ISU KETIDAKPATUHAN

TERHADAP PEROLEHAN

KERAJAAN

FORUM

TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN 8 NOVEMBER 2017

OLEH:

RAMLEE BIN HJ. KARIAH

KETUA PENOLONG PENGARAH AUDIT (KEWANGAN)

JABATAN AUDIT NEGARA, NEGERI SABAH.

1

2

1. Diperuntukkan Dalam Perkara 106 dan

107 Perlembagaan Persekutuan

2. Diperincikan Melalui Akta Audit 1957

(Akta 62)

3

KUASA DAN TUGAS KETUA AUDIT NEGARA

1) Akaun bagi Persekutuan dan bagi Negeri-Negeri hendaklah

diaudit dan dibuat laporan mengenainya oleh Ketua Audit Negara.

2) Ketua Audit Negara hendaklah melaksanakan apa-apa tugas lain

dan menjalankan apa-apa kuasa sebagaimana yang

diperuntukkan oleh undang-undang persekutuan berhubung

dengan akaun bagi Persekutuan dan akaun bagi Negeri-Negeri

dan berhubung dengan akaun bagi pihak-pihak berkuasa awam

lain dan akaun bagi badan yang dinyatakan melalui perintah yang

dibuat oleh Yang di-Pertuan Agong.

4

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA

1) Ketua Audit Negara hendaklah mengemukakan laporan-laporannya

kepada Yang di-Pertuan Agong yang hendaklah menyebabkan

laporan itu dibentangkan di hadapan Dewan Rakyat.

2) Satu naskhah mana-mana laporan itu yang berhubungan dengan

akaun bagi sesuatu Negeri, atau berhubungan dengan akaun-akaun

bagi mana-mana pihak berkuasa awam yang menjalankan kuasa

yang diberikan oleh undang-undang Negeri, hendaklah dikemukakan

kepada Raja atau Yang di-Pertua Negeri bagi Negeri itu yang

hendaklah menyebabkan laporan itu dibentangkan di hadapan

Dewan Undangan.

5

1) Akta Audit 1957

2) Akta Acara Kewangan

3) Arahan Perbendaharaan

4) Enakmen, Ordinan, Undang-undang

tubuh.

5) 1PP

MANDAT DAN PERATURAN

1. Akauntabiliti awam (public accountability)

2. Diuruskan secara telus (transparent)

3. Nilai faedah yang terbaik (best value for money)

4. Saingan terbuka (open competition)

5. Adil dan saksama (fair dealing)

6

PRINSIP PEROLEHAN KERAJAAN

TAHUN SAMPEL BAUCAR BAYARAN BAUCAR BAYARAN

YANG MEMPUNYAI ISU

BILANGAN KES

KELEMAHAN

PERATUS

KELEMAHAN

BERBANDING

SAMPEL

BIL. RM BIL. RM %

BIL.

%

RM

2015

6304

822,503,028.30

575

35,254,275.44

668

9.12

4.29

2016

3818

908,939,959.21

196

32,165,721.81

221

5.13

3.54

7

Isu Perolehan –Pengauditan Kewangan

KETIDAKPATUHAN BERDASARKAN PENGAUDITAN INTERIM (TRANSAKSI)

BAUCAR BAYARAN BAGI TAHUN 2015 - 2016

ISU PEROLEHAN 2015 2016

1. Baucar Bayaran Tidak Disokong Dengan Dokumen Yang Lengkap Dan Sempurna 376 53

2. Peraturan Kewangan Tidak Dipatuhi 163 119

3. Pembayaran Tidak Wajar (Justify) 11 5

4. Pembayaran Tidak Dibuat Dengan Betul dan Tepat 57 16

5. Penjenisan Pembayaran Tidak Direkod Dengan Betul 7 -

6. Pembayaran Tidak Dibuat Tepat Pada Masanya 52 28

7. Bayaran Tidak Dibuat Kepada Penerima Yang Sah 1 -

8. Baucar Bayaran Dan Dokumen Sokongan Tidak Ditebuk/Dicop 1 -

JUMLAH 668 221

8

Isu Perolehan

PENEMUAN AUDIT

A). ISU PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

1) Kajian pasaran tidak dilaksanakan;

2) Pegawai yang meluluskan Pesanan Kerajaan tidak diberi kuasa secara

bertulis oleh Ketua Jabatan;

3) Bayaran dibuat sebelum bekalan dan perkhidmatan diterima;

4) Kos perolehan tidak munasabah. Contohnya; Kos penyewaan peralatan ICT

lebih mahal berbanding harga aset tersebut;

5) Bayaran lewat melebihi 14 hari;

9

ISU PEROLEHAN

PENGAUDITAN KEWANGAN

A). ISU PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN ………….. (sambungan)

6) Jumlah bayaran tidak tepat;

7) Pembekalan lewat diterima;

8) Pembekal dan kontraktor yang berulangan;

10

ISU PEROLEHAN

B). ISU PEROLEHAN KERJA

1) Memecah kecil nilai perolehan untuk mengelak pelawaan secara sebut harga

dan tender;

2) Surat Setuju Terima tidak ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa;

3) Perjanjian kontrak tidak ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa ;

4) Syarat perjanjian kontrak tidak dirujuk kepada Peguam Negara atau Penasihat

Undang-Undang sebelum kontrak ditandatangani;

5) Terma kontrak tidak jelas;

6) Kontrak ditandatangani sebelum bon pelaksanaan dikemukakan;

11

ISU PEROLEHAN

B). ISU PEROLEHAN KERJA ………….. (sambungan)

7) Kesilapan pengiraan bon pelaksanaan;

8) Tiada pemotongan Wang Jaminan Pelaksanaan;

9) Pelanggaran syarat kontrak tetapi tindakan penalti/denda tidak

dikuatkuasakan; cth. Watcmanclock, bekalan makanan, wjp..

10) Kontrak lewat siap tetapi tiada kelulusan lanjutan masa (EOT);

11) EOT diluluskan secara lisan;

12) Tempoh liputan bon pelaksanaan tidak meliputi tempoh

tanggungan kecacatan terutamanya bagi projek yang lewat

disiapkan;

12

ISU PEROLEHAN

B). ISU PEROLEHAN KERJA ………….. (sambungan)

13) Kerosakan tidak dibaiki dalam tempoh tanggungan kecacatan;

14) Baki wang pendahuluan projek tidak dapat dituntut khususnya

bagi projek terbengkalai; dan

15) Kos pembinaan meningkat (khusus bagi projek lewat /

terbengkalai / retender)

13

ISU PEROLEHAN

• Tiada pemantauan oleh Ketua Jabatan;

• Tidak mahu patuh/ tidak tahu mengenai prosedur kewangan

berkaitan perolehan yang berkuatkuasa;

• Terlepas pandang / tak pandang langsung;

• Tidak peka terhadap perubahan pekeliling dari semasa ke

semasa;

• Tiada perancangan perolehan tahunan;

• Keperluan mendesak dan mengelakkan daripada mengikut

kaedah perolehan yang sepatutnya kerana mengambil masa

yang panjang;

14

PUNCA KETIDAKPATUHAN

• Tiada atau peruntukan kewangan tidak mencukupi;

Contohnya, perolehan dibuat secara bulanan berdasarkan

peruntukan yang ada kerana sekiranya perolehan dibuat

secara sebut harga untuk tempoh setahun, peruntukan sedia

ada tidak mencukupi;

• Kecuaian pegawai; dan

• Pertukaran pegawai/ kadar pusingan pegawai yang tinggi

15

PUNCA KETIDAKPATUHAN

16

ISU BERKAITAN PEROLEHAN

PENGAUDITAN PRESTASI

SKOP

PROGRAM

PROJEK PEMBINAAN

KESELAMATAN

KUTIPAN HASIL

PEROLEHAN

SYARIKAT KERAJAAN

16

ISU-ISU AUDIT

17

ISU-ISU

AUDIT

IMPROPER PAYMENT

KETIDAKPATUHAN

TERHADAP

UNDANG-UNDANG /

PERATURAN

KEWANGAN

KERJA/BEKALAN /

PERKHIDMATAN TIDAK

MENGIKUT SPESIFIKASI

/ TIDAK BERKUALITI /

TIDAK SESUAI

KELEWATAN TIDAK

MUNASABAH

KELEMAHAN

PENGURUSAN HASIL

PEMBAZIRAN

HARGA TIDAK

MUNASABAH

KELEMAHAN

PENGURUSAN &

PENYENGGARAAN

ASET KERAJAAN

1

2 8

7

6

5

4

3

KETIDAKAKURAN KETIDAKCEKAPAN KETIRISAN

18

PENGAUDITAN PRESTASI

Value for money

(3 Es)

Economi

Cekap (Efisien)

Berkesan (Efektif)

Penemuan

(3Ps)

Pemborosan

Pembaziran

Penyelewengan

18

Sistem dan peralatan biometrik bernilai RM10.30 juta tidak

dipasang dan tidak digunakan tetapi bayaran penuh telah

dibuat.

Agensi link-up tidak dipasang sepenuhnya tetapi bayaran penuh

telah dibuat.

Sistem Imigresen Malaysia (myIMMs)

19

Kelewatan Yang Tidak Munasabah

Harga Tidak Munasabah

1

2

4

Kelemahan Dalam

Pengurusan Kontrak

(pecah kecil/ direct nego)

5

ISU-ISU DALAM PEROLEHAN

LAPORAN KETUA AUDIT

NEGARA

Improper Payments

Kajian Pasaran Tidak

Dilaksanakan/

Due Diligence

3

Pembaziran/Projek

Gajah Putih

6

20

KEGAGALAN

STRUKTUR

BUMBUNG

KERANGKA BUMBUNG RUNTUH

Kerja Pembinaan Tidak Berkualiti

21

22

23

Penggunaan Curtain Walling Di Tandas

Menyebabkan Bahagian Dalam Tandas

Dapat Dilihat Dari Luar

Rekabentuk Tidak Sesuai

Bilik Air Sempit

24

Bumbung pejalan kaki tidak

bersambung dengan bangunan surau

itu kira-kira 1 meter

Tiada cermin kerana tidak termasuk

dalam reka bentuk asal tandas

Sump dibina telah retak dan tidak

ditampal dengan betul

Tiada balustrades direka dan dipasang

di paras lantai. Membahayakan

pengguna

Parit dibina tidak bersambung dengan

Pembetung Sedia Ada

Longkang baru tidak bersambung

dengan parit sedia ada

Kerja Tidak Mengikut Spesifikasi / Tidak

Berkualiti

Peralatan PA

Sistem Yang

Tidak Praktikal

Dengan

Keluasan Bilik

Dan Meja

(Bil. mikrofon

setiap bilik –

20)

KAPASITI KERUSI 14

KAPASITI KERUSI 12

KAPASITI KERUSI 12

KAPASITI KERUSI 16

Pemasangan Public Address (PA) System Melebihi

Keperluan

25

26

Pintu tandas dihalang oleh mangkuk tandas

Pintu tandas tidak dapat dibuka sepenuhnya kerana dihalang oleh sinki

Tingkap tidak dapat dibuka sepenuhnya

Kerja Tidak Berkualiti/ Tidak Sesuai

26

PROJEK LEWAT DISIAPKAN

Projek Membina Jalan Baru Dari Lebuh Raya Seremban-PD-FR5 Di Pasir Panjang Dan

Menaik Taraf FR5 Dari Pasir Panjang Ke Linggi, Negeri Sembilan (Seksyen 1)

Kelewatan sehingga 10 tahun 10 bulan dalam penyediaan Perakuan

Muktamad Kontrak Yang Ditamatkan Pengambilan Kerja Kontraktor bagi

kontrak pertama dan kontrak kedua

Tarikh

Mula:

Feb 2005

Tarikh Patut

Siap: Ogos

2007

Tarikh Sebenar

Siap: 28 Dis

2015

2 Tahun 6 Bulan 8 Tahun 4 Bulan

10 Tahun 10

Bulan

27

Gambar 1

Pole Platform

Harga Kontrak : RM30,510

Harga Pasaran : RM990

Gambar 4

Thumbdrive 1GB

Harga Kontrak : RM480

Harga Pasaran : RM90)

Gambar 2

Cordless Impact Drill

Harga Kontrak : RM2,169 Setiap Unit

Harga Pasaran : RM748 Setiap Unit

Gambar 3

Storage Cabinet

Harga Kontrak :

RM13,500

Harga Pasaran :

RM1,500

Contoh-contoh Laporan Ketua Audit Negara (samb.)

Harga Perolehan Tidak Munasabah

28

Pencakar Plastik

Harga Perolehan : RM 49.00/unit

Harga Pasaran : RM 7.90/unit

Penolak Air

Harga Perolehan : RM95.00/unit

Harga Pasaran : RM14.00/unit

Jumlah Diperlukan : 15

Jumlah Dibeli : 35

Penyapu Lidi

Harga Perolehan : RM 19.00/btg

Harga Pasaran : RM 1.50/btg

Jumlah diperlukan : 20 btg

Jumlah Dibeli : 60 btg

Penyapu Roman

Harga Perolehan : RM 22.50/btg

Harga Pasaran : RM 4.90/btg

Sudip Kayu Panjang

Harga Perolehan : RM 115.00/unit

Harga Pasaran : RM 25.00/unit 29

Harga Perolehan Tidak Munasabah

30

Jeti Yang Tidak Sesuai Digunakan

Kerana Air Cetek/Kering. Kapal

Tidak Dapat Rapat.

Siap Dibina Pada 15.08.2003 Dan

Siap Dibaiki Pada 07.05.2008 Tetapi

Masih Belum Beroperasi

Pembaziran

31

Contoh-contoh Laporan Ketua Audit Negara (samb.)

Bangunan di Taman

Ekologi bernilai RM2.89

juta, siap pada 2010

masih tidak digunakan

Peralatan kilang yang tidak

digunakan dalam tempoh 1

hingga 15 tahun dari tarikh

pembelian

Batch of Machine

RRIM Rapid DRC – RM0.80 Juta

Internal Mixer Farrel F-50 – RM6.30

Juta

Pembaziran

ASET DIBELI TIDAK DIGUNAKAN

Gambar 5

Inflatable Boat 12’ Berharga RM30,000 Seunit

Gambar 6

Generator Set 5 KVA Berharga RM3,650 Seunit

Gambar 7

Surf Board Berharga RM5,800 Seunit

Gambar 8

Pakaian Kalis Api Berharga RM5,650 Seunit 32

Bayaran penuh kepada pembekal peralatan di 5 institusi berjumlah RM1.16 juta telah

dibuat walaupun pemasangan dan pengujian belum dilaksana seperti dalam perjanjian. 33

Revolving Oven Flour Mixer

Fully Reconditioned Automatic

Bun Divider

Continuous Automatic Bun Divider &

Rounder Yang Tidak Digunakan

Antara peralatan

yang dibekalkan

Sistem dan peralatan biometrik bernilai RM10.30 juta tidak

dipasang dan tidak digunakan tetapi bayaran penuh telah

dibuat.

Agensi link-up tidak dipasang sepenuhnya tetapi bayaran penuh

telah dibuat.

Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (BCP) tidak

memuaskan walaupun bayaran penuh dibuat.

Sistem Imigresen Malaysia (myIMMs)

34

KETIDAKPATUHAN TERHADAP

UNDANG-UNDANG / PERATURAN KEWANGAN

PERKARA

TARIKH

PERMOHONAN

PEROLEHAN

BAUCAR JUMLAH

(RM)

NO. TARIKH AMAUN

(RM)

Bekalan Bantal Dan Tilam 22.02.2013 B0601 20.03.2013 39,560

62,800 Bekalan Selimut, Cadar, Tilam

Dan Sarung Bantal

22.02.2013 B0597 20.03.2013 23,240

PECAH KECIL PEROLEHAN MELALUI PEMBELIAN TERUS

35

PEMBEKAL NO. SEBUT HARGA

/ PERKARA

AMAUN ASAL

(RM)

AMAUN

TAMBAHAN

(RM)

JUMLAH

(RM)

SMSR

Resources

X140033/

Membekal Jaket

Keselamatan

265,050 67,500

X140037/ Membekal

Jet Ski

300,000 100,000 977,550

X140038/

Membekal All Terrain

Multipurpose Vehicle

210,000 35,000

Simfoni Kreatif

Enterprise

X140027/

Pembekalan Set Baju

Lebah

174,500 TB

X140026/ Membekal

Peralatan Melawan

Kebakaran

113,000

TB 888,900

X140024/

Membekal Topi

Keselamatan

485,000 116,400

JUMLAH 1,866,450

PECAH KECIL PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA

CONTOH KETIDAKPATUHAN TERHADAP

PERATURAN KEWANGAN

36

Menyediakan perancangan perolehan tahun berikutnya pada bulan Disember tahun

sebelumnya;

Memastikan perolehan dilaksanakan mengikut peraturan yang berkuatkuasa bagi

mengelak pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 59;

Memasti pentadbir kontrak / pegawai yang menguruskan perolehan memahami isi

kandungan kontrak dan tindakan yang perlu diambil;

Penyediaan Standard Operating Procedures (SOP) berkaitan proses perolehan

berpandukan peraturan yang berkuatkuasa. Langkah tersebut dapat membentuk

ownership oleh pegawai mengenai proses kerja perolehan seperti sebut harga dan

tender yang perlu dilaksana;

Memantau kontrak-kontrak yang telah ditandatangani dengan mengadakan checklist

pemantauan kontrak;

Membuat penilaian prestasi terhadap pembekal/kontraktor setiap bulan;

37

38

Latihan dan hands-on yang berterusan:

- Program latihan yang mencukupi dan berterusan bagi meningkatkan

pengetahuan dan kemahiran pegawai/kakitangan berkaitan peraturan

perolehan dan kewangan;

- Pegawai/kakitangan yang menguruskan perolehan juga perlu mengambil

inisiatif untuk memahami peraturan perolehan yang berkuatkuasa bagi

membantu mereka menguruskan perolehan dengan telus, teratur dan

cekap;

BACK TO

SYOR AUDIT

39

Sumber tenaga yang mencukupi bagi Kementerian/Jabatan/Agensi yang

kritikal;

- Menyusun struktur tugas agar seimbang dengan beban kerja yang sebenar

dan melibatkan lebih ramai pegawai dalam proses perolehan dengan

mengurangkan kebergantungan kepada pegawai tertentu;

Memperkukuh networking sedia ada dengan agensi-agensi lain dalam urusan

perolehan supaya dapat berkongsi pandangan dan amalan terbaik bagi tujuan

penambahbaikan ke atas proses sedia ada; dan

Memperkasa Peranan Unit Audit Dalam

Tindakan Korektif

Tindakan Punitif (Seksyen 18 Akta Acara Kewangan) AG DASHBOARD

39 BACK TO

SYOR AUDIT

SIKAP

Penyeliaan yang rapi kepada kerja yang diserahkan kepada pegawai bawahan

Setiap penjawat awam perlu melaksanakan tugas mereka dengan penuh minat, dedikasi dan tidak ada sikap sambil lewa.

Mempunyai pengetahuan yang cukup dalam bidang tugas.

Melaksanakan tugas dengan penuh tanggungjawab, jujur dan amanah.

Prosedur kerja yang lengkap dan jelas difahami, diwujudkan serta dipatuhi.

SUPERVISION

INTEREST

Knowledge

Attitude

Procedure

40

SEKIAN

TERIMA KASIH ramlee_k@audit.gov.my

41