO APROVACIÓ

ANUL·LACIÓ

SI

COMPTABILITZAR

NO

Responsabledel Crèdit /

Usuari Total

VIST-I-PLAU

SI

NO

Control InternOpcional

Gestor delCrèdit / Usuari

Total

FI

ANNEXAR

Gestor delCrèdit / Usuari

Total

Tractament Massiu

L’expedient comptable de l’ADO (o del seu barrat) ha estat generat pel gestoradministratiu corresponent, però falta tramitar-lo seguint el mateix procediment establertper a la tramitació de qualsevol document pressupostari

Tot document pressupostari elaborat per un gestor administratiu comporta l’elaboraciód’un expedient de tramitació comptable. Aquest expedient requereix que sigui tramitat capel responsable del crèdit pressupostari per tal que li pugui donar la seva aprovaciócorresponent.

El procés de tramitació pot fer-se de forma individual (document a document) o massiva(varis expedients a la vegada)

Els passos en el procés de tramitació de l’expedient, i els actors que hi intervenen són elssegüents:

TRAMITACIÓ D’UN EXPEDIENT COMPTABLE D’UN ADO DE MONEDAESTRANGERA (O DEL SEU BARRAT)

Acció Qui ho fa Obligatori / Opcional

Tramitació de l’expedient(Enviament)

Gestor administratiu Obligatori

Aprovació de l’expedient Responsable de crèdit Obligatori

Validació de l’expedient OCI Opcional



Per a enviar l’expedient comptable d’un ADO de moneda estrangera (o del seu barrat) al’aprovació del seu responsable heu d’accedir a la transacció següent::

S’accedeix a la bústia de tramitació on l’expedient creat anteriorment esta pendent de serenviat a la bústia d’aprovació del responsable de crèdit .

Preneu sobre el botó .i us apareixerà la següent pantalla, en la qual podeu fer lessegüents accions::

Annexar qualsevol document amb format PDF que hagi d’acompanyar aldocument pressupostari

Enviar l’expedient a la bústia d’aprovació del responsable del crèdit, per tal queaquest segueixi el seu procés de tramitació.

Anul·lar l’expedient, en cas que s’hagi detectar alguna anomalia que així horequereixi i per tant no es vulgui tramitar.



L’opció d’annexar documentació s’ha de fer sempre prèviament a l’opció d’autoritzar o nola tramitació de l’expedient.

Un cop annexada tota la documentació que cregueu convenient, podeu procedir a latramitació de l’expedient al responsable de crèdit per tal que aquest l’aprovi.

Finalment confirmar la opció escollida pressionant el botó Enviar expedient.

Una vegada hem enviat l’expedient al responsable del crèdit, aquest l’ha d’autoritzar.Aquest ho pot fer per dues vies:

- A través de l’aplicatiu d’autorització de despesa de la intranet de la UB

- A través de la transacció SAP de tramitació d’expedient (individual omassiva). Aquesta opció només la podrà fer si el responsable de crèdit ésusuari SAP o bé ho fa el gestor administratiu perquè ha rebut la delegaciócorresponent.

La validació per part de l´OCI és un tràmit opcional. Per tant alguns expedients aniran a laOCI i uns altres no.



6 Pagament de la factura (procéscentralitzat)

El pagament de les factures en divisa es realitzarà mitjançant el programa de pagamentsautomàtic.

La comptabilització de l’ADO de divisa implicarà la comptabilització de 2 o mésdocuments financers: 1 (o n) documents FI per la factura enregistrada contra proveïdor, i1 document FI per l’import de la comissió.

Per generar el pagament heu d’accedir a la transacció:

Menú: Tresoreria / Gestió de Pagaments / Pagaments Automàtics /

Execució / Programa de Pagaments Automàtics

Transacció: F110


escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla Intro.



El procés de Pagaments Automàtics tindrà tres fases més destacades, que són:

Introducció de Paràmetres

Execució de la Proposta de Pagaments

Execució del Pagament

6.1 Introducció de paràmetres

Mitjançant aquesta pantalla inicial del programa de pagaments el sistema sol·licita els dosparàmetres que el sistema utilitzarà posteriorment per a la identificació de cadascuna deles execucions de pagament, aquests són la data d’execució i una identificació. Laidentificació és un camp de text lliure.

La data no ha de ser la data real d’execució del pagament, encara que és aconsellable decara a facilitar la seva ubicació en un futur.

A continuació procedireu a la introducció dels paràmetres de selecció per al pagament.

Per a això, heu de prémer la pestanya . A partir d’aquest moment, passeu adeterminar els criteris per a la selecció de documents per al pagament.



Els paràmetres que heu d’introduir són:

Data de comptabilització del pagament: Data amb la qual es comptabilitzaran en laComptabilitat Financera els documents de pagament.

Documents creats fins: Limitació de la selecció de documents per als documentscreats fins a la data assenyalada.

Societats: ‘UB’.

Via de pagament: ‘DB’. El sistema validarà que les vies de pagament ‘D’ (divisa) i‘B’ (càrrec en compte) sempre es seleccionin conjuntament, és a dir, no es potexecutar un pagament per qualsevol d’aquestes vies de pagament per separat.

Pròxima data de pagament: Data que utilitza el sistema per a la limitació de laselecció de documents en funció de la data de venciment del document.

Creditors: En aquests camps s’indiquen els creditors per als quals realitzeu elpagament. En el cas que desitgeu establir limitacions indiqueu un ’*’ en el camp decreditors quedant així quan premen intro:



Al passar a la pestanya haureu d’omplir els camps següents:

A la pantalla de Selecció lliure només es podran fer servir els següents criteris de seleccióper a les execucions de pagament de divisa:

Número de factura.

Classe de document: La classe de document de les factures de divisa serà sempre‘OE’, per tant només es permetrà seleccionar per aquesta classe de document a lesexecucions de pagament de divisa.

Número de ADO.

Per omplir “Classe de document” i “Número manament”, polsem:



I, primer, seleccioneu el camp Classe de document. Després, repetiu amb el campNúmero de manament.



La pestanya permet poder definir que informació addicional voleuincloure en el log. És convenient tenir marcades les llistes de log addicional, ja que usdonen un detall més ampli en els casos en els quals es generen excepcions en elpagament:



Passeu a la següent pestanya:

Heu d’introduir obligatòriament la variant TRANS. DIVISA al programaZ59_TR_RFFOES_T2. A les llistes heu d’introduir el programa Z59_TR_RFZALI00 ambla signatura SIGNATURA D.



Un cop omplertes tots les dades, graveu els paràmetres i us dona el missatge:

6.2 Planificació de l’elaboració de la proposta

NOTA: És important ressaltar que si un creditor està inclòs en alguna proposta depagaments, es bloquejarà per a qualsevol altra proposta d’aquesta mateixa societat FIfins que no es comptabilitzi la primera.

Un cop heu especificat tots els paràmetres de selecció de les partides obertes, podeu

passar a planificar l’elaboració de la proposta prement la icona . Us mostrauna finestra que ofereix diferents alternatives:



Premeu al botó per planificar. la pantalla estatus s’actualitza i apareixeran elssegüents missatges:

I espereu que finalitzi el procés. Podreu refrescar el status de la proposta prement la

icona quan ha de finalitzar mostrarà el següent missatge :



6.3 Extracció d’informe de la proposta

Seleccioneu la pestanya , visualitzareu un log amb la informació delspagaments que es van a realitzar i de totes aquelles partides el pagament de les quals noha estat possible realitzar, indicant el motiu o informació sobre possibles errors deconfiguració.

El nivell de detall depèn de les seleccions realitzades en el log addicional a l’introduir elsparàmetres en la fase anterior.

6.4 Execució del pagament i extracció de mitjans depagament

Un cop revisada l’execució de la proposta, el següent pas és realitzar l’execució delpagament i l’emissió del mitjans de pagament associats a la proposta de pagaments(llistat de signatures i fitxer amb format divisa per a l’entitat bancària).

Per executar el pagament, només cal polsar el botó de Execució del pagament



:

Al polsar el botó apareix una pantalla com la que es mostra a continuació:

En aquesta pantalla s’han de marcar els següents botons:

Inici immediat: Per tal de realitzar l’execució de forma immediata.

Crear mitjans de pagament: Per tal de generar el diskette de divisa per a l’entitatbancària.

Crear llistes: Per tal de generar el llistat de signatures.

I donar Intro.

Per tal de consultar el diskette pel banc, accedir per la ruta: Entorn- Mitjans depagament Gestió ISD:



Per consultar el llistat de signatures, si aquest no ha sortit per la impressorapredeterminada, accedir mitjançant la ruta del menú Sitema Ordres Spool pròpies:

Accedim a la següent pantalla:



Per visualitzar el llistat de signatures, ens situem a l’ordre spool correcte i polsem sobre laicona de la columna ‘Type’ o bé al botó de les ulleres i visualitzem el llistat:



Per imprimir el llistat, només cal polsar el botó d’Imprimir



7 Taules tipus de canvi i risc de canvi(procés centralitzat)

Per veure com està el canvi per una moneda en concret per conèixer la comissió s’hauràde visualitzar les següents taules.

Menú: Tresoreria / Dades Mestres/ Bancs / Divisa / Actualitzar Tipus de

Canvi

Transacció: S_BCE_68000174

El contingut de la taula és:



Per a visualitzar el risc de canvi que s’està aplicant a les operacions de monedaestrangera heu d’accedir a la transacció següent:

Menú: Tresoreria/ Dades Mestres/ Bancs / Divisa / Manteniment de Risc

de Canvi

Transacció: Z59_TR_RISC_C

El contingut de la taula és:



En aquesta taula s’indica el % de comissió a aplicar als pagaments en divisa, i l’importmínim d’aquesta comissió. Aquesta taula es gestiona per data, de manera que es guardal’històric de les modificacions d’aquests imports