Samhällsbyggnadsförvaltningen Handläggare

Susanne Jarl

Tjänsteskrivelse 1(9)

2019-10-28 SBN AL 2019-00302

Samhällsbyggnadsnämnden

Förändring av förvaltningsorganisation - bildande av myndighetsförvaltning

Sammanfattning Samhällsbyggnadsförvaltningen delar uppfattning om att det är betydelsefullt att arbeta för en myndighetsutövning som förslaget till organisationsförändring siktar mot; en myndighet som kan agera utan risk för jäv eller otillbörlig påverkan och för effektiva arbetssätt i god dialog med medborgare och näringsliv. Att bilda en egen förvaltning till Myndighetsnämnden stärker nämndens oberoende ställning. Förvaltningen önskar dock framföra att förslaget presenterats med väldigt kort utredningstid och knappast grundar sig på en väl genomförd problemanalys och utvärdering av alternativa förslag till förändringar i syfte att nå målet ”Ett gott näringslivsklimat”, vilket är huvudsyftet med förändringen. Som ett skäl till föreslagen förändring lyfts att nuvarande organisation utgör allvarlig risk för jäv eller otillbörlig påverkan. Förvaltningen vill påtala att det från Länsstyrelsens kontroll av myndigheten inte finns några krav på åtgärder med anledning av nuvarande organisation. Oavsett var i den kommunala organisationen tillsynen finns är det viktigt att kontinuerligt säkerställa dess oberoende. Nuvarande organisation säkerställer det genom att:

• Myndighetsnämnden är budgetansvarig • Förvaltningschef får inte ta beslut i myndighetsärenden • Myndighetsnämnden har delegerat beslut till tjänstepersoner, ej

förvaltningschef • Det finns en väl etablerad respekt för myndighetsutövningens

oberoende och självständighet inom förvaltningen

Som ytterligare ett skäl till förändrad organisation lyfts möjligheterna till en effektivare handläggning som skulle leda till ett bättre näringslivsklimat. För att bli mer effektiv krävs framförallt att samtliga berörda verksamheter samarbetar och utvecklar sina processer och arbetsätt oavsett organisation.

Tjänsteskrivelse

2019-10-28

2(9)

SBN 2019-00302

Förslaget anger att förändringen inte medför några ökade kostnader. Av skrivelsen verkar det dock troligt att den nya förvaltningen inte längre vill samutnyttja stödresurser med Samhällsbyggnadsförvaltningen. En ökning med upp till 3,75 personer resoneras om i förslaget, vilket medför ökade kostnader med upp till 2,5 miljoner kr för kommunen. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att man i samband med denna organisationsförändring överför samtliga trafikfrågor till samhällsbyggnadsnämnden, för att få ett sammanhållet ansvar. För samhällsbyggnadsnämnden har de planerade organisationsförändringarna (ny organisation och flytt av mark- och exploatering) framförallt effekten att samhällsbyggnadsnämnden tappar helhetsansvaret för samhällsbyggnadsprocessen. Risken är att det uppdelade ansvaret leder till ineffektivitet om man inte fokuserar på arbetet med förvaltningsövergripande processer. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningen tjänsteskrivelse, daterad 2019-10-28 Kommunstyrelsens begäran om yttrande daterad 2019-09-30 Kommunstyrelsens ledningskontors skrivelse daterad 2019-09-26

Bakgrund Kommunstyrelsen har föreslagit två organisatoriska förändringar inom Samhällsbyggnadsnämndens område, dels att avdelningen Bygg och Miljökontoret inom Samhällsbyggnadsförvaltningen omvandlas till egen förvaltning samt att ansvar för mark- och exploateringsfrågor förs till kommunstyrelsens ansvarsområde. Förändringarna presenteras i två ärenden där samtliga nämnder ges möjlighet att yttra sig. Målsättningen med förändringarna är att Kommunfullmäktiges mål 3 ”Ett gott näringslivsklimat” lättare ska kunna nås. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen föreslår att avdelningen Bygg- och miljökontoret som arbetar på uppdrag av den mellan Karlskoga och Storfors gemensamma Myndighetsnämnden omvandlas till egen förvaltning. Förväntad effekt av att bilda en myndighetsförvaltning är, enligt förslaget:

• förbättrad dialog med näringslivet • effektivare handläggning • ökad rättsäkerhet • snabbare information-/ beslutsvägar • tydliga roller • oberoende tillsynsmyndighet

Tjänsteskrivelse

2019-10-28

3(9)

SBN 2019-00302

• nämnden får ansvar för sin personal • bättre överblick över verksamheten vilket underlättar vid

överläggningar om utökat samarbete med andra kommuner Myndighetsförvaltningen skulle ansvara för samtliga frågor som inryms i Myndighetsnämndens reglemente. Konsekvenser och kommentarer till förslaget Övergripande Samhällsbyggnadsförvaltningen delar uppfattningen om att det är betydelsefullt att arbeta för en myndighetsutövning såsom förslaget till organisationsförändring siktar mot; det vill säga en myndighet som kan agera utan risk för jäv eller otillbörlig påverkan och för effektiva arbetssätt i god dialog med medborgare och näringsliv. Dock har aktuellt förslag till organisationsförändring presenterats med väldigt kort utredningstid och upplevelsen är att det inte grundar sig på en väl genomförd problemanalys och utvärdering av alternativa förslag till förändringar som kan medverka till det förändringen avser, ”Ett gott näringslivsklimat”. Hanteringen av detta förslag, och förslag om flytt av mark- och exploateringsfrågor, kan jämföras med ärendet om Kultur- och föreningsnämndens föreslagna nedläggning, där omtag fick göras på grund av bristande utredning. Förväntningarna på vilka effekter förslaget ska leda till är högt ställda (se punktlista ovan). För att en uppnå ett bättre näringslivsklimat är det viktigt att förstå att det inte är organisation som ensamt löser frågan. Det är många funktioner inom olika organisatoriska enheter i kommunen som har ansvar. Därför är det viktigt att kommunövergripande processer och arbetssätt identifieras och förtydligas så att näringslivets representanter får ta del av smidiga kontaktvägar, god dialog och snabba, rättssäkra beslutsprocesser. Arbetet med att utveckla processer är något som måste säkerställas oavsett organisationsförändring. Lika gäller för att nå effektivare handläggning, snabbare informations/beslutsvägar eller bättre överblick. Även då behövs ett kontinuerligt arbete med att utveckla och förenkla processer och arbetssätt, vilket är oberoende av vilken organisatorisk tillhörighet verksamheten har. Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen finns en tradition av att arbeta systematiskt med ständiga förbättringar och processutveckling, även om avdelningarna har hunnit olika långt i arbetet. Mycket fokus det senaste året har legat på stora övergripande processer, såsom mark- och exploateringsprocessen och lokalförsörjningsprocessen. På Bygg- och miljökontoret har arbetet med att effektivisera arbetssätt tagit ny fart sedan nuvarande avdelningschef tillträdde november 2018 och avdelningen arbetar bland annat med att

Tjänsteskrivelse

2019-10-28

4(9)

SBN 2019-00302

säkerställa att handläggning sker rättssäkert och att man har moderna hjälpmedel för att kunna övergå till en mer digital handläggning. I förslaget finns ett flertal skrivningar som är missledande eller felaktiga. Dessa kommenteras särkskilt i tjänsteskrivelsen och markeras med fetstil. Verksamhet Effektivitet En av målsättningarna med att genomföra förändringen är att uppnå en effektivare handläggning, vilket alltid är eftersträvansvärt. På Bygg- om miljökontoret nås i dag de flesta målnivåer nämnden har satt upp gällande effektivitet. Handläggningstiden för t.ex. ett bygglov är hösten 2019 tre-fem veckor, vilket är gott och väl under lagstiftarens krav på 10 veckor. Förbättrad dialog med näringslivet Främsta skälet till föreslagen förändring är att förbättra dialogen med näringslivet. Redan idag visar Sveriges kommuner och landstings undersökning ”Insikt”, som mäter nöjdhet hos företagare som varit i kontakt med myndigheten i något av nämndens ansvarsområden (bygg, miljö, livsmedel eller serveringstillstånd), att nöjdheten är hög. Underökningen visar att indexet NKI (Nöjd Kund Index) har en positiv trend (2019 NKI=81 (delår), 2018 NKI=73). Delårsresultatet indikerar också att man är mer nöjd med servicen i Karlskoga jämfört med genomsnittet för övriga kommuner i länet och riket. Ett NKI över 70 bedöms som högt och över 80 mycket högt. Rättssäkerhet Förslaget till ny förvaltning stärker Myndighetsnämndens oberoende ställning. I förslaget framställs det dock som att det finns en allvarlig rättsosäkerhet och jävsproblematik i och med nuvarande organisation. Det känns viktigt att bemöta detta, eftersom det annars kan tolkas som att förvaltningen och nämnderna medvetet haft en rättsvidrig organisation i många år. Det behöver tydliggöras att:

• Majoriteten av de ärenden som handläggs på Bygg och miljökontoret har inte Samhällsbyggnadsnämnden som motpart. Det stora ärendeflödet kommer från privatpersoner eller företagare.

• Myndighetsnämndens oberoende som myndighet behöver tydliggöras oavsett var i den kommunala organisationen den finns eftersom det alltid finns risk för påverkan. Exempelvis vid kontroll av livsmedelhygien är Folkhälsonämnden motpart. Organisatoriskt är dessa verksamhetsutövare längre bort men lokaliseringsmässigt sitter de mycket nära. Risken med att beslut kan ifrågasättas finns så länge tillsynen är kommunal, oavsett hur

Tjänsteskrivelse

2019-10-28

5(9)

SBN 2019-00302

man är organiserad i den kommunala verksamheten, något som EU har påtalat för Sverige i synnerhet gällande livsmedelskontrollen.

• Nuvarande organisation är väl etablerad och det finns stor medvetenhet och respekt för Myndighetsutövningens särställning inom förvaltningen. Detta är en kultur som vårdats inom förvaltningen. I dagsläget har samtliga avdelningschefer och förvaltningschefen tidigare arbetat med myndighetsutövning.

• Förslaget beskriver att Myndighetsnämnden har delegerat många

typer av beslut till handläggande tjänsteperson. Förslaget framställer det som att det i och med nuvarande organsation skulle finnas en osäkerhet vem som är delegat. Det behöver förtydligas att delgeringsordningen tydligt pekar ut vilken funktion som får ta beslut. Förvaltningschef är inte delegat i myndighetsfrågor och kan inte ta beslut inom Myndighetsnämndens område. Delegeringsordningen för myndighetsnämndens ansvarsområde fastställs av Myndighetsnämnden.

• I förslaget hänvisas till Länsstyrelsens revisionsrapporter från 2013 och 2017. Det behöver tydliggöras att det ekonomiska oberoendet som fanns 2013 har åtgärdats i och med att Myndighetsnämnden ansvarar fullt ut för sin budget på samma vis som andra nämnder. Vid revisionen 2017 påtalas att det är viktigt att undvika beroendesituationer mellan handläggare och högre chefer med ansvar för drift och verksamhet men det ställs inga krav på åtgärder. Förvaltningen säkerställer myndighetsutövningens oberoende genom att delegera ansvar och befogenheter till avdelnings/enhetschefer som har stort ansvar inom sina respektive arbetsområden vilket innebär att förvaltningschefen inte är formellt sökande eller ansvarig verksamhetsutövare vid tillsyn.

• I förslaget beskrivs att tillsynspersonal inte ska upprätta

ansökningshandlingar åt verksamhetsutövaren som därefter granskas av myndigheten. Det kan läsas som att Bygg och miljökontorets inblandning i förvaltningens ansökningar är något som uppmuntras av förvaltningsledningen vilket måste kraftfullt dementeras.

• Verksamhetsutveckling • På samhällsbyggnadsförvaltningen, liksom på övriga

förvaltningar, finns en heltidstjänst som verksamhetsutvecklare. Hon arbetar med måluppföljning i års- och delårsrapporter, förvaltningsgemensamma utvecklingsprojekt och finns som stöd för avdelningarnas förbättringsarbete. Verksamhetsutvecklaren kan inte ensam driva allt utvecklinsarbete så det förväntas att

Tjänsteskrivelse

2019-10-28

6(9)

SBN 2019-00302

avdelningarna arbetar med utveckling inom sina uppdrag, antingen genom att fördela arbetsuppgifterna på flera personer eller utse någon som arbetar mer fokuserat. På Bygg- och miljökontoret har man valt att låta en person arbeta mer fokuserat. I förslaget framhålls det som en nackdel att det finns två personer på förvaltningen som arbetar med kvalitets- och verksamhetsutveckling. Förvaltningens verksamhetsutvecklare har arbetat drygt ett år och Bygg- och miljökontorets funktion för kvalitetsfrågor fick uppdraget i våras. Av förklarliga skäl finns det behov av att utveckla och förtydliga uppdrag och arbetssätt mellan dessa två personer och i samförstånd med kommunens kvalitetsgrupp. Detta kan bli aktuellt även om ny förvaltning bildas, men att man väljer att fortsätta att dela på vissa resurser.

Digital samhällsbyggnadsprocess Regeringen har uppdragit till Lantmäterimyndigheten att förenkla möjligheter att utbyta information digitalt när nya bostäder ska planeras och byggas. Översiktsplanering, detaljplanering, bygglov och medborgardialog ska kunna ske med digitala verktyg och här har samhällsbyggnadsförvaltningen en central roll att vara sammanhållande för att Karlskoga ska uppnå målet om en digital samhällsbyggnads-process. Arbetet har påbörjats och det är viktigt att det även framledes sker samordnat.

Samarbete med andra kommuner Argumentet att bildande av egen förvaltning skulle göra det enklare att samverka med andra kommuner kan ifrågasättas. Att samarbeta genom avtalssamverkan med andra kommuner är mycket möjligt även idag och uppmuntras från förvaltningschefen. Men, om flera kommuner är intresserade av att ingå ett mer formellt samarbete finns anledning att se över såväl tjänstepersonsorganisationen som den politiska konstruktionen. Erfarenheter från andra kommuner visar att det finns svårigheter med samarbete i gemensam nämnd där fler än två kommuner samverkar. Det kan då vara aktuellt att bilda ett kommunalförbund, som gör det enklare för flera kommuner att delta. Ekonomi Förslaget anger att förändringen inte kommer ha någon påverkan på budget men det framgår vidare att Myndighetsförvaltningen kommer att bemannas av 20-25 personer. Idag finns 20,5 medarbetare (inklusive avdelningschef, samt 0,5 vakanshållen tjänst) som till sin helhet arbetar på avdelningen. Utöver det har myndighetsnämnden i sin budget medel för att utföra uppdrag inom nämndens ansvarsområde men där personer har merpart av sin tid inom samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde (Tabell 1). Nämnden har sammanlagt budgeterade personalresurser för motsvarande 21,75 tjänster.

Tjänsteskrivelse

2019-10-28

7(9)

SBN 2019-00302

Tabell 1. Myndighetsnämndens tillgång till resurser

Resurs Del av heltid Kommentar

Avdelningschef 1 Bygg och miljökontor Sektionsledare 2 Bygg och miljökontor Administratör 1 Bygg och miljökontor Bygginspektör 9,5 Bygg och miljökontor

Miljöinspektör 7 Bygg och miljökontor (varav ca 0,6 del av tjänst som verksamhetsutvecklare)

Delsumma 20,5 Förvaltningschef 0,1 Lönefördelning Verksamhetsutvecklare 0,2 SBF/Stab, Interdebitering Kommunikatör 0,2 SBF/Stab, Interndebitering Förvaltningssekreterare 0,1 SBF/Stab, Interndebitering Trafikingenjör 0,15 SBF/Trafik, Lönefördelning Trafikhandläggare 0,4 SBF/Trafik, Lönefördelning BAB 0,1 Återgår till BoM from okt 2019

Delsumma 1,25 Summa 21,75

Utöver dessa tjänster har myndighetsnämnden del av stadsarkitekt samt trafikhandläggare som utför tillsyn av skymmande växtlighet enligt plan- och bygglagen. Dessa arbetsuppgifter finns idag inte medtagna i Myndighetsnämndens budget. Förslaget är inte tydligt med hur den nya myndighetsförvaltningen ska lösa utförandet av sina arbetsuppgifter. Å ena sidan framhålls att vissa resurser kan delas (s 5, rubrik Ekonomi) men å andra sidan framhålls att upp till 25 tjänster ska flyttas från Samhällsbyggnadsförvaltningen till den nya förvaltningen (s5, rubrik Personal). Om myndighetsförvaltningen väljer att ha egna resurser för det som idag samutnyttjas, kommer föreslagen förändring medföra kostnadsökningar för såväl Myndighetsnämnd som Samhällsbyggnadsnämnd. För samhällsbyggnadsnämnden innebär det oavsett minst 10 % förlorad kostnadstäckning för förvaltningschef. Om den nya förvaltningen väljer att inte samutnyttja resurser förlorar Samhällsbyggnadsförvaltningen arbetsuppgifter/intäkter för motsvarande 1,15 tjänst. Sammanlagt en förlorad intäkt om ca 750 000 kr. Utifrån förslaget att Myndighetsförvaltningen ska utgöras av 20-25 medarbetare samt att förslaget omnämner delade personalresurser som ett problem (sid 3 sista stycket) och därmed som ett skäl till bildande av egen förvaltning är det troligt att det på sikt kommer innebära utökning av resurser på respektive förvaltning. Det framgår inte i förslaget hur

Tjänsteskrivelse

2019-10-28

8(9)

SBN 2019-00302

man avser att lösa rollen som förvaltningschef – om det blir en utökning eller om avsikten är att förvaltningschef också är enda chef.

Tabell 2. Uppskattade personalekonomiska konsekvenser. Kostnad SBN Förlorad intäkt 750 000 kr MYN Resursökning 3,25 tjänst 1 790 000 kr Förvaltningschef ny förvaltning ? 2 540 000 kr

Sammantaget för de två nämnderna skulle det innebära en fördyring med upp till ca 2 500 tkr i det fall som innebär att man inte längre delar på personalresurser samt utökning med fler resurser på den nya förvaltningen. Förvaltningschef ej inräknat. I förslaget framställs att nämndens möjlighet att påverka behov av personalförändringar är svårt i och med att Samhällsbyggnadsnämnden är anställningsmyndighet. Som beskrivits ovan har Myndighetsnämnden ansvar för egen budget och tilldelas ram på samma vis som övriga nämnder. Avdelningschef för Bygg- och miljökontoret har ansvar att påtala nämndens resursbehov i budgetprocess på samma vis som övriga. Personal I förslaget under stycket personal framgår att Myndighetsförvaltningen kommer att bemannas med 20-25 tjänster och att Samhällsbyggnads-förvaltningen kommer att reduceras med motsvarande antal. Eftersom Bygg- och miljökontoret för närvarande har 20 medarbetare är det enligt förslaget upp till 5 tjänster som ska försvinna från Samhällsbyggnads-förvaltningen. För närvarande tar Myndighetsnämnden del av 1,25 tjänst (tabell 1), vilka ytterligare funktioner/tjänster som avses framgår inte. Frågan om trafiknämnd Idag är ansvar för trafikfrågor delat mellan Myndighetsnämnden och Samhällsbyggnadsnämnden, med en mindre del på Myndighetsnämnden. För att få ett sammanhållet ansvar mellan trafiknämnd och väghållarmyndighet (SBN) föreslås att samtliga trafikfrågor läggs under Samhällsbyggnadsnämndens ansvar. Detta blir i så fall likt många andra kommuner, bland andra Kristinehamn, Karlstad och Örebro. Handläggarna inom trafikenheten är ett fåtal specialister och det är viktigt både ur verksamhets- och arbetsmiljöperspektiv att enheten hålls samman och inte splittras. Överväganden För samhällsbyggnadsnämnden och förvaltningen har de planerade organisationsförändringarna framförallt effekten att samhällsbyggnadsnämnden tappar helhetsansvaret för samhällsbyggnadsprocessen och man går tillbaka till den organisation som rådde runt 2005. Risken är att det uppdelade ansvaret leder till

Tjänsteskrivelse

2019-10-28

9(9)

SBN 2019-00302

ineffektivitet. För att minimera den risken måste det förvaltningsövergripande arbetet med processer (exempelvis etableringsprocessen) både vidmakthållas och intensifieras samt säkerställas från högsta ledning i kommunen. Att bilda en myndighetsförvaltning stärker framförallt myndighetsnämndens oberoende ställning. Huruvida det i sig bidrar eller inte till ett bättre näringslivsklimat är svårt att uttala sig om. Samhällsbyggnadsnämnden har ett sparbeting på sig inför 2020 och det bedöms inte som möjligt att överlåta mer resurser än vad myndighetsnämnden har i budget. Det är därmed upp till kommunstyrelsen att avgöra vad den planerade organisationsförändringen får kosta. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut

- Samhällsbyggnadsnämnden motsätter sig inte förslaget att det bildas en ny förvaltning för myndighetsnämndens verksamhetsområde.

- Innan en sådan förändring genomförs bör det klargöras hur den totala ekonomiska konsekvensen ser ut samt hur utförandet av de arbetsuppgifter som idag samutnyttjas ska lösas.

- Samhällsbyggnadsnämnden anser att omorganisationen bör utvärderas efter 1 år.

- Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att föreslå KS att samordna samtliga trafikfrågor till Samhällsbyggnadsnämnden.

Eleonore Åkerlund Förvaltningschef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens ledningskontor Handläggare

Johan Harryson

Beslutsunderlag 1(5)

2019-09-26 KS

Förändring av förvaltningsorganisation – bildande av en myndighetsförvaltning Sammanfattning Kommunens verksamheter har stor betydelse för samhällsutvecklingen.

Att ha en ändamålsenlig förvaltningsstruktur stärker kommunens

förtroende bland invånare och företagare. För att lättare nå

kommunfullmäktiges mål nr 3 ”Ett gott näringslivsklimat” anses

bildande av en fristående ”Myndighetsförvaltning” vara befogad.

Myndighetsnämnden har redan i dag egen budget och bildandet av en

egen förvaltning förväntas inte medföra ökade kostnader för kommunen.

Länsstyrelsen har framfört kritik mot att personalen som arbetar med

tillsyn och tillstånd är organiserat i samma förvaltning som verksamheter

som de har tillsynsansvar för. Genom att bryta ut bygg- och

miljökontoret till en fristående förvaltning löser man jävsproblematiken

och uppfyller kraven på en tillsynsmyndighets oberoende ställning.

Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors beslutsunderlag 2019-09-26

Riskanalys ur arbetsmiljöperspektiv och för facklig förhandling.

Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden bildades 2007 och

båda nämnderna får sitt uppdrag utfört av medarbetare på

samhällsbyggnadsförvaltningen, även den bildad 2007. På förvaltningen

hanteras frågor gällande teknisk service, fastigheter, mark och planering

samt tillsyn och prövning inom bland annat miljö och hälsoskydd,

livsmedel samt bygg. Att samla alla förvaltningens frågor i en nämnd är

inte möjligt eftersom nämndens verksamheter kan vara sökande (t.ex.

bygglov) eller föremål för tillsyn (t.ex. fordonsverkstad).

Januari 2015 bildades gemensam nämnd för myndighetsutövning med

Storfors kommun. Reglemente för den gemensamma nämnden är antaget

i värdkommun (Karlskoga) och samverkanskommun (Storfors) och

nämnden finns inordnad i värdkommunens organisation. Samarbetet

fungerar mycket väl ur såväl medborgar-, tjänsteperson- som politiskt

perspektiv.

I maj 2015 verkställdes ny organisation på förvaltningen där syftet var att

organisationen skulle spegla nämndernas fyra huvudsakliga processer;

myndighetsutövning (bygg och miljö), planering (mark och planering),

Beslutsunderlag

2019-09-26

2(5)

förvaltningsstöd (stab) och utförande (teknik och fastighet).

Organisationen skulle därmed ge bättre förutsättningar att samordna

personal och övriga resurser för en effektivare hantering av

arbetsuppgifter inom nämndernas ansvarsområden.

När samhällsbyggnadsförvaltningen bildades 2005 riktades kritik mot

organisationen från länsstyrelsen i Örebro gällande risk för otillbörlig

påverkan av myndighetsutövning i och med förvaltningschefens dubbla

ansvar samt att myndighetsnämnden inte hade någon budget för sitt

uppdragsområde. Vid revision av miljötillsynen 2013 skrev

Länsstyrelsen Örebro följande i sin revisionsrapport:

”Samhällsbyggnadsförvaltningen är uppdelad i fyra avdelningar;

Miljökontoret, stadsbyggnadskontoret, Teknik och fastighetsavdelningen

(inkl. gata, park, fastigheter) och Förvaltningsstaben (inkl. plan och

exploatering). Förvaltningen lyder under två nämnder, dels

samhällsbyggnadsnämnden och dels myndighetsnämnden. Personalen på

miljökontoret är anställd av samhällsbyggnadsnämnden och utför uppdrag

åt myndighetsnämnden. Myndighetsnämnden har tillsyn inom miljö, teknik

och bygg.

Det är myndighetsnämnden som beslutar om behovsutredning och

tillsynsplan. Myndighetsnämnden fattar inte beslut om budgeten för

miljökontoret, utan det gör samhällsbyggnadsnämnden.

Myndighetsnämnden har som uppgift att bevaka att de får de resurser som

behövs för myndighetsutövningen.

Länsstyrelsen anser att tillsynen organisatoriskt skulle ha ett större

oberoende om Kommunstyrelsen fördelar resurserna., Nuvarande ordning

skulle kunna medföra minskad tilldelning i budgeten om

samhällsbyggnadsnämnden tycker att miljökontoret eller

myndighetsnämnden fattar besvärliga beslut. Det är viktigt att kunna visa

att man är en oberoende tillsynsmyndighet.”

Efter detta har budgetansvaret flyttats till myndighetsnämnden.

Kommentarerna kring organisationen följdes upp vid revison 2017.

Länsstyrelsen skrev då följande:

”Förra besöket genomfördes 2013. Vid det besöket diskuterades

organisationen och att myndighetsnämnden inte har några egna personella

resurser. Samma organisation kvarstår, dock något mer renodlad.

Länsstyrelsen anser att det kan bli problem med den organisation som

gäller nu då den nämnd som beslutar inte har några egna personresurser.

Det är även viktigt att se till så att handläggare och chefer som jobbar med

tillsyn inte hamnar i beroendeställning. Ett exempel är om en högre chef i

organisationen även har ansvar för drift av verksamheter som tillsynas.”

Samhällsbyggnadsnämnden är i dagsläget arbetsgivare och

arbetsmiljöansvarig för all personal på förvaltningen inklusive personalen

som arbetar åt myndighetsnämnden. Detta försvårar nämndens möjlighet

Beslutsunderlag

2019-09-26

3(5)

att påverka behov av personalförändringar som uppstår. Utöver detta

uppstår otydligheter internt om ansvarsfördelningen när kommunen är

ansvarig verksamhetsutövare. Tillsynspersonal ska inte först upprätta

handlingar för förvaltningen som verksamhetsutövare och sedan granska

dessa som del av myndighetsnämnden.

Beskrivning av ärendet Den politiska ledningen i Karlskoga kommun har till kommundirektören

framfört önskemål om att bryta ut bygg- och miljökontoret från

samhällsbyggnadsförvaltningen och bilda en fristående förvaltning av

avdelningen.

Förvaltningen skulle då verkställa myndighetsnämndens ansvar som

enligt reglementet utgör de myndighetsuppgifter som åligger kommunal

nämnd i följande lagstiftningsområden:

Plan och bygglagen (dock ej översikts-, detalj- och

regionplanering samt områdesbestämmelser)

Miljöbalken

Livsmedelslagen

Tobakslagen

Alkohollagen

Handel med vissa receptfria läkemedel

Strålskyddslagen

Bostadsanpassningsbidrag

Sprängämnesperkursorer

Elektroniska cigaretter och påfyllnadsbehållare

Vissa trafikfrågor dock ej lokala trafikföreskrifter

Bygg- och miljökontoret består av tre sektioner med sektionsledare i två

och där avdelningschef utgör ledaren i den tredje. Sektionsledaren har

inget personalansvar, detta ligger på avdelningschef. På avdelningen

finns, utöver avdelningschef och två handläggande sektionsledare, en

administratör och sammanlagt 17 handläggare för de olika funktionerna.

Totalt på avdelningen finns därmed 20,5 tjänster, där 0,5 tjänst är vakant.

Myndighetsnämnden har budget för totalkostnaden för hela sitt

verksamhetsområde. Merparten av omsättningen kan härledas till Bygg-

och miljökontoret som finansierar en stor del av sin verksamhet genom

avgifter. Utöver detta internfaktureras löner för personal som arbetar

inom andra delar av förvaltningen. Detta inkluderar handläggning av

vissa trafikärenden och handläggarstöd från t.ex. nämndsekreterare,

verksamhetsutvecklare och kommunikatör. Att ha personal som arbetar

på olika enheter inom förvaltningen gör det svårare att få en helhetssyn

över resurserna. Om Myndighetsnämnden får en egen förvaltning kan en

översyn av den interna organisationen göras för att optimera

resursanvändningen.

Beslutsunderlag

2019-09-26

4(5)

Effektmål

Förväntad effekt av att bilda en myndighetsförvaltning är

förbättrad dialog med näringslivet

effektivare handläggning

ökad rättsäkerhet

snabbare information-/ beslutsvägar

tydliga roller

oberoende tillsynsmyndighet

nämnden får ansvar för sin personal

bättre överblick över verksamheten vilket underlättar vid

överläggningar om utökat samarbete med andra kommuner

Överväganden

Verksamhet Det finns en tydlig förväntan i kommunfullmäktiges mål 3 ”Ett gott

näringslivsklimat”, att tjänstepersonorganisationen ska möta

näringslivets förväntningar på enkel, snabb och korrekt service och

handläggning.

På bygg- och miljökontoret pågår ett aktivt arbete med att förbättra

dialogen med näringsliv och medborgare bland annat genom att

effektivisera arbetssätt för att erhålla korta handläggningstider,

kommunicera tydligt och vara tillgängliga. Vid myndighetsutövning är

det av högsta vikt att handläggningen inom prövning och tillsyn är

rättssäker samt kommuniceras på ett tydligt och korrekt sätt.

Vid tillsyn av exempelvis skolor, förskolor, samt rökfria miljöer kan det i

många fall innebära tillsyn av fastigheter som samhällsbyggnads-

förvaltningen ansvarar för. Rättssäkerhet i de beslut som fattas kan

komma att ifrågasättas på grund av att personalen genomför tillsyn på

verksamheter i samma förvaltning. Bygg- och miljökontoret som en egen

förvaltning skulle därmed öka rättssäkerhet, reducera jävsproblematik

samt tydliggöra våra beslutsvägar.

Inom samhällsbyggnadsförvaltningen finns en verksamhetsutvecklare

som ingår i kommunens kvalitetsgrupp. Bygg- och miljökontoret har idag

en anställd som delvis arbetar med verksamhetsutveckling inom

myndighetsnämndens områden. Trots detta går all information från

kommunens kvalitetsgrupp via förvaltningens verksamhetsutvecklare.

Informationsvägar och beslutsvägar blir därmed längre och arbetet med

utveckling av verksamheten försvåras.

En förutsättning för snabb och effektiv handläggning är en långtgående

delegering av beslutanderätten. Ärenden som beslutas av nämnden tar

ofta oönskad lång tid. I Karlskoga har vi en delegeringsordning där

majoriteten av besluten kan fattas på delegation i förvaltningen. Därmed

Beslutsunderlag

2019-09-26

5(5)

är det extra viktigt att tydligt skilja mellan förvaltningen som

verksamhetsutövare och förvaltningen som myndighet.

Samarbete med andra kommuner Genom att frigöra en förvaltningsmyndighet tydliggörs organisationen

och resursanvändningen. Detta underlättar vid samtal med andra

kommuner om utökat samarbete. De ändringar som kom i

kommunallagen möjliggör att vi i dag finns fler alternativa

samarbetsformer än tidigare.

Ekonomi Genom att bygg- och miljökontoret är del av en större förvaltning delas

kostnader för förvaltningschef och stödresurser (kommunikatör,

verksamhetsutvecklare, nämndsekreterare). Vid bildande av en

myndighetsförvaltning förvaltning kan stödresurser fortfarande delas och

budget påverkas därmed inte. Tillsättande av förvaltningschef medför

dock en ökad kostnad. Anslaget till nämnden behöver förmodligen inte

ökas på grund av detta då kostnaden för del av förvaltningschef på

samhällsbyggnadsförvaltningen redan finns med i budget.

Vilka resursbehov en kommande förvaltning har avseende chefer blir till

kommande organisation att utvärdera.

Myndighetsnämndens verksamhet finansieras till stor del av avgifter från

tillsyn och prövning och till viss del av skattemedel från Karlskoga och

Storfors. Själkostnadsprincipen gör att en tillsynsmyndighet inte får

generera överskott som finansierar andra delar av den kommunala

verksamheten. Det förväntas inte att kostnaderna ökar som följd av att en

egen förvaltning bildas. Med en egen förvaltning har nämnden större

inflytande på verksamheten. En ambition är att effektiviteten ökar och att

behovet av skattemedel minskar.

Personal Genom att bilda en egen förvaltning flyttas personal från

samhällsbyggnadsnämnden till myndighetsnämnden. Hur många

personer som berörs beror på vilka tjänster som köps från andra enheter i

dagens förvaltning. Den nya förvaltningen kommer att bemannas av 20-

25 personer. Samhällsbyggnadsförvaltningen kommer att reduceras med

motsvarande antal tjänster.

Riskanalys ur arbetsmiljöperspektiv och facklig förhandling bifogas

separat.

Johan Harryson

Kommundirektör