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FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA MITIGAR EL RIESGO DE
AUDITORÍA EN INCINERADORES INDUSTRIALES S.A.S. E.S.P.
CATALINA HURTADO MUÑOZ
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2017
FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA MITIGAR EL RIESGO DE
AUDITORÍA EN INCINERADORES INDUSTRIALES S.A.S. E.S.P.
CATALINA HURTADO MUÑOZ
Trabajo de grado presentado como requisito parcial para optar por el título
de Contador Público
Director: William Andrés Polo Díaz
Contador Público
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2017
Santiago de Cali, mayo 30 de 2017
Doctor
Alberto Arias Sandoval
Decano Académico
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Pontificia Universidad Javeriana
La Ciudad
Por medio de la presente me permito comunicarle, que en mi calidad de director
de trabajo de grado he leído detenidamente el informe final del estudio titulado
“FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA MITIGAR EL RIESGO DE
AUDITORÍA EN INCINERADORES INDUSTRIALES S.A. E.S.P.“, realizado por
la estudiante de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la
Universidad Javeriana CATALINA HURTADO MUÑOZ código 64938, y considero
que cumple con todos los requisitos requeridos para ser presentado a evaluación.
Atentamente,
_________________________
William Andrés Polo Díaz
ARTÍCULO 23 de la resolución N° 13 de julio 6
de 1946
“La Universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Tesis. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y a la moral Católica y porque la Tesis no contenga ataques o polémicas puramente personales; antes bien, se vea en ellas al anhelo de buscar la Verdad y la Justicia”.
A mis padres por su ejemplo y ayuda incondicional
LISTA DE GRÁFICAS
Página
FIGURA 1. Organigrama 27
FIGURA 2. Mapa de procesos 28
FIGURA 3. Alta dirección 29
FIGURA 4. Mercadeo y ventas 30
FIGURA 5. Jefatura de operaciones 31
FIGURA 6. Recolección y transporte 32
FIGURA 7. Planta 33
FIGURA 8. Disposición final 34
FIGURA 9. Horno 35
FIGURA 10. Compras y almacén 36
FIGURA 11. Contable 37
FIGURA 12. Flujograma recolección y transporte 52
FIGURA 13. Flujograma Incineración 53
FIGURA 14. Flujograma disposición final 54
FIGURA 15. Flujograma contabilidad 55
FIGURA 16. Resumen de riesgos y controles 59
TABLA DE CONTENIDO
Página
0. Introducción 1
1. Capítulo 1. Aspectos generales de la investigación 2
1.1. Estudios previos 2
1.2. Problema de investigación 6
1.2.1. Planteamiento del problema 6
1.2.2. Formulación del problema 8
1.2.3. Sistematización del problema 8
1.3. Objetivos 10
1.3.1. Objetivo general 10
1.3.2. Objetivos específicos 10
1.4. Justificación 11
1.5. Marcos de referencia 14
1.5.1. Marco teórico 12
1.5.2. Marco conceptual 13
1.5.3. Marco Legal 16
1.5.4. Marco contextual 17
1.6. Metodología 19
1.6.1. Tipo de estudio 19
1.6.2. Método de investigación 20
1.6.3. Fuentes de investigación 21
1.6.4. Técnicas de investigación 21
1.6.5. Fases de investigación 22
2. Capítulo 2. Estructura organizacional, procesos y políticas 24
3. Capítulo 3. Determinación de los riesgos existentes 44
4. Capítulo 4. Identificar las fortalezas y oportunidades de mejora 75
5. Formulación de estrategias 82
6. Conclusiones 85
7. Referencias bibliográficas 86
8. Anexos 89
1
0. INTRODUCCIÓN
En la actualidad, la disciplina de Auditoría ha ganado fuerza e importancia en todos
los campos dentro de las organizaciones. En la Auditoría, los directivos encuentran
una forma de controlar la situación actual de los procedimientos y garantizan la
transparencia de la información financiera, con el fin de ser más eficiente y cumplir
los objetivos propuestos por la organización.
Así mismo, existen unos riesgos propios de la auditoría, los cuales podrían
amenazar la situación de una empresa si no son detectados ni tratados
oportunamente por parte del auditor.
El siguiente trabajo se enfoca en la empresa Incineradores Industriales S.A.S.
E.S.P., dedicada al manejo integral de residuos industriales, la cual presta
principalmente los servicios de recolección y transporte e incineración de residuos
industriales y hospitalarios.
Por otra parte, esta investigación de tipo descriptiva reúne las técnicas del análisis
de contenido y entrevista a profundidad, las cuales serán aplicadas a las fuentes de
información entre las que se encuentran: artículos, trabajos de grado, monografías,
libros, como también el personal de la empresa y los documentos de la misma.
Por último, con la realización del trabajo se espera obtener como resultado final una
serie de propuestas para la compañía, que le permitan ser más eficiente. De igual
forma, se espera realizar una presentación de estas propuestas a los directivos de
la organización.
2
1. ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. ESTUDIOS PREVIOS
Antes de abordar el tema de investigación es necesario realizar una revisión
bibliográfica con el fin de conocer cuáles son los estudios que existen sobre el tema
a tratar, que dicen estos estudios previos y cómo se relacionan con la investigación
que se va a desarrollar.
Así mismo, es de gran importancia conocer las investigaciones de distintos autores
sobre la misma disciplina, debido a que enriquece la investigación y sirve como
referencia para el desarrollo de la misma.
En este caso, las fuentes consultadas son trabajos de grado y artículos de revista.
Entre los autores consultados se encuentra Oscar Elvira Benito y Oriol Amat Salas,
quienes escriben sobre la manipulación contable; Adriana Patricia Leudo, quien
indica que es responsabilidad del auditor considerar el fraude y el error en una
Auditoría de Estados Financieros; Vernon Mesén Figueroa, el cual escribe sobre el
efecto que tienen los riesgos de Auditoría en el trabajo del auditor; Marcelo Cartaya,
quien explica los aspectos conceptuales inherentes al proceso de determinación del
riesgo de auditoría; y por último, Javier Miquel Fernández, el cual analiza la auditoria
enfocada en el riesgo con el fin de disminuir la probabilidad de que el auditor
presente información errada.
LA MANIPULACIÓN CONTABLE: TIPOLOGÍA Y TÉCNICAS (Benito, 2008) y
(Salas, 2008).
En éste artículo el profesor asociado de Economía Financiera y Contabilidad de la
Universidad Pompeu Fabra, Oscar Elvira Benito y el catedrático de Economía
Financiera y Contabilidad de la misma Universidad, Oriol Amat Salas, tratan el tema
3
de la manipulación contable indicando los tipos de manipulación contable existentes
y las técnicas para hacerlo. Entre los conceptos que definen se encuentra la
manipulación contable como la intervención en el proceso de elaboración de la
información financiera y contable, con el claro propósito de obtener algún beneficio
propio; y la contabilidad creativa, la cual definen como el proceso de manipulación
de la contabilidad para aprovecharse de los vacíos de la normativa contable y de
las posibles elecciones entre diferentes prácticas de valoración y contabilización que
ésta ofrece, para transformar las cuentas anuales de lo que tienen que ser a lo que,
quienes las preparan, prefieren que sean, y el proceso por el que las transacciones
se estructuran de forma que se produzcan los resultados contables preferidos, en
lugar de reflejar estas transacciones de forma neutral y consistente.
El artículo tiene relación con el problema de investigación debido a que es de gran
importancia para el auditor conocer los tipos y técnicas de manipulación contable
que se utilizan, con el fin de poder identificar si está situación se está dando o no.
CONVERGENCIA DE NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA Y
ASEGURAMIENTO EN LAS PYMES COLOMBIANAS Y SU RELACIÓN CON
LOS RIESGOS ASUMIDOS POR LOS AUDITORES (Adriana Patricia Leudo
Carvajal, 2015)
La autora reflexiona sobre el proceso de convergencia de las normas
internacionales de auditoría y de aseguramiento, haciendo énfasis en las pequeñas
y medianas empresas de Colombia, y la relación con los riesgos asumidos por los
auditores internos y externos. Además, se explica que la responsabilidad del auditor
es considerar el fraude y el error en una auditoria de estados financieros y determina
los aspectos a tener en cuenta para realizar una auditoría de calidad. Así mismo, se
exponen los posibles riesgos asumidos por los auditores que pudieran tener origen
en las decisiones estratégicas que asumen las organizaciones, o por conflicto de
intereses de los stakeholders.
4
Por lo anterior, el artículo se relaciona un poco con el tema de investigación en lo
correspondiente a los riesgos provenientes del manejo de los estados financieros al
cierre del período bajo NIIF y los ajustes de convergencia que proponga la empresa.
EL RIESGO DE AUDITORIA Y SUS EFECTOS SOBRE EL TRABAJO DEL
AUDITOR INDEPENDIENTE (Mesén, 2009).
En este artículo se exponen los aspectos importantes entre el cliente y el auditor, y
los efectos que tienen estas aclaraciones sobre el trabajo del auditor. Entre los
aspectos se encuentran: La definición de los términos del trabajo de mutuo acuerdo
con su cliente, la obtención de un amplio conocimiento tanto de la entidad como de
su entorno, objetivos, estrategias y desempeño financiero, la evaluación exhaustiva
de los sistemas de control interno, la formulación de un plan global y de un programa
de auditoría, la obtención de evidencia de auditoría acerca de la razonabilidad de
las cifras que componen los estados financieros de la entidad auditada, entre otros.
Por otra parte, se indica que entre más claro sea el acuerdo entre el cliente con el
auditor, menor será el riesgo asumido por el mismo.
Existe relación entre el artículo de Meseén y el tema a desarrollar, debido a que se
debe tener muy claro el riesgo de auditoría para saber que pruebas se deben
realizar y que técnicas debe utilizar el auditor independiente.
RIESGO DE AUDITORIA (Cartaya, 2014)
El artículo escrito por el docente Cartaya (2014) expone como objetivo principal
proporcionar al lector las herramientas metodológicas y los aspectos conceptuales
inherentes al proceso de determinación del riesgo de auditoría, desde cada una de
las fases (planeación, ejecución e informe). Por otra parte se hace énfasis en que
5
la planeación es la etapa en la cual hay más posibilidades de disminuir el riesgo,
por medio de la formulación de objetivos y del establecimiento de un plan de trabajo.
La relación existente entre el artículo de Cartaya y el problema de investigación es
poder utilizar las herramientas metodológicas más adecuadas para mayor beneficio
para las fases del trabajo.
AUDITORÍA BASADA EN RIESGO, UNA ESTRATEGIA CONTEMPORÁNEA EN
LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS NO BANCARIAS (Fernández, 2012)
En esta monografía se analiza la auditoria enfocada en el riesgo con el fin de lograr
disminuir la probabilidad de que el auditor presente información errada teniendo en
cuenta que todas las organizaciones enfrentan cada vez mayor grado de
incertidumbre, por efectos de la globalización, la complejidad de los negocios y
los avances tecnológicos. Bajo este contexto de evolución y dinámica de los
negocios se plantea una gran oportunidad para fortalecer y optimizar la función de
la auditoría en el sentido de agregar valor y contribuir efectivamente al logro de
los objetivos de las compañías.
Por lo anterior, la monografía de Fernández (2012) se relaciona directamente con
el tema ya que muestra un enfoque desde el punto de vista financiero por cada uno
de los componentes.
6
1.2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente, dada la complejidad de los negocios y la competencia del mercado,
es indispensable un modelo de información financiera más completo, integrado y
entendible. Hoy en día realizar un balance general y un estado de resultados no es
suficiente, se requiere procesar y estructurar la información de tal forma que sea
entendible y refleje la situación real de las compañías. Por lo anterior, se evidencia
la importancia de la auditoría externa, la cual contribuye generando confianza y
transparencia de la empresa en el mercado.
Bajo este contexto, una empresa que tenga la opinión de un tercero independiente,
se vuelve una empresa más interesante y atractiva para un inversionista, debido a
que sus resultados son más confiables y transparentes. Además, una empresa
auditada puede prever oportunidades y problemas en un futuro, ya que sabe cómo
gestionar sus riesgos y administrar sus recursos.
Sin embargo, una empresa que no es auditada por ningún tercero externo, no es
tan atractiva en el mercado, por esta razón, puede perder grandes oportunidades
de negocio que podrían hacerla crecer mucho más y volverla más exitosa. De igual
forma, una empresa sin auditor no tiene una visión hacia el futuro, es decir, no está
en la capacidad de prever una situación de riesgo que se pueda presentar más
adelante. Si no hay un auditor que recopile, analice y estructure los datos de manera
coherente para que puedan ser interpretados de manera útil por todos los grupos
de interés, la empresa va a perder competitividad, en el mercado.
Igualmente, en la empresa siempre está la probabilidad de que existan errores en
resultados o en procedimientos, que así sean significativos o no, podrían modificar
por completo la opinión del auditor. Estos posibles errores se detectan mediante el
buen juicio en la detección de los riesgos de Auditoría, los cuales pueden ser
7
inherentes, propios de cada empresa dependiendo de la naturaleza del negocio; de
control, según el sistema de control interno y su aplicabilidad dentro de la
organización; y de detección, que recaen generalmente en la Auditoria Externa por
no aplicar los procedimientos de auditoria adecuados.
Para la empresa objeto de estudio, el problema mayor se debe al alto riesgo
inherente relacionado con la actividad principal (incineración de residuos
industriales – sólidos y líquidos), donde una falta de control o una inadecuada
aplicación del mismo puede comprometer la estabilidad de la organización.
Por ejemplo, una situación simple como la no utilización de los implementos de
seguridad por parte de los empleados de planta puede traer consecuencias
negativas que generen un impacto significativo en las finanzas de la compañía,
debido a que es la empresa la responsable de todos los costos y gastos incurridos
en el posible evento. Por otra parte, en el área operativa un derrame de líquidos no
previsto sin un plan de contingencia establecido, puede ocasionar daños materiales
en la planta o accidentes en el personal operativo, lo cual implicaría altos gastos de
reparación en las instalaciones y todo lo que conlleva un accidente laboral de un
operario tanto en el ámbito económico como en el legal, en el caso de que el
accidente sea la causa de una incapacidad parcial, total o incluso la muerte del
trabajador.
Así mismo, existe el riesgo de tipo ambiental, financiero y legal, de que la compañía
no cuente con los controles y estudios oportunos y adecuados en cuanto a la
emisión de los gases de los hornos de incineración (dioxinas y furanos). Esta
situación además de ser una exigencia del ente de control que regula el proceso de
incineración que es la CVC, quien otorga la licencia de funcionamiento siempre y
cuando existan los informes dentro de las normas exigidas por el ente cada seis
meses, logrando comprometer la estabilidad y existencia de la empresa en un
futuro.
8
Por otra parte, hay probabilidad de que los procedimientos existentes para las áreas
peligrosas tales como señalización de áreas, manejo de jaulas de seguridad (donde
se depositan los residuos ya clasificados según el tipo de material), no sean de
conocimiento de todos los operarios, ya sea por la no divulgación de los mismos.
Esta situación expone a la empresa a riesgos de gran impacto legal y financiero
debido a posibles demandas por parte de los afectados.
Además de esto, Incineradores Industriales al ser líder en el mercado del Valle, y
contar en su mayoría con clientes multinacionales que representan un porcentaje
alto del total de la facturación, pero también un nivel alto de exigencia y calidad; está
expuesta a la perdida de uno de sus clientes significativos si sus trabajadores no
cuentan con la ética necesaria para representar dignamente la empresa, es decir,
en ocasiones los artículos a incinerar son aptos para el consumo humano, o se
encuentran en condiciones de ser utilizados o revendidos, por ejemplo productos
incautados por falta de documentos legales (contrabando), artículos consumibles
que recolectan de los almacenes cadena por fechas de vencimiento, entre otros. Se
debe tener el control suficiente para que los empleados no saquen de las
instalaciones de la empresa los citados artículos para fines lucrativos.
1.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cuáles son las estrategias que permiten mitigar los diferentes riesgos de Auditoría
en la empresa Incineradores Industriales S.A.S. E.S.P.?
1.2.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo funciona la organización, en cuanto a estructura, procesos, y
políticas?
9
¿Cuáles son los riesgos existentes en los procesos principales de la
organización?
¿Cuáles son las fortalezas y oportunidades de mejora en las áreas
auditadas?
10
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. OBJETIVO GENERAL
Formular estrategias que permitan mitigar el riesgo de Auditoría en Incineradores
Industriales S.A.S. E.S.P.
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Examinar la estructura organizacional, los procesos y las políticas de la
empresa Incineradores Industriales.
Determinar los riesgos existentes en los procesos principales de la
organización: operación-planta, contable y disposición final.
Identificar las fortalezas y oportunidades de mejora en los procesos
auditados.
11
1.4. JUSTIFICACIÓN
En primer lugar, el desarrollo de este trabajo es un aporte a otros investigadores
que en un futuro vayan a desarrollar un trabajo similar en cuanto a la metodología
utilizada, y quisieran basarse o tomar herramientas de un trabajo ya desarrollado,
con el fin de aplicarlas en otras investigaciones y con otros contextos.
En segundo lugar, la investigación es el modo mediante el cual las personas
aprenden cosas nuevas, algo que antes desconocían, es decir, la investigación es
fuente de conocimiento y por eso es tan importante y aporta a todos los
involucrados.
Además, al realizar una investigación se aplican los conocimientos que ya se tienen
en la parte práctica. Es importante salir de situaciones hipotéticas a situaciones
reales, en una empresa existente, y estudiar una situación bajo este contexto, ya
que de esta manera se adquieren habilidades prácticas.
Por último, la empresa Incineradores Industriales S.A.S. E.S.P., quien será el objeto
de estudio, se verá beneficiada con los resultados del mismo, debido a que si la
organización conoce las estrategias propuestas, podrá realizar sus procedimientos
de manera más eficiente y por ende mejorar sus resultados.
12
1.5. MARCO DE REFERENCIA
1.5.1. MARCO TEÓRICO
Hoy en día en el mundo de los negocios existe mucha competitividad entre las
empresas, bajo este contexto, una empresa que tiene la opinión de un tercero
externo, es decir, un auditor, se vuelve mucho más confiable y atractiva para hacer
todo tipo de negocios, ya que hay certeza de que los resultados financieros de la
compañía son correctos. Por el contrario, una compañía que no aplique ningún
modelo de Auditoria, no va ser una opción atractiva para inversionistas y terceros.
A continuación, algunas teorías sobre Riesgos de Auditoria:
La American Accounting Asociation AAA, define la Auditoría en general, con un
criterio amplio y moderno, de la siguiente manera: “La Auditoría es un proceso
sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas
con sus actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del
proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido
informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar que dichos
informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso”.
(American Accounting Asociation AAA, 1972, p.17).
Por otro lado, según los principios básicos que rigen una Auditoría, la guía
internacional de Auditoría No 3 IFAC establece que “una Auditoría es el examen
independiente de la información de cualquier entidad, no importando su tamaño o
forma legal, con el objeto de expresar una opinión sobre dicha información”. El
cumplimiento de los principios básicos requiere la aplicación de procedimientos de
Auditoría Generalmente Aceptados en nuestro País (NAGA) y pronunciamientos
13
adicionales como forma y contenido requerido en el dictamen del auditor el cual
debe ser adecuado a las circunstancias particulares de cada organización.
Adicionalmente, de acuerdo con lo que establece la NIA 200 “Objetivos y Principios
que Gobiernan la Auditoría de Estados Financieros”, cuando un auditor
independiente emite una opinión acerca de la razonabilidad de los estados
financieros de una entidad, éste siempre se enfrentará a la posibilidad de que su
opinión sea inapropiada. A esta probabilidad de error se le conoce como “riesgo de
auditoría. En esencia este riesgo consiste en la posibilidad de que un auditor
establezca que las cifras de los estados financieros presentan, razonablemente, la
posición financiera, los resultados de la operación y los flujos de efectivo de una
entidad por un período determinado, cuando en realidad dichos estados financieros
no están preparados ni presentados de forma razonable; ó, por el contrario, que el
auditor dictamine que las cifras de los estados financieros de una entidad no
presentan razonablemente su situación financiera, sus resultados de operación, y
sus flujos de efectivo, cuando en realidad dichos estados financieros si están
adecuadamente preparados y presentados. (Mesén, 2009, p.10).
1.5.2. MARCO CONCEPTUAL
En el marco conceptual se explican los conceptos transcendentes para ésta
investigación, los cuales se detallan a continuación.
AUDITORIA EXTERNA
Se define la Auditoría externa como la revisión que realizan los profesionales de la
Contaduría, según normas y técnicas específicas a los estados financieros y
procesos Integrales de las diferentes áreas dentro de la organización. Este servicio
debe ser prestado por profesionales calificados, y consiste 1. En la revisión de los
estados financieros a través de las pruebas sustantivas para determinar la exactitud
y veracidad de las cifras, emitir opinión sobre si los mismos reflejan razonablemente
14
su situación patrimonial, los resultados de sus operaciones y los cambios en la
situación financiera, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados y con la legislación vigente. 2. La evaluación de procesos y controles
existentes al interior de la misma mediante pruebas de cumplimiento, que consiste
en determinar la existencia y aplicación de controles que hagan un llamado al
momento de una falla en los procesos. Se debe expresar la opinión del Auditor
mediante un informe de riesgos de control existentes al momento de la visita de
Auditoria o a una fecha determinada. En el informe de control interno se debe
manejar el esquema “que debe hacerse”( la recomendación del Auditor para que
todo funcione mejor), “porque debe hacerse”(hacer referencia al cumplimiento de la
normatividad interna y externa y el beneficio que aporta la recomendación del
auditor a la entidad ) “como debe hacerse” (aportar a la empresa la forma de hacer
el correctivo ) y por último “detalle de lo observado y ejemplos” (se toma del trabajo
de campo realizado con temas concretos de errores encontrados o deficiencias de
control con nombres, identificaciones de terceros, valores y detalles evaluados) todo
de acuerdo con los principios contables, generalmente aceptados y con las Normas
de Auditoria generalmente aceptadas en Colombia.
RIESGOS DE AUDITORÍA
El concepto de riesgo de Auditoría es fundamental en ésta investigación. Sobre
esto, expresa Bistream (2013) en su documento Antecedentes Históricos de la
Auditoria de Gestión, que el riesgo de Auditoría es lo contrario a seguridad en
Auditoría: “…es el riesgo de que los estados financieros o área que se está
examinando, contengan errores o irregularidades no detectadas, una vez que la
auditoría ha sido completada. Desde el punto de vista del auditor, el riesgo de
auditoría es el riesgo que el auditor está dispuesto a asumir, de expresar una opinión
sin salvedades respecto a los estados financieros que contengan errores
importantes.” (Bistream, 2013, p.24).
15
Así mismo, según el Colegio de Economistas de Valencia, el riesgo de Auditoría es
la probabilidad de que exista un error o irregularidad y no haya sido manifestada o
detectada por el sistema de control interno. “Posibilidad de que cualquier error,
omisión o irregularidad de importancia que exista y no haya sido puesto de
manifiesto por el sistema de control interno, no fuera a su vez detectado por la
aplicación de las pruebas adecuadas de auditorías” (Colegio de Economistas de
Valencia, 2005).
CONTROLES
Un control se puede definir como una fiscalización de la gestión, o un seguimiento
a las actividades realizadas por una empresa o institución, para que éstas se lleven
a cabo de manera adecuada para llegar a un fin. Normalmente es una función que
desempeñan los altos directivos en una organización, y si el control falla no hay
manera de corregir cualquier falla que se haya producido en alguna etapa del
proceso.
Por otra parte, el control es una de las principales actividades administrativas dentro
de las organizaciones. El control es el proceso de verificar el desempeño de distintas
áreas o funciones de una organización. La mayoría de las veces, implica una
comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado, para
verificar si se están cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar
acciones correctivas cuando sea necesario.
Así mismo, la función de control se relaciona con la función de planificación porque
el control busca que el desempeño se ajuste a los planes, y es por esto que busca
tomar medidas correctivas. (Anzil, 2010).
16
1.5.3 MARCO LEGAL
Una empresa al tener un alto volumen de operación en su funcionamiento diario,
debe ser regulada por medio de normas, en las cuales se establecen los
procedimientos a seguir para cada situación en particular. Las leyes son el
instrumento que permite normar los procedimientos que realizan las compañías con
el fin de tener un buen desempaño y al mismo tiempo cumplir con el marco legal
establecido
Bajo este contexto, se presentan las leyes de mayor trascendencia en relación al
Aseguramiento de la información.
En primer lugar, cabe destacar el Decreto 2420 del 14 de diciembre de 2015 por
medio del cual se expide el decreto único reglamentario de las Normas de
Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información
además de otras disposiciones. Este artículo fue modificado posteriormente por el
Decreto 2496 del 23 de diciembre de 2015, en el cual se establecen las fechas de
la preparación de la información financiera, los periodos de transición a NIIF
(Normas Internacionales de Información Financiera), entre otros aspectos.
Así mismo, para las compañías pertenecientes al Grupo 2, como es el caso de
Incineradores Industriales, se tiene que su fecha de transición (balance de apertura)
es 1 de enero de 2015, su fecha de aplicación (primer comparativo) es 31 de
diciembre de 2015, y fecha de reporte (Estados Financieros en NIIF) 31 de
diciembre de 2016.
Por otra parte, el Grupo 2 está conformado por empresas de tamaño grande y
mediano, que no sean emisores de valores ni entidades de interés público, y cuya
panta de personal cuente con entre once (11) y doscientos (200) trabajadores. Las
entidades con estas características aplicarán NIIF Pymes. (Decreto 2496, 2015).
17
1.5.4. MARCO CONTEXTUAL
El trabajo de investigación se realizará en la empresa Incineradores Industriales
S.A.S. E.S.P., la cual se dedica al manejo integral de residuos industriales sólidos y
líquidos peligrosos y no peligrosos, de acuerdo a la licencia ambiental otorgada por
la Corporación autónoma Regional del Valle del Cauca –C.V.C Resolución D.G. No
388 del día 2 de junio de 2005.
Los servicios que presta la organización corresponden al conjunto de operaciones
y disposiciones encaminadas a dar a los residuos recibidos un tratamiento
adecuado, de acuerdo con su procedencia, características y volumen; el manejo de
los residuos por parte de la empresa, abarca la recolección y transporte,
clasificación y almacenamiento, el tratamiento y su disposición final. Por lo tanto es
una empresa que por su actividad económica, vela por el bienestar de la comunidad
y la protección del medio ambiente mediante, el cumplimiento de la normatividad
legal vigente, la implementación de técnicas avanzadas, maquinaria certificada,
personal calificado y toda una infraestructura apropiada para el buen desempeño y
prestación de estos servicios.
El servicio de recolección y transporte es realizado por personal idóneo, capacitado
y formado para el servicio acorde con la especialización que este tipo de residuos
requiere.
El transporte de residuos industriales, hospitalarios y especiales se realiza en
vehículos dotados técnicamente para prestar adecuadamente este servicio
conforme las reglamentaciones dictadas en el Decreto 1609 de 2002 por el cual se
reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías o residuos
peligrosos por carretera y la Resolución 01164 del 6 de septiembre de 2002 por la
cual se adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de los residuos
18
hospitalarios y similares. Cada vehículo cuenta con adecuaciones necesarias para
evitar el derrame o esparcimiento de residuos en vías, carreteras o
estacionamientos como también se encuentran provistos con equipos de
comunicación para un permanente contacto con la planta ante cualquier
eventualidad.
Los vehículos están marcados con los logos y el nombre de la empresa e
identificados con símbolos de seguridad. Además, se encuentran equipados con
una báscula de mano, artículos de aseo, kit de derrames, botiquín, extintor y el
equipo de carretera necesario.
Todos los vehículos se encuentran monitoreados satelitalmente garantizando el
traslado de los residuos hasta las instalaciones.
En la compañía, se presta el servicio de incineración de residuos industriales,
hospitalarios y similares con tratamiento térmico realizado bajo unas condiciones
técnicas, controladas para garantizar los mejores resultados a favor del cliente, la
empresa y por supuesto de la comunidad en general por su aporte al medio
ambiente.
La incineración por lo tanto, busca la máxima destrucción de la materia
disminuyendo su volumen inicial, y modificando casi en su totalidad su composición
química y física, dejando como resultado residuos menos contaminantes y con una
mayor facilidad para su manipulación y disposición.
De esta forma se garantiza un tratamiento especializado y controlado en busca del
beneficio del medio ambiente y de la sociedad en general.
Con respecto a la incineración industrial, se trabaja con diferentes sistemas,
adaptado cada cual al servicio específico requerido, procurando que cenizas y
19
gases expulsados se ajusten a las exigencias de las respectivas leyes de medio
ambiente referidos a este tipo de incineración.
Por otra parte, la incineración hospitalaria, cuenta con modernos equipos que
cumplen con la normatividad vigente y tiene por objeto una eliminación segura de
agentes patógenos y compuestos orgánicos peligrosos contenidos en los residuos
hospitalarios y similares.
1.6. METODOLOGÍA
1.6.1. TIPO DE ESTUDIO
En primer lugar, los estudios se clasifican en exploratorios y descriptivos.
Según Manual de Metodología de la Investigación Científica de Martínez (2003), los
estudios exploratorios ayudan a definir la problemática a investigar, a delimitar el
problema y se realizan por medio de una revisión bibliográfica a profundidad.
“…Estos estudios se limitan a describir determinadas características del grupo de
elementos estudiados, sin realizar comparaciones con otros grupos. Se
circunscriben a examinar una población definida, describiéndola a través de la
medición de diversas características…”. Son el tipo de estudios que se utilizan para:
“mostrar una serie de casos de una enfermedad determinada, así como también
para obtener o estimar valores de una población específica, tales como tasa de
incidencia, tasa de mortalidad, tasa de prevalencia, entre otras” (Martínez, 2008,
p.14).
La investigación es de tipo descriptiva debido a que se tiene definida una empresa
específica y un problema a investigar, además porque se busca hacer la
caracterización de hechos o situaciones por los cuales identifico el problema de
investigación. Para la empresa Incineradores Industriales S.A.S. E.S.P. hay que
20
explorar en temas técnicos y contables pues no están definidos en un marco técnico-
teorico que permita su funcionamiento. Y es el tipo de estudio descriptivo lo que
permite cumplir los objetivos generales y específicos de esta investigación.
1.6.2. MÉTODO DE ESTUDIO
Se definen dos métodos de estudio Inductivo y Deductivo
El método inductivo intenta ordenar la observación tratando de extraer conclusiones
de carácter universal desde la acumulación de datos particulares. De esta manera,
propone un camino que conduce desde cientos y miles de casos individuales
observados hasta el enunciado de grandes leyes y teorías de carácter general. Este
método se sustenta en la observación, análisis y clasificación de los hechos (Revista
Razonamiento).
Por el contrario, el método deductivo estaba vinculado históricamente a las ciencias
formales: a la lógica, las matemáticas y la geometría. Así funciona el método
deductivo: a partir de principios generales y, con la ayuda de una serie de reglas de
inferencia, se demuestran unos teoremas o principios secundarios. Las ventajas de
éste método se cifran sobre todo en el rigor y la certeza: podemos estar seguros de
que, si las premisas o principios generales son verdaderos, entonces los teoremas
o conclusiones también lo son.
Con base en lo anterior, para el trabajo propuesto de investigación, como método
de estudio es el deductivo, por cuanto en el trabajo de Auditoria existe la
observación, el registro, análisis y clasificación de los hechos y procesos además
aplican la lógica y las matemáticas todo lo anterior me lleva a conclusiones de
carácter general y/o específico para elaborar los informes de las diferentes áreas
productivas de la empresa o validar la veracidad de las cifras que incluyen los
estados financieros. Adicional proponer procedimientos estándar ideales para la
empresa.
21
1.6.3. FUENTES DE INFORMACIÓN
Existen diferentes fuentes de información, las cuales se clasifican en fuentes
primarias y fuentes secundarias, dependiendo de las características de la
información que proporcionan.
De acuerdo al Manual de Metodología de la Investigación de la Universidad de
Alcalá, las fuentes primarias son aquellas que contienen información nueva y
original, como resultado de un trabajo intelectual. Corresponden a documentos
como libros, revistas científicas y de entretenimiento, periódicos, diarios,
documentos oficiales de instituciones públicas, informes técnicos y de investigación
de instituciones públicas o privadas, patentes y normas técnicas (Universidad de
Alcalá, 2012).
Mientras que, las fuentes secundarias según el mismo manual, son aquellas que
contienen información organizada, elaborada, producto de análisis, extracción o
reorganización que refiere a documentos primarios originales. Las fuentes
secundarias son enciclopedias, antologías, directorios, libros o artículos que
interpretan otros trabajos o investigaciones (Universidad de Alcalá, 2012).
Por lo anterior, las fuentes primarias utilizadas en la investigación son las directas
de trato personal con las personas involucradas en el proceso. Además utilizo
también las fuentes secundarias como son los manuales de procedimiento, las
normas técnicas y demás documentos reorganizados y clasificados para lograr los
objetivos generales y específicos propuestos.
1.6.4. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Son aquellas que consisten en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso,
tomar información y registrarla para su posterior análisis. La observación es un
elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el
investigador para obtener el mayor número de datos.
22
Existen dos tipos de investigación que son las siguientes: cualitativa y cuantitativa,
de las cuales cada una tiene unas técnicas de investgación. La investigación
cualitativa se enfoca en el entendimiento de un hecho, mientras que la cuantitativa
reúne datos puntuales como cuánto y cuándo.
Según Guía Didáctica de Metodología de la Investigación de Monje (2011), la
metodología cualitativa tiene como objetivo obtener el mayor entendimiento posible
en lugar de la exactitud, este tipo de investigación es inductivo y no tiene reglas de
procedimiento, no permite un análisis estadístico, es de carácter flexible y se realiza
a algunos de sus elementos y no al total. Entre las técnicas se encuentran la
observación, los grupos de enfoque, la entrevista a profundidad, el análisis de
contenido, entre otros (Monje, 2011).
De acuerdo a lo anterior, las técnicas que se van a utilizar en esta investigación son
el análisis de datos, para la revisión de los documentos de la empresa; la entrevista
a profundidad, la cual se aplicará a personal administrativo; y análisis de contenido,
el cual se aplicará a la revisión bibliográfica.
1.6.5. FASES DE INVESTIGACIÓN
Con el fin de desarrollar los objetivos específicos, se deben manejar las siguientes
fases en la investigación:
Fase 1
Objetivo específico 1: Examinar la estructura organizacional, los procesos y las
políticas de la compañía.
Para hacer posible el cumplimiento de éste objetivo, las fuentes que se requieren
son secundarias, como por ejemplo artículos que interpretan otras investigaciones.
De igual forma la técnica es análisis de contenido, ya que es necesario reunir
información de estas fuentes para sacar conclusiones.
23
Fase 2
Objetivo específico 2: Determinar los riesgos existentes en los procesos principales
de la organización: operación-planta, contable, recursos humanos y disposición
final.
Para éste objetivo es necesario basarse en fuentes tanto primarias como
secundarias. En este caso las fuentes primarias son las personas de las cuales se
va a obtener información sobre la empresa y su funcionamiento, mientras que las
secundarias son los manuales de procedimientos de la compañía. Por otra parte,
esta fase combina dos técnicas, el análisis de datos para la información legal de la
compañía, de sus procedimientos, entre otros y la entrevista a profundidad, la cual
se realizará a personal de la organización.
Fase 3
Objetivo específico 3: Identificar las fortalezas y oportunidades de mejora en los
procesos auditados.
Con respecto al último objetivo específico, se requiere basarse en la información
reunida en las dos fases anteriores, por lo cual para este objetivo fueron necesarias
las fuentes primarias y secundarias, junto con la técnica cualitativa de análisis de
datos.
24
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, PROCESOS Y POLÍTICAS DE
INCINERADORES INDUSTRIALES S.A.S. E.S.P.
Área de la organización
Incineradores Industriales S.A.S. E.S.P tiene como actividad económica el Manejo
Integral de los Residuos Sólidos y Líquidos, el cual corresponde al conjunto de
operaciones y disposiciones encaminadas a dar a los residuos producidos el destino
más adecuado desde el punto ambiental, de acuerdo con su procedencia,
características, volumen, costos, tratamiento, posibilidades de recuperación,
aprovechamiento, comercialización, recolección, transporte y disposición final.
Dado a esta actividad económica, Incineradores Industriales vela por la protección
del medio ambiente mediante técnicas avanzadas, maquinaria certificada con SGS,
personal calificado y una infraestructura apropiada para el buen desempeño y
prestación del servicio. Incineradores Industriales (II, 2009)
La planta se encuentra ubicada en la parcelación La Dolores, que de acuerdo al
POT del municipio de Palmira, ésta es un área para uso industrial.
Conocimiento de la empresa
Incineradores Industriales S.A.S. E.S.P., fue creada el 15 de septiembre de 2004
por iniciativa de un grupo de personas con visión del progreso y desarrollo
económico y ambiental en la prestación de servicios de incineración. Una vez
legalizada la empresa se dio procedencia a la solicitud de la licencia ambiental la
cual fue otorgada por la Corporación autónoma Regional del Valle del Cauca –C.V.C
el día 2 de junio de 2005 como licencia ambiental para la instalación, operación de
una planta de incineración, manejo integral de residuos sólidos y líquidos
industriales en la parcelación industrial La Dolores, jurisdicción del municipio de
Palmira –Colombia-. Para el 04 de agosto de 2005 la compañía ya tiene su horno
listo para su primera incineración. II (2009)
25
Incineradores industriales S.A.S. E.S.P. cuenta con dos hornos y sus sistemas de
tratamiento de gases respectivos, que obedecen a diseños técnicos y que tienen los
equipos que en general a nivel mundial se instalan para dar cumplimiento a
requerimientos de alta exigencia en la remoción de contaminantes como dioxinas y
furanos, metales pesados, gases ácidos y material particulado, todo en beneficio del
medio ambiente y de la comunidad en general. Para el 26 de Octubre de 2007 la
C.V.C. da vía libre para poner en funcionamiento el segundo horno como respuesta
a la demanda adquirida de los servicios contribuyendo de esta forma a la mitigación
de la problemática ambiental presente en el país a causa de la alta generación de
residuos industriales. II (2009)
Actualmente, la compañía ha logrado la captación de aproximadamente 83
empresas como clientes. De los cuales se presta el servicio a multinacionales como
Johnson & Johnson, Colgate Palmolive, Tecnoquímicas, entre otros, lo cual
garantiza la eficiencia de los procesos, la responsabilidad y el respeto por el medio
ambiente. II (2009)
Misión
Nuestro propósito fundamental es proteger el medio ambiente minimizando los
impactos ambientales, mediante un manejo integral de residuos sólidos y líquidos,
contando con un equipo humano comprometido y calificado. II (2009)
Visión
Ser líderes a nivel nacional para el año 2020 en el manejo integral de residuos
sólidos y líquidos mediante un permanente desarrollo tecnológico, garantizando la
protección del medio ambiente. II (2009)
Política de Calidad
26
Todos los esfuerzos de Incineradores Industriales están encaminados a satisfacer
las necesidades, requisitos y expectativas de sus clientes, garantizando un manejo
integral de los residuos sólidos y líquidos, mejorando continuamente la eficacia del
sistema de gestión de calidad. II (2009)
Política Ambiental
Iincineradores Industriales S.A.S. E.S.P. está comprometida con la protección del
medio ambiente mediante el manejo integral de los residuos sólidos y líquidos,
minimizando sus impactos ambientales en beneficio de la comunidad. II (2009)
Enfoque basado en procesos
Incineradores Industriales identificó los procesos que hacen parte del sistema de la
calidad conjuntamente con los trabajadores líderes responsables mediante una
reunión en la cual se identificaron las entradas y las salidas de cada proceso y la
interacción de estos entre sí. La metodología utilizada fue el “ciclo PHVA” Planear
– Hacer – Verificar – Actuar. II (2009)
Los procesos y subprocesos identificados que hacen parte del Sistema de Gestión
de la Calidad son los siguientes: Alta dirección, gestión de mercadeo y ventas,
gestión de operaciones, recolección y transporte, gestión planta (clasificación y
preservación, horno, disposición final, mantenimiento interno, mantenimiento
externo, gestión compras y almacén, gestión contable, gestión recursos humanos
(seguridad y salud ocupacional), sistema de gestión integral. II (2009)
27
Organigrama
Fuente: Incineradores Industriales - Organigrama
JUNTA DE SOCIOS
REVISORÍA FISCAL
SUBGERENCIA
GERENCIA
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
SECRETARIA
CONTADOR
JEFE DE
OPERACIONES
(1)
JEFE DE
MERCADEO
Y VENTAS
ASISTENTE
DE COMPRAS
Y ALMACÉN
(1)
JEFE
PLANTA
(1)
ASISTENTE
DE RRHH
ASISTENTE
S.G.I.
(1)
AUXILIAR
CONTABLE
(2)
AYUDANTE DE
CAFETERIA
(1)
CONDUCTORES
(3)
SERVICIOS
GENERALES
(1)
OPERARIO DE
MANTENIMIENTO
(1)
HORNERO
(3)
AYUDANTE DE
HORNO (7)
AYUDANTE DE
TRANSPORTE
(3)
MENSAJERO
(1)
PREPARADOR
MENÚ
(2)
OPERARIO
MONTACARGAS
(1)
28 Mapa de Procesos
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
29 Alta dirección
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
30
Mercadeo y ventas
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
31
Jefatura de Operacioes
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
32
Recolección y transporte
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
33
Planta
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
34
Disposición Final
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
35
Horno
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
36
Compras y almacén
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
37
Contable
Fuente: Incineradores Industriales – Caracterización de Procesos
38
A continuación se detallarán los procesos de las áreas más vulnerables de la
compañía con respecto al riesgo, que son los siguientes: operación – planta, que
incluye los subprocesos de Recolección y Transporte, Incineración y Disposición
final; y el proceso contable.
OPERACIÓN - PLANTA
El proceso operación – planta se divide en los siguientes subprocesos:
Recolección y Transporte: en el momento de realizar la recolección, los
conductores de los vehículos cuentan con la respectiva ficha técnica y hoja de
seguridad correspondiente al residuo a incinerar de esta forma se realiza la
identificación. Por otra parte se le realiza la trazabilidad al residuo llenando un
formato llamado “Registro de Recolección”. II (2009).
Clasificación: una vez los residuos llegan a las instalaciones de la compañía se
realiza la clasificación, la cual depende de sus características o grado de
peligrosidad. Si se considera peligroso el residuo, se procede a etiquetarlos con
“residuos planta” de tal forma que el personal a cargo de su manipulación tenga
toda la información necesaria para su manejo. II (2009).
Incineración: los residuos son organizados de acuerdo al menú y son registrados
en el formato “Residuos a Incinerar”. Seguido de esto los residuos son ingresados
al horno para su destrucción y se deja evidencia de esta actividad en el formato que
tiempo por nombre “Formato Control Proceso de Incineración”. II (2009).
Disposición Final: los residuos una vez que terminan todo el proceso de
incineración son dispuesto es en el relleno sanitario llamado “Navarro” a modo de
cenizas estabilizadas, el control de la cantidad de cenizas resultantes de cada bache
de residuo son registrados en el formato “recolección de cenizas”. II (2009).
En las actividad operativas de prestación del servicio es de suma importancia la
mercancía entregada por el cliente, por esta razón Incineradores Industriales cuenta
con sellos de seguridad (precintos) para evidenciar que el producto y/o residuo
39
recolectado y transportado por nuestra organización nunca deja de ser propiedad
del cliente y que este es tratado como tal, también cuenta con celdas y/o jaulas de
seguridad para preservar y vigilar el producto y/o residuo clasificado y almacenado
mientras este es incinerado. Conjuntamente, Incineradores Industriales S.A.S.
E.S.P cuenta con cámaras de seguridad para demostrar que el residuo y/o producto
de los clientes es vigilado, custodiado y preservado las 24 horas del día.
Igualmente, el residuo y/o producto es identificado y manipulado de tal forma que
se certifica que las condiciones se conservan y que se pueden salvaguardar sus
características esenciales antes de prestarle el servicio de tratamiento por
incineración. II (2009)
Recolección y transporte
El objetivo de este subproceso es garantizar la recolección segura y adecuada de
los residuos especiales y comunes desde su sitio de generación hasta la Planta de
Incineración y/o su disposición final. II (2009).
Alcance
Este Procedimiento aplica para todo el personal de ruta, encargado del proceso de
recolección de residuos.
Cabe destacar algunas definiciones claves en este subproceso, que son las
siguientes:
Biodegradables: Son aquellos restos químicos o naturales que se descomponen
fácilmente en el ambiente. En estos restos se encuentran los vegetales,
residuos alimenticios, papeles no aptos para reciclaje, jabones y detergentes
biodegradables, madera y otros residuos que puedan ser transformados fácilmente
en materia orgánica.
Generador: Es la persona natural o jurídica que produce residuos Industriales,
hospitalarios y similares en desarrollo de las actividades, manejo e instalaciones
relacionadas con todos los procesos de Producción Industrial, la prestación de
servicios de salud, incluidas las acciones de promoción de la salud, prevención de
40
la enfermedad, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación; la docencia e investigación
con organismos vivos o con cadáveres; los bioterios y laboratorios de biotecnología;
los cementerios,
morgues, funerarias y hornos crematorios; los consultorios, clínicas,
farmacias, centros de pigmentación y/o tatuajes, laboratorios veterinarios,
y zoológicos. II (2009).
Inertes: Son aquellos que no permiten su descomposición, ni su
transformación en materia prima y su degradación natural requiere grandes
períodos de tiempo. Entre éstos se encuentran: el icopor, papel carbón y los
plásticos. II (2009).
Ordinarios o comunes: Son aquellos generados en el desempeño normal de las
actividades. Estos restos se producen en oficinas, pasillos, áreas comunes,
cafeterías y en general en todos los sitios del establecimiento del generador. II
(2009).
Reciclables: Son aquellos que no se descomponen fácilmente y pueden volver
a ser utilizados en procesos productivos como materia prima. Entre éstos se
encuentran: papel, plástico, chatarra, telas y radiografías. II (2009).
Recolección: Es la acción consistente en retirar los residuos Industriales,
Comunes, hospitalarios y similares del lugar de almacenamiento ubicado en las
instalaciones del generador. II (2009).
Residuos hospitalarios y similares: Son las sustancias, materiales o
subproductos sólidos, líquidos o gaseosos, generados por una tarea productiva
resultante de la actividad ejercida por el generador. II (2009).
Residuo Industrial Especial: es aquel residuo que se genera dentro de cualquier
proceso industrial, el cual por sus características posee algún elemento peligroso
que no permite su disposición normal. Se considera especial dentro de la empresa
además cualquier producto cuya fecha de vencimiento haya caducado, así como a
la producción que no cumple con las exigencias de calidad de cada empresa y que
por seguridad no pueden salir al consumidor. II (2009).
Residuos infecciosos o de riesgo biológico: Son aquellos que contienen
microorganismos tales como bacterias, parásitos, virus, hongos, virus
41
oncogénicos y recombinantes como sus toxinas, con el suficiente grado de
virulencia y concentración que pueden producir una enfermedad infecciosa en
huéspedes susceptibles. Cualquier residuo hospitalario y similar que haya
estado en contacto con residuos infecciosos o genere dudas en su clasificación,
por posible exposición con residuos infecciosos, debe ser tratado como tal.
Residuos no peligrosos: Son aquellos producidos por el generador en
cualquier lugar y en desarrollo de su actividad, que no presentan ningún riesgo
para la salud humana y/o el medio ambiente.
Cualquier residuo hospitalario no peligroso sobre el que se presuma el haber
sido mezclado con residuos peligrosos debe ser tratado como tal.
Los residuos peligrosos se clasifican en:
Residuos peligrosos: Son aquellos residuos producidos por el generador con
alguna de las siguientes características: infecciosas, combustibles, inflamables,
explosivas, reactivas, radiactivas, volátiles, corrosivas y/o
tóxicas, que pueden causar daño a la salud humana y/o al medio ambiente. Así
mismo se consideran peligrosos los envases, empaques y embalajes que hayan
estado en contacto con ellos. Se clasifican en:
Los residuos infecciosos o de riesgo biológico se clasifican en:
- Anatomopatológicos: Son aquellos provenientes de restos humanos, muestras
para análisis, incluyendo biopsias, tejidos orgánicos amputados, partes y
fluidos corporales, que se remueven durante cirugías, necropsias, u otros.
- Animales: Son aquellos provenientes de animales de experimentación,
inoculados con microorganismos patógenos y/o los provenientes de animales
portadores de enfermedades infectocontagiosas, o cualquier elemento o sustancia
que haya estado en contacto con éstos.
- Biosanitarios: Son todos aquellos elementos o instrumentos utilizados durante la
ejecución de los procedimientos asistenciales que tienen contacto con materia
orgánica, sangre o fluidos corporales del paciente tales como: gasas, apósitos,
aplicadores, algodones, drenes, vendajes, mechas, guantes, bolsas para
transfusiones sanguíneas, catéteres, sondas, material de laboratorio como tubos
42
capilares, de ensayo, láminas portaobjetos y laminillas cubreobjetos, sistemas
cerrados y sellados de drenajes y ropas desechables o cualquier otro elemento
desechable que la tecnología médica introduzca para los fines previstos en el
presente numeral. II (2009).
- Citotóxicos: Son los excedentes de fármacos provenientes de tratamientos
oncológicos y elementos utilizados en su aplicación tales como: jeringas,
guantes, frascos, batas, bolsas de papel absorbente y demás material usado en
la aplicación del fármaco. II (2009).
- Cortopunzantes: Son aquellos que por sus características punzantes o
cortantes pueden originar un accidente percutáneo infeccioso. Dentro de éstos
se encuentran: limas, lancetas, cuchillas, agujas, restos de ampolletas,
pipetas, láminas de bisturí o vidrio y cualquier otro elemento que por sus
características cortopunzantes pueda lesionar y ocasionar un accidente
infeccioso. II (2009).
- Fármacos parcialmente consumidos, vencidos y/o deteriorados: Son aquellos
medicamentos vencidos, deteriorados y/o excedentes de las sustancias que han
sido empleadas en cualquier tipo de procedimiento. II (2009).
- Metales pesados: Son cualquier objeto, elemento o restos de éstos en
desuso, contaminados o que contengan metales pesados como: Plomo, cromo,
cadmio, antimonio, bario, níquel, estaño, vanadio, zinc, mercurio. II (2009).
- Reactivos: Son aquellos que por sí solos y en condiciones normales, al
mezclarse o al entrar en contacto con otros elementos, compuestos, sustancias o
residuos, generan gases, vapores, humos tóxicos, explosión o reaccionan
térmicamente, colocando en riesgo la salud humana o el medio ambiente. II (2009).
- Residuos químicos: Son los restos de sustancias químicas y sus empaques o
cualquier otro residuo contaminado con éstos, los cuales, dependiendo de su
concentración y tiempo de exposición pueden causar la muerte, lesiones graves o
efectos adversos a la salud y al medio ambiente. II (2009).
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PROCESO CONTABLE
El objetivo principal de éste proceso es garantizar la efectividad del sistema de
información contable de acuerdo con las Normas Internacionales de Información
Financiera NIIF, mediante la planificación y la programación de las actividades. La
persona encargada del buen funcionamiento de éste proceso es el contador.
El proceso contable comprende el establecimiento y coordinación de las directrices
contables, la evolución de la información para la generación de los estados
financieros (balance de comprobación, estado de resultados, estado de cambios en
el patrimonio, cambios en la situación financiera y estado de flujo de efectivo),
informes e indicadores financieros, la elaboración y presentación oportuna de los
impuestos de la compañía (Industria y Comercio Palmira, Renta y CREE – anuales,
IVA – cuatrimestral, Retención en la fuente y Retención de ICA – mensuales),
teniendo en cuenta los vencimientos establecidos por la DIAN.
Por otra parte, el proceso contable involucra todo lo relacionado con la facturación
a clientes, actividades como elaboración de las facturas de venta con base en las
actas de recolección y elaboración de recibos de caja como soporte de los pagos
de los clientes son realizadas por el área de contabilidad. Así mismo, se encuentra
la causación de facturas de proveedor, el pago a proveedores y la elaboración de
comprobantes de egreso como soporte de éstos pagos. También comprende
trabajo concerniente al sistema de información contable, como lo es la codificación,
digitación y archivo de varios tipos de documentos, entre ellos consignaciones,
cheques, notas de contabilidad, notas bancarias, extractos bancarios y
conciliaciones bancarias.
44
3. DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS EXISTENTES
Previo a la determinación de los riesgos existentes en Incineradores Industriales, se
realiza una revisión con el fin de clasificar el riesgo, incluyendo una evaluación
específica del riesgo de error material debido a fraude, y asistir en la identificación
y respuesta a los riesgos.
Los factores listados a continuación se toman como guía, al momento de evaluar el
riesgo de la compañía:
Características e integridad de la administración
Estructura de la organización y de la administración
Naturaleza del negocio
Ambiente del negocio
Resultados financieros
Relaciones de negocios y partes relacionadas
Conocimiento y experiencia previos
Riesgos de fraude.
Las respuestas a las preguntas generales y los factores de consideración se basan
en la indagación (la cual puede estar apoyada por la observación y la inspección),
los procedimientos analíticos y las observaciones e inspecciones.
1. Características e Integridad de la Administración
Documentar los procedimientos realizados para evaluar las características e
integridad de la administración.
45
El propietario de Incineradores Industriales S.A.S. E.S.P. continúa siendo el mismo
desde el inicio de la empresa (año 2004). No hay condiciones en la administración
de la organización que permitan concluir que no se puede confiar en la integridad
de sus actuaciones y de sus declaraciones o que alguno de sus funcionarios se
encuentre con problemas de lavado de activos o de actividades criminales.
Punto de consideración:
¿Se tiene conocimiento de razones para dudar de las características o de la
integridad de uno o más miembros de la administración o de dudar de la
capacidad para confiar en las declaraciones de la administración?
No, de acuerdo con lo documentado en la parte anterior, la evaluación sobre las
declaraciones de la administración es confiable.
2. Estructura de la Organización y de la Administración
Documentar los procedimientos realizados para evaluar la estructura de la
organización y de la administración.
La evaluación de la estructura de la administración de Incineradores
Industriales incluye:
Revisión de Estados financieros (Ver anexo B, página 96).
Revisión de Certificados de Cámara de Comercio (Ver anexo A, página 90).
De acuerdo con lo mencionado anteriormente, y con el conocimiento de la empresa,
no se considera inapropiada la estructura organizacional y de administración. Se
observa que hay coherencia entre el estilo de administración y el tamaño y
crecimiento de la organización.
Puntos de consideración:
¿Es inapropiada la estructura organizacional y de la administración en
relación con el tamaño y naturaleza del negocio?
46
No, la estructura organizacional es apropiada para el tamaño de la empresa y no es
compleja. Existen los niveles apropiados de supervisión y control en la estructura
organizacional de acuerdo con el volumen de operación de la compañía y con la
industria.
¿Son inapropiados los procesos de control para el tamaño y naturaleza del
negocio y se tiene conocimiento de razones para preocuparse acerca de la
capacidad de la administración para supervisar y monitorear efectivamente
las operaciones y para ejercer control sobre la autoridad delegada a otros
así como la efectividad del monitoreo sobre la administración?
Los procesos de control para el tamaño y naturaleza del negocio son apropiados
y no se tiene conocimiento de razones para preocuparse acerca de la capacidad
de la administración para supervisar y monitorear efectivamente las operaciones
y para ejercer control sobre la autoridad delegada a otros así como la efectividad
del monitoreo sobre la administración.
3. Naturaleza del Negocio
Documentar los procedimientos realizados para evaluar la naturaleza del
negocio.
La actividad económica principal de Incineradores Industriales es el manejo integral
de los residuos sólidos y líquidos, el cual corresponde al conjunto de operaciones y
disposiciones encaminadas a dar a los residuos producidos el destino más
adecuado desde el punto ambiental, de acuerdo con su procedencia,
características, volumen, costos, tratamiento, posibilidades de recuperación,
aprovechamiento, comercialización, recolección, transporte y disposición final.
No se presentan ciclos operativos a largo plazo, y de acuerdo al conocimiento de
la organización, no se observa el uso de técnicas contables complejas o
innovadoras, ni la realización de estimaciones contables que impliquen un alto grado
47
de subjetividad, complejidad, ni la industria se encuentra asociada con actividades
cuestionables.
La principal actividad para evaluar la naturaleza y operación del negocio es:
-Mediante la evaluación analítica de los estados financieros, se determinaron
tendencias y expectativas con base en las operaciones de cada período. (Ver anexo
B, página 96).
De acuerdo al conocimiento de la empresa, se observan factores que generan
preocupación sobre la naturaleza del negocio, entre los cuales se consideran:
Al tratarse de residuos industriales, implica tratar una variedad de desechos como
por ejemplo hospitalarios, químicos, y de otros tipos, los cuales pueden ser
peligrosos al tener contacto con los empleados. En este sentido, existe un riesgo
alto para la compañía de que ocurra un accidente, si no se cuenta con las medidas
necesarias para el tratamiento del material.
Adicionalmente, una equivocación mínima durante la clasificación del material
puede desatar problemas de alto impacto para la compañía, debido a que al
momento de la incineración al combinar un tipo de material con otro que no sea
compatible, es posible que se generen reacciones químicas inesperadas,
aumentando la probabilidad de riesgo ambiental, por la emisión de gases, y de tipo
financiero y legal por posibles problemas de salud en empleados, generados por
estas reacciones.
Según los párrafos anteriores se concluye que a pesar del buen desempeño de la
compañía, ésta presenta un riesgo significativo debido a la naturaleza del negocio.
Punto de consideración:
¿Hay razón para preocuparse acerca de la naturaleza del negocio de la
entidad?
48
De acuerdo con la revisión realizada se observan situaciones que generan
preocupación con respecto la naturaleza del negocio.
Por otra parte, la compañía no tiene ciclos operacionales a largo plazo, sus
flujos de caja son suficientes para cubrir la deuda, y no se identifican
operaciones inusuales que indiquen factores de riesgo adicional.
4. Ambiente del Negocio
Documentar los procedimientos realizados para evaluar el ambiente del
negocio.
La industria de la incineración de residuos industriales, ha sufrido cambios legales
y en cuanto a tecnología, los cuales se han dado paulatinamente y se consideran
cambios normales. Se observa un desempeño financiero muy similar al de la
industria, además, la organización es líder del mercado en la región y tiene muy
poca competencia.
Incineradores Industriales no cuenta con obligaciones en moneda extranjera, por lo
cual no se ve afectada por las tasas de cambio.
Por otra parte la empresa no se encuentra en litigios y procesos judiciales que
puedan tener un impacto significativo en sus estados financieros.
Punto de consideración:
¿Hay influencias externas en el ambiente del negocio que afecten las
operaciones de la entidad y su viabilidad como negocio en marcha?
Con respecto a las obligaciones financieras adquiridas en pesos, la compañía
negocia unas mejores tasas de interés, por lo cual no se considera que las
influencias externas afecten a la entidad y su viabilidad como negocio en marcha.
49
5. Resultados Financieros
Documentar los procedimientos realizados para evaluar los resultados
financieros.
Con respecto a los resultados financieros, existen políticas claras de ética en el
personal y seguimiento por parte de la Gerencia a los resultados de la compañía.
De acuerdo al conocimiento del negocio no se observan presiones para reportar
resultados financieros que generen riesgo de desvirtuar la realidad económica de la
empresa, ni se observan factores que permitan concluir que la compañía se ve
afectada en su continuidad como negocio en marcha.
Punto de consideración:
¿Está la administración bajo una presión mayor a la normal para reportar
ciertos resultados financieros?
La administración no se encuentra bajo una presión mayor a la normal para reportar
resultados financieros.
6. Relaciones de Negocios y Partes Relacionadas
Documentar los procedimientos realizados para evaluar las relaciones de
negocios y partes relacionadas.
Incineradores Industriales no presenta operaciones comerciales o financieras
complejas, estas son principalmente operaciones comerciales de prestación de
servicios de recolección, transporte, incineración y disposición final de residuos
industriales u hospitalarios, cualquier transacción inusual es previamente revisada,
evaluada y concluida por la Gerencia.
La empresa no cuenta con partes relacionadas.
50
Punto de consideración:
¿Hay razón para creer que no se tiene una clara comprensión de la
naturaleza de las transacciones y relaciones de negocios significativas entre
la entidad y otras entidades?
Se tiene una clara comprensión de la naturaleza de las transacciones y
relaciones de negocios significativas entre la entidad y otras entidades.
7. Conocimiento y Experiencia Previos
Documentar los procedimientos realizados para evaluar el conocimiento y
experiencia previos.
Las operaciones de la compañía continúan el curso normal, no hay tendencias
innovadoras actualmente que puedan generar riesgos para la empresa y los
procesos de cambio son normales de la operación por lo cual no representan riesgo
adicional.
Punto de consideración:
¿Hay cambios significativos en el negocio que podrían indicar un nivel
elevado de riesgo?
Incineradores Industriales no presenta cambios significativos en el negocio que
puedan implicar un riesgo elevado.
8. Riesgos de Fraude
Documentar los procedimientos realizados para evaluar riesgos de fraude.
Para la evaluación del riesgo, se ha tenido acceso a la totalidad de la información
necesaria y se ha encontrado transparencia y honestidad en las respuestas de las
solicitudes de información.
Se realizan revisiones constantes por parte de la gerencia.
51
Las áreas más vulnerables con respecto al riesgo son las relacionadas directamente
con la operación, es decir, la incineración y la disposición final. Existen algunas
actividades de control que la administración ha implementado para mitigar éstos
riesgos, las cuales se consideran en la evaluación.
Punto de consideración:
¿Hay razón para creer que existen riesgos de fraude relacionados con
errores que surjan de información financiera fraudulenta o malversación de
activos?
No se observa ningún factor que conduzca a la existencia de un probable fraude
relacionado con información financiera fraudulenta o malversación de activos con
impacto significativo en los estados financieros.
Conclusión
De acuerdo con la evaluación anterior, la clasificación del riesgo para Incineradores
Industriales es Normal.
Determinación de los Riesgos
Trabajo realizado:
Se indagó con la administración los procedimientos desarrollados por cada
área revisada: Operación – Planta (Recolección y transporte, incineración,
disposición final), y Contabilidad. Se excluyen del trabajo los demás procesos
de apoyo considerando el rango de tiempo de desarrollo del trabajo.
Se identificaron los riesgos que pueden existir para la compañía en el flujo
de transacciones.
Con el personal de las áreas mencionadas anteriormente se indagó sobre los
controles usados por la entidad durante el proceso.
52
Durante la indagación se observaron los controles mencionados por la
persona que describe el proceso, se inspeccionaron documentos y soportes
que evidencian el uso del control.
Se documentaron a detalle los soportes observados que permiten concluir
sobre el diseño e implementación de los controles que se relacionan con los
procesos en revisión.
Flujogramas
Con el fin de facilitar el proceso de identificación de los riesgos en Incineradores
Industriales, se elaboraron los flujogramas de los procesos a revisar:
52
Fuente: Elaboración Propia
53
Fuente: Elaboración Propia
54
Fuente: Elaboración Propia
55
Fuente: Elaboración Propia
56
La elaboración de los diagramas de flujo de los procesos es una actividad que facilita
la identificación de riesgos, debido a que al detallar cada una de las actividades y
procedimientos que se realizan en cada proceso, de esta manera se tiene una visión
más completa de los mismos y se logra identificar los posibles riesgos analizando
que pasaría si cierta actividad no se realizara o si se realizara de manera
inadecuada.
En los diagramas se encuentran unos círculos pequeños enumerados, que
corresponden a los riesgos identificados en cada proceso, los cuales se explican a
continuación:
Recolección y Transporte
En el subproceso de recolección y transporte se identificaron dos riesgos, el primero
(R1) que consiste en que el material recolectado, no es identificado adecuadamente,
es decir, en la placa que se coloque al material se indique que es material de otro
tipo al que realmente es. El segundo riesgo (R2), el cual consiste en que el formato
“Registro de recolección” donde se colocan datos como el nombre del cliente, el
tipo, la cantidad y el peso del material, se encuentre mal diligenciado.
Riesgo Control identificado
R1: Error en el tipo de material indicado:
Se coloca una placa que indica que los
residuos corresponden a X tipo de
material, cuando en realidad, son de otro
tipo.
Los ayudantes de planta clasifican el
material que llega para poder
almacenarlo.
R2: Error en el diligenciamiento del
formato "Registro de Recolección":
Colocar en el formato cantidades, tipo
de material, fecha, o cliente que no
corresponde.
Se validan los registros de recolección
con los registros de pesaje de báscula
donde se evidencia la fecha de
recolección, el tipo de material y la
cantidad del mismo.
Fuente: Elaboración Propia
57
Incineración
Por otra parte, en el proceso de incineración los riesgos identificados son los
siguientes: (R3) que consiste en el no uso de los implementos de seguridad por
parte de los empleados – horneros y ayudantes de planta, seguido de (R4) riesgo
de colocar materiales en el menú, que por su composición química puedan generar
reacciones inesperadas, además de (R5), que radica en error en la temperatura de
los hornos. A continuación se muestran los controles identificados para cada riesgo:
Riesgos Control Identificado
R3: No uso de los implementos de
seguridad por parte de los Horneros y
Ayudantes: Los empleados no usan
careta con respirador, traje térmico,
botas con punteras de acero y guantes.
El Jefe de Planta valida que el personal
que está en contacto con el material
esté utilizando los implementos de
seguridad y de manera adecuada.
R4: En el "Menú" se coloquen
materiales que por su composición
química puedan generar reacciones
inesperadas: al combinar un tipo de
material con otro, por sus diferentes
composiciones químicas, al momento
de la combustión pueden generar
reacciones explosivas inesperadas.
El preparador del Menú realiza la
combinación adecuada con respecto a
cantidades y tipo de material a ingresar
en cada horno, para el proceso de
incineración.
R5: Error en la temperatura de los
Hornos: Dependiendo del tipo de
material y las cantidades que se estén
incinerando en cada uno de los hornos
(Menú), hay una temperatura mínima y
una máxima durante el proceso de
incineración.
Monitoreo de la temperatura durante la
incineración, por parte del Jefe de
Planta y mediante un sistema.
58
Fuente: Elaboración Propia
Disposición Final
El subproceso de disposición final no incurre en una gran cantidad de actividades y
es relativamente corto, por lo anterior no se identificaron riesgos relacionados con
este subproceso.
Contabilidad
Con respecto al proceso contable, se identifica el riesgo de inexistencia de rangos
de aprobación de las compras según el monto (R6), también el riesgo de creación
de un tercero inexistente (R7). Se muestran a continuación los controles
identifcados para cada uno de éstos riesgos.
Riesgos Control Identificado
R6: Inexistencia de rangos de
aprobación de las compras según
monto: Todas las compras son
aprobadas por el Subgerente, sin
importar el monto.
El subgerente aprueba las compras
independientemente del monto de las
mismas.
R7: Creación de un tercero inexistente:
Se cree en el sistema contable un
proveedor que no exista y con el que no
hay compras reales.
Revisión del listado de las cuentas por
pagar detallada por tercero, por parte
del Subgerente.
Fuente: Elaboración Propia
A continuación, se muestra un cuadro resumen de los riesgos y los controles de los
procesos y/o subprocesos revisados
59
Resumen de Riesgos y Controles
Fuente: Elaboración Propia
60
Evaluación de Controles para cada Riesgo
Una vez identificados los riesgos, se analiza cuáles son los controles que se realizan
actualmente en la compañía, que permiten prevenir, detectar o corregir eficazmente
los errores materiales. Se valida también el diseño y la implementación de los
mismos.
Cabe destacar que un control corresponde al conjunto de actividades, medidas y
procedimientos que se llevan a cabo en una organización, con el fin de evaluar el
rendimiento de la misma, y su propósito es identificar errores que se estén
cometiendo y realizar las correcciones al respecto (Cuellar, 2009).
Por otra parte, una definición más administrativa de control es “un sistema de
información que permite comparar lo planeado con los resultados obtenidos a través
de la gestión, adoptando las medidas correctivas pertinentes en caso de detectarse
desviaciones significativas” Rolland, Amat y Robbins (2009).
Controles Relevantes
Recolección y Transporte
Riesgo 1: Error en el tipo de material indicado: Se coloca una placa que indica que
los residuos corresponden a X tipo de material, cuando en realidad, son de otro tipo.
Proceso/Subproceso Operación planta / Recolección y Transporte
Clasificación del Riesgo Higher
Control Identificado Los ayudantes de planta clasifican el material
que llega para poder almacenarlo.
Procedimiento Diseño Diseño:
61
Evalúe el diseño del control mediante el
análisis de las siguientes características:
1. Lo apropiado del propósito del control y la
correlación con el riesgo.
2. Lo apropiado del control considerando la
naturaleza e importancia del riesgo.
3. Competencia y autoridad de la(s)
persona(s) que realiza(n) el control.
4. Frecuencia y consistencia con las cuales
se realiza el control.
5. Criterios para la investigación y
seguimiento del proceso
6. Nivel de agrupación y la previsibilidad.
7. La dependencia de otros controles.
Propósito del control y su
correlación con el riesgo
El propósito de este control es garantizar que
el material sea clasificado de manera
correcta antes de la incineración.
La naturaleza y la importancia
del riesgo
Este control es de rutina y de carácter
manual lo cual aumenta el riesgo de errores.
La competencia y autoridad de
la (s) persona (s) que realiza (n)
el control
Los ayudantes de planta son personas que
no son competentes para realizar este
control, pues no tienen un conocimiento
suficiente en la materia ni mucha experiencia
en la compañía.
Frecuencia y consistencia con
la que se lleva a cabo el control
Este control se ejecuta diariamente, lo que
quiere decir que la frecuencia de este control
es apropiada.
62
Criterios para la investigación y
el proceso para el seguimiento
Si un material está mal clasificado, se le
cambia la placa indicando el tipo de material
al cual si corresponde.
La dependencia de otros
controles
Este control no depende de ningún otro
control.
Conclusión Diseño del Control Control no diseñado.
Procedimiento Implementación Dado a que no se tiene evidencia física de la
validación del tipo de material realizada por
los ayudantes de planta, la compañía no deja
documentos donde se observe esta revisión,
se concluye que el control no está diseñado
ni implementado.
Implementación No aplica
Conclusión Implementación del
Control
Control no implementado
Fuente: Elaboración Propia
Riesgo 2: Error en el diligenciamiento del formato "Registro de Recolección":
Colocar en el formato cantidades, tipo de matieral, fecha, o cliente que no
corresponde.
Proceso/Subproceso Operación planta / Recolección y Transporte
Clasificación del Riesgo Higher
Control Identificado Se validan los registros de recolección con
los registros de pesaje de báscula donde se
evidencia la fecha de recolección, el tipo de
material y la cantidad del mismo.
Procedimiento Diseño Diseño:
63
Evalúe el diseño del control mediante el
análisis de las siguientes características:
1. Lo apropiado del propósito del control y la
correlación con el riesgo.
2. Lo apropiado del control considerando la
naturaleza e importancia del riesgo.
3. Competencia y autoridad de la(s)
persona(s) que realiza(n) el control.
4. Frecuencia y consistencia con las cuales
se realiza el control.
5. Criterios para la investigación y
seguimiento del proceso
6. Nivel de agrupación y la previsibilidad.
7. La dependencia de otros controles.
Propósito del control y su
correlación con el riesgo
El propósito de este control es validar con un
externo que la información diligenciada en el
formato de recolección es correcta.
La naturaleza y la importancia
del riesgo
Este control se aplica semanalmente y al
80% de los formatos. Es de carácter manual
lo cual aumenta el riesgo de errores.
La competencia y autoridad de
la (s) persona (s) que realiza (n)
el control
El Jefe de Operaciones es una persona
competente para realizar este control, pues
tiene un conocimiento suficiente en la
materia y cuenta con la experiencia
suficiente en la compañía.
Frecuencia y consistencia con
la que se lleva a cabo el control
La frecuencia es una vez por semana.
64
Criterios para la investigación y
el proceso para el seguimiento
En caso de detectar un formato con errores,
se realizan las correcciones respectivas para
que al momento de facturar, esté correcto.
La dependencia de otros
controles
Este control no depende de ningún otro
control.
Conclusión Diseño del Control Control diseñado.
Procedimiento Implementación Dado a que no se tiene evidencia física de la
validación del tipo de material realizada por
los ayudantes de planta, la compañía no deja
documentos donde se observe esta revisión,
se concluye que el control no está diseñado
ni implementado.
Implementación No aplica
Conclusión Implementación del
Control
Control no implementado
Fuente: Elaboración Propia
Incineración
Riesgo 3: No uso de los implementos de seguridad por parte de los Horneros y
Ayudantes: Los empleados no usan careta con respirador, traje térmico, botas con
punteras de acero y guantes.
Proceso/Subproceso Operación planta / Incineración
Clasificación del Riesgo Significant
Control Identificado El Jefe de Planta valida que el personal que
está en contacto con el material esté
utilizando los implementos de seguridad y de
manera adecuada.
65
Procedimiento Diseño Diseño:
Evalúe el diseño del control mediante el
análisis de las siguientes características:
1. Lo apropiado del propósito del control y la
correlación con el riesgo.
2. Lo apropiado del control considerando la
naturaleza e importancia del riesgo.
3. Competencia y autoridad de la(s)
persona(s) que realiza(n) el control.
4. Frecuencia y consistencia con las cuales
se realiza el control.
5. Criterios para la investigación y
seguimiento del proceso
6. Nivel de agrupación y la previsibilidad.
7. La dependencia de otros controles.
Propósito del control y su
correlación con el riesgo
El propósito de este control es validar que los
horneros y los ayudantes de planta usen los
implementos de seguridad necesarios.
La naturaleza y la importancia
del riesgo
Este control es de rutina y de carácter
manual lo cual aumenta el riesgo de errores.
La competencia y autoridad de
la (s) persona (s) que realiza (n)
el control
El Jefe de planta es competente para realizar
este control, pues tiene un conocimiento
suficiente en la materia, mucha experiencia
en la compañía y autoridad sobre los
operarios.
Frecuencia y consistencia con
la que se lleva a cabo el control
Este control se ejecuta diariamente, lo que
quiere decir que la frecuencia de este control
es apropiada.
66
Criterios para la investigación y
el proceso para el seguimiento
Si una persona de planta no está utilizando
los implementos necesarios, el Jefe de
Planta registra esta situación en una planilla,
a la tercera vez se le llama la atención al
empleado.
La dependencia de otros
controles
Este control no depende de ningún otro
control.
Conclusión Diseño del Control Control diseñado.
Procedimiento Implementación Se observaron las planillas diligenciadas por
el jefe de planta, con los reportes del no uso
de los implementos, por lo cual, se concluye
que el control se encuentra diseñado e
implementado.
Implementación Se evidencia la implementación del control
con la observación de las planillas físicas.
Conclusión Implementación del
Control
Control implementado
Fuente: Elaboración Propia
Riesgo 4: En el "Menú" se coloquen materiales que por su composición química
puedan generar reacciones inesperadas: al combinar un tipo de material con otro,
por sus diferentes composiciones químicas, al momento de la combustión pueden
generar reacciones explosivas inesperadas.
Proceso/Subproceso Operación planta / Incineración
Clasificación del Riesgo Higher
Control Identificado El preparador del Menú realiza la
combinación adecuada con respecto a
67
cantidades y tipo de material a ingresar en
cada horno, para el proceso de incineración.
Procedimiento Diseño Diseño:
Evalúe el diseño del control mediante el
análisis de las siguientes características:
1. Lo apropiado del propósito del control y la
correlación con el riesgo
2. Lo apropiado del control considerando la
naturaleza e importancia del riesgo
3. Competencia y autoridad de la(s)
persona(s) que realiza(n) el control
4. Frecuencia y consistencia con las cuales
se realiza el control
5. Criterios para la investigación y
seguimiento del proceso
6. Nivel de agrupación y la previsibilidad
7. La dependencia de otros controles
Propósito del control y su
correlación con el riesgo
El propósito de este control garantizar que no
hayan reacciones inesperadas durante la
incineración y por ende emisión de gases
peligrosos.
La naturaleza y la importancia
del riesgo
Este control se aplica diariamente, sin
embargo es de carácter manual lo cual
aumenta el riesgo de errores.
La competencia y autoridad de
la (s) persona (s) que realiza (n)
el control
El preparador del Menú es una persona que
cuenta con conocimiento suficiente en la
materia, sin embargo, su trabajo no es
68
aprobado o supervisado por otra persona en
la compañía.
Frecuencia y consistencia con
la que se lleva a cabo el control
La frecuencia es varias veces en el día.
Criterios para la investigación y
el proceso para el seguimiento
Al combinar materiales que generen
reacciones peligrosas, se debe evaluar si se
interrumpe el proceso de la incineración.
La dependencia de otros
controles
Este control no depende de ningun otro
control.
Conclusión Diseño del Control Control no diseñado.
Procedimiento Implementación Dado a que no se tiene evidencia fisica y la
compañia no deja documentos donde se
observe esta revisión se concluye que el
control no está diseñado ni implementado.
Implementación No aplica.
Conclusión Implementación del
Control
Control no implementado
Fuente: Elaboración Propia
Riesgo 5: Error en la temperatura de los Hornos: Dependiendo del tipo de material
y las cantidades que se estén incinerando en cada uno de los hornos (Menú), hay
una temperatura mínima y una máxima durante el proceso de incineración.
Proceso/Subproceso Operación planta / Incineración
Clasificación del Riesgo Lower
Control Identificado Monitoreo de la temperatura durante la
incineración, por parte del Jefe de Planta y
mediante un sistema.
69
Procedimiento Diseño Diseño:
Evalúe el diseño del control mediante el
análisis de las siguientes características:
1. Lo apropiado del propósito del control y la
correlación con el riesgo
2. Lo apropiado del control considerando la
naturaleza e importancia del riesgo
3. Competencia y autoridad de la(s)
persona(s) que realiza(n) el control
4. Frecuencia y consistencia con las cuales
se realiza el control
5. Criterios para la investigación y
seguimiento del proceso
6. Nivel de agrupación y la previsibilidad
7. La dependencia de otros controles.
Propósito del control y su
correlación con el riesgo
El propósito de este control es verificar que
la temperatura de incineración sea la
adecuada, dependiendo de la cantidad y tipo
de material.
La naturaleza y la importancia
del riesgo
Este control se aplica diariamente y es
sistematizado lo cual disminuye el riesgo de
errores.
La competencia y autoridad de
la (s) persona (s) que realiza (n)
el control
El Jefe de planta es una persona competente
para realizar este control, pues tiene un
conocimiento suficiente en la materia y
cuenta con experiencia suficiente en la
compañía.
70
Frecuencia y consistencia con
la que se lleva a cabo el control
La frecuencia es varias veces en el día.
Criterios para la investigación y
el proceso para el seguimiento
Si la temperatura de los hornos no es
adecuada durante la incineración, se debe
controlar en cuanto se detecte y entrar a
revisar los efectos de esta situación con
respecto a la emisión de gases.
La dependencia de otros
controles
Este control no depende de ningun otro
control.
Conclusión Diseño del Control Control diseñado.
Procedimiento Implementación Se evidencia la implementación del control
con la observación de registros del sistema,
con respecto a la configruación de la
temperatura.
Implementación El control es implementado por medio de un
sistema, lo cual se validó con los registros del
mismo.
Conclusión Implementación del
Control
Control implementado.
Fuente: Elaboración Propia
Contabilidad
Riesgo 6: Inexistencia de rangos de aprobación de las compras según monto:
Todas las compras son aprobadas por el Subgerente, sin importar el monto.
Proceso/Subproceso Contabilidad
Clasificación del Riesgo Higher
71
Control Identificado El subgerente aprueba las compras
independientemente del monto de las
mismas.
Procedimiento Diseño Diseño:
Evalúe el diseño del control mediante el
análisis de las siguientes características:
1. Lo apropiado del propósito del control y la
correlación con el riesgo
2. Lo apropiado del control considerando la
naturaleza e importancia del riesgo
3. Competencia y autoridad de la(s)
persona(s) que realiza(n) el control
4. Frecuencia y consistencia con las cuales
se realiza el control
5. Criterios para la investigación y
seguimiento del proceso
6. Nivel de agrupación y la previsibilidad
7. La dependencia de otros controles
Propósito del control y su
correlación con el riesgo
El propósito de este control es validar que las
compras que realice la compañía realmente
son necesarias.
La naturaleza y la importancia
del riesgo
Este control se aplica cada que se realizan
compras (diariamente). Es de carácter
manual lo cual aumenta el riesgo de errores.
La competencia y autoridad de
la (s) persona (s) que realiza (n)
el control
El Subgerente es una persona competente
para realizar este control, sin embargo no
está dentro de las políticas de la compañía
tener diferentes rangos de aprobación y la
72
Junta Directiva ha designado poder al
subgerente para que el tema se maneje a su
juicio.
Frecuencia y consistencia con
la que se lleva a cabo el control
La frecuencia es diaria.
Criterios para la investigación y
el proceso para el seguimiento
En caso de identificar compras sin
aprobación se debe evaluar a que
corresponde la compra y si tiene relación con
la operación de la compañía.
La dependencia de otros
controles
Este control no depende de ningun otro
control.
Conclusión Diseño del Control Control diseñado.
Procedimiento Implementación Hay evidencia física que permite validar la
implementación del control, en este caso la
evidencia son las facturas de proveedor con
la firma del subgerente.
Implementación Se validó la implementación al revisar que
las facturas de proveedor contengan la firma
del subgerente.
Conclusión Implementación del
Control
Control implementado.
Fuente: Elaboración Propia
Riesgo 7: Creación de un tercero inexistente: Se cree en el sistema contable un
proveedor que no exista y con el que no hay compras reales.
Proceso/Subproceso Contabilidad
Clasificación del Riesgo Higher
73
Control Identificado Revisión del listado de las cuentas por pagar
detallada por tercero, por parte del
Subgerente.
Procedimiento Diseño Diseño:
Evalúe el diseño del control mediante el
análisis de las siguientes características:
1. Lo apropiado del propósito del control y la
correlación con el riesgo
2. Lo apropiado del control considerando la
naturaleza e importancia del riesgo
3. Competencia y autoridad de la(s)
persona(s) que realiza(n) el control
4. Frecuencia y consistencia con las cuales
se realiza el control
5. Criterios para la investigación y
seguimiento del proceso
6. Nivel de agrupación y la previsibilidad
7. La dependencia de otros controles
Propósito del control y su
correlación con el riesgo
El propósito de este control es revisar cuales
cuentas se encuentran pendientes de pago y
a que terceros.
La naturaleza y la importancia
del riesgo
Este control es mensualmente. Es de
carácter manual lo cual aumenta el riesgo de
errores.
La competencia y autoridad de
la (s) persona (s) que realiza (n)
el control
El Subgerente es una persona competente
para realizar este control.
74
Frecuencia y consistencia con
la que se lleva a cabo el control
La frecuencia es mensual.
Criterios para la investigación y
el proceso para el seguimiento
En caso de identificar un proveedor
inexistente, se deben revisar las
transacciones realizados con el mismo,
compras y pagos realizados y usuario de
quien lo ingresó en el sistema.
La dependencia de otros
controles
Este control no depende de ningún otro
control.
Conclusión Diseño del Control Control no diseñado.
Procedimiento Implementación Dado a que no se tiene evidencia física de la
validación y la compañía no deja
documentos donde se observe esta revisión,
se concluye que el control no está diseñado
ni implementado.
Implementación No aplica
Conclusión Implementación del
Control
Control no implementado.
Fuente: Elaboración Propia
75
4. CAPÍTULO 4. IDENTIFICAR LAS FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE
MEJORA
Con base en el análisis de los riesgos, se identifican las fortalezas y oportunidades
de mejora para Incineradores Industriales, las cuales se describen a continuación
para cada uno de los riesgos trabajados anteriormente:
Riesgo 1: Error en el tipo de material indicado: Se coloca una placa que indica que
los residuos corresponden a X tipo de material, cuando en realidad, son de otro tipo.
Control: Los ayudantes de planta clasifican el material que llega para poder
almacenarlo.
Oportunidades de mejora
Para mitigar el riesgo 1, no se cuenta con un control diseñado ni implementado. La
actividad que se realiza en la empresa es que una vez llega el material a la planta,
los ayudantes deben clasificarlo antes de almacenarlo, sin embargo, no hay una
persona que se encargue de hacer este seguimiento ni de dejar un registro de este
control como evidencia.
Entre las consecuencias de la ausencia de este control, se tiene que se podrían
hacer combinaciones en “El Menú” de materiales que no son compatibles al
momento de la incineración, teniendo en cuenta que el preparador de menú no sabe
que el tipo de material no está bien identificado, lo cual generaría reacciones
inesperadas, y por ende, podrían haber problemas de contaminación ambiental
debido a la emisión de gases tóxicos perjudiciales para la salud.
La forma correcta de implementar el control que mitigue este riesgo, sería incluir
dentro de las funciones del Jefe de Planta, quien es una persona capacitada y
conoce del tema, la función de hacer una validación con respecto al tipo de material
que se va a tratar, específicamente, que el material esté marcado adecuadamente
según corresponda. La validación debe realizarse al 100% del material de nuevos
76
clientes y al 80% del material de clientes de más de 2 años de antigüedad, esto con
el fin de garantizar que el material cuando quede almacenado esté identificado de
la manera correcta.
Fortalezas
Antes de la recolección y transporte del material, el cliente indica al Jefe de
Operaciones cual es el tipo de material que se va a recolectar, sin embargo existe
la posibilidad de que el cliente se equivoque. Normalmente, los clientes generan
siempre el mismo tipo de material, por ejemplo, si es una clínica, el tipo de material
son residuos hospitalarios. En este orden de ideas, para los clientes antiguos ya se
conoce el tipo de material que se va a tratar, mientras que para clientes nuevos no.
Riesgo 2: Error en el diligenciamiento del formato "Registro de Recolección":
Colocar en el formato cantidades, tipo de material, fecha, o cliente que no
corresponde.
Control: Se validan los registros de recolección con los registros de pesaje de
báscula donde se evidencia la fecha de recolección, el tipo de material y la cantidad
del mismo.
Oportunidades de mejora
Con respecto al riesgo 2, existe un control diseñado pero no se encuentra
implementado. El control existente es la validación de los registros de recolección
con los registros de pesaje de báscula, donde se evidencia la fecha, el tipo de
material, el cliente, entre otros; y es realizado por el Jefe de Operaciones una vez
por semana.
Como oportunidad de mejora, se recomienda a la compañía dejar un registro físico
o en el sistema, de la validación realizada ya que de esta forma se puede hacer
seguimiento y análisis al control. Por otra parte, el control mitigaría más el riesgo si
77
tuviera una frecuencia mayor, por ejemplo hacerlo mínimo una vez en el día, ó
varias.
Fortalezas
El Jefe de Operaciones es la persona idónea para realizar la validación, pues tiene
autoridad sobre conductores y ayudantes, además de tener conocimiento y
experiencia en el área.
Riesgo 3: No uso de los implementos de seguridad por parte de los Horneros y
Ayudantes: Los empleados no usan careta con respirador, traje térmico, botas con
punteras de acero y guantes.
Control: El Jefe de Planta valida que el personal que está en contacto con el
material esté utilizando los implementos de seguridad y de manera adecuada.
Oportunidades de mejora
Con respecto al riesgo 3, existe un control diseñado e implementado en la
compañía, que es realizado por el Jefe de Planta, el cual consiste en validar que los
operarios usen de manera adecuada los implementos de seguridad. Sin embargo,
a manera de recomendación, se podría implementar un control adicional operado
por un sistema, como por ejemplo la instalación de varias cámaras de seguridad en
diferentes puntos de la planta. Lo anterior, ayudaría a mitigar mucho más éste riesgo
y disminuiría la probabilidad de error, al ser realizado por un sistema y no
manualmente.
Es de gran importancia un control adicional para este riesgo, debido a que si éste
no se puede prevenir y por desgracia algún empleado sufre un accidente, los efectos
negativos (en este caso, de tipo financiero y legal) que puede traer para la empresa
son muy significativos.
Fortalezas
78
Se evidenció la implementación del control, por medio de las planillas diligenciadas
por el Jefe de Planta, lo cual permite llevar un seguimiento y realizar análisis de la
eficiencia de este control. Adicionalmente, el Jefe de Planta es la persona idónea
para aplicarlo, pues tiene autoridad suficiente sobre los horneros y ayudantes,
además de la experiencia y el conocimiento con el que cuenta.
Por otra parte, la validación del uso de los implementos de seguridad, es una
actividad de rutina, es decir, se realiza diariamente. Esta frecuencia es adecuada.
Riesgo 4: En el "Menú" se coloquen materiales que por su composición química
puedan generar reacciones inesperadas: al combinar un tipo de material con otro,
por sus diferentes composiciones químicas, al momento de la combustión pueden
generar reacciones explosivas inesperadas.
Control: El preparador del Menú realiza la combinación adecuada con respecto a
cantidades y tipo de material a ingresar en cada horno, para el proceso de
incineración.
Oportunidades de mejora
Actualmente, en la compañía el Preparador del Menú es un ingeniero químico que
conoce sobre la compatibilidad de unos materiales con otros, según su composición
química y sobre cómo reaccionan éstos al momento de la incineración. La función
de preparar el “Menú”, la cual consiste en indicar las cantidades y el tipo de material
que se introduce en cada uno de los hornos para realizar el proceso de incineración,
solamente es realizada por ésta persona y no hay otro funcionario que conozca
sobre el tema o que revise su trabajo.
Bajo este contexto, ésta persona encargada del “Menú” es indispensable en la
empresa y sin ella no podría seguir funcionando, debido a que ningún otro
funcionario cuenta con los conocimientos específicos para llevar a cabo esta
función.
79
La empresa podría mitigar este riesgo, capacitando a otra(s) persona(s), o
contratándolas, según convenga, para desarrollar esta misma actividad y que no
dependa de un solo empleado. Adicionalmente, se disminuye el riesgo de error,
debido a que si más personas conocen sobre el tema y trabajan en equipo, es más
difícil que se cometan equivocaciones, y en este caso, por mínimo que sea un error
puede tener consecuencias fatales para la compañía, particularmente de tipo
ambiental, ya que una mala combinación de materiales tiene efectos negativos en
la emisión de gases.
Fortalezas
Quien realiza el “Menú” actualmente, es una persona que tiene el conocimiento
suficiente en el tema.
Riesgo 5: Error en la temperatura de los Hornos: Dependiendo del tipo de material
y las cantidades que se estén incinerando en cada uno de los hornos (Menú), hay
una temperatura mínima y una máxima durante el proceso de incineración.
Control: Monitoreo de la temperatura durante la incineración, por parte del Jefe de
Planta y mediante un sistema.
Fortalezas
Existe un control diseñado e implementado en Incineradores Industriales, que
consiste en el monitoreo de la temperatura de los hornos durante el proceso de
incineración. Al ser un control sistematizado, es decir, que se realiza por medio de
un sistema, y al tener una frecuencia diaria y permanente durante la incineración de
ambos hornos, se logra mitigar el riesgo y se concluye que es un control efectivo.
Oportunidades de mejora
Se recomienda realizar mantenimientos preventivos al sistema que opera el control,
para que garantice el buen funcionamiento del mismo.
80
Riesgo 6: Inexistencia de rangos de aprobación de las compras según monto:
Todas las compras son aprobadas por el Subgerente, sin importar el monto.
Control: El subgerente aprueba las compras independientemente del monto de las
mismas.
Fortalezas
Para la mitigación de éste riesgo, la empresa tiene un control diseñado e
implementado, el cual es realizado por el Subgerente, y consiste en la aprobación
de todas las compras que realiza la empresa. Se evidenció la implementación de
este control validando que las facturas de proveedor tienen la firma del Subgerente.
Oportunidades de mejora
A pesar de que existe un control para este riesgo, la Gerencia no debería depositar
plena confianza en el Subgerente, dejando que ésta persona a su propio juicio
realice todas las aprobaciones. Se recomienda establecer unos rangos de
aprobación dependiendo de cual sea el monto de las compras, por ejemplo,
compras menores a $5 millones, sean aprobadas por el Contador, compras mayores
a $5 millones y menores que $20 millones, sean aprobadas por el Subgerente, y
compras mayores a $20 millones, sean aprobadas por la Gerencia. De esta forma
el riesgo se mitiga.
Riesgo 7: Creación de un tercero inexistente: Se cree en el sistema contable un
proveedor que no exista y con el que no hay compras reales.
Control: Revisión del listado de las cuentas por pagar detallada por tercero, por
parte del Subgerente.
Oportunidades de mejora
81
Actualmente, el Subgerente hace una revisión del listado de las cuentas por pagar
detallada por tercero, pero, no existe ningún tipo de evidencia al respecto, además
la revisión se realiza una vez al mes. Lo anterior no corresponde a un control
diseñado y mucho menos implementado.
Por lo anterior, es importante que la empresa mitigue este riesgo, y la mejor forma
de hacerlo es asignando las funciones de a) realizar los pagos, b) aprobar los pagos,
y c) elaborar los comprobantes de egresos, a funcionaros distintos en la compañía.
Por ejemplo, la Gerencia se encarga de aprobar los pagos, el Subgerente es quien
realiza los pagos, y el auxiliar contable elabora los comprobantes de egreso. De
esta manera se disminuye el riesgo de fraude.
Fortalezas
Con respecto a este riesgo, no se identifican fortalezas.
82
5. FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS
Una vez finalizados los objetivos específicos, es decir, luego de examinar la
estructura organizacional, los procesos y las políticas de la empresa Incineradores
Industriales, de determinar los riesgos existentes en los procesos principales de la
organización: operación-planta, contable y disposición final, e identificar las
fortalezas y oportunidades de mejora en las áreas auditadas, se plantean una serie
de estrategias a seguir en beneficio de la empresa, con el fin de mitigar el riesgo de
Auditoría y así dar cumplimiento al objetivo general planteado inicialmente.
Adaptar los recursos y fortalezas de la organización al entorno cambiante,
con el fin de diseñar e implementar permanentemente nuevos controles y
asegurarse del cumplimiento de los ya existentes, en los procesos de planta
como lo son la recolección y transporte, clasificación, incineración y
disposición final. Al tratarse de procedimientos que involucran el tratamiento
de los residuos industriales, objeto social de la organización, implica un
riesgo inherente alto debido a que cualquier error en cualquiera de estos
procesos puede llevar a consecuencias negativas de alto impacto para
Incineradores Industriales S.A.S. E.S.P., como ya se ha manifestado.
Segregar las funciones de los empleados tanto administrativos como
operativos. Considerando la importancia que tiene el tema del recurso
humano, en la determinación de metas y objetivos básicos a mediano y largo
plazo dentro de la organización y con el fin de diversificar el riesgo que genera
que varias funciones las realice un solo empleado. Existe riesgo de fraude si
es un funcionario administrativo con poder de decisión, o riesgo de error, si
es un funcionario operativo que asume muchas responsabilidades. Esta
situación se evidencia en el manejo administrativo del subgerente como única
persona con poder de decisión y quién aprueba todas las compras sin
importar el monto, además de realizar y aprobar todos los pagos a
83
proveedores, y en la parte operativa el Ingeniero de planta quien prepara el
Menú, quien coordina la ruta, quien supervisa el uso de los implementos de
seguridad.
Implementar procedimientos de estandarización y control de documentos y
registros. Socializar y dejar constancia por escrito de todos los
procedimientos y formatos que se realizan en cada uno de los procesos, tanto
de planta como de administración, esto con el fin de formalizar los
procedimientos y de esta forma poder realizar un análisis de la eficiencia de
los controles implementados. Esta actividad contribuye al cumplimiento de
objetivos en determinado tiempo. Además de esto, es de gran importancia
evaluar la necesidad de formatos adicionales que contemplen todos los
requerimientos legales de acuerdo a la norma para cada uno de los procesos,
con el objeto de tener un cubrimiento total de los riesgos de ámbito legal. Los
formatos que se utilizan actualmente se deben revisar para que sean
precisos y entendibles y de ser necesario hacer correcciones.
Una propuesta para el control de documentos (elaboración, revisión y
aprobación), es la siguiente:
-Elaborar un borrador de la modificación o nuevo documento.
-Diligenciar formato de solicitud de cambios.
-Entregar al responsable del proceso para revisión.
-Una vez revisado y firmado por el responsable del proceso, el formato
pasará a aprobación de la Alta Gerencia.
-Una vez sea aprobado se pondrá en funcionamiento el documento,
procedimiento, instructivo, o formato, dando la capacitación necesaria a la(s)
persona(s) que deberán ejecutar las actividades.
84
Otra opción para este tema es adquirir la certificación normas ISO 9001 y si
es posible la 14001del medio ambiente, por cuanto esta certificación obliga a
la empresa a implementar estos procedimientos y presta acompañamiento.
Se observó que al no socializar los procedimientos existentes, hace que
ciertos empleados se vuelven indispensables para el funcionamiento de la
organización porque no tienen quien los remplace ya que ningún otro conoce
el tema. Este es el caso del ingeniero de planta, que cuando no se encuentra
en las instalaciones de la empresa, es necesario ubicarlo telefónicamente
para que dé las indicaciones necesarias en los procesos que le
corresponden.
Mejorar la cadena de comunicación entre las diferentes dependencias y con
clientes y proveedores, es una de las estrategias a tener en cuenta para una
adecuada planeación por parte de la empresa. Se considera-de gran
importancia que exista un flujo permanente y adecuado de la información. Es
así como la alta gerencia debe conocer todas las situaciones y/o problemas
de las diferentes dependencias también conocer las condiciones pactadas
con clientes y proveedores, que le permitan seleccionar las actividades
prioritarias para el mejoramiento del servicio y aprovechar las ventajas del
entorno relacionadas con su actividad y en el momento oportuno.
Un ejemplo de esta situación se presentó en la planta cuando el cliente
manifiesta a un operario al momento de entregar el residuo que se trata de
productos químicos de alto riesgo y éste no marca el material
correspondiente, ni coloca el material en las celdas de seguridad, asunto que
tampoco informa verbalmente, implicando un alto riesgo.
85
6. CONCLUSIONES
Al finalizar el presente trabajo, se concluye que la empresa Incineradores
Industriales S.A.S. E.S.P. tiene un buen funcionamiento debido a que los procesos
operación - planta, contable y disposición final, se llevan a cabo por personal
competente para realizar las funciones requeridas y existen en la compañía unos
procedimientos establecidos para el desarrollo de cada una de las funciones.
Sin embargo, la empresa tiene muchos aspectos a mejorar en sus procedimientos
y estrategias por una parte por su objeto social que implica un alto riesgo inherente
en la operación diaria y por otra parte la falta de estandarización y formatos
adecuados hace que muchos de los controles ya existentes no sean efectivos. Se
convierten en controles teóricos que han dado resultado en la práctica pero no están
institucionalizados ni socializados dentro del personal de manera legal para poder
exigir el cumplimiento por parte de los funcionarios responsables.
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89
ANEXOS
ANEXO A
Cámara de Comercio
90
91
92
93
94
95
ANEXO B
Estados financieros de Incineradores Industriales S.A.S. E.S.P. al 31 de
diciembre de 2016.
96
97
98
99
100
101
ANEXO C
Formato de recolección