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SUMARIO

1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................5

2. COMPROBACIONES PREVIAS A LA MATRICULACIÓN...............................6

2.1. AÑO ACADÉMICO ACTIVO................................................................................6

2.2. OFERTA Y VIGENCIA DE LAS ASIGNATURAS..............................................6

2.3. GRUPOS DE ASIGNATURA.................................................................................7

2.4. PERIODO DE ACTIVIDAD................................................................................10

2.5. FORMA DE PAGO...............................................................................................10

2.6. TASAS....................................................................................................................11

2.7. GRADOS DE EXPERIMENTALIDAD...............................................................11

2.8. DESCUENTOS.....................................................................................................12

2.9. CAMPUS...............................................................................................................13

2.10. AGRUPACIONES DE TIPOS DE MATRÍCULA Y TIPOS DE MATRÍCULA13

2.11. CURSO DE ASIGNATURAS TRONCALES Y OBLIGATORIAS.....................15

3. PROCESO DE MATRICULACIÓN POR SECRETARÍA..................................15

3.1. ACCEDER A MATRICULAR A UN ALUMNO.................................................16

3.2. SELECCIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA CON EFECTOS ACADÉMICOS17

3.3. PANTALLA PRINCIPAL DE BIENVENIDA....................................................18

3.4. SELECCIÓN DE ASIGNATURAS......................................................................20

3.5. SELECCIÓN DE ASIGNATURAS DE LIBRE CONFIGURACIÓN...............21

3.6. ¿POR QUÉ NO PUEDO MATRICULAR UNA ASIGNATURA?......................22

3.7. QUÉ ASIGNATURAS SE HAN SELECCIONADO: RESUMEN DE ASIGNATURAS.............................................................................................................23

3.8. CUÁNTO HA DE ABONAR EL ALUMNO POR SU MATRÍCULA................25

3.8.1.SELECCIÓN DEL TIPO DE MATRÍCULA...............................................25

3.8.2.SELECCIÓN DE LA FORMA DE PAGO...................................................26

3.8.3.CONSULTA DEL RECIBO GENERADO...................................................26

3.8.4.CONSULTA DE LOS IMPORTES ASOCIADOS AL PAGO: DESGLOSE DE MATRÍCULA..............................................................................27

3.9. VALIDACIÓN DE LA MATRÍCULA..................................................................28

3.10. CÓMO SALIR DE LA MATRÍCULA SIN GRABAR.........................................28

3.11. QUÉ HACER SI EL ALUMNO INCUMPLE ALGUNA CONDICIÓN PARA PODER REALIZAR SU MATRÍCULA........................................................................28

3.12. CONTROL DE DOCUMENTACIÓN EN MATRÍCULA...................................29

4. POSTERIOR A LA MATRÍCULA.........................................................................31

__________________________________________________________________________________________________GUIA RÁPIDA MATRÍCULA VERSIÓN 3.0. ACTUALIZADA 31-01-01

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3.7. MODIFICACIÓN DE MATRÍCULA..................................................................31

4.6. CONSULTA DE MATRÍCULA............................................................................32

4.7. ANULACIÓN Y DESANULACIÓN DE MATRÍCULA.....................................34

4.8. BORRADO DE MATRÍCULA.............................................................................37

4.9. TRASPASO DE MATRÍCULA............................................................................38

4.10. IMPRESIÓN DE RECIBOS................................................................................41

4.10.1. IMPRESIÓN MASIVA DE CARTAS DE PAGO...................................41

4.10.2. IMPRESIÓN DE CARTAS DE PAGO....................................................44

4.11. CONTROL ESTADÍSTICO Y AUDITORÍA DE MATRÍCULA........................46

4.11.1. ESTADÍSTICAS DE EVOLUCIÓN DE MATRÍCULA........................46

4.11.2. AUDITORÍA DE MATRÍCULA..............................................................48

4.11.3. OCUPACIONES.........................................................................................49

3.8. REFERENCIA DE LOS RECIBOS.....................................................................50

MAPA DE PANTALLAS DEL MÓDULO DE MATRÍCULA.....................................51


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1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de esta Guía es proporcionar al usuario un apoyo para la gestión y la comprensión de todos aquellos procesos que afectan a la realización de una matrícula de primer y segundo ciclo con el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO.

Para ello se ha estructurado este documento en cuatro partes:

Comprobaciones previas que deben efectuarse sobre datos contenidos en el sistema para garantizar que la matrícula se realice en las condiciones adecuadas, según la normativa de cada Universidad. Es imprescindible realizar una serie de mantenimientos previos a la matrícula.

Procedimiento para la realización de una matrícula con el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO.

Gestión y consulta de matrículas efectuadas con el sistema. Diferencias básicas entre la matrícula por Secretaría y la Automatrícula.

No se ha pretendido dar una explicación exhaustiva de cada uno de los campos que aparecen en las pantallas del módulo de Matrícula, pero sí de todos aquellos que afectan directamente a la gestión de una matrícula, bien sea efectuada por el personal de las secretarías o por el propio alumno. Conocer la interacción de todos los procesos es fundamental para poder saber qué consecuencias tiene cada acción para el usuario.

La consulta de esta guía debe ir acompañada de otros procesos descritos en otras guías rápidas: Guía rápida para la gestión de Actas Guía rápida para la gestión de Expedientes Guía rápida para la gestión Económica

2. COMPROBACIONES PREVIAS A LA MATRICULACIÓN

Con objeto de garantizar un buen funcionamiento en el proceso de Matrícula, es necesario que previamente estén realizados determinados mantenimientos previos para que el sistema ejecute convenientemente el proceso de matrícula.

A continuación se detallan los controles que son necesarios para evitar disfunciones en el proceso de ejecución de la matrícula.

2.1. AÑO ACADÉMICO ACTIVO

Es necesario establecer en la aplicación cual es el año académico activo. Esta definición se realiza desde:


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FORMA DE ACCESO

Módulo Matrícula Menú Básicos

Pantalla Año académico

En esta pantalla aparece una relación de años académicos y junto a ellos una casilla denominada Activo. El año académico activo será aquel que tenga esta casilla chequeada. Es importante destacar que el proceso de matrícula sólo podrá llevarse a cabo para el año académico activo. Por ejemplo si nos encontramos en el curso académico 2001-02, no podré realizar una matrícula o una modificación de matrícula para el 2000-01.

2.2. OFERTA Y VIGENCIA DE LAS ASIGNATURAS

Para poder matricular alumnos en un determinado plan de estudios es necesario que las asignaturas incluidas en el grafo de dicho plan, estén vigentes y ofertadas para el año académico activo.

La oferta y la vigencia de las asignaturas se define desde:

FORMA DE ACCESO

Módulo de Planes de estudios Menú Oferta

Pantalla Mantenimiento de asignaturas

Es importante tener en cuenta que, para poder matricular una asignatura, ésta debe estar vigente o no vigente (las asignaturas extinguidas sólo se recuperarán en matrícula si el parámetro VISASSEXT, del módulo Administración > menú Parametrización > pantalla parámetros tiene el valor S).

2.3. GRUPOS DE ASIGNATURA

Para poder matricular a un alumno en una asignatura es imprescindible haber definido previamente al menos un grupo de asignatura para dicha asignatura y para el año académico activo. Si para una asignatura no se define al menos un grupo, dicha asignatura no va a ser recuperada en la opción Selección de asignaturas de la pantalla Matrícula por secretaría.

Se detalla a continuación desde donde es posible dar de alta los grupos de asignatura:

FORMA DE ACCESO

Módulo de Matrícula Menú Básicos

Pantalla Grupos de asignaturaO bien desde:


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FORMA DE ACCESO

Módulo de Actas Menú Grupo de asignatura

Pantalla Grupos de asignatura

En los dos primeros campos se introduce el código y la descripción del grupo. Seguidamente se selecciona, de sus respectivas listas de valores, el código de la asignatura para la cual se está creando el grupo, el año académico para el que tendrá vigencia ese grupo y el tipo de duración del grupo (por ejemplo: Primer Cuatrimestre, Segundo Cuatrimestre, Anual,....). Es necesario además indicar cual es el Turno del grupo de asignatura, es decir horario de mañana, tarde o noche.

El resto de campos y casillas de esta pantalla ofrecen al usuario las siguientes funcionalidades:

Aplicar Capacidad: si esta casilla está chequeada, el número de alumnos que se pueden matricular en este grupo nunca excederá de la cifra que se introduzca en el campo de Capacidad. Si la casilla Aplicar capacidad está deschequeada la cantidad especificada en Capacidad tiene únicamente carácter informativo.

Tipo Límite: dicho campo ofrece la posibilidad de restringir la matriculación de los alumnos en este grupo de asignatura según el plan al que pertenezcan. En primer lugar se


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elige si se restringe por Afirmación o por Negación y luego, mediante el botón de enlace de la esquina inferior derecha Lim. Planes, se accede a una pantalla donde se indican los planes a cuyos alumnos afecta la restricción.

Si se limita por Afirmación, los alumnos pertenecientes a los planes especificados serán los únicos que podrán matricularse en este grupo de asignatura. En caso de restringir por Negación, los alumnos pertenecientes a los planes indicados no podrán matricularse en el grupo de asignatura en cuestión.

Limitación centro: este campo ofrece la posibilidad de limitar la asignación de grupos por centro de tal modo que sólo los alumnos de un determinado plan de estudios, asignado a un determinado centro, podrán matricularse en él.

Idioma: se permite indicar el idioma en el que se va a impartir la docencia del grupo de asignatura. Esta información puede ser relevante de cara a estadísticas de las comunidades autónomas.

Prof. Titular, Prof. Extraordinario y Prof. Suplente: en estos campos habrá que especificar cual o cuales son los profesores que imparten el grupo de asignatura. Esta información va a ser imprescindible para posteriormente realizar la apertura del acta correspondiente a este grupo de asignatura, ya que obligatoriamente habrá que indicar cual es el profesor que califica el acta, y será uno de los tres especificados aquí. Si los profesores asignados a un grupo fueran más de tres, se puede indicar pulsando el botón de enlace Profesores del grupo, situado en la parte inferior de la pantalla. Los profesores del grupo podrán ser, tanto internos como externos.

Aplicar Cuotas: sólo si esta casilla está chequeada, el sistema tendrá en cuenta las cuotas definidas en el último bloque de esta pantalla. Aquí especificaremos el metatipo, es decir, la agrupación de tipos de asignatura, y la capacidad máxima de alumnos permitida en dicho grupo para cada metatipo. Por ejemplo, si para el metatipo Libre Configuración la capacidad máxima es cinco, en este grupo de asignatura no pueden matricularse más de cinco alumnos que la escojan como de Libre Configuración.

Los campos L. Inicio y L. Final sirven para definir un rango por apellidos, en el caso de que la Universidad establezca este criterio para dividir a los estudiantes en distintos grupos. Cada alumno será incluido en el grupo que le corresponda según su apellido. Los campos admiten desde una única letra (la inicial del apellido) hasta dos apellidos completos en cada campo. Es importante tener en cuenta que si un grupo va, por ejemplo desde la R a la C, para el grupo habrá que definir dos rangos de apellidos, desde la R a la Z y desde la A a la C para que el funcionamiento sea correcto.

Ocupaciones: desde este botón de navegación se accede a la pantalla de ocupaciones del punto de menú Control, de este mismo módulo, desde el que se puede consultar el número de alumnos matriculados según la tipología en este grupo de asignatura.


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2.4. PERIODO DE ACTIVIDAD

Debe existir un único periodo de actividad abierto para la actividad económica 1- Matrícula de primer y segundo ciclo y para el año académico activo.

FORMA DE ACCESO

Módulo Gestión Económica Menú Básicos

Pantalla Periodos de Actividad

En esta pantalla la casilla Abierto tendrá que estar chequeada únicamente para uno de los periodos de actividad asociados a la actividad 1 – Matrícula de primer y segundo ciclo.

2.5. FORMA DE PAGO

Debe estar definida la forma de pago por defecto para el periodo de actividad abierto en el que se va a realizar la matrícula.

FORMA DE ACCESO

Módulo Gestión Económica Menú Básicos

Pantalla Plazos de Pago

En esta pantalla para el año académico activo y para los distintos periodos de actividad de la matrícula, se fijan los plazos de pago indicando el porcentaje a abonar en cada plazo. Para cada uno de estos plazos de pago habrá que indicar las Formas de pago, es decir, si se podrá abonar a través de recibo bancario, domiciliación o metálico. Habrá además que indicar obligatoriamente cual es la forma de pago por defecto.

2.6. TASAS

Es necesario tener previamente introducidas las tasas de todos los conceptos imputables , tanto académicos como administrativos, que van a ser utilizados en matrícula.

FORMA DE ACCESO

Módulo Gestión Económica Menú Movimientos

Pantalla Tasas

Para el año académico activo y la actividad económica 1 – Matrícula de primer y segundo ciclo, se deben introducir en el campo de “Importe”, las tasas de todos los conceptos imputables, tanto académicos como administrativos, referentes a la matrícula. Hay que


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tener en cuenta que para los conceptos imputables académicos (Créditos en primera matrícula, Créditos en segunda matrícula, Curso completo…) debe definirse la tasa para cada grado de experimentalidad.

2.7. GRADOS DE EXPERIMENTALIDAD

FORMA DE ACCESO


Pantalla Grados de experimentalidad

Desde esta pantalla se realiza el mantenimiento de los distintos grados de experimentalidad. Cada plan de estudios tendrá asociado un grado de experimentalidad y en función de dicho grado se definirán las tasas de los conceptos académicos de la matrícula.

2.8. DESCUENTOS

Para cada concepto imputable y tipo de matrícula habrá que indicar también los descuentos que deben ser aplicados:

FORMA DE ACCESO


Pantalla Descuentos

En esta pantalla para cada concepto imputable, tanto académico como administrativo correspondiente a la actividad económica 1 – Matrícula de primer y segundo ciclo, habrá que indicar el tipo de matrícula / tipo de descuento que podrá ser aplicado. Habrá que indicar en la segunda parte de la pantalla para cada año académico el tanto por ciento de descuento que será aplicado.

FORMA DE ACCESO


Pantalla Orden de descuentosSerá necesario además indicar el orden de aplicación de los descuentos. Para cada uno de los conceptos imputables administrativos será necesario indicar el orden de aplicación para cada tipo de descuento. Sin embargo para los conceptos imputables académicos habrá que indicar el orden para los conceptos con códigos 300, del tipo: Descuento por familia


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numerosa, descuento por becario MEC, Descuento por funcionario, y a cada uno de estos conceptos habrá que asociarle el tipo de descuento y el orden.

2.9. CAMPUS

Cada matrícula tendrá que estar asociada a un Campus.

FORMA DE ACCESO

Módulo Tablas Generales Menú Geografía

Pantalla Campus

Desde esta pantalla se realiza el mantenimiento de todos los campus que componen la Universidad.Es necesario además establecer una relación campus – centro.Desde el módulo Planes de estudio > menú Estudios > pantalla Centros, a cada centro se le asociará un campus. Además puesto que el plan de estudios se asocia a un estudio ( en el módulo Planes de estudio > menú Plan > pantalla Apertura de plan), y a cada estudio uno o varios centros, el plan también estará ligado indirectamente al campus.

2.10. AGRUPACIONES DE TIPOS DE MATRÍCULA Y TIPOS DE MATRÍCULA

Es imprescindible que estén definidas previamente las distintas agrupaciones de tipos de matrícula ( Familia Numerosa, Becarios, Funcionarios…) que va a utilizar la Universidad, y además que para cada agrupación se especifiquen que tipos de matrícula la componen. Por ejemplo, la agrupación Familia Numerosa estará compuesta de los tipos de matrícula: Familia Numerosa de primera categoría, Familia Numerosa de segunda categoría... Dentro de cada agrupación los tipos de matrícula deben ser excluyentes, es decir, el alumno nunca va a poder matricularse del tipo de matrícula Familia numerosa de primera y Familia numerosa de segunda. Sin embargo los tipos de matrícula de distintas agrupaciones van a ser incluyentes, es decir, el alumno si que va a poder matricularse de dos tipos de matrícula que se encuentren en distintas agrupaciones, por ejemplo de Familia numerosa de primera y de Becario MEC.

FORMA DE ACCESO

Módulo Matrícula Menú Matrícula

Pantalla Agrupaciones de tipo de Matrícula

En esta pantalla deben darse de alta las distintas agrupaciones de matrícula que van a utilizarse en la Universidad. Las agrupaciones aquí definidas y que estén asociadas al tipo de estudio PSC – primer y segundo ciclo, serán las que después sean recuperadas en la pantalla Matrícula por secretaría. Esta pantalla se ofrece precargada.


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Desde esta pantalla se indica además si para cada agrupación se va a realizar el control de la documentación en matrícula (casilla Doc.Mat.) o en automatrícula (Doc.Aut.). Más adelante se detallará en qué consiste este tipo de control

Una vez definidas las agrupaciones de tipos de matrícula se pasa a incluir cada tipo de matrícula en cada una de las agrupaciones.

FORMA DE ACCESO


Pantalla Tipo de matrícula

Aunque el sistema ofrece todos los tipos de matrícula ya precargados, habrá que indicar qué tipos de matrícula van a ser aplicados en cada Universidad. Es decir, la Universidad tendrá que chequear la casilla Aplicable únicamente para aquellos tipos de matrícula que vayan a ser utilizados. Además para cada uno de estos tipos de matrícula, habrá que indicar en el campo Cod. Agrup., el código de la agrupación donde va a estar incluido. Por ejemplo, si la agrupación Familia Numerosa tiene el código 1, para los tipos de matrícula Familia numerosa de primera y Familia numerosa de segunda habrá que asociarles el código 1 en el campo Cód Agrup..

La casilla Libre Configuración tendrá que estar chequeada para aquel tipo de matrícula que implique que el alumno pueda matricularse de cualquier asignatura como libre configuración. Es el ejemplo típico de los alumnos del programa SÓCRATES/ERASMUS, por tanto esta casilla tendrá que estar chequeada para este tipo de matrícula.

2.11. CURSO DE ASIGNATURAS TRONCALES Y OBLIGATORIAS

Para que el sistema calcule correctamente las tasas, es imprescindible que se haya completado el campo curso de las asignaturas troncales y obligatorias.

FORMA DE ACCESO

Módulo Planes de estudio Menú Plan

Pantalla Grafo Mantenimiento del grafo

En el grafo del plan de estudios constan todas las asignaturas del plan. Es aquí dondes se debe asociar a cada asignatura el curso correspondiente. Habrá que asegurarse que todas las asignaturas troncales y obligatorias estén asociadas a un curso.


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2.12. APERTURA DEL AÑO

Hay que tener en cuenta que numerosos mantenimientos previos a la matrícula es necesario realizarlos por año académico. Es imprescindible por tanto antes de comenzar con un nuevo curso académico realizar la apertura del año. Este proceso consiste en realizar una copia de la información existente. El proceso de apertura de un año académico es independiente del cambio del año académico activo.

FORMA DE ACCESO:


Pantalla Apertura de año

En el campo año se introduce el curso académico para el cual se quieren copiar los valores (ejemplo: si estamos en el año académico 2001-02, se introducirá el año 2002-03 para que se copien las tablas sobre este año)La casilla de activo para matricular debe permanecer desmarcada, ya que de momento sólo se va a realizar una copia de valores, no se va a activar el siguiente año académico.En la columna abrir se deben marcar todas aquellas tablas que se quieren copiar para el siguiente año académico.En la columna año act. que figura en gris se recuperan el número de registros o valores que tienen cada una de las tablas para el año académico activo (ejemplo, para el 2001-02) En la columna año aper. que figura en gris se recuperan el número de registros o

valores que se han copiado para el siguiente año académico (ejemplo, para el 2002-03). Una vez se hayan seleccionado las tablas que se quieren copiar se da al botón de abrir, en este momento el sistema realiza una serie de comprobaciones para verificar que los datos origen cumplen las restricciones impuestas por el modelo de datos de ÁGORA, en caso de incumplimiento no se copia la tabla en donde permanece el error, el resto de la tablas sí.

En el caso de que el sistema encuentre algún dato ya cargado para el año siguiente (ej. 2002-03), el proceso de copia lo respecta, es decir, no lo machaca con los valores del presente año (ej 2001-02). Tras esta operación el botón de grabar se activa y se graba, de esta forma se asegura que los datos recién copiados para el siguiente curso académico (ej. 2002-03) quedan guardados.

3. PROCESO DE MATRICULACIÓN POR SECRETARÍA

Una vez realizadas los mantenimientos previos, se puede comenzar a matricular alumnos. Como se podrá observar a continuación, la matriculación es un proceso sencillo en el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO para el que sólo hay que seguir los pasos que se describen a continuación:


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FORMA DE ACCESO


Pantalla Matrícula por Secretaría

3.1. ACCEDER A MATRICULAR A UN ALUMNO

Para poder matricular a un alumno se realiza un control de identificación del mismo, que consiste únicamente en introducir en el sistema su D.N.I..Es posible además recuperar automáticamente el DNI del alumno si se introduce su nombre completo. Con el icono de los prismáticos podemos recuperar una lista de valores con los alumnos potencialmente matriculables.

Para que un alumno pueda matricularse en el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO se tiene que encontrar en alguna de las siguientes situaciones: El alumno tiene ya un expediente (matrícula) en un plan de estudios. El alumno está dado de alta ya que procede de preinscripción. El alumno ha finalizado estudios en un plan para el que existe una continuación

(Continuación de planes); este es el caso de un plan de primer ciclo que se complementa con un plan de segundo ciclo de la misma rama.

Lo primero que valida el sistema es si el DNI introducido es correcto, es decir, si el alumno ya está dado de alta en el sistema, si no lo es, ofrece al usuario la posibilidad de rectificarlo. Cuando es correcto1, el sistema nos pasa a una segunda pantalla en la que vemos el plan de estudios en que el alumno se puede matricular. Si el alumno tiene más de un expediente en más de un plan de estudios, todos ellos se recuperarán y podrán ser seleccionados por el usuario, siempre y cuando no haya ningún motivo que lo impida.

En el caso de que exista alguna razón que impida la matrícula de un alumno en un plan, aparece a la izquierda del nombre del plan, una casilla de información. Si el usuario pulsa dicha casilla, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO informa sobre el motivo por el que no se puede matricular: no cumple los requisitos para simultanear, su expediente en el plan está bloqueado, el expediente está cerrado, etc. Algunos de estos impedimentos pueden ser salvados por el usuario por medio de una resolución facilitando la matrícula del alumno.

Además de los planes de estudio en los que se puede matricular el alumno, en esta pantalla se ofrece información sobre el año académico activo y el periodo de actividad que está abierto en el momento de matrícula.Para cada plan de estudios también podemos visualizar desde aquí el centro que tiene asociado, además del subcentro para el caso de la UNED.

1 Si el DNI fuera incorrecto, se permitiría al usuario darlo de alta mediante el botón de enlace Expediente. Para obtener orientación de cómo realizar esta operación ver la Guía Rápida de Expediente.


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El usuario se ha de situar sobre el plan en cuestión y pulsar la casilla “Realizar matrícula”. Si se ha equivocado de alumno puede cancelar esta operación pulsando “Cancelar matrícula”.

3.2. SELECCIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA CON EFECTOS ACADÉMICOS

En las Universidades existen determinados estudiantes que no están sujetos a la normativa académica de la Universidad; es el caso de alumnos del programa SÓCRATES/ERASMUS, alumnos de centros adscritos, etc. Para ellos no será necesario que el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO realice controles de permanencia o de créditos matriculados, por ejemplo. Por este motivo, al acceder a la matrícula de un alumno en un plan de estudios por primera vez, se recuperan los tipos de matrícula que podrían traer consecuencias para pasar o no los controles de normativa. Por defecto siempre aparece marcado el valor No aplicable por lo que si el alumno no se encuentra en ninguno de estos casos deberá simplemente pulsar el botón “Aceptar matrícula”, accediendo así a la siguiente pantalla. Vamos a recuperar en esta pantalla todos aquellos tipos de matrícula que estén incluidos en una agrupación que tenga chequeada la casilla Eco., de la pantalla Matrícula > Matrícula > Agrupación de tipos de matrícula.

Si se accede a la matrícula para realizar una modificación, esta pantalla no aparecerá, dado por hecho que no hay ninguna modificación sobre los tipos definidos previamente.

3.3. PANTALLA PRINCIPAL DE BIENVENIDA

En primer lugar, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO informa de si se trata de una nueva matrícula o de una modificación.

Desde esta pantalla, el usuario tiene la posibilidad de acceder a cualquiera de las opciones disponibles en la matrícula. En la parte izquierda de la pantalla se pueden visualizar:

Selección de asignaturas: pulsando esta opción se recuperan las asignaturas matriculables por el alumno, según su plan de estudios y distribuidas por tipologías.

Resumen de asignaturas: desde aquí se puede consultar la relación de asignaturas que ha matriculado. Se especifica además el grupo de asignatura, el ciclo y el curso en el que el alumno matricula cada asignatura.

Datos económicos: se recupera información sobre el desglose de los conceptos (académicos y administrativos) generados de la matrícula del alumno, se indica también desde aquí el tipo de matrícula que el alumno efectúa, se selecciona la forma de pago y se visualizarán los recibos generados.

Documentación: si la Universidad hubiera definido tipos de matrícula para los que es necesario la entrega previa de determinada documentación por parte del alumno, pulsando esta opción se podrá consultar de qué documentos se trata. Se trata de una pantalla de consulta, no de inserción.


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Agrupaciones: permite agrupar diversos recibos de un alumno procedentes de movimientos o de matrícula. Si se accede a la pantalla se recuperan todos aquellos recibos, bien de movimientos, bien de matrícula que sean susceptibles de ser agrupados generando uno único para el alumno. Bastará con marcar la casilla Sel., situada en la parte derecha de la pantalla, y pulsar el botón Agrupación. El recibo resultante de la agrupación, con la nueva referencia, se recupera en el segundo bloque. Se ofrece igualmente la posibilidad de imprimir dicho recibo.

Validar matrícula: el usuario grabará desde esta opción la matrícula realizada. Especialidades: Esta opción se utiliza únicamente en la UPM. Desde esta pantalla se

inserta la especialidad de matrícula del alumno para este curso académico. En los casos en los que el alumno esté matriculado de dos especialidades se podrán incluir aquí las dos, pero indicando cual es la especialidad prioritaria.

En la parte inferior de la pantalla aparecen los siguientes botones de enlace que llevan a diferentes pantallas del SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO para facilitar al usuario la gestión de diversos procesos antes o durante la matrícula. Estos botones son: Expedientes: se accede a la pantalla de consulta del expediente de un alumno; no se

permite la inserción de datos. Convalidaciones: se accede a la pantalla de solicitud de convalidaciones/adaptaciones

por si se quiere registrar la petición presentada por el alumno en tiempo de matrícula. Traslados: se puede registrar el traslado de un alumno que viene a matricularse a la

Universidad así como las asignaturas que ha cursado en su Universidad de origen. Documentación: se registra la documentación que el alumno entrega. Estadísticas: se introducen las contestaciones de las estadísticas que se solicitan al

alumno en los impresos de matrícula para su posterior tratamiento. Posibilita recoger estos datos simultáneamente en la matrícula. La elaboración del cuestionario estadístico se realiza definiendo Variables estadísticas (preguntas) y Opciones estadísticas (respuestas).

Las variables estadísticas se darán precargadas y se pueden consultar desde la pantalla “Variables estadísticas”.

FORMA DE ACCESO

Módulo Matrícula Menú Estadísticas

Pantalla Variables estadísticas 2

En esta pantalla se pueden consultar las variables estadísticas. Se entiende por variable estadística la cuestión, el tema sobre el que se le pregunta al alumno. Por ejemplo “estudios del padre”, o “¿habla inglés?”.

2 A partir de aquí se describen tres pantallas que no están en la propia matrícula y que han de revisarse previamente siempre que se quieran recoger datos estadísticos en el mismo momento de la matrícula. Si la Universidad dispone de otros sistemas de recogida de datos no será necesario realizar las acciones que a continuación se describen


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Cada una de las variables estadísticas llevará asociadas varias opciones estadísticas. Las Opciones estadísticas son las posibles respuestas a la pregunta planteada (variable estadística). Continuando con los ejemplos anteriores las opciones de la variable “estudios del padre” serían “Licenciado, Diplomado, Arquitecto, Ingeniero, Bachiller, Primarios y Sin estudios” y las de la variable “¿habla Inglés? “Muy bien, Bien, Regular, Mal, No habla Inglés”.

FORMA DE ACCESO


Pantalla Opciones estadísticas

En esta pantalla, se recuperan las variables estadísticas y para cada una de ellas se dan de alta las opciones con su código.

Por último en relación con el tema de estadísticas, el usuario decide en que orden se van a presentar en pantalla las cuestiones que se plantean al alumno, y si éstas van a ser de cumplimentación obligatoria o no; esto se hace en la pantalla Mantenimiento del orden de las estadísticas. Todas aquellas variables y opciones que no tengan definido el orden desde esta pantalla no van a ser recuperadas en Matrícula.

FORMA DE ACCESO

Módulo Matrícula Menú Estadísticas

Pantalla Mantenimiento del orden de estadísticas

3.4. SELECCIÓN DE ASIGNATURAS

Si se pulsa esta opción, el usuario va a recuperar todas las asignaturas del plan de estudios del alumno susceptibles de ser matriculadas, es decir, asignaturas que tienen definido grupo de asignatura para este curso académico, que no han sido superadas, que están ofertadas y vigentes para este curso, y que no están afectadas por ningún requisito.

Las asignaturas aparecen distribuidas según las tipologías del plan por lo que si se trata de un plan no renovado sólo se recuperan las pestañas de obligatorias y optativas y, en el caso de que sea un plan renovado, se incluirán las troncales y libre configuración. Si el plan tuviera complementos de formación que el alumno debiera cursar se visualizarían para ser seleccionados dependiendo del tipo de acceso del alumno al plan.

La información que se recupera para cada asignatura es la siguiente: Código y denominación de la asignatura. Curso, ciclo asignados, si así se hubiera definido en el grafo, y créditos de la

asignatura. Duración de la asignatura.


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Número de matrículas y número de convocatorias del alumno. Vigencia de la asignatura (parte inferior de la pantalla). Ocupación del grupo (parte inferior de la pantalla). En este caso, si el grupo tiene

cubierta la capacidad no se permitirá que el usuario la seleccione apareciendo marcado el porcentaje 100% de ocupación.

El usuario deberá seleccionar las asignaturas marcando la casilla de la izquierda encabezada por una M.

3.5. SELECCIÓN DE ASIGNATURAS DE LIBRE CONFIGURACIÓN

La selección de asignaturas de libre configuración presenta una particularidad respecto al resto de tipologías. Dado que la oferta en la Universidad puede ser muy amplia, se ofrece al usuario la posibilidad de realizar una búsqueda de este tipo de asignaturas atendiendo a una serie de criterios. Estos son:

Código de la asignatura Denominación de la misma Centro (todas las asignaturas ofertadas por un centro como LC) Plan (asignaturas ofertadas por un plan como LC)

De este modo, se podrá buscar la o las asignaturas de libre configuración que el alumno desea matricular. Es importante tener en cuenta que si no se introduce ningún criterio y se lanza la consulta general, el sistema tardará un tiempo importante en recuperar los registros por lo que se aconseja en todos los casos restringir la búsqueda.

La consulta recupera todos los registros que se correspondan con el criterio introducido. El usuario deberá marcar la casilla Mat. para seleccionar las asignaturas que desea matricular y grabar, de tal modo que dicha/s asignatura/s se recupera automáticamente en el segundo bloque de la misma pantalla. En este momento es cuando el alumno realmente ha hecho su elección de asignaturas por lo que se recupera también información sobre el número de matrículas y convocatorias agotadas por el estudiante.

Si se desea eliminar una asignatura ya seleccionada, basta con pulsar el botón de eliminar registro (aspa roja).

3.6. ¿POR QUÉ NO PUEDO MATRICULAR UNA ASIGNATURA?

Esta opción permite que el usuario pueda saber por qué no está recuperando una determinada asignatura que, en principio, considera que es potencialmente matriculable por el alumno. Los casos pueden ser muy variados: la asignatura no se oferta, no tiene grupo, no se oferta para los alumnos de ese plan, etc. Esta consulta facilita considerablemente la gestión.


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En la parte inferior derecha de la pantalla de selección de asignaturas, en cualquier tipología, existe un botón de enlace a esta opción. Al pulsarlo, se abre una nueva pantalla en la que se puede introducir el código o la denominación de la asignatura buscada, siendo siempre obligatoria la tipología de la asignatura; es decir, es posible que no se pueda matricular la asignatura como obligatoria pero sí como optativa. Al ejecutar la consulta, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO devuelve la asignatura e indica los motivos por los que no se puede matricular; en el caso de que sí fuera matriculable también lo indica por si el usuario se hubiera equivocado durante el proceso de selección.

En el caso de que la asignatura no sea matriculable porque está completa la capacidad de los grupos no se recuperará en esta opción ya que directamente el usuario puede verla en las pantallas de selección de asignaturas.

Uno de los casos que pueden resultar frecuentes es que el alumno no pueda matricular una asignatura porque ha superado el número máximo de convocatorias permitidas para hacerlo. Al preguntar por esta asignatura, introduciendo el código en la opción Por qué no puedo, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO devuelve un mensaje en el que se especifica que el alumno tiene todas las convocatorias disponibles agotadas. El procedimiento que se debe seguir, si finalmente el alumno tiene la resolución que le permite matricularla es el siguiente:

Seleccionar la asignatura pulsando la casilla en blanco situada a la izquierda de la misma y encabezada por la etiqueta Sel.

Pulsar el botón de aceptación , situado en la parte inferior derecha de la pantalla. El SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO ofrece al usuario una pantalla para que

introduzca el motivo por el cual se autoriza al alumno a matricularse. Automáticamente y una vez aceptada la resolución, la asignatura aparece seleccionada

en la pantalla correspondiente. Esta asignatura, matriculada mediante resolución, aparece identificada con un signo de

admiración ! en el bloque correspondiente.

3.7. QUÉ ASIGNATURAS SE HAN SELECCIONADO: RESUMEN DE ASIGNATURAS

Si el usuario quiere ver las asignaturas que ha seleccionado, de cualquier tipología, ha de pulsar esta opción situada en la parte izquierda de la pantalla.

Al acceder a esta pantalla se recuperan todas las asignaturas que el alumno va a matricular con la siguiente información: código, denominación, tipología, ciclo y curso y grupo de la asignatura.

No obstante, el usuario puede realizar las siguientes operaciones en esta pantalla: Cambiar el curso y ciclo siempre y cuando la definición del grafo lo permita. Para ello

basta con colocarse en el campo y desplegar la lista de valores asociada.


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Seleccionar el grupo de asignatura que quiere el alumno. Es importante tener en cuenta que el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO, por defecto, asigna al alumno el grupo con mayor capacidad disponible en el momento, por lo que se deberá revisar este campo con detenimiento.

Marcar que para una asignatura, el alumno ha solicitado convalidación de la misma. Si este fuera el caso, es necesario marcar la casilla C que aparece en la parte derecha de la pantalla.

Si la Universidad obliga a matricular las asignaturas para las que se solicita convalidación (parámetro MATSOLCVL = O), esta casilla aparece marcada y se obliga a que el usuario matricule la asignatura.

Si la Universidad no obliga a matricularlas, pero permite que se matriculen y se solicite convalidación simultáneamente (parámetro MATSOLCVL = P), el usuario deberá marcar esta casilla. Si lo hace, pero el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO detecta que no hay una petición, obliga a que el usuario la dé de alta. Esto se puede hacer pulsando el botón de enlace Convalidaciones, situado en la parte inferior de la pantalla.

Marcar una asignatura que se va a cursar como ERASMUS. Este es el caso de alumnos de la Universidad que se van a cursar estudios al extranjero y que, por tanto, no van a tener las mismas convocatorias ordinarias del resto de alumnos: el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO les genera una línea de acta de tipo E, sin convocatoria. Para ello es necesario marcar la casilla E, situada en la parte derecha de la pantalla. Dicha línea de acta tendrá que ser calificada posteriormente desde el módulo de Actas > menú Actas > Calificación líneas Erasmus.

Otorgar al alumno una convocatoria extraordinaria para una asignatura. Si el alumno solicita en matrícula una convocatoria que está definida como no ordinaria, debe marcar la casilla CE, situada en la parte derecha de la pantalla. De este modo, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO le genera una línea de acta adicional.

Igualmente se ofrecen al usuario tres opciones más, solicitadas por las Universidades para facilitar la inserción de asignaturas en bloque (opción Selección de asignaturas): Incorporación de asignaturas asociadas a un curso: si el usuario selecciona un curso

mediante el botón “Curso”, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO incorpora automáticamente todas las asignaturas asociadas en el grafo a dicho curso.

Incorporación de asignaturas de una determinada tipología: en este caso, y en combinación con el campo Curso, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO incorpora las asignaturas de una determinada tipología asociadas a un curso, por ejemplo, todas las troncales de primero.

Incorporación de asignaturas pendientes del alumno: se incorporan automáticamente las asignaturas no superadas por el alumno.


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3.8. CUÁNTO HA DE ABONAR EL ALUMNO POR SU MATRÍCULA

Una vez seleccionadas las asignaturas, se ha de proceder a comprobar el cálculo de la matrícula en el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO. Para hacer las comprobaciones que se mencionan a continuación es necesario pulsar la opción Datos económicos, situada en la parte izquierda de la pantalla principal:

Selección del tipo de matrícula / tipo de descuento del alumno, en el caso de que disfrute de algún tipo de exención.

Selección de la forma de pago. Consulta del recibo generado. Consulta de los desgloses académicos y administrativos.

3.8.1. SELECCIÓN DEL TIPO DE MATRÍCULA

En la primera pantalla, al acceder a matrícula, se seleccionaban aquellos tipos que podían influir en que el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO pasara o no los controles de normativa. En este momento de la matrícula se han de seleccionar aquellos que puedan implicar descuentos en la matrícula: por ejemplo, familia numerosa, becario MEC…, etc.

El procedimiento es sencillo: el usuario debe marcar los tipos de matrícula del alumno. Para ello se ha de desplegar la lista de valores de cada uno de las agrupaciones que se hayan definido y seleccionar el tipo de matrícula correspondiente.

3.8.2. SELECCIÓN DE LA FORMA DE PAGO

Dependiendo de los plazos de pago que la Universidad haya establecido, el usuario puede elegir entre pago único y fraccionado, generándose los recibos de acuerdo con esta elección. Igualmente puede elegir la forma de pago de cada uno de los plazos, en el caso de que se pueda optar por más de un de ellas: entre domiciliación o recibo bancario. Si la forma de pago seleccionada es domiciliación, se deberá indicar el CCC ya que el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO valida dicha cuenta.Con el botón de la fecha roja de la parte derecha es posible copiar el CCC de un plazo a otro para no tener que incluir manualmente varias veces el mismo CCC.

3.8.3. CONSULTA DEL RECIBO GENERADO

Finalmente, el usuario puede consultar el/los recibos generados comprobando los importes, fechas de emisión y vencimiento. Se informa igualmente de si el recibo está impreso y si ha sido cobrado o se trata de un recibo agrupado (resultante de la agrupación de uno generado por una matrícula y otro procedente de un movimiento).La casilla de la izquierda Imp. se chequeará para aquel o aquellos recibos que deseen ser impresos tras validar la matrícula. Si no se chequea esta casilla para ninguno de los recibos


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generados el sistema al validar la matrícula pregunta si desea imprimirse la carta de pago o no. Si se indica que si el sistema imprime únicamente la carta del pago correspondiente al plazo de pago actual.

3.8.4. CONSULTA DE LOS IMPORTES ASOCIADOS AL PAGO: DESGLOSE DE MATRÍCULA

En esta pantalla es posible consultar el importe correspondiente a la suma de los conceptos imputables académicos y el importe de la suma de los conceptos imputables administrativos que componen la matrícula. Aparece además el importe total de la matrícula.En la parte inferior de la pantalla consta la relación de conceptos imputables académicos y administrativos que deben ser abonados por el alumno.

Para cada uno de ellos figura el tipo de concepto, es decir, si es D - concepto administrativo o C - concepto académico, la descripción del concepto, la cantidad o número de veces que se aplica dicho concepto, el importe unitario y el importe total.

Existen conceptos cuyo importe es modificable o que pueden ser aplicados varias veces; el caso más frecuente es el de los conceptos administrativos, por ejemplo, el sobre de matrícula. Para identificar aquellos que son modificables se dispone de dos casillas encabezadas por C (modificable la cantidad) y por I (modificable el importe). Finalmente la casilla V identifica aquellos conceptos vigentes (asignaturas vigentes) diferenciándolos de los no vigentes (la casilla aparecerá desmarcada) ya que la aplicación de los importes varía.

En el caso de que el concepto sea modificable en importe y cantidad, el usuario puede acceder a cualquiera de estos campos y variar la cantidad de veces que se aplica o el importe del concepto; el recálculo es automático.

En esta pantalla vamos a recuperar automáticamente todos aquellos conceptos tanto académicos como administrativos que hayan sido definidos como de incorporación automática, y como aplicables en la pantalla Conceptos Imputables y que correspondan a lo que el alumno matricula, pero también va a ser posible insertar conceptos imputables manualmente. Para ello bastará con situarse sobre un nuevo registro y mediante la lista de valores disponible insertar los conceptos correspondientes. El sistema actualizará los importes correspondientes automáticamente. Para eliminar uno de estos conceptos que hemos insertado manualmente bastará con utilizar el icono del aspa roja que permite eliminar registros.Desde esta pantalla también es posible actualizar, refrescar los datos económicos de la matrícula del alumno. Para realizar este proceso bastará con pinchar en el botón Recalcular.


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3.9. VALIDACIÓN DE LA MATRÍCULA

Como finalización del proceso, y una vez que se ha confirmado que es correcto, el usuario puede validar la matrícula. Para ello sólo deberá pulsar la opción Validar matrícula situada en la parte izquierda de la pantalla principal. El SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO pedirá confirmación al usuario y procederá a grabar la matrícula.

3.10. CÓMO SALIR DE LA MATRÍCULA SIN GRABAR

En el caso de que el usuario desee abandonar el proceso de matrícula sin validar, puede hacerlo en todo momento. Para ello no tiene más que pulsar cualquiera de los dos botones de enlace situados en la parte izquierda de la pantalla: Salir Cambiar alumno: si pulsa esta opción, el usuario vuelve a la pantalla para la

introducción del DNI del alumno. Cambiar plan: si el alumno tiene más de un expediente matriculable, pulsando este

botón, se vuelve a la pantalla de selección del plan de estudios.

El SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO pedirá confirmación al usuario de que desea abandonar la matrícula sin grabar los cambios efectuados.

3.11. QUÉ HACER SI EL ALUMNO INCUMPLE ALGUNA CONDICIÓN PARA PODER REALIZAR SU MATRÍCULA

Según el funcionamiento habitual del SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO, cuando el alumno incumple algún tipo de normativa académica, el sistema proporciona dos tipos de mensajes: mensajes de error, informando al usuario de la imposibilidad de continuar con la

matrícula. Este tipo de errores pueden ser por incumplimiento de permanencia, normativa de becas, controles exigidos sobre la matrícula actual, etc.

resoluciones: en este caso, el usuario visualiza una pantalla en la que se informa de la infracción y se le permite resolverla a través de una resolución. El usuario deberá resolverlo introduciendo un mensaje que permita continuar la matrícula ya que en caso contrario el proceso se interrumpe. Los datos de la resolución quedan reflejados en la pantalla Consulta de matrícula para que conste que la matrícula se efectuó a través de una resolución o que una determinada asignatura se matriculó a través de resolución.

3.12. CONTROL DE DOCUMENTACIÓN EN MATRÍCULA

Para determinadas agrupaciones de matrícula es posible controlar que el alumno no se pueda matricular de un tipo de matrícula determinado si la Universidad decide que el alumno debe presentar documentación previa.Dicho control se va a poder realizar tanto para la matrícula por secretaría como para la automatrícula


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Es en: Módulo Matrícula

Menú Matrícula Pantalla Agrupaciones de tipos de matrícula

Donde se indica mediante las casillas Doc. Mat y Doc. Aut. si para la matrícula por secretaría y para la automatrícula se va a realizar el control de la documentación.

Están además involucrados en este proceso dos parámetros: COMPREVDOCMS: Indica si habrá controles de documentación previos

en la matrícula por secretaría. COMPREVDOCAM: Indica si habrá controles de documentación previos

en la automatrícula.

Si se asigna a estos parámetros el valor por defecto S, significa que la agrupación (por ejemplo, Familia Numerosa) exige un control de documentación previo.

No obstante, es necesario definir para cada tipo de matrícula, contenido en la agrupación, los tipos de documentos necesarios (por ejemplo, para la agrupación Familia numerosa, el tipo de matrícula FN de primera puede exigir el carné de FN y el DNI mientras que la FN de segunda exige además una fotocopia del libro de familia).

Los tipos de documentos exigibles para cada tipo de matrícula se dan de alta en: Módulo de Tablas generales

Menú Documentación Pantalla Composición

En esta pantalla se recuperan todos los documentos dados de alta (por ejemplo, DNI) y se asocian al tipo de matrícula determinado (familia numerosa de primera). De este modo cualquier alumno que quiera seleccionar el tipo de matrícula FN1 deberá previamente haber registrado en su expediente que ha entregado el DNI.

En resumen:Si el tipo de matrícula (Familia numerosa de primera) pertenece a una agrupación definida como “Exige documentación previa” y tiene documentos exigibles (DNI, carné de familia numerosa…), se deberá registrar en el expediente del estudiante que ha entregado dicha documentación antes de poder seleccionar el tipo de matrícula Familia numerosa de primera en la matrícula.

Para registrar dicha documentación en el expediente del alumno se debe acceder a: Módulo de expediente

Menú Expediente Pantalla Expediente

Se recupera el expediente del alumno y se pulsa en el botón de enlace “Doc. a entregar”, situado en la parte inferior derecha de la pantalla, en la flecha que despliega un menú. El procedimiento para dar de alta los documentos es el siguiente:


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1. El usuario se debe situar en el campo “Tipo” y recuperar los documentos necesarios de la lista de valores.

2. Se registran la fecha de entrega y fecha de caducidad del documento, si la Universidad desea que EL SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO controle, en el caso de una modificación de matrícula, si el alumno tiene o no derecho a mantener dicho tipo (es posible que cuando el alumno realiza una modificación de matrícula en el mes de marzo, su carné de familia numerosa esté caducado y la Universidad quiere impedirle que disfrute de dicha exención). Para ello se debe revisar el parámetro UTIDATCADMAT que controla si la caducidad del documento se ha de validar contra la fecha del sistema.

4. POSTERIOR A LA MATRÍCULA

Las posibilidades del módulo de matrícula no se restringen a la matriculación del alumno. Se detallan a continuación los distintos procesos que pueden llevarse a cabo después de haber realizado la matrícula de los alumnos: modificación de matrícula, consulta, anulación de matrícula, desanulación, borrado de matrículas, impresión e impresión masiva de cartas de pago, control estadístico, auditoría de matrícula…

3.7. MODIFICACIÓN DE MATRÍCULA

En el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO, siempre que se considere necesario, se puede modificar3 la matrícula de cualquier alumno. Se ofrece la posibilidad de determinar la modificación de matrícula bien exclusivamente como la adición de nuevas asignaturas a cursar por el alumno o bien como, tanto la agregación de nuevas asignaturas como la eliminación de asignaturas, de las que el alumno se había matriculado en primera instancia. Esto se controla mediante un parámetro.

FORMA DE ACCESO

Administración Parametrización

Parámetros

Si únicamente se quiere permitir matricular al alumno de asignaturas adicionales cuando se realiza una modificación de matrícula, el parámetro PMTESBLMA ha de tener el valor “N”.

3La modificación de una matrícula se realiza repitiendo para un alumno por una segunda o sucesivas veces el proceso de matriculación explicado en el apartado tres de este documento.


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En caso de que se desee permitir en la modificación de matrícula eliminar asignaturas de las que se había matriculado al alumno, se debería comprobar que el parámetro PMTESBLMA tiene el valor “S”.

4.6. CONSULTA DE MATRÍCULA

Desde este punto de menú se puede acceder en modo consulta (no se podrán realizar ni modificaciones de los datos existentes ni inserción de nuevos datos sino sólo consultar los existentes) sobre la matrícula de cualquier alumno. Esta pantalla tiene gran utilidad pues se puede examinar toda la información referente a la matrícula de un alumno de forma rápida y sencilla.

FORMA DE ACCESO

Matrícula Matrícula

Gestión Matrícula Consulta

En primer lugar se recupera el plan al que pertenece el alumno, su número de expediente, campus, la fecha de matrícula y de modificación de la misma, si se hiciera, e información sobre la actividad económica y el periodo en que se efectuó la matrícula.

En segundo término, los datos personales del alumno y en tercer lugar, datos sobre la matrícula en cuestión: si el pago de la matrícula es único o fraccionado, el importe académico, el administrativo, el descuento por matrícula de Honor y el importe total.

Finalmente, figuran una serie de casillas donde se indica si el alumno ha solicitado beca, si su expediente está bloqueado, si la matrícula no ha sido pagada, si es la primera matrícula en este estudio, y si han quedado cantidades pendientes de pago.

Existen tres botones de ANULACIÓN, DESANULACIÓN Y BORRADO que están inactivos pues ésta es una pantalla de consulta y no se pueden ejecutar esas acciones desde ella. Hay un cuarto botón, en este caso activo, que sirve para imprimir la carta de pago de la matrícula. Finalmente por medio de varios botones de enlace se accede a información complementaria sobre matrícula:

Líneas de matrícula: Se pueden consultar todas las asignaturas que ha matriculado el alumno.

Líneas de Libre Configuración: la petición de asignaturas de libre configuración del alumno.


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Tipo de descuento: los descuentos que se han aplicado a esa matrícula según su tipo de matrícula.

Recibo: figuran todos los datos del recibo, además de la fecha de cobro del mismo.

Desglose de movimientos: se especifican los importes académicos y administrativos por cada uno de los conceptos imputables que los componen.

Además, mediante el botón de enlace Documentación se accede a una pantalla desde la que se puede llevar el control de la documentación que debe entregar el alumno adjunta a la matrícula.

4.7. ANULACIÓN Y DESANULACIÓN DE MATRÍCULA

Desde estas pantallas se puede ejecutar, respectivamente, la anulación y la desanulación (proceso inverso) de la matrícula de un alumno.

FORMA DE ACCESO


Gestión Matrícula Anulación

El aspecto de esta pantalla es igual al de la pantalla anterior, salvo que en ésta el botón de “Anulación de Matrícula” está activo y se puede ejecutar. Basta con recuperar la matrícula deseada mediante una consulta y pinchar con el ratón sobre este botón.

El SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO controla internamente que, bajo una serie de circunstancias, no pueda procederse a anular una matrícula.

El sistema solicitará una causa de anulación. Todos estos datos quedan registrados en la pantalla en los campos de “Anulación y código de anulación”.

Previamente se habrán definido las posibles causas de anulación por las que la Universidad puede decidir anular una matrícula. Se hará desde la pantalla “Causas de anulación”.

FORMA DE ACCESO

Matrícula Básicos

Causas de anulación


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Desde esta pantalla se dan de alta las posibles causas por las que se puede proceder a la anulación de una matrícula. Cuando se proceda a la anulación de una matrícula el sistema solicitará que el usuario determine la causa de anulación, y el mantenimiento de dichas causas se realiza desde aquí.

La pantalla está estructurada en dos bloques:

En el bloque superior, la Universidad especifica las posibles causas de anulación de matrícula disponibles. Para cada causa se ha de dar de alta un código y una descripción (por ejemplo, Código 1: Anulación por impago).

Igualmente existen cuatro casillas que deberán darse de alta para cada causa de anulación: Acad.: si esta casilla está marcada supone que la causa de anulación implica la

devolución de todos los conceptos académicos aplicados en la matrícula del alumno (importe por créditos en primera matrícula, segunda, etc.).

Adm.: si esta casilla está marcada supondrá que si se anula matrícula por esta causa se procederá a la devolución de todos los conceptos administrativos aplicados (por ejemplo, apertura de expediente, tarjeta de deportes, etc.). La Universidad ha de tener en cuenta las implicaciones de la casilla que se indica a continuación para definirlas correctamente.


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Conct. Adm.: existen Universidades que no proceden a la devolución del total de los conceptos administrativos aplicados a una matrícula, sino sólo a alguno de ellos. Esta nueva funcionalidad permite que sea la Universidad la que decida, para cada causa de anulación, qué conceptos administrativos se han de devolver y cuáles no. Para ello se deberá marcar esta casilla y especificar en el segundo bloque de la pantalla qué conceptos en concreto son los que hay que devolver.

Las combinaciones posibles son las siguientes: Está marcada la casilla Adm. y no está marcada la casilla Conct. Adm.: si

se anula una matrícula por esta causa, se devolverán los importes por todos los conceptos administrativos asociados.

Está marcada la casilla Conct. Adm.: en este caso deberá estar marcada Adm. necesariamente ya que sino, no se aplicará la devolución. Igualmente deberán estar desglosados qué conceptos se han de devolver y el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO efectuará una devolución de los mismos, exclusivamente.

Si está marcada la casilla Conct. Adm. y no se han desglosado los conceptos, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO comprobará si está, a su vez, marcada la casilla Adm. y procedería a la devolución de todos ellos.

Cobro: por medio de esta casilla se establece si la Universidad quiere mantener la deuda del alumno cuando se realiza la anulación (la casilla estará marcada) o no (cuando se realice la anulación, si el alumno tiene cantidades sin abonar, se generará un recibo por la suma de los importes).

Igualmente se puede proceder a rectificar este proceso y deshacer la anulación de matrícula.

FORMA DE ACCESO


Gestión Matrícula Desanulación

La desanulación de una matrícula se realiza de forma idéntica a la anulación sólo que en este caso el botón activo es el de “Desanulación”. Si se realiza este proceso, la matrícula del estudiante volverá a activarse de forma automática con lo que se podrá ejecutar cualquier otro proceso.

4.8. BORRADO DE MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO


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Gestión Matrícula Borrado

Se trata de nuevo de la misma pantalla, sólo que en esta ocasión la casilla que está activada es “Borrado de Matrícula”.

Si borramos una matrícula toda la información asociada a dicha matrícula desaparece de la base de datos. No obstante, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO efectúa los siguientes controles: El SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO no permite borrar una matrícula, si

detecta que el recibo está impreso puesto que se considera que es susceptible de ser abonado. En este caso, previo al borrado de matrícula, será necesario que el usuario cambie el número de impresiones y proceda a invalidarlo.

Del mismo modo, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO no permite borrar una matrícula si detecta que el alumno tiene un recibo válido correspondiente a dicha matrícula, ya que ha podido abonarse. En este caso, y si la Universidad tiene constancia de que dicho recibo no se ha pagado (el alumno se lo ha presentado, por ejemplo), se puede proceder a invalidarlo, como paso previo al borrado, desde la misma opción indicada anteriormente.

Si el alumno ya ha abonado la matrícula, es decir, se ha pagado el recibo correspondiente, no se podrá borrar la matrícula, en ningún caso.

El SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO no permite borrar una matrícula si alguna de las asignaturas, que tiene matriculadas el alumno, tiene el acta abierta, es decir, si el alumno ya ha sido incluido en dicha acta (el sistema lo hace de forma automática) e incluso en el caso de que el alumno ya haya sido calificado.

Si, aún así, se desea borrar esa matrícula, el usuario deberá extraer al alumno de dicha acta.

Del mismo modo, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO no permite el borrado de matrícula cuando el alumno tenga alguna asignatura matriculada y calificada, si el acta está cerrada definitivamente. El procedimiento sería similar al caso anterior, pero se debe realizar del siguiente modo puesto que, al ser una acta cerrada, debe ir por rectificación (diligencia).

4.9. TRASPASO DE MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO

Módulo de matrícula Matrícula

Gestión de matrícula Traspaso


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Esta funcionalidad permite traspasar las cantidades que un alumno ha abonado por concepto de matrícula en un plan de estudios, en el caso de que finalmente formalice su matrícula en otro plan. De este modo puede evitarse la generación de una devolución de importes por anulación de matrícula y, como consecuencia, la nueva emisión de una carta de pago en el nuevo plan.

Este caso es frecuente en alumnos de primer curso que están pendientes de obtener plaza en el plan de estudios deseado, pero que formalizan su matrícula en el plan para el que han sido aceptados en primer lugar.

Para poder ejecutar el traspaso satisfactoriamente, es necesario que se den las siguientes circunstancias:

El alumno ha formalizado su matrícula en un plan (Plan 1) y ha pagado los importes correspondientes, académicos y/o administrativos, es decir, el recibo no sólo se ha impreso y entregado al alumno sino que figura el importe y la fecha de cobro ya que, en caso contrario, no sería necesario ejecutar el traspaso.

El alumno obtiene plaza en el plan deseado (Plan 2) por lo que realiza su matrícula en éste último. Como consecuencia de esta matrícula se genera un nuevo recibo todavía pendiente de cobro.

Ninguna de las dos matrículas (misma actividad económica y mismo año académico) han sido anuladas previamente.

Los recibos afectados son válidos. Se recomienda verificar, antes de realizar el traspaso, que los recibos del plan destino

no están agrupados o se han impreso ya que, si éste es el caso, el proceso de recálculo tendrá en cuenta esta situación y puede generar recibos de devolución. No obstante, el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO informa de esta situación y pide al usuario confirmación expresa de que quiere continuar con el proceso de traspaso.

En el primer bloque de la pantalla, se recuperan los datos básicos del alumno: DNI, nombre y apellidos.

En el bloque de matrícula, se recuperan todas aquellas matrículas realizadas por el alumno en un determinado curso académico, siempre y cuando no estén anuladas (ya que en este caso, el traspaso no puede realizarse); igualmente se puede proceder a consultar los recibos asociados que se han generado.

El usuario debe seleccionar el plan origen del alumno, es decir, aquel plan en el que el estudiante formalizó y abonó su primera matrícula y el plan destino, en el que se va a abonar la matrícula definitiva. Finalmente se ejecuta el proceso pulsando el botón “Traspaso”.

Como consecuencia de haber pulsado el botón y ejecutado el procedimiento, se realizan las siguientes acciones:


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La matrícula en el plan de origen se anula automáticamente: El SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO introduce la causa 999 “Traspaso de matrícula” como motivo para dicha anulación de tal modo que queda registrado e identificado este proceso.

Se produce un ajuste de los recibos y las cantidades abonadas y pendientes del alumno del siguiente modo:

Los recibos pendientes de pagar por el alumno en el plan origen se invalidan automáticamente.

El recibo abonado en el plan origen pasa a formar parte de la matrícula del alumno en el plan destino y se procede a ajustar las cantidades pendientes:

Se invalidan los recibos generados para el plan destino. Si el alumno ha abonado más de lo que debe, se genera un

recibo de devolución con la diferencia. Si el alumno ha de pagar más de lo que ya ha abonado, se genera

un recibo suplementario.

Por ejemplo:El alumno con DNI 125521 se matriculó en el Plan 52 (Maestro. Educación especial). Optó por el pago fraccionado y ya había procedido a pagar el primer recibo por un importe = 42.866 ptas.; el segundo recibo = 35.900 ptas. No obstante, finalmente obtuvo plaza para el plan 51 (Maestro. Educación infantil) por lo que la Universidad opta por no generar una devolución y un abono.

Como consecuencia del traspaso de matrícula, la situación quedará del siguiente modo:Plan 52 Plan 5142.866 Ptas. (pagado) 43.053 Ptas. (invalidado)35.900 Ptas. (invalidado) 35.906 Ptas. (invalidado)

78.959 Ptas.

-42.866 Ptas. 36.093 Ptas. (nuevo recibo para que el alumno lo abone como diferencia)

4.10. IMPRESIÓN DE RECIBOS

Además de imprimir las cartas de pago tanto desde las pantallas desde donde se efectúa la matrícula, como desde la consulta de matrícula se ofrece la posibilidad de imprimirla de dos formas más, desde este punto de menú. En primer lugar, se puede lanzar el proceso de impresión de una serie de matrículas mediante la impresión masiva de cartas de pago y en segundo lugar la impresión de cualquier recibo concreto desde impresión de cartas de pago.

4.10.1. IMPRESIÓN MASIVA DE CARTAS DE PAGO


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FORMA DE ACCESO

Matrícula Impresión de recibos

Impresión masiva de Cartas de Pago

En esta pantalla se recogen los valores necesarios para la impresión masiva de cartas de pago, de tal manera que el usuario podrá indicar los criterios para seleccionar cualquier serie de cartas de pago.

El usuario desde este módulo sólo podrá imprimir las cartas de pago que se hayan generado a través de matrícula, es decir no podrá imprimir las que se generen a través de movimientos, podrá realizarlo si accede a esta pantalla desde el módulo G. Económica donde tiene la posibilidad de imprimir ambos. Mediante los cuatro primeros campos se indica al sistema qué carta de pago se desea imprimir (la de una matrícula de primer y segundo ciclo de un plan determinado o la de una matrícula de un programa de doctorado, etc.) y gracias al resto de campos, se permite seleccionar qué serie concreta, el rango de fechas...

Los cuatro primeros botones asociados a las listas de valores son:

Año académico: se establece el año del cuál queremos imprimir cartas de pago. Por defecto está introducido el año activo de matrícula.


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Actividad económica: se especifica código y nombre de la actividad económica de las cartas de pago que se van a imprimir, por ejemplo “Matrícula de primer y segundo ciclo”.

Periodo de Actividad: se determina el periodo de la actividad económica en que se han generado las cartas de pago que se van a imprimir, por ejemplo, “Periodo ordinario de matrícula”.

Plan de estudios: se indica el plan de estudios correspondiente a las cartas de pago que se van a imprimir. Este campo es obligatorio.

Se puede especificar el rango de cartas de pago que se van a imprimir atendiendo a varios criterios, de tal modo que el usuario elija en cada momento el que le resulte más adecuado:

Recibo desde y Recibo hasta: se determina un rango por número de recibo. Se imprimirán todas las cartas de pago cuyo número de recibo esté dentro del intervalo especificado. Se puede introducir tan solo el recibo “desde” y conseguir así imprimir la carta de pago asociada a ese recibo.

Fecha desde y Fecha hasta: se imprimirán todas las cartas de pago de las matrículas realizadas dentro del rango de las fechas introducidas. Si se introduce sólo la fecha “desde” se imprimirán las cartas de pago de las matrículas realizadas ese día.

Expediente desde y Expediente hasta: análogamente, se imprimirán las cartas de pago de las matrículas de los expedientes incluidos en el rango determinado y si se introduce únicamente “Expediente desde” se restringe a las cartas de pago de ese expediente.

Lo mismo ocurre con los campos Movimiento desde y Movimiento hasta y Pago desde y Pago Hasta. Este último se refiere a los plazos de pago. Mediante este criterio se pueden imprimir, por ejemplo, todos los primeros plazos del pago de las cartas de pago que se indiquen.

Por medio del icono de la lupa se visualiza la impresión previamente en pantalla y con el icono de la impresora emitimos directamente las cartas de pago seleccionadas. La diferencia consiste en que si previamente se visualizan las cartas de pago en pantalla y después se imprimen, dichas cartas de pago no recuperarán el código de barras correspondiente aunque se trate de una carta de pago con forma de pago recibo bancario. Sin embargo si se imprime directamente, las cartas de pago con forma de pago recibo bancario llevarán su código correspondiente y las de domiciliación recuperarán un texto indicando que se trata de recibos meramente informativos.

Por último hay una serie de consideraciones a tener en cuenta. Los campos de descripción no se pueden consultar y a la hora de introducir los rangos si se introducen los campos “Hasta” sin haber introducido previamente los campos “Desde” asociados, el sistema dará un error.


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4.10.2. IMPRESIÓN DE CARTAS DE PAGO

FORMA DE ACCESO

Matrícula Impresión de recibos

Impresión de Cartas de Pago

Esta pantalla se divide en dos bloques. El primero muestra al usuario la matrícula de cualquier alumno y el segundo el/los recibos asociados a dicha matrícula.

En el bloque de matrícula se observa el año académico en el que se efectuó, el importe de la misma (que resulta de la suma del importe académico más el administrativo menos los descuentos por matrícula de honor), el código y el nombre de la actividad económica, del periodo de matrícula y del plan de estudios, los datos personales del alumno (D.N.I y nombre completo) el número de expediente y la posibilidad de seleccionar si el tipo de pago elegido fue único o fraccionado. Se pueden realizar una consulta por todos los campos, salvo por importe y por tipo de pago.

En cuanto al bloque de recibo, se muestra/n el/los recibo/s asociados a esta matrícula indicando su fecha de emisión, su importe (se puede visualizar tanto en pesetas como en euros), la fecha de cobro y el importe cobrado.


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Por último, existe un botón de navegación por el que se accede a la pantalla de consulta de recibos donde se puede consultar más información sobre el recibo o los recibos de la matrícula.

Podemos también imprimir previamente por pantalla o lanzar directamente a la impresora.

4.11. CONTROL ESTADÍSTICO Y AUDITORÍA DE MATRÍCULA

Finalmente el módulo de Matrícula ofrece una serie de opciones estadísticas mediante las cuales se puede estudiar tanto la evolución como los resultados finales del proceso de matrícula, así como la posibilidad de realizar una auditoría de cualquier matrícula efectuada. Por tanto, todas las pantallas de este punto de menú son exclusivamente de consulta.

4.11.1. ESTADÍSTICAS DE EVOLUCIÓN DE MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO

Matrícula Control

Estadísticas de evolución de matrícula


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Desde este punto de menú se puede consultar cómodamente mucha información sobre el proceso de matrícula, ya que se ofrecen datos por Centros, por Planes de estudios, por Secretarías y por Usuarios.

En la esquina superior izquierda, el título de la pantalla indicará en cada momento a cuál de estos cuatro términos se refiere la información de la pantalla. Las otras tres opciones aparecen reflejadas en los botones de la parte inferior de la pantalla. Para cambiar de una a otra basta con pinchar sobre el botón de la opción deseada. El título de la pantalla pasará a ser el elegido y la información de todos los campos se recalculará inmediatamente adecuándose al nuevo criterio de búsqueda.

En primer lugar se indica el año académico de matrícula y tanto la fecha como la hora en que tuvo lugar la última consulta.

Para cada Centro / Plan del usuario / Secretaría / Usuario se da información sobre el número de matrículas realizadas, el importe total de las mismas, el importe máximo de todas las matrículas, el mínimo y el medio (tanto en pesetas como en euros) y el número de asignaturas matriculadas. Además se ofrece el valor total de cada una de estas variables.

4.11.2. AUDITORÍA DE MATRÍCULA

FORMA DE ACCESO

Matrícula Control

Auditoría de matrícula

Esta pantalla se divide en dos bloques. En el primero se recupera la matrícula de cualquier alumno. La información mostrada es muy similar a la ya descrita en la pantalla de “Impresión de cartas de pago” pero se añaden tres campos que reflejan la fecha de realización de la matrícula y las fechas de modificación y de anulación de la misma, si las hubiera.

En el segundo bloque se registrarán todos las modificaciones que se efectúen sobre una matrícula. Se puede consultar por cualquiera de los campos, salvo por el importe.

Cada modificación llevará asignado un número correlativo otorgado por el sistema y que figura en el campo secuencia. En caso de que se haya realizado alguna operación con líneas de matrícula (anulación, desanulación, eliminación, inserción) se dispone de un campo donde se registra el código de la asignatura, otro para la fecha en que se ha realizado, para el tipo (académico o administrativo) y código del concepto afectado por la modificación, así como el número de referencia del recibo (si la operación realizada tiene como consecuencia la rectificación del mismo) y el código de la causa de devolución para cuando haya que devolver parte o todo el importe al alumno. Si se ha realizado una


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modificación en la matrícula vía resolución4, queda registrado el código del error que se ha violado y la descripción de la resolución.

Finalmente, se describe con más detalle y mediante texto las modificaciones realizadas.

4.11.3. OCUPACIONES

FORMA DE ACCESO

Matrícula Control

Ocupaciones

Esta pantalla es muy útil ya que se puede consultar en cada momento el número de alumnos que se han matriculado en cualquier grupo de asignatura de cualquier asignatura, según la tipología de la misma.

Para la matrícula es realmente práctico pues permite comprobar fácilmente el nivel de ocupación de los grupos de asignatura.

4 En algunas ocasiones puede ser oportuno y justo realizar una operación que el sistema cataloga, según los datos que tiene, como errónea. Por ejemplo si ha habido un error y se ha preinscrito un alumno en un plan que no le corresponde. Si se trata de matricular al alumno en un plan de estudios distinto al que está preinscrito, el sistema lo impedirá y lanzará un mensaje de error. Para poder matricular a ese alumno del plan que verdaderamente le corresponde, el usuario puede eludir el error a través de una resolución. Dicha resolución no es más que una clave que el sistema demanda. Siguiendo con nuestro ejemplo, al tratar de matricular al alumno en un plan diferente, aparece un mensaje que pide el “Número de resolución” y un Texto donde se describen los motivos. Si el número se introduce correctamente, se puede matricular al alumno en un plan para el que no está preinscrito.

2.7. SELECCIÓN DEL NÚMERO DE CARACTERES DEL CÓDIGO DE ASIGNATURAS

FORMA DE ACCESO


Parámetros

Para que aparezcan en pantalla los códigos de las asignaturas con un número específico de dígitos se debe introducir el valor numérico deseado en el parámetro LONASSCODNUM. No obstante, es esencial tener en cuenta que el número máximo de dígitos permitido en el SISTEMA DE GESTIÓN DE ALUMNADO es 9.


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Un botón de enlace con la pantalla de grupos de asignatura permite acceder, de manera sencilla, a toda la información sobre los grupos y su capacidad y modificar, en tiempo de matrícula, la capacidad final del grupo, si así se estima necesario.

3.8. REFERENCIA DE LOS RECIBOS

Se debe verificar que el valor de los parámetros de matrícula a continuación descritos existe y es el adecuado para que el sistema genere correctamente la referencia de los recibos de matrícula.

FORMA DE ACCESO


Parámetros

El parámetro CUAVIG que indica el número de cuaderno vigente para la generación de recibos debe tener un valor. En la mayoría de los casos será el 57 o el 60.

Se ha de registrar así mismo, tanto el número de la entidad emisora CUAEMI, como el número de identificación emisora CUAIDE con los que la Universidad trabaja.


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MAPA DE PANTALLAS DEL MÓDULO DE MATRÍCULA

Menú Básicos Años académicos Apertura de año Grupos de asignatura Grados de experimentalidad Causas de anulación Estados

Menú Matrícula Tipos de matrícula Agrupaciones de tipo de matrícula Matrícula por secretaría Prematrícula

Prematrícula individual Prematrículas masivas

Gestión de matrícula Alumnos matriculados de asignaturas superadas Consulta Anulación Desanulación Borrado Traspaso

Fichero de novedades

Impresión de recibos Impresión masiva de cartas de pago Impresión de cartas de pago

Cartas Cartas a morosos Valores Listado de cartas a morosos

Control Estadísticas de evolución de matrícula Auditoría de matrícula


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Ocupaciones Recálculo para becas

Matrícula becario con beca rechazada Matrícula no becario con beca aceptada

Listados de matrícula Censos Censo por curso Registro de asistencia

Estadísticas Variables estadísticas Opciones estadísticas Mantenimiento del orden de estadísticas

Preinscripción Mantenimiento Equivalencia planes Ficheros

Cita previa Control origen Control de franjas horarias

Mat. Batch Lectura ficheros Datos académicos Datos económicos Datos estadísticos Reparos Listado de reparos Tipo de requerimientos Requerimientos Tipo de correo Procedencia


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formato plantilla word - ual · web viewen caso de restringir por negación, los alumnos...

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