funksionet - rks-gov.netkrpp.rks-gov.net/krpp/pagefiles/file/rregulloret e punes... · web viewnë...

Rregullore e Punës e Komisionit Rregullativ të Prokurimit Publik

Rregullore e Punëse Komisionit Rregullativ të Prokurimit Publik të Kosovës

Janar, 2012

TABELA E PËRMBAJTJËS

Neni 1 Funksionet............................................................................................................1

Neni 2 Struktura e KRPP.................................................................................................2

Neni 3 Funksionet e Kryetarit të KRPP............................................................................2


Neni 4 Bordi i KRPP-së....................................................................................................3

Neni 5 Votimi në KRPP....................................................................................................4

Neni 6 Departamentet dhe Administrimi...........................................................................4

Neni 7 Departamenti i Rregullave dhe Trajnimit...............................................................5

Neni 8 Departamenti për Monitorim dhe TI......................................................................7

Neni 9 Rregullat funksionale dhe procedurale të KRPP-së............................................10

Neni 10 Menaxhimi Financiar.........................................................................................10

Neni 11 Politikat e Kontabilitetit......................................................................................11

Neni 12 Inventari, Pronat dhe Aktivet.............................................................................11

Neni 13 Menaxhimi i Stoqeve........................................................................................12

Neni 14 Aranzhimi Bankarë...........................................................................................12

Neni 15 Prokurimet, Porositë dhe Pagesat....................................................................13

Neni 16 Pagat dhe Pensionet........................................................................................14

Neni 17 Autorizimet financiare për udhëtim dhe akomodim...........................................15

Neni 18 Kompjuterët dhe Teknologjia Informative.........................................................15

Neni 19 Mirëmbajtja e regjistrave/të dhënave................................................................16


Komisioni Rregullativ i Prokurimit PublikRregullorja e Punës

Në bazë të Nenit 142 (Kapitulli XII) të Kushtetutës së Republikës së Kosovës, dhe Pjesës VI të Ligjit të Prokurimit Publik të Kosovës Nr. 04/L-042, Bordi i Komisionit Rregullativ të Prokurimit Publik , në takimin e mbajtur 24.01.2012, ka aprovuar këtë rregullore të punës të Komisionit Rregullativ të Prokurimit të Kosovës.

Referimi në “Ligj” është referim në Ligj të Prokurimit, Nr. 04/L-042.

PJESA 1ÇËSHTJET E PËRGJITHSHME

1. Komisioni Rregullativ i Prokurimit Publik (këtu e tutje KRPP), është agjenci e pavarur rregullative.

2. Asnjë zyrtar publik nuk mundë të ushtroj apo të tentoj që të ushtroj ndonjë ndikim mbi KRPP-në, në lidhje me vendime specifike të funksionimit apo të rregullave apo veprimeve të KRPP-së.

3. KRPP, është autoriteti kontraktues dhe organizatë buxhetore. Prandaj, KRPP, u nënshtrohet të gjitha dispozitave të aplikueshme te të gjitha ligjeve tjera dhe rregulloreve të Republikës së Kosovës në masë të njëjtë me çdo autoritet tjetër publik apo organizatë buxhetore.

4. Të gjithë të punësuarit e KRPP-së, do të jenë shërbyes civil, duke përjashtuar anëtarët e Bordit të cilët mund edhe të mos jenë shërbyes civil.

PJESA IISTRUKTURA DHE FUNKSIONET E FUNKSIONIMIT TË KRPP

Neni 1Funksionet

1.1 KRPP, ka përgjegjësi për zbatimin e funksioneve të përcaktuara nga Ligji mbi Prokurimin Publik në Republikën e Kosovës (Ligji Nr. 04/L-042) dhe Ligji mbi Procedurat për dhënien e Koncesioneve (Ligji Nr.02/L-44) në lidhje me zhvillimin e përgjithshëm, funksionimit dhe mbikëqyrjes të rregullave të prokurimit publik dhe sistemit të prokurimit publik në Kosovë.

1


Neni 2Struktura e KRPP

2.1 KRPP, ka strukturën si në vijim:

2.2 Kryetari i KRPP-së.

2.3 Bordi i Drejtoreve të KRPP-së (këtu e tutje – BiD), i cili duhet të i ketë tre (3), anëtarë, njëri prej tyre, është Kryetari i Bordit.

2.4 Dy departamente, si në vijim:

Departamenti i Rregullave dhe Trajnimit, në përberje:

Divizioni i Rregullave

Divizioni i Trajnimit

Departamenti për Monitorim dhe TI, në përberje:

Divizioni për Monitorim

Divizioni i TI dhe Statistikës

Zyra për Administratë, në përberje:

Zyrtar i personelit, Zyrtar për financa, Zyrtar për prokurim, Përkthyes Menaxher i zyrës, Arkivues, Zyrtarë të logjistikës dhe Vozitës .

Neni 3Funksionet e Kryetarit të KRPP

3.1 Kryetari përfaqëson, menaxhon dhe organizon punën e KRPP-së dhe ka përgjegjësinë e përgjithshme për performancën e punëve ditore.

3.2 Përgjegjësia për të kryer funksionet dhe aktivitetet e KRPP-së të cilat nuk janë përcaktuar apo përfshirë në ndonjë Departament bie mbi Kryetarin.

3.3 Kryetari cakton njërin nga anëtarët për të organizuar dhe menaxhuar punën e KRPP-së në fusha të caktuara, në veçanti funksione specifike apo aktivitete të cilat nuk janë të përfshira në funksionet apo aktivitetet e Departamentit specifik të KRPP-së. Kryetari ka për të informuar anëtarët për ndonjë përcaktim të tillë. Një kopje e dokumentit në lidhje me delegimin e përgjegjësive do ti bartet zyrtarit te personelit, i cili do të kujdeset për dosjen dhe ti përfshijë ato përgjegjësi të deleguara herë pas here. Kryetari mund ti ndryshoj këto përgjegjësi ashtu siç ai/ ajo i sheh të arsyeshme.

3.4 Kryetari do të thërret takimet e Bordit të Drejtoreve të KRPP-së, kur dhe si ai konsideron të jetë e nevojshme apo kur kërkohet nga dy anëtarët e tjerë të KRPP-së.

2


3.5 Kryetari do të udhëheq takimet e Bordit të drejtoreve të KRPP-së. Në raste të jashtëzakonshme kur është e nevojshme që KRPP, të ketë një takim në mungesë të Kryetarit, ai duhet të autorizoj një nga anëtarët tjerë të Bordit të Drejtoreve te KRPP-së për të udhëhequr takimin.

3.6 Kryetari:

3.6.1 aprovon listën e vendeve të punës;

3.6.2 aprovon përshkrimin e vendeve të punës;

3.6.3 përcakton detyrat e nëpunësve të KRPP-së;

3.6.4 shkarkon nënpunësit;

3.6.5 ka përgjegjësi për menaxhimin e fondeve financiare të KRPP-së;

3.6.6 përcakton një anëtarë tjetër për të prezantuar, menaxhuar, dhe organizuar punën e KRPP në mungesë të Kryetarit p.sh të ushtroj detyrën e Kryetarit. Ky person mund të ndryshojë prej një mungese në tjetrën;

3.6.7 jep udhëzime duke siguruar qarkullimin e dokumenteve brenda KRPP-së;

3.6.8 konkludon dhe nënshkruan marrëveshje dhe kontrata të nevojshme për të kryer funksionet e KRPP-së;

3.6.9 nënshkruan dokumentet në emër të KRPP-së, nënshkruan të gjitha vendimet e arritura nga Bordi. Asnjë dokument zyrtar nuk duhet të lëshohet nga KRPP, i cili nuk është nënshkruar nga Kryetari;

3.6.10 siguron se Rregullat e Procedurave Financiare të Ministrise se Financave (MF) janë zbatuar nga secili punëtorë i KRPP-së, në fushat e tyre funksionale;

3.6.11 monitoron dhe kontrollon shpenzimet e KRPP-së;

3.6.12 siguron se të gjithë nënpunësit të cilët kanë përgjegjësi për administrimin financiar janë të këshilluar në mënyrën e duhur;

3.6.13 siguron se ekziston një ndarje e qartë e detyrave brenda administrimit në të gjitha sistemet financiare dhe se kontrolli adekuat është vendosur.

Neni 4Bordi i KRPP-së

4.1 Bordi i Drejtoreve te KRPP-së, është institucioni më i lartë për marrjen e vendimeve kolektive te KRPP-së. Kryetari gjithmonë është njëri nga anëtarët.

4.2 Vetëm Bordi do ti ketë të drejtat si në vijim:

4.2.1 për të aprovuar këtë Rregullore dhe çdo amendament tjetër;

4.2.2 të aprovojë dhe dorëzoj në Qeveri dhe Kuvend raportin vjetorë te puës, jo më vonë se në fund të muajit shkurt të vitit kalendarik të radhës, që analizon aktivitetet e prokurimit në Kosovë që ndodhin gjatë atij viti kalendarik dhe që

3


bënë rekomandime për përmirësimin e sistemit të prokurimit publik dhe/ose ligjit aktual;

4.2.3 për të aprovuar strategjitë dhe planet tjera të KRPP-së.

4.3 Të gjitha vendimet e Bordit të Drejtoreve të KRPP-së duhet të jenë sipas parimeve në vijim:

4.3.1 në pajtim të plotë me Ligjet e Kosovës dhe kësaj Rregulloreje;

4.3.2 me konsultime te duhura dhe pas marrjes së këshillave profesionale;

4.3.3 duke pasur parasysh nevojën për të promovuar barazi dhe trajtim të barabartë;

4.3.4 sipas qasjes së duhur në informacionet dhe në faktet në dispozicion;

4.3.5 përmes shpjegimit me shkrim për arsyet e vendim marrjes, regjistrimin e deklaratave të bëra për interesat personale, çdo detaj për këshillimet e rëndësishme.

4.4 Bordi i Drejtorëve është përgjegjës për të organizuar dhe menaxhuar punën e departamenteve përkatëse dhe për implementimin e funksioneve apo aktiviteteve tjera të përcaktuara nga Kryetari.

4.5 Secili anëtarë i Bordit të Drejtorëve mundë të përfaqësoj KRPP, në ngjarje të caktuara apo aktivitete nëse ai/ajo përcaktohet për këtë nga Kryetari.

4.6 Anëtarët e Bordit të Drejtorëve të KRPP-se, janë emëruar sipas nenit 89 të LPP, dhe mund të largohen ose suspendohen vetem sipas nenit 93 të LPP.

Neni 5Votimi në KRPP

5.1 KRPP, do të bëjë çdo përpjekje që në takimet e tyre të arrijnë vendime me konsensus. Nëse Kryesuesi i takimit vendosë që konsensusi nuk mund të arrihet, çështja do të vendoset për votim. Vendimet do të kërkojnë përkrahjen e shumicës së anëtarëve.

5.2 Rezultati i një votimi mundë të publikohet; megjithatë vota e secilit anëtarë është plotësisht konfidenciale.

Neni 6Departamentet dhe Administrimi

6.1 Të gjitha departamentet përbëhen nga kryesuesit e departamenteve, koordinatorët e divizioneve dhe nëpunësve.

6.2 Zyra për Administratë përbëhet nga punëtorët e zyrës.

6.3 Kryesuesit e departamenteve, koordinatorët e divizioneve dhe nënpunësit i kryejnë detyrat e tyre sipas përshkrimeve relevante të punës së tyre.

4


6.4 Kryesuesit e departamenteve, koordinatorët e divizioneve dhe punëtorët tjerë janë shërbyes civil.

Neni 7Departamenti i Rregullave dhe Trajnimit

7.1 Departamenti i Rregullave dhe Trajnimit përbëhet nga dy (2) divizione:

Divizioni i Rregullave

Divizioni i Trajnimit

7.2 Divizioni i Rregullave, do të:

7.2.1 Vendosë rregulla të detajuara për të siguruar zbatimin e duhur të Ligjit të Prokurimit Publik nga autoritetet kontraktuese, përfshirë rregullat mbi përdorimin dhe ekzekutimin të e secilës procedurë të Neneve 33-37 të Ligjit aktual, me kusht që, rregullat e tilla do të jenë në përputhje me kërkesat dhe parimet e themeluara nga Ligji dhe çdo kërkese të domosdoshme të BE në lidhje me prokurimin.

7.2.2 Të përgadisë dhe shpërndajë doracakë të prokurimit, udhëzues, formularë dhe modele standarde për dokumentet e tenderit dhe kontratave sipas Ligjit në dobi të autoriteteve kontraktuese dhe operatorëve ekonomik.

7.2.3 Nxjerrë mendime për autoritetet kontraktuese në lidhje me vendimet e tyre, veprimet apo anashkalimet gjatë implementimit të aktiviteteve të prokurimit dhe aktivitetet e menaxhimit të kontratave.

7.2.4 Të ofrohejë asistencë teknike dhe këshillime për autoritetet kontraktuese si dhe operatorët ekonomik në aplikimin dhe interpretimin e dispozitave të Ligjit dhe dokumenteve të lëshuara nga KRPP, dhe në këtë masë themelon dhe udhëheq një Tavolinë Ndihmëse që është e hapur gjatë tërë orarit të punës së Divizionit.

7.2.5 Të nxjerrë interpretime me shkrim të vendimeve administrative me shkrim për të dyjat, autoritetet kontraktuese dhe operatorët ekonomik për zbatimin dhe interpretimin e dispozitave të LPP-së dhe çdo dokumenti të nxjerrë nga KRPP.

7.2.6 Në bashkëpunim me divizionin për TI dhe Statistika, krijon manualin dhe sistemin elektronik për monitorimin dhe respektimin e Ligjit nga autoritetet kontraktuese, përfshirë përgatitjen e formularëve të raportimit që do të plotësohen nga të gjitha autoritetet kontraktuese që i nënshtrohen Ligjit.

7.2.7 Në koordinim me Qeverinë, dhe pas autorizimeve përkatëse, nxjerrë rregulla në lidhje me e-prokurimin, dhe më konkretisht transmisionin elektronik të dokumenteve të tenderit dhe kërkesave për pjesëmarrje dhe pranimin e propozimeve. Këto rregulla duhet të përfshijnë një nënshkrim të avancuar elektronik, në pajtim me standardet ndërkombëtare.

5


7.2.8 Përgatit rregulla të detajuara në lidhje me shitjen e aseteve nga Autoritetet Kontraktuese

7.2.9 Me kërkesë të një autoriteti kontraktues përcakton nëse kërkesat e kualifikimit të specifikuara në Nenin 23 të Ligjit, për një certifikatë profesionale të prokurimit janë përmbushur. Nëse kërkesat në fjalë nuk janë përmbushur, KRPP, dorëzon rekomandimin e saj në OSHP, me një kërkesë për revokim të certifikatës në pajtim me procedurat e cekura në paragrafin 8 të Nenit 25 të Ligjit. Nëse mbajtësi i certifikatës nuk është shërbyes civil, KRPP, duhet të i dergojë këtij personi së pari një njoftim paraprak me shkrim prej nëntëdhjetë (90) ditë për revokimin e certifikatës së tij/saj. Ky njoftim do ti jep personit të afektuar të drejtën për të kundërshtuar një vendim të tillë në pajtim me Ligjin mbi Procedurat Administrative.

7.2.10 Asiston në punën e KRPP-së, në formulimin dhe implementimin e masave duke marrë, sa më gjerësisht që është e mundshme, mendimet e atyre që janë të përfshirë në aktivitetet e prokurimit në Kosovë. Në këtë aspekt, duhet që vazhdimisht të kërkojë komente me shkrim dhe pikëpamje të Drejtorit te AQP-së, Drejtorit të Thesarit, zyrtarëve të prokurimit të autoriteteve kontraktuese (përfshirë operatorët e shërbimeve publike), dhe organizatave që përfaqësojnë operatorët ekonomik.

7.2.11 Krijon lidhje dhe bashkëpunon me organizatat tjera në vend dhe jashtë vendit mbi çështje të lidhura me prokurimin publik.

7.2.12 Përgatit, elaboron dhe dorëzon raportin mbi punën vjetore të Divizionit, i cili përfshihet si pjesë e raportit mbi punën në përgjithësi të KRPP-së.

7.3 Divizioni për Trajnime do të:

7.3.1 Përforcon vetëdijën në mesin e autoriteteve kontraktuese dhe operatorëve ekonomik për legjislacionin e prokurimit publik si dhe objektivat, procedurat dhe dhe metodave e tijë.

7.3.2 Në bashkëpunim me Institutin e Kosoves per Administrate Publike (IKAP), zhvillon modulet e trajnimit dhe kurrikulës për kualifikimet në prokurim:

7.3.3 Në bashkëpunim me IKAP, identifikon trajner me përvojë në prokurimin publik, të përshtatshëm për mësimëdhënje në kurset e prokurimit të hartuara nga KRPP.

7.3.4 Në bashkëpunim me IKAP, siguron që kurset e tilla të zhvillohen dhe të mbahen nga trajnerë ose organizata të trajnimeve të cilat kanë një përvojë të mirë në praktikat më të mira ndërkombëtare të prokurimit dhe sistemit të prokurimit të BE-së.

7.3.5 Përkrahë IKAP-in dhe autoritetet tjera publike për edukim dhe trajnim për të implementuar trajnime të nivelit të lartë për zyrtarët e prokurimit dhe profesionistëve të tjerë të prokurimit, që synojnë në implementimin e praktikave të mirëfillta të prokurimit dhe të respektimit të Ligjit.

6


7.3.6 Është përgjegjës për elaborimin e moduleve të trajnimit mbi Prokurimin Publik dhe përtrirjen e tyre, sipas nevojave të trajnimit dhe ndryshimeve në Ligjin e Prokurimit Publik dhe rregulloreve relevante.

7.3.7 Zbaton analiza periodike të nevojave për trajnime për zyrtarët e prokurimit publik në Kosovë, operatorët ekonomik dhe për stafin e KRPP-së, në mënyrë që të definojnë nevojat e tyre për trajnime.

7.3.8 Mirëmban dhe përtërinë databazat e Autoriteteve Kontraktuese (AK-të), zyrtarëve të certifikuar të prokurimit dhe trajnerëve të certifikuar në prokurim publik. Në veçanti, në lidhje me Autoritetet Kontraktuese, nëse KRPP, nuk e përfshin një entitet në këtë listë , kjo mos-përfshireje te mos vendose çështjes se nëse një entitet i tillë është jo autoritet kontraktues në kuptim të Ligjit.

7.3.9 Përgatit, elaboron dhe dorëzon raportin vjetorë të punes së Divizionit, i cili do të përfshihet si pjesë e raportit mbi punën e përgjithshme të KRPP-së.

Neni 8Departamenti për Monitorim dhe TI

8.1 Departamenti për Monitorim dhe TI të Prokurimit Publik, përbëhet nga dy (2) Divizione:

Divizioni për Monitorim

Divizioni i TI-së dhe Statistikës

8.2 Divizioni për Monitorim dhe , do të:

Monitorimi i planifikuar i prokurimit

8.2.1 Përgadite çdo vit një plani të punës të monitorimit për monitorimet e kryera të prokurimit dhe të menaxhimit te aktiviteteve te kontratës të autoriteteve kontraktuese të përzgjedhura dhe i dorëzonë Bordit për miratim.

8.2.2 Monitorimi i aktiviteteve të kryera të prokurimit dhe aktiviteteve të menaxhimit të kontratave të autoriteteve kontraktuese me qëllim se a është zbatuar në menyrë të drejtë LPP, dhe aktet nënligjore, nga inicimi i një aktiviteti të prokurimit deri në realizimin e plote të kontratës, në përputhje me planin vjetor te punës.

Monitorimi i rastit i prokurimit

8.2.3 Kryen monitorim të rastit të një aktiviteti te prokurimi në implementim e sipër dhe i përfunduar, perfshirë këtu edhe kohën gjatë realizimit të kontratës, në autoritetet kontraktuese të zgjedhura, bazuar në informacionin e brendshëm dhe të jashtëm të pranuar nga KRPP.

7


8.2.4 Monitorimi i ekzistences dhe kompletimit te dosjes së tenderit para publikimit te njoftimit të kontratës.

8.2.5 Nxjerrë keshilla profesionale në rastet kur KRPP, konstaton se një aktivitet i prokurimit i autoritetit kontraktues nuk është në përputhje me LPP-në dhe në veçanti në rastet kur autoriteti kontraktues nuk ka dokumentuar vendimin(et).

Hetimi i aktiviteteve të prokurimit

8.2.6 Kryen hetime të aktiviteteve të prokurimit dhe aktiviteteve të menaxhimit të kontratave publike me qëllim të monitorimit të aplikimit të ligjit dhe legjislacionit sekondarë.

8.2.7 Nxjerrë një urdhër, ku detyrohen zyrtarët për zbatimin e ligjit që të ndihmojnë KRPP, në kryerjen e hetimeve.

Raportet e monitorimeve te planifikuara, të rastit dhe hetimeve

8.2.8 Organizon, në raste të shkeljeve te konstatuara te ligjit nga monitorimet e autoritetit kontraktues, një takim, me pjesëmarrje të personave politik përgjegjës për të diskutuar rastin, shkëmbej shpjegime gojore me personat ne fjalë dhe të elaborojë masa të cilat do të ndërmerren.

8.2.9 Të dërgojë raportet e monitorimive të planifikura, të rastit dhe hetimeve te:

(a) udhëheqësi i Departamentit të Prokurimit të autoritetit kontraktues përkatës;

(b) te organi përkatës për mbikëqyrje (Kryetari i komunës në raste të komunave, Ministri dhe Sekretari Permanent në raste të ministrive perkatese, Drejtorët/Udheheqësit më të lartë të ndërmarrjeve publike etj.), dhe

(c) Ne rast te shkeljeve te rëndësishme, te palët e tjera të interesuara, siç është Zyra e Auditorit Gjeneral, Agjencia Antikorrupsion etj.

8.2.10 Dorëzojë në Divizionin e TI dhe Statistikës të gjitha raportet të përgatitura të monitorimeve të planifikuara, të rastit dhe hetimeve, menjëherë posa ato të përgatitën dhe aprovohen, në mënyrë që të publikohen në faqe të internetit të KRPP-së.

Monitorimi duke i percjellur njoftimet

8.2.11 Autoritetet kontraktues njoftojnë KRPP, për rastet në vijim:

(a) autoriteti kontraktues ka vendosur të anuloj një aktivitet të prokurimit kur ekzistojnë më pak se dy tenderë të përgjegjshëm apo kërkesa për pjesëmarrje (në pajtim me Nenin 32 paragrafin 5 të Ligjit);

8


(b) autoriteti kontraktuese ka vendosur të anulojnë tenderin për arsye të çmimit abnormalisht të ulët (sipas Nenit 61 paragrafi 5);

(c) kur një njoftim për kontratë është publikuar dhe procedura e prokurimit përkatës është anuluar pa dhënien e kontratës publike (sipas Nenit 62 paragrafi 2); dhe

(d) autoriteti kontraktues ka vendosur të përdorë procedurat e negociuara pa publikim të njoftimit për kontratë (sipas Nenit 35 paragrafi 1 të Ligjit),

8.2.12 Vendosë të monitorojë raste të veçanta të cekura mësipër, kurdo që KRPP e shef të arsyeshme.

8.2.13 Nxjerrë keshilla provesionale per autoritetin kontraktues, kur KRPP, konstaton se nje aktivitet i tillë i autoritetit kontraktues nuk është në përputhje me LPP dhe ne veçanti ne rastin kur autoriteti kontraktues nuk e ka arsyetuar(dokumentuar), plotësishtë vendimin(et) e tij.

Kontrollimi i njoftimeve për publikimin e kontratave

8.2.14 Kontrollimi i njoftimeve për publikim të njoftimit të kontratës të dorëzuara nga Divizioni i TI dhe Statistkës në rastin kur: (a) ka gabime apo mangësi jo formale duke ju referuar procedurave të prokurimit, ose (b) kur autoriteti kontraktues refuzon për të korigjuar gabimet ose mangësitë formale të specifikuara gjate kontrollit fillestar të bërë nga Divizioni i TI dhe Statistikës.

Raportet e Performances

8.2.15 Përgatitë, duke bere nje elaborim te detajizuar, raportet e performancës që identifikojnë përparësitë dhe mangësitë në implementimin e Ligjit dhe sistemin e prokurimit publik në pergjithësi si dhe mengjimin e aktiviteteve te kontratave.

8.2.16 Elaboron raportin vjetorë te punes se Divizionit, i cili do të jetë pjesë e raportit të përgjithshëm të KRPP-së, i kërkuar me ligj, në mënyrë që ofron një vlerësim të përgjithshëm por të saktë të gjendjes së sistemit vendorë të prokurimit dhe vlerësime të veçanta të shkallës së respektimit/mos-respektimit nga autoritete kontraktuese.

Raporti i Divizionit

8.2.17 Pregatitë dhe dorëzon raportin e punës vjetore të Divizionit, i cili do të përfshihet si pjesë e raportit të përgjithshëm të punës së KRPP-së.

9


Rekomandimet

8.2.18 Në bazë të kompetencave të Divizionit, pregaditë duke elaboruar në mënyrë të detajizuar çdo rekomandim për përmirësime në sistemin dhe/ose Ligjin e prokurimit publik, me theksim të veçantë në aktivitetet e prokurimit dhe dorëzoj te Divizioni i Rregullave dhe Trajnimit.

8.3 Divizioni për TI dhe Statistikë do të:

8.3.1 Themelon dhe mirëmban Regjistrin Elektronik të Prokurimit Publik që do të shërbejë si arkiv për kopje elektronike te të gjitha njoftimeve, ftesave, deklaratave, dosjeve të tenderit, raporteve, ankesave dhe vendimeve të arkivuara apo të lëshuara në lidhje me secilin aktivitet të prokurimit të performuar apo të iniciuar nga një autoritet kontraktues.

8.3.2 Themelon dhe mirëmban faqen e internetit, duke lejuar qasje publike te pakufizuar në:

(a) ligjin dhe legjislacionin sekondarë të nxjerrë nën autoritetin e Ligjit;

(b) çdo vendim interpretues dhe dokumente të referuara në këtë Nen, dhe

(c) të gjitha informatat e përfshira në Regjistrin e Prokurimit Publik.

(d) të gjitha raportet e pregaditura nga Divizioni per Monitorinm, si rezultat i procedurave të monitorimit.

8.3.3 Themelon sisteme elektronike për monitorimin e respektimit të LPP, nga autoritetet kontraktuese, përfshirë përgatitjen e formularëve të raportimit që do të plotësohen nga të gjitha autoritetet kontraktuese që i nënshtrohen ligjit.

8.3.4 Mbledhë, analizon dhe publikon informata për procedurat e prokurimit publik, kontratave të dhëna publike dhe aktivitetet e menaxhimit të kontratave.

8.3.5 Kontrollon formalisht njoftimet për publikim të kontratave të ardhura në KRPP, dhe kërkon nga autoritetet kontraktuese për të korigjuar gabimet ose mangësit formale brenda afatit kohorë të përcaktuar me Ligj. Në rastet kur: (a) autoriteti kontraktues refuzon për të korigjuar gabimet ose mangësite e specifikuara ose, (b) kur ka gabime ose mangësi duke ju referuar procedurave te prokurimit, dërgon çështjen në Divizionin e Monitoringut.

8.3.6 Publikon njoftimet e ardhura në KRPP, të cilat nuk kërkojnë ndonjë përmirësim, në web- faqen zyrtare të KRPP-së dhe në Regjistrin e Prokurimit Publik.

8.3.7 Mbeshtetë zhvillimin e prokurimit elektronik, ankandit elektronik dhe komunikimit brenda fushës së prokurimit publik.

8.3.8 Në bashkëpunim me të gjitha Departamentet e KRPP-së, përgatit, për secilin vit kalendarik, një raport vjetorë që analizon aktivitetet e prokurimit në Kosovë dhe duke dhene rekomandime për përmirësime të sistemit dhe/ose Ligjit të prokurimit publik.

10


8.3.9 Pregadite, duke elaboruar në mënyrë të detajizuar dhe dorëzon raportin mbi punën vjetore të Divizionit, i cili do të përfshihet si pjesë e raportit të përgjithshëm të KRPP-së.

Neni 9Rregullat funksionale dhe procedurale të KRPP-së

9.1 Rregullat Funksionale dhe Procedurale qeverisin funksionet ditore të administratës së KRPP-së.

9.2 Dështimi për të ndjekur rregullat, apo udhëzimet e lëshuara apo marrëveshjet e bëra për atë qëllim, do të përbëjnë sjellje të paligjshme

Neni 10Menaxhimi Financiar

10.1 Zyrtari për Financa i KRPP-së, është përgjegjës për aktivitetet financiare të KRPP.

10.2 Zyrtari për Financa:

10.2.1 ben raportet mbi disponueshmerinë dhe shpërndarjen e mjeteve;

10.2.2 këshillon në lidhje me implikimet financiare të propozimeve të dorëzuara;

10.2.3 Informon në lidhje me financat dhe performancen financiare të KRPP- së, si dhe në lidhje me implikimet financiare të aktiviteteve;

10.2.4 këshillon në lidhje me aspektet financiare mbi të gjitha çështjet;

10.2.5 menaxhon llogarinë bankare të KRPP-së;

10.2.6 mbikëqyr llogarinë e (kesh-parasë),.

Neni 11Politikat e Kontabilitetit

11.1 Pa paragjykim të rregullave financiare të vendosura nga Ministria e Financave (MF),dhe rregullave të lëshuara nga Auditori Gjeneral të gjitha praktikat e kontabilitetit brenda KRPP-së, do të përcjellin Rregullat Procedurale Financiare të KRPP-së. Procedurat tjera të brendshme dhe arkivimi i regjistrave të KRPP-së, do të përcaktohen nga Kryetari i KRPP-se.

11.2 Parimet në vijim do të vëzhgohen nga Bordi i KRPP- së, dhe nënpunësit në shperndarjen e detyrave të kontabilitetit:

11.2.1 Detyra për të ofruar të dhëna në lidhje me parat e paguara (pagesa) apo paratë e pranuara (arkëtuara) nga KRPP, të kontrollohen dhe regjistrohen këto shuma dhe do të jenë të ndara nga detyra për ti mbledhur apo distribuuar këto shuma

11


nga nënpunësit të cilët janë në përgjegjësi të ekzaminimit dhe kontrollimit të transaksionit.

Neni 12Inventari, Pronat dhe Pasuria

12.1 Çdo artikull do të ketë etiketën me një numër unik të identifikimit. Të dhënat do të ruhen në të dhënat kryesore, të cilat përmbajnë të dhënat e plota në lidhje me gjendjen e çdo artikulli që i përket KRPP-së. Zyra përbrenda KRPP-së, do të ketë një tabelë me informata që identifikojnë të gjitha pajisjet dhe pasuritë në atë zyrë (të dhënat e zyrës duhet të jenë në përputhje me të dhënat kryesore). Transferimet e pajisjeve në lokacione të ndryshme duhet të monitorohet dhe të dhënat duhet të mirëmbahen nga zyrtari përgjegjës.

12.2 Lista e inventarit duhet të përgatitet dhe gjithnjë të rifreskohet nën mbikëqyrjen e zyrtarit te logjistikes së zyrës së administratës. Inventari duhet të përfshijë secilin artikull, informacione në lidhje me datën e blerjes, koston fillestare, lokacioni dhe gjendja aktuale, vlera apo përdorimi, (matja; 1 shumë mirë, 2 mirë, 3 e shfrytëzueshme, 4 dobët, 5 shumë e dobët).

12.3 Zyrtari i logjistikës i zyrës së administratës është përgjegjës për tu kujdesur për pajisjet, do të bëjë një kontrollim vjetorë të pavarur te të gjithë artikujve në inventar me qëllim që të verifikohet lokacioni, të shikohet gjendja dhe që të ndërmerren veprime në lidhje me suficit apo deficit të inventarit, duke ndryshuar të dhënat në përputhje me rrethanat.

12.4 Artikuj tërheqës dhe levizës si kompjuterë, kamera dhe audio / të dhënat vizuale, etj, do të identifikohen me etiketa sigurie (barkode) që dëshmojnë përkatësinë e tyre të KRPP-së.

12.5 Të gjithë punonjësit duhet të sigurojnë se prona e KRPP-së nuk do të largohet nga vendndodhja e tij e zakonshme, përveçse për detyrat e përditshme të KRPP-së, me përjashtim të rasteve kur leja e veçantë është lëshuar nga Kryetari i KRPP-së.

Neni 13Menaxhimi i Stoqeve

13.1 Zyrtari i logjistikes është përgjegjës për menaxhimin e stoqeve në KRPP.

13.2 Kërkesa dhe dërgesat mund të bëhen vetëm përmes përdorimit të duhur të formës së nënshkruar të kërkesës ose dorëzimit.

13.3 Zyrtari i logjistikes duhet të sigurojë që stoqet janë mbajtur në nivele të arsyeshme dhe janë subjekt i një kontrolli të rregullt të pavarur fizikë. Stoqet do të kontrollohen çdo muaj.

13.4 Artikujt në inventar që janë dëmtuar apo shfrytëzuar shumë apo që duhet të konsiderohen si të dëmtuar për arsye tjera, mundë të shlyhen nga inventari

12


vetëm pas vendimit përkatës të Kryetarit të KRPP-së. Në këtë rast arsyeja për këtë vendim duhet të regjistrohet dhe të dhënat duhet të ruhen për raste të auditimit. Humbja e kalkuluar e parasë duhet të bazohet në çmimin e shitjes së artikullit duke përdorur bazën reale të kostos dhe jo çmimin e blerjes.

13.5 Procedura e shitjes së artikujve në inventarë dhe pajisjeve tjera duhet të bëhet sipas Kodit të shitjes së mallrave, materialeve të dëmtuara apo mallrave të përdorura jashtë mase. Nëse një artikull dëmtohet dhe riparimi i saj nuk është ekonomikisht e favorshme, ai mundë të vendoset në ankand. Nëse nuk ka oferta, çmimi mundë të zbritet apo artikulli mundë ti dhurohet një shoqate bamirësie apo një qendre të edukimit.

Neni 14Aranzhimi Bankarë

14.1 Të gjitha aranzhimet bankare duhet të bëhen në pajtim me udhëzimet e Ministrisë së Financave.

14.2 Zyrtari për financa është përgjegjës që të gjitha informatat relevante për një llogari bankare të jenë në pajtim me informatat dhe të dhënat e KRPP-së. Fonde dhe llogari të paautorizuara nuk lejohen.

14.3 Llogarit bankare të KRPP-së mund të jenë vetëm në emër të KRPP-së. Nuk lejohet që llogaritë bankare të KRPP-së të hapen në emër të ndonjë zyrtari.

14.4 Të gjitha pagesat duhet të autorizohen dhe aprovohen nga Kryetari i KRPP-së dhe Zyrtari për financa.

Neni 15Prokurimet, Porositë dhe Pagesat

15.1 Zyrtari përgjegjës i Prokurimit të KRPP-se do të përcaktoj të gjitha procedurat e prokurimit.

15.2 Porosia zyrtare për blerje apo për tender duhet të lëshohet për të gjitha mallrat dhe shërbimet e nevojshme për funksionimin e KRPP-së, duke përdorur një formularë të aprovuar.

15.3 Zyrtari pergjegjes i prokurimit është përgjegjës për menaxhimin efektiv dhe kontrollin e porosive zyrtare për blerje dhe për tender/kontrata.

15.4 Zyrtari pergjegjes i prokurimit duhet të siguroj që mallrat e pranuara dhe shërbimet të kontrollohen dhe të verifikohen sipas udhëzimeve të porosive/kontratave përkatëse. Kontrollet e tilla duhet të kryhen nga zyrtari i cili do ti ketetë bërë porositë në fjalë. Zyrtari që bënë kontrollimin dhe verifikimin duhet të regjistrojë të gjithat informatat e nevojshme në inventarë dhe në depo.

15.5 Zyrtari pergjegjes i prokurimit, i cili nënshkruan porositë zyrtare, nuk duhet të certifikojë faturat përkatës për pagesa.

13


15.6 Të gjitha faturat në emër të KRPP-së duhet të autorizohen nga Kryetari i KRPP-së para se të bëhet pagesa nën përgjegjësinë e Zyrtarit për financa.

15.7 Pagesa mund të bëhet vetëm kur fatura origjinale arrin në KRPP. Të gjitha dokumentet shtesë duhet të bashkëngjiten në faturë. Nëse fatura origjinale apo dokumente tjera të nevojshme humben, pagesa mundë të bëhet në pro-forma bazuar në një kopje të faturës apo dokumentit, e përcjellur me një shpjegim të detajuar dhe pas aprovimit nga Kryetari i KRPP-së.

15.8 Pagesa për furnizime, shërbime dhe pune mundë të paguhet në avans, sipas Rregullave të lëshuara nga Ministria e Financave dhe pas aprovimit nga Kryetari i KRPP-së.

15.9 Zyrtari për financa duhet të sigurojë që para autorizimit të një fature, një punëtorë duhet të autorizohet që të bëjë kontrollin.

15.9.1 KRPP është e obliguar që të paguaj për punët, mallrat dhe shërbimet e porositura.

15.9.2 Punët, mallrat dhe shërbimet pranohen, ekzekutohen, kontrollohen dhe aprovohen në lidhje me cilësinë dhe sasinë e tyre.

15.9.3 Kalkulimet e çmimit, zbritjet, reduktimet tjera, krediti dhe taksat tjera, të gjitha janë në pajtim me kontratën, kuotimin apo porosinë origjinale.

15.9.4 Mallrat e pranuara regjistrohen në listën e inventarit, regjistrin e rezervave dhe librin e rezervave.

15.9.5 Nuk mungon ndonjë pjesë e pagesës apo që nuk është përfshirë për çfarëdo shume të autorizuar për pagesë të menjëhershme.

15.9.6 Shpenzimet regjistrohen sipas kodit përkatës ekonomik.

15.9.7 Shpenzimet janë brenda limiteve të buxhetit të aprovuar dhe në pajtim me rregullat e procedurave përkatëse.

15.9.8 Shumat e paguara përputhen me faturat përfshirë taksat.

15.9.9 Kalkulimet e taksave janë aplikuar në mënyrë të duhur.

15.10 Zyrtari i financave duhet të informoj Bordin e KRPP-së deri më ( 31) janar të vitit tjetër në lidhje me shpenzimet nga viti paraprak fiskal dhe duhet ti përfill të gjitha masat në lidhje me udhëzimet për perfundimin e vitit dhe hapjen e vitit të ri të fiskal.

Neni 16Pagat dhe Pensionet

16.1 Zyrtari i personelit është përgjegjës për çështjet në vijim:

16.1.1 Përgatitja e dokumentacionit të saktë në lidhje me pagesat e mëditjeve, pagave, pensioneve, kompensimeve dhe pagesat e tjera aktuale apo të mëhershme të KRPP-së, si dhe për përtëritjen e informatave të tilla.

14


16.1.2 Për të gjitha çështjet që mundë të ndikojnë në pagat e punëtorëve dhe sidomos për:

Emërimin për pozita të reja të punës, regjistrimeve, largimeve, suspendimeve, promovimeve dhe transferimeve.

Mungesa nga puna për arsye të sëmundjeve apo arsyeve tjera.

Ndryshimet në paga, përveç mëditjeve të zakonshme dhe pagave tjera.

Informatat e nevojshme te të dhënave për taksat në të hyra, pensionet dhe pagesa tjera përkatëse.

Përtritja e sistemit të kompjuterizuar për pagesën e personelit, që përfshinë emrat e të gjithë punëtorëve të KRPP-së dhe informatave të mëditjeve.

16.1.3 Mirëmbajtja dhe përtërirja e listës së emrave të punëtorëve të cilët janë të autorizuar për të nënshkruar. Të dhëna të tilla duhet të përtërihen së bashku me nënshkrimet (në origjinal). Zyrtari per personel duhet të përgatisë listën dhe të ofrojë informata për ndonjë ndryshim.

16.2 Asnjë punëtorë nuk lejohet që të autorizojë pagesa apo dokumente që mundë të rezultojnë me përfitime personale

16.3 Emërimi i secilit punëtorë duhet të jetë në pajtim me Procedurat e Punës (Ligjin e Shërbimit Civil ) për Shërbyesit Civil.

16.4 Të gjitha informatat dhe të dhënat, përfshirë orët e punës, duhet të plotësohen në formularët e aprovuar nga Kryetari i KRPP-së.

16.5 Informatat personale të stafit duhet të trajtohen si konfidenciale.

Neni 17Autorizimet financiare për udhëtim dhe akomodim

17.1 Të gjitha kërkesat për kompensim dhe autorizime financiare duhet të jenë në përputhje me ligjet dhe rregullat për autorizimet financiare për Shërbyesit Civil.

17.2 Pagesat e stafit të KRPP-së, të cilët kanë të drejtë të kërkojnë autorizime për udhëtime apo pagesa tjera, do të bëhen pas dorëzimit të formularit specifik. Të gjitha kërkesat duhet të dorëzohen të paktën një javë para udhëtimit. Saktësia e informatave të përfshira në kërkesë është përgjegjësi e punëtorit që e bënë dorëzimin. Të gjitha kërkesat duhet të justifikojnë shumën e kërkuar dhe duhet të ekzaminohen dhe kontrollohen. Një dokument i nënshkruar duhet të ruhet.

17.3 Akomodimi, udhëtimi dhe shpenzimet e papritura duhet të dorëzohen dhe të verifikohen te Zyrtari për financa, në pajtim me nivelin e aplikantit dhe shumës së kërkuar.

17.4 Verifikimi nga Zyrtari për financa duhet të ketë vërtetim që udhëtimi është lejuar dhe në pajtim me natyrën e punës së KRPP-së, shpenzimet janë të domosdoshme dhe metoda e transportimit është me kosto efikase.

15


Neni 18Kompjuterët dhe Teknologjia Informative

18.1 Kryetari i KRPP-së emëron zyrtarin përgjegjës për të siguruar funksionimin e Sistemit të Teknologjisë Informative dhe për zhvillimin, integrimin, përshtatjen dhe sigurinë e infrastrukturës së TI-së të KRPP-së.

18.2 Dispozitat e sigurisë së TI-së në KRPP duhet të aplikohen nga i tërë stafi i KRPP-së, që përdorë sistemin e TI-së. Zyrtari përgjegjës për Teknologji Informative duhet të ofrojë këshilla të detajuara dhe udhëzime për tërë stafin që përdorë sistemin e TI-së.

18.3 Zyrtari përgjegjës për Teknologji Informative do të monitorojë implementimin e Procedurave dhe Politikave të Sigurisë të KRPP-së. Tërë stafi duhet të informohet në lidhje me Legjislacionin mbi Mbrojtjen e Të Dhënave dhe Procedurave dhe Politikave të lartpërmendura, në lidhje me mbrojtjen e të dhënave dhe duhet ti aplikojnë ato.

18.4 Keq-aplikimi i resurseve kompjuterike seriozisht mundë të dëmtojë interesin e KRPP-së dhe duhet të merren masa disiplinore në këtë rast.

Neni 19Mirëmbajtja e regjistrave/të dhënave

19.1 Kontratat e nënshkruara dhe marrëveshjet ruhen për një periudhë jo më pak se 10 vite pas kompletimit të kontratës apo marrëveshjes dhe, në raste të mospajtimit, pas datës kur mospajtimet janë zgjedhur.

19.2 Evidenca, titujt, garancitë dhe dokumente tjera të cilat janë pronë e KRPP-së, apo çdo dokument tjetër që përmban vulën e KRPP-së apo dokumente tjera të ngjashme mundë të likuidohen (shkatërrohen) vetëm pas aprovimit nga Kryetari i KRPP-së.

19.3 Të gjitha dokumentet duhet të ruhen në arkiv, sipas legjislacionit dhe rregulloreve ne fuqi, qe e rregullojne këtë çështje.

Hyrja në fuqi: 01.02.2012

16

funksionet - rks-gov.netkrpp.rks-gov.net/krpp/pagefiles/file/rregulloret e punes... · web viewnë...

Documents