fundamentos da administração: organização karla tonini
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Fundamentos da Administração: Organização
Karla Tonini
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Organização
OrganizaçãoComo uma unidade
ou entidade social, em que aspessoas interagem entre si
para alcançar objetivos comuns
OrganizaçãoComo função administrativa
e parte do processoadministrativo de organizar,
estruturar e integrar os recursose os órgão incumbidos de sua
administraçãoe estabelecer relações entre eles
OrganizaçãoFormal
OrganizaçãoInformal
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Como parte do processo administrativo
PlanejamentoDefinir objetivos
e meios paraalcançá-los
ControleMonitorar asAtividades
E fazer correções
DireçãoUsar influênciaPara motivarAs pessoas
Organização•Agrupar, estruturar e integrar os
recursos organizacionais•Dividir o trabalho a ser feito
•Agrupar os órgão e atividadesem uma estrutura lógica
•Designar as pessoas para a sua execução
•Coordenar os diferentes esforços
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Organização
(do grego, organon = ferramenta)
Significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Esse arranjo se manifesta na divisão do trabalho em unidades organizacionais, como divisões ou departamentos e cargos, a definição de linhas formais de autoridade e a adoção de mecanismos para a coordenar as diversas tarefas oragnizacionais.
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Etapas da Estruturação
Definição e quantificação de propósitos; Integração das unidades de trabalho
(Departamentalização); Definição de autoridade e subordinação; Definição das funções e atividades Estabelecimento de comunicações e
mecanismos de controle.
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Representação Literal da estrutura organizacional
Estatuto Normas regedoras do funcionamento de uma
empresa/sociedade Contrato social – entidades civis e comerciais Ata constituitiva- sociedade anônima Define a finalidade da entidade, a política administrativa
e os meios econômicos e financeiros para a consecução dos objetivos.
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- Regulamento – ato normativo que amplia a organização administrativa explicitada no Estatuto, para caracterizar a organização nos seus aspectos fundamentais. Contém as diretrizes básicas da Organização. É um documento normativo de entidades autônomas.
Composto por: Título – capítulos que englobam o mesmo assunto Capítulo – artigos que envolvem o mesmo assunto Seção- subdivisão de capítulos Parágrafo – idéia principal contida no artigo Ítem – Clausula explicativa, numerado em romano; Complementa
o enunciado do artigo. Alínea – desdobramento de parágrafos ou itens. Representada
por letras minúsculas.
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Regimento Conjunto de normas próprias e limitadas a cada órgão da
estrutura e não poderá conter dispositivos que conflitem com o regulamento.Destinado aos que não gozam de autonomia administrativa ou financeira.
Capítulos Do objeto ou finalidade – transcrito na íntegra do regulamento Da posição - definido no regulamento Da composição ou estrutura – composição da microestrutura a
qual o regimento está sendo elaborado. Da competência – o que compete a microestrutura Do pessoal – define cargos e funções referentes a micoestrutura.
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Representação Gráfica
Organograma Representação da estrutura de organização de uma
empresa Subordinação de linha – autoridade do chefe em relação
aos seus subordinados Subordinação Funcional – chefe de outro setor ou
delegado pode dar ordens diretas a pessoas ou grupo de pessoas
Assessoria – aconselha o chefe mas não interfere em seus subordinados
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Representação Literal
Estatuto (contrato social, ata Constitutiva): Finalidade da entidade Política administrativa Responsabilidade do órgão normativo superior Meios econômicos e financeiros.
Regimento (não possuem autonomia) Do Objeto ou Finalidade Da Posição Da Composição ou Da Estrutura Da Competência Do Pessoal
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Regulamento (entidades autônomas) Diretrizes básicas da organização. Da Constituição ou Sede Do Patrimônio Da Manutenção Da Organização Da Competência Do Pessoal Da Clientela Das Disposições gerais ou Finais Das Disposições Transitórias ou Temporárias
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Normas Administrativas Autoridade administrativa → Resoluções, Ordens
de serviço, Orientações. Normas Técnicas
Como executar uma tarefa ou atividade. Rotinas
Composição de cada tarefa. Roteiro
Ações que devem ser executadas num determinado período
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Estrutura organizacional
Define a autoridade (poder de decisão) e as responsabilidades (funções, tarefas) das pessoas, como indivíduos, e como integrantes de grupos. Além disso, define a comunicação entre as pessoas e grupos.
É representada por um organograma
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Organograma
Divisão do trabalho Comunicação Autoridade e hierarquia
Nutricionista Chefe
Nut. Planej. Nut. Diet. Nut. Produção
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Decisões no processo de organizarTipo de Decisão Impacto na Estrutura
Organizacional
Divisão do trabalho Define o sistema de responsabilidadesDefine as responsabilidades dos cargos e departamentos
Sistema de autoridade Define o sistema de autoridadeDefine o nº de níveis hierárquicos e a amplitude de controleDefine o grau de autonomia dos ocupantes de cargos e dos departamentos.
Sistema de comunicação Define o sistema de comunicaçãoDefine como se relacionam os departamentos e o tipo de influência entre eles.
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Divisão do trabalho
Responsabilidades: São abrangentes e
conceituais. Indicam os grandes
compromissos ou obrigações.
Definem os problemas que o ocupante de um cargo ou um grupo de cargos deve resolver
Tarefas: São específicas e
operacionais. Indicam atividades
intelectuais ou físicas. Definem ações que
consomem tempo e recursos.
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Unidades de trabalho
Departamentos: responsável por uma função ou por um conjunto de funções.
Cargos: conjunto de tarefas ou responsabilidades específicas. Descrição dos cargos Requisitos dos cargos Especialização
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Tipos de Estrutura Organizacionala)Estrutura linear
Unidade de comando Liderança autocrática Centralização do
comando Tomada de decisão
lenta Indicação: pequenas
empresas
Chefe
EncarregadoA
EncarregadoB
EncarregadoC
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b)Estrutura Funcional Divisão de trabalho Especialização Multiplicidade de
comando Padrão de qualidade Comunicação rápida indicação:empresa de
grande porte
Gerente
A O & M B
C D
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c)Estrutura mista ou linha staff Hierarquização e
especialização Indicação: médio e
grande porte
Superintendente
DiretorA
DiretorB
Assessor
Gerente A Gerente B
Assessor
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d) Estrutura comissional Conselho diretor Trabalho em conjunto Função fiscalizadora Divisão de poderes Tomada de decisões lenta Indicação: grande porte
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Departamentalizaçãoaplicável em todos os níveis
Responsabilidade por: Produtos e serviços Clientes Funções Zona Período de tempo Processos
Especialização Vertical Horizontal
DelegarAutoridade
Responsabilidade
Distribuição de encargos
Delegação de Poderes
Relações estabelecidas entre
as pessoas
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Centralização e Descentralização CENTRALIZAÇÃO: a autoridade para
decidir está no topo da organização. DESCENTRALIZAÇÃO: a autoridade para
decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos
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Como delegar tarefas
Delegue a tarefa integral Selecione a pessoa certa Delegue autoridade e responsabilidade Proporcione instrução completa Mantenha retroalimentação Avalie e recompense o desempenho
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Centralização
Vantagens: Uniformidade e facilidade
de controle Reduz custos
Desvantagens: Lentidão nas decisões Desestimula a
criatividade Diminui a
competitividade(positiva) entre as pessoas
Limita a capacidade de decisão dos gerentes
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Descentralização
Vantagens: Agilidade no processo de
decisão Pessoa avaliadas com
base em resultados Aumenta a criatividade
Desvantagens:
Dificuldade de controle das decisões
Pode diminuir as vantagens da especialização
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ComunicaçãoMeios de Comunicação Exemplos
Comunicação Pessoal Apresentações formaisConferênciasReuniõesConversando um-a-umConvenções periódicasComemorações e solenidades
Comunicação escrita ou impressa MemorandosCircularesCartazesRelatóriosMuraisCartasSistemas de sugestões
Comunicação por meio de equipamento Telefone fixo e móvelTV / VídeoCorreio de voz e eletrônicoFaxInternet
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Bibliografia
CHIAVENTO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2ªed. – Rio de Janeiro: Campus,1999.
MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à administração. 5ª ed. – São Paulo: Atlas, 2000.