fundacja programów pomocy dla rolnictwa 20 listopada 2012 roku

Fundacja Programów Pomocy dla RolnictwaFundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa

20 listopada 2012 roku20 listopada 2012 roku

Seminarium informacyjno-promocyjne dla Seminarium informacyjno-promocyjne dla Beneficjentów działania 111Beneficjentów działania 111

ROZLICZENIA KOSZTÓWROZLICZENIA KOSZTÓW

w ramach działaniaw ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w

rolnictwie i leśnictwie rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata 2007-2013objętego PROW na lata 2007-2013

Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie.

Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnychDokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

• W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty:

• Faktury VAT / rachunki / noty księgowe,

• Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą),

• Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat,


Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy,

Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej,

Samozatrudnienie – powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem,


• Polecenia wyjazdu służbowego:

• pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu,

• osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży),


Listy obecności uczestników szkolenia z pokwitowaniem odbioru zwrotu kosztów podróży (należy ustalić wewnętrzne zasady rozliczania kosztów I-IV edycja) w przypadku zwrotu kosztów dojazdu dla uczestników szkolenia,

Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą,


• Wraz z notą księgową należy przedłożyć:

• oficjalny cennik beneficjenta, lub

• zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, określające co najmniej:

• faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej,

• kwotę do refundacji,• opis zdarzenia gospodarczego, • nr faktury, • kwotę brutto, • datę wystawienia,

• Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji.


Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.).


Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości.


Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej.

Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej.


W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną.

Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej.


Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z 21.10.2005, str. 1) –

dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji.

Wyodrębniona ewidencja księgowaWyodrębniona ewidencja księgowa

Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z operacją Beneficjentów można podzielić na dwie grupy:

• Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowego albo odpowiedniego kodu rachunkowego),

• pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (sporządzanie techniką komputerową w postaci zestawienia faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na formularzu udostępnionym przez Fundację).


W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który:

nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub

nie został ujęty w „Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty”.


Dokumentowanie kosztów Dokumentowanie kosztów V edycjaV edycja

Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę,

Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia,

Ewidencja godzin/zadań przepracowanych/ zrealizowanych w ramach operacji – w sytuacji gdy:

• wydatki są związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w więcej niż jednej operacji,

• wynagrodzenie osoby zaangażowanej do operacji na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie pracownikiem beneficjenta zatrudnionym na podstawie stosunku pracy,

• osoba samozatrudniona zaangażowana jest w realizację więcej niż jednego zadania lub funkcji w ramach operacji.

ZatrudnienieZatrudnienie

V edycjaV edycja

Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego,

Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości.

Dowody zapłaty do ZUS i USDowody zapłaty do ZUS i US

Zaświadczenie nie powinno być wystawione wcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku.

V edycjaV edycja

Dojazdy uczestników szkoleńDojazdy uczestników szkoleń

przedział odległośćKwota do zwrotu kosztów dojazdu uczestnikom na każdy dzień szkolenia

1 powyżej 1km do 5 km 5 zł

2 powyżej 5 do 10 km 10 zł



5 powyżej 50 kmStawka ustalana indywidualnie na podstawie

faktycznie przejechanych km.

Beneficjent powinien rozliczać się z uczestnikami szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych).

V edycjaV edycja

Dojazdy uczestników szkoleńDojazdy uczestników szkoleń

Potwierdzenie otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie należy dokonywać na Liście obecności uczestników szkolenia poprzez:

wpisanie ilości przejechanych kilometrów związanych z dojazdem na szkolenia,

własnoręczny podpis uczestnika szkolenia.

Dokumentem potwierdzającym wydanie gotówki uczestnikom szkolenia może być dokument KW.

V edycjaV edycja

Inne załącznikiInne załączniki

Dokument potwierdzający zapewnienie dostępności szkoleń ogólnopolskich/ wojewódzkich dla rolników z całego kraju/województwa ,

„Interpretacja indywidualna w zakresie interpretacji prawa podatkowego do organu upoważnionego” (formularz ORD – IN, art. 14b § 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,

Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy,

Materiały szkoleniowe.

V edycjaV edycja

Dziękuję Państwu Dziękuję Państwu za uwagęza uwagę

[email protected]@fapa.org.pl

fundacja programów pomocy dla rolnictwa 20 listopada 2012 roku

Documents