FP7 IDEAS Programme

The European Research Council

Gabriel KARAJIANFinancial Officer

Department C – Grant Management Unit C2 – Grant Implementation

ERCERCUnit C2 - Mission statement

L’Unité C2 est responsable de tous les aspects concernant lagestion financière, le management et l’éxécution des GrantAgreements de l’ERC durant la vie du projet.

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ERCERCGrant Management

• Durée de vie d’un GA +/-5 years,• Budget:

AdvG: 2 millions EuroStG: 1,1 million Euro

• Séparation entre le volet financier et scientifique,• Périodicité de soumission des rapports financiers: 18 + 18 + 18 + 6

mois,• Rapport Scientifique doit être soumis après 30 mois et 60 mois.

ERCPayment types

EC contribution:Un pre-financing, est payé après la signature de l’accord de subvention (GA) par le Directeur de l’ERC EA et généralement avant le commencement du projet,

Interim payments, sont payés après chaque période de reporting, sur base des deliverables originaux reçus et approuvés,

Payment Final, est effectué au terme du projet et après approbation des rapports scientifique and financier (complets et originaux).

ERCPre-financing

Objectifs & Principes• Pre-financing procure un cash-flow positif durant la phase de démarrage et

est payé endéans les 45 jours après la signature de l’accord de subvention,• Représente en moyenne 40% de la contribution total,• Est limité à un seul paiement durant le projet,• Doit être déposé sur « interest bearing account » par le bénéficiaire (HI),• Les intérêts doivent être reportés dans le « periodic Financial Management

Report »,• Reste la propriété de l’ERC jusqu’à la fin,• Guarantee fund représente 5% de la contribution

total.

ERCPre-financing

TimingAprès le “entry into force” du “Grant Agreement”

• 45j après la signature du Grant Agreement par l’ERC EA,ou

• 45j avant le “start of the project”, si “fixed start date”, - 45 days,après la date de signature par l’ERC EA. (special clause 6 of GA)

Signatureof GA (25/10/09)

PF - 45 days(18/12/2009)

Projectstart date

(1/02/2010)

Example

ERCERCInterim paymentInterim payment

Objectifs

• Remboursement des coûts éligibles encourus par le bénéficiaire,

• Sur base d’un « periodic Financial Management Report »inclus Annexe IV, approuvé et original.

• Montants du Pre-financing + interim payments ne peuvent pas dépasser 90% du maximum EC contribution.

Rappel & reporting templateenvoyés au bénéficiaire 2 semaines

avant la fin de la reporting period

ERCERCInterim payment

Timing

Periodic Financial Management Reports (documents originaux) sont dus 60 jours après la fin de chaque “reporting period”.

Rappel:En moyenne, les documents des interim payment sont reçus:

18 + 2 mois36 + 2 mois54 + 2 mois

Rappel & PFMR templateenvoyés au beneficiaire 2 semaines

avant la fin de la reporting period

Le “time to pay” est de 105 jours (single time limit) commence àla réception des documents complets et recevables.

ERCERCInterim payment

DeliverablesLe periodic Financial Management Report dument complété(FMR),représente la base du paiement intermédiaire. Il est composé de:

Declaration by the beneficiary organisation,Summary description of management activities, project achievements and utilisation of resources,Annex IV – Financial statement,Ventilation of direct costs,Certificate of Financial Statement – pour les coûts ≥ 375,000 €Exemple:Coûts* 1er reporting period: 200,000 Euro, pas de CFS.Coûts* 2ème reporting period: 185,000 Euro => CFS (200,000 + 185,000 = 385,000 Euro)

* Coûts acceptés

ERCERCInterim payment - Deliverables

Template

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ERCERCInterim payment – Declaration by the beneficiary

ERCERCInterim payment – Use of Resources

ERC ERC Interim payment – Annex IV

Indirect costs represent 20%

of the total declared direct costs (minus

subcontracting)

Flat rate

Personnel costs

Interest on Prefinancing

ERC ERC Interim payment – Breakdown of direct costs

ERCERCeligibilityeligibility of of costscosts

Direct costsare eligible costs which can be directly attributed to the Project, incurred during the duration of the project, identified by the beneficiary in accordance with its accounting principles and internal rules and used for the sole purpose of achieving the objectives of the project and its expected results, in a manner consistent with the principles of economy, efficiency and effectiveness (Annex II.15.1-General Conditions)

Exemple: Personnel, Equipment, Consumables, Travel, Other….

Indirect costs are those eligible costs which cannot be identified as directly attributable to the project, but which are incurred in direct relationship with the project's direct eligible costs (II.15.2), such as:

• Costs related to general admin & management;• Costs of office or laboratory space, equipment, and related

expenditure such as water, heating, electricity;• Maintenance, insurance and safety costs;• Network connection charges, postal charges and office

supplies;• Common office equipment such as PC’s, laptops, office

software;• Miscellaneous recurring consumables.

ERCERCeligibilityeligibility of of costscosts

ERC ERC Final payment

Timing

Soumission des rapports – Periodic Financial Management Report & Scientific Report - endéans les 60 jours après la fin du projet,

Payment Final est dû endéans les 105 jours après réception du set complet et acceptable des documents par l’ERCEA,

Rappel & PFMR templateenvoyés au bénéficiaire 2 semaines

avant la fin de la reporting period

ERC ERC Final payment

Deliverables et procedure

• Financial management report final + rapport scientifique final doivent être reçus et acceptés par l’ERC EA - délai de réception endéans les 60jours après fin du projet,

• Déblocage du Guarantee Fund (5% de la contribution total du projet) article II.21 ECGA (Annexe II Conditions Générales),

• Déduction des revenus éventuels et intérêts générés par le pre-financing,

• Paiement final correspond à l’acceptation des coûts du bénéficiaire.

The total du paiement final est limité au maximum de la contribution (Article 5 of ECGA).

ERC ERC Links

Annex IV, via FORCE programme, which is accessible via the ECAS portal at the following address:

https://webgate.ec.europa.eu/FormChttps://webgate.ec.europa.eu/ecas/help.jsp

Scan version to be sent to the functional mail box.

ERC-C2@ec.europa.eu

• Soumission tardive du PFMR et/ou incomplet,

• Declaration non signée par le beneficiaire et/ou le PI,

• Declaration non signée par représentant légal,

• Section “Project management” incomplet,

• Annexe IV non signé, sans cachet, “not submitted to EC” via FORCE,

• Original de l’Annexe IV (cachet + signature) mais “not submitted to EC” via FORCE.

ERCERCReporting - FREQUENT ERRORS (1)

• Sous ou surconsommation des resources, sans justification dans le PFMR,

• Changements/transferts entre postes budgétaires sans justification dans le PFMR,

• Tableau Explanation of use of resources, les montantsdiffèrent de ceux de l’Annexe IV,

• Equipment: application du full cost au lieu de la depreciation costs,

• Breakdown of Direct Costs: incomplet ou non correspondance avec l’Annexe IV.

ERCERCReporting - FREQUENT ERRORS (2)

Definition d’avenant (Amendment)

• “Acte juridique destiné à modifier les engagements initiallement acceptés entre les différentes parties (ex. host institution, ERC EA)”

• L’avenant peut soit modifier les dispositions du GA, soit créer de nouveaux droits et/ou obligations entre les parties contractantes ou vis-à-vis de tiers

Base juridique relative à la modification des bourses ERC

1. Guide FP7 • “Guide des Avenants FP7”

• “Guide de résiliation” des Projets dans le cadre de FP7 GA

• Autres documents: Règles de participation FP7, Clauses Spéciales ERC, Principes financiers, ERC Work Programmes, etc.

2. Procédures internes (ERC)L’unité ERC-C2 a developpé:

(i) un manuel de procédure adapté aux spécificités de l’ERC(ii) des procédures spécifiques relatives au changement de HI, au transfert en dehors de l'UE / AC, à la résiliation anticipée, etc

Type d’avenants

Changement de HI,Compte bancaire,

Durée du GA,Personne de contact,

Modification de l’Annexe I…

Changement dureprésentant légal,

Transfert Universel des Droits & Obligations,

…

Echange deLettres

Durant la vie du projet, des changementspeuvent survenir:

Avenantformel

Comment réaliser une demanded’Avenant?

• Principales caractéristiques d’une demande d’Avenant:• doit être soumise par écrit

• ne peut être soumise qu’après la signature et l’entrée en vigueur de la bourse ERC et avant le paiement final

• doit être claire et sans ambiguïtés

• doit représenter une partie intégrante du GA

• doit respecter les règles et les bases juridiques applicables (IDEAS Programme, Financial Regulations, …)

• entre en vigueur dès l’instant où les 2 parties parviennent à un accord signé (par les 2 parties) sur la modification requise

• doit être enregistré dans le système informatique de l’ERC-EA

Cycle de vie d’une demande d’avenant

• Demande Informelle (e-mail)Analyse et identification de la base juridique applicableNégociation et communication avec le bénéficiaireLes documents nécessaires à la formalisation de la demandesont fournis aux bénéficiaires

• Demande Formelle (signée par représentant légal)Vérification de la validité des documents soumisMise à jour des bases de données (CPM, NEF, ABAC, Adonis)Dans les cas nécessaires, l’opinion scientifique et/ou de la viabilité financière est demandéeSignature de la lettre d’avenant

• Suivi financierAnalyse de l’égibilité des coûts“Clearing” dans la base de données ABAC

Demande d’Avenant

• Centralisation de TOUTES les requêtes via une seule et même adresse email (Single Entry Point):

erc-c2-amendments@ec.europa.eu

• Chaque dossier d’avenant est assigné à un « AmendmentOfficer ». Celui-ci est chargé du traitement de la demande dès la réception et jusqu’à la signature de l'avenant

• Concernant les modifications ayant des implications financières, le « Project Officer » gère l’analyse et le suivi des aspects financiers

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ERCERC

Merci pour votre attention