g1 integrierte fach und ressourcensteuerung-ntt data_blönnigen_v1.1
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Copyright © 2014 NTT DATA EMEA Ltd.
Leipzig, 6. Mai 2014Dr. Peter Blönnigen
Dezentraler Planungsansatz zur integrierten Fach- und Ressourcensteuerung- Ergebnisse eines Projektes der HdBA -
1Copyright © 2014 NTT DATA EMEA Ltd.
Agenda
Kurzvorstellung
Einordnung wirkungsorientierter Steuerung
Anwendung auf ein strategisches Geschäftsfeld der BA
Schlussfolgerungen für die Zukunft
Copyright © 2013 NTT DATA Corporation 2
NTT DATA im Überblick
NTT DATA – Zahlen, Daten, Fakten
NTT located county
Data Center
Office location
NTT owned submarine cable
TokyoTokyo TokyoTokyo LondonLondon MünchenMünchenHauptsitzHauptsitz
19531953 19881988 20112011 19711971GründungGründung
131 Mrd. €131 Mrd. € 15 Mrd. €15 Mrd. € 600 Mil.€600 Mil.€ 216 Mil.€216 Mil.€UmsatzUmsatz
225.000225.000 63.00063.000 6.5006.500 1.5001.500MitarbeiterMitarbeiter
NTTNTT NTT DATANTT DATANTT DATAEMEANTT DATAEMEA
NTT DATADACHNTT DATADACH
Regional Communications
Business
Infrastructure,Long Distance
Communications
IT Consulting,Integration &
Services
Mobile Communications
Business
Financing, Real Estate, Constr. &
Power
00 Other Businesses
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Agenda
Kurzvorstellung
Einordnung wirkungsorientierter Steuerung
Anwendung auf ein strategisches Geschäftsfeld der BA
Schlussfolgerungen für die Zukunft
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StelleinrichtungRegler
Regelstrecke
Wer beurteilt nach der Politikfeldsteuerung, was wirkungsvoll ist?
6. EFFIZIENZ (Wirtschaftlichkeit)
7. EFFEKTIVITÄT(Wirksamkeit)
1. ZIEL 2. INPUT 3.Throughput 4.OUTPUT 5.OUTCOME
1. Verw.rat2. BMAS3. Vorstand
> Eckwerte u.Leitlinien
1. Beiträge2. Steuern
> Haushalt u.Budgets
Beratungsge-spräche,berufsvorberei-tende Bildungs-maßnahme,u.v.a.
weniger Arbeitslose U25 ggü. Vorjahr
u.v.a.
Veränderung oder Beibehaltungder geschäftspolitischen Ziele
Wahrnehmung der Auswirkung
optimaleRessourcen-
allokation
Ergebnisfeststellen
Störgröße Fachkräftemangel, demografischer Wandel u.v.a.
Messeinrichtung
Bürger, vertreten durch Verwaltungsrat
Die Wirkung wird beurteilt aus der Perspektive des Bürgers, in verschiedenen Rollen (z.B. als Jugendlicher, Leistungsempfänger, Arbeitsuchender u.v.a.).
a. Entscheidungs- und Steuerungsprozesseb. Kernprozesse: z.B. U25-Beratung
c. Unterstützungsprozesse
Verwaltungs-rat,
AN, öff Kör., AG
Bundesagentur für Arbeit
VorstandZentrale
RDAA, JC
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3.Throughput2. INPUT 5.OUTCOME4.OUTPUT
Der Steuerungsdreiklang:Zusammenhang von Produkten, Ressourcen und Wirkungen
1. ZIEL
2.
1.
3.
Fach-Zusammenhang: Nachfrager zu ProduktWenn ich einen Kunden aus einer bestimmten Kundengruppe habe, welches Produkt passt zu ihm?
FachRessourcen
Wirkung
1.
Ressourcen-Zusammenhang: Finanzen und ProduktWenn ich innerhalb einer Budgetvorgabe die Ausweitung eines Produkts anstrebe, welche anderen Produkte muss ich dann einschränken?
2.
Wirkungs-Zusammenhang: Produkt und WirkungWelche Wirkung für welche Kundengruppe erziele ich durch die Veränderung1. des Produktangebots und 2. der Budgets
3.
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3.Throughput2. INPUT 5.OUTCOME4.OUTPUT
Erforderlicher Reifegrad für eine wirkungsorientierte Planung
1. ZIEL
2.
1.
3.
Internes Rechnungswesen (Controlling)• Produkt- bzw. Maßnahmeninformationssystem (Kosten und Wirkungen)• Geld- und Ressourcenverbrauchsmanagement• Steuerung über Ziele / Kontraktmanagement• Controlling als Berater aller Führungsebenen
FachRessourcen
Wirkung
1.
Haushaltswesen• Budgetierung, eigenverantwortliche Bewirtschaftung auf Basis von Produkten
bzw. Maßnahmen (Verbindung zu 1)• Flexibilisierung und Globalisierung der Titel
2.
Statistik• Wirkungsanalysen zu Produkten (Verbindung zu 1)• Ext. Statistiken (z.B. stat. Bundesamt u. Landesämter, Prognosen der Kultusmin.)
3.
Wis
sens
man
agem
ent
(impl
izit
und
exp
lizit)
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Agenda
Kurzvorstellung
Einordnung wirkungsorientierter Steuerung
Anwendung auf ein strategisches Geschäftsfeld der BA
Schlussfolgerungen für die Zukunft
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Leitüberlegungen zur wirkungsorientierten Planung
Die prototypischen Überlegungen zur wirkungsorientierten Planung konzentrierten sich auf das strategische Geschäftsfeld Vb „Beratung und Vermittlung von U25-jährigen“
� Komplexitätsreduktion darf nicht dazu führen, dass wichtige Daten überhaupt nicht mehr berücksichtigt werden > Komplexität beherrschbar machen, nicht reduzieren!
� Tools müssen intuitiv bedienbar sein, nicht Experten vorbehalten bleiben> Potenziale organisationalen Wissens durch Kollaboration nutzen
� Der Aufwand der Planung sollte auch zur unterjährigen Steuerungsgrundlage dezentral und technisch unterstützt nutzbar sein (kein jährliches „1xWerk“)
� Eine Planung ist dann wirkungsvoll, wenn sie in die Führung über Zielgrößen einfließt und damit eine Anreizwirkung für den Berater und Vermittler hat.
Pointierte Thesen
politische Zielindikatoren
belastbare Daten zu Kosten und Wirkung je Produkt
Vertreter der gesamten Wirkkette
anwendungsnahe Diskussion anhand eines Prototyps
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Unterschiedliche Planungsinteressen während des Planungsprozesses (Aufbauorganisation)
Team-Leitung - Planungsinteresse:• Monitoring des Planungsfortschritts für das
Strategische Geschäftsfeld• Konsolidierung der PlanungswerteGEFORDERTE FUNKTIONEN
Planungsmonitor SGF Vb, Benchmarking der Planwerte,
Wissen: Planungsunterlagen, Statistik, Arbeitsmarktmoni-
tor, Kommunikation, Checklisten, Textbausteine (Zusam-
menführung der Kommentare für den Geschäftsplan)
Agenturleitung - Planungsinteresse:• Fachliche Gesamtplanung• Budgetplanung (4 Globalbudgets)• Personalplanung (GBP – Globalbudget Personal)
GEFORDERTE FUNKTIONEN
Planungsmonitor (Bereiche), Benchmarking der Planwerte,
Konsolidierung der Planungswerte, Checklisten,
Planungskalender, Kommunikation, Textbearbeitung
Team-Mitglied - Planungsinteresse:Wirkungsorientierte Planung der Maßnahmen im Strategischen Geschäftsfelde (z.B. Planung der Einmündungsquote, Planung erfolgreich besetzter Ausbildungsstellen)GEFORDERTE FUNKTIONEN:
Maßnahmenplanung, Wissen, Checklisten, Kommunikation,
Textbausteine (Kommentierung)
Bereichsleitung - Planungsinteresse:• Monitoring des Planungsfortschritts über alle
Strategischen Geschäftsfelder• Konsolidierung der Planungswerte
GEFORDERTE FUNKTIONEN:
Planungsmonitor (SGFer), Benchmarking der Planwerte, Perso-
nalplanung, Budget- und Kostenplanung, Wissen , Planungs-
kalender, Kommunikation, Checklisten, Textbearbeitung,
Regionaldirektion Leitung - Planungsinteresse:• Fachliche Gesamtplanung• Budgetplanung Regionalplanung (Verteilung des
Globalbudgets)• Personalplanung• Benchmarking
GEFORDERTE FUNKTIONEN:
Planungsmonitor (Agenturen), Benchmarking der
Planwerte, Checklisten, Planungskalender, Kommunikation
Regionaldirektion Controlling - Planungsinteresse:• Budgetplanung Regionaldirektion• Benchmarking• Unterstützung der Bereichsleiter
GEFORDERTE FUNKTIONEN:
Planungsmonitor (Agenturen), Benchmarking der Planwerte,
Plankonsolidierung, Checklisten, Planungskalender,
Kommunikation, Textbearbeitung
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Was sind die geeigneten Planungsobjekte für die Planung der Beratung und Vermittlung von U25-jährigen
Jugendliche
dezentrale, lokale Planung
X1
A
99
89
ZÖ
Ä
B
G23
D
Fi 43
g
. .. .)
1 3 4 52 6arbeitsangebotsorientierte Planungsgrößen (Profiling)
arbeitsnachfragorientierte Planungsgrößen (Matching)A CB D
Diskussion, Dokumentenanalyse und Interviews zur Ist-Situation: Welche Planungsobjekte sollen beplant und aggregiert werden?
unendlich viele Planungsobjekte
politische Zielvorgaben (aggregiert)
differenzierte Planung des Kundenpotenz-ials (Profillagen)
Planung Produkte nach Profilen
Zielwert-ermittlungje Produkt
Kosten und Mittelherkunft je Produkt und Profillage.
Wirkungsorientierte Optimierung der Planung
politische Zielvorgaben (aggregiert)
Planung Ausbildungsstellen und Nachfrage nach Kompetenz
Planung der Zielgrößeje lokaler A/N-Relation
Wirkungsorientierte Optimierung der Planung
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Integrierte Fach und Ressourcenplanung ermöglicht die wirkungsorientierte Priorisierung von Maßnahmen
wirkungsorientierte Optimierung der Planung im
Wirksamkeits-Wirtschaftlichkeitsdiagramm
Planung und Wissensmanagement
aus Sicht des Teammitglieds
entlang der Planungsobjekte
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Agenda
Kurzvorstellung
Einordnung wirkungsorientierter Steuerung
Anwendung auf ein strategisches Geschäftsfeld der BA
Schlussfolgerungen für die Zukunft
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Bottom-up-Strategie befindet sich am Anfang eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
Es muss Klarheit darüber bestehen, wer welche Informationen für seine Analyse heranziehen sollte. Es müssen adressatengerecht Impulse und Einstiegsfragen gegeben werden.
Funktionale Anforderung: kontextbezogene, adressierte Wissenselemente
Planung buttom-up bedeutet, dass der Planungskalender ebenso aufgebaut sein muss, d.h. Termine der Teams , TL und BL sind zu berücksichtigen!
Funktionale Anforderungen: Planungskalender, Zeitmanagement, Rollen und Verantwortlichkeiten
ZEIT, ROLLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
WISSEN
Der Planungsprozess muss durch formale und informelle Kommunikation unterstützt werden.
Funktionale Anforderung: kollaborative Kommunikation
KOMMUNIKATION
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Dr. Peter Blönnigen, Head of Business Development Public Sector, NTT DATA Deutschland
Hammerbrookstraße 89 20097 Hamburg,
Tel: +49 (0)40 5332 35-44 M: +49 (0)163 4212 333 [email protected]
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