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1
Formation des utilisateurs
Système Informatique du Laboratoire (SIL)
SoftLabMic V4.0.7.1
Saisie des requêtes / Scan prélèvement
Fait par Service de la Biologie Médicale du CSSS Pierre-Boucher
Novembre 2014
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• Fenêtre d’ouverture Softlab V4 ……………………… 6
• Saisie des requêtes• Recherche d’un usager …………………………………………… 8
– Dossiers des usagers …………………………………………………. 9
– Dossier d’usager CSSS Pierre-Boucher……………………… 10
– Usager inexistant ……………………………………………………… 11
– Structure générale du système GUI ………………………… 12
– Créer un dossier d’usager ………………………………………… 13
• Choix du séjour ………………………………………… 16
– Quand choisir un séjour existant ? …………………………… 17
– Quand créer un nouveau séjour ? ……………………………. 18
• Choix du médecin
– Recherche d’un médecin …………………………………………… 20
– Procédure pour médecin non inscrit ………………………… 21
–
Table des matières
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3
• Saisie des requêtes (suite)• Recherche d’une clinique (Unité de soins) ……………….. 23
• Créer un nouveau séjour ………………………………………….. 26
• Création de la requête ………………………………………………. 27
– Créer une nouvelle requête …………………………………………… 28
– Impression sur une autre imprimante que celle
de la clinique (unité de soins) ………………………………………. 30
– Impression d’un fax à la saisie de requête ………………….. 31
– Commentaire de requête ………………………………………………. 33
– Saisie des analyses demandées ……………………………………. 34
» par clavier …………………………………………………………….... 35
» par recherche …………………………………………………………. 36
– Indications et Messages du système ……………………………… 37
– Annuler une entrée de test ……………………………………………. 38
– Valider le choix du patient …………………………………………….. 39
– Sauvegarde de la requête ……………………………………………… 40
Table des matières
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• Saisie des requêtes (suite)• Renseignements obligatoires à la saisie de requête ……. 41
• Impression d’étiquettes ………………………………………………. 42
• Réimpression d’étiquettes ……………………………………………. 44
• Ajouter une requête suivante même patient,
même séjour ………………………………………………………………… 45
• Requête de microbiologie ……………………………………………. 46
– Saisie des tests de microbiologie ……………………………………… 48
• Modification d’une requête existante
– Modification d’une requête existante ……………………………….. 51
– Modification d’une requête existante (ajout
ou annulation) ……………………………………………………………………. 52
– Entrer la raison de l’annulation …………………………………………. 53
Table des matières
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5
• Scan des prélèvements• Scan des prélèvements Icône …………………………………. 55
– Scan des prélèvements (Hôpital) ……………………………….. 56
– Scan des prélèvements (CLSC seulement) ………………… 57
• Annexe 1• Numéro requête expliquée …………………………………….. 59
• Imprimante à étiquettes ………………………………………… 60
• Configuration de l’impression d’écran (si accès) ……. 63
• Configuration Personnalisation du Bureau (si accès) …………………… 65
Table des matières
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6
Fenêtre d’ouverture Softlab V4
Saisie des Requêtes – Permet de produire, modifier et annuler des requêtes, réimprimer des étiquettes, etc.
Prélèvement - Permet d’attribuer les initiales du préleveur(phlébotomiste), la date et l’heure du prélèvement.
Interrogation Résultats Labo – Permet de visualiser et d’imprimer des résultats.
Dans un environnement Windows, vous pouvez faire du multi-tâche et
avoir plusieurs fenêtres ouvertes simultanément !
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Saisie des requêtes
Choix d’un usager
Service de Biologie Médicale
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8
Recherche d’un usager
- Double-cliquer l’icône saisie de requête
- La fenêtre de recherche
du patient s’affiche
1
2
3
# de dossier (NDM)
# de RAMQ
Nom , prénom
& date de naissance
Appuyer sur suivant
ou faire ENTREE
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9
• Si patient connu au CSSS Pierre-Boucher
– Dossier permanent du CSSS (1er choix)
– Dossier X = Dossier temporaire (2ème choix) pour usager externe seulement si le nom/prénom et date naissance correspond à votre usager .
– Si non, créer un nouveau usager.
Dossiers des usagers
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10
Dossier d’usagerCSSS Pierre-Boucher
Si votre usager n’est pas dans la liste
ou qu’il ne possède pas de dossier
pour le CSSS Pierre-Boucher, appuyer
sur Nouveau- Nouveau patient
Avec la souris, choisir le dossier de l’usager:
- Dossier permanent (1er
choix)- Dossier X : Dossier temporaire ( 2ème choix) pour usager externe seulement.
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Usager inexistant
Après avoir fait une recherche par Dossier, RAMQ et nom/prénom/date de naissance et que l’usager demeure
introuvable, appuyer sur OUI pour créer un nouvel usager.
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Structure générale du système GUI
Section démographique du patient
Section séjour du patient
Section requête du séjour
Section tests
de la requête
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Peut-on modifier les données démographiques d’un usager connu ?
En aucun cas, nous ne devez modifier les données démographiques de l’usager.
Si vous constatez des erreurs au niveau des données
démographiques, faites imprimer l’image de votre écran
et faites-la parvenir au laboratoire en spécifiant les
corrections.
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14
Créer un dossier d’usager
Inscrire :(Essentiel) (Secondaire)
•Nom de famille * Téléphone•Prénom * Père et mère•Date de naissance (DDN)•Sexe•RAMQ et date expiration (Exp.)
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Saisie des requêtes
Choix du séjour
Service de Biologie Médicale
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Choix du séjour
Choisir le séjour en
fonction de :-La date du séjour(date d’admission)
-L’emplacement(clinique, chambre et lit) -Le médecin traitant-Absence d’une date de congé
TTous les prélèvements en provenance des
CLSC, cliniques externes, endoscopie, bureau privé , etc. requièrent obligatoirement la
création d’un nouveau séjour car le séjour est valide que pour une seule journée !
Donc, la date est le facteur prédominant !
Cliquer sur Nouveau et
Nouveau séjour
Les usagers hospitalisés ou hébergés en CHSLD auront probablement déjà un séjour
en haut de la liste !
Sélectionner le séjour voulu et cliquer sur TerminerOU
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Usagers hospitalisés
(Hôpital)
Vous devez utiliser le séjour existant si:
• Le séjour correspond à l’emplacement de l’usager.
• Il n’y a pas de date de congé.
Note: Si l’usager est hospitalisé et passe des analyses dans une unité de soins (ex. salle d’opération, salle de réveil), vous devez utiliser son séjour d’hospitalisation.
Quand choisir un séjour existant ?
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18
Usagers des CLSC, CHSLD, cliniques externes, endoscopie, bureau privé, etc.
Vous devez toujours créer un nouveau séjour.
Exception: Si vous devez faire une deuxième requête pour le même médecin , à la même clinique et pour la même journée, vous pouvez utiliser le même séjour.Ex.: Culture en microbiologie
Test ne pouvant être fait sur la même requête, etc.
Quand créer un nouveau séjour ?
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Saisie des requêtes
Choix du médecin
Service de Biologie Médicale
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20
Recherche d’un médecin
Si vous ne connaissez pas le code du médecin, vous pouvez en faire la recherche en appuyant sur l’onglet à droite de la fenêtre de saisie
Médecin
Vous pouvez faire la recherche par:
•Premier caractère du code du Md•Prénom partiel ou complet
•Nom partiel ou complet
Appuyer sur
pour lancer la rechercheAppuyer sur pour
choisir le Md sélectionné
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21
Exemple de recherche de médecin
Attention! Un même (ID) médecin peut apparaître
plusieurs fois selon la clinique (lettre):
• Pour les usagers hospitalisés et à
l’Urgence, toujours choisir ID Médecin avec
aucune adresse.
•Pour les usagers de l’extérieur (Cliniques
Externes, CLSC, Bureau ou autres), choisir
le ID Médecin avec adresse selon la clinique
médicale inscrite sur l’ordonnance du
patient.
• Si le médecin n’est pas dans la liste (voir
procédure Médecin non inscrit)
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Procédure pour médecin non inscrit
Mettre un astérisque (*) à la place du
nom du Médecin traitant, requérant
(Réq. Par) ou Rapporter à:
Compléter les cases :•Nom de famille du médecin•Prénom du médecin•# licence•Adresse complète de la clinique (indiquer la suite, bureau avant le numéro civique)-> Champs Rue-Ville-Province-Code postal•Numéro téléphone de la clinique•Numéro du télécopieur (opieur)
Cliquer sur
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Recherche d’une clinique (Unité de soins)
Si vous ne connaissez pas le code de la clinique (Unité de soins), vous pouvez en faire la recherche en
appuyant sur l’onglet à droite de la fenêtre de saisie
Clinique
Vous pouvez faire la recherche par:•Le nom partiel ou complet
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Recherche d’une clinique (Unité de soins)
Vous pouvez faire la recherche par:•Nom de la clinique•Type de clinique (mettre en surbrillance le
type voulu)
Cliquer sur
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25
Recherche d’une clinique (Unité de soins)
Appuyer sur pour
lancer la recherche 2ème étape: Choisir le ID clinique
Appuyer sur
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26
Créer un nouveau séjour
En résumé, vous avez 4 inscriptions à faire:•Médecin traitant•Clinique (si aucune clinique mettre BP pour Bureau
privé)
•Chambre (facultatif)
•Lit (facultatif)
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Saisie des requêtes
Création de la requête
Service de Biologie Médicale
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28
Créer une nouvelle requête
Inscrire:• Inscrire des copies à d’autres médecins si demandé par Md requérant•Inscrire Md requérant si différent du Md traitant• Choisir la priorité (Routine, Urgent ou STAT)• Date du prélèvement
Il est important de toujours laisser le
dépôt à A1 !
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29
Créer une nouvelle requête
N’inscrire AUCUNE heure de prélèvement pour les
spécimens qui ne sont pas encore fait.
Les tubes seront scannés (scan prélèvement)
après le prélèvement afin de leur attribuer l’heure
de prélèvement et l’indentification du préleveur
(phlébotomiste).
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30
Impression sur une autre imprimante que celle de la clinique (unité de soins)
1- Cliquer sur la flèche
du champ Imp.
2- Cliquer sur la flèche
3- Choisir
l’imprimante
désirée et
cliquer sur
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31
Impression d’un fax à la saisie de requête (1 de 2)
1- Cliquer sur la flèche
du champ Imp.
2- Cliquer sur la flèche
3- Choisir FAXet cliquer sur
4- Choisir le fax de la clinique dans la liste.
ouEffacer le numéro du fax et inscrire le numéro voulu dans ce champ.
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32
Impression d’un fax à la saisie de requête (2 de 2)
1- Choisir le fax de la clinique dans la liste.
ou2- Effacer le numéro du fax et inscrire le numéro voulu dans ce champ. 3- Cliquer sur
4- Le code du Fax s’inscrira dans la fenêtre
Reporter Destinationou
5- Inscrire directement le numéro de fax dans le
format ( FAX, )6- Cliquer sur
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33
Commentaire de requête
1- Cliquer sur Commentaire
Requête
2- Inscrire le(s)
commentaire(s)
dans la fenêtre.
3- Cliquer sur OK et un crochet
s’inscrira au Comm.Requête.
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34
Saisie des analyses demandées
3 façons de commander les tests désirés:• Par clavier
• Fenêtre de recherche, faire F2
• Directement sur le champ, si vous
connaissez le code du test
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35
Saisie des analyses demandées par clavier
Cliquer sur, si celui-ci n’est pas apparent ou le faire disparaître:
Choisir le clavier voulu
Cliquer le(s) test(s) voulu(s)
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36
Saisie des analyses demandées par recherche
Faire F2 pour ouvrir une fenêtre de
Recherche. Vous pouvez faire la recherche par:
•Recherche général•Nom complet du test
•Nom incomplet du test
Cliquer sur
Choisir le code du test désiré cliquer sur
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Indications et Messages du système
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Annuler une entrée de test
1- Mettre le curseur sur le test que vous désirez annuler
2- Appuyer sur
Vous pouvez
également effacer
tous les tests si
vous le désirez
3- Confirmer
l’annulation par OUI
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39
Valider le choix du patient
Vérifier les informations du patient :• Bon choix du dossier
•Nom
•Prénom
•Date de naissance
•Date d’expiration du RAMQ
•Numéro de téléphone
Vérifier les informations du séjour :
•Nom du médecin requérant
•Nom de la clinique
•Chambre et Lit
Vérifier les informations de la requête :
•Les copies supplémentaires (Rapporter à)
•La date de prélèvement (ne peut être changé
par la suite)
•Les analyses demandées
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40
Sauvegarde de la requête
Cliquer sur Sauvegarde ou Ajout suivant
Confirmer l’enregistrement par
OUI
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41
Renseignements obligatoires à la saisie de requête
Si la réponse ne correspond pas aux
choix proposés dans les boîtes de choix
de réponse vous pouvez faire CTRL-A pour fermer la fenêtre de sélection afin
d’inscrire ce que vous désirez.Note: Si par mégarde vous fermer une
fenêtre de sélection ( ), vous pouvez
faire CTRL-K pour la rétablir.
Selon les questions, vous pourrez les
compléter en utilisant soit les claviers de
choix de réponse, soit en tapant du texte
directement. Cliquer sur OK afin de
sauvegarder les modifications à la
requête.
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42
Impression d’étiquettes
Appuyer sur OK
Après l’enregistrement, une fenêtre d’impression s’ouvre.Vérifier si l’imprimante sélectionnée est bien celle que vous désirez.
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43
Retour à l’écran de recherche de patient
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44
Réimpression d’étiquettes
1- Accéder à la requête
2- Appuyer Mode Edition
3- Appuyer sur le bouton d’impression
4- Choisir dans le menu Étiquette de prélèvement pour réimprimer toutes les étiquettes
Ou
Choisir Étiquettes sélectionnée pour choisir les
étiquettes à imprimer.
5- Choisir l’imprimante désirée
6- Sélectionner les étiquettes que
vous voulez réimprimer
7- Appuyer sur OK
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45
Ajouter une requête suivante
Après la saisie de la première requête de laboratoire, ne pas sauvegarder tout de suite, et
sélectionner l’icôneAjouter requête suivante
Votre requête sera enregistrée et vos étiquettes s’imprimeront.
Toutefois, vous demeurez actif dans le même patient et vous serez prêt à créer une nouvelle requête dans le même séjour !
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46
Requête de microbiologie(culture)
Service de biologie Médicale
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47
• Il ne doit pas y avoir plus d’une demande de culture par requête de
microbiologie.
N.B. Une culture peut cependant être demandée sur la même requête que des analyses de
biochimie et/ou d’hématologie.
Requête de microbiologie
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48
Saisie des tests de microbiologie
1- Commencer par saisir le test de
microbiologie prescrit
Une fenêtre de microbiologie apparaît
automatiquement
2- Sélectionner la source du spécimen ou
inscrire le site
3- Si antibiothérapie en cours, indiquer l’antibiotique.
4- Sauvegarder la requête
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49
Modification d’une requête ou
annulation de tests
Service de Biologie Médicale
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50
Mise en garde
• Seul le personnel du laboratoire al’autorisation de modifier une requête pourajouter ou annuler des tests lorsque lesspécimens sont déjà envoyés au laboratoire, à
moins d’avis contraire.
• Si les spécimens sont envoyés, vous devezaviser par téléphone le personnel du labo pourajouter ou annuler des tests.
Modification d’une requête ou annulation de tests
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51
Modification d’une requête existante
Dans la fenêtre de saisie
de requête,
recherchez la requête
que vous voulez
modifier par:
• Numéro de RAMQ
• Numéro de dossier
• Séjour
• Requête
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52
Modification d’une requête existante (ajout ou annulation)
1- Cliquer sur Edition
4- Cliquer sur Insérer (ajout) Annuler ou
Annuler une requêteselon la modification à faire dans la requête
3- Mettre le curseur sur le test que
vous désirez annuler ou sur un champ libre pour un ajout selon le
cas.
2- Procéder aux modifications de
requête que vous désirez.
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53
Entrer la raison de l’annulation
Inscrire la raison de l’annulation
dans la fenêtre qui s’ouvrira.
Du texte libre ou des messages prédéfinis peuvent être utilisés.
Cliquer sur OK
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54
Scan prélèvement
Service de Biologie Médicale
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55
Scan des prélèvementsIcône
Double-cliquer sur l’option
choisi « Prélèvement »
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56
Scan des prélèvements(Hôpital)
Identification du (des) tube (s)
prélevé(s)
Scanner le code barre de l’étiquette du
spécimen prélevé
Mettre un crochet à N si aucun prélèvement pour
ce tube.
Vous pouvez changer la
date et l’heure du
prélèvement
Pour réimprimer des étiquettes
Analyses faites sur le tube sélectionné
Appuyer sur
quand les modifications sont
terminées.
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57
Scan des prélèvements (CLSC seulement)
1- Cliquer sur l’onglet avant de
sauvegarder votre requête.
2- Cliquer sur Prélever ou
Prélever Tout
3- Indiquer les initiales du préleveur, Heure / Date du prélèvement.
Un crochet
S’inscrira aux
indicateurs A
et P
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58
Annexe 1
Service de Biologie Médicale
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Numéro requête expliquée
M613504703Mois Numéro de requête Suffixe
Date du jourAttention
Lorsque vous apportez des
échantillons au laboratoire,
ceux –ci doivent porter la date
du jour sinon ils seront rejetés.
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Imprimante à étiquettes
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61
Imprimante à étiquettes
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62
Imprimante à étiquettes
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63
Configuration de l’impression d’écran (1 de 2)
1- Aller dans le menu Outils et choisissez Options…
2- Cliquer ensuite sur Options de saisie d’écran.
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Configuration de l’impression d’écran (2 de 2)
3- Sélectionner Options de saisie d’écran
afin d’associer une imprimante.
4- Choisir Printer5- Choisir Setup …6- Nom de l’imprimante
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65
Configuration Personnalisation du Bureau
1- Sélectionner Personnaliser Bureau 2- Ouvrir l’arborescence et
cochez les icônes que vous
voulez installer sur votre
Bureau
3- Cliquer sur OK. Les
icônes choisies seront
sur votre Bureau.