færre leverandører med større sortiment · fire potentielle tilbudsgivere blev op-fordret til at...

1

N R . 4 | O K T O B E R 2 0 17

1

LEDER

Af Therese Bonney

Shareds ejere har med godkendelse af en fælles indkøbsløsning sat fokus på optimering af indkøbsproces-serne. Det betyder, at der vil ske forandringer i forhold til system- anvendelse, arbejdsgange og kultur i organisationerne med henblik på at høste økonomiske gevinster gennem ressourceoptimering og gennem-sigtighed. Med en standardiseret og automatiseret indkøbsløsning vil det give den enkelte indkøber overblik over indkøbsmuligheder, let adgang til bestilling af varer og automatise-ret opfølgning.

Nu venter der ejerne og Shared en fælles arbejdsindsats, for uden kon-trakter, elektroniske varekataloger og prislister, kan der ikke komme varer i e-handelskurven, og der-med vil de økonomiske gevinster udeblive.

Vi trækker nu i arbejdstøjet og glæder os til samarbejdet med projekt- og brugergrupper i hos de respektive ejere.

Rigtig god arbejdslyst!

Af Trine B. Fruergaard

Det kan være svært for indkøberne hos de respektive ejere, at vide hos hvilken leverandør et produkt skal købes til den bedste pris.

I samarbejde med Aarhus Vand prøver vi derfor at tænke lidt større og er gået i gang med at udarbejde en produktliste med

flere leverandørers sortiment, som skal udbydes.

Forventningen er, at det kan nedbringe det samlede antal leverandører, og at vi kan hente mere attraktive priser hjem ved hjælp af stordriftsfordele. Vi prøver denne nye fremgangsmåde i forbindelse med et udbud af materialeindkøb.

Færre leverandører med større sortiment

N Y H E D S B R E V N R . 4 | O K T 2 0 17

2

Af Therese Bonney

Fire potentielle tilbudsgivere blev op-fordret til at afgive tilbud på en samlet indkøbsløsning, hvor kontraktstyring skal være en integreret del af løsningen.

Comcare A/S’ tilbud var det bedste vur-deret på de opstillede kriterier. Comcares løsning består af kontraktstyringssyste-met CC MANAGEMENT og e-handelssy-stemet CC RAKAT.

Kontraktstyring Kontraktstyring skal sikre en nem tilgængelig oversigt over nuværende og kommende indkøbs- og samarbejdsaftaler inden for køb af vare- og tjenesteydelser. Systemet indeholder et kontraktkatalog, hvor alle leverandørerne, som de enkelte selskaber har kontrakter med, indgår i.

Fordelen ved systemet er, at alle medar-bejdere nemt kan se, hvilke leverandører som de kan købe ind ved, og som tilbyder de bedste produkter til de bedste priser.

Derfor er det vigtigt, at alle nuværende og kommende kontrakter sendes til Anders Juul Olsen i Shared, så kontrakterne kan indgå i kontraktkataloget.

E-handelsløsning Indkøbsløsningen er en udbygning af kontraktkataloget, hvor det er muligt at bestille de ønskede produkter og ydelser direkte fra det tilgængelige varekatalog. Hermed bliver bestilling af varer nem-mere end den e-handel, mange foretager derhjemme, idet der laves automatisk fakturamatch ved modtagelse af varerne. Det betyder, at betalingen godkendes og gennemføres automatisk.

Favrskov Forsyning og Aarhus Vand ønsker at benytte den fulde indkøbsløs-ning og vil dermed opnå øget økonomisk gevinst og ressourceoptimering i flere dele af indkøbsprocesserne.

Får det betydning for medarbejderne? Det korte svar er ”Ja”. I den kommende periode vil projektgruppen planlægge og koordinere implementeringsforløbet for den fælles indkøbsløsning.

Medarbejderne hos alle fire ejere vil blive informeret om nye muligheder og ændrin-ger af nuværende processer løbende.

Har du spørgsmål om omkring systemerne eller processerne, så kontakt Anders Juul Olsen på [email protected] eller 8947 1403. Du kan også se mere omkring løsningen på Comcares hjemmeside: comcare.dk.

Status på fælles indkøbsløsning


3

Af Casper A. Storr

I den seneste tid har der i pressen igen været stor fokus på manglende konkurren-ceudsættelse af opgaver i det offentlige. Alt efter kontraktværdien er det forskel-lige regelsæt, opgaver og ydelser udbydes efter. Vær opmærksom på at kontraktvær-

dien skal beregnes af hele aftalens løbetid fx 3 år + optionsår. Det er ikke lovligt at opdele aftalen i kunstige kortvarige aftaler for at omgå udbudspligten.

Du kan i nedenstående skemaer se hvilke bestemmelser, de forskellige typer af opgaver udbydes efter.

Har du et juridisk spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Shareds juridiske konsulenter: Trine B. Fruergaard svarer på spørgsmål om entrepriseret, kontraktsret og udbudsret m.v. Casper A. Storr svarer på spørgs-mål om udbudsret, aktindsigt, kontraktsret og vandsektoren m.v.

Vær opmærksom på tærskelværdier … og hvilke forpligtelser du har som indkøber

Det skal bemærkes at indkøb af varer og tjenesteydelser, hvor der er en klar græn-seoverskridende interesse skal offentlig-gøres. Om et indkøb har klar grænseover-skridende interesse beror på en konkret vurdering. Ved vurderingen skal der lægges vægt på kontraktens genstand, an-

slåede værdi og varighed samt forholdene i den pågældende branche og det geografi-ske sted, hvor kontrakten skal udføres.

Shared vil dog stadig anbefale, at man uanset den konkrete opgave/ydelses værdi undersøger markedet i et eller andet

omfang. Der kan ofte være relativt store besparelser på de mindre opgaver.

I Shared vil vi meget gerne dele vores viden på området, så har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte os.

< 300.000 kr. > 300.000 kr. > 3.000.000 kr. > 38.960.213 kr.

Spildevand Ingen regulering Underhåndsbud Tilbudsloven

Licitation Tilbudsloven

EU-udbud Udbudsloven

Vand Ingen regulering Underhåndsbud Tilbudsloven


EU-udbud Forsyningsvirk. direktiv

Varme Ingen regulering Underhåndsbud Tilbudsloven



Affaldsselskab Ingen regulering Underhåndsbud Tilbudsloven


EU-udbud Udbudsloven

Vand- og spildevands-selskab Ingen regulering Underhåndsbud

TilbudslovenLicitation Tilbudsloven


BYGGE- OG ANLÆGSOPGAVER

< 500.000 kr. > 500.000 kr. > 1.558.409 kr. > 3.116.817 kr.

Spildevandsselskab Ingen regulering Markedsafdækning Udbudsloven

EU-udbud Udbudsloven -

Vandselskab Ingen regulering Markedsafdækning Udbudsloven - EU-udbud

Forsyningsvirk. direktiv

Varmeselskab Ingen regulering Markedsafdækning Udbudsloven - EU-udbud

Forsyningsvirk. direktiv

Affaldsselskab Ingen regulering Markedsafdækning Udbudsloven

EU-udbud Udbudsloven -

Vand- og spildevandsselskab Ingen regulering Markedsafdækning

Udbudsloven - EU-udbud Forsyningsvirk. direktiv

VAREKØB/TJENESTEYDELSER

Vi får en gang imellem spørgsmål af forskellig juridisk karakter. Nogle af dem, synes vi, er så interessante, at vi gerne vil dele.

D EN JURIDIS KE BRE VK A S S E


4

Status på udbudAf Casper A. Storr

CATERING AARHUS VAND

Aarhus Vand skal i EU-udbud med kantineordning. Shared har gennem-ført en tilfredshedsundersøgelse blandt medarbejderne i Aarhus Vand. Det giver mulighed for at imødekomme de ønskede ændringer i forhold til nuværende kantineordning. Projektgruppen, der er nedsat til arbejdet, har været i gang med at se på resultaterne af undersøgelsen, og arbejder nu på at bruge medarbejdernes ønsker så meget som muligt i det kommende udbud. Den nuværende kontrakt udløber den 1. maj 2018.

FORSIKRING AARHUS VAND FAVRSKOV FORSYNING SYDDJURS SPILDEVAND

Forsikringsmaterialet er færdigbearbejdet og forventes offentliggjort i løbet af oktober måned. Udbuddet er delt op i 7 delaftaler.

BYGHERRERÅDGIVNING AARHUS VAND

Aarhus Vand har prækvalificeret 3 bygherrerådgivere, som hver har afgivet tilbud. I uge 40 er der afholdt forhandlingsmøder og rådgiverne har nu fået muligheden for at komme med et revideret tilbud.

E-HANDELSLØSNING OG KONTRAKTSTYRING SHARED

Comcare A/S er valgt som leverandør til e-handelsløsning og kontrakt- styringssystem for Shared og de fire ejere. Comcares indkøbsløsning RAKAT anvendes også af vores kolleger i SamAqua.Implementering af e-handelsløsningen i Aarhus Vand og Favrskov Forsyning vil ske i løbet af vinterhalvåret.

CERTIFICERING AF STANDARDER AARHUS VAND

Shared har gennemført en tilbudsindhentning på certificering på en række standarder for Aarhus Vand, og Det Norske Veritas bød ind med den bedste pris. Aarhus Vand fortsætter derfor samarbejdet med Det Norske Veritas. Besparelsen i kontraktperioden er på 120 tkr.

POLYMERER FAVRSKOV FORSYNING AARHUS VAND MORSØ FORSYNING

Udbuddet er blevet foretaget som et begrænset udbud. Fire leverandører er blevet prækvalificeret til at afgive et tilbud. Forsyningerne er i samar-bejde med leverandørerne i gang med at foretage tests. På baggrund af de indkomne testresultater skal leverandørerne afgive tilbud, så det sikres, at forsyningerne får de polymerer, der giver den største samlede besparelse. Testperioden vil vare frem til ultimo november, hvorefter der er tilbudsfrist den 19. december 2017.

Fortsættes næste side >>


5

KUNDEUNDERSØGELSER AARHUS VAND

Shared har gennemført en tilbudsindhentning fra tre forskellige leverandø-rer på gennemførelse af kundeundersøgelse og efterfølgende analyse med angivelse af indsatsområder. På baggrund af en præsentation og efter-følgende et revideret tilbud har Aarhus Vand besluttet sig for at indgå en 3-årig aftale med Jysk Analyse. Det forventes at den første kundeundersø-gelse er gennemført inden udgangen af januar måned 2018.

PUMPER AARHUS VAND MORSØ FORSYNING FAVRSKOV FORSYNING SYDDJURS SPILDEVAND

Der har været en indledende dialog som alle forsyningerne har været en del af. Det virker til, at det vil være vanskeligt at opnå en fællesaftale, men der arbejdes videre med under hvilke forhold, den enkelte forsynings pumper skal konkurrenceudsættes.

KLOAKSPULING MORSØ FORSYNING

Shared har fremsendt udkast til en tilbudsindhentning på kloakspuling til Morsø Forsyning. Materialet forventes offentliggjort medio oktober 2017.

TØMNINGSORDNING MORSØ FORSYNING

Morsø Forsyning har den 26. september fået godkendt deres nye tøm-ningsregulativ af Morsø Kommune. Udbudsmaterialet er i gang med at blive udarbejdet, og det forventes, at der vil være kontraktstart i begyndelsen af 2018.

SPILDEVANDSANALYSER MORSØ FORSYNING

Shared har fremsendt udkast til tilbudsindhentning til Morsø Forsyning. Det forventes at materialet offentliggøres medio oktober 2017.

VANDANALYSER AARHUS VAND

To arbejdsgruppemøder er afholdt og processen er godt i gang. Det forven-tes, at udbuddet bliver offentliggjort medio oktober og at den nye aftale træder i kraft 1. januar 2018.

Status på udbud (fortsat)


6

Af Therese Bonney

Anders Juul Olsen er ansat som controller i Shared fra 11. september 2017. Anders Juul Olsen er 24 år og bor i Aarhus C.

Anders er bachelor i erhvervsøkonomi og efterfølgende cand.merc. i Logistics & Supply Chain Management fra Aarhus Universitet.

Anders skal sammen med kollegerne i Shared bidrage til professionalisering af indkøbs- og udbudsområdet for Shareds ejere.

Anders’ opgaver vil omfatte:• Håndtering af kundeundersøgelser • Kontraktstyring • Leverandøropfølgning• Udarbejde markedsundersøgelser• Prissammenligninger• Udarbejdelse af indkøbsanalyser • Implementering og drift af fælles

indkøbsløsning• Drift af Shareds hjemmeside, Outlook

365, KMD Analyse og Dropbox

Mads Fjeldsø Uhrenholt er ansat som stu-dentermedhjælper i Shared fra 14. august 2017. Mads er 22 år og bor i Aarhus C.

Mads skal sammen med kollegerne i Shared bidrage til professionalisering af indkøbs- og udbudsområdet for Shareds ejere.

Mads’ opgaver vil omfatte:• Opdatering af data i den nye fælles

indkøbsløsning• Udtræk af leverandør-, vare- og økono-

miske data fra KMD-analysesystem til brug for udbud og tilbudsindhentning

• Håndtering af kundeundersøgelser

Mads har netop afsluttet en HA i Er-hvervsøkonomi på Aarhus Universitet. Efter sommerferien begynder han på kandidatuddannelsen”Logistics and Supply Chain Management”, ligeledes på Aarhus Universitet.

Fratrædelse Kjartan L. Nickelsen er fratrådt sin stilling som controller med udgangen juli måned. Kjartan har fået nyt job i Skatteministeriet. Vi ønsker Kjartan held og lykke fremover.

Shared er blevet styrket på kompetencerne talgymnastik og analyser

Medarbejderne i Shared foran lokalerne i Viby. Fra venstre er det: Trine B. Fruergaard, Casper A. Storr, Mads F. Uhrenholt, Therese Bonney og Anders J. Olsen

PER S O N A LEN Y T


7

Af Trine B. Fruergaard

Når Shared har gennemført en udbudsfor-retning for en af ejerne, udarbejdes en ud-budsrapport. Rapporten giver et overblik over selve processen og evalueringen af de indkomne tilbud og et overblik over, hvilke besparelser ejerne har opnået på bag-grund af udbuddet.

Shared har for nylig gennemført en tilbud-sindhentning for Aarhus Vand i forbindelse med re-certificering og opfølgende audits af de ISO standarder som Aarhus Vand er certificeret indenfor.

Per Bach, der var repræsentant for Aarhus Vand i tilbudsindhentningen siger: ”Hvis jeg selv havde gennemført processen, havde jeg måske sparet tid, men jeg havde ikke fået den samme kvalitet, som jeg endte med at få ved at lade Shared køre processen. Han fortsætter: ”Jeg var skeptisk over at skulle byde om-rådet ud, da der på mange områder ikke er tale om et standardprodukt. Det er et me-get tillidsbaseret område, og det kan være

svært at tage højde for i et udbud”. Per understreger: ”Det lykkedes at gennem-føre processen, og endda med et meget tilfredsstillende resultat. Det er glædeligt, at Aarhus Vand får en god leverandør, og at der nu er styr på de næste 3 år rent kontraktmæssigt”.

Per er meget tilfreds med at modtage en let overskuelig rapport, som han blandet andet har brugt til at adviserer chefgrup-pen om, at der fremadrettet er besparelser på området.

Det vigtigste som Per har taget med sig fra processen er, at det tager tid at gennemføre tilbudsindhentning – mere tid end han havde forventet. ”Jeg er overrasket over at tilbudsgiver-ne stiller så mange spørgsmål. Det skal man huske at afsætte tid til i proces-sen”, siger Per og understreger, at han er yderst tilfreds med den service Shared har ydet ham. Han har opnået en betydelig besparelse, og har indgået en kontrakt med bedre vilkår end før.

”Havde jeg selv gennemført processen, havde jeg formentlig bare accepteret leverandørens vilkår og betingelser. Ved at lade Shared gennemføre processen blev kontrakten indgået på vilkår og betingel-ser fastsat af Aarhus Vand”, siger Per og forsikrer, at det ikke er sidste gang, han har anvendt Shareds kompetencer.

Hvad skal jeg bruge en udbudsrapport til?

INTERVIEW MED FAGCHEF PER BACH, AARHUS VAND:


8

Nyhedsbrevet udkommer næste gang i uge 50. Frist for indlæg til nyhedsbrevet er den 5. november 2017.Redaktion: Jakob Juhl, Therese Bonney, Casper A. Storr. Kommentarer, idéer og indlæg sendes til [email protected]

Therese Bonney direktør Tlf.: 89 47 14 00 [email protected]

Casper A. Storr indkøbschef Tlf.: 89 47 14 01 [email protected]

KONTAKT

Trine Bech Fruergaard indkøbs- og udbudskonsulent Tlf.: 89 47 14 02 [email protected]

Anders Juul Olsen controller 89 47 14 03 [email protected]

Af Therese Bonney

Shared tilbyder nu ejerne hjælp til at gen-nemføre spørgeskemaundersøgelser.

Shared har indgået en aftale med Enalyzer Software A/S om anvendelse af deres Survey Solution. Det betyder, at vi kan tilbyde udarbejdelse og håndtering af forskellige undersøgelser.

Så har du brug for at måle effekten af en ny løsning, tage pulsen på kundernes for-ventninger til serviceniveauet, undersøge medarbejdernes tilfredshed med persona-leordninger eller noget helt fjerde, så kan vi være behjælpelige med det.

I øjeblikket arbejder vi med tre forskellige undersøgelser:

• Måling af samarbejdsglæde i VandPartner, Aarhus Vand

• Tilfredshedsundersøgelse med kantineordning, Aarhus Vand

• Tilfredshedsundersøgelse med udbudsprocesser, Shared.

Har du lyst til at høre mere om, hvad vi kan tilbyde eller har du konkret undersøgelse som du vil have hjælp til, er du velkommen til at kontakte Anders Juul Olsen på tlf. 8947 1403 eller [email protected]

Få hjælp til spørgeskema- undersøgelser

færre leverandører med større sortiment · fire potentielle tilbudsgivere blev op-fordret til at...

Documents