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Estudio OrganizacionalAdministrativo

Edwin Alberto Baez Silva Harold Abella Avellaneda

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Introducción

• Todo proyecto, durante su ciclo de desarrollo, presenta tres estructuras diferentes de organización y administración

Organización de la Fase de pre inversión

Organización de la Fase de inversión

Organización de la Fase operacional


2. Importancia del estudio de la organización del proyecto

• Ya que se orientan todos los esfuerzos hacia un mismo objetivo.

• Es la mejor forma de prever, coordinar y controlar la ejecución del proyecto.

• Si se crea una estructura organizacional flexible, es más fácil su implementación durante la ejecución.

• Aspectos como el tamaño físico de las oficinas o la magnitud de la maquinaria, nos mostraran un aproximado en las inversiones en construcción, en equipo de oficina y en muebles y enseres.

• Ya que define los salarios de cada cargo, se estiman los gastos de administración en la parte de la inversión, y los costos en la fase de la operación.


3. factores Organizacionales

•Participación de unidades externas al proyecto: ✓ Relaciones operativas con proveedores y clientes en general. ✓ Participación de entidades externas: auditoría externa, contratistas de obras, agencias de publicidad, agencias financieras, empresas de distribución, empresas consultoras y otras que faciliten una estructura operativa fija menor.

• Complejidad de las tareas administrativas.• Tecnología administrativa. • Tamaño de la estructura organizativa.


4.Sistemas y ProcedimientosAdministrativos

Se deben definir las distintas opciones de procedimientos administrativos, y simular la ejecución del proyecto con cada una de ellas, con el fin de escoger la que mejores ventajas financieras proporcione al proyecto.

•Estudios técnicos, licencias, construcción y adecuación de instalaciones, supervisión o interventoría de las mismas. •Instalación de equipos, maquinaria y enseres en general, todo con sus respectivos ensayos. •Contratos de publicidad y sus costos.•La distribución del producto, si se contrata o se compraran vehículos.•El almacenamiento del producto, si se construyen bodegas o se arriendan.


5. Formas de organización legal de las empresas

En la etapa de formulación del proyecto se debe definir la forma de organización legal que permita un adecuado desarrollo del proyecto

Tipos de sociedades

• Sociedad colectiva

• Sociedad de responsabilidad limitada

• Sociedad anónima

• Sociedad comanditaria



Clasificación de las sociedades

•De acuerdo con el régimen de la responsabilidad de los socios•De acuerdo con la división y representación del capital•De acuerdo con la nacionalidad•De acuerdo con la subordinación económica, financiera o administrativa de una sociedad respecto a otra


Clasificación de las sociedades

•De acuerdo con la procedencia de los aportes•De acuerdo con el cumplimiento de las solemnidades prescritas en la ley•De acuerdo con el control oficial•De acuerdo con su régimen



6. Constitución Legal de la Empresa y Disposiciones Legales

Se debe estipular el tipo de empresa que se va a constituir por ejemplo: LTDA, S.A. o S.A.S. etc.

• Nombre o razón social que tendrá la sociedad.• Domicilio.• Duración.• Objetivo de la sociedad.• Tipo de administración y representación legal, etc.

Cabe mencionar que las empresas privadas ahora tienen un vínculo con las entidades gubernamentales o locales, en formas de permisos municipales, permisos de importación etc.


7. CICLO DE DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones, en forma similar a lo que sucede con todo sistema orgánico, pasan por distintos ciclos vitales: nacen, crecen, se diferencian, se reproducen y algunas mueren.


7. CICLO DE DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES


8. Medio Ambiente Externo de las Organizaciones

El entorno alrededor de la organización es un factor importante en este estudio, ya que puede influir directamente u ocasionalmente, por ejemplo con la interrelaciónes en diferentes campos:

• Los clientes • Los abastecedores• Las instituciones financieras • Los accionistas• Los competidores • La fuerza laboral • Las dependencias gubernamentales, etc.


9. El Análisis Organizacional y la Ingieniería del Proyecto

Estos ítems van estrechamente relacionados, ya que el número de dependencias, de servicios de administración, de ventas o el tamaño del lugar de producción, influyen y dependen de la ingeniería para cumplir el programa de producción establecido.

Es importante destacar que en cualquier tipo de organización se pueden identificar diez grupos o áreas funcionales, de las cuales ocho son de funcionamiento interno y dos establecen la relación entre la organización y su medio.


9. El Análisis Organizacional y la Ingieniería del Proyecto


10. Modalidades de estructuras administrativas

Las modalidades de estructuras administrativas son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización


Principios de la organizaciónEl francés Henry Fayol, en 1916, expuso catorce principios de carácter general. Los más importantes son:

Principio de la especialización•El criterio de la función

•El criterio del producto

• El criterio geográfico

•El criterio de clientes



Principio de la unidad de mando Principio del equilibrio de autoridad

responsabilidad Principio de equilibrio de dirección control Principio del tramo de control Principio escalar o jerárquico Principio de excepción Principios de centralización y descentralización



Modalidad de extensión



• Modalidad de integración

Modalidades de estructuras administrativas



• Modalidad de coordinación


• Organización lineal o militar

10. Sistemas de organización para la fase operacional


• Organización funcional




• Organización divisional



Organización

matricial


10. Organigramas

Organigrama horizontal


10. Organigramas

Organigrama

circular


10. Organigramas

Organigrama Escalar


Descripción de los cargosNombre del cargo Funciones

Gerente general 1. Aprobar programas y presupuestos2. Interpretar estados financieros3. Estudiar contratos4. Revisar y analizar estadísticas

Jefe de producción 1. Analizar mercados y pronósticos de ventas2. Estudiar problemas de producción3. Supervisar la realización de programas de producción y

calidad de los productos

Jefe de ventas 1. Estudiar situación del mercado y programas de fabricación

2. Analizar pronósticos de ventas3. Visitar clientes importantes

Jefe de contabilidad 1. Aprobar presupuestos importantes 2. Estudiar costos e interpretar estados financieros3. Mantener contacto con gerentes de bancos 4. Autorizar concesión de créditos, bonificaciones, etc.

Jefe de personal 1. Analizar estudios de las técnicas de personal que se implanten

2. Informar al gerente movimientos del personal3. Juntas con personal sindicato4. Tramitar selección de personal

Secretaria del gerente Solicitar información y transmitir órdenes a diversos jefes


Arreglos Administrativos paraProyectos del Sector Público

En este punto es fundamental dar seguridad y confiabilidad en el gasto y administración del dinero recibido, esto no solamente para asegurar la corriente de recursos en general, sino también de las posibles condiciones específicas para la obtención de créditos externos.

Sin importar el número de las entidades públicas o privadas que intervengas en el proyecto, es conveniente que quede claramente estipulado cuáles serán las relaciones entre estas entidades y el tipo de convenio administrativo requerido.


Arreglos Administrativos paraProyectos del Sector Público

Deben quedar plenamente establecidos:

• Los aportes que hará cada una de las entidades gubernamentales que participan en el proyecto.

• Las fechas en que el proyecto recibirá dichos aportes.

• Las disposiciones que aseguren que dichos aportes se recibirán en las cantidades estipuladas, en las fechas establecidas y en el tipo de moneda acordado.

• El tipo de empresa que administrará dichos recursos.


Cálculo de los Costos


Cálculo de los Costos

Gastos generales de administración:

• Sueldos y salarios• Suministros de oficina • Servicios• Comunicaciones • Gastos de ingeniería • Alquileres • Seguros (inmobiliarios) • Impuestos (inmobiliarios)

Gastos generales de ventas:

• Capacitación de vendedores y comerciantes • Propaganda • Gastos de viajes • Servicios postventas


Cálculo de los CostosGastos generales de distribución: • Contenedores y embalajes • Fletes y transporte • Comisiones


GRACIAS!!!

Bibliografia:

PROYECTOS Formulación, Evaluación y Control, German Arboleda.

GESTIÓN DE PROYECTOS, Juan Jose Miranda.

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