fundació ibt. un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a...
DESCRIPTION
S'exposa el cas de la Fundació iBit com a entitat de l'adminsitració pública que utilitza els sistema de gestió de projectes PMBOK. EL curs es va impartir el dia 7 de març al Parc Bit i va estar organitzat per l'Associació de Project Management de les Illes Balears (PM.IB). En aquesta ocasió es presentaran dos casos pràctics d'implantació dins l'Administració Pública: Fundació iBit i IDI.TRANSCRIPT
![Page 1: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/1.jpg)
Fundació iBit.
Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública
Xisco Tous Coordinador Àrea de Salut
Fundació iBit [email protected]
![Page 2: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/2.jpg)
Contingut - Fundació iBit - Introducció
- La necessitat de gestionar - Tipus de coneixements - Avantatges
- Experiència de l’iBit - Necessitat - Sol·lució - Projecte - Resultats
![Page 3: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/3.jpg)
Fundació iBit
![Page 4: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/4.jpg)
Fundació iBit
• Organisme d’investigació. Anàlisi, promoció i desenvolupament de les TIC
• Promoció de les TIC entre els ciutadans, les empreses i les administracions
• Tasca desenvolupada a través de projectes en col·laboració i cofinançats
![Page 5: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/5.jpg)
www.ibit.org
![Page 6: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/6.jpg)
Introducció
![Page 7: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/7.jpg)
Introducció
La necessitat de gestionar. - Marcar estratègia i objectius - Controlar cost i temps - Administrar recursos - Assegurar la qualitat - Comunicar - Etc...
![Page 8: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/8.jpg)
Artesà
Persona que exercita la seva habilitat per fer certes coses.
![Page 9: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/9.jpg)
Enginyer
Professional que aplica els seus coneixements tècnics per dissenyar un objecte i en dirigeix i en controla la seva construcció.
![Page 10: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/10.jpg)
Arquitecte
Professional que dissenya els plans per fer els edificis i en dirigeix i en controla la seva construcció.
![Page 11: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/11.jpg)
Objectiu comú
![Page 12: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/12.jpg)
Diferència
• Artesà treballa sol. Executa tot el procés des de l’inici fins al final.
• Enginyer dirigeix un equip que és l’encarregat d’executar el procés. Això implica gestió i coordinació.
![Page 13: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/13.jpg)
Àrees de coneixement
• Coneixement tècnic i científic en diferents àmbits: – Arquitectura – Industrial – Telecomunicacions – Aeronàutica – Informàtica – Electrònica – Etc...
![Page 14: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/14.jpg)
Àrees de coneixement
• Coneixements de gestió: – Abast – Temps – Cost – Qualitat – RRHH – Comunicació – Risc – Adquisicions
![Page 15: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/15.jpg)
Àrees de coneixement
• La combinació dels coneixements tècnics amb els de gestió ens permetràn: – Què s’ha de fer? – Com? – Quan es farà? – Qui? – Comunicar-ho a l’equip – ...
![Page 16: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/16.jpg)
Avantatges Disposam d’un mètode formal per avaluar el
projecte. • Com anam? • El cap de projecte s’en ha anat • Necessitem més gent • Necessitem comprar .... • Vull resultats ja !!! • Però, això no havia de fer ...? • ...
![Page 17: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/17.jpg)
Experiència iBit
• Necessitat. • Com vam començar. • Implicació de la direcció. • La metodologia. • El procés d’implantació. • Resultats.
![Page 18: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/18.jpg)
Necessitat
• Alinear l’activitat amb l’estratègia • Documentar el coneixement • Homogeneïtzar la forma de gestionar • Reduir la corba d’aprenentatge de nous
treballadors • Justificar el paper de cada un dels
treballadors d’iBit
![Page 19: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/19.jpg)
Sol·lució
Projecte és un esforç temporal per crear un producte, servei o resultat únic.
Tota activitat realitzada per un treballador d’iBit ha d’estar emmarcada dins un projecte.
Els projectes s’han d’alinear amb l’estratègia de l’empresa.
Els projectes s’han de documentar (p.v. tècnic i gestió).
![Page 20: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/20.jpg)
Com vam començar?
• Convèncer a l’organització de la necessitat.
• Triar un marc de referència. PMBOK. • Formar un grup que liderarà el procés de
canvi. • Contractar a un expert per que ens ajudi. • Definir un projecte.
![Page 21: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/21.jpg)
Implicar a la direcció
![Page 22: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/22.jpg)
Projecte F1. Anàlisi de l’estat actual. Detectar coses per
aprofitar i mancançes. F2. Definir el nou marc. F3. Adaptar els procediments actuals i
elaborar-ne de nous. F4. Construir documentació de suport a la nova
metodologia. F5. Formar al personal. F6. Implantar.
![Page 23: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/23.jpg)
F1. Anàlisi de l’estat actual
Empresa pública que sustenta la seva activitat executant projectes guanyats a convocatòries de finançament competitiu o encomanes de gestió.
En els inicis el tipus de feina que acceptavem no era tan important, ara sí.
El dèficit generat s’assumia anualment.
![Page 24: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/24.jpg)
F1. Anàlisi de l’estat actual
• Punts forts • Alguns caps de projecte son enginyers. Certa
formació en gestió. • Equips estàtics. • Llei de contractació pública. • Pressupost dels projectes acotat. • Temps acotat. • Ben valorats pels nostres clients.
![Page 25: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/25.jpg)
F1. Anàlisi de l’estat actual
• Punts dèbils • Gran part de la plantilla amb titulació mitja. • No control d’imputació d’esforç. • Manca de coordinació entre administració i els equips
tècnics pel que fa a costos imputats als projectes. • Comunicació no planificada. • Part de l’activitat cau fora dels projectes. • Gestió no documentada. • No uniformitat. • Falta de procediments documetats. • Etc...
![Page 26: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/26.jpg)
F2. Definir el nou marc • Basat en PMBOK. • Per a tota l’activitat de la Fundació. • Per a tot el cicle de vida del projecte.
• Proposta • Inici • Planificació • Execució • Monitorització i control • Tancament
• Amb el suport d’eines informàtiques
![Page 27: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/27.jpg)
Suport informàtic
• Gestor documental Alfresco
![Page 28: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/28.jpg)
Suport informàtic
• Estructura de carpetes – PROGRAMA
• PROJECTE – GESTIO
» Acta inici » Acta tancament » ADQUISICIONS » SEGUIMENT » JUSTIFICACIO
– ENTREGABLES » EDT 1 » EDT 2
![Page 29: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/29.jpg)
Suport informàtic
• OpenProj. Seguiment. No funciona bé. • Microsoft Project. No disposavem de
llicències ni recursos.
• No tenim eina de seguiment. – Imputació d’hores. – Valor Guanyat. – ...
![Page 30: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/30.jpg)
Suport informàtic
• Open PMIS – Aplicatiu WEB. – Pretén donar solució integral a tot. – Incorpora quadre de comandament.
![Page 31: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/31.jpg)
F3. Procediments Cuadro 3-1. Correspondencia entre grupos de procesos y áreas de conocimiento de la
dirección de proyectos
Licensed To: Monica Talledo Jimenez PMI MemberID: 1352929This copy is a PMI Member benefit, not for distribution, sale, or reproduction.
Inici Acta inici Planificació esforços
Planificació Pla de projectes Planificació de les comunicacions Planificació requisits sistemes
Seguiment Acta de seguiment
Tancament Acta de tancament
Execució Metodologia especifica per cada projecte Normativa pública de contractació de personal Llei de contractació pública
![Page 32: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/32.jpg)
F4. Documentació de suport
• Procediments documentats. • Plantilles.
![Page 33: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/33.jpg)
F5. Formació
• Formació als caps de projecte. • Interna.
![Page 34: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/34.jpg)
F5. Implantar
• Directrius clares des de direcció. – Utilitzar la nova metodologia. – Implantació gradual. – Eines Open.
• Les eines informàtiques no arriben a temps. – Inici manual i Open Proj – Implantació del gestor documental – Desenvolupament de PMIS (1 any)
![Page 35: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/35.jpg)
Resultats • El procés d’implantació no s’ha arribat a
completar. Ens hem quedat a la meitat de la primera passa.
• El software no s’ha acabat de desenvolupar. No podem fer seguiment quantitatiu de temps i cost.
• Alguns no han acabat d’entendre la filosofia. • S’ha confós operativa amb projectes. • El tractament de les propostes no és el
correcte.
![Page 36: Fundació iBt. Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022052508/5595a5ba1a28ab8b168b46b6/html5/thumbnails/36.jpg)
Resultats • No hem aconseguit tot el que volíem però hem avançat molt. • Tots els projectes tenen un abast, una data d’inici, una data de fi, un
pressupost i un equip de treball assignat. • Tenim un mètode per controlar l’estratègia, els projectes estan
aprovats per direcció. Podem alinear l’activitat amb l’estratègia. • Tenim tota la informació centralitzada i ordenada d’una forma comú i
coneguda per tothom. Documentam el coneixement. • Disposem de procediments de gestió. Reduïm la corba
d’aprenentatge i homogeneïtzam la gestió. • Tot el personal està assignat a un projecte. El seu paper està
justificat.