front office kezikonyv

HostWare winFRO v7.8Szllodai Front Office

Felhasznli kziknyv

www.hostware.eu

winFRO v7.8 Szllodai Front Office

Felhasznli kziknyv

AZ INTEGRLTSG HARMNIJA

2

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv

Szllodai Front Office

winFRO v7.8

NYILATKOZAT

A HostWare Kft. HostWare winFRO Szllodai front office programcsomag ksztje s forgalmazja kijelentem, hogy a programcsomag szmla kszt modulja megfelel az adjogszablyokban elrt ktelezettsgeknek.

A szmla adigazgatsi azonostsrl szl 24/1995. (XI. 25.) PM rendeletnek megfelelen kihagys s ismtls nlkl biztostja a sorszmozst, s brmely szmlrl idben visszamenleg msolat kszthet.

A sorszmozsi belltst a felhasznl megvlaszthatja a szerint, hogy pldnyonknt vgzi a szmla kinyomtatst vagy tbb pldnyos leporelln.

A program nem elrs szerinti hasznlatval vagy a szmla helytelen kitltsvel kapcsolatos minden felelssg a felhasznlt terheli.

HostWare Kft. H-1142 Budapest, Rkospatak u. 72. Tel: +36 1 469-9000, Fax: +36 1 469-9009http://www.hostware.hu/,

Email: [email protected]

Adszm: HU-10426917-2-42

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

3


Felhasznli kziknyv

AZ INTEGRLTSG HARMNIJA

4

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

TARTALOM1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 2. 2.1. 2.2.2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4.

A HOSTWARE FRONT OFFICE RENDSZER FELPTSE ..................................... 9 Alapadatok ........................................................................................... 9 Recepci ............................................................................................... 9 Kassza ................................................................................................ 10 Housekeeping....................................................................................... 10 Kimutatsok ......................................................................................... 10 Zrs .................................................................................................. 11 Szerviz ................................................................................................ 11 Kapcsolatok ms rendszerekkel .............................................................. 11 HOSTWARE RENDSZEREK LTALNOS JELLEMZI ......................................... 13 Ajnlott szmtgpes krnyezet ............................................................ 13 Firebird 1.5 teleptse s belltsai ....................................................... 14TELEPTS MICROSOFT WINDOWS OPERCIS RENDSZERRE ......................................................... 14 MS WINDOWS 2000 SAJTOSSG ....................................................................................... 20 ADATBZIS JELSZ BEREGISZTRLSA .................................................................................. 20 ADATBZIS KEZEL FELHASZNLK BELLTSA ....................................................................... 22 TELEPTS .................................................................................................................... 23 BELLTSOK ................................................................................................................ 23

2.3. 2.4.

2.3.1. 2.3.2. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. 2.4.5.

Borland Database Engine (BDE) teleptse s belltsai ........................... 23 A HostWare rendszerek felhasznli fellete ............................................. 25FMEN S MEN RENDSZER .............................................................................................. 25 TBLZATSZER KARBANTART SZOLGLTATSOK .................................................................... 27 TBLZATSZER KIJELL ABLAK ........................................................................................ 29 KERESABLAK ............................................................................................................... 29 DTUM MEZK ............................................................................................................... 31 ALAPADATOK ................................................................................... 33

3.

3.1. 3.2.3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4.

FA sztr (HOT110) ............................................................................ 34 Valuta s devizarfolyamok (HOT120) ..................................................... 35VALUTANEMEK ............................................................................................................... 35 RVNYES NAPI RFOLYAMOK ............................................................................................. 37 NAPI RFOLYAMOK .......................................................................................................... 38 RFOLYAMVLTOZSOK .................................................................................................... 39

3.3. 3.4.3.4.1. 3.4.2. 3.4.3.

Hitelkrtya tpusok sztr (HOT130) ....................................................... 41 Szolgltats csoportok, SZJ/VTSZ kdok s szolgltatsok (HOT140) .......... 42SZOLGLTATS CSOPORTOK ............................................................................................... 43 SZJ/VTSZ KDOK ......................................................................................................... 44 SZOLGLTATSOK........................................................................................................... 45 PARTNEREK .................................................................................................................. 48 SZEMLYEK .................................................................................................................. 49 JUTALKOK ................................................................................................................... 50 TOVBBI PARTNERADATOK ................................................................................................. 51 BANKSZMLASZMOK ...................................................................................................... 52 SZOBARAK .................................................................................................................. 53 FKNYVI SZMOK ......................................................................................................... 54 SZOBATPUSOK .............................................................................................................. 55 SZOBASZMOK .............................................................................................................. 58 RKDOK .................................................................................................................... 60 RKD SSZETEVI ........................................................................................................ 62 RKD RAZSA ............................................................................................................ 63 RKD RAK MSOLSA ................................................................................................... 65

3.5.

3.5.1. 3.5.2. 3.5.3. 3.5.4. 3.5.5. 3.5.6. 3.5.7.

Partnerek (HOT150) .............................................................................. 48

3.6. 3.7.

3.6.1. 3.6.2. 3.7.1. 3.7.2. 3.7.3. 3.7.4.

Szobatpusok s szobaszmok (FRO110) ................................................. 55 rkdok (FRO125) ................................................................................ 60

3.8. 3.9. 4. 4.1.4.1.1. 4.1.1.1. 4.1.1.2. 4.1.1.3. 4.1.1.4. 4.1.1.5.

Visszaigazols sablon szerkesztse (FRO150) ........................................... 66 Szmlasablon szerkeszts (FRO159) ....................................................... 72 RECEPCI ...................................................................................... 77 Rezervci (FRO309)............................................................................. 78REZERVCI ABLAK ISMERTETSE ........................................................................................ 79 Szobafoglals adatai............................................................................................... 79 Szobarak ............................................................................................................. 86 Vendgadatok ....................................................................................................... 88 Vendg rkdok .................................................................................................... 91 A rezervci ablak tlcjnak ttekintse .................................................................. 93 www.hostware.eu

2008. prilis 8.

5

winFRO v7.8 Szllodai Front Office 4.1.2. 4.1.2.1. 4.1.2.2. 4.1.2.3. 4.1.2.4. 4.1.2.5. 4.1.2.6. 4.1.2.7. 4.1.2.8. 4.1.2.9. 4.1.3. 4.1.3.1. 4.1.3.2. 4.1.3.3. 4.1.3.4. 4.1.3.5. 4.1.3.6. 4.1.3.7. 4.1.3.8. 4.1.3.9. 4.1.3.10. 4.1.3.11. 4.1.3.12. 4.1.3.13. 4.1.3.14. 4.1.3.15.

Felhasznli kziknyv

RTKESTI FUNKCIK .................................................................................................... 95 j foglals rgztse ............................................................................................... 95 Turnusvlaszts ..................................................................................................... 96 Kontingens felhasznls .......................................................................................... 96 Terhels eljegyzs (nem szlls csomagok befoglalsa) ............................................ 97 Visszaigazols/ellegkr levl ksztse (FRO309n) .................................................. 99 Foglals mdostsa rkeztets (Check-In) eltt ...................................................... 103 Foglals thelyezs (FRO313) ............................................................................... 105 Csoportfoglals mdosts (FRO317) ...................................................................... 106 Foglals trlse ................................................................................................... 108 RECEPCIS FUNKCIK .................................................................................................... 109 rkeztets, lakv ttel, Check-In.......................................................................... 109 Kategrira oszts ............................................................................................... 110 Szobabeoszts ..................................................................................................... 111 Automatikus szobabeoszts................................................................................... 112 Kulcskrtya kszts ............................................................................................. 112 Mellk engedlyezs s tilts ................................................................................. 112 breszts belltsa .............................................................................................. 112 gyazsi adatok .................................................................................................. 113 Kltztets .......................................................................................................... 113 rkd sszetevk engedlyezse ........................................................................... 114 Terhels tirnyts .............................................................................................. 115 Az idegenforgalmi ad szmts metdusa .............................................................. 116 Pay-TV ............................................................................................................... 117 Feljegyzsek ....................................................................................................... 118 Napl ................................................................................................................. 119

4.2.

4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5. 4.2.6.

Ptgy nyilvntarts ........................................................................... 120ESZKZNYILVNTARTS (FRO146) ................................................................................... 120 MITL VLIK PTGGY A PTGY? .................................................................................... 121 REZERVCI ............................................................................................................... 122 ESZKZFOGLALSOK NYILVNTARTSA ................................................................................ 123 KATEGRIALELTR ........................................................................................................ 124 RKEZK, UTAZK, BENTLAKK LISTJA .............................................................................. 125 KIADHAT SZOBK MEGTEKINTSE ..................................................................................... 128 GYORSREZERVCI ....................................................................................................... 129 RKEZTETS, FOGLALS ADATAINAK MEGTEKINTSE ................................................................. 130 LEMONDS (TRLTRE LLTS) ....................................................................................... 131 KLTZTETS, HOSSZABBTS.......................................................................................... 131 SZMLAKSZTS-UTAZTATS .......................................................................................... 132 HOUSEKEEPING FUNKCIK ............................................................................................... 133 Szoba tisztra lltsa ........................................................................................... 133 Ne zavarj jelzs ................................................................................................... 133 SZOBATKR BELLTSAI .............................................................................................. 133 EGYB FUNKCIK.......................................................................................................... 134

4.3.

4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. 4.3.6. 4.3.7. 4.3.7.1. 4.3.7.2. 4.3.8. 4.3.9.

Szobatkr (FRO311) .......................................................................... 126

4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10. 5. 5.1.5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.1.6. 5.1.7. 5.1.7.1. 5.1.7.2. 5.1.7.3. 5.1.7.4. 5.1.7.5. 5.1.8. 5.1.8.1. 5.1.8.2. 5.1.8.3. 5.1.8.4. 5.1.9. 5.1.10. 5.1.10.1. 5.1.10.2. 6

Kategrialeltr (FRO312) ..................................................................... 135 Szobatabl (FRO314) .......................................................................... 137 Foglaltsg elrejelzs (FRO315) ............................................................ 139 Szabad szobk listja (FRO316) ........................................................... 140 Foglaltsg monitor (FRO325)................................................................ 141 Szllodasttusz (FRO318) .................................................................... 143 Trzsvendgek (FRO330) ..................................................................... 145 KASSZA....................................................................................... 147 Szmlamveletek (FRO410) ................................................................. 148TELJES FOGLALS SZMLA ADATAINAK KEZELSE .................................................................... 149 SZOBAFOGLALS SZMLA ADATAINAK KEZELSE ..................................................................... 151 VENDG SZMLA ADATAINAK KEZELSE ................................................................................ 152 CSOPORTSZMLA INFORMCI .......................................................................................... 153 CHECKOUT - VENDG ELUTAZTATSA .................................................................................. 153 RFOLYAM DIFFERENCIA ................................................................................................. 153 TERHELSEK FL .......................................................................................................... 159 Terhels (FRO430a) ............................................................................................. 161 Elterhels (FRO430b) ......................................................................................... 162 Szobar elterhels (FRO430c) ............................................................................. 163 Egyni rkd elterhels (FRO430d) ...................................................................... 164 tterhels (FRO430e) ........................................................................................... 164 TTERHELT TTELEK (FRO410I) ....................................................................................... 167 Szolgltats, egyni sztorn (FRO431f) .................................................................. 168 Engedmny (FRO430g) ........................................................................................ 169 Ttel bonts (FRO430h) ........................................................................................ 171 Bjtatsok (FRO430k) .......................................................................................... 172 VENDGLTS TTERHELSEK (FRO430Z) ........................................................................... 174 SZMLK FL .............................................................................................................. 175 Szmlakszts (FRO431) ..................................................................................... 177 Szmlamsolat (FRO430m) ................................................................................... 183 www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv 5.1.10.3. 5.1.10.4. 5.1.10.5. 5.1.11.


winFRO v7.8

Szmla sztornrzs (FRO430n) ............................................................................. 184 Szmla helyesbts (FRO410r) ............................................................................... 186 Ellegszmlk (FRO430p) ..................................................................................... 189 EGYENLEGEK (FRO430R) ............................................................................................... 189

5.2. 5.3. 6. 6.1. 6.2. 6.3.6.1.1. 6.1.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4. 6.3.5. 6.3.6. 6.3.7. 6.3.8. 6.3.9. 6.3.10.

Kassza tads (HOT461) ..................................................................... 191 Valutavlts (HOT462) ........................................................................ 193 HOUSEKEEPING .............................................................................. 195 Housekeeping alapadatok (FRO147) ...................................................... 197KARBANTARTSI TERLETEK ............................................................................................. 197 HIBATPUSOK .............................................................................................................. 198 SZOBASTTUSZ MDOSTS ............................................................................................ 199 GONDNOKNI FELJEGYZSEK ............................................................................................ 202 OOO SZOBK MEGJELENTSE .......................................................................................... 204 OOO SZOBABEJEGYZS FELVTELE ..................................................................................... 205 OOO SZOBABEJEGYZS MDOSTSA ................................................................................. 205 OOO SZOBABEJEGYZS TRLSE ....................................................................................... 205 SZOBA OUT OF ORDER SZOBASTTUSZBA TTELE ................................................................... 205 SZOBA KIVTELE OF ORDER SZOBASTTUSZBL ..................................................................... 205 JSZAKAI ZRS OOO STTUSZ KEZELSE ........................................................................... 205 ELS PLDA A SZOBASTTUSZ VLTOZTATSRA .................................................................... 206 MSODIK PLDA A SZOBASTTUSZ VLTOZTATSRA ............................................................... 207 TELEFONOS SZOBASTTUSZ LLTS OOO STTUSZ KEZELSE .................................................... 207

Szobasttusz mdosts-gondnokni jelents (FRO210) ........................... 199 Out Of Order szobk (FRO211) ............................................................. 204

6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 7. 7.1.7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4.

Ktegelt terhels (FRO440) .................................................................. 209 Housekeeping report (FRO220) ............................................................. 211 Beksztsi lista (FRO221) ................................................................... 216 Szobalny beoszts (FRO230) .............................................................. 217 Housekeeping report (FRO212) ............................................................. 219 Minibr terhels (FRO441) ................................................................... 220 KIMUTATSOK ............................................................................... 222 A Front Office kimutatsok sszefggsei............................................... 223FORGALMI LISTK ......................................................................................................... 223 SZOBA- S VENDGFORGALMI LISTK.................................................................................. 226 TKEZSI LISTK .......................................................................................................... 229 SSZEGZS ................................................................................................................ 230 SSZESTETT ELREJELZS.............................................................................................. 232 RSZLETES ELREJELZS ................................................................................................ 233 RAZATLAN VAGY HIBS RAZS SZOBAFOGLALSOK ............................................................. 233

7.2.

7.2.1. 7.2.2. 7.2.3.

Idszaki forgalom elrejlezs (FRO543) ................................................. 231

7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 7.10. 7.11. 7.12. 7.13. 7.14. 7.15. 7.16. 7.17. 7.18. 7.19. 7.20. 7.21. 7.22.7.22.1. 7.22.2.

Havi foglaltsg elrejelzs (FRO502) ..................................................... 234 ves foglaltsg elrejelzs (FRO665) ..................................................... 236 Opcis foglalsok (FRO533) ................................................................. 238 Trlt foglalsok listja (FRO555) ......................................................... 240 rkd felhasznls (FRO554) ............................................................... 243 rkezk, utazk s bentlakk listja (FRO350) ....................................... 245 sszes vendg lista (FRO356) .............................................................. 249 tkezsi lista (FRO351) ....................................................................... 250 Csoport tabl (FRO511) ....................................................................... 253 Terhelsi ttelek listja (FRO520) ......................................................... 257 Terhelsi kontroll (FRO470) ................................................................. 260 Sztornzott terhelsi ttelek listja (FRO483) ......................................... 261 Pnztrjelents (FRO539) .................................................................... 262 Forgalom sszest (FRO530) ............................................................... 264 Szmlaforgalom sszest (FRO531) ..................................................... 267 Bevtel sszest (FRO532) .................................................................. 268 Nyilvntarts az idegenforgalmi adrl (FRO557).................................... 270 Szoba- s vendgforgalom sszest (FRO536) ....................................... 277 Trlt foglalsok listja (FRO566) ......................................................... 280 Adattrhz ......................................................................................... 282ADATKOCKA ................................................................................................................ 282 ADATKOCKA MEGJELENTSE ............................................................................................ 283 www.hostware.eu

2008. prilis 8.

7

winFRO v7.8 Szllodai Front Office 7.22.3. 7.22.4. 7.22.5. 7.22.6.

Felhasznli kziknyv

ADATOK MEGJELENTSE ................................................................................................. 283 MUTATK BELLTSA .................................................................................................... 285 ANALZIS OPERTOROK .................................................................................................. 290 ADATNZET ELMENTSE S BETLTSE ................................................................................ 293

7.23. 8. 8.1. 9.8.1.1. 8.1.2.

Forgalom adatkocka (FRO731) ............................................................. 294 JSZAKAI ZRS ............................................................................ 295 jszakai zrs (FRO880) ...................................................................... 295FOLYAMATOK LERSA .................................................................................................... 296 BELLTSI LEHETSGEK ............................................................................................... 302 SZERVIZ ...................................................................................... 303

9.1. 10. 10.1.

Rendszerparamterek (HOT100) ........................................................... 303 TEMATIKUS LERSOK ...................................................................... 309 Elengedlyezs kezelse .................................................................... 309

8

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

1.

A HOSTWARE FRONT OFFICE RENDSZER FELPTSEA HostWare Front Office rendszer a kvetkez f modulokbl tevdik ssze: Alapadatok Recepci Kassza Housekeeping Kimutatsok Szerviz Kapcsolatok ms rendszerekkel Zrs

1.1.

ALAPADATOKA szmtgpes rendszerek clja, hogy az sszegyjttt adatokat rendszerezze, ill. j adatokat kpezzen a meglvkbl, megfelel eljrsokkal, kpletekkel. Vannak rendszerek, amelyek a vsrlskor mr tartalmazzk a feldolgozshoz szksges adatokat - rszben vagy teljes egszben, pl. elektronikus telefonknyv, jogtr, stb., s vannak rendszerek - ezek kz tartozik az itt ismertetett rendszer is - amelyek csekly mennyisg adatot tartalmaznak de lehetsget biztostanak az n szmra, hogy rgztse a sajt adatait, amelyeket a program feldolgoz az n ignyeinek megfelelen. E kziknyvben trgyalt rendszer kt f adat tpust klnbztet meg: Trzsadatokat s Forgalmi adatokat. Trzsadatnak nevezzk azokat az adatokat, amelyek viszonylag llandak, ritkn vltoznak, a rendszerben tbbszr, tbb helyen s hossz tvon felhasznlsra kerlnek. Ilyen adatok pldul a szobk, vevk, szlltk, gyintzk, stb. Forgalmi adatnak nevezzk azokat az adatokat, amelyek egyediek, egy bizonyos mvelethez, tranzakcihoz kapcsoldnak. Pl. vendgnek szmlzott ttelek, statisztikai gyjtsek. A fenti csoportostsbl kitnik, hogy forgalmi adatokat csak a trzsadatok meglte esetn lehet rgzteni a rendszerbe, teht elszr a trzsadatokat kell feltlteni. Pl. Ha egy vendgnek szmlt kszt, ahhoz lteznie kell azon szolgltatsoknak a trzsadatok kztt, amelyeket r kvn rni a szmlra. Az Alapadatok biztostja a lehetsget a rendszer trzsadatainak bergztsre, mdostsra, trlsre valamint klnbz szempontok szerinti kinyomtatsra.

1.2.

RECEPCIA recepcis napi munkjhoz tartoz sszes gyviteli feladat feldolgozsra alkalmas rendszer. Az egyni s csoportos foglalsok rgztse tbb foglalsi sttusz megadsval is lehetsges. A vendg alapadatainak felvitelvel a ksbb lekrdezhet statisztikai listk alapjt teremtjk meg. Ezt kveten rendelkezsnkre ll a vendgknyv, a nemzetisgi statisztika, a KSH statisztikk s mg sok ms kimutats.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

9


Felhasznli kziknyv

A csoport szobatpusokra trtn beosztsa utn vendgrkezsi listt kszthetnk, amely gyors s pontos munkt eredmnyez. Foglalst megelzen lehetsg van a szlloda foglaltsgrl tjkozdni. Ez trtnhet szlloda, szobakategria vagy szoba bontsban. A szobnknti bonts tulajdonkppen a recepcis v megvalstsa szmtgpen. Itt lthatjuk az sszes szoba foglalsait naponta, sttuszokkal feltntetve. A szobakategrinknti bontsban a klnbz szobatpusok teltettsgt napi bontsban kapjuk meg. gy a foglaltsgot, a kihasznltsgot jl nyomon tudjuk kvetni.

1.3.

KASSZAA napi szllodai bevtelek feldolgozsra alkalmas modul. A hatlyos jogszablyoknak megfelel szmlamveletek elvgzsre van lehetsg, amely APEH ltal a szmtgppel trtn szmlaadsra elrt jogszablynak teljes mrtkben megfelel. A szmlamveletek alatt a kvetkezket rtjk:

szmlaterhels - kzvetlen terhels, elreterhels bonts - ttelbonts, szmlabonts ttelek vagy szolgltatsok szerint transzfer tvtel ttelenknt vagy szolgltatsonknt ellegkezels ellegszmla kszts, vgszmln hivatkozs ellegre engedmny, jutalkkezels szzalkosan vagy sszegszeren sztornzs - szmla sztorn, ttel sztorn, szolgltats sztorn Minden fizetsi md alkalmazhat a szmlk jvrsnl. (kszpnz, valuta, csekk, hitelkrtya, tutals) Egy rendszeren bell tbb kassza mkdhet, a kasszkon bell tbb mszak vlthatja egymst a nap folyamn. Minden mszak vgn szigor elszmols kasszazrs hajtdik vgre. Ennek segtsgvel tudjuk a forgalmat s a bevtelt egyeztetni, a pnztrost elszmoltatni.

1.4.

HOUSEKEEPINGA gondnoki s szobaasszonyi munkhoz hasznlatos modul. Ennek segtsgvel lehetsges a szobk llapotnak belltsa (piszkos, tiszta, kiadhat) illetve lekrdezse, listzsa a szobaasszonyok rszre. A minibrok fogysnak felterhelsre lehetsg van az gynevezett ktegelt terhels menponttal. Ez a legdinamikusabb mdja a csoportos adatrgztsnek. Megfelel telefonkzpont esetn, a szobatelefonon keresztl is lehetsges a minibr fogys szmlra terhelse. A gondnokn munkjhoz tovbbi segtsget biztost a klnbz bontsokban lekrhet gyazsi lista, a gondnokni jelents s a recepciban rgztett adatokbl kszl beksztsi lista.

1.5.

KIMUTATSOKEz a Front Office lekrdez rsze. A trzsadat listk kivtelvel minden a rendszer rszt kpez lista kinyerhet ebbl a modulbl. Minden kimutatsra ltalnosan jellemz, hogy kpernyre s nyomtatra egyarnt lekrhet. Megklnbztetnk elrejelz listkat, forgalmi listkat, zrsi listkat, vendgek adatai listkat, tkezsi listkat, egyb listkat. A Front Office listi csoportostva a kvetkezk:

Recepci listk Vendg adatok10 www.hostware.hu 2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

Kassza listk Terhelsek listi Forgalmi kimutatsok Statisztikk Utazsi irodai listk Egyb listk

1.6.

ZRSA zrst a napi munka befejeztvel, de legksbb msnap reggel kell elkszteni. Ez a folyamat ellenrzi a foglalsokat, (meg nem rkezettek, el nem utazottak) a kasszk llapott, a ments s az adatllomny karbantarts megltt. gy a zrsi folyamat csak teljesen konzisztens adatbzison tud elindulni, elkerlve a hibs folyamatokat. A ZRS FOLYAMATAI

Napi szobar, rkd, package (csomagr), automata terhelsek rgztse. Szoba sttuszllts (piszkos - tiszta - kiadhat). Zrs listk szerkesztse, nyomtatsa. A rendszer a brmely elre elmentett listt elkszt a zrs folyamn, amennyiben az szerepel a kivlasztott zrs listk kztt, s engedlyezett az elksztse.

1.7.

SZERVIZItt lehet meghatrozni az gyintzket, illetve a hozzjuk tartoz jogosultsgokat, ezzel jelentsen megnvelve a rendszer biztonsgt. gy jogosulatlan felhasznl a rendszerbe nem jelentkezhet be, illetve minden felhasznl csak a rendszergazda ltal belltott jogosultsgokkal rendelkezik. Itt kerlt elhelyezsre a Telefon Interface program modul, melynek segtsgvel a hz telefonjairl kaphatunk kimutatsokat, az alapadatainak helyes belltsa utn. A Rendszerparamterek meghatrozsra is a szerviz modulban van lehetsg. Ezeket az alapadatokat a front office rendszer hasznlja program indtskor, s amg ki nem lpnk a rendszerbl, addig ezek a belltsok rvnyesek. A paramterek kztt kiemelt fontossgak azok, melyek a mentst biztostjk, vagyis azt, hogy a rendszerbe ltalunk bevitt adatoknak legyen egy msodpldnya, biztonsgi msolata, arra az esetre, ha az eredeti adatok valamilyen hiba vagy kls behats folytn megsrlnnek. Pldul elromlik a szmtgp, ramsznet, vletlen vagy szndkos kikapcsols, villmcsaps, satbbi. A ments a msodpldnyt mindig az eredetitl elklntett helyre tegyk, vagy egy msik gp merev lemezre vagy USB memrira. A msolati pldnyra a munka folyamn csak akkor van szksg, ha az eredeti adatok megsrlnek. Tallhatk itt mg segdprogramok, melyekre csak ritkn lesz szksgnk, leginkbb a rendszer indtsakor, behangolsakor.

1.8.

KAPCSOLATOK MS RENDSZEREKKELA Front Office - Vendglts kapcsolat lehetv teszi, hogy ha a vendg szobahitelre kvn fogyasztani, akkor a pincr leellenrizze, hogy valban a szllodban lakike, s a szmla lezrsnak pillanatban az ttermi fogyasztst a rendszer automatikusan tterheli a vendg front rendszerben lv szmljra. A Folyszmla kapcsolat a vendg szmljt tterheli a folyszmla rendszerbe, ahol egy ksbbi idpontban a pnzgy hitelszmlt tud kszteni a vendgnek a terhelsek alapjn.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

11


Felhasznli kziknyv

Telefon kapcsolat. A Front Office szllodai rendszernek minden olyan telefonkzponttal kpes egyttmkdni, amely kpes RS 232-es soros protokollal kommuniklni. Ezen adatkapcsolat rvn valsul meg az, hogy a vendgnek a szmlja a telefonbeszlgetst kveten megterheldik a beszlgets djval. Kulcskrtya kapcsolat. A szllodai program soros vonalon kpes a kulcskrtya automatikus elksztst is kivltani a kulcskrtys rendszerbl. A kulcskrtyk lehetnek akr mgneskrtyk is akr elektronikus krtyk is. Pay TV, azaz fizet TV kapcsolat A szllodai program soros vonalon kpes a fizet TV rendszerhez is kapcsoldni. Ekkor a foglals ablakban dnthetnk arrl, hogy a vendg mely TV hasznlati jogokat kapja meg, s a rendszer ezt rvnyesti.

12

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

2.2.1.

HOSTWARE RENDSZEREK LTALNOS JELLEMZIAJNLOTT SZMTGPES KRNYEZETMegnevezs Hlzat Lers Kbelezs: Csavart rpros CAT5 Aktv elemek: HUB, Switch (100Mbit/sec) Szerver szmtgp Processzor: Intel Pentium4 2.7GHz RAM: 512MB Winchester: 80GB> DVD r Hlzati csatol: 100Mbit/sec Windows XP Professional Windows 2000 Server Windows 2003 Server Linux Debian FireBird 1.5 Processzor: Intel Celeron 2GHz RAM: 256MB Winchester: 40GB> Hlzati csatol: 100Mbit/sec Opercis rendszer : Windows 2000 Professional Windows XP Professional .

Hlzati opercis rendszer

Adatbzis kezel Munkalloms

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

13


Felhasznli kziknyv

2.2.

FIREBIRD 1.5 TELEPTSE S

BELLTSAI

A HostWare gyviteli programcsomagok hasznlathoz Firebird SQL adatbzis kezel 1.5.3 verzijra van szksg. A Firebird SQL adatbzis kezel MS Windows Server, MS Windows 2000, MS Windows XP s Linux opercis rendszerekre is telepthet.

2.2.1.

Telepts Microsoft Windows opercis rendszerre A Firebird SQL adatbzis kezel Windows alap telept csomaga a HostWare\Install\Firebird knyvtrban tallhat: Firebird-1.5.3.xxxx-xWin32.exe. TELEPTS LTALNOS RSZE Futassuk a telept csomagot.

Vlasszunk nyelvet s kattintsunk az OK gombra.

Kattintsunk a Tovbb gombra.

14

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

Kattintsunk az Elfogadom a szerzdst rdigombra, majd a Tovbb gombra.


2008. prilis 8.

www.hostware.eu

15


Felhasznli kziknyv

Kattintsunk a Tovbb gombra. SZUPER SZERVER VLASZTSA


16

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

HAGYOMNYOS SZERVER VLASZTSA

Kattintsunk a Tovbb gombra. MINIMLIS KLIENS VLASZTSA


2008. prilis 8.

www.hostware.eu

17


Felhasznli kziknyv



18

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8



2008. prilis 8.

www.hostware.eu

19


Felhasznli kziknyv

Kattintsunk a Befejezs gombra.

2.2.2.

MS Windows 2000 sajtossg A Firebird SQL adatbzis kezel MS Windows 2000 opercis rendszer szmtgpre trtn teleptst kveten szksg lehet az MSVCRT.DLL vagy az MSVCRT60.DLL alkalmazskiterjesztsek valamelyikre. A hinyz alkalmazskiterjesztst a HostWare\Install\Firebird knyvtrbl msoljuk be a Windows\System32 knyvtrba.

2.2.3.

Adatbzis jelsz beregisztrlsa Az adatbzis jelsz beregisztrlshoz hasznljuk a HWcfg.exe programot a HostWare\Utils knyvrbl.

Miutn elindtottuk a programot, a HostWare szervizes munkatrstl kapott jelszt gpeljk be s kattintsunk az OK gombra.

20

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

REGISZTRCIS ADATOK KITLTSE Local ID HostWare szervizes munkatrsa rszrl megadott felhasznl telephely azonost. munkatrsa rszrl megadott kzponti telephely

Remote ID HostWare szervizes azonost. Port Repeat Host Password 11420

Hlzat esetn 50. Szl munkalloms esetn 0. Az adatbzis kezel gp neve. Szl munkalloms esetn localhost. Adatbzis jelsz amely a regisztrci utn jn ltre. REGISZTRLS Az Install gombra kattintva megtrtnik az adatbzis jelsz ltrehozatala s regisztrlsa.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

21


Felhasznli kziknyv

2.2.4.

Adatbzis kezel felhasznlk belltsa Az adatbzis kezel felhasznlinak belltsa az AddUser.exe alkalmazs segtsgvel trtnik. A HostWare\Utils knyvrban talljuk meg.

Miutn elindtottuk a programot, a HostWare szervizes munkatrstl kapott jelszt gpeljk be s kattintsunk az OK gombra.

SZERVERNV Adjuk meg annak a gpnek a nevt, amelyre az adatbzis kezelt teleptettk. Gpnevek lekrse A Hlzat gpei fln a Gpnevek lekrse gombra kattintva a program kigyjti a hlzatban mkd szmtgpek nevt. A balra nyl ( gyintzk, jogosultsgok menpontban felhasznlhoz rendelt e-mail cmre kld egy titkos msolatot visszaigazolsrl. E-MAIL CM(EK) RGZTSE Cmzett neve s e-mail cme Az els cmzett nevnek s e-mail cmnek az adatmezkbe trtn bersakor az adatok automatikusan a bekerlnek a cmzett listba. Cmzett lista A cmzett listban kivlasztott cmzett adatai megjelennek az adatbeviteli mezkben s az adatmezkben trtn mdostsok automatikusan bekerlnek a cmzett listba. j cmzett felvtele A csillag gombra kattintva j sort vehetnk fel a cmzett listba. Cmzett trlse A trl gombra kattintva a kivlasztott sort trlhetjk a cmzett listbl. E-MAIL CM KERESS A cmzett neve s e-mail cme adatmezket, gpels helyett, szmos ms forrsbl is feltlthetjk. gyintz adataibl A gombra kattintva a rezervci Kiegszt adatok / E-mail mezbe rgztett e-mail cm kerl betltsre. a a

Foglals adataibl A gombra kattintva a rezervci Kiegszt adatok / Kd mezjbe rgztett partner e-mail cme kerl betltsre a partnertrzsbl.

100

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

Partnerek kzl Amennyiben a partnertrzsben szerepl valamely partner e-mail cmt szeretnnk, kattintsunk erre a gombra s vlasszunk a megjelen listbl.

Trzsvendgek kzl Amennyiben egy trzsvendg e-mail cmt szeretnnk, kattintsunk erre a gombra s vlasszunk a megjelen listbl.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

101


Felhasznli kziknyv

Levl trgya Amennyiben a partnertrzsben szerepl valamely partner e-mail cmt szeretnnk, kattintsunk erre a gombra s vlasszunk a megjelen listbl. VISSZAIGAZOLS NYOMTATSA/KLDSE E-MAILBEN A Nyomtat gombra kattintva megkapjuk a visszaigazols nyomtatsi kpt.

Az Ok gombra kattintva a visszaigazols e-mail tovbbtsa megtrtnik.

102

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.1.2.6.

Foglals mdostsa rkeztets (Check-In) eltt A rezervci adatai ltalban utlag mdosthatk, egy-kt kivteltl eltekintve. ltalnosan igaz, hogy a mdostsok naplzdnak. Ez azt jelenti, hogy utlag visszakereshet, listzhat, hogy mely alkalmazott milyen mdostst vgzett a foglalson, mikor vgezte stb. Lak vendg esetn az rkezs dtuma utlag nem mdosthat. Ugyancsak nem trhat a Szobafoglals fln a lakott szoba darabszma. Termszetesen j sorknt hozzadhat a foglalshoz egy jabb szoba. Ugyangy a felntt illetve gyermek szm sem trhat. Persze a ltszm vltozhat, s ilyenkor a Vendgadatok fln kell jabb sorba az jabb lakkat felvennnk. E mdosts persze termszetesen visszahat a Szobafoglals fl felntt illetve gyermek szmaira. rtelemszer, hogy az elutazott, trlt vendg adatainak j rsze nem mdosthat. Ha mgis megksreljk, hibazenetet kapunk.

HOGYAN MDOSTSUK MEG FOGLALSUNKAT? Elszr is megkeressk a foglalst a Vendgkeress funkcival. Ekkor a foglals adatai a kpernyn megjelennek. gyeljnk mindig, hogy a mdosts kezdemnyezse eltt mutassunk r az egrrel, arra a terletre, amit a mdosts rint, azaz jelljk ki a mdostand adatot. E mveletnl vegyk figyelembe, hogy a szrke elemek nem jellhetk ki, teht a kzelkben lv vilgosabb, azaz kijellhet elemekre kattintsunk. A kijellsnek lthat vltozst kell eredmnyezni a kpernyn. A kijells utn, a kperny bal als sarkban kattintsunk a Mdost gombra (zld ceruza). Ekkor a program belp a mdosts zemmdba. Ezt jelzi, hogy megvltoznak a bal als sarokban az ikonjaink. Az ablak alapveten hrom f rszre tagolhat alaphelyzetben: A foglalsi adatai (az ablak fels rsze). A szobatpusok/szobk adatai. A szobatpus foglalsok fl bal oldali tblzata lthat itt alaphelyzetben, de a fleket vltjuk ksbb az adatok bevitele sorn. A foglalt szobatpusok/szobk rai. A szobatpus foglalsok fl jobb oldali tblzata. Az alapvet mdostsok e 3 terletre vonatkoznak. Ha mdostunk valamelyik terleten, mieltt vltannk egy msik terletre, rgztsk a vltozsokat. Klnsen fontos ez, ha a kvetkez mdostand adat egy msik fln van. A program persze vagy automatikusan rgzt ilyen esetben, vagy figyelmeztet, de jobb, ha rszoktatjuk magunkat a precz munkra. Ha a foglals f adatait kvnjuk mdostani, akkor a fkusznak (a program tekintete, figyelme ide irnyul) a foglalsi fejen kell lennie (pl.: Foglalsi szm), ha a szoba tpust, szmot vagy az idszakot kvnjuk mdostani vagy j szobt kvnunk felvenni, akkor a fkusznak a Szobatpus foglalsok fln a szobafoglals tblzaton kell elhelyezkednie, ha az rat kvnjuk mdostani vagy jabb rat kvnunk felvenni egy rszidszakra, akkor a fkusznak a Szobafoglalsok fln az rak tblzatn kell lennie. Ha a foglalst kvnjuk trlni, akkor a fkusznak a foglalsi fejen kell lennie, ha a szobt vagy a szobatpust kvnjuk trlni, akkor a fkusznak a szobafoglals fln a szobatpusok ablakon kell lennie, ha egy rat kvnunk2008. prilis 8. www.hostware.eu 103


Felhasznli kziknyv

trlni, akkor a fkusznak a szobafoglals fln az rak ablakon kell lennie. Ha a foglalst trljk, akkor trldik az sszes szoba tpus a hozztartoz rakkal egytt Nz zemmdban lehetsg van kivlasztsra. Tekintsk t ezeket: Szobatpus foglalsok: Itt tpusonknt, idszakonknt. Szobabeoszts: szobaszmok. Itt adhatjuk a foglals ablak tetszleges flnek meg a a lefoglalt szobk a szmt, konkrt

hatrozhatk

meg

szobatpusokhoz

Kiegszt adatok: Itt a foglalsi fejhez tartoz egyb adatok adhatk meg. (Partner adatok, ellegek, beksztsek, megjegyzsek) Vendgadatok: A foglalshoz meg.(Vendgknyv rgzts.) tartoz vendgek adatait hatrozhatjuk

Automata terhels: Automatikusan terhelend ttelek adhatk meg, idszakra. Belltst kveten az jszakai zrs s a szobar elterhels a szobar mellett az itt felsoroltakat is rterheli a foglalsra. Feljegyzsek: feljegyzseket. Felhasznl csoportok szmra kszthetnk itt

Terhels tirnyts: Kzvetlen tirnytsi lehetsg. Belltst kveten a foglalsra terhelend szolgltatsok kivlasztott kre az itt meghatrozott msik foglalsra terheldik. Napl: Az adott foglals adatvltozsait tekinthetjk meg. keresztl zenhetnk, szmlabetekintst

Pay-Tv: A szobai TV lncon nyjthatunk a vendgnek stb.

A MDOSTSOK RGZTSE VAGY ELVETSE Rgzt A mdostsok rgztse a Rgzt gombbal (floppy lemez ikon) trtnik. A rgzts a fkuszban lv ablakterlethez kapcsold dolgokra vonatkozik. Kerljk a rgzts nlkli mozgsokat az ablakok kztt. Elvet Ha mdostsaink tvesek, az Elvet gombbal (visszanyl ikon) hozhatjuk vissza az eredeti llapotot. Nz A Nz gombbal (szemecske ikon) zrhatjuk le, a nem kvnt mdostst. Ekkor nem rgzlnek a vltoztatsaink, s visszatrnk nzegetshez.

104

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.1.2.7.

Foglals thelyezs (FRO313) Tbbszllods rendszer esetn a foglals thelyezs funkcival foglalsunkat thelyezhetjk egyik szllodbl a msikba. A funkci a rezervcibl rhet el. Vlasszuk ki az thelyezend foglalst, majd kattintsunk a piros nyllal jellt gombra.

A Cl telephely legrdl listbl vlasszuk ki azt a szllodt, ahova tszeretnnk kltztetni a foglalst.

Duplakattintssal az j szobatpus cellra, a cl szlloda szobatpusai kzl vlasszuk ki azt a szobatpust, amelybe kltztetni szeretnnk a foglalst.

Duplakattintssal az j rkd cellra, a cl szlloda rkdjai kzl vlasszunk rkdot. Amennyiben minden szobafoglals szobatpus s rkd belltsa megrtnt, a mdostsok rgztshez kattintsunk a Rendben gombra.2008. prilis 8. www.hostware.eu 105


Felhasznli kziknyv

4.1.2.8.

Csoportfoglals mdosts (FRO317) A szolgltats a csoportfoglals rkezs, utazs s rkd-szobar adatainak mdostst teszi egyszerv.

SZOBAFOGLALS SSZEST TABL A kperny fels felben tallhat szobafoglals sszest jl ttekinthet mdon szemllteti a foglalshoz tartoz szobafoglalsokat.

A szobafoglals sszest tabl szobatpus/rkd-szobar csoportostsban s naponknti bontsban lttatja a lefoglalt szobk szma. A tabl sttebb szrke sznnel jelzi a htvgket, a kiemelt idszakokat viszont rzsasznnel. A tabl jobb s bal oldaln tallhat nyilakkal vltoztathatjuk a megjelentett idszakot.

106

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

SZOBAFOGLALS ADATAI TBLZAT A tblzat segtsgvel 3 fle mdon jelenthetjk meg a szobafoglalsok adatait. A megjelents mdja nagyban fgg a mdosts trgytl.

A szobnknti megjelents rszletesen ltatja a szobafoglalsokat. Alkalmazst az egyes szobk hosszabbtshoz vagy rkd mdostshoz javasoljuk. Tpusonknt s rkdonknti megjelents sszevonja az azonos tpus s rkd szobafoglalsokat. Alkalmazst a szobafoglalsok rkdjainak csoportos mdostshoz javasoljuk. Tpusonknt s dtumonknti megjelents sszevonja az azonos tpus s idszak (rkezs-utazs) szobafoglalsokat. Alkalmazst a szobafoglalsok rkezsnek vagy utazsnak csoportos mdostshoz javasoljuk. MDOSTS MENETE A mdostani kvnt tteleket vlasszuk ki tblzatbl a baloldalon tallhat jell dobozkk segtsgvel. A lefel mutat fekete nyl az sszes ttelt kijelli vagy az sszes ttel jellst trli. A tblzat alatti adatmezkbe rjuk be az j rkezsi vagy az j utazs dtumot, vagy az j rkdot-szobarat. Kattintsunk az OK gombra, minek kvetkeztben a tblzatban kijellt ttelek az adatmezkben megadottak alapjn mdosulnak.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

107


Felhasznli kziknyv

4.1.2.9.

Foglals trlse STTUSZMDOSTSOK, MDOSULSOK A mdosult foglalsi sttuszok az j foglals esetn meglvkhz kpest a kvetkezkkel bvlnek:

T jelentse trlt foglals. A G s V sttusz foglalsok lemonds esetn kapjk ezt a sttuszt. A trls a sttusz mdostson kvl a Trls gomb (radir ikon) hasznlatval is lehetsges. Ekkor gyeljnk arra, hogy a fkusz a foglalsi szm mezn legyen. Trlt sttusz foglalst aktivlni lehet, amg a vendg rkezsi dtuma ksbbi, mint a Front Office napi dtuma. gy lehet a "T" foglalsbl "G" vagy "V". "L" jelentse lak foglals. A "G" s "V" s "D" sttusz foglalsok megrkezs esetn kapjk ezt a sttuszt.

"E" jelentse elutazott foglals. Az "L" sttusz foglalsok elutazs esetn kapjk ezt a sttuszt. Az utaztats a Kassza programrszben lehetsges. Ugyanaz az ikon tartozik hozz, mint az rkeztetshez. rkeztetni a mindig Rezervciban fogunk, s utaztatni pedig mindig a Kasszban. "H" jelentse htralkos foglals. Az "L" sttusz foglalsok elutazs esetn kapjk ezt a sttuszt akkor, ha a van mg tartozsuk, amit ksbb fognak csak kiegyenlteni. Tipikusan csoportokat utaztatunk gy el, s az tutalsos szmljuk ksbb kszl majd el. Ugyanazt az ikont hasznljuk a htralkosra lltshoz s az elutaztatshoz. A klnbsg abban van, hogy van-e tartozsa a vendgnek. A htralkosra llts a Kassza programrszben vgezhet el.

108

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.1.3. 4.1.3.1.

Recepcis funkcik rkeztets, lakv ttel, Check-In rkeztets hrom szinten trtnhet:

A Vendg adatok flnl A Lak gombra kattintva a vendgeket egyesvel rkeztethetjk meg. Ezt akkor hasznljuk, hogy ha a vendgek a szobkba egyesvel s klnbz idpontban rkeznek meg. gy ha egy tbbgyas szobba megrkezik nllan az els vendg, akkor csak t rkeztetjk meg,. Egy vendg megrkeztetse esetn lak lesz a vendg szobja (megnylik). A vele egy szobban lak vendgek nem lesznek lakk. A foglals tbbi szobja sem lesz lak. A foglals viszont szintn lak sttusz lesz. A Szobabeoszts flnl s a Szobatpus foglalsok flnl A Lak gombra kattintva a szobkat rkeztetjk meg. Ezt akkor hasznljuk, hogy ha a foglals egy szobjba egyszerre rkeznek a vendgek. Egy szoba megrkeztetse esetn lak lesz a szoba (megnylik). A szoba minden vendge lak lesz. A foglals tbbi szobja nem lesz lak. A foglals viszont lak sttusz lesz. A foglals fej adatainl A foglals sttusznak lakra mdostsa esetn a foglalst rkeztetjk meg. Ezt akkor hasznljuk, hogy ha a foglalshoz tartoz sszes szobjba minden vendg egyszerre rkezik. A foglals megrkeztetse esetn lakott lesz az sszes szoba s bentlak lesz minden vendg. Tipikus esete ez egy csoport rkezsnek, illetve a csaldi vagy cges tbb szobs foglals rkezsnek. Az rkeztets a Replgp gombbal is trtnhet. Ekkor is 3 szint a mvelet. Az, hogy a foglals rkezik, vagy a szoba rkezik, vagy a vendg rkezik, azon mlik, hogy a mely ablakterletnk aktv. Ha a foglals adatain van a fkuszunk (rezervciszm), akkor a foglals lesz rkeztetve. Eltte persze megerstst vr a program, hogy biztos ez volt-e a szndkunk.

Ilyenkor mg visszalphetnk. Ha a Szobatpus foglals vagy a Szobabeoszts flek valamelyikn jrunk, akkor az a kijellt sor szoba lesz rkeztetve, ha Igenelnk a Megersts ablakban feltett krdsre. Ha a Vendgadatok fln jrunk, akkor a kijellt sor vendg lesz rkeztetve. Ezt is meg kell majd erstennk. Ha tvesen rkezettk meg a foglalst vagy a szobt vagy a vendget, akkor a Trls ikongombra kattintva a program nem trlni fogja azt, hiszen lak nem trlhet, hanem visszautat knl!

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

109


Felhasznli kziknyv

Ha helyeselnk, akkor a foglals sttusza visszall a lakv ttel eltti sttuszra, egyni foglals esetn garantltra, csoport esetn deffinitvre. Ez csak az rkezs napjn tehet meg! Ha tvesen utaztattunk el egy foglalst vagy a szobt vagy a vendget, akkor az rkezs ikongombra (Check In) kattintva a program visszautat knl!

Ha helyeselnk, akkor a foglals sttusza visszall a lakra. Ez csak az utazs napjn tehet meg. Ha a szoba rkezsi dtuma nem aznapi, hanem ksbbi, akkor rnk krdez a program :

Ezzel megakadlyozzuk a vletlen rkeztetseket illetve lehetsgnk van az elbb betoppan vendg rkeztetsre. 4.1.3.2. Kategrira oszts A kategrira oszts clja, hogy a tbbszobs foglalsi ttelt annyi ttelre osszuk ahny szobrl szl. Ugyanis az gy, mr a szobabeosztst megelzen fogunk tudni csoporttablt nyomtatni a foglalsrl. Tovbb a vendgrakkal dolgoz szllodk esetben felttlen vgre kell hajtani a kategrira osztst, a vendgek berazsa vget. A kategrira oszts nagyon egyszer. Csupn r kell kattintani a foteles gombra. KATEGRIRA OSZTS ELTT

110

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

KATEGRIRA OSZTS UTN

4.1.3.3.

Szobabeoszts Hrom tblzat lthat a fln. A bal fls Szobatpus foglalsok tblzatban a foglalshoz tartoz azon szobatpusok lthatk, amelyekhez mg nem hatroztunk meg szobaszmot. Ha a tblzat res, akkor valamennyi szobatpus foglalshoz mr szobaszmot is rendeltnk. A bal als Szobaszmok tblzatban a kivlasztott szobatpus foglalssal egyez tpus, az adott idszakban mg kiadhat szobk lthatk. Alaphelyzetben a tblzat fltti rdigombok kzl a Kategria szerint van kivlasztva. Ha a tblzat res, a hzban nincs a kivlasztott kategrinak megfelel szabad szoba. Ez esetben a rdigombok kzl vlasszuk a Szabad szoba gombot. Ekkor megjelennek ms kategriabeli szabad szobk is. Ha gy sincs vlaszthat szobnk, akkor az sszes szoba vlasztssal az sszes szoba tpusbl vlaszthatunk, a foglalt szobkat is belertve. Ha a tiszta dobozt megjelljk, akkor csak a pillanatnyilag kitakartott, kiadhat sttusz szobkat ltjuk, ha nem jelljk be, akkor a szoba takartsa nem rdekel bennnket. Ez az eset akkor, ha nem a mai napon rkez szobt osztunk be. A jobb oldali tblzatban a mr beosztott szobk lthatk.

Beosztand szobafoglalsok

Beosztott szobk

Vlaszthat szobk

A beoszts menete a kvetkez: Kivlasztjuk a beosztani kvnt szobatpust a Beosztand szobafoglalsok tblzatban. Kivlasztjuk a kvnt szobaszmot a Vlaszthat szobk tblzatban, vagy a szobaszmok tblzat fltt lthat beviteli mezbe berjuk a keresett szobaszmot. az j gomb megnyomsval a kivlasztott szobatpushoz hozzrendeljk a kivlasztott szobaszmot. Ezt megtehetjk a szobaszmra trtn dupla kattintssal is.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

111


Felhasznli kziknyv

Bekszts A jobboldali tblzatban rllva egy sorra, a Mdosts gombra kattintva kitlthetjk az adott szobra nzve a Megjegyzs s Bekszts rovatokat. A megjegyzs a Szmlzskor lesz szemnk eltt, mg a bekszts a szobaasszonyokat figyelmezteti a teendkre. Megjegyzs A szobafoglalssal kapcsolatos brmilyen megjegyzs rgztsre alkalmas. Listkon nem jelenik. Chipkrtya A chipkrty azonostjnak trolsra szolgl. 4.1.3.4. Automatikus szobabeoszts A fogaskerekes gombra kattintva a program a foglalsi szm alatt tallhat sszes szobaszm nlkli szobafoglalsokat automatikusan szobra osztja. A program a bal als Vlaszthat szobk tblzatbl sorra veszi a szobaszmokat. Kulcskrtya kszts Ha szobink kulcskrtyval nylnak (mgneskrtya vagy chipkrtya), akkor itt van lehetsgnk a krtya elksztsre. Mellk engedlyezs s tilts A Mellk engedlyezs illetve a Mellk tilts gombok a telefon kzpontunk fel kldenek parancsokat, melyekkel engedlyezik illetve tiltjk a szobai telefon hasznlatt. Nem mindegyik telefon alkzpont kpes ilyen parancsok feldolgozsra. Csak a HostWare winFOR/tel telefon interfsz programmal rendelkez partnerek szmra vgezhet el a mvelet. Ha a mvelet sikeres volt, akkor az engedlyeztets/tilts megjelenik a Szerviz -> Telefon interface -> Mellk eng./tilt. listban. breszts belltsa A vekker ikonra kattintva a megjelen ablak segtsgvel a foglalsi szmhoz tartoz bresztst llthatjuk meg.

4.1.3.5.

4.1.3.6.

4.1.3.7.

Az j felvitel gomb segtsgvel egy j bresztst idztnk. Szoba A legrdl lista segtsgvel vlasszuk az bresztst kr szobt.

breszts ideje rtelemszeren rjuk be az breszts idpontjt.112 www.hostware.hu 2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

A Trl gomb segtsgvel trljk a lemondott vagy tvesen felvitt bresztst. 4.1.3.8. gyazsi adatok Az gyazshoz, takartshoz kapcsold ltalnos belltsokat brlhatjuk itt fell, az adott szoba vagy szobatpus esetn. A takarts nehzsgt egy 10es skln adhatjuk meg, ez a Takartsi sly. A Housekeeping programrsz fogja ezt hasznlni, A szobalny beosztsnl.

A ciklusokkal a takarts illetve az gyazs gyakorisgt llthatjuk be. Ebben segtsgnkre van az, hogy rgtn ltjuk, hogy a kvetkez dtum mire addik az adott belltssal. 4.1.3.9. Kltztets Kltztetskor a Szobatpus foglalsok fln a megfelel szobra llva a tblzatban, Mdostsba kezdnk, s vltoztatunk a szobaszmon, s ha kell a tpuson is. Ezeltt termszetesen a Szobatkrben meggyzdnk arrl, hogy a szoba, ahova kltztetni akarjuk a vendget, szabad. Ha tvedsbl foglalt szobba prblunk kltztetni, a program tiltakozni fog, hogy a szoba foglalt az adott idszakban. Megengedett, de az utlagos kimutatsokat megzavarja, ha a vendget olyan szobba kltztetjk, ahol volt msik lak az eredeti vendg mr lelakott napjai valamelyikn. Ilyenkor a kvetkez ablakot kapjuk:

Ez azt jelenti, hogy a Szobatkrben nzve, tfedsbe kerl napokra eggyel kevesebb szobajszakt fognak hozni kimutatsaink, a kltztets utn. Az is problmt jelenthet, ha olyan szobba prblunk kltztetni, ahol kevesebb gy van, mint a kltztetend szobban. Ekkor is figyelmeztetst kapunk:

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

113


Felhasznli kziknyv

Folytathatjuk ilyenkor a kltztetst, ha behelyeztetnk egy ptgyat. A kltztets elvgezhet a Szobatkrbl is. A program ott is figyelni fog ezekre a problmkra. 4.1.3.10. rkd sszetevk engedlyezse Itt az automatikusan terhelend ttelek kzl az tkezsek engedlyezhetk illetve tilthatk. Az jszakai zrs s a szobar elterhels a tiltott tkezseket nem fogja rterhelni a foglalsra, annak ellenre, hogy az rkd szerint jrna.

Rendezs

Kijells

Rgzts ! Kijells

Ha kijellt a sor, akkor jr az tkezs, ignybe veheti illetve ignybe akarja venni a vendg.. Ha nincs jellve a sor, akkor nem jr illetve nem akarja ignybe venni. Magra a jellsre hiba kattintunk az egrrel! Tle jobbra (brhova a sorban) kattintva vlthatjuk. A vendg szobaszma, akinl vltoztatni akarunk. Alaphelyzetben az sszes szveg ll itt, jelezve, hogy mindegy melyik szobra kvncsiak vagyunk.

Szoba

Rendezettsg Elre meghatrozott sorrendek kztt vlaszthatunk. Bellts mentse A vltozsokat gy vglegestjk.

114

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.1.3.11. Terhels tirnyts Kzvetlen tirnytsi lehetsg. Belltst kveten a vendgre vagy a szobra vagy foglalsra terhelend szolgltatsok kivlasztott kre, az itt meghatrozott msik foglalsra vagy szobra vagy vendgre terheldik. Alaphelyzetben a fl a mr ltez, aktv tirnytsokat mutatja. A Honnan tblzat tartalmazza azt, hogy honnan trtnt trnyts. Itt kijellve egy sort, a tbbi tblzat mutatja az trnyts irnyt s krt. A Hova tblzat mutatja, hogy kire, mire terheldnek, a Szolgltats tblzat ltal mutatott ttelek.

Honnan?

Mit? Hov?

j trnytst az trnyts gombbal kezdemnyezhetnk, mg a Trls gombbal a meglvk kzl trlhetnk. Mdostsra nincs lehetsg. Ilyen esetben trljk a meglvt s vegyk fel jra. j trnyts esetn egy Vendgkeress ablak ugrik el, ahol a kivlaszthatjuk az trnyts Hova elemt. Ezutn a kvetkez ablakot kapjuk :

Itt a Honnan terleten az alflek segtsgvel kivlasztjuk, hogy a foglals, egy szobja, vagy egy vendge az akinek a terhelst tirnytjuk. A kijellseknl ne a pira kattintsunk, hanem tle jobbra. A szolgltatsok krt is kijellhetjk. A jellst segti kt nyomgomb, melyekkel bejellhetjk az sszes szolgltatst (a pips), illetve megszntethetjk az sszes kijellst. Dupln kattintva egy adott sorra, annak llapota megjelenik valamennyi sorban. A Rendben gombbal zrjuk az tirnytst.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

115


Felhasznli kziknyv

4.1.3.12. Az idegenforgalmi ad szmts metdusa Helyi nkormnyzatoktl fggen az idegenforgalmi adt ms s ms mdon szmtja ki a rendszer. Idegenforgalmi adt az a 18 s 70 kztti vendg kell fizessen, aki nem munkavgzs cljbl tartozkodik a teleplsen. Az idegenforgalmi adt kt helyen lehet belltani a foglals sorn. Ha a szobarhoz hatrozzuk meg, ennek rtke a mr ismert "benne foglaltatik", "rterhel" ill. "nincs" lehet. Ezen rtk alaprtke a rendszerparamtereknl belltott rtk lesz. Amennyiben rkdot hatrozunk meg, akkor az rkd ksztsnl meghatrozott rtk lesz aktulis rtk. A szobar meghatrozs vgn mg van lehetsgnk a klnbz paramterek ltal meghatrozott IFA rtk kzi mdostsra is. Ha a vendgadatoknl hatrozzuk meg az IFA rtkt. Itt mr csak az "I" s "N" rtkeket veheti fel a rendszer. Alap rtelmezettknt a szobar megadsnl meghatrozott IFA rtket veszik fel a vendgek. Azaz "benne foglaltatik", "rterhel" esetn "I", "nincs" esetn "N" rtket vesz fel. Amennyiben mdostjuk a vendg adatait, azaz a szletsi dtumt, gy a jogszablyoknak megfelelen mdostja a rendszer az IFA ktelessg belltst. A vendg adatok meghatrozsnak vgn mg van lehetsgnk a klnbz paramterek ltal meghatrozott IFA rtk kzi mdostsra is. Kt fle mdon rhatjk ki az IFA fizetsi ktelezettsget. Fix, tteles Szzalkos TTELES (FIX) Szemlyenknt s vendg jszaknknt egy fix sszeget hatroz meg az nkormnyzat. Ez az sszeg klnbz lehet az llampolgrsgtl fggen (belfldi, klfldi). Ebben az esetben a rendszer paramtereknl belltott szolgltats kdokat fogja IFA szolgltatsnak venni a rendszer. Ezen kdok szolgltats sztrban felvett rtkt fogja a rendszer terhelni az jszakai zrs folyamn az IFA kteles fk szmval szorozva. Ha a szobarba "belertjk" az IFA belltsa, akkor az IFA szmtsi metdusa a kvetkez. Az IFA sszege adott a kteles fk szmbl. (IFA sszeg* IFA kteles fk) A szobarat gy szmolja ki a rendszer, hogy az rkd sszegbl levonja a nem szlls jelleg tteleket s az IFA-t is. Ha a szobarra rtesszk az IFA belltsa, akkor az IFA szmtsi metdusa a kvetkez. Az IFA sszege adott a kteles fk szmbl. (IFA sszeg* IFA kteles fk) A szobarat gy szmolja ki a rendszer, hogy az rkd sszegbl levonja a nem szlls jelleg tteleket. Ha a "nincs" az IFA belltsa, akkor nem kell semmit tenni. SZZALKOS A nett szoba r rsznek bizonyos szzalkban hatrozza meg az nkormnyzat. Ebben az esetben a rendszer paramtereknl belltott szolgltats kddal s IFA szzalkkal fog szmolni a rendszer. Ebben az esetben nincs klnbsg a klfldi s belfldi IFA kztt, ezrt mind a kt szolgltats kdot ugyanazzal az rtkkel kell feltlteni. Amennyiben legalbb egy IFA kteles vendg van a szobban, akkor a rendszer terhelni fogja az idegenforgalmi adt a szoba rmeghatrozsnak megfelelen, hiszen nem lehet megbontani elre azt, hogy a szoba r mennyi szzalkt fogja az egyik, msik vagy harmadik vendg fizetni. Ha a szobarba belertjk az IFA belltsa, akkor az IFA szmtsi metdusa a kvetkez:116 www.hostware.hu 2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

A rendszer kiszmolja a szobarat (levonja a nem szlls jelleg tteleket). A szobarat elossza a 1+FA szzalk+IFA szzalk sszeggel, gy kapjuk meg a nett szoba rat. A nett szobarat beszorozzuk az IFA szzalkkal s gy megkapjuk a IFA sszegt. Ha a szobarra rtesszk az IFA belltsa, akkor az IFA szmtsi metdusa a kvetkez: A rendszer kiszmolja a szobarat (levonja a nem szlls jelleg tteleket). A szobarat elossza a 1+FA szzalk sszeggel, gy kapjuk meg a nett szoba rat. A nett szobarat beszorozzuk az IFA szzalkkal s gy megkapjuk a IFA sszegt. Ha a "nincs" az IFA belltsa, akkor nem kell semmit tenni. 4.1.3.13. Pay-TV

A szllodai bels TV lnc alapveten lehetv teszi azt, hogy az egyes szobkhoz ms s ms TV program csomagokat rendeljnk. Ez a Szobatpus foglalsok fln tehet meg. A programcsomagok tartalmazhatnak internetezsi lehetsget, valamint jtkprogramokat is. A szobkba zenetet is kldhetnk. Kivlasztva itt a szobaszmot, berva zenetnket, sorokra bontva, az zenet kldse gomb el is postzza azt. Mikor a vendg bekapcsolja a TV-t, megkapja az zenetet. Az zenetklds funkci elrhet a Szerviz program menjbl is a Pay-TV funkcik almenbl. Ugyanott tallhatunk egy specilis zenetkldsi lehetsget, a Tzriadt.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

117


Felhasznli kziknyv

A jobboldali ablakrszben kijellhetjk, hogy a vendg szmlamegtekints esetn, mely tteleket lthatja a TV-jn, s melyeket nem. 4.1.3.14. Feljegyzsek Felhasznl csoportok szmra kszthetnk itt feljegyzseket. A feljegyzsekrl lista krhet a Kimutatsok programrsz Recepcis listk almenjben a Foglals feljegyzsek szolgltatsban. A lista alapjn, ha valaki eljr a feljegyzs alapjn, feldolgozza azt, akkor itt bejegyezheti, hogy a feljegyzs mr fel lett dolgozva. A feljegyzs feldolgozsra a kijellt gyintz (csoport) figyelmt a fl piros szne fogja idevonni.

Hatlybalps Nap s id. Ettl a naptl, s azon bell ettl az idponttl kezdve rvnyes a feljegyzs. Szoba Erre a szobra rvnyes a feljegyzs, ha kitltjk.

Felhasznlk Az adott felhasznl csoportra vonatkozik a feljegyzs. A felhasznli csoportokat az Alapadatok programrszben a Kzs sztrak menben, s azon bell a Kzs sztrak szolgltatsban tallhatjuk meg, a Felhasznlcsoport fln. Feljegyzs A feljegyzs maga. Feldolgoz E gombbal bejegyeztethetjk, hogy a feljegyzst feldolgoztuk, nincs vele tovbbi teend.

Minden feljegyz. Ha nem csak az aktulis feljegyzsek rdekesek, jelljk be.

118

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.1.3.15. Napl Az aktulis foglals adatvltozsai tekinthetk meg. Idrendben lthat, hogy az adott foglalson melyik gyintz, mikor s mit mdostott. Ennek megfelelen a kizrlagos felelssg is megllapthat. Az ttekinthetsget javthatjuk a Naplzs szrs hasznlatval, aszerint, hogy mire vagyunk kvncsiak.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

119


Felhasznli kziknyv

4.2.

PTGY NYILVNTARTSA rendelkezsre ll ptgyakat az eszkznyilvntartsba vegyk fel.

4.2.1.

Eszkznyilvntarts (FRO146) Elrsi tvonal: Alapadatok -> Kiegszt adatok -> Eszkznyilvntarts

Hotel

Szllodnknt eltr eszkznyilvntartsunk lehet.

Megnevezs Az eszkz neve. Db. Rendelkezsre ll mennyisg.

Kd, Szolgltats Automatikusa terhels esetn a szolgltats kdja s megnevezse. sszeg, Valuta Az eszkz egysgra. Aktv Csak az aktv eszkzk llnak a rezervci rendelkezsre.

120

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.2.2.

Mitl vlik ptggy a ptgy? Az imnt felvett eszkzt lltsuk be a hoteladatok nyilvntartsban (Alapadatok -> Front Office sztrak -> Hotel tblzat) ptgyknt.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

121


Felhasznli kziknyv

4.2.3.

Rezervci A rezervci automatikusan rzkeli a ptgy szksgessgt, ami a kivlasztott szobatpus gy + ptgy szmbl illetve a foglals felntt + gyerek ltszmbl addik. Amennyiben a felntt + gyerek ltszm tllpi a szobatpus gyszmt, a program rkrdez a szksges ptgy mennyisg lefoglalsra.

Az Igen gombra mennyisget:

kattintva

a

program

lefoglalja

a

szksges

ptgy

Lefoglaland ptgyak mennyisg = (Felntt+Gyerek-Szobatpus gyszm)*Szobk szma

122

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.2.4.

Eszkzfoglalsok nyilvntartsa A szobafoglals ltal lefoglalt ptgyakat a kperny jobb oldaln tallhat gyakat s egy kk plusz jelet brzol gombra kattintva tekinthetjk meg.

Az eszkzfoglalsok ablakban nem csak ptgy, hanem minden ms eszkzt lehetsgnk van lefoglalni egy megadott idszakra.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

123


Felhasznli kziknyv

4.2.5.

Kategrialeltr A kategrialeltrban a az Eszkzk fln lthatjuk, hogy hny szabad prgyunk van.

124

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.2.6.

rkezk, utazk, bentlakk listja Amennyiben szobaszint rkezk, bentlakk, vagy utazk listjt krjk le

a listn megjelenik a ptgyak szma.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

125


Felhasznli kziknyv

4.3.

SZOBATKR (FRO311)A szobatkr a Front Office rendszer legltvnyosabb rsze. Segtsgvel knnyen ttekinthetjk a szlloda foglalsait (fleg kis s kzepes szllodk esetn). A j ttekinthetsg mellett a szobatkr szmos foglalssal kapcsolatos mveletet is knl, mint foglals felvtel, Check-In, szmlakszts ... gy a szobatkr a kis s kzepes szllodk recepcisainak standard munkafellete lehet.

JDONSGOK Szabad, rkez s utaz szobk egyszer megjelentse A napok rcson, egr segtsgvel (bal egrgomb lenyomsval), jelljk meg a kvnt idszakot (narancs sznre vlt) s a tabl csak a megjellt idszak szabad szobit fogja hozni. Az jobb egrgombra kattintva megjelenik egy helyi men, amelybl kivlaszthat a megjelentend szobk sttusza(rkezk, Utazk, Mindenki). A fen emltett kt funkci a szobatkrbl dolgoz recepcisok munkjt jelentsen megknnyti. Gyorsrezervci Az j gombra kattintva megjelenik egy piros-srga sznben pulzl nyl, amely pozcionlsval s mretezsvel foglalhatjuk le a megfelel szobt a kvnt idszakra. Gyorsutaztats Amennyiben a jobb egrgombbal a foglalsra kattintunk, megjelenik egy helyi men, amelybl a Szmlakszts menpontot kivlasztva gyorsan elkszthetjk a vendg szmljt. Kzvetlen hnapvlaszts A tabl aljn tallhat hnap flek segtsgvel pillanatok alatt a kvnt idszakra pozcionlhat a szobatkr.

126

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

Tablfelbonts sklzhatsga A tabl alatt tallhat 2ht, 3ht s 5ht gombok segtsgvel a pillanatnyi ignynek megfelel tablfelbontst llthatjuk be. Tetszs szerinti ablakmretezs Az ablak jobb als sarkn tallhat fogantyt az egr bal gombjval megragadva, szobatkrnket tetszs szerinti mretre llthatjuk be. LERS A tabl baloldaln fgglegesen tallhat meg a szobk felsorolsa a szobatpus s a pillanatnyi tisztasgi llapot megjellsvel. rtelemszeren a piros lmpa a piszkos a zld pedig a tiszta szobt jelenti. Amennyiben az egr jobb gombjval rkattintunk a piros lmpra, megjelenik egy helyi men Tisztra llt menponttal. A menpontra kattintva a szoba sttusza res kiadhat lesz. A bal fels sarokban tallhat Szobatpus legrdl lista segtsgvel egy kivlasztott szobatpusra szkthetjk a megjelentett szobkat. A bal als sarokban tallhat Szoba mezbe rhatjuk be a keresett szoba szmt. A tblzat fggleges lapozsra fggleges grgetsvot a hasznljuk. Amennyiben a mai napra szeretnnk pozcionlni a szobatkrt, kattintsunk a naptrgombra. A tblzat fels rszn a napok jellse lthat. A htvgk sttebb szrke sznnel, a kiemelt nnepnapok rzsasznnel, a nem kiemelt nnepnapok viszont kk sznnel vannak sznezve. Az idtengelyen a tabl alatt tallhat fekete nyilakkal naviglhatunk jobbra vagy balra. A szimpla nyl 1 napot ugrik a dupla viszont 1 hetet. Hnapvltsra gyszintn a tblzat aljn tallhat hnapflek hasznlhatk. Amennyiben egy konkrt napra szeretnnk naviglni, gy kattintsunk a Keress gombra s az gy megjelen ablak segtsgvel adjuk meg a kvnt dtumot.

A foglalsokat nyilak szemlltetik a rjuk rt szobaignyl nevvel. A nyl szne a foglals sttuszrl rulkodik: Szn Srga Vilgoskk Sttkk Vilgoszld Sttzld Bord Piros Fekete Foglals tpus Egyni s csoport Egyni Csoport Egyni Csoport Egyni s csoport Egyni s csoport Out Of order Sttusz Megjegyzs Opcis dtum ki van tltve

Garantlt Definitve Lak Lak Elutazott Htralkos Out Of order zemen kvli

A tblzat szmszer adatokat is meg tud jelenteni a megfelel hpehely gombra kattintva: Lakk szma Foglalsok szma A szobk foglaltsgnak idtartama

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

127


Felhasznli kziknyv

4.3.1.

Kiadhat szobk megtekintse A jobb egrgombot lenyomva tartva, jelljk meg a kperny fels rszn azt az idszakot, amelyben a kiadhat szobkat keressk. A megjellt idszak narancssznre vlt.

A funkci kikapcsolshoz a jobb egrgombbal kattintsunk a dtum svra. Ezt kveten a narancsszn megjells eltnik.

128

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.3.2.

Gyorsrezervci Az j gombra kattintva a tabl bal fels sarkban megjelenik egy piros s srga sznben pulzl nyl.

A nyl pozcionlsval vlasztjuk ki a kvnt szobt, mretezsvel pedig a tartzkods idtartalmt lltjuk be. Amikor szoba s az idszak kivlasztsa megtrtnt, kattintsunk a Rgzt gombra. Ekkor megjelenik egy ablak, amely segtsgvel a foglals tbbi fontos adatt meg tudjuk adni.

A kt legfontosabb informci, a nv s a szobar, megadst kveten a Rgzt gombra kattintva, mris rgzthetjk a foglalst. Kiegszt funkci a gyakran hasznlt adatmez rtkek s belltsok elmentse. E funkcinak ksznheten a Foglals felvtele ablak a gyakran hasznlt adatokkal elre kitltve tud megjelenni, ezltal sok idt megtakartva a felhasznlnak.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

129


Felhasznli kziknyv

4.3.3.

rkeztets, foglals adatainak megtekintse RKEZTETS Jobb egrgombbal az rkez foglalsra kattintva a kvetkez helyi menbl vlasszuk ki a Check-in menpontot:Tulajdonsgok Check-In Trltre llt Htra klds Elre hozs -> Rezervci -> Szmlakszts -> Szmlamveletek

rkeztetskor vagy utaztatskor a jobb egrgombbal a dtum svra kattintva megjelen helyi menbl vlasszuk ki az rkezket, vagy az utazkat:rkezk Utazk Mindenki

Visszavlts a dtum svra trtn jobb egrgomb kattintssal lehetsges. FOGLALS ADATINAK MEGTEKINTSE A Tulajdonsgok menpontot vlasztva megjelenik egy ablak, amely a foglals f tulajdonsgait jelenti meg.

130

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

Out Of Order (zemen kvli) szoba kivlasztsa esetn a kvetkez ablak jelenik meg.

REZERVCI A program tlp a Rezervciba, lehetv tve a kivlasztott foglals adatainak mdostst. (Felttele, hogy a Rezervcibl kell nyitnia a Szobatkrt.)

4.3.4.

Lemonds (Trltre llts) Jobb egrgombbal a foglalsra kattintva a kvetkez helyi men jelenik meg:Tulajdonsgok Check-In Trltre llt Htra klds Elre hozs -> Rezervci -> Szmlakszts -> Szmlamveletek

A Trltre llt menpontot vlasztva trlt sttuszv tehetjk a foglalst.

4.3.5.

Kltztets, hosszabbts A kltztets s a tartzkods hosszabbtsa nagyon egyszer. Elszr is a Mdost gomb megnyomsval jelezzk vltoztatsi szndkunkat. Kltztets esetn ezt kveten mr csak meg kell ragadni az rintett foglalst (nyilat) az egr bal gombjval, amikor az egr pozcijt jelz kurzor egy fehr tglalapot mutat, s thelyezni a kivlasztott szoba idsvjra (az thelyezs ideje alatt termszetesen az egr bal gombja nyomva marad). Hosszabbts esetn a foglals (nyl) vgt kell megragadni ugyancsak az egr bal gombjval, amikor az gr pozcijt jelz kurzor egy jobbra s balra mutat nylra vltozik. A foglalsvgt igaztsuk a megvltozott utazsnaphoz. A fent lert hosszabbtst s kltztetst a Rgzt gomb megnyomsval tudjuk vglegesteni.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

131


Felhasznli kziknyv

A mdostsok vglegestse eltt a program megjelenti azokat ellenrzs cljbl. Az esetleges hibkrl (pld. tl korai dtum) a mveletek oszlopban kapunk lerst.

4.3.6.

Szmlakszts-utaztats Jobb egrgombbal a foglalsra kattintva a kvetkez helyi men jelenik meg:Tulajdonsgok Check-In Trltre llt Htra klds Elre hozs -> Rezervci -> Szmlakszts -> Szmlamveletek

Szmlakszts A program megkezdi a kivlasztott foglals terhelsi tteleinek szmlzst. Egyttal el is utaztathatjuk a vendget. (Felttel, hogy a Szmlamveletek ablak mr nyitva legyen) Szmlamveletek A program tlp a Szmlamveletekbe lehetv tve klnfle szmlamveletek vgrehajtst a kivlasztott foglalson. (Felttel, hogy a Szmlamveletek ablak mr nyitva legyen)

132

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.3.7. 4.3.7.1.

Housekeeping funkcik Szoba tisztra lltsa A szoba piszkos sttuszt a piros lmpcska jelzi.

Amennyiben a jobb egrgombbal rkattintunk a piros lmpra megjelenik egy helyi men, amelybl vlasszuk ki a Tisztra llt menpontot.Tisztra llt

4.3.7.2.

Ne zavarj jelzs Amennyiben 0 jszaks lak sttusz foglals van a szobban a szobaszm sorban megjelenik a behajtani tilos tbla.

4.3.8.

Szobatkr belltsai Jobb egrgombbal a foglalsra kattintva a kvetkez helyi men jelenik meg:Tulajdonsgok Check-In Trltre llt Htra klds Elre hozs -> Rezervci -> Szmlakszts -> Szmlamveletek

Htrakld

Amennyiben a foglalsok takarsban vannak, az egrrel megjellt nyilat (foglalst) htra lehet tenni. gy az ltala eltakart nyl (foglals) megjelenik. Az egrrel megjellt, flig takarsban lv nyilat (foglalst) elre lehet hozni.

Elrehoz

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

133


Felhasznli kziknyv

4.3.9.

Egyb funkcik A gomb megnyomsval az Alapadatok modulban rgztett nnepek s kiemelt idszakok listjt kaphatjuk meg.

A Nyomtat gombra kattintva nyomtatott lista formjban is megkaphatjuk a tablt. A Szobatkrt a Rezervcibl elindtva felhasznlhatjuk az j foglals szobinak kivlasztsra. Ilyenkor a szoba s az idszak kijellst kveten a Rgzt gomb segtsgvel trhetnk vissza a Rezervciba.

134

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.4.

KATEGRIALELTR (FRO312)A kategrialeltr a szlloda szobatpusonknti foglaltsgt mutatja. A kiemelt idszakot rzsaszn alapon hozza a program. Amennyiben az egeret a rzsaszn alapon hagyjuk, a program kirja a kiemelt idszakhoz kapcsold esemny nevt.

A tltlttt napokat s szobatpusokat piros sznnel emeljk ki. BELLTSOK Szabad szobk A zld kulcs lenyomsa esetn a szabad mennyisgek ltszanak a tblzatban zld sznnel. Amennyiben egy adott napon elfogytak a szobk, a szm pirossal jelenik meg. Foglalt szobk A piros kulcs lenyomsa esetn a foglalt mennyisgeket fogja mutatni a tblzat, fekete sznnel. A tblzat alatt az sszes szobatpusra vonatkoz sszestst, valamint a vrlists szobafoglalsok mennyisgeit lthatjuk. Lejjebb pedig az utazsi irodk kontingenseire vonatkoz informcik s a szobalimitek lthatak. A vzszintes grgetsvval mozoghatunk az idben. A fggleges grgetsv segtsgvel csalhatjuk el a kpernyn esetleg nem ltsz szobatpusokat. A nemzeti nnepek listjt kaphatjuk meg itt. Csak a kiemeltknt bejegyzett nnepek lesznek megklnbztetve a htkznapoktl. Az Alapadatok programban a Front Office sztrak almenben adhatjuk meg nnepeinket. Szoks ide helyi rendezvnyeket is felvenni, hogy kiemelten kezelhessk ket!

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

135


Felhasznli kziknyv

Foglalt sttusok belltsa A Foglalt sttusok ikongomb megnyomskor elugr ablakban meghatrozhatjuk, hogy mely sttuszokat vegye bel a foglalt szobk szmnak kalkulcijba.

A keresgomb megnyomsval lehetsgnk van konkrt dtumra ugrani.

A nyomtat ikonra kattintva nyomtatott lista formjban is megkaphatjuk a tblzatot. A Kategrialeltrt a Recepcibl aktivizlva, j foglals felvitelekor, mikor a Szobatpus foglals fln a szoba rkezsi dtumhoz rnk, lehetsgnk lesz a dtumokat egy piros keret segtsgvel megadni. Elhelyezve, tmretezve a keretet az egr segtsgvel, rgzthetjk ltala a szobatpust, az rkezs s a tvozs idejt.

136

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.5.

SZOBATABL (FRO314)A szobatabl rvn kpet kapunk a szlloda mltbeli, pillanatnyi s jvbeni foglaltsgrl. A tabl aljn tallhat navigtor gombokkal lapozhatunk elre vagy vissza az idben. FOGLALTSG SZMTSA A foglaltsg szmtsa kt mdon trtnik visszatekintsre, vagy elrejelzsre van szksgnk. attl fggen, hogy

Elrejelzs esetn (a trgynap is beletartozik) a szobafoglalsok alapjn szmoljuk a foglaltsgot. Foglaltsg = 100*Szobafoglalsok/Kiadhat szobk Elrejelzs esetn szobafoglalsokba. a vrlists foglalsokat is bele vehetjk a

Visszatekints esetn (trgynapot megelz idszak) a beosztott szobk szmt vesszk a foglaltsg megllaptshoz. Foglaltsg = 100*Beosztott szobk/Kiadhat szob

sszes szoba A szlloda sszes ltez vendgszobja. Out of order szoba Az zemen kvl helyezett szobk szma. sszes kiadhat szoba sszes szoba Out of order szoba. Egyni foglalsok Foglalsi sttuszonknt hozza az egyni szobafoglalsok szmt.2008. prilis 8. www.hostware.eu 137


Felhasznli kziknyv

Csoport foglalsok Foglalsi sttuszonknt hozza a csoport szobafoglalsok szmt. A csavarhzs gomb segtsgvel bellthatjuk, hogy mely sttusz foglalsokat szeretnnk a csoport az egyni szobafoglalsok kztt ltni.

Garantlt szobafoglals Az egyni garantlt s a csoport definitive szobafoglalsok szma. Szabad szoba sszes kiadhat szoba Garantlt szobafoglals. Foglaltsg % 100 * Garantlt szobafoglalsok / sszes kiadhat szoba Beosztott szoba Azon szobafoglalsok szma, amelyek rendelkeznek szobaszmmal. Ugyanazon a napon tbb szobafoglals egyazon szobra egy beosztott szobt eredmnyez. sszes szobafoglals Az sszes szobafoglals, vrlists, tentative s a prospect sttuszak is. Szabad szoba (MIN) sszes kiadhat szoba sszes szobafoglalsok. megllaptsa a bizonytalan foglalsok figyelembevtelvel. Foglaltsg (MAX) % 100 * sszes szobafoglals / sszes kiadhat szoba. Szerzdtt kontingens Az sszes leszerzdtt szobakontingens. Foglalt kontingens Kontingens felhasznlssal ksztett szobafoglalsok szma. Szabad kontingens Szerzdtt kontingens Foglalt kontingens. Szabad szobk

138

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.6.

FOGLALTSG ELREJELZS (FRO315)A foglaltsg elrejelzs listn az rkez, lak, utaz vendgek mennyisgt vizsglhatjuk klnbz bontsokban. Az ablak aljn szerepl gombok segtsgvel vlaszthatjuk ki, hogy a tblzatban milyen adatokat szeretnnk ltni. Ez hatrozza meg a mennyisgi egysget (szoba, felntt+gyerek, felntt, gyerek). A tblzat az adatokat napokra bontva, egyni s csoportos foglalsokra sztvlasztva jelenti meg.

A keresgomb megnyomsval lehetsgnk van konkrt dtumra ugrani. E szolgltats segtsgvel hatrozhatjuk meg a szlloda tltttsgt idben elre, gy lehetsgnk van ennek a listnak a segtsgvel beosztani a recepcisokat s a takart szemlyzetet. Szobatpusok Az elrejelzs kivlasztott szobatpusokra is lekrhet. E szolgltats nem csak ikongombrl indthat, hanem a Recepci menbl is.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

139


Felhasznli kziknyv

4.7.

SZABAD SZOBK LISTJA (FRO316)A rendszerben tallhat szabad szobkat lehet lekrdezni ezzel a listval. A lista megjelenti a szobaszmot, a szobban tallhat gyak ptgyak szmt, a szobatpust s vgl a szobatpusoknl felvett megjegyzs.

L I S T AK P

140

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.8.

FOGLALTSG MONITOR (FRO325)A szlloda szobinak llapott ltjuk itt egy kpen sszefoglalva. Az ablak tetejn egy jells magyarzatot ltunk : piros szm zld szm kk szm : foglalt szoba : szabad szoba : rkez vendg van a szobba..(A rezervci alapjn.) : ads szoba, mg nem fizetett : hasznlaton kvli szoba. Rszletesebben ezt a Housekeeping programrsz Out of order szobk szolgltatsban lehet elolvasni. : bal fels sarokban kk pont esetn a szoba piszkos, takartani kell

srga alapon fekete alapon kk pont

A szmok a szobaszmok, egy szobaszmon egyszerre tbb jells is lehet. A tblzat jobb oldaln a fls ablakban a beosztsra vr szobk kzl ltunk egyet, ha van ilyen. Mindig a legkzelebbi rkezt mutatja itt a program. Az als ablak ugyanazon foglalsnak a mr beosztott szobit mutatja, hogy egymshoz kzel helyezhessk el ket. Dupln kattintva egy res szobra a beoszts megtrtnik, s az ablak mutatja a kvetkez beosztandt, vagy eltnik, ha nincs mr tbb.

E szolgltats nem csak ikongombrl indthat, hanem a Recepci menbl is. Szerkeszts

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

141


Felhasznli kziknyv

142

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.9.

SZLLODASTTUSZ (FRO318)A szllodasttusz a szlloda aktulis foglaltsgi llapott mutatja. Tjkoztatst ad a szobk llapotrl, valamint a szobafoglalsok sttuszrl. Az ablak fontos tulajdonsga hogy, adattartalma felhasznli beavatkozs nlkl frissl. A rendszer brmelyik munkallomsn vgrehajtott utaztats, vagy rkeztets eredmnye azonnal megjelenik a kpernyn.

HOUSEKEEPING STTUSZ 1 res kiadhat szoba A housekeeping vezetje lltja kiadhatra az res tiszta szoba sttuszt. 2 res tiszta szoba A szobaasszony a szobai telefonmellkrl tisztra tudja lltani a szobt. 3 res piszkos szoba A vendgelutaztatst kveten a foglalt piszkos szoba res piszkosra vlt. 4 Foglalt OK szoba A housekeeping vezetje lltja OK-ra a foglalt tiszta szoba sttuszt. 5 Foglalt tiszta szoba A szobaasszony a szobai telefonmellkrl tisztra tudja lltani a szobt. 6 Foglalt piszkos szoba Az jszakai zrs az sszes lak szobt piszkosra lltja. 7 Out of order szoba Miutn az Out of order szobk tblzatba felvettk a szobt. SZOBA S VENDGFORGALOM ALAKULSA 1.) Elz jszaka lak A sor az elz jszaka lak szobk s lak vendgek szmt hozza, amely informci, kiindulpontknt szolgl a klnfle mutatk aktulis rtknek kiszmtshoz.2008. prilis 8. www.hostware.eu 143


Felhasznli kziknyv

2.) Mr elutazott A mr elutazott szobk s vendgek az aktulis lak szobk s vendgek meghatrozshoz nyjt segtsget. 3.) Mr megrkezett A mr megrkezett szobk s vendgek ugyancsak az aktulis lak szobk s vendgek meghatrozshoz nyjt segtsget. 4.) Aktulis lak Az aktulis lak sor a szllodban ppen lak szobk s vendgek szmt mutatja. 5.) Mg el nem utazott A trgynapon utaz mg lak sttusz szobk s vendgek szma lthat sorban. 6.) Mg meg nem rkezett A trgynapon rkez mg nem lak sttusz szobk s vendgek szma lthat sorban. 7.) Ma jszaka lak A sor, az sszes utaz elutazsa s az sszes rkez megrkezse esetn kialakul lak szobk s vendgek szmt mutatja. 8.) sszes szoba A szlloda sszes ltez vendgszobja. 9.) Aktulis foglaltsg (SUM) % Az aktulis lak s az sszes szoba hnyadosbl kiszmtott foglaltsg. A SUM jelz azt jelenti, hogy a foglaltsg kiszmtshoz nem vettk figyelembe az zemen kvl helyezett szobkat. Tbb zemen kvl helyezett szoba esetn ez a mutat kevsb kedvez tud lenni. 10.) Foglaltsg (SUM) % ma jszaka A sor, az sszes utaz elutazsa s az sszes rkez megrkezse esetn kialakul, az OOO szobk figyelembe vtele nlkl szmolt, foglaltsgot mutatja. 11.) Out of order (OOO) szoba zemen kvl helyezett szobk szma. 12.) sszes kiadhat szoba A szlloda sszes szobaszma cskkentve az zemen kvl helyezett szobk szmval. 13.) Aktulis foglaltsg (OOO) % Az aktulis lak s az sszes kiadhat szoba hnyadosbl kiszmtott foglaltsg. Az OOO jelz azt jelenti, hogy a foglaltsg kiszmtshoz figyelembe vettk az zemen kvl helyezett szobkat. Tbb zemen kvl helyezett szoba esetn ez a mutat kedvez kpet ad a szlloda foglaltsgrl. 14.) Foglaltsg (OOO) % ma jszaka A sor, az sszes utaz elutazsa s az sszes rkez megrkezse esetn kialakul, az OOO szobk figyelembe vtelvel szmolt, foglaltsgot mutatja. 15.) Szabad szoba ma jszaka Szabadon maradt szobk szma.

144

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

4.10.

TRZSVENDGEK (FRO330)A szllodnkba gyakran ltogat, viszza-visszajr vendgeket rdemes felvenni a Trzsvendgek kz. Ezt ebben az ablakban vagy a Rezervciban a Vendgadatok fln tehetjk meg.

Trzsvendg sszest

Trzsvendgeink kztt kereshetnk Azonost, Vendg neve s Nemzetisg szerint. A kk mezk kerestethetk, s a piros az aktv. Felvitelnl ktelez kitlteni a nevet s nemzetisget.

2008. prilis 8.

www.hostware.eu

145


Felhasznli kziknyv

146

www.hostware.hu

2008. prilis 8.

Felhasznli kziknyv


winFRO v7.8

5.

KASSZAA Recepci fejezet bemutatta, hogyan kezeljk foglalsainkat a vendg megrkeztig. A tovbbi lpsek itt a Kassza programban trtnnek. A vendg vgszmlja itt kszl majd el. Ennek els lpseknt a szllst s az tkezseit elterheljk. Ha ezt nem tesszk, akkor majd az jszakai zrs program automatikusan elvgzi. A vendg ltal ignybevett, s elre be nem tervezett szolgltatsokat akkor terheljk fel, amikor a vendg ignybe veszi azokat. A fizets az utazs reggeln trtnik ltalban, gy ekkor ksztjk el a vgszmlt. Ha a vendg elleget fizetett, akkor a vgszmla az elleggel cskkentett sszegrl szl majd. A program automatikusan el is utaztatja a lakkat ilyenkor. Ha tutalssal fizet egy partner, akkor a fizets kimarad, s az utazs utn fogjuk elkszteni a szmlt, majd postzzuk. A vendg utazsa utn adatait rzi a program. Erre nagy szksg lehet, hisz utlag is szmlamsolatot kell tudnunk adni, s egy esetleges reklamci esetn sztornznuk kell a szmlt, majd a korrekcik utn jra killtani. A szmlatrvny is ktelez bennnket, hogy 5 vig troljuk a szmlaadatokat. A program nem tartalmaz ilyen idkorltot, az adatok mindig rend

front office kezikonyv

Documents