forbedringsarbeid ppt vest-lofoten 2016/2017...2017/03/02 · 09.05.2016) brukerundersøkelse sendt...

10.03.2017

1

Forbedringsarbeid PPT Vest-Lofoten 2016/2017

Omstillingsprosjektet

Ann-Kristin og Caroline PPT Vest-Lofoten

Bakgrunn


Opprinnelig ønske fra Familieenheten: «Vi ønsker at PPT kommer med i kommunens forbedringsarbeid. Her er det flere involverte parter som bidrar til at ventelistene bare har økt, mange blir tilmeldt både fra barnehager og skoler bla, og det blir mindre tid til veiledning og anna arbeid i skolene slik tanken var. Hvordan er rutinene internt i PPT o.l. Viktig å få til endringer som alle involverte parter er med på»Utfordring: Vestvågøy ligger høyt på spesialundervisning sett oppimot sammenlignbare kommuner. Dette kommer frem i delrapport 5 som ligger her: http://www.vestvagoy.kommune.no/index.php/organisasjon/omstillingsprosjektet/2123-arbeidsgruppene-har-levert-sine-rapporter

10.03.2017

2

Rapport fra arbeidsgruppe oktober 2014

«Spesialpedagogiske tiltak – barnehage og skole»

Sammensetning arbeidsgruppe:• Ann Kristin Isaksen (leder)• Tor Arntzen (sekretær)• Marianne Borgvatn (verneombud),

Ingunn Abrahamsen (barnehage/adm)

• Steinar Horn (skole)• Are Johansen (tidl. Kommunal FAU

leder)• Gøril Jenssen (tillitsvalgt)• Britt Iren Walle (barnehage) • Liv Laumann (kommunalsjef)


Forbedringsarbeid?


10.03.2017

3

Mål for forbedringsarbeidet i Vestvågøy kommune

…vi ønsker fornøyde brukerefornøyde brukerefornøyde brukerefornøyde brukere…

…som mottar gode og tilpassede tjenestergode og tilpassede tjenestergode og tilpassede tjenestergode og tilpassede tjenester…

…fra engasjerte og dyktige medarbeidereengasjerte og dyktige medarbeidereengasjerte og dyktige medarbeidereengasjerte og dyktige medarbeidere…


Opplæring � Opplæring i forbedringsarbeid høsten 2015


10.03.2017

4

Del 1: Fokusintervju � Hva fungerer bra i dag ?

� Hva fungerer ikke bra i dag?

� Hver ansatt ble intervjuet av Cato og/eller Jo Bertil


Del 2: Utfordringstre / Behovstre

0. Før-tilmeldings-fase1.1. Samhandling/tilstedeværelse skole/barnehage

1.2. Avklare roller og rutiner, standardisere oppgaver

5. Annet 5.1. Scanning/arkivering/digitalt på plass innen 2017??

5.2. Egen kompetanse

5.3. Plan for sosial samhandling (arbeidsmiljø)

5.4. Informasjon om Familieenheten og PPT

5.5. Selvbetjeningsløsninger/skjema

5.6. Tilrettelegging for ppt’s arbeid ute på skolene


10.03.2017

5


1. Tilmelding1.2 For dårlig arbeid i forkant av tilmelding

1.3. Tilrettelegging / tilpasset undervisning / klasseledelse

1.4. Tilmeldings-skjema

1.5. Inntaksteam/vurderingsteam/fordele saker

2. Saksbehandling2.1. Manglende / mangelfulle / utydelige rutiner og frister

2.2. Kommer for sent inn. Jobbe systemrettet / forebyggende?

2.3. Avklaring jf. etterarbeid etter sakkyndig vurdering

2.4. Krav til dokumentasjon v. overganger bhg/skole/etc.

3. Kompetanse og ressurser i barnehage/skole

3.1 For lite fagfolk i barnehagene

3.2. For lav kompetanse i skolen på spesialundervisning

3.3. Ressurser tildelt skolene men brukes ikke jf formålet

4. Organisering/samhandling 4.1. Tydeligere rolle for PPT

4.2. Prioritere og fordele arbeidsoppgaver

Kartlegging av interessenter/ønskerØNSKER: ØNSKER: ØNSKER: ØNSKER:

INTERESSENTER:INTERESSENTER:INTERESSENTER:INTERESSENTER:

Ønske 1: Ønske 1: Ønske 1: Ønske 1:

UtredningUtredningUtredningUtredning


RessurserRessurserRessurserRessurser


SystemarbeiSystemarbeiSystemarbeiSystemarbei

dddd


VeiledningVeiledningVeiledningVeiledning


KvalitetKvalitetKvalitetKvalitet

Ønske 6:Ønske 6:Ønske 6:Ønske 6:

Raskt svar Raskt svar Raskt svar Raskt svar

Interessent 1:Interessent 1:Interessent 1:Interessent 1:

ForeldreneForeldreneForeldreneForeldreneViktig Viktig Mindre

viktig

Viktig Svært

viktig

Svært

viktig


BarnaBarnaBarnaBarnaIkke

viktig?

Varierer Litt viktig Vanskelig

å svare

på

Litt

viktig

Uviktig


BarnehagenBarnehagenBarnehagenBarnehagenSvært

viktig

Svært viktig Litt viktig

Varierer

Viktig Svært

viktig

Svært

viktig


SkolenSkolenSkolenSkolenSvært

viktig

Svært viktig Viktig Viktig

Varierer

Svært

viktig

Svært

viktig


BUP/andreBUP/andreBUP/andreBUP/andre off. off. off. off.

instinstinstinst

Svært

viktig

Svært viktig Mindre

viktig

Viktig Svært

viktig

Svært

viktig


ArbeidsgiverArbeidsgiverArbeidsgiverArbeidsgiverSvært

viktig

Svært viktig Svært

viktig

Svært

viktig

Svært

viktig

Svært

viktig


10.03.2017

6


Mål (hentet fra samling 26.02.16)

1. Unngå ventelister ved å forbedre arbeidsprosessen med tilmelding/utredning/tildeling2. Redusere omfang av individuelle tiltak3. Skape rom til forebyggende og systemrettatiltak

Måleindikatorer:

- redusert antall tilmeldinger- redusert tid fra mottak til behandlet- frigitt tid til systemretta tiltak- redusert antall aktive saker (lagt til 09.05.2016)

Brukerundersøkelse� Sendt til alle skole og barnehager i Vestvågøy, Flakstad

og Moskenes

� Spørsmålene var knyttet til arbeidsprosessene i PPT

� Resultat presentert i april/mai 2016� Barnehagene: 9 av 22 styrere svarte

� Skolene: 15 av 22 rektorer og spesialpedagogiske koordinatorer /avdelingsledere som svarte


10.03.2017

7

Brunpapirsesjon


Hvitpapirsesjon � Delte opp arbeidsprosessen i 4 faser

� Førtilmelding

� Henvisning og registrering

� Saksutredning og tilrådning

� Sakkyndig vurdering, sendt og avslutning

� Vi så på hva som fungerte og hva som ikke fungerte innenfor hver fase


10.03.2017

8

Vi kan ikke jobbe med alle utfordringer på en

gang…

…derfor må vi velge hvilke områder som skal

jobbes videre med…

Elementer å ta hensyn til i prioritering av forbedringsområder:

• Kost/nytte-effekt

• Risiko

• Enkelhet

• Bygging av motivasjon i organisasjonen

• Prosjektlogikk (rekkefølge/avhengigheter)

Til slutt: Prioritering betyr å velge bort HØYLAV

LAV

HØ

Y Prosjekt Gjør først

Ligg unna På ventEff

ekt

Gjennomføringsevne

Prioriteringsmatrise

1

2 3

45

6

7

8

9

10.03.2017

9

Fokuser på problemer, hvor løsning gir størst

effekt og som er enklest å implementere

HØYLAV

LAV

HØ

Y Prosjekt Gjør først


ekt

Gjennomføringsevne


1

2 3

45

6

7

8

9

Vi starter her

Problemer med forholdsvis lette løsninger, som

samles i en eller flere planer –avhengig av

antallet

Tunge problemstillinger,

hvor innsatsen ikke kan rettferdiggjøre

resultatet

Problemer og løsninger, som krever spesifikk kompetanse

og som ofte har et lengre tidsperspektiv

Prioriterte tiltak: FASE 1 -

FØRTILMELDING

1. Tilmeldingsskjemaet forbedres (3)

2. Rutiner for før-tilmeldingsmøte (1A)

3. Presentere før-tilm.møte skole/bhg (1B)

Avventes:

4. Innhold før-tilmeldingsmøte (2)

HØYLAV

LAV

HØ

Y

Prosjekt Gjør først


ekt

Gjennomføringsevne


1a

3

2

1b

10.03.2017

10

Prioriterte tiltak: FASE 2 - TILMELDING

1. Digitalisering (5)

2. Postmøte (4)

3. Rutiner inntak og inntaksteam (6+7)

Avventes:

4. Fordele saker direkte etter inntaksmøte (8)

HØYLAV

LAV

HØ

Y



ekt

Gjennomføringsevne


4 5

6+7

8

Prioriterte tiltak: FASE 3 –SAKSUTREDNING/TILRÅDING

1. Innføre kontortid/skjerming (11)

2. Lage kriterier for prioritering av saker (10)

3. Oppstartsmøte (13)

Prosjekt:

1. Rutine kartlegging – flytskjema (12)

På vent:

1. Ventetid, rutiner (9)

HØYLAV

LAV

HØ

Y



ekt

Gjennomføringsevne


10 11

13

12

9

10.03.2017

11

Prioriterte tiltak: FASE 4 –SAKKYNDIG VURD.+ AVSLUTTE SAK

1. Rutine for avslutning av saker (14)

2. Lage årshjul (18)

3. Definere/klargjøre PPT’s rolle (15)

4. Rutiner fornying/retilmelding (16+17)

Prosjekt:

4. Opprette spes.ped.team (19)

HØYLAV

LAV

HØ

Y



ekt

Gjennomføringsevne


1914 1

815

16+17

Prioriteringer 20.6.16� Henvisningsskjema- ansvarlig Caroline og Siri -

Skjema klar til bruk 1.10.16.

� Digitalisering arkiv – ansvarlig Ann Kristin 1.1.17

� Skjermet kontortid – ansvarlig Ann Kristin – frist 1.9.16

� Klare rutiner for avslutning av saker- ansvarlig Ann Kristin 1.1.17


10.03.2017

12

Høsten 2016� Henvisningsskjema systemarbeid, grunnskole og

førskole utarbeidet + pedagogisk rapport grunnskole � Informasjon rektormøte vedr. nye skjema

� Sendte ut informasjon til skoler og barnehager

� Utarbeidet informasjon til ny hjemmeside Vestvågøy kommune

� Opprettet inntaksteam (oppstart 1.1.17)

� Innførte skjermet kontortid

� Opplæring i bruk av forbedringstavle


Fra 1.januar 2017 til dags dato � Skjermet mandager og laget en strukturert dagsplan

� Inntaksmøter

� Tavlemøter

� Postmøte

� Drøftingsmøte

� Internundervisning

� Tatt i bruk nye henvisningsskjema og pedagogisk rapport � Informert i familieenheten og til lærere


10.03.2017

13

Forbedringstavle PPT



10.03.2017

14



10.03.2017

15



10.03.2017

16



10.03.2017

17



forbedringsarbeid ppt vest-lofoten 2016/2017...2017/03/02 · 09.05.2016) brukerundersøkelse sendt...

Documents