formation recettes sifac

Formationrecettes

SIFAC

Direction des FinancesSaïd Bouguerra

Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de facturation et édition Réduction et annulation de recettes Le visa Editions et consultation Conclusion

Sommaire

Structure de vente

Le flux de recette fait appel aux éléments de structure organisationnelle suivants :– Société : Structure de la comptabilité Financière (FI) dans SIFAC. Une

personne morale est représentée par plusieurs sociétés FI.– Division : Structure commune aux modules de « Dépenses » et de « Recettes »

dans SIFAC portant la sectorisation de la TVA. Elément structurel obligatoire en saisie lors de la création d’un document de vente ou de dépense.

– Organisation commerciale : Structure de recette affectée à la société.– Canal de distribution : Elément obligatoire dans les documents de vente

SIFAC (contrainte produit SAP).– Secteur d’activité : Cet élément dérive le domaine d’activité qui permet la

gestion de la lucrativité dans les documents de vente.

– Agences commerciales : Cet élément représente l’UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE).

IntroductionD

om

aine

com

mercial

Introduction

Gestion de la lucrativité Dans le cadre de SIFAC, le domaine d’activité est défini comme porteur de

la notion de secteur dans une optique de fiscalité directe et permet ainsi d’isoler les opérations lucratives.

La gestion de domaines d’activité permet :

– De sectoriser les activités répondant aux critères de la lucrative définis par l’administration fiscale

– D’identifier dans chaque opération son caractère lucratif ou non via l’affectation d’un domaine d’activité aux axes d’imputation sans pour autant démultiplier ces objets d’imputation

– De produire une comptabilité spécifique à la nature d’activité en isolant les charges, produits et postes de bilan.

Dans le module « recettes », la saisie du secteur d’activité permet de dériver le domaine d’activité donc de déterminer le domaine de lucrativité.

Introduction

Référentiels de gestion

Le flux recette dans SIFAC utilise 2 référentiels de gestion :

– Le référentiel article : chaque commande de vente devra référencer un article créé préalablement dans le référentiel article.

– Le référentiel client : chaque commande de vente devra référencer un client créé préalablement dans le référentiel client.

– La combinaison de données contenues dans la fiche article et dans la fiche client permettent la dérivation et le calcul automatique de données dans les documents de vente et de facturation: • Exemples :• Détermination automatique de la TVA applicable, • Détermination automatique du compte général, du compte budgétaire, et du

compte collectif imputés,• Détermination automatique des entités de facturation, de livraison, de paiement

liées au client. • …

De manière à garantir le bon fonctionnement du flux recette, il est donc primordial que les données des référentiels clients et articles soient créées avec la plus grande rigueur.

Processus de la recette

Choix de l’établissement : Sans émission de titres ni de bordereaux de titre : Impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable.

Commande [VA01]Contrat [VA41]

Facture (bloquée en compta)[VF01]

Comptabilisation[ZVFX3]

Document de facturationDocument de vente

Prise en charge comptable

Ordonnateur Comptable

Impact budgétaire

Impact comptable D 4112 C 7XX

Impact analytique

Visa

Vérification des données de factures pour envoi à

la comptabilisation[ZREC022]

Introduction

Généralités

Les transactions MM01, MM02, et MM03 permettent respectivement de créer, modifier et afficher un article dans SIFAC. Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

MandantMandant

Organisation commercialeOrganisation commerciale

DivisionDivision

Données de base

Numéro ArticleDésignation / UnitésAncien N° Nabuco

Données de Gestion

Données ADV

Groupe d’imputation articleGroupe statistique articleClassification fiscaleGroupe d’articlesStatut de l’article

Texte commercial descriptif de l’article

Référentiel Articles

Les articles générique dans SIFAC correspondent au plan de compte M9.Il est structuré G+ N° du compte comptable.

Chaque recette s’impute sur un article, cet article dérive automatiquement la TVA applicable, le compte budgétaire,...


Consultation d’un article avec la transaction MM03

Le premier onglet données de base permet de spécifier la désignation et l’unité de quantité de base.

Le premier onglet ADV permet de déterminer les propriétés fiscales de l’article (taux de TVA) et de bloquer l’utilisation d’un article.

Affiche la date de création et l’identifiant de la personne


Le second article d’ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de l’article

Permet le regroupement d’articles pour les statistiques de ventes

Permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client).


L’onglet Texte ADV permet d’introduire un descriptif à l’article, définissable en plusieurs langues. Il sera notifié sur la facture.


TEXTE A LA CREATION

Démonstration

Exercice 1Consultation d’une fiche article

Référentiel Clients

Généralités

Les transactions XD01 et XD02 (comptable) et XD03 (ordonnateur) permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC. Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC.

Numéro ClientAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires

Gestion de comptesMoyens de paiement

VentesFacturationPartenaires

MandantMandant

SociétéSociété

Organisation CommercialeOrganisation Commerciale

Données de Base

Données Comptables

Données de Vente


Consultation d’un client avec la transaction XD03

L’onglet adresse permet de définir les données de base du client :

Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du client.

Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du client.

Adresse postale :

-Numéro et rue

-Code postal et ville

-Pays

Adresse postale :

-Numéro et rue

-Code postal et ville

-Pays

Des informations de communication (tel, email, fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet lors de la création du client mais ne sont pas obligatoires

Des informations de communication (tel, email, fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet lors de la création du client mais ne sont pas obligatoires



L’ onglet données de pilotage permet de définir le contrôle des comptes et les informations de taxes du client : Contrôle des comptes :

-Fournisseur : permet d’indiquer un lien entre le tiers fournisseur SAP et le tiers client

Contrôle des comptes :

-Fournisseur : permet d’indiquer un lien entre le tiers fournisseur SAP et le tiers client

Identifiants du client :

-N° SIRET : sur 14 caractères

-Identifiant (pour les pays étrangers)

-N° identifiant TVA

Identifiants du client :

-N° SIRET : sur 14 caractères

-Identifiant (pour les pays étrangers)

-N° identifiant TVA



Opération de paiement permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires.En général, pas de saisie de RIB sauf en cas de reversement (évite la création du client en tant que fournisseur).

Démonstration

Exercice 2 Consultation d’un client

Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de facturation et édition Réduction et annulation de recettes Le visa Editions et consultation

SIFAC permet de créer des documents de vente de types commandes de recette simple, commandes de prestation interne, contrats périodiques (pour les loyers), et contrats sur conventions et à ressource affectée (RA).

Selon le type de document de vente à créer :– Utilisation des transactions SIFAC

• créer commande client VA01• créer contrat VA41.

– Spécification dans la transaction d’un type de document spécifique.

Il est donc nécessaire d’analyser préalablement à toute action le type de commande à créer de manière à se diriger vers la bonne transaction et le bon type de document.

Document de vente

Document de vente

Type de document de vente

Transaction SIFAC Type de document

Commande de vente simple VA01 – Commande client ZCS – Commande client

Commande de prestation interne

VA01 – Commande client ZCI – Commande interne

Contrat périodique VA41 – Contrat ZWV3 – Contrat périodique

Contrat sur convention simple

VA41 – Contrat ZWV2 – Convention

Contrat sur convention RA VA41 – Contrat ZWV1 – Convention RA

Analyse de la catégorie de document de vente

Document de venteCréation d’une commande client

La transaction de création de commande client VA01 permet la création d’une commande de recette simple ou d’une commande de prestation interne. La procédure est la même pour ces deux types de commandes.

Renseigner:- Type commande client (ZCS commande client, ZCI commande interne)- Organis. Commerciale : ETAB, UNOH, ou VALO- Canal de distribution : toujours Z1- Secteur d’activité : non lucratif, lucratif ou exonéré- Agence commerciale : UB-Groupe de vendeurs : laisser vide

Valider la saisie par ENTREE ou cliquer sur

Renseigner:- Type commande client (ZCS commande client, ZCI commande interne)- Organis. Commerciale : ETAB, UNOH, ou VALO- Canal de distribution : toujours Z1- Secteur d’activité : non lucratif, lucratif ou exonéré- Agence commerciale : UB-Groupe de vendeurs : laisser vide

Valider la saisie par ENTREE ou cliquer sur


Dans l’écran de synthèse, Renseigner :-Le donneur d’ordre (client)

Le système affiche alors tous les partenaires du donneur d’ordre renseignés, il peut alors être nécessaire de sélectionner :

-Le destinataire facture-Le payeur-Le réceptionnaire marchandise

Compléter : - Le N° de la commande client - Date de la commande client

Dans l’écran de synthèse, Renseigner :-Le donneur d’ordre (client)



Compléter : - Le N° de la commande client - Date de la commande client

Renseigner :

- l’article à l’aide du match code

-Quantité

-par défaut le système rapatrie la désignation de la fiche article (modifiable max. 40 caractères)

-La division pour la sectorisation de la TVA

Renseigner :

- l’article à l’aide du match code

-Quantité

-par défaut le système rapatrie la désignation de la fiche article (modifiable max. 40 caractères)

-La division pour la sectorisation de la TVA

Double-cliquer sur la ligne du poste


Saisie des éléments d’imputation (centre de profit, domaine fonctionnel, fonds) du poste

Saisie des éléments d’imputation (centre de profit, domaine fonctionnel, fonds) du poste

Saisie du prix et consultation du taux de TVA

Saisie du prix et consultation du taux de TVA

Sélection des partenaires du poste (adresse de livraison pour ce poste)Sélection des partenaires du poste (adresse de livraison pour ce poste)


Cliquez sur l’onglet pour renseigner le prix

Sélectionner la valeur ZPR0 puis saisir le prix unitaire HT et éventuellement les conditions de remise.

Le système indique le taux de TVA dérivé automatiquement de la classification fiscale définie dans la fiche article.

Le système calcule automatiquement le montant total de la commande en fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable.Validez la saisie avec « ENTREE »


Le système calcule automatiquement le montant total de la commande en fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable.Validez la saisie avec « ENTREE »


Cliquez sur l’onglet pour renseigner le Centre de profit et cliquez sur l’icône « adresse budgétaire » pour renseigner le fonds et le domaine fonctionnel.

Validez avec ou « Entrée »


Si vous souhaitez compléter le champ « Désignation » de l’écran de synthèse, cliquez sur l’onglet , puis sur la ligne

et complétez.

Motif : Possibilité de préciser le motif de la commande

Blocage : Possibilité de préciser la raison du blocage de la commande

Motif : Possibilité de préciser le motif de la commande

Blocage : Possibilité de préciser la raison du blocage de la commande

Dans le cas d’une commande multiposte, il est possible d’insérer un commentaire différent pour chaque ligne de poste. Il suffit pour cela de réitérer l’opération ci-dessus sur chaque ligne de poste.


A ce stade, toutes les informations concernant le premier poste ont été renseignées, il est possible soit :

de créer un nouveau poste de sauvegarder la commande

Avant de sauvegarder, dans la barre de menu sélectionner « Traiter » puis « Protocole : document incomplet » ou « Ctrl / F8 »

Si le document est complet vous pouvez sauvegardez avec

Le système affiche le message suivant

Exercice

Exercice 3Création d’une commande de vente simple

Document de venteModification d’une commande de vente

Transaction VA02

Renseigner le numéro de commande client que l’on souhaite modifier ou faire une recherche par le match code.

Renseigner le numéro de commande client que l’on souhaite modifier ou faire une recherche par le match code.

Accédez à l’écran de synthèse en tapant sur ENTREE ou les icones ou

En cliquant sur « Vente », vous accédez à l’écran principal de saisie. En cliquant sur « synthèse des postes », les données d’en-tête ne sont pas affichées pour visualiser un plus grand nombre de postes.

Document de venteCopier une commande client

Choisir l’onglet « Créer avec référence » dans la transaction VA01

Renseigner :

- l’organisation commerciale

- canal distribution

- secteur d’activité

- agence commerciale

et cliquez sur

Renseigner :

- l’organisation commerciale

- canal distribution

- secteur d’activité

- agence commerciale

et cliquez sur

La commande en cours de création et son modèle doivent appartenir à la même organisation commerciale et doivent être de même type.


Dans l’onglet CdeCli. renseigner le numéro de commande client que l’on souhaite copier ou faire une recherche par le match code.

Dans l’onglet CdeCli. renseigner le numéro de commande client que l’on souhaite copier ou faire une recherche par le match code.

Cliquez sur pour accéder à l’écran suivant


Dans le cas d’une commande multipostes, vous pouvez garder tous les postes de la commande initiale ou ne choisir que certains postes en décochant les postes que vous ne souhaitez pas conserver.

Cliquez sur pour accéder à l’écran de synthèse de votre nouvelle commande de vente.


Vous pouvez ajouter de nouvelles lignes de postes, modifier la quantité ou le prix unitaire ou l’adresse budgétaire, etc.


Vous pouvez modifier le donneur d’ordre. Un message vous informera que les taxes seront redéterminées. Vous devrez redéterminer « itinéraires et points exp. de tous les postes », redéterminer « division et point d’expédition de tous les postes ». Une nouvelle détermination du prix sera exécutée

Pour modifier l’article, il faut se placer sur l’onglet « Détail du poste » de l’écran de synthèse, puis modifier le champ article

1

3

2

4

Avant de sauvegarder, dans la barre de menu sélectionner « Traiter » puis « Protocole : document incomplet » ou « Ctrl / F8 »Sauvegarder en cliquant sur la disquette.

Document de venteAfficher une commande de vente

Transaction VA03

Saisir le numéro de commande client ou recherche à partir du match code et faire ENTREE

Saisir le numéro de commande client ou recherche à partir du match code et faire ENTREE

Document de venteAfficher liste des commandes de vente

Transaction VA05

Cliquez sur ou pour borner la liste des commandes de vente à afficher

Document de venteAfficher liste des commandes de vente

La mise en forme de l’affichage a été modifiée à l’aide de l’icône

Sur la colonne de gauche, l’ensemble des informations affichées pour la mise en forme actuelle. Sélectionnez une valeur puis pour l’extraire, ou pour la ramener.Les critères sélectionnés pourront être classés avec Validez avec Cliquez sur pour lancer l’impression de cette liste.

Document de venteCréation d’un contrat de vente

La transaction VA41 permet la création de documents de ventes de types contrats périodiques (loyers) ou contrats sur convention (simple et RA).

Renseigner :

Type de contrat

ZWV1 Convention RA

ZWV2 convention

ZWV3 Contrat périodique

Données d’organisation

-Canal de distribution

-Secteur d’activité

-Agence commerciale

Renseigner :

Type de contrat

ZWV1 Convention RA

ZWV2 convention

ZWV3 Contrat périodique

Données d’organisation

-Canal de distribution

-Secteur d’activité

-Agence commerciale

Cliquez sur le bouton


Dans l’écran de synthèse, renseigner :-Le donneur d’ordre (client)-Le de la commande du client-La Date de la commande du client



Dans l’onglet vente, renseigner : -La date de début du contrat -La date de fin du contrat

Dans la partie postes, renseigner : -L’article -Quantité (quantité périodique à facturer)

Puis double-cliquer sur la ligne du poste

Dans l’écran de synthèse, renseigner :-Le donneur d’ordre (client)-Le de la commande du client-La Date de la commande du client



Dans l’onglet vente, renseigner : -La date de début du contrat -La date de fin du contrat

Dans la partie postes, renseigner : -L’article -Quantité (quantité périodique à facturer)

Puis double-cliquer sur la ligne du poste

Ne pas tenir compte de ce message


Saisie des échéances de commandesSaisie des échéances de commandes

Saisie des dates du contrat d’un point de vue juridiqueSaisie des dates du contrat d’un point de vue juridique


Dans l’onglet Données du contrat, renseigner les dates de début et de fin du contrat défini d’un point de vue juridique:

-Début du contrat-Fin du contrat

Dans l’onglet Données du contrat, renseigner les dates de début et de fin du contrat défini d’un point de vue juridique:

-Début du contrat-Fin du contrat

Onglet Données du contrat


Onglet Calendrier de facturation

Dans l’onglet Calendrier de facturation, renseigner les échéances de commandes sur le contrat:

-La règle de facturation (Z1 pour le 1er du mois, Z2 pour un jour du mois variable, Z3 pour la fin du mois)

-Les dates de début et de fin de facturation (qui peuvent être différentes, mais incluses dans les dates du contrat défini dans l’onglet Données du contrat)

Le système met alors automatiquement à jour un calendrier de facturation selon la règle et les dates décrites ci-dessus.

Dans l’onglet Calendrier de facturation, renseigner les échéances de commandes sur le contrat:

-La règle de facturation (Z1 pour le 1er du mois, Z2 pour un jour du mois variable, Z3 pour la fin du mois)

-Les dates de début et de fin de facturation (qui peuvent être différentes, mais incluses dans les dates du contrat défini dans l’onglet Données du contrat)

Le système met alors automatiquement à jour un calendrier de facturation selon la règle et les dates décrites ci-dessus.

Le calendrier de facturation est créé.


Onglet Expédition


Onglet Conditions

Saisir dans l’onglet condition de l’écran de données de poste :

-Type : PPSV pour un prix unitaire HT, ZK01 pour une remise … - Montant unitaire

S’il existe un référentiel prix, alors le prix et le type sont dérivés automatiquement et restent modifiables.

Saisir dans l’onglet condition de l’écran de données de poste :

-Type : PPSV pour un prix unitaire HT, ZK01 pour une remise … - Montant unitaire

S’il existe un référentiel prix, alors le prix et le type sont dérivés automatiquement et restent modifiables.


Le système calcule automatiquement le montant total de la commande en fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable.


Le système calcule automatiquement le montant total de la commande en fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable.


Onglet Imputation


Onglet Calendrier de facturation

Dans l’onglet Calendrier de facturation de l’écran de données de poste :

- Décocher la case « En-tête » : ceci permet de créer une facture par ligne de poste (dans le cas d’un contrat multi postes)

Le calendrier de facturation a été mis à jour avec les échéances et les montants.

Dans l’onglet Calendrier de facturation de l’écran de données de poste :

- Décocher la case « En-tête » : ceci permet de créer une facture par ligne de poste (dans le cas d’un contrat multi postes)

Le calendrier de facturation a été mis à jour avec les échéances et les montants.

Avant de sauvegarder, dans la barre de menu sélectionner « Traiter » puis « Protocole : document incomplet » ou « Ctrl / F8 »Sauvegarder en cliquant sur la disquette.

Exercice

DémonstrationCréation d’un contrat périodique


Sommaire

Document de facturation

Un document de facturation se réalise en référençant un document de vente (commande ou contrat) dans la transaction de création de facture VF01.

Les factures créées par SIFAC sont automatiquement typées en fonction des types de document de vente qu’elles référencent.

Chaque facture reprend directement les données de poste saisies dans le document de vente qu’elle référence.

Il est également possible de créer des documents de facturation directe, sans référence à un document de vente (ex : subvention)

Généralités

Document de facturationCréation de la facture

Règles de gestion Il n’est pas possible d’effectuer de modification des données dérivées du document de

vente référencé dans la facture. Si les données incorrectes, il faudra alors :

1. Supprimer la facture

2. Modifier la commande

3. Créer une nouvelle facture tenant compte des modifications effectuées dans la commande

Cette procédure est applicable tant que la facture n’a pas été comptabilisée.

La transaction VF01 permet de créer une facture sur tous les types de documents de vente (commande client, commande interne, contrat périodique, ou convention).

Renseigner le document de vente (commande ou contrat) dans les documents à traiter sur lequel la facture doit être créée et faire ENTREE pour afficher les données du document.

Il est possible de référencer plusieurs documents.

Renseigner le document de vente (commande ou contrat) dans les documents à traiter sur lequel la facture doit être créée et faire ENTREE pour afficher les données du document.

Il est possible de référencer plusieurs documents.


Le système détermine automatiquement le type de facture en fonction du document de vente.

Le système détermine automatiquement le type de facture en fonction du document de vente.

Cliquer pour afficher les données d’en-têteCliquer pour afficher les données d’en-tête

Pour modifier la date de facturePour modifier la date de facture


Le texte renseigné ici apparaîtra sur la facture (à la fin des postes)Le texte renseigné ici apparaîtra sur la facture (à la fin des postes)

Retour à l’ écran précédent avec et double cliquer sur la ligne du poste.


Document de facturationEdition de la facture : VF03

Visualisation et édition du brouillon de la facture

Saisir ou rechercher le numéro de la facture client.NE PAS VALIDER avec « ENTREE »

Dans la barre de menu « Facture » puis « Editer »



Utilisez pour un aperçu avant impression et pour imprimer.En mode « Aperçu de facture », utilisez pour naviguer (1ère page – page précédente – page suivante – dernière page)

Utilisez pour un aperçu avant impression et pour imprimer.En mode « Aperçu de facture », utilisez pour naviguer (1ère page – page précédente – page suivante – dernière page)

Transaction ZVF31 pour imprimez en masse plusieurs factures

Exercice 4Création et édition d’une facture sur commande simple

Exercice

Document de facturationModification et suppression d’une facture

La transaction VF03 permet de visualiser la facture qui vient d’être créée, aucune donnée n’est modifiable.

La transaction VF11 permet de supprimer la facture (non prise en charge ni comptabilisé par l’agence comptable) de manière à pouvoir modifier la commande de vente si les données saisies ne sont pas correctes.

Il suffit de sélectionner le document à supprimer, et de sauvegarder avec la disquette.

Il suffit de sélectionner le document à supprimer, et de sauvegarder avec la disquette.

Les factures d’annulation commencent par 29 ..., ont 9 caractères.

Les factures d’annulation commencent par 29 ..., ont 9 caractères.

Document de facturationFacture sans commande

La transaction FV70 permet la saisie d’une facture directe (subvention), sans référence à un article. Utiliser la variante saisie des postes Z_REC_LIQUIDATION_DIRECTE

Saisir :-Le client,-La date de facture,-Le montant (TTC),-L’objet

Au niveau du poste :-La division-Le compte général-Le montant-Le code TVA-Le domaine d’activité-Le centre de profit-Le domaine fonctionnel

Puis

Saisir :-Le client,-La date de facture,-Le montant (TTC),-L’objet

Au niveau du poste :-La division-Le compte général-Le montant-Le code TVA-Le domaine d’activité-Le centre de profit-Le domaine fonctionnel

Puis

Document de facturationFacture sans commande

Après avoir simulé l’application affiche la synthèse de la pièce.

Revenir à l’écran précédent et valider avec la disquette

Ne pas utiliser « comptabiliser » Réservé à l’agence comptable

ZSIFACFITR_EDIT_FDIR pour l’édition de la factureAttendre la validation par l’agence comptable avant d’imprimer.

Saisir :-Le numéro de facture-La société-L’exercice comptable,

Puis

Saisir :-Le numéro de facture-La société-L’exercice comptable,

Puis

Exercice 5Saisie d’une liquidation directe

Exercice

Réduction, annulation de recettes et réimputations

Généralités

Dès lors qu’une facture erronée a été prise en charge par le comptable, il est impossible de la supprimer afin de modifier le document de vente.

SIFAC permet dans ce cas de réaliser des réductions de recettes.

Si la réduction est également erronée, SIFAC permet de réaliser des annulations de réductions de recette.

Une réduction de recette se réalise par la saisie d’une demande d’avoir en référence à une facture comptabilisée, suivie d’une facture de type avoir.

Une annulation de réduction de recette se réalise par la saisie d’une demande d’annulation d’avoir en référence à la facture d’avoir, suivie d’une facture de type annulation d’avoir.

Les demandes d’avoir et les demandes d’annulation d’avoir reprennent les données d’imputation de poste de la facture initiale.

Pour modifier l’imputation d’une facture comptabilisée, il faut réaliser un avoir total, suivi d’une nouvelle commande sur l’imputation correcte.

La réduction de recette

Les types de documents ZCR et ZDR de la transaction de commande client (VA01) permettent de saisir respectivement une demande d’avoir et une demande d’annulation d’avoir.

Demande d’avoir :

Réduction, annulation de recettes et réimputationsDemande d’avoir

Transaction VF05

Après avoir sélectionner le type de commande ZCR et les données organisationnelles, le système demande d’indiquer la facture auquel la demande d’avoir doit faire référence.

Après avoir sélectionner le type de commande ZCR et les données organisationnelles, le système demande d’indiquer la facture auquel la demande d’avoir doit faire référence.



Le système reprend toutes les données de poste de la facture référencée.Le système reprend toutes les données de poste de la facture référencée.


Il est obligatoire d’indiquer un motif pour la demande d’avoir.Il est obligatoire d’indiquer un motif pour la demande d’avoir.

Dans l’onglet Conditions des données de poste (double clic sur la ligne du poste), il est possible de saisir le montant de l’avoir qui viendra en déduction du montant de la facture.

Dans l’onglet Conditions des données de poste (double clic sur la ligne du poste), il est possible de saisir le montant de l’avoir qui viendra en déduction du montant de la facture.

Avoir en valeurAvoir en quantité

Puis sauvegarder. Le système créé alors une pièce de demande d’avoir, prête à être facturée

La demande d’avoir commencent par 12..., a 9 caractères.

Réduction, annulation de recettes et réimputationsFacture d’avoir

La facture d’avoir se réalise de la même manière que les factures sur commande client dans la transaction VF01 en renseignant le numéro de pièce de la demande d’avoir créée.

Les avoirs commencent par 22..., ont 9 caractères

L’édition de l’avoir s’effectue de la même manière que la facture à partir de la transaction VF02.

Saisir ou rechercher le numéro de l’avoir client.NE PAS VALIDER avec « ENTREE »


Saisir ou rechercher le numéro de l’avoir client.NE PAS VALIDER avec « ENTREE »


Réduction, annulation de recettes et réimputationsDemande d’annulation d’avoir et facture d’annulation d’avoir

Après avoir sélectionner le type de commande ZDR et les données organisationnelles, le système demande d’indiquer le numéro de l’avoir auquel la demande d’avoir doit faire référence

Après avoir sélectionner le type de commande ZDR et les données organisationnelles, le système demande d’indiquer le numéro de l’avoir auquel la demande d’avoir doit faire référence

La demande d’annulation d’avoir se réalise de la même manière que la demande d’avoir, en référençant cette fois un avoir (VA01).

Une fois la demande d’annulation d’avoir réalisée, la facture d’annulation d’avoir se réalise de la même manière que les factures sur commande client dans la transaction VF01 en renseignant le numéro de pièce de la demande d’annulation d’avoir créée.

Introduction Référentiels article et client Documents de vente (commande et contrat) Documents de facturation et édition Réduction et annulation de recettes Le visa et édition Editions et consultation Conclusion

Le visa et édition

Généralités

Choix de l’établissement : Sans émission de titres ni de bordereaux de titre : Impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable.

L’Université de Strasbourg a fait le choix de mettre en place un visa pour la validation des factures en recettes.Il s’agit d’une validation finale effectuée par les services de l’ordonnateur. Cette validation ne concerne pas la FV70 Liquidation directe.

Cette validation par l’ordonnateur, via la transaction ZREC022, permet de passer le statut de la facture de 0 à 2. Elle est indispensable pour que le comptable puisse prendre en charge la facture.

Le visa et édition

Transaction ZREC022

Après validation le statut passe de 0 à 2

Après validation le statut passe de 0 à 2

Le visa et éditionEdition de la facture original

L’original de la facture est imprimable via la transaction VF03 une fois la prise en charge du comptable effectuée.L’édition de la facture original s’effectue de la même manière que le brouillon.





Exercice 6Le visa ordonnateur

Exercice

Editions et consultations

Généralités SIFAC permet la consultation :

- des documents de vente (commandes clients, contrats périodiques, contrats sur conventions);

- des factures émises;- du suivi de l’exécution budgétaire

Chaque utilisateur ne pourra consulter que les restitutions et les éditions pour lesquelles il est habilité.

Les listes des documents de vente de types commande client, et commande de prestations internes, demande d’avoir, sont consultables via la transaction VA05, Les listes des documents de vente de types contrat périodique, et contrat sur convention, sont consultables via la transaction VA45 (par article ou par client), Les listes des factures de vente de types facture, avoir, annulation d’avoir, sont consultables via la transaction VF05 (par article ou par client), Ces listes de document sont visualisables selon des critères (type de document, éléments organisationnels).

Editions et consultationsCommandes de vente & Factures de vente

Editions et consultationsSuivi de l’exécution budgétaire

A tout moment, il est possible via la transaction FMKFR01de consulter la situation d’une adresse budgétaire.

Sélection de l’adresse budgétaire à consulterSélection de l’adresse budgétaire à consulter

11

22

33

Cliquer sur pour visualiser les variantes.Sélectionner la variante RECETTE UDS pour avoir la liste des ratios automatiques.

Cliquer sur pour visualiser les variantes.Sélectionner la variante RECETTE UDS pour avoir la liste des ratios automatiques.


Explication des ratios :-budgété : montant total budgété. Crédits ouverts.-Prev.recette : total des commandes et contrats de vente (liquidation directe exclue).-Impact en CB : facture avec impact budgétaire (facture de vente prise en charge + liquidation directe-Reste à émettre : reste à facturer (quand facture non créée + facture non comptabilisée).-Reste à réaliser : budget – consommations (impact en CB + reste à facturer).

Explication des ratios :-budgété : montant total budgété. Crédits ouverts.-Prev.recette : total des commandes et contrats de vente (liquidation directe exclue).-Impact en CB : facture avec impact budgétaire (facture de vente prise en charge + liquidation directe-Reste à émettre : reste à facturer (quand facture non créée + facture non comptabilisée).-Reste à réaliser : budget – consommations (impact en CB + reste à facturer).

Budgété : Montant total budgété

Budgété : Montant total budgété

Prev. recette : Montant total doc de vente

Prev. recette : Montant total doc de vente

Reste à émettre : Reste à facturer

Reste à émettre : Reste à facturer

Reste à réaliserReste à réaliser

Adresse budgétaireAdresse budgétaire

Impact en CB : facture impact cpt budg+liquid directe

Impact en CB : facture impact cpt budg+liquid directe

1 23

4

5

= 2 3-

4

5 = 1 3 4- -


En double cliquant sur les montants des lignes blanches SIFAC affiche le journal des pièces.

Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on souhaite avoir un sous total en sélectionnant la colonne et en cliquant sur

Permet de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes des axes budgétaires

Permet de filtrer certaines valeurs

Il est possible d’enregistrer la mise en forme grâce aux boutons

Exercice 7Consultation et édition des états budgétaires

Exercice

Conclusion

Document de vente : regroupe les commandes simples, les commandes de prestation interne, les contrats périodiques, les contrats sur convention, les demande d’avoir, et les demandes d’annulation d’avoir.

Document de facturation : permet la facturation de chacun des documents de vente. Regroupe les factures simples, sur prestation interne, sur contrats périodiques, sur contrats sur convention, les avoirs, et les annulations d’avoir.

Fonctions partenaires : au nombre de 4 en « recettes », elles permettent d’attribuer à un client des partenaires spécifiques

Donneur d’ordre : entité commandant une marchandise ou une prestation Destinataire facture : entité à qui doit être envoyée la facture pour la marchandise la prestation Payeur : entité responsable du paiement de la marchandise ou de la prestation Réceptionnaire marchandise : entité à qui la marchandise ou la prestation doivent être livrés

Glossaire