funkcije - rks-gov.netkrpp.rks-gov.net/krpp/pagefiles/file/rregulloret e punes... · web...

Poslovnik o Radu za Regulativnu Komisiju Javne Nabavke


Januar, 2012


SADRŽAJ

Član 1 Funkcije................................................................................................................1

Član 2 Struktura RKJN.....................................................................................................1

Član 3 Funkcije Predsednika RKJN.................................................................................2

Član 4 Upravni Odbor RKJN............................................................................................3

Član 5 Glasanje u RKJN..................................................................................................4

Član 6 Odeljenja i Uprava................................................................................................4

Član 7 Odeljenje Pravila i Obuke.....................................................................................4

Član 8 Odeljenje za Monitoring i IT..................................................................................6

Član 9 Operativna i Proceduralna Pravila RKJN............................................................10

Član 10 Finansijsko Upravljanje.....................................................................................10

Član 11 Politike Računovodstva....................................................................................10

Član 12 Inventar, Imovine i Aseti....................................................................................11

Član 13 Upravljanje rezervama......................................................................................11

Član 14 Bankarski ugovori.............................................................................................12

Član 15 Nabavka, Naredbe i Uplate...............................................................................12

Član 16 Plate i Penzije...................................................................................................13

Član 17 Putovanja, Uplate za životnu pomoć i dodatci za članove................................14

Član 18 Kompjuteri i Informativna Tehnologija...............................................................15

Član 19 Čuvanje podataka.............................................................................................15


Poslovnik RadaRegulativne Komisije Javne Nabavke (RKJN)

Na osnovu člana 142 (Poglavlje XII) Ustava Republike Kosova, i članova VI Zakona za Javnu Nabavku na Kosovu Br.04/L-042, Bord Regulativne Komisije za Javnu Nabavku na Kosovu (RKJN), na sastanku održanom 24.01.2012, usvojio je sledeći Pravilnik Rada Regulativne Komisije Javne Nabavke na Kosovu.

Pozivanje na “Zakon” je pozivanje na Zakon o Nabavkama, Br. 04/L-042.

DEO IOPŠTA PITANJA

1. Regulativna Komisija Javne Nabavke (u daljem tekstu – RKJN) je nezavisna regulatorna agencija.

2. Nijedan javni službenik ne može da vrši ili da pokuša da vrši bilo kakav uticaj na RKJN u vezi sa specifičnom operativnom ili regulativnom odlukom ili delovanjem RKJN-a.

3. RKJN je javni autoritet i budžetska organizacija. RKJN stoga podleže svim važećim odredbama drugih zakona i uredbi Republike Kosova u istoj meri kao i ostali javni autoriteti ili budžetske organizacija.

4. Svi zaposleni u RKJN biće civilni službenici, osim članova Borda koji mogu takođe biti necivilni službenici.

DEO IIFUNKCIJE I STRUKTURA RADA RKJN

Član 1Funkcije

1.1RKJN je odgovorna za obavljanje funkcija koje su joj date Zakonom o Javnim Nabavkama u Republici Kosova (Zakon Br.04/L-042) i Zakonom o Postupku za Dodelu Koncesija (Zakon Br.02/L-44), u odnosu na ukupan razvoj, rad I nadzor pravila javnih nabavki i sistema javnih nabavki na Kosovu.

Član 2Struktura RKJN

2.1 RKJN ima sledeću strukturu:

2.2 Predsednik RKJN.

2.3 Upravni odbor RKJN (u daljem tekstu – UO), koji će imati 3 člana, jedan od kojih je Predsednik Odbora.

1


2.4 Dva Odeljenja, kao što sledi:

Odeljenje za Pravila i Obuku se sastoji od:

Divizije za Pravila

Divizije za Obuku

Odeljenje za Monitoring i IT se sastoji od:

Divizije za Monitoring

Divizije za IT i Statistiku

Kancelarija za Upravu

Službenik za osoblje, Finansijski Službenik, Službenik Nabavke, Prevodioci, Menadžer Kancelarije, Arhivista, Službenik za Logistiku i Vozač.

Član 3Funkcije Predsednika RKJN

3.1 Predsednik će predstavljati, upravljati i organizovati rad RKJN i imati ukupnu odgovornost za dan-za-dan performansu.

3.2 Odgovornost za vršenje funkcija i aktivnosti RKJN, koje nisu određene ili uključene u bilo koje Odeljenje snosi Predsednik.

3.3 Predsednik ima ovlašćenje da odredi bilo kojeg člana osoblja da organizuje i upravlja rad RKJN-a u posebnoj oblasti, naročito ako određene funkcije ili aktivnosti nisu uključene u funkcijama i aktivnostima odeljenja RKJN-a. Predsednik mora da obavesti članove Upravnog odbora za bilo koje tavko određenje. Kopija dokumenta o delegaciji odgovornosti biće predata Službeniku za Osoblje, koji je odgovoran za održavanje i ažuriranje odgovarajućeg fajla. Predsednik može da promeni poverene odgovonosti, kako on/ona smatra odgovarajućim.

3.4 Predsednik će sazvati sastanke Upravnog Odbora RKJN kada i kako on smatra da su potrebne ili kada se zatraži od ostala dva člana Upravnog Odbora RKJN.

3.5 Predsednik će predsedavati sastanke Upravnog Odbora RKJN. U izuzetnim slučajevima kada je neophodno za Upravni Odbor RKJN da se sastane u odsustvu Predsednika, Predsednik će ovlastiti jednog od ostalih članova Upravnog Odbora RKJN da predsedava sednicom.

3.6 Predsednik:

3.6.1 Usvaja Spisak radnih mesta;

3.6.2 Usvaja opis poslova;

2


3.6.3 Dodeljuje zadatke zaposlenim u RKJN;

3.6.4 Otpušta zaposlene;

3.6.5 Odgovoran je za upravljanje finansijskih sredstava RKJN;

3.6.6 Imenovaće jednog od članova RKJN da predstavlja, upravlja i organizuje rad RKJN u njegovom odsustvu, odnosno imenuje vršioca dužnosti Predsednika. Ova osoba može da se promeni iz jedne prilike na drugu;

3.6.7 Donosi uputstva obezbeđivajući rukovanje dokumentima u okviru RKJN;

3.6.8 Zaključuje i potpisuje sporazume i ugovore potrebne za obavljanje funkcija RKJN;

3.6.9 Potpisuje bilo koji dokumenat u ime RKJN i sve odluke Upravnog Odbora. Nijedan zvaničan dokumenat ne treba da bude izdat od strane RKJN koji nije potpisan od strane Predsednika;

3.6.10 Obezbeđuje da se Pravila Finansijskih Procedura izdata od strane Ministarstva Finansije (MF) sprovode od strane svih zaposlenih u RKJN, prema njihovoj funkciji;

3.6.11 Prati i kontroliše rashode RKJN;

3.6.12 Obezbeđuje da svi zaposleni koji su odgovorni za finansijsko upravljanje su pravilno savetovani;

3.6.13 Obezbeđuje da postoji jasna raspodela dužnosti između finansijske administracije i neophone kontrole.

Član 4Upravni Odbor RKJN

4.1 Upravni Odbor RKJN je najviša kolektivna odlučujuća institucija RKJN. Predsednik RKJN je uvek jedan od njenih članova.

4.2 Samo Upravni Odbor će imati sledeća prava:

4.2.1 Da odobri ovaj Pravilnik i izmene istih;

4.2.2 Da odobri i preda Vladi i Skupštini godišnji izvešta, najkasnije do kraja Februara sledeće kalendarske godine, analizirajući aktivnosti javne nabavke na Kosovu koje se razvijaju u toj kalendarskoj godini i određuje sve preporuke za poboljšanje sistema javnih nabavki i/ili ovog zakona;

4.2.3 Da odobri strategiju i planove RKJN;

4.3 Sve odluke Upravnog Odbora treba da su u skladu sa sledećim principima:

4.3.1 Uz puno popštovanje Zakona na Kosovu i ovog Pravilnika;

4.3.2 Uz dužnu konsultaciju i nakon uzimanja profesionalnih saveta;

4.3.3 Kada je reč o potrebi da se promoviše jednakost i fer tretman;

3


4.3.4 U skladu sa odgovarajućim pristupom informacijama i činjenicama da je ova informacija dostupna;

4.3.5 Objašnjavajući, u pisanoj formi, razloge za donošenje odluke, registrovanje bilo kog izjavljenog ličnog interesa i koji se odnosi se na svaki važan detalj konsultacije;

4.4 Članovi Upravnog Odbora su odgovorni da organizuju i upravljaju radom odgovarajućih odeljenja i sprovode sve druge funkcije ili delatnosti određene od strane Predsednika.

4.5 Svaki član Upravnog Odbora može da predstavlja RKJN u određenim događajima ili aktivnostima ako on/ona je određen/a da to uradi od strane Predsednika.

4.6 Članovi Upravnog Odbora RKJN imenuju se u skladu sa članom 89. Zakona i mogu biti razrešeni ili suspendovani u skladu sa članom 93. Zakona.

Član 5Glasanje u RKJN

5.1 RKJN će uloţiti svaki napor da donese odlule na sastanku koncenzusom. U slučaju da predsedavajući sastanka utvrdi da se koncenzus ne moţe postići, slučaj će biti stavljen na glasanje. Odluke će zahtevati podršku većine članova.

5.2 Ishod glasanja može se objaviti; ali glasanje svakog člana je strogo poverljivo.

Član 6Odeljenja i Uprava

6.1 Svako odeljenje sastoji se od Šefa Odeljenja, Koordinatora Divizija i zaposlenih.

6.2 Kancelarija za Upravu sastoji se od svojih zaposlenih.

6.3 Šefovi Odeljenja, Koordinatori Divizija i zaposleni obavljaju svoje dužnosti u skladu sa relevantnim opisima posla.

6.4 Šefovi Odeljenja, Koordinatori Divizija i zaposleni su civilni službenici.

Član 7Odeljenje Pravila i Obuke

7.1 Odeljenje Pravila i Obuke sastoji se od dve (2) Divizije:

Divizije za Pravila

Divizije za Obuke

7.2 Divizija za Pravila:

7.2.1 Sastavlja i objavljuje detaljna pravila javnih nabavki kako bi se obezbedilo pravilno sprovođenje Zakona o Javnim Nabavkama od strane ugovornih

4


autoriteta, uključujući pravila koja regulišu upotrebu i vršenje svake procedure predviđene u Članovima 33-37 Zakona, pod uslovom, međutim, da takva pravila moraju biti u skladu sa zahtevima I principima utvrđenim Zakonom i važećim obaveznim zahtevima EU koji se odnose na nabavke.

7.2.2 Priprema i distribuira priručnike nabavke, uputstva, standardni tender i ugovorne dokumentacije, standardni obrazci i modeli u skladu sa Zakonom u korist ugovornog autoriteta i ekonomskih operatera.

7.2.3 Izdaje mišljenja ugovornim autoritetima u vezi sa njihovim odlukama, radnjama ili propusta tokom nabavke I aktivnosti upravljanja ugovora.

7.2.4 Pruža tehničku pomoć I savete ugovornim autoritetima I ekonomskim operaterima o promeni i tumačenju odredaba Zakona I bilo kog dokumenta izdat od strane RKJN, I u toj meri uspostavlja I vodi Informativni Sto, koji radi tokom svih radnih sati Divizije.

7.2.5 Pruža i objavljuje pisane administrativne interpretativne odluke ugovornim autoritetima I ekonomskim operaterima o primeni I tumačenju odredaba ovog zakona I sva dokumenta izdata od strane RKJN.

7.2.6 U saradnji divizije za IT i Statistiku, uspostavlja uputstvo I elektronske sisteme za praćenje usklađenosti ugovornih autoriteta sa zakonom, uključujući I pripremu obrasca za izvještavanje da bude završen do svih ugovornih autoriteta koji su predmet zakona.

7.2.7 U koordinaciji sa Vladom, i nakon odgovarajućeg ovlašćenja, donosi propise u vezi sa e-nabavkom, i posebno elektronski prenos tenderske dokumentacije i zahteva za učešće I prijema predloga. Ova pravila moraju da sadrže napredni elektronski potpis, u skladu sa međunarodnim standardima.

7.2.8 Priprema detaljna pravila u vezi sa odlaganjem imovine Ugovornih Autoriteta.

7.2.9 Na zahtev od bilo kog ugovornog autoriteta zaključuje dali su ispunjeni uslovi podobnosti iz člana 23. Zakona za stručno uverenje o nabavkama. U slučaju da pomenuti zahtevi nisu ispunjeni, RKJN podnosi njegovu preporuku TRN-u, sa zahtevom za opoziv sertifikata u skladu sa procedurama navedenim u stavu 8. člana 25. Zakona. Ako nosilac sertifikata nije civilni službenik, lice prvo mora imati pravo da primi devedeset dana (90) unapred pismeno obaveštenje o nameri RKJN da opozove njegov/njen sertifikat. Ovo obaveštenje daje licu pravo da uloži žalbu na ovakvu odluku u skladu sa Zakonom o upravnom postupku.

7.2.10 Pomaže rad RKJN u formulisanju sprovođenja mera agitovanjem, što je više moguće, mišljenja onih koji su uključeni u aktivnosti javne nabavke na Kosovu. U tom smislu, ona će redovno tražiti pisane komentare i stavove predsednika RKJN, Direktora Blagajne, službenika nabavke ugovornih autoriteta (uključujući operatere javnih usluga), i organizacija koje predstavljaju ekonomske operatere.

5


7.2.11 Sarađuje sa drugim organizacijama u zemlji i inostranstvu o pitanjima u vezi sa javnim nabavkama.

7.2.12 Analizira i podnosi izveštaj o godišnjem radu divizije, koji će biti uključen kao deo izveštaja o ukupnom radu RKJN.

7.3 Divizija za Obuke:

7.3.1 Pojačava svest ugovornih autoriteta i ekonomskih operatera o zakonodavstvu o javnim nabavkama, kao i svojim ciljevima, postupcima i metodama.

7.3.2 U saradnji sa Kosovskom Institucijom za Javnu Administraciju (KIJA), razvija module obuke i program za kvalifikacije nabavke:

7.3.3 U saradnji sa KIJA, identifikuje iskusne trenere u javnoj nabavci, koji su pogodni da predaju kurseve nabavke pripremljene od strane RKJN

7.3.4 U saradnji sa KIJA, osigurava da se takvi kursevi razvijaju i isporučuju od strane trenera ili organizacija obuke koje imaju značajnu ekspertizu u najboljim međunarodnim praksama nabavke i sistemu nabavke u EU.

7.3.5 Podržava KIJA i druge vlasti za javnu obuku i obrzovanje da sprovedu događaje visokog nivoa obuke za službenike nabavke i druge profesionalce nabavke, čiji je cilj sprovođenje zdravih praksi nabavke i poštovanje Zakona.

7.3.6 Odgovorna je za izradu modula obuke o Javnim Nabavkama i njihovo ažuriranje, u skladu sa potrebama obuke i promene na Zakonu o Javnoj Nabavci i važećim propisima.

7.3.7 Izvršava periodičnu analizu potreba obuke za Kosovske službenike javne nabavke, ekonomske operatere i za osoblje RKJN, da se definišu njihove potrebe za obukom.

7.3.8 Održava i ažurira bazu podataka Ugovornih Autoriteta (UA), sertifikovanih službenika nabavke i sertifikovanih trenera u javnim nabavkama. Konkretno u vezi sa Ugovornim Autoritetima, ukoliko RKJN propusti da uključi entitet u takvoj bazi podataka, takav neuspeh neće biti odlučujući za pitanje dali je ili nije takav entitet ugovorni autoritet u smislu ovog Zakona.

7.3.9 Razrađuje i podnosi izveštaj o godišnjem radu Divizije, koji će biti uključen kao deo izveštaja o ukupnom radu RKJN.

Član 8Odeljenje za Monitoring i IT

8.1 Odeljenje za Monitoring javne nabavke sastoji se od dve (2) Divizije:

Divizije za Monitoring

Divizije za IT i Statistike

6


8.2 Divizija za Monitoring:

Planiran monitoring nabavke

8.2.1 Priprema godišnji plan rada monitoringa za ex-post monitoring nabavke i aktivnosti upravljanja ugovora izabranih ugovornih autoriteta i dostavlja plan Upravnom Odboru za usvajanje.

8.2.2 Nadgleda već ostvarene nabavke i aktivnosti upravljanja ugovora ugovornih autoriteta za adekvatno sprovođenje zakona i podzakonskih akata, od pokretanja aktivnosti javne nabavke do potpune primene ugovora, u skladu sa godišnjim planom rada.

Ad - hoc monitoring nabavke

8.2.3 Vrši ad-hoc praćenje tekućih nabavki i aktivnosti upravljanja ugovora, od pokretanja aktivnosti javne nabavke do potpune primene ugovora, u odabranim ugovornim autoritetima, na osnovu internih i eksternih informacija dobijenih od RKJN-a.

8.2.4 Nadgleda postojanja i potpunost tenderskog dosijea pre objavljivanja obaveštenja o ugovoru

8.2.5 Daje profesionalni savet u slučaju da RKJN zaključi sa aktivnost nadgledanog ugovornog autoriteta nije u skladu sa Zakonom.

Istrage Nabavke

8.2.6 Sprovodi istrage ostvarenih i/ili nabavki koje su u toku i aktivnosti upravljanja ugovora, u cilju praćenja primene Zakona.

8.2.7 Izdaje naređenja koja zahtevaju od službenika za primenu zakona da pomognu RKJN u vođenju istraga.

Planirani Monitoring, Ad-hoc Monitoring i Izveštaji istrage

8.2.8 Organizuje, u slučajevima kršenja Zakona od strane monitorisanog ugovornog autoriteta, sastanak sa učešćem politički odgovornih lica da razgovaraju o slučaju, razmene usmena objašnjenja i razrade pravne lekove koje treba preuzeti.

8.2.9 Šalje planiran monitoring, ad-hoc monitoring i izveštaje istrage

(a) Šefu Odeljenja Nabavke odgovarajućih ugovornih autoriteta,

(b) relevatni nadzorni organ (Gradonačelnik u slučaju Opštine, Ministra i Stalnog Sekretara u slučaju državne uprave itd.), i

7


(c) u slučaju važnih kršenja, bilo kojih zainteresovanih strana, kao što su Kancelarija Generalnog Revizora, Antikorupcijska Agencija i slično.

8.2.10 Šalje planiran monitoring, ad-hoc monitoring i izveštaje istrage Diviziji IT i Statistike kako bi se objavili na internet stranici RKJN.

Monitoring nakon obaveštenja

8.2.11 Ugovorni autoritet obaveštava RKJN u sledećim slučajevima:

(a) ugovorni autoritet je odlučio da poništi postupak nabavke kada su primljeni manje od dva tendera ili zahteva za učešće (prema članu 32 stav 5 Zakona),

(b) ugovorni autoritet je odlučio da poništi postupak nabavke zbog neuobičajeno niske cene (prema članu 61 stav 5 Zakona),

(c) ugovorni autoritet je odlučio da poništi postupak nabavke nakon objavljivanja obaveštenja o ugovoru bez dodele javnog ugovora (prema članu 62 stav 2 Zakona), i

(d) ugovorni autoritet je odlučio da koristi postupak sa pogađanjem bez objavljivanja obaveštenja o ugovoru (prema članu 35 stav 1 Zakona).

8.2.12 Odlučuje da prati određene slučajeve koje su pomenute gore, kad god RKJN smatra da je to razumno.

8.2.13 Izdaje profesionalni savet ugovornom autoritetu ukoliko RKJN zaključi da aktivnost ugovornog autoriteta nije u skladu sa Zakonom i naročito u slučaju da ugovorni autoritet nije u potpunosti dokumentovao svoju odluku(e).

Kontrola obaveštenja o ugovoru

8.2.14 Proverava obaveštenja o ugovoru koje je dostavila Divizija IT i Statistike u slučaju (a) da postoje greške ili nedostatci koji se odnose na same postupke nabavke, ili (b) ugovorni autoritet odbije da ispravi formalne greške, ili nedostatke navedene u toku početne kontrole Divizije za IT i Statistike.

Izveštaji o performansi

8.2.15 Razrađuje izveštaje performanse identifikujući prednosti i slabosti u sprovođenju Zakona, sistem nabavke i implementaciju aktivnosti ugovora.

8.2.16 Razrađuje godišnji izveštaj (koji će biti deo ukupnog izveštaja o radu RKJN), zahtevan zakonom na način koji obezbeđuje opštu ali tačnu procenu stanja državnog sistema nabavke i konkretne procene stepena usaglašenosti/ne-usaglašenosti od strane pojedinih ugovornih autoriteta.

8


Izveštaj Divizije

8.2.17 Proizvodi i dostavlja izveštaj o godišnjem radu Divizije, koji će biti uključeni kao deo izveštaja o ukupnom radu RKJN.

Preporuke

8.2.18 Prema nadležnosti Divizije elaborira i dostavlja Diviziji za Pravila i Obuke bilo kakve preporuke za poboljšanje sistema javnih nabavki i/ili Zakona, sa posebnim naglaskom na aktivnosti javne nabavke.

8.3 Divizija za IT i Statistike:

8.3.1 Formira i održava elektronski Registar Javne Nabavke koja će služiti kao skladište za elektronske kopije svih obaveštenja, poziva, izjava, tenderskih dosijea, izveštaja, žalbi i odluki donetih u vezi sa svakim postupkom javne nabavke sproveden ili pokrenut od strane ugovornog autoriteta.

8.3.2 Formira i održava veb stranicu, pružajući javnosti neograničen pristup

(a) Zakonu i svim podzakonskim aktima izdatih na osnovu ovlašćenja ovog zakona,

(b) bilo kojoj interpretativnoj odluci i dokuemtima iz ovog Člana,

(c) svim informacijama sadržane u Registru Javne Nabavke, i

(d) svim izveštajima koje je pripremila Divizja za Monitoring, kao rezultat postupaka monitoringa.

8.3.3 Formira elektronski sistem za praćenje usklađenosti ugovornih autoriteta sa Zakonom, uključujući i pripremu obrazca za izveštavanje da se kompletira od svih ugovornih autoriteta koji su predmet Zakona.

8.3.4 Prikuplja, analizira i objavlja informacije o postupcima javnih nabavki, dodeljenih javnih ugovora i aktivnosti upravljanja ugovora.

8.3.5 Kontroliše formalno obaveštenja o ugovoru koji stižu u RKJN za objavljivanje i zahteve ugovornog autoriteta da ispravi formalne greške ili nedostatke u roku utvrđenom zakonom. U slučaju da (a) ugovorni autoritet odbije da ispravi navedene greške ili nedostatke ili (b) postoje greške ili nedostatci koji se odnose na same postupke nabavke, prosleđuje slučaj Diviziji za Monitoring.

8.3.6 Objavljuje obaveštenja koja stižu u RKJN, koja ne zahtevaju nikakvu korekciju, na veb stranici RKJN i Registru Javne Nabavke.

8.3.7 Podržava razvoj elektronske nabavke, e-aukcije I komunikacije u okviru oblasti javne nabavke.

8.3.8 U saradnji sa svim Odeljenjima RKJN, priprema, za svaku kalendarsku godinu, godišnji izveštaj analizirajući aktivnosti javne nabavke na Kosovu

9


određujući bilo kakve preporuke za poboljšanje sistema javnih nabavki i/ili Zakona.

8.3.9 Elaborira i podnosi godišnji izveštaj o radu Divizije, koji će biti uključen kao deo izveštaja o ukupnom radu RKJN.

Član 9Operativna i Proceduralna Pravila RKJN

9.1 Operativna i proceduralna pravila predvode svakodnevni rad uprave RKJN.

9.2 Nepoštovanje pravila ili objavljena uputstva ili sporazuma donetih za tak cilj, predstavljaće prekršaj.

Član 10Finansijsko Upravljanje

10.1 Finansijski Službenik je odgovoran za finansijske aktivnosti RKJN. On će izveštavati i savetovati Predsednika RKJN.

10.2 Finansijski Službenik:

10.2.1 Izveštava o resursima koje su na raspolaganju i o alokaciji resursa.

10.2.2 Savetuje u vezi sa finansijskim implikacijama predatih predloga.

10.2.3 Informiše u vezi sa finansijama i finansijskoj performasi RKJN kao I u vezi sa finansijskim aplikacijama bilo koje aktivnosti.

10.2.4 Savetuje u vezi sa finanskijskim aspektom svih pitanja.

10.2.5 Upravlja bankarski račun RKJN.

10.2.6 Nadgleda račun gotovog novca (petty cash).

Član 11Politike Računovodstva

11.1 Brez prejudiciranja finansijskih pravila utvrđena od strane Ministarstva Finansija I pravila izdatih od strane Generalnog Revizora sve prakse računovodstva u okviru RKJN pratiće Pravila Finansijskih Postupaka RKJN. Druge unutrašnje procedure i arhiviranje registra RKJN, treba se odrediti od Predsednika RKJN.

11.2 Sledeći principi treba da se nadgledaju od Upravnog Odbora RKJN i radnika u vezi sa dodelom zadataka računovodstva:

11.2.1 Zadatak davanja informacija u vezi sa iznosima za ili od RKJN; kalkulacija, kontrola i registracija ovih iznosa, treba biti podeljena što više je moguće od sakupljanja ili njihovog plaćanja. Radnici zaduženi za kontrolu i potvrdu transakcijskih računa ne treba biti obuhvaćeno u jednoj od ovih transakcija.

10


Član 12Inventar, Imovine i Aseti

12.1 Svaki artikal koji pripada RKJN treba imati etiketu sa jedinstvenim brojom identifikacije. Opšti inventor treba da sadrži detaljne informacije za svaki od ovih artikla. Svaka kancelarija u RKJN, treba da ima spisak sa informacijom koja identifikuje svu opremu i imovinu kancelarije (informacije sadržane u registrima kancelariji treba se podudarati sa opštim inventarom).Transfer među lokacijama treba se monitorisati i registri i inventor treba da bude u skladu sa tim ažuriran.

12.2 Generalni inventor treba da bude sastavljen, održan i ažuriran od strane Službenika za Logistiku Kancelarije za Administraciju. Inventar treba da obuhvata za svaki artikal, informacije u vezi sa datumom kupovine, cenu, lokaciju i momentalno stanje (1=mnogo dobro, 2=dobro, 3=upotrebljeno, 4=loše, 5=mnogo loše) i njegovu vrednost nakon amortazicije, na bazi sistema amortizacija koji se primenjuje od strane RKJN. Invetar treba držati u kompjuterizovanoj bazi podataka (uključujući i fizičku kopiju).

12.3 Službenik za Logistiku Kancelarije za Administraciju je odgovoran za održavanje imovine RKJN i treba da je zaštiti. U tom smislu on će sprovesti godišnju kontrolu predmeta u inventaru u cilju verifikacije njihove lokacije i statusa, I time ažurirati inventar. U slučaju nedostatka bilo kog artikla on će preduzeti neophodne mere.

12.4 Prenosni artikli kao što su kompjuteri, kamere ili audio-vizuelni aparati itd., koji pripadaju RKJN treba da se identifikuju bar-kodevima.

12.5 Svi radnici treba da se osiguraju da imovina RKJN ne treba se sklanjati iz njene uobičajene lokacije, osim kada je potrebno i uvek sa specijalnim nalogom datom od Predsednika RKJN.

Član 13Upravljanje rezervama

13.1 Službenik za Logistiku Kancelarije za Administraciju je odgovoran za upravljanje rezerva RKJN.

13.2 Pismeni zahtevi i isporuke mogu se vršiti samo korišćenjem adekvatnih potpisanih formi.

13.3 Službenik za Logistiku Kancelarije za Administraciju treba da obezbedi održavanje rezerva u razumnom nivou. Rezerva treba da se kontroliše jednom mesečno. Rezerva treba da bude predmet nezavisnoj kontroli.

13.4 Artikli u rezervi koji su oštećeni ili previše korišćeni ili koji treba da se smatraju oštećeni zbog drugih razloga, mogu biti obrisani od reserve samo nakon odgovarajuće odluke Predsednika RKJN. U ovom slučaju razlog u vezi sa odlukom treba da se registruje i ti registri treba da se čuvaju u slučaju revizije.

11


Izračunati gubitak novca treba da se zasniva na prodajnu cenu od artikla koristeći realnu bazu troškova i ne cenu kupovine.

13.5 Postupci za odlaganje artikla u rezervi I druge opreme treba da se sprovede u skladu sa Kodeksom odlaganja robe, oštećenih materijala ili previše korišćene robe. Ako je artikal oštećen I njegova popravka nije ekonomski najpovoljnija, može se staviti na aukciji. Ako nema ponude, cena može da se smanji ili artikal može se dati u dobrotvornom udruženju ili ozbrazovnom centru.

Član 14Bankarski ugovori

14.1 Svi bankarski ugovori treba da budu sprovedeni u skladu sa uputstvom Ministarstva Finansija.

14.2 Odgovoran Službenik za Finansije je odgovoran da sve relevantne informacije bankarskih računa su u skladu sa informacijama i podatcima RKJN. Neovlašćeni fondovi i računi se neće dozvoliti.

14.3 Bankarski računi RKJN treba da budu samo na ime RKJN. Nije dozvoljeno da bankarski računi su otvoreni na ime bilo kog službenika.

14.4 Sve uplate treba da ovlasti i odobri Predsednik RKJN i Službenik za Finansije.

Član 15Nabavka, Naredbe i Uplate

15.1 Službenik Nabavke Divizije za Administracije odrediće sve postupke nabavke.

15.2 Služben nalog za kupovinu ili ugovaranje treba se izdati za sve robe i usluge potrebne za rad RKJN, koristeći odobreni obrazac.

15.3 Službenik nabavke je odgovoran za efektivno upravljanje i kontrolu službenih naloga za kupovinu I za tender / ugovore.

15.4 Službenik nabavke treba da osigura da primljena roba i usluge su kontrolisane i proverene u skladu sa uputstvima relevantnih naloga/ugovora. Ova kontrola se može vršiti od službenika koji je izdao nalog. Službenik koji vrši kontrolu I proveru treba registrovati sve potrebne podatke u inventaru i u stovarištu.

15.5 Službenik Nabavke ovlašćen za potpisivanje službenih naloga ne treba da overi relevantne facture za uplatu.

15.6 Sve fakture na ime RKJN treba da se ovlaste od Predsednika RKJN pre vršenja uplate, pod odgovornosti Službenika za Finansije.

15.7 Isplata se vrši samo kada originala faktura stigne u RKJN. Sva dodatna dokumenta treba se priložiti fakturi. Ako originalna faktura ili bilo koji potrebni dokument je izgubljen, plaćanje se može obaviti u pro-formi, na osnovu kopija

12


fakture ili dokumenta, praćeno detaljnim objašnjenjem i nakon odobrenja od strane Predsednika RKJN-a.

15.8 Plaćanje za snabdevanje, usluge i radove možu biti plaćeno unapred samo u hitnim slučajevima, u skladu sa Pravilnikom izdat od Ministarstva Finansija i nakon odobrenja od strane Predsednika RKJN-a.

15.9 Finansijski službenik treba da obezbedi da pre odobrenja fakture I izdavanja odgovarajuće provere, zaposleni bi trebalo da bude ovlašćen da kontroliše sledeće:

15.9.1 RKJN je obavezna da plati za naručene radove, robe i usluge.

15.9.2 Da je prihvaćen rad, roba ili usluge završen, kontroliran i odobren prema kvalitetu i kvantitetu.

15.9.3 Cene, dodatci, proračuni, trgovačko sniženje i drugi popusti, krediti i porezi da su u saglasnost sa ugovorom, kotacijom ili originalnim nalogom.

15.9.4 Primljena roba je registrovana u spisak inventara, rezervni registar i rezervnoj glavnoj knjizi.

15.9.5 Nijedan deo isplate ne nedostaje ili nije uključen u bilo koji iznos ovlašćen za neposrednu isplatu.

15.9.6 Potrošnja je registrovana prema relevantnom ekonomičnom kodu.

15.9.7 Potrošnja je unutar granica odobrenog budžeta i u saglasnost sa ovim Procedurnim Pravilima.

15.9.8 Plaćeni iznosi su kompatibilni sa fakturama uključujući takse.

15.9.9 Poreski obračuni se pravilno primenjuju.

15.9.10 Službenik za Finansije treba da obavesti Upravni Odbor RKJN do 05 Januara sledeće godine u vezi sa ostatkom neplačenog izdatka od predhodne finansijke godine i treba da preduzme sve mere da se poštuju sve instrukcije u vezi sa završetkom godine i početkom nove fiskalne godine.

Član 16Plate i Penzije

16.1 Službenik za Osoblje je odgovoran za sledeća pitanja:

16.1.1 Pripremu ispravne dokumentacije za uplatu plata, naknada, penzijskih doprinosae, kompenzacija i druhihg plaćanja za sve sadašnje radnike ili bivše radnike RKJN kao i da su podatci u vezi sa njima uvek ažurnirani.

16.1.2 Za sva pitanja koja utiću na plate radnika i posebno za:

Određivanje novog radnog mesta, ostavke, otpuštanje, suspenzije, otuđivanja i transfer.

Odsustva sa posla zbog zdravstvenih razloga ili drugog razloga.

13


Promene u plaćanju, druge od normalne povišice ili plate.

Neophodne informacije za održavanje usluga evidencije poreza za lične dohotke, penzije I druga plaćanja.

Ažuriranje kompjuterizovanog sistema plata i osoblja, koji uključuje imena svih radnika RKJN i bilo koje informacije o njihovim platama.

16.1.3 Održavanje i ažuriranje spiska imena radnike koji su ovlašćeni za potpisivanje. Takvi podaci treba da se ažuriraju zajedno sa potpisima (u originalu). Službenik za Osoblje treba da pripremi spisak i da pruža informacije o bilo kakvim promenama.

16.2 Nijedan radnik ne može da ovlasti uplatu ili dokumenat koji može da rezultira sa ličnom dobit.

16.3 Imenovanje svakog radnika treba da bude u skladu sa Procedurama Rada za Civilne Službenike.

16.4 Sve informacije I podaci, uključujući I radno vreme, treba da se popuni u formama koje su odobrene od strane Predsednika RKJN.

16.5 Lične informacije osoblja treba da se čuvaju u tajnosti.

Član 17Putovanja, Uplate za životnu pomoć i dodatci za članove

17.1 Svi zahtevi za kompenzaciju i finansijske dodatke treba da su u skladu sa zakonima i propisima za finansijske dodatke za Civilne Službenike.

17.2 Uplate za radnike RKJN, koji imaju pravo da zatraže kompensaciju za putovanje ili druge dodatke dobiće je posle primljenja popunjene prepisane forme. Svi zahteve treba da se predaju najmanje nedelju dana pre putovanja. Tačnost informacija obuhvaćenih u zahtevu treba da budu odgovornost radnika koji ih podnosi. Svi zahteve treba da opravdaju traženi iznos I treba se ispitati I kontrolisati. Potpisana napomena treba da se sačuva i ažurira.

17.3 Smeštaj, putovanja i neočekivani troškovi treba da se dostave i overene od strane finansijskog službenika, u relevantnost sa nivoom podnosioca zahteva I traženoj sumu.

17.4 Verifikacija od strane Službenika za Finansije treba da sadrži dokaz da je putovanje dozvoljeno u i skladu sa radom RKJN, troškovi su neophodni i prevozna sredstva su troškovno efikasni.

14


Član 18Kompjuteri i Informativna Tehnologija

18.1 Predsednik RKJN odrediće odgovornog službenika koji će da osigura efektivnost Sistema Informativne Tehnologije, i koje će da bude odgovoran za razvoj, integritet, kompatibilnost i sigurnost IT infrastrukture RKJN.

18.2 IT odredbe sigurnosti u RKJN treba da se primenjuju od strane celog osoblja RKJN-a, koristeći IT sistem. Odgovorno lice za informativnu tehnologiju treba da pruži detaljne savete i uputstva za celo osoblje koristeći IT sistem.

18.3 Odgovorno službeno lice za informativnu tehnologije će pratiti sprovođenje bezbednosnih politika i procedura RKJN-a. Svi zaposleni treba da budu informisani u vezi sa zakonodavstvom o zaštiti podataka I o politikama i procedurama u pogledu zaštite podataka i treba da ih primenjuju.

18.4 Zloupotreba kompjuterskih resursa može ozbiljno da utiče na interese rada RKJN i u tom slučaju treba da se preduzmu disciplinske mere.

Član 19Čuvanje podataka

19.1 Potpisani ugovori i sporazumi su čuvani za period ne manji od 10 godina nakon završetka ugovora ili sporazuma i, u slučaju spora, posle datuma kada se svi sporovi reše.

19.2 Faktevi, naslovi, garancije i druga dokumentacija koja pripadaju RKJN, ili drugi dokumenti koji sadrže pečat RKJN i slični dokumenti mogu se poništiti samo posle odobrenja Predsednika RKJN.

19.3 Svi dokumenti treba da se čuvaju u sigurnoj arhivi za spomenuti period prema odredbama relevantnog zakonodavstva.

Stupa na snagu: 01. 02. 2012

15

funkcije - rks-gov.netkrpp.rks-gov.net/krpp/pagefiles/file/rregulloret e punes... · web...

Documents