한국방송통신대 구글앱스 구축내용과 변화관리

SBC Tech 조재영 코디

한국방송대학교 소개설립목적

• 국가발전에 필요한 인재를 양성하기 위해 1972 년 설립된 국내 유일의 국립 4년제 원격대학

세부현황• 강의는 원격강의 (PC, 모바일 ,

TV) 와 전국 지역대학에서 진행하는 오프라인 수업을 병행• 학사과정인 4 개 단과대학과 프라임칼리지에 22 개 학과와 2개 학부 (4 개 전공 )• 석사과정으로는 대학원 18 개 학과와 경영대학원의 8 개 전공

학생수• 입학생수 : 268 만여 명• 졸업생 수 : 60 만여 명• 재학생수 : 12 만 여명

방송대 메시징 IT 시스템 현황과 해결방안

원격교육을 위해서전체 학생계정 발급 필요

( 졸업생 포함 ) 라이선스 비용 및 HW 비용 예산 부족

교수 , 직원 , 조교에게만 계정 발급

학생 이메일 미제공

체계적인 메세징 서비스전략 필요

통일되지 않은 메세징 채널

개인 이메일 , 문자메세지 , 스마트폰 앱 전달

2015.06 1 백만건 문자메세지 발송

안정적 메일 시스템 필요이메일 시스템 노후화

이메일 제품 EOS, 장비 노후화 , 스토리지 부족

주기적 메일 삭제 , 메일 분실 , 개인 보관 어려움

한국방송대학교 구글앱스 도입목적

정책적 측면재학이후 졸업한 이후에도 평생 사용할 수 있는 학교 도메인계정의 이메일 제공으로 학교 소속감 고취

학교 주요정보를 타켓팅하여 해당자에게 신속하게 전달하고 정확한 정보전달 체계 구축

국가 선도적인 교육환경을 위하여 문서중앙화 , 공동과제 작성 , 화상협업시스템 , 그룹 정보전달 등의 스마트환경 구성

시스템적 측면지속적인 시스템 유지보수비 발생 , 신규 SW 구매 및 관리인원 보유 등 비용발생 및 지속적 증가

기술의 발전으로 학생 및 교직원이 고성능의 스마트폰 보유 및 이를 활용할 수 있는 요청 증가

스토리지 , HW, SW 등의 이슈해결 및 사용자 증가에 따른 추가 라이선스 문제 해결

01 02 03스마트폰과

그룹 타켓팅 이용한정보전달 적시성 확보

안정적 시스템 운영를 위한

클라우드 서비스 이용

Smart Campus,New Way of Work

공유 & 협업 환경 구축

구축내용

클라우드 서비스를 위한기간계 정보시스템과의 연계 클라우드 서비스 시작에 따른기간계 정보시스템 개선학생 / 교직원이메일 계정 부여•학교 도메인 메일 재학생 부여

•교직원에게 행정 메일 계정 부여

•홈페이지 초기화면에 계정발급 URL 링크 구성 및 자동생성

•정보 수신자별 그룹핑 , 공시적인 일정관리 등 클라우드 서비스 활동을 위해 기간계 정보시스템 연동

•기관계 정보시스템 연동을 위한 관리자 페이지 및 사용자 페이지 구성

•사용자관리 연계 •대량메일정송방법 개선•일정관리시스템•LMS 시스템 개선

•사용자의 서비스 활용위한 변화관리기타 지원사항

Knou.ac.kr 이메일1 SSO2 Dual Delivery3

비밀번호 변경개발4 홈페이지 직접 등록5 이메일 마이그레이션6

메일 라우팅7 GMS 시스템 개발8 변화관리9

교직원

대표일정

등록

일정 자동등록

학생

학생

학생

업무메일 ↔ 교육메일홈페이지 Google

교수대상 과거 이메일학생 , 직원대상

지메일 수신후Gmail 미신청자Legacy 로 라우팅

학과 , 지역대학 , 수강과목 그룹관리

블로그 운영교육지원사용자 오류 교정오남용 탐지컨텐츠 제작

학생 평생 이메일 , 무제한

Enterprise Policy 적용

구축내용 – 메일 라우팅AS-IS Legacy 메일시스템 Architecture

기존 Legacy 메일 시스템은 HW 의존도가 높고 사용량에 따라 비용이 증가하지만 , Gmail 을 이용하면 비용을 줄이면서 안정성을 높힐 수 있습니다 .

스팸서버

메일서버(DR)

스토리지(SAN)

Backup Archiving

Repository

To-Be Gmail Architecture

메일서버

스토리지(SAN) Repository

(70%)

(30%)

BackupArchiv-ingAuditRoutingMobile

(100%)

스팸서버

업무메일

구축내용 - 그룹스

교직원

대표일정

등록

일정 자동등록

학생

학생

학생

교직원이나 조교 , 교수가 해당 일정등록시 해당 학생 , 학과에 소속되어 있는 사용자의 일정에 자동으로 일정 등록됨 . 등록 기준은 설정된 그룹기준임과목

지역대학

학과

일정표※ 스마트폰 자동 알림

구축내용 – 메일 마이그레이션

마이그레이션

동기화계정생성

이메일 시스템

이메일 마이그레이션 도구

레거시 메일

Gmail 활성화를 위하여 기존 Legacy 메일 마이그레이션하여 업무 연속성 보장합니다 . 구글은 마이그레이션을 위해서 GAMME, GSMME 등을 제공하고 있습니다 .

• PST• EML• 메일 보관함

구축내용 - 사이트

• Site Template 을 제공하여 지역대학별 , 학과별 , 교수 , 개인별 동아리별 , 설문조사로 활용할 수 있도록 구성

• 외국에서도 사용할 수 있도록 다양한 언어 제공

Site Template gallery

학교 공식 사이트 및 학생들에 의한 사이트 제작

구축내용 - 드라이브무제한 용량의 드라이브를 이용하여 다양한 자료 저장 및 검색이용 . 부서 폴더 , 공유자료

구글앱스 설명서방송대 공식자료 구글 드라이브 이용 ( 권한확인 ) 구글 사이트 이용 ( 누구나 이용 )

변화관리 – 구글앱스 변화관리 프로세스

계획 핵심 IT 얼리어답터

전체Go-Live

서비스안정화

Get Ready Communication Train

블로그 활동질의 응답

Audit, 사용관리장애처리

공통자료 / 매뉴얼 / 스케쥴 / 배포자료 / 학습자료 컨텐츠 구축학습사이트개설 워크샵 / 교육

유지관리 서비스 – 사용관리 Audit

① 저작권 있는 파일 외부공유 ② 음란물공유

③ 저장공간 대량 사용 ④ 대량 외부공유

오남용을 방지하기 위해서 Auditing 을 통하여 해당 사용자와 파일을 파악 사용 Policy 관리

IT 비용 절감클라우드 서비스를 이용하여 안정적인 서비스를 제공하는 동시에 저렴한 비용으로 운영이 가능합니다 .

도입초기 3 년누적 5 년누적구축비용 유지보수비용 인건비

On Promise

도입초기 3 년누적 5 년누적구축비용 유지보수비용 인건비

Google Apps

IT 비용 IT 비용

기대효과전산 투자 / 유지보수 비용 절감

업무시간이 짧아짐평생 학생메일 제공24×365 장애없는 안정적인 서비스 , 유지관리

Mobile Access 환경 제공협업할 수 있는 환경 / 문화 제공

감사합니다