Formación de los archivos según el ciclo vital del documento

Francisco Salazar MarínCIDBA

Gestión Documental 1

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Entidad Publica Entidad Privada

Preguntas al Archivo Publico1. ¿Cuantos fondos documentales administran actualmente? R: administramos 2 el archivo del

Instituto de Crédito Territorial y el del Inurbe.2. ¿Se han levantado TRD y TVD? R: Si, se han levantado estas dos herramientas y nos han ayudado

muchísimo para la gestión de los fondos.3. ¿Tiene Sistema Integrado de Conservación? R: no esta documentado, pero se hace una limpieza

periódica a los depósitos.4. ¿El ciclo vital del documento esta socializado al interior de la entidad? R: Si, pero no tan profundo,

es decir, la gente sabe esto, pero solamente lo básico.5. ¿Tiene cronogramas de transferencias primarias y secundarias? R: aun no están estructurados, pero

se maneja una frecuencia aplicando las TRD y TVD.6. ¿Tiene desarrollado el PGD? R: aun no, se esta estructurando tomando como estimulo las TRD.7. ¿Los depósitos están adecuados a la normatividad vigente? R: Si, aunque falta instalar algunos

extractores y adecuar la planoteca.8. ¿El personal que trabaja en estos fondos documentales esta idóneamente preparado para tal

labor? R: No, en su mayoría somos empíricos, algunos tenemos capacitaciones en archivística.9. ¿Qué aplicativo usa para la administración de archivos? R: se esta usando una aplicación en Access.10. ¿El personal a cargo de la administracion de los fondos documentales es capacitado regularmente?

R: No, no existe un programa de tal tipo, unicamente se enseña a las personas sobre la marcha.

Preguntas al Archivo Privado1. ¿Cuantos fondos documentales administran actualmente? R: administramos 1 fondo que es el de

bayport fimsa.2. ¿Se han levantado TRD y TVD? R: estamos en proceso de levantamiento de TRD.3. ¿Tiene Sistema Integrado de Conservación? R: No, aun no hemos llegado a esa instancia.4. ¿El ciclo vital del documento esta socializado al interior de la entidad? R: No, solamente con el

personal de archivo.5. ¿Tiene cronogramas de transferencias primarias y secundarias? R: se esta elaborando a medida

que se levantan y aprueban las TRD.6. ¿Tiene desarrollado el PGD? R: aun no, pero se tiene como proyecto para el 2014.7. ¿Los depósitos están adecuados a la normatividad vigente? R: No, falta adecuar la parte de

extractores, extintores y protección de la luz.8. ¿El personal que trabaja en estos fondos documentales esta idóneamente preparado para tal

labor? R: el 80% tiene conocimiento de archivos algunos son tecnólogos en archivística y otros estudiantes de archivística.

9. ¿Qué aplicativo usa para la administración de archivos? R: se esta usando una aplicación en Access.

10. ¿El personal a cargo de la administración de los fondos documentales es capacitado regularmente? R: Si, se capacita el personal y se esta documentando un proceso con el fin de llevar un programa de capacitación continuo.

Terminología• ARCHIVO TOTAL: es toda la gestión, tramite y disposición final del documento. • CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: edades según la vigencia y disposición final. • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: principio que identifica de donde vienen los documentos. • PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: orden secuencial se los tramites de una unidad documental.• FOLIO: una hoja que compone una unidad documental.• LEGAJO: es una unidad de conservación.• FONDO: el total de documentos producidos por la entidad.• SUBFONDO: se generan debido al tamaño de los fondos, por lo general son los documentos

producidos por una regional o sucursal.• SERIE: conjunto general de documentos que obedecen a un mismo tramite.• SUBSERIE: conjunto especifico de documentos que obedecen a un mismo tramite. • TIPO DOCUMENTAL: es la unidad documental mas simple y de las cuales nacen los expedientes y las

series documentales.• TABLAS DE VALORACIÓN: instrumento por el cual se valoran fondos acumulados. • TABLAS DE RETENCIÓN: instrumento por el cual se valoran archivos en sus 3 ciclos de vida.• VALOR PRIMARIO: es el valor administrativo, contable o legal de los documentos según la normas

vigentes. • VALOR SECUNDARIO: es el valor histórico, técnico o científico que adquieren los documentos.

Conservación de Valores

Archivo Privado• Valores Secundarios

– Ninguno identificado hasta el momento

• Valores primarios:– Comprobantes de Egresos– Títulos Valores– Historias Laborales– Nominas– Contratos

Archivo Publico• Valores Secundarios

– Resoluciones– Actas– Planos

• Valores primarios:– Libros Contables– Historias Laborales– Obligaciones Hipotecarias

Conservación de Valores

Archivo Privado– Contratos

• Contratos de arrendamiento– Contrato

– Comprobantes Contables• Causaciones

– Factura de Compra

– Radicación de Novedades• Comunicación con Cliente

Archivo Publico– Actas

• Actas de Comité Administrativo– Informe

– Planos• Planos Estructurales

– Plano

– Historias• Historias Laborales

– Acta de Posesión.

Documentos que no se archivan

• Toda la documentación facilitativa como normas y publicaciones de apoyo a la gestión de los tramites.

Foliación• Se debe colocar con lápiz el

numero de cada folio (hoja) en el folio verso (parte delantera de la hoja) un consecutivo ascendente con el fin de identificar la cantidad de folios que compone el expediente o unidad documental. La idea de la foliación es que se ejecute una sola vez. También se puede hacer con esfero.

Ordenación de documentos• La idea es que los documentos de

archivo se organicen en un orden lógico de los tramites con e l fin de que el primer tramite este ubicado desde el primer folio y el ultimo este ubicado hacia el ultimo folio de la unidad de conservación

• Los documentos se pueden organizar de diversas maneras: cronológica, toponímica, numerológica, alfabética.

• El orden mas usado es el Cronológico.

Marcación de Unidades de Conservación

• CAJAS: Se hace necesaria una codificación con el fin de ubicar la información. Esta puede contener además datos como series, asuntos y fechas de los documentos.

• CARPETAS, LIBROS, LEGAJOS: Debe indicar la oficina productora, series, asuntos y fechas extremas, además a la caja a la cual pertenecen , numero de folios y notas adicionales como faltantes, deterioro, etc.

Proceso del PGD• a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno

de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

La producción consiste en la estimulación mediante un tramite con el fin de generar evidencias o archivos. La recepción consiste en la evidencia de recibir documentos con el fin de asentar un tramite. La distribución se cruza de cierta corma con la recepción y esta consiste en la trazabilidad del tramite a través de las oficinas involucradas. El tramite es el resultado del análisis de la estimulación a la respuesta externa o interna. La organización obedece a la ordenación de los tramites dentro de la unidad de conservación de forma que se entienda totalmente su flujo. Consulta corresponde a la disponibilidad del documento en los archivos de gestión. Conservación obedece a los parámetros definidos para la optima conservación de los soportes de los tramites en los archivos de gestión. Y la disposición final de los documentos se puede evidenciar cuando las series documentales de los archivos de gestión adquieren valore secundarios o simplemente pierden todo valor primario y no nacen para el ciclo archivo central.

Nota: este proceso aun no se ha ejecutado.

• b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

La organización obedece a los parámetros definidos para realizar expurgo de copias, foliaciones y orden de los tramites de las unidades documentales previamente definidos en los procedimientos. Consulta es la garantía de que los soportes están intactos y disponibles para su verificación o lectura. Conservación obedece a todas las medidas preventivas que se han tomado para garantizar la conservación lógica de los soportes y evitar deterioros. La disposición final llega cuando se aplica la TRD y se define que adquiere valor secundario, que se digitaliza, microfilma, destruye etc.

Nota: este proceso aun no se ha ejecutado.

• c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

La organización obedece a los parámetros definidos para realizar ordenación según los parámetros definidos en los fondos documentales administrados, con el fin de garantizar la conservación total de los documentos. Consulta es la garantía de que los soportes están intactos y disponibles para su verificación o lectura. Conservación obedece a todas las medidas preventivas que se han tomado para garantizar la conservación lógica de los soportes y evitar deterioros. La disposición final no aplica en esta parte del ciclo ya que el archivo histórico es una consecuencia de l a valoración documental.

Nota: este proceso aun no se ha ejecutado.

Flujo documental Títulos valores

Mediante la solicitud de crédito se genera el tramite a la entidad

Aprobado el crédito se solicitan documentos soporte: cedula, desprendibles de pago, certificación laboral.

Se generan libranzas y pagares

EL documento es almacenado en archivo de gestión durante la vigencia del crédito

Paralelo entre los conceptos de la guía del PGD y el decreto 2609 de 2012

Guía PGD Decreto 2609 de 2013 Paralelo

Producción Planeación

Producción

Planeación cambia al paradigma de planear, anteriormente solo se identificaba.

RecepciónDistribuciónTramite

Gestión y tramite Se encierran los tres términos viéndolos desde el punto de vista de la trazabilidad en la entidad.

Organización Organización

Transferencia

Se retoma la importancia de la organización y se muestra el termino de transferencia como un parte importante del proceso.

Consulta Disposición de los documentos Aunque el decreto precisamente en los procesos no habla de consulta en la disposición final nombra la adecuada conservación de los soportes según la TRD, se obvia la consulta.

Conservación Preservación a largo plazo El del decreto es muy similar al de la guía PGD, simplemente que en el decreto realiza un resumen consolidando la preservación a largo plazo como las actividades que garanticen la correcta conservación de los documentos

Disposición Final Valoración La valoración según el decreto esta desde el principio de la producción y planeación del documento, es igual que la del PGD de la guia.

Aspectos Importantes Decreto 2609 de 2012

• Importancia: reglamenta parte de la 594 de 2000 y da una cultura documental para aplicar a nivel nacional. Cambia algunos términos de los acuerdos anteriores en relación a los proceso de la gestión documental, reglamenta la implementación de los PGD, regula la administración de los archivos electrónicos.

• GENERA UNA CULTURA ARCHIVISTICA.

Acuerdos 003,004 y 005 de 2013 AGN

• El Acuerdo 003 es muy importante dado que crea el comité evaluador de documentos y regula la valoración de los documentos que puedan ser patrimonio colombiano.

• El acuerdo 004 define como importante que los las TRD y las TVD son la responsabilidad de un equipo de profesionales idóneos. Las TRD o TVD serán aprobadas por el comité de desarrollo administrativo para las entidades de orden nacional. Para las entidades territoriales serán aprobadas por el comité interno de archivo (antes comité de archivo) Las TRD y TVD deben estar publicadas en los sitios web de las entidades publicas.

• El acuerdo 005 normaliza el proceso de organización de archivos: clasificación, ordenación y descripción. Este acuerdo da las bases para un proceso de organización prospero y proactivo.