fra tøvende start til struktur på projekt
DESCRIPTION
Præsentaion af kundecaseTRANSCRIPT
Fra tøvende start
til struktur på projekt
Computerworld Breakfast Club
30. september 2009
Sif Susanne Broby Madsen, UCC
Professionshøjskolen UCC
• Professionshøjskolen UCC blev etableret 1. januar 2008
som en fusion af CVU København & Nordsjælland, CVU
Storkøbenhavn samt Frøbelseminaret.
• Ca. 10.000 studerende
• Professionsbachelorer: Lærer, sygeplejerske,
pædagog og fysioterapeut o.a.pædagog og fysioterapeut o.a.
• Diplomuddannelser, kurser
• Videncentre: Forskning og udvikling
• Ca. 1.200 medarbejdere
• Fordelt på 17 lokationer
www.ucc.dk
Sif Susanne Broby Madsen
• Leder, it-udvikling i den fælles it-afdeling
• 4 projektledere samt 1 assistent
• Øvrige ressourcer hentes fra andre dele af it-afdelingen,
blandt UCCs øvrige medarbejdere samt eksternt
UCCPortal projektet
– etablering af en samarbejdsplatform
Visionen: Medarbejdere, studerende og samarbejdspartnere
skal kunne finde information og dele viden ét sted
- på en let og overskuelig måde
- uafhængigt af tid og sted
Målet: Ikke bare et velfungerende it-system, der effektiviserer
arbejdsgange, men også et arbejdsredskab der: arbejdsgange, men også et arbejdsredskab der:
- understøtter samarbejde og kommunikation på tværs af
organisationen
- er lettilgængeligt, uundværligt og giver daglig værdi
Kodeord: ’KOMPLEKSITETSREDUCERENDE’
- men vi vil alligevel gerne have det hele…!!
Forår 2008
– projektet igangsættes
• Direktionen godkender igangsættelsen af projektet
• Styregruppe nedsættes
• Projektorganisation:
• Koordinerende projektleder
• 4 delprojektledere
• Referencegrupper• Referencegrupper
• Analysearbejde og beskrivelse af behov og krav startes
Efterår 2008
– analyse…
• Analysearbejde og beskrivelser fortsætter
• Men der er endnu ikke et grundlag, som Styregruppen
kan beslutte ud fra
• Budget efterspørges!
• Jeg er på PRINCE2® uddannelse• Jeg er på PRINCE2® uddannelse
PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries
Vinteren 2008
– valg af projektmodel
• Vi vælger at køre projektet med PRINCE2
• Vi går i gang med at skrive en (ny) PID
• Fokus på fremgangsmåde. Skal vi vælge:
- udbud med alt, eller
- trinvis implementering?
Ultimo 2008
- aktiviteter, men ingen beslutninger…
• Der arbejdes fortsat i referencegrupperne
• Men… der er stadig ikke et beslutningsgrundlag
• Jeg står alene med viden om PRINCE2
• Der er brug for et ’boost’ i form af ekstern assistance
med praktisk PRINCE2 erfaringmed praktisk PRINCE2 erfaring
• EPM Group bliver bedt om at vurdere status for projekt
Primo 2009
– konsulenternes vurdering
Projektet:
• Meget omfattende i sine yderste ambitioner
• Meget krævende teknisk og organisatorisk
• Beslutningsgrundlag på Kommissorie niveau
Organisation:
• Organisationen er stor, decentral og nyetableret
30. september 2009UCCportalen
• Organisationen er stor, decentral og nyetableret
• Der er dårlige erfaringer fra et andet lignende projekt
• Organisationen er positiv overfor brugerinddragelsen i
projektet
• Styregruppen er utålmodig for at se resultater
Det operative projekt er ikke klart til initiering endnu
Primo 2009
– konsulenternes anbefalinger
Projektplanlægning:
• Projektet skal have et klarere fundament
• skal skabes gennem udvikling og levering af en række præ-projekt
produkter
•Der skal udarbejdes Produktbeskrivelser for alle præ-projekt produkter
• Procedurer for ændringsstyring og kvalitetssikring skal defineres og
besluttes
• Der skal arbejdes aktivt med risikostyring
30. september 2009UCCportalen
• Der skal arbejdes aktivt med risikostyring
Styregruppe:
• skal tage ejerskab, have aktive roller, godkende planer og tage
beslutninger
• Dialog om:
• Risikolog, kvalitetssikring og ændringsstyring.
Projektstruktur
Præ-projekt Udførende projekt
---SP--- IP F1 F2 F3 F4 … AP
Faseplaner…
Masterplan
ProjektplanPræ-projektplan
Projekt ”UCCPortalen”
Primo 2009
– Præ-projekt - fasen
• Masterplan for præ-projekt
• og meget overordnet projektets milepæle
• Operativ plan for præ-projekt fasen
• Risikoanalyse af fremgangsmåder
• ’udbud med alt’ og ’trinvis’
• Projektfremgangsmåde blev valgt (trinvis)• Projektfremgangsmåde blev valgt (trinvis)
• Workshops med referencegrupper
• Beskrivelse af funktionelle krav (ønskeseddel)
• Skitse til Kommunikationsplan
• Plan for Start af et Projekt
• Styregruppemøde
Forår 2009
– ‘Start af et projekt’ - fasen
• Struktur med PRINCE2 skaleret til UCC
• Overblik over produkter
• Produktbeskrivelser udarbejdes, kategoriseres og prioriteres
• Business Case udarbejdes: baseret på Statens model
• Risikolog: Meget om organisation…
• Masterplan med faseopdeling for hele projektet
30. september 2009UCCportalen
• Masterplan med faseopdeling for hele projektet
= Styregruppen godkender projektet med forbehold: Business Case skal forbedres
• Klar til at gå i gang med Initiering af projekt ☺
…..Men den forventede, interne projektleder langtidssygemeldt �!!!
Forsommeren 2009
– ’Initiering af projekt’ - fasen
• Business Case: Gevinster og besparelser
• Resultat: en ret hurtig tilbagebetalingstid, når løsningen er
fuldt implementeret
• Analyse af Sharepoint 2007 funktionalitet if. krav
• En ny projektleder udpeges og sendes på PRINCE2
kursuskursus
• Men han kan først arbejde fuld tid på projektet fra 1.
juli – kun få timers overdragelse fra konsulent
• Projektorganisation tilpasset
• Een Projektleder + Teamledere + Projekt support
• Styregruppemøde ultimo juni = Projektet bliver
godkendt ☺
Efterår 2009
– fase 1 i projektet
• Fase 1 af projektet er i fuld gang
• Informations- og applikationsarkitektur
• Fundament for udvikling ”støbes”
• Sharepoint fundament, Rettigheder og Roller, Active Directory,
Integration til Exchange Server, Data fra eksterne systemer (der
er mange i spil)
30. september 2009UCCportalen
er mange i spil)
• Valg af produkter til de efterfølgende faser
• Forretningens ønsker kontra teknisk optimal model
• Produktbeskrivelser udbygges/præciseres
• Yderligere brugerinddragelse
• Kurset ”PRINCE2 for ledelsen” gennemføres for Styregruppen
• Fokus på Roller og Ansvar
Konklusion
• Opstarten var meget langsommelig
• Vi fik dog produceret en masse brugbar information
• det har jeg konsulenternes ord for!
• Men vi kom ikke frem til beslutninger i Styregruppen…
• Vi havde ikke struktur:
• På informationer og data
30. september 2009UCCportalen
• På informationer og data
• På kommunikationen
• På information (især mængde) til Styregruppen
• Vi havde ikke en faseopdelt plan
Alt dette har vi nu - takket været PRINCE2,
tilpasset vores behov og modenhedsniveau