1

Pertemuan 2 Komunikasi Bisnis

Matakuliah : J0012/Komunikasi Bisnis I

Tahun : 2005

Versi : 00

2

Learning Outcomes

Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa

akan mampu :

• Menyebutkan fungsi dan bentuk komunikasi bisnis

3

Outline Materi

1. Komunikasi di dunia bisnis

2. Hambatan komunikasi bisnis

3. Saluran komunikasi formal dan informal

4

Fungsi Komunikasi Bisnis

Fungsi internal dan external komunikasi bisnis secara umum :

1. Menginformasikan (to inform)

2. Membujuk (to persuade)

3. Mempromosikan (to promote goodwill)

5

Komunikasi Bisnis Internal

• Internal : atasan, bawahan dan rekan kerja • Fungsi :

• Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan/prosedur

• Menginformasikan progres perusahaan• Mendorong pegawai melakukan perbaikan• Evaluasi, memberi penghargaan dan

menegur pegawai

6

Komunikasi Bisnis External

• Eksternal : konsumen, suplier, pemerintah, dan publik

• Fungsi : • Membujuk konsumen membeli produk• Menjelaskan produk atau layanan• Mengklarifikasi spesifikasi yang dibutuhkan• Mempromosikan image positif perusahaan• Memberikan kredit dan menagih piutang

7

Bentuk Komunikasi Bisnis

• Komunikasi tertulis :

– Pengumuman, memo, e-mail, surat, laporan, proposal dll.

• Keuntungan :– Catatan permanen

– Pesan yang terencana

– Ekonomis

– Distrubusi lebih mudah.

8

Bentuk Komunikasi Bisnis

• Komunikasi lisan :

– Pembicaraan, telepon, wawancara, rapat, konfrensi

• Keuntungan :

– Feedback langsung

– Bisa menangkap nonverbal

– Mudah

9

Saluran Komunikasi

• Komunikasi formal :– mengikuti garis hirarki atau jabatan

• Tiga arah komunikasi formal :– Downward : dari pengambil keputusan ke

karyawan; Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur

– Upward : dari pekerja kepada pimpinan; Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaikan

– Horizontal : sesama karyawan/level yang sama; Contoh : Meeting, e-mail, dan memo

10

Saluran Komunikasi

• Komunikasi informal (grapevine) :– berdasarkan hubungan sosial– karyawan sering bersosialisasi saat makan

siang, istirahat atau pulang kantor.– bila banyak informasi yang beredar melalui

informal artinya komunikasi formal tidak efektif• Keuntungan :

– informasinya lebih cepat dan efektif– bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-

ragu

11

Hambatan Komunikasi Bisnis

• Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan, informasi dikuasasi oleh pemimpin.

• Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.

• Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.

12

Hambatan Komunikasi Bisnis

• Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan tidak adil.

• Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain.

• Status dan power.

13

Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis

• Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan

• Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat

• Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.

• Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang

• Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan