Her finder du informationer om vores mission, værdier, organisation, personalepolitik og praktiske oplysninger. Du kan betragte håndbogen som et mini-opslagsværk.

FPS PERSONALE-HÅNDBOG

OPDATERET MAR 2018

Du er en del af en organisation, som er placeret forskellige steder i hele landet. Men uanset hvor du har din daglige gang, er du med til at sikre, at Forsvaret kan løse sin kerneopgave.

Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) er ministerområdet faglige styrelse på HR-området. Vi bidrager til kerneopgaven, ved at sørge for HR-driften i Forsvaret, Hjemmeværnet og en række af de andre styrelser. Vi leverer HR-rådgivning til ledere og chefer og er organiseret efter en partnermodel, hvor vi er til stede med lokale HR-partnere ved de andre myndigheder. Som en del af den centrale organisation har vi også et rådgivningscenter til ledere og chefer og en HR-portal, hvor medarbejdere og chefer kan finde information og selvbetjeningsløsninger på HR-området. Det er vores primære serviceindgange.

Bag serviceindgangene sørger vi for at holde den centrale del af HR-driften i gang. Det betyder, at vi hjælper myndighederne med stillingsopslag, støtter med bemanding og udsendelse til INTOPS, ligesom vi rekrutterer til uddannelser og værnepligt.

Når en medarbejder bliver syg eller skal på barsel, er det os, der modtager opkaldet og registrerer fraværet. Vi tager os også af Forsvarets arbejdsskade- og erstatningssa-ger samt personalejuridiske sager ligesom vi rådgiver Forsvarets myndigheder om de-res arbejdsmiljøindsats og tilbyder uddannelser indenfor arbejdsmiljø. Udover at holde maskinrummet i gang, gennemfører vi overenskomstforhandlinger og laver aftaler på Forsvarsministeriets koncernområde.

Veteranområdet er ligeledes forankret i FPS. Vi står for en systematisk indsats rettet mod alle veteraner og pårørende før, under og efter udsendelse herunder støtte fra psykologer og socialrådgivere.

Som direktør for FPS, vil jeg gerne byde dig velkommen til en spændende og udfor-drende arbejdsplads.

Velkommen til Forsvarsministeriets Personalestyrelse

Med venlig hilsen

Laila Reenberg Direktør

2

INDHOLD

3

VIRKSOMHEDSPROFIL LEVEREGLER MISSION OG VISIONORGANISATION GEOGRAFISK PLACERING ARBEJDSOMRÅDER POLITIKKER M.M. SOCIAL KAPITAL RYGEPOLITIK ALKOHOLPOLITIK STRESSPOLITIK - FORSVAR MOD STRESS MEDARBEJDERSAMTALER LØNPOLITIKPRESSEPOLITIKKOMMUNIKATION, WEB OG DESIGNMÆRKEDAGE ADGANG OG SIKKERHED FØRSTE MØDEDAG ÅBNINGSTIDER ID-KORT KONTAKTPERSONMILITÆR SIKKERHEDBRANDKONTORSIKKERHEDARBEJDSTIDVARIABLE ”KOMME-/GÅTIDER” FLEKSTIDDELTIDREGISTRERING AF ARBEJDSTIDFRAVÆR OG FERIEBARN SYG BARSEL FERIE OG FRIDAGELÆGE-, TANDLÆGE- OG KLINIKBESØG SYGDOM IT, TELEFONI OG POST IT PÅ ARBEJDSPLADSENKONTROL OG ADGANG TIL DATA OUTLOOKPOSTEKSPEDITIONTELEFONREJSEAKTIVITETUNIFORMERING MØDEAKTIVITET OG FORPLEJNING KAFFE- OG TEORDNING FORENINGER, UDVALG OG RABATORDNINGARBEJDSMILJØORGANISATIONSAMARBEJDSUDVALGPERSONALEFORENINGIDRÆTSFORENINGLOGBUYBEGREBER & FORKORTELSER

4456789999

101010111111121212121212121213131414141515151515151616171717181818191919191920202021

4

Virksomhedsprofil

Vi har udarbejdet fem leveregler i FPS, som vi ønsker alle i FPS efterlever.

LEVEREGLER

VI TÆNKER I HELHEDERDenne leveregel er vigtig i FPS fordi:• Helhedstænkning er en forudsætning for, at der er sammen-

hæng i opgaveløsningen.• En optimal løsning skabes kun, hvis den er tænkt ind i den rette

sammenhæng.• Kun ved at være opmærksom på alle led i kæden, kan vi levere

”varen” til tiden.

VI ER SERVICEMINDEDEDenne leveregel er vigtig i FPS fordi:• Vores eksistensberettigelse er at yde service.• Vores service er afgørende for vores kunders succes.

VI TÆNKER I KVALITETDenne leveregel er vigtig i FPS fordi:• Kvalitet i vores opgaveløsning er en forudsætning for

myndighedernes opgaveløsning.• Kvalitet i vores arbejde er en forudsætning for, at vi bliver anset

for at være troværdige.• Kvalitet i vores arbejde er en forudsætning for, at vi kan føle

faglig stolthed.

VI LÆRER AF HINANDENDenne leveregel er vigtig i FPS fordi:• Videndeling er en forudsætning for bedre sagsbehandling.• Videndeling højner fagligheden.• Ved at videndele, nyttiggør vi hinandens ressourcer.

VI UDVISER GENSIDIG RESPEKTDenne leveregel er vigtig i FPS fordi:• Gensidig respekt er en forudsætning for et godt og tillidsfuldt

arbejdsmiljø.• Gensidig respekt er en forudsætning for, at mangfoldighed kan

trives.

5

Mission og vision

Der er i 2015 udarbejdet en fælles mission og vision for hele Forsvarsministeriets koncern.

MISSIONSammen arbejder vi for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed.

VISIONVi driver og udvikler opgaveløsningen, så vi får mest mulig effekt ud af de ressourcer, vi sammen råder over.

Vi er en professionel og bredt anerkendt samarbejdspartner.

Vi skaber fælles handlekraft gennem loyalt og tillidsfuldt samarbejde.

Organisation FPS består af to divisioner, et ledelsessekretariat, en proces- og digitaliserings-afdeling samt Veterancentret.

Klik på organisationsdiagrammet og herefter på de enkelte afdelinger for at se en medarbejderoversigt.

6

7

Geografisk placering

FPS’ hovedsæde ligger i Ballerup. De decentrale elementer er placeret i:

• Aalborg

• Århus

• Antvorskov

• Ballerup - FMI

• Birkerød

• Fredericia

• Herning

• Hjørring

• Holmen

• Holstebro

• Høvelte

• Jonstrup

• Karup

• Nuuk

• Ringsted

• Svanemøllen

• Vordingborg

ArbejdsområderKUNDEDIVISIONEN (KUNDIV)Kundedivisionen har til opgave at bemande ministerområdets stillinger, rekrut-tere til Forsvarets uddannelser og indkalde til værnepligt, ligesom de støtter VFK med udsendelser til INTOPS og internationale stabe. Divisionen varetager HR-portalen og rådgiver desuden koncernen om HR, bl.a. karriere- og kompe-tenceudvikling.

FORRETNINGSDIVISIONEN (FORDIV)Forretningsdivisionen varetager overenskomster og aftaler for størstedelen af koncernen, ligesom de har ansvaret for personalejura og erstatnings- og ar-bejdsskader. Divisionens anden hovedopgave er central registrering af syge-fravær, behandling af barselsrelateret fravær og inddrivelse af personalerela-terede refusioner. Desuden er Forsvarsministeriets Center for Arbejdsmiljø og Totalforsvarsarkivet forankret i divisionen.

LEDELSESSEKRETARIATET (LESEK)LESEK beskæftiger sig hovedsageligt med støtte til FPS’ ledelse, bl.a. planlæg-ning, rådgivning og koordination. De har ansvaret for kommunikation og hen-vendelser fra presse, borgere og politikere. Arbejdet med militær sikkerhed og SU er forankret hos LESEK og derudover varetager de personaleadministrative opgaver og intern drift, herunder IT, telefoni og ESDH. Arbejdstid for FPS, FES og FRS er ligeledes forankret i LESEK.

AFDELINGEN FOR PROCESSER OG DIGITALISERING (PD)I PD har vi fokus på digital udvikling og processer der kan understøtte FPS’ ambition om at være statens bedste HR-organisation. Vi understøtter særligt ambitionen gennem en række projekter inden for bl.a. digitalisering og LEAN. Derudover har vi ansvaret for HR-delen i DeMars herunder vejledning og un-dervisning.

VETERANCENTRET (VETC)Veterancentret yder en systematisk indsats rettet mod alle soldater, vetera-ner og pårørende før, under og efter udsendelse. Centret forsker og formidler viden om veteraner og støtter med socialrådgivning, rehabilitering, job- og uddannelsesvejledning og livslang psykologisk støtte. Vi koordinerer ligeledes mellem de frivillige på veteranområdet. Veterancentret har hovedsæde i Ring-sted med lokale centre over hele landet og blev en del af FPS 1. oktober 2014.

8

Politikker m.m.

FPS sætter en ære i, at forholdet mellem arbejdspladsen og den enkelte med-arbejder bygger på et solidt fundament. Det vil sige, at FPS har en stærk hold-ning til under hvilke forudsætninger det daglige samarbejde skal kunne fun-gere bedst muligt.

SOCIAL KAPITALGod trivsel giver social kapital og omvendt. Det giver social kapital, når orga-nisationen har indbyrdes tillid, retfærdighed samt evne og vilje til at samar-bejde. I FPS arbejder en arbejdsgruppe med implementering af social kapital. Arbejdsgruppen er medarbejderdrevet og dens vigtigste opgave er at italesæt-te og internalisere social kapital i organisationen.

Det er vigtigt at øge den enkeltes bevidsthed om sin rolle og sit ansvar i for-hold til at bygge relationer i organisationen, da dette er fundamentet for en sund, effektiv opgaveløsning og god trivsel i dagligdagen. Kommunikation er et væsentligt parameter i arbejdet med social kapital, og fælles forståelse af ker-neopgaven og vores forskellige roller i opgaveløsningen, er det, arbejdsgrup-pen forsøger at påvirke.

MANGFOLDIGHEDMedarbejdere er forskellige på flere områder end de synlige kendetegn som fx køn, alder, hudfarve og handicap. De har forskellig livsanskuelse, uddannel-ser og erfaringer, religiøse og seksuelle præferencer, social og kulturel bagage og dertil kommer, at de har hver deres personlighed, værdier, egenskaber og kompetencer. Forskellighed giver flere perspektiver på samme arbejdsopgave, åbner for kreativitet og innovation samt tilfører potentielt værdi, fordi forskel-lighed og rummelighed gør, at vi kan inkludere og operationalisere relevante kompetencer i opgaveløsningen.

FPS stræber efter at være en mangfoldig arbejdsplads, hvor mangfoldigheden aktivt bruges som en styrke i opgaveløsningen, og at FPS er en arbejdsplads hvor der er plads til alle, der kan og vil. FPS har et tværfagligt netværk, der arbejder med mangfoldighed i både egen organisation og i særdeleshed til gavn for vores kunder. Ansvaret for mangfoldighed i FPS er forankret ved che-fen for kundedivisionen.

9

10

RYGEPOLITIKDer er rygeforbud i alle FPS’ bygninger, og rygning er kun tilladt udendørs. I Ballerup (Lautruphøj 8) må der desuden ikke ryges i gården. Der er rygeom-råder ved cykelstativet ved byg. L, containerne bag kantinen, trapperne bag receptionen samt ved vareindleveringen. Overtrædelse af arbejdspladsens rygepolitik kan efter omstændighederne munde ud i, at den ansatte tildeles en ansættelsesretlig reaktion, som vil blive meddelt af FPS. Enkeltsager vil altid blive afgjort på grundlag af en konkret vurdering af den foreliggende sag.

ALKOHOLPOLITIKIndtagelse af alkohol i arbejdstiden er som udgangspunkt ikke tilladt. Ønsker du udskænkning af alkohol i arbejdstiden, fx ved en reception, skal du ind-hente en tilladelse fra din chef. Besøger du andre enheder, bør du følge den lokale alkoholpolitik. FPS forventer, at du undlader at indtage alkohol forud for kontakt med kunder. Hvis du har mistanke om eller konstaterer, at en kollega har et alkoholmisbrug, hjælper du bedst ved at gøre din kollegas tillidsrepræ-sentant opmærksom på problemet.

STRESSPOLITIK - FORSVAR MOD STRESSFPS ønsker at være en arbejdsplads med et stærkt forsvar mod stress. Der-for har vi en stresspolitik, som alle bliver opfordret til at læse og handle ef-ter. I politkken er der lagt vægt på, at medarbejderne i FPS har kendskab til stresssymptomer og hvordan disse kommer til udtryk. Der er særligt fokus på, hvordan du forebygger og håndterer stress, herunder hvilke ansvarsområder og roller den enkelte medarbejder har.

ANTIMOBBEPOLITIKMobning er utilstedeligt og accepteres ikke. Anti-mobbepolitikken skal skabe fokus på, hvad mobning er, hvordan mobning forebygges og håndteres, herun-der hvilke roller og ansvarsområder den enkelte medarbejder og chef/leder har i FPS i forbindelse med mobning.

MEDARBEJDERSAMTALERSamtalerne giver mulighed for at drøfte den nuværende og fremtidige arbejds-situation. Desuden kan samtalerne afdække forhold mellem arbejdsliv og øvri-ge livsforhold. Inden for de første dage i FPS skal du til en tiltrædelsessamtale med din chef/leder.

Medarbejdersamtalerne er en del af et forløb i Forsvarets Kompetenceudvik-lings- og Bedømmelsessystem (FOKUS). Du og din leder har tre former for samtaler:

• Tiltrædelsessamtale• Årlig udviklingssamtale• Fratrædelsessamtale

LØNPOLITIKDer er lønforhandlinger én gang om året. Her forhandles der bl.a. kvalifikati-onstillæg, funktionstillæg og engangsvederlag (Ny Løn).

Alle chefer og ledere skal holde en lønsamtale med deres medarbejdere inden lønforhandlingerne. Samtalen er en forventningsafstemning, hvor din leder vurderer, om du skal indstilles til tillæg eller vederlag. Det er vigtigt, at du som medarbejder får en følelse af at have haft en god lønsamtale. En indstilling ud-mønter sig dog ikke nødvendigvis i en honorering – det afhænger af afdelings-chefens samlede prioritering inden for afdelingen og ledelsens forhandlinger med organisationerne.

Når alle forhandlinger er gennemført, bliver det samlede resultat meldt ud i organisationen.

PRESSEPOLITIKHenvender pressen sig til dig, skal du altid henvise til pressechefen på FPS-LE-KOM1 eller tlf. 7281 9021 / 3266 5009. Også selvom du er faglig ekspert på området og vil kunne svare på journalistens spørgsmål.

KOMMUNIKATION, WEB OG DESIGNVi følger Forsvarsministeriets designmanual og de koncernfælles retningslinjer i forhold til web, layout, skrifttype mm.

Når det gælder vores skriftlige kommunikation, er kravet at ”vi kommunikerer kompetent og enkelt med alle”.

MÆRKEDAGEHar du 25, 40 eller 50 års jubilæum, er der mulighed for at afholde et arrange-ment med vin, øl, sodavand og snacks. Du kan også vælge at markere dagen med en let frokost.

Planlægningen af arrangementet bør foregå i samarbejde med din chef/leder. Der vil være et beløb på max. 3.000 kr. ekskl. moms til rådighed.

Ved pensionering gælder ovenstående også. Det forudsætter dog, at du har været ansat i mindst 10 år. Fratrædelse i forbindelse med kontraktudløb før du fylder 60 år er ikke omfattet af denne ordning.

11

FØRSTE MØDEDAGPå første mødedag bør du medbringe:• Navn, adresse og telefonummer på kontaktperson • Eventuel dokumentation på børn (dåbsattest)

ÅBNINGSTIDERFPS holder åbent mandag og tirsdag kl. 08.00-16.00 og onsdag-fredag kl. 08.00-15.00.

IDENTITETSKORTDet udleverede identitetskort gælder som adgangstegn til alle Forsvarets tje-nestesteder. Mister du identitetskortet, skal du melde det til sikkerhedsoffice-ren eller din chef.

Billede til id-kortDu skal hurtigst muligt efter din ansættelse have taget et foto til dit id-kort. Har du tjenestested i Ballerup, skal du lægge vejen forbi fotostudiet i lokale F.103. Åbningstiderne er tirsdag 12.30-14.30 og onsdag 09.30-11.30.

KONTAKTPERSONDu skal sørge for, at FPS har navn og telefonnummer på den person, som skal kontaktes i tilfælde af pludselig opstået sygdom eller ulykke.

MILITÆR SIKKERHEDSom ansat i Forsvaret har du tavshedpligt om forhold du bliver bekendt med gennem dit arbejde. Du vil i løbet af de første dage efter tiltrædelsen få en samtale med sikkerhedsofficeren, som vil orientere dig om militær sikkerhed.

BRANDDu bør undersøge placering af nærmeste brandalarm, brandslukningsmate-riel, flugtveje og det samlingssted, som du skal bevæge dig hen til i tilfælde af brand.

KONTORSIKKERHEDDu skal låse din arbejdsstation og låse skabe/skuffer, som indeholder følsomt materiale, selvom du kun er fraværende i en kort periode. Husk at lukke vin-duer inden du går hjem og lås døren, hvis det er sikkerhedsmæssigt påkrævet. Lad ikke følsomt materiale ligge fremme uden opsyn.

Det er desuden vigtigt at opbevare USB-nøgler og bærbare PC’er sikkerheds-mæssigt forsvarligt. FPS forventer, at du læser og handler efter den årlige sik-kerhedsinstruktion.

Adgang og sikkerhed

12

13

ArbejdstidDen normale arbejdstid i FPS er mandag og tirsdag kl. 08.00-16.00 og ons-dag-fredag kl. 08.00-15.00. Du kan vælge at blive omfattet af en af de to nedenstående ordninger, hvis du har behov for yderligere fleksibilitet.

VARIABLE ”KOMME-/GÅTIDER”Denne ordning giver mulighed for at aftale en anden fast arbejdstid end den, der normalt gælder i FPS. Du skal dog være på arbejde i tidsrummet kl. 09.00-14.00. Efter aftale med din chef kan dit mødetidspunkt være mellem kl. 07.00-09.00 og gåtidspunktet mellem kl. 14.00-17.00. Det er afdelingschefens an-svar, at afdelingen altid kan yde den nødvendige service over for kunder inden for FPS’ åbningstider. Alle fuldtidsansatte skal som planlægningsgrundlag have en arbejdstid på 37 timer fordelt på ugens fem hverdage.

Vælger du den variable ”komme-/gåtidsordning”, skal din chef/leder sende aftalerne på email til Personalekontoret. Denne ordning er fleksibel, hvis der skulle opstå særlige situationer i dit hverdagsliv. Fx kan aflevering af barn i dagsinstitution tage længere tid end det plejer eller et lægebesøg kan forsinke dig. Her har du mulighed for at møde senere eller gå tidligere.

FLEKSTIDDenne ordning bliver som udgangspunkt tilbudt alle medarbejdere i FPS.Som fuldtidsansat skal du dog være på arbejde kl. 09.00-14.00 på hverdage (fikstid) undtagen ved afspadsering, ferie osv. eller hvis andet er aftalt med din nærmeste leder. En almindelig arbejdsuge er 37 timer. Det vil sige, at du arbejder otte timer mandag og tirsdag og syv timer onsdag til fredag. Holder du en fleksfridag mandag eller tirsdag tæller det for otte timer, hvorimod en fleksfridag onsdag til fredag tæller for syv timer.

Du opgør fleksregnskabet sammen med arbejdstiden ved månedens udgang. Ved opgørelsen må du maksimalt have 20 overskudsflekstimer eller 10 under-skudsflekstimer inklusiv tidligere overførte overskuds-/underskudsflekstimer. Overskuds-/underskudsflekstimerne bliver automatisk overført til næste må-ned. I særlige tilfælde vil din chef kunne godkende overførsel af overskuds-flekstimer ud over de 20 timer til næste måned. Dog må du ikke overskride loftet på 10 underskudsflekstimer.

Som udgangspunkt har du mulighed for at afspadsere én dag om måneden. Hvis du ønsker at afspadsere yderligere, skal du aftale det med din chef/leder. Dog kan du maksimalt afvikle 18 hele fleksdage per kalenderår.

Der gælder særlige regler for deltidsansatte vedrørende flekstid.

DELTIDDet er muligt at gå på deltid, fx pga. familiemæssige forhold, hvis det er for-eneligt med tjenesten. Deltid kan aftales for såvel en kortere som længere periode, alt efter de konkrete behov og muligheder. En deltidsaftale vil kræve, at arbejdsopgaverne i din enhed fortsat kan løses, og at arbejdsbelastningen på dine kolleger fortsat er acceptabel. I alle tilfælde vil der blive taget stilling til dit ønske efter en konkret og individuel vurdering, hvor hensynet til såvel dine, som din enheds behov vil blive afvejet. Hvis du ønsker at gå på deltid, skal du henvende dig til din nærmeste chef/leder. Overvejer du at gå på deltid, bør du tage kontakte din tillidsrepræsentant eller faglige organisation, som kan rådgive dig i forhold til dine vilkår som deltidsansat.

REGISTRERING AF ARBEJDSTIDDu skal indtaste din arbejdstid i arbejdstidsregistreringssystemet CATS (De-Mars). Indtastningen skal være afsluttet senest den sidste hverdag i måneden. Du registrerer din arbejdstid via et ordrenummer, som passer til den hoved-opgave du er tildelt. Løser du opgaver, der afviger fra hovedopgaven, skal du registrerere arbejdstiden på et relevant ordrenummer, som din chef kan give dig.

Registrering af dage eller perioder med delvis sygefravær sker ved, at du underretter Sygemeldingskontoret, som så taster fravær. Du taster selv din ”komme- og gåtid”. Du skal ikke indtaste fravær eller arbejdstid ved graviditet- eller barselsrelateret fravær/orlov.

Hvis du ved månedens udgang holder ferie, er på tjenesterejse eller på anden måde er fraværende, skal du indtaste din arbejdstid den sidste arbejdsdag in-den disse aktiviteter. Herefter vil din chef/leder godkende din arbejdstid.

14

Fravær og ferieBARN SYGHvis dit mindreårige barn bliver sygt og du ikke kan få barnet passet, er der mulighed for, i fornødent omfang, at blive hjemme på barnets første sygedag. Du har også mulighed for at blive hjemme på dit barns anden sygedag, hvilket du aftaler med din chef/leder. Sådanne fraværsdage bliver registreret særskilt.

BARSEL OG ORLOVSkulle du komme i den lykkelige situation, at din familie har et nyt medlem på vej, eller har du planer om at afvikle anden barselsrelateret orlov, kan du på HR-portalen under ’Fravær’ finde informationer om barsel, fødsel, adoption, omsorgsdage, forældreorlov osv.

FERIE OG FRIDAGEFerieåret begynder 1. maj og du har krav på fem ugers ferie med og uden løn. Du må afholde tre ugers samlet ferie i perioden 1. maj - 30. september. Der-udover optjener du fem særlige feriedage, som du skal afholde inden 1. maj.

I FPS har vi koordinerede stilleperioder. Det betyder, at du bliver opfordret til at afholde ferie i dagene op til påske og i vinterferien (uge 7 el. 8) og efterårs-ferien (uge 41 el. 42).

Derudover opfordrer vi kraftigt til, at du afholder ferie i perioden mellem jul og nytår og dagen efter Kristi Himmelfartsdag. Du betaler selv disse feriedage. Det vil sige at de skal afvikles som ferie, særlige feriefridagen eller afspadse-ring.

Den 1. maj har månedslønnede civilansatte fri hele dagen, hvis tjenesten tilla-der det. Militæransatte har en almindelig arbejdsdag den 1. maj. På grundlovs-dag den 5. juni har alle medarbejdere fri, hvis tjenesten tillader det.

LÆGE-, TANDLÆGE- & KLINIKBESØGDu bør tilrettelægge lægebesøg mv. uden for arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt kan du få fri uden lønfradrag under visse betingelser. Spørg din chef/le-der, hvis du er i tvivl. Du kan også læse mere på HR-portalen.

SYGDOMBliver du ramt af sygdom, skal du på første sygedag senest kl. 09.00 ringe til Sygemeldingskontoret på tlf. 32 66 32 66. Sygemeldningskontoret har åbent mandag - fredag fra kl. 06.00-12.00.

Udenfor åbningstid kan du sygemelde dig via en formular på HR-portalen på internettet.

15

Din nærmeste leder vil automatisk få en mail fra Sygemeldingskontoret om din sygdom. Sygemeldningskontoret kan videregive beskeder til din leder eller kol-legaer om konkrete arbejdsopgaver.

Er du syg i over 14 dage, vil du blive bedt om at indsende en lægeerklæring. Når du er blevet rask igen, skal du raskmelde dig senest to timer efter du er mødt på arbejde på tlf. 32 66 32 66 eller via mail på FPS-KTP-SYBA.

Du vil efter endt sygdomsforløb få tilsendt en sygefraværserklæring fra perso-nalekontoret. Den modtager du og godkender via din e-Boks.

IT, telefoni og postIT PÅ ARBEJDSPLADSENEn arbejdsstation i FPS består af en FIIN-computer og 1-2 skærme. Ved særli-ge behov kan enkelte arbejdsstationer være udstyret med en internetmaskine.FIIN står for Forsvarets Integrerede Informatiknetværk og fungerer som kon-cernens interne netværk. Her har du adgang til alle myndigheder herunder FPS.

På intranettet finder du interne nyheder samt organisations- og funktionsre-levante oplysninger. FPS administrerer også HR-portalen der er rettet mod de fleste medarbejdere i Forsvarsministeriets koncern.

16

KONTROL OG ADGANG TIL DATAI henhold til bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen skal statsinstitutionertilstræbe en sikker og effektiv økonomiforvaltning. Dette tilsikres bl.a. ved, at der foretages løbende kontroller af medarbejdernes brug af koncernens stan-dardarbejdspladser og informationssystemer, herunder FIIN, Internet, DeMars mv. Til brug herfor bliver medarbejderes færden i systemerne, for eksempel DeMars, logget for at følge op på dette.

Denne kontrol omfatter blandt andet stikprøvevis undersøgelse af, om med-arbejderes søgning på andre medarbejderes mere personlige oplysninger har været tjenstligt begrundet.

Procedure for adgang til andres dataI forbindelse med en medarbejders død, sygemelding eller orlov kan det værei arbejdsgivers interesse at få adgang til den pågældende medarbejders emails.Dette vil kun ske, når der foreligger en saglig begrundelse, fx når det er nød-vendigt at få oprettet et autosvar på mailkontoen, eller hvis der er behov for at få reageret på indkomne mails. E-mails markeret med ”Privat” vil være undta-get.

OUTLOOKFPS forventer du fører aftaler, møder, længere fravær og lignende ind i Outlook, så receptionen kan se, om du er tilstede og dermed kan omstille korrekt. Husk i den forbindelse at dele din kalender. Du skal aktivere ”Ikke til stede-assisten-ten” i Outlook og skrive i hvilken periode du er fraværende. Du må gerne op-rette automatisk videresendelse af mails til en kollega.

POSTEKSPEDITIONFPS modtager indgående brevpost hver dag kl. 10.00. I Ballerup bliver brevene fordelt i dueslag i stueetagen i byg. F. Udgående post skal afleveres senest kl. 14.00 mandag til torsdag og senest kl. 13.00 fredag.

Elektronisk post bliver registreret af Administrationssektionen og fordelt elek-tronisk til den relevante medarbejder.

TELEFONHvis du ikke besvarer din telefon, bliver opkaldet automatisk videreført til om-stillingen, hvis det er et opkald uden for Forsvaret.

Hvis du har en fastnettelefon, bør du viderestille den, når du ikke er på konto-ret, ved at benytte knappen MEDFLYT. Hvis du har en mobiltelefon, bør du ind-tale en besked på telefonsvaren, hvis du er væk i længere tid. Husk i øvrigt at indtale ny besked, når du overtager en ny stilling med tilhørende mobiltelefon.

17

RejseaktivitetHvis du skal på tjenesterejse, opretter du selv rejsen i DeMars rejsestyring. Din chef skal godkende rejsen, hvilket han/hun får besked om via mail. Du får ligeledes en mail, når du skal afslutte din rejse.

Ved privatrejser kan du benytte Forsvarets kvarterer mod betaling. Booking sker på FES’ Serviceportal på www.ejendomsstyrelsen.dk.

UniformeringFor det militære personel i FPS er det frivilligt, om man vil bære uniform eller civil påklædning.

De uniformerede medarbejdere i Rekrutteringsafdelingen bærer dog altid uni-form, når de gennemfører afprøvninger samt repræsenterer og brander For-svaret over for det omgivende samfund - eksempelvis ved gennemførelse af Forsvarets Dag og ved andre rekrutterings- og oplysningsaktiviteter for det uniformerede forsvar.

Følgende uniformer skal bæres: HÆREN Tjenesteuniform M/69, M/84 eller M01SØVÆRNET 3a, 3b, 3c eller funktionsuniform 6a, 6bFLYVEVÅBNET M/72, M/84 eller M01

18

19

Mødeaktivitet og forplejningNår du skal holde et møde, kan du booke et mødelokale via Outlook. Møde-lokalerne har deres egen kalender, så du kan se hvornår de er ledige. Søg på FPS-MRUM i adressekartoteket.

Forplejning (fx frugt eller kage) kan som udgangspunkt kun bestilles, hvis mø-det er med personer uden for FPS fx Forsvarsministeriet, VFK eller de faglige organisationer. Du bestiller via det lokale cafeterie.

Evt. opdækning til mødet sørger du selv for, ligesom du skal huske at rydde op, så lokalet er klar til næste bruger.

Kaffe- og teordningDer er opstillet kaffeautomater, tebreve, sukker og mælk som du må bruge til møder og i hverdagen.

Foreninger, udvalg og rabatordningARBEJDSMILJØORGANISATIONFPS har en arbejdsmiljøorganisation (AMO) i henhold til arbejdsmiljøloven.

SAMARBEJDSUDVALGFPS’ Samarbejdsudvalg (SU) består af tre ledelsesrepræsentanter - direktøren, vicedirektøren og chefen for Ledelsessekretariatet - og syv tillidsrepræsentan-ter fra:

Centralforeningen for Stampersonel (CS), Danmarks Jurist- og Økonomforbund (DJØF), Dansk Magisterforening (DM), Forsvarets Civil-Etat (FCE), Handel- og Kontorfunktionærernes Forbund (HK), Hovedorganisationen for Officerer i Dan-mark (HOD) og Hærens Konstabel- og Korporalforening (HKKF).

Tillidsrepræsentanterne kan afholde to medlemsmøder om året.

20

PERSONALEFORENINGFPS’ personaleforening (kaldet PØ) står for en række arrangementer som både medarbejdere og gæster kan deltage i. Alle medarbejdere er automatisk med-lem af PØ, og medlemsskabet er gratis.

IDRÆTSFORENINGI FPS er der ingen idrætsforening. Hvis du ønsker at deltage i et arrangement under Dansk Militært Idrætsforbund (DMI), skal du tage kontakt til DMI’s se-kretariat.

LOGBUY-RABATKORTSom ansat i Forsvarsministeriets koncern har du adgang til en række rabatter via Logbuy bl.a. på rejser, wellness og boligartikler.

Ansøgning om et Logbuy-kort sker via www.mylogbuy.dk. Klik på ’Opret ny bruger’ og oplys fulde navn og e-mailadresse. I feltet lønnummer skriver du dit medarbejdernummer (MA-nr.) Under firmanavn angives Forsvaret. Du modta-ger herefter en mail fra Forsvaret og Logbuy-teamet. Logbuy-administratoren ved FPS skal godkende ansøgningen før rabataftalerne kan benyttes.

Du udskriver selv dit Logbuy-kort, som findes under profilikonet inde på sitet www.mylogbuy.dk.

1-NET: Giver begrænset adgang til internet fra en FIIN-maskineABM: Ansvarlig brugermyndighedAFD: AfdelingAFDCH: AfdelingschefAFDLD: AfdelingslederAG: ArbejdsgruppeAKM: ArbejdsklimamålingAKO: Arktisk KommandoAM: AdmiralAPV: ArbejdspladsvurderingASS: AssistentBAM: Budgetansvarlig myndighedBG: Brigadegeneral BRS: BeredskabsstyrelsenCATS: System til arbejdstidsregistreringCH: ChefCHKONS: ChefkonsulentCOB: Close of Business (ved udgangen af dagen)CS: Centralforeningen for StampersonelCSG: ChefsergentDeMars: Forsvarets IT-platform, som styrer personel, økonomi og lagerDEP: Departementet DF: DelingsførerDJØF: Danmarks Jurist- og ØkonomforbundDM: Dansk MagisterforeningELM: ElementEUD: ElevuddannelseEV: EngangsvederlagFA: FlotilleadmiralFAK: ForsvarsakademietFAUK: Forsvarets AuditørkorpsFC: ForsvarschefFCA: Forsvarsministeriets Center for ArbejdsmiljøFCDFU: Forsvarets Center for Digital Forvaltning og UddannelseFCE: Forsvarets Civil-Etat FE: Forsvarets EfterretningstjenesteFES: Forsvarsministeriets EjendomsstyrelseFFI: Forsvarets Fælles IntranetFIIN: Forsvarets Integrerede InformatiknetværkFIR: Forsvarsministeriets Interne RevisionFKIT: Forsvarets Koncernfælles InformatiktjenesteFLV: FlyvevåbnetFM: ForsvarsministerFMI: Forsvarsministeriets Materiel- og IndkøbsstyrelseFMN: ForsvarsministerietFOKS: Flyveroverkonstabel FPS: Forsvarsministeriets PersonalestyrelseFPS-DIR: Direktøren for Forsvarsministeriets PersonalestyrelseFRS: Forsvarsministeriets RegnskabsstyrelseFSPC: FlyverspecialistFSU: Forsvarets SundhedstjenesteFULDM: FuldmægtigFUT: Fysisk uddannelse og træningFUTJ: Funktionel tjenesteFØL: Forsvarets øverste ledelseGM: Generalmajor GN: GeneralHJK: HjemmeværnskommandoenHJV: Hjemmeværnet

21

Begreber & forkortelser

HK: Handels og Kontorfunktionærenes Forbund HKKF: Hærens Konstabel- og KorporalforeningHOD: Hovedorganisationen for Officerer i DanmarkHRN: HærenHSU: HovedsamarbejdsudvalgI.A.B: Intet at bemærkeIDA: IngeniørforeningenINET: InternetINTOPS: Internationale OperationerISAF: International Security Assistance Force (Navnet for den internationale mission i Afghani-stan)KA: KontreadmiralKD: KommandørKESDH: Koncernfælles Elektronisk Sags- og DokumenthåndteringssystemKFI: Koncernfælles intranetKFOR: Kosovo Force (Navnet for den internationale mission i Kosovo)KIH: Kommandant i HovedkvarteretKK: KommandørkaptajnKL: KaptajnløjtnantKN: KaptajnKP: KorporalKS: KonstabelKTCH: KontorchefKTFM: KontorfuldmægtigLT: LøjtnantMAKS: MarinekonstabelMATASS: Materielassistent MJ: MajorMODST: ModerniseringsstyrelsenMOKS: MarineoverkonstabelMSPC: MarinespecialistMYN: MyndighedNETADM: NetadministratorOASS: OverassistentOB: OberstOK: OrlogskaptajnOKO: Operativ kommandoOKS: OverkonstabelOKS-1: Overkonstabel af 1. gradOL: OberstløjtnantOS: OversergentP-KVAL: Personligt kvalifikationstillægPL: PremierløjtnantPOC: Point of contact (kontaktperson)SEK: SektionSESLG: SessionslægeSFO: Sergentgruppens FællesorganisationSG: SergentSIKOF: SikkerhedsofficerSLA: Service Level AgreementSOKOM: SpecialoperationskommandoenSPKONS: SpecialkonsulentSSG: Seniorsergent/Søværnets Sergent- og GrundskoleSTCH: StabschefSU: SamarbejdsudvalgSVN: SøværnetVA: ViceadmiralVDIR: VicedirektørVFK: Værnsfælles ForsvarskommandoVPL: Værnepligtig

22