FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL SICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PRESENTADO POR :LIDIA NOHEMY CORDOBA MENA

TUTOR: LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ

2014

ACTIVIDADEsta actividad Contiene

1. Informe de visita a entidad publica

2. Informe de visita a entidad privada

3. Reglamentación

Entidad pública

alcaldía de Quibdó

Entidad Publica Alcaldía de Quibdó

Dirección: Cr 2 N°24ª - 82

Nombre del funcionario encargado: Yajaira Moreno

Teléfono: 3117611730

Entidad Publica Alcaldía de Quibdó

Preguntas

Dentro de la entidad, ¿cuál es la función del archivo?

La función del archivo es clasificar, ordenar y conservar la documentación y brindar información oportuna y eficaz.

¿A qué le llaman fondo documental?

A la agrupación de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones.

¿Cómo organizan la información de la entidad en el archivo?

La organizan por series, en orden cronológico.

¿A qué le llaman series documentales?

Al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

¿Existen secciones y subsecciones?

Si.

Entidad Privada Caja de

compensación familiar del choco « Comfachoco »

Entidad Privada Caja de Compensación Familiar del Choco

Dirección: Cr.4 Cll.23 - Las águilas

Nombre del funcionario encargado: Carol ladino

Teléfono: 3155181879

Entidad Privada Caja de Compensación Familiar del Choco « Comfachoco »

¿Cuál es la ubicación física del archivo dentro de la entidad?

El archivo se encuentra ubicado en el 4 piso del edificio administrativo, y se encuentra muy bien acondicionado pues hace poco se realizó la organización total del archivo.

¿A qué le llaman fondo documental?

Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico

¿Cómo organizan la información de la entidad en el archivo?

La información se organiza en su orden cronológico se deja tal como fue producido par tener mayor claridad al momento de buscar el documento. Los egresos se organizan de forma numérica ya que permite la facilidad de encontrar la documentación. Las historias laborales se organizan alfabéticamente en físico, manejamos una base de datos en donde insertamos varios campos y como primero insertamos el número de cedula, nombres y apellidos, profesión y cargo a desempeñar.

¿Cómo se almacena la información en el archivo?

La Información es almacenada en carpetas desacificadas, ganchos plásticos y cajas de archivo luego se ubica en la estantería rodante como manda el archivo general de la nación y el archivo goza de una buena iluminación, temperatura y los documentos cebe bien ordenado.

Realizan las etapas del siclo vital de los documentos

Si.

Como las realizanRespecto a las Tablas de retención documental les daremos un ejemplo:

ACTASACTAS ARQUEO DE EFECTIVOActa Posición de efectivoConciliaciones

El arvhivo de gestión la dejamos 2 años En el archivo central 8 años La explicación que nos dan las tablas es:Es un documento que posee valores secundarios, se debe conservar 2 años en el archivo de gestión por posibles consultas, una vez concluya su tiempo de retención transferir al archivo central para ser conservados por un periodo de 8 años, terminado este tiempo, microfilmar (Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954) y eliminar los documentos.

Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: origen y orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.

PRINCIPIO DE ORDEN

ORIGINALOrden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuación es administrativas que dieron origen a su producción.

FOLIO Numeración individual de cada documento hoja por hoja.

LEGAJOAtado de papeles, o conjunto de los que están reunidos por tratar de una misma materia

FONDO Es el conjunto conformado por la totalidad de los documentos de una entidad o persona natural, que se ha producido para el cumplimiento de las diferentes funciones asignadas.

SUBFONDOConjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo original.

SERIE Agrupación de los documentos en los archivos de gestión y se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función.

SUBSERIE

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie.

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

TABLAS DE VALORACIÓN

Son los documentos que determinan, de cada serie documental, su código, denominación, órgano productor, función administrativa que ha dado lugar a su existencia y plazos previstos para su Transferencia, conservación y eliminación.

TABLAS DE RETENCIÓN

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

VALOR PRIMARIOSon los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora y se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.

VALOR SECUNDARIO

Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios

Contratos

Resoluciones

Decretos locales

Planes de desarrollo local

Egresos

Legalizaciones

Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

Comprobantes de contabilidad

comprobantes diario

Movimientos de almacén

ingresos de almacén

factura de compra

EJEMPLO MAS CLARO

Serie Sub serie Tipo

documental

Historia Laboral Historia laboral de los empleados

Hojas de vidaCertificaciones Estudios laboralesExámenes de ingreso

Contratos Contratos a termino fijo Clausulas código de ética

Informes Informes de ventasVentas de productos de aseo

Indague cuáles documentos que deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

Borradores de trabajo

FotocopiasCotizacionesCopiasInvitacionesDocumentos sin

firmas

Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

En el proceso de foliación se realiza la numeración de las hojas en forma consecutiva hasta completar 200 folios en la carpeta ya que esta es la capacidad ideal de la unidad de conservación de tal manera que no permita que se deterioren los documentos.

Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

La documentación se organiza atendiendo el principio de orden original y el principio de orden original, de tal manera que se refleja el proceso que hubo para la creación del expediente, quedando así la fecha más antigua al inicio de la carpeta y la más reciente al final, posteriormente se realiza el proceso de foliación y descripción del expediente, esta última se realiza en una formato de base de datos establecida por el Archivo general de la nación llamada formato único de inventario.

Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

Vigencia, número de caja del archivo de gestión, numero de caja archivo central, serie, código de serie , subserie, código subserie, Carpetas: número de carpeta, numero de caja, numero de folios, serie, código de serie, subserie, código subserie, título de carpeta, fecha inicial, fecha final, logo de la empresa.

Explique lo siguiente:

Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.

Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos.

cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

ProducciónEl proceso de producción de esta entidad es el que refleja las funciones asignas por el manual especifico de función, un superior o simplemente la resolución de una inquietud o duda de los usuarios, en las diferentes oficinas se produce la documentación correspondiente un ejemplo de esto es la oficina de personería jurídica quien se encarga de la expedición de los registros de propiedad horizontal, de igual forma encontramos la oficina de contabilidad quien produce los comprobantes de contabilidad y así cada oficina produce la documentación correspondiente a sus funciones .

Como todo encargado de la documentación que produce en los diferentes archivos de gestión se almacenan los documentos atendiendo tanto el principio de orden original como el principio de orden original, en esta entidad aún no existe un profesional de archivo o una persona con el suficiente conocimiento para resolver las dudas y capacitar a los funcionarios.

Organización

En la entidad publica la alcaldía de Quibdó actualmente se encuentra en el proceso de intervención del fondo documental acumulado por ende en la actualidad se encuentra este proceso en el archivo central; este proceso al igual que en los archivos de gestión consiste en la aplicación de los principios archivísticos de tal manera que se le dé un orden lógico a la documentación y se refleje el tramite dado a la documentación.

Conservacióneste proceso consiste en realizar un correcto embalaje y almacenamiento de la documentación de tal manera que se evite el deterioro de la documentación o la contaminación por materiales biológicos. cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

Esta norma cuenta con un nivel de cultura para los documentos y archivos bastante bajo, ya que en muchas entidades o dependencias no le dan el valor suficiente a esta unidad, por lo mismo el Archivo General de la Nación es el encargado de promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos como este y el de las empresas privadas con funciones de publica, por ello en el dos mil doce se expidió el decreto 2609 de 2012 para brindarnos más herramientas, enfatizando en los programas de gestión documental.

Aun que ellos tienen el Sistema nacional de archivos el cual planea y coordina la función archivística del país.Teniendo en cuenta el programa de gestión documental es el que nos indica cómo debemos trabajar los documentos, desde su origen hasta su disposición final, a pesar de que la Tabla de Retención documental no indica también su disposición final pero no nos indica su Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización y consulta.

¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto?

Cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental.

Proceso del programa de gestión documental antes del decreto

Proceso del programa de gestión documental después del decreto

No era obligatorio. Es obligatorio desacuerdo al articulo 10

No debía estar aprobado. Debe estar aprobado por el comité de desarrollo administrativo o el comité correspondiente

No se encontraba publicado en ninguna parte .

Debe ser publicado en la pagina Web de la entidad

Las capacitación del empleado era opción de la entidad.

Debe contar con un plan de capacitación para empleados y usuarios

Debe ser compatible con otros sistemas de gestión o administrativos establecidos por el gobierno

Gracias, espero que este taller sea de apoyo para

usted amigo lector.

Gracias, espero que este taller sea de apoyo para

usted amigo lector.