fundamentos para integração de processos em organizações de apadrinhamento
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Apresentação de fundamentos para gerenciamento sistêmico da integração de processos em organizações sem fins lucrativos operando sistemas de apadrinhamento de crianças.TRANSCRIPT
Fundamentos para Integração
Fundamentos para Integração
• Integração: Organizar o sistema?• Teoria de Sistemas• Identificação Partes Interessadas• Analise de Sistemas e Gestão• Analise de Sistemas e Gestão• Modelo de Gestão Sistêmica• Gestão Sistêmica e Produtos• Métricas do Sistema de Resultados• Gestão do Desempenho• Modelo de Operacionalização• O método PDCA e SDCA• Interfaces Sistêmicas do Modelo• Arquitetura Comunicacional• Modelo de Priorização para integração• Categorização de processos• Processos Modelados
Integração: Organizar o sistema?
ProgramasFinanças
Apadrinhamento
Monitoramento e Avaliação
Planejamento Estratégico
Operações
Gerenciamento de Projetos Melhoria Continua
Mobilização de Recursos
Organizações Parceiras
Clientes
?
Plano Anual
Ideologia
Governança
Prioridades
Missão
Promessa
Valores
Exemplo de Sistemas
Teoria de Sistemas
Um sistema é um conjunto de elementos interconectados, de modo a formar um todo organizado.
Todo sistema possui um proposito a ser atingido
A integração dos elementos de um sistema se da por fluxo de informações, fluxo de matéria, fluxo de energia.
A boa integração dos elementos do sistema é chamada sinergia.
Identificação Partes Interessadas
Organização=
ChildFund
Cliente=
Doador – Sponsor
Beneficiário =
Criança Inscrita e sua Familia
Fornecedor Serviços Sociais
= Organizações
Sociais Parceiras
Atores meio:Relação de Negocio
Atores finais:Relação de Serviços
= Dispositivo de Comunicação
= Interfaces sistêmicas
Analise de Sistemas e Gestão
Estruturas ProcessosFunções
Ludwig von Bertalanffy
Sistemas
Analise de Sistemas e Gestão
Dep. Finanças
Dep. Programas
Dep. Apadrinham.
Diagnosticar
Planejar
Executar
Monitorar e Avaliar
Rel. Clientes
Rel. Governança
Rel. OSP
Rel. Crianças
Abordagem focado em Departamentos
Abordagem de Cadeia de Valores Abordagem de fluxos de atividadesE ciclos PDCA / SDCA
Sistemas
Estruturas ProcessosFunções
Dep. Marcom
Modelo de Gestão Sistêmica
Funções Estrutura – Dep. Processos
Pro
gra
ma
s
Ap
ad
rinh
am
en
to
Fin
an
ças
Relacionamento Cliente
Relacionamento OP
Relacionamento Governança
Relacionamento Crianças
Gerenciamento Estratégico Ger. Departamental Ger. por Processos
Gerenciamento por Diretrizes
Ger. Resultados
Satisfação do Cliente
Satisfação e Desempenho dos Empregados
Satisfação da Sociedade
Satisfação do Beneficiado
Desempenho dos Fornecedores
P
DC
A
S
DC
A
Gestão Sistêmica e Produtos
Child Progress ReportProject Description FormPedidos Especiais / VisitasComunicações do NOComunicações iniciadas pelo cliente
ASPGestão SubsidioQuota OPAprovação de projetos e NSPLOA / Merge / DesafiliaçãoMLAF
CSPAOPRelatórios mensal / trimestral / anualCVS e processos de M&EQuota Nacional - RAM - Phase in / outInscrição/transferência/substituiçãoCritérios de elegibilidade
Desenvolvimento ComunitárioParticipação / Entregas ProjetosCom. Iniciadas pelas criançasDFC’s e presentes
Produtos
Funções Estrutura – Dep.
Pro
gram
as
Apa
drin
ham
ento
Fin
ança
s
Relacionamento Cliente
Relacionamento OP
Relacionamento Governança
Relacionamento Crianças
Gerenciamento Estratégico Ger. Departamental
Gerenciamento por Diretrizes
Ger. Resultados
Satisfação do Cliente
Satisfação e Desempenho dos Empregados
Satisfação da Sociedade
Satisfação do Beneficiado
Desempenhodos Fornecedores
Processos
Ger. por Processos
P
DC
A
S
DC
A
Métricas do Sistema de Resultados
Só é gerenciado aquilo que se mede . Kaoru Ishikawa
Modelo Integrado das métricas do Sistema de Gestão
Métricas de Desempenho
Processos
Métricas de Satisfação do Cliente
Métricas de Satisfação e Desempenho dos Empregados
Métricas de Satisfaçãoda Sociedade
Métricas de DesempenoFinanceiro
Métricas de Satisfação do Beneficiado
Métricas de Desempenhodos Sócios-Fornecedores
Controles
Performa
Riscos e Oportunidades
Gestão do Desempenho
Metas da Organização
Projetos da Organização
Gerenciamento da Organização
Metas dos Processos
Projeto dos Processos
Gerenciamento dos Processos
Metas das Operações
Projeto das Operações
Gerenciamento das Operações
As três Necessidades de Desempenho
Metas Projetos Gerenciamento
Os três Níveis de Desempenho
Organização
Processos
Operações
As Nove Variáveis de Desempenho de RUMMLER- Improving Business Processes and Capabilities
Para cada métrica do Sistema de Resultados é necessário implementar uma gestão de desempenho própria
Modelo de OperacionalizaçãoGERENCIAMENTO ESTRATÉGICO
Politicas
Diretrizes Estratégicas
Gerenciamento pelas Diretrizes
Metas Anuais
Gerenciamento Departamental
Gerenciamento Processos
Gerenciamento de Portfolio de
PROJETOS e PRODUTOS
Gerenciamento Operacional Rotina do Trabalho do Dia a Dia
SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO
RESULTADOS
Nível Estratégico
5 Anos
Nível Tático1 ano
NívelOperacional
1 Dia
Me
lho
ria d
e O
pe
raçã
oO
pe
raçã
o
O método PDCA e SDCA
P
DC
A
S
DC
A
Melhoria da Operação da Organização
Operação Estável na Organização
Meta de Melhoria
Resultados da Organização
Tratamento das Anomalias
Anomalias Crônicas
1- Novas Metas de Operação2- Novos Padrões
Modelo do Método para Melhoria e Estabilização
Interfaces Sistêmicas do Modelo
Modelo Interface para Sistema Aberto
Interface com alto grau de impermeabilidade
Interface permeável
Cliente Fornecedor Sócio
Gestão Comunicações
GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO
Politicas
Diretrizes Estratégicas
Gerenciamento pelas Diretrizes Metas Anuais
Gerenciamento Departamental
Gerenciamento Processos
Gerenciamento de Portfolio de PROJETOS e PRODUTOS
Gerenciamento Operacional Rotina do Trabalho do Dia a Dia
SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO
RESULTADOS
Nível Estratégic
o5 Anos
Nível Tático1 ano
NívelOperacio
nal 1 Dia
Mel
horia
de
Ope
raçã
oO
pera
ção
Arquitetura Comunicacional
Cliente
Beneficiário
IO IA
RO
NO
AO
AE
Macro Sistema ChildFund
Cada nível da organização requer um Sistema de Gestão próprio e integrado com os demais níveis
A Organização Comunitária é um Fornecedor do qual somos sócio, eventualmente fundador
19 dispositivos Internos08 dispositivos Externos
Modelo de Priorização para integração
FIN
SR
PRGÁrea de integração máxima
Área de integração media
Área não integrada
Modelo de Priorização para integração
FIN
SR
PRG
Área de integração FN-PRG-SR Área de integração PRG SR
Área de integração PRG-FINÁrea de integração FIN - SR
Gerir CSPGerir ASPGerir AOPGerir Phase-in /outGerir de CotasGerir DFC’sGerir SubsidioGerir Relatórios trimestrais e anuaisGerir PPE
Gerir InadimplênciaProcessar Cheque Dinheiro recebido pelo PadrinhoGerir pagamento contribuição
Gerir Reporte CPRGerir Requerimento PadrinhoGerir Visita PadrinhoGerir CVSGerir Contagem de BeneficiáriosGerir PDFGerir Critério de ElegibilidadeGerir Comunicações crianças
Gerir Portfolio PRG-PRJGerir NSP’sGerir GrantsGerir Finanças UC’s
Categorização de processos
• AOP vs. Gestão executiva
Matriz integrada dom AGM / NET / Departamentos / FCA etc...Integração e gestão do conhecimento – organizações que aprendemIntegração e taxonomia organizacional
Propostas de automação
Planejar aprovação junto aos gerentes dos documentos produzidos