fundamentos gestion de proyectos pmi
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Fundamentos
Gestión Proyectos JUAN CARLOS ARANGUREN – PMP – OCTUBRE 2015
Contenido
Introducción a proyectos
Proceso de Inicio
Proceso de planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Monitoreo y Control
Proceso de Cierre
Introducción a Proyectos
Proyecto vs Trabajo Operativo
Dirección de proyectos
Objetivos del proyecto y restricciones
Ciclo de vida de los proyectos
Proyecto vs Trabajo Operativo
Un proyecto es un esfuerzo temporal grupal para producir un producto, servicio, o resultado, que es único.
Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo tanto tiene un alcance y recursos definidos.
Es único ya que no es una acciones rutinarias, sino un conjunto específico de acciones diseñadas para lograr una meta particular.
Ejemplos de proyectos: Desarrollo de un software para mejorar un proceso de negocio, la construcción de un puente o de un edificio, un esfuerzo de recuperación luego de un desastre natural, o la entrada en un nuevo mercado para vender.
Dirección de Proyectos
Es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas
para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva.
Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite
atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así
competir.
Comenzó a surgir como una profesión distinta a mediados del siglo 20.
Procesos y Ciclo de Vida Proyectos
INICIO
Define y
autoriza inicio
PLANEACIÓN
Refina objetivos
Curso de acción para el
éxito del proyecto
EJECUCIÓN
Integra recursos
para implementar
el plan
CIERRE
Formaliza la
aceptación
MONITOREO Y CONTROL
Supervisa el avance para aplicar medidas correctivas
Procesos de gestión Proyectos
INICIO PLANEACIÓN
PLANIFICAR
EJECUCIÓN
HACER
CIERRE
MONITOREO Y CONTROL
REVISAR AJUSTAR
Procesos gestión calidad
Demming:
Planear- Hacer
Revisar - Actuar
Procesos y Ciclo de Vida Proyectos
Objetivos del Proyecto
Se establecen al Inicio del proyecto.
Se detallan y perfeccionan durante la Planeación.
Son responsabilidad del Director de Proyecto
Son claros, alcanzables, y transferibles.
Como sabemos si el proyecto esta completo?
Simplemente tenemos que analizar si se cumplieron los objetivos.
Restricciones de un proyecto
Los Proyectos necesitan ser
ejecutados y entregados bajo
ciertas restricciones.
1. Alcance
2. Tiempo
3. Recursos ($)
4. Calidad
Escenarios Restricciones Restricción en Alcance, Tiempo, Calidad (inamovibles)
Variable de ajuste – ($) Presupuesto - número de recursos
Restricción en Tiempo, Calidad, Presupuesto (inamovibles)
Variable de ajuste – Alcance
Restricción en Alcance, Tiempo, Presupuesto (inamovibles)
Variable de ajuste – Calidad
Restricción en Alcance, Calidad, Presupuesto (inamovibles)
Variable de ajuste – Tiempo
Si cambia un componente de las restricciones del proyecto, el Director de Proyecto debe evaluar el impacto en el resto de las variables.
Proyecto Exitoso
Ciclo Vida del Software
Visión Integral de Proyecto
Areas conocimiento Integración
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Interesados
10 areas especificas para la
Dirección de proyectos.
Proceso de Inicio
Procesos de Inicio
Acta de Constitución del proyecto
Registro de Interesados
Procesos de Gestion de Interesados
Procesos de Inicio
Factores ambientales Empresa (cultura, sistemas,
recursos humanos etc)
Activos de los procesos de la organización (politicas,
procesos, normas, info historica, lecciones
aperndidas)
Enunciado de trabajo por parte del patrocinador o
cliente
Acuerdos contractuales o requisito de negocios
Plan Estratégico: como encaja el proyecto en la estrategia de negocio.
Estándares de la industria
Disparadores del proyecto: problema, oportunidad del
mercado, requisito de negocio, cambio
tecnologico, legislación etc
Descripciones del producto o servicio
Acta de
Constitución
Registro de
Interesados
Registro de interesados
Mantener
Satisfecho
(Detractores)
(A- B)
Gestionar de cerca
(Defensores)
(A-A)
Monitorear
(Adversarios)
(B-B)
Mantener
Informados
(Aliados)
(B-A)
- interés +
-
Po
de
r
+
Procesos Gestión Interesados
Dinámica de Costos e Interesados
Proceso de Planificación
Procesos de planificación
Alcance
EDT
Planificar tiempo:
Definir, secuenciar, estimar recursos, estimar duración, definir cronograma
Proceso de Planificación
•Plan de proyecto Plan de
Integración
•Recopilar Requisitos
•Definir Alcance
•Crear EDT
Plan Alcance
•Definir Actividades
•Secuenciar Actividades
•Estimar Recursos
•Estimar Duración
•Desarrollar Cronograma
Plan Tiempo
•Planificar Costos
•Estimar Costos
•Determinar Presupuesto
Plan Costos
•Planificar la Calidad Plan Calidad
•Planificar Recurso Humano Plan de Recurso
humano
•Planear Comunicaciones Plan de
comunicaciones
•Identificar Riesgos
•Analisis Cualitativo Riesgos
•Analisis cuantitaivo Riesgos
•Plan Respuesta a Riesgos
Plan de Riesgos
•Planear adquisiciones Plan Adquisiciones
•Planificar Interesados Plan Interesados
ALCANCE
Es el trabajo que el proyecto hará para entregar el producto del proyecto, abarca el
alcance del producto.
Ejemplo:
construir una terminal de trenes que cumpla con estas especificaciones
tecnicas…
Planificar
Alcance
Recopilar
Requisitos Definir el Alcance Alcance
EDT
Diccionario EDT
EDT (WBS) Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el
proyecto, se define con base a los entregables (paquetes de trabajo) definidos en el alcance
del proyecto.
EDT (WBS)
La EDT no incluye actividades, unicamente entregables, sub-entregables y paquetes
de trabajo (ultimo nivel de división de una EDT)
Ventajas de crear una EDT:
Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de pertenencia al
equipo de proyecto.
Tener una visión completa del proyecto para que el equipo comprenda rapidamente
su lugar en el proyecto.
Sirve como base para estimaciones de actividades, personas, tiempos, costos y
riesgos del proyecto.
Facilita la comunicación.
Facilita el control integrado de cambios.
Se define como se realizara la gestión del cronograma y tambien como se gestionaran los
cambios.
Plan de gestión de cronograma: considera
El nivel de precisión en los estimados de tiempo.
Como se estimará la reserva para contingencias (riesgos conocidos)
ó reserva de gestion (imprevistos).
Como y cuando se actualizará la linea base de tiempo.
Cual será los niveles de tolerancia de los desvío del cronograma de la linea base.
Que reglas se utilizaran para definir el porcentaje de avance del cronograma.
Que metodologia y reglas se utilizarán patra reportar el avance del cronograma, por
ejemplo: metodo del valor ganado etc.
Cómo y cuando se presentaran informes de avance.
PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA
PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA
Secuenciar
Actividades
Definir
Actividades
Estimar recursos
Linea base
Cronograma
Alcance
EDT - Diccionario
Estimar duración
actividades
Riesgos
Plan Gestión
cronograma Cronograma
PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA
Secuenciar
Actividades
Definir
Actividades
Estimar recursos
Estimar duración
actividades
Descomposición
los paquetes de
trabajo
Determinar el
orden y
dependencia Calcular los
recursos
requeridos
Exige gran
esfuerzo y tiene
alto riesgo de no
acertarse
ESTIMACIÓN DURACIÓN ACTIVIDADES
•Por analogía, en función de actividades similares realizadas anteriormente.
Estimación Análoga
•Utiliza parametros en base a información historica para estimar la duración futura. (ej. tiempo cargue formularios)
Estimación Paramétrica
•Considera tres estimaciones: Pesimista, más probable y optmista. Duración=(P+4M+O/6)
Estimación PERT
DESARROLLO CRONOGRAMA
• Identificar cuales son las actividades criticas que forman el camino más largo del proyecto que por tanto no pueden atrasarse.
Método Ruta Crítica
•Modifica la organización del proyecto para mejorar la eficiencia de la asignación de recursos y lograr la nivelación de los mismos.
Optimización de recursos
•Consiste en acortar el cronograma del proyecto sin modificar el alcance. Dos técnicas: 1. Intensificación: Agregar más recursos (+costos). 2. Ejecución rápida: Paralelizar tareas (+riesgos)
Compresión del cronograma
•Adelantar y retrasar la vinculación entre actividades. Adelantos y
retrasos
Proceso de Ejecución
Procesos de Ejecución
Adquirir, Desarrollar, Dirigir el equipo
Proceso de Ejecución
• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Integración
• Asegurar la Calidad Calidad
• Adquirir el equipo
• Desarrollar el equipo
• Dirigir el equipo
Recurso Humano
• Gestionar las comunicaciones
Comunicaciones
• Efectuar las adquisiciones Adquisiciones
• Gestionar los Interesados Interesados
Desarrollar el equipo Cuando el proyecto esta en ejecución hay que desarrollar las
capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo.
Herramientas desarrollo de equipo Habilidades
Interpersonales
•Liderazgo
•Motivación
•Trabajo en equipo
•Empatia
•Creatividad
Capacitación
•Actividades de formación de competencias
Actividades de desarrollo de equipo
Reglas basicas
•Normas de convivencia, de reuniones, de entregas
Coubicación Reconocimiento y recompensas por
objetivos
Herramientas de evaluación
•Encuestas de actitud
•Pruebas de habilidad
•Grupos de enfoque
•Entrevistas focalizadas
Evaluación de
desempeno
del equipo
Dirigir el equipo
Evaluaciones de
desempeno
Observación y
conversación
Gestión
Conflictos
Solicitudes de
cambio
Plan de recursos
humanos
Informes de
desempeno
Habilidades
interpersonales
Registro de
conflictos
Actualizaciones
Cronograma
Prioridades
Costos
Personalidad
• Identificar la causa del
problema
• Analizar el problema
• Identificar alternativas solución
• Implementar una solución
• Revisar si decisión solucionó
problema
Proceso de Monitoreo y Control
Procesos de control
Control Cronograma
Control de cambios
Proceso de Control
• Controlar el trabajo
• Controlar los cambios Integración
• Validar Alcance
• Controlar Alcance Control
Alcance
• Controlar Cronograma
Tiempo
• Controlar Presupuesto Costos
• Controlar la Calidad Calidad
• Controlar Comunicaciones
Comunicaciones
• Controlar Riesgos Riesgos
• Administrar adquisiciones
Adquisiciones
• Controlar Interesados
Interesados
Control del cronograma
Software
Revisiones del
desempeno
proyecto-EV
Optimizar
recursos
Información
indicadores
desempeño Cronograma
Datos de
desempeno
trabajo
Adelantos y
retrasos
Pronóstico
cronograma
Determinar variación
planeado Vs. Real
Compresión
Simulaciones
Nivelar recursos
Acelerar los adelantos
o acortar los retrasos
respecto a la linea
base
Acelerar actividades
retrasadas agregando recursos o paralelizar
actividades
Analizar diferentes
escenarios para
intentar ajustar
cronograma
MS Project
Solicitudes de
Cambio
Control de cambios
Proceso de Cierre
Procesos de cierre
Cierre administrativo del proyecto
Proceso de Cierre
• Cerrar Proyecto Integración
• Cerrar adquisiciones Adquisiciones
Cierre del proyecto
Se busca la aceptación formal de los entregables por parte de cliente.
Todo proyecto que comienza debe cerrarse
Liberar los recursos
Archivar toda la información
Dejar por escrito las lecciones
aprendidas
Festejar!
Video bichos – gestión de proyectos
https://www.youtube.com/watch?v=zysGUTaPMTk
GRACIAS!
Referencias bibliograficas
Lledó Pablo, 2013: Director de Proyectos, 2da edición, Canadá, pablolledo
Imágenes aluisvas a gestión de proyectos, internet