gambar 4.1 activity diagram absensi -...
TRANSCRIPT
58
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN YANG DIUSULKAN
Berdasarkan proses bisnis yang telah dianalisis pada bab sebelumnya dan hasil observasi serta
wawancara yang telah dilakukan ke perusahaan, maka perancangan sistem informasi human
resources management terkait dengan proses absensi dan penggajian terdiri dari:
4.1 Perancangan Sistem Informasi dengan Object Oriented Analysis and Design
4.1.1 Activity Diagram
4.1.1.1 Absensi
Proses absensi dimulai dari sistem yang telah dipersiapkan oleh HRD
sebelumnya, yakni HRD akan mengatur hari kerja dan hari libur pada sistem
sehingga sistem akan secara otomatis merekam karyawan yang melakukan
absensi fingerprint pada hari kerja dan apabila karyawan melakukan absensi
pada hari libur maka karyawan tersebut dianggap melakukan lembur baik
lembur hari kerja (normal) maupun lembur hari libur yang tentunya akan
didukung oleh approval dari manajer perusahaan. Selain itu karyawan yang
tidak hadir dikarenakan cuti, ijin maupun dinas luar tidak akan melakukan
proses absensi, namun akan tetap tercatat hadir dengan keterangan berupa Cuti
(C) atau Dinas Luar (DL). Sistem akan memberikan notifikasi atau pengingat
kepada HRD yang akan diteruskan ke Manajer bahwa terdapat karyawan yang
sedang ditugaskan ke luar kantor dan pada notifikasi tersebut Manajer dapat
memberikan tambahan penugasan kepada karyawan apabila dibutuhkan.Pada
akhir periode/Bulan HRD dapat membuat laporan absensi dari data yang telah
disimpan oleh sistem.
59
Gambar 4.1 Activity Diagram Absensi
60 4.1.1.2 Lembur
Proses lembur sebenarnya termasuk ke dalam proses absensi. Namun
disini akan lebih terperinci mengenai sistematis perijinan terhadap lembur
karyawan oleh manajer, sehingga karyawan tidak dapat melakukan lembur
tanpa persetujuan manajer. Jika tanpa adanya persetujuan dari manajer maka
lembur karyawan tidak dapat dibayarkan oleh perusahaan. Sehingga proses
lembur ini harus dapat fleksibel namun tetap teratur, dimana pada akhirnya
lembur karyawan harus diapproval oleh manajer. Terkadang awal dari proses
lembur itu sendiri adalah karyawan menerima tugas lembur dari atasan secara
langsung atau tiba-tiba sehingga mereka melakukan lembur terlebih dahulu
barulah setelah itu meminta persetujuan manajer atas lembur yang telah
dilakukan. Dari kejadian ini dapat dikatakan bahwa permohonan lembur yang
diajukan karyawan tersebut dapat berlaku surut dengan batas waktu
permohonan ke Manajer maksimal 2 hari setelah mereka lembur, sehingga
dengan approval manajer tersebut dapat dijadikan acuan sebagai bukti bahwa
lembur mereka memang layak dan dapat dibayarkan oleh perusahaan.
61
Gambar 4.2 Acitivity Diagram Lembur
4.1.1.3 Cuti dan Perijinan
Pada proses cuti dan perijinan, karyawan akan melakukan permintaan
atas cuti atau ijin kerja di sistem, yang akan diteruskan ke manajer. Namun
sebelum itu sistem akan mengecek jatah/hak cuti karyawan jika memang masih
tersedia untuk melakukan cuti maka permintaan cuti dan ijin tersebut dapat
dikirim ke manajer, dan manajer akan melakukan approval terhadap
permintaan karyawan tersebut. Jika cuti atau ijin diperbolehkan oleh manajer,
maka sistem secara otomatis menyimpan tanggal cuti dan perijinan tersebut
serta mengurangi sisa cuti karyawan.
62
Gambar 4.3 Activity Diagram Cuti dan Perijinan
63
4.1.1.4 Dinas Luar Kantor
Penugasan dinas luar karyawan berawal dari manajer yang akan
memberitahukan HRD untuk dibuatkan surat penugasannya dan sistem akan
mencatat penugasan tersebut ke dalam absensi. Sebagai back-up sistem, HRD
juga dapat mengatur sistem agar karyawan tidak dianggap absen/alpa pada
tanggal penugasan dinas luar tersebut. Dan jika penugasan dinas luar ini terjadi
secara tiba-tiba, maka HRD akan tetap membuat surat penugasan dinas luar
dan dicatatkan ke sistem untuk absensi karyawan tersebut.
Gambar 4.4 Activity Diagram Dinas Luar Kantor
64 4.1.1.5 Penggajian
Proses penggajian berawal dari data absensi dan data tiap karyawan
yang memberikan informasi gaji pokok dan bentuk tunjangan serta potongan.
Pada data absensi tersebut juga telah mencatat lembur yang telah dilakukan
oleh karyawan dan pemotongan akibat keterlambatan atau ketidakhadiran yang
seluruhnya telah tercatat secara terintegrasi pada sistem. Lalu informasi
tersebut akan dikirimkan ke Bagian Keuangan untuk diperhitungkan mengenai
pemotongan akan tunjangan, jamsostek, dan pajak penghasilan karyawan.
Setelah proses perhitungan telah selesai Bagian Keuangan akan
meminta persetujuan Manajer Keuangan untuk menandatangani daftar gaji
bersih dan setelah ditandatangani oleh Manajer Keuangan maka gaji siap untuk
ditransfer oleh Bagian Keuangan ke rekening karyawan. Lalu Bagian
Keuangan akan membuatkan slip gaji untuk karyawan sebagai bukti bahwa
gaji telah ditransfer. Setelah itu Bagian Keuangan akan membukukan jurnal
akuntansi pengeluaran akibat dari pembayaran gaji karyawan dan dibuatkan
laporan gaji untuk tiap bulannya.
65
Gambar 4.5 Activity Diagram Penggajian
66
4.1.2 Use Case Diagram
Di bawah ini adalah use case diagram yang menggambarkan interaksi antara
aktor terhadap sistem. Pada perusahaan ini digambarkan interaksi antara karyawan,
bagian HRD, Manajer dan bagian Keuangan terhadap sistem.
Gambar 4.6 Use Case Diagram
67
Pada tiap use case diagram di atas akan lebih dijelaskan secara spesifik pada
use case description di bawah ini dalam tabel-tabel berikut :
Tabel 4.1 Use Case Description Absensi
Usecase Name: Melakukan Absensi
Scenario: Menempelkan jari pada absensi fingerprint
Triggering
Event:
Karyawan ingin absen pada jam kerja (jam masuk dan jam pulang
kerja)
Brief
Description:
Karyawan yang ingin melakukan absensi, menempelkan jarinya pada
mesin fingerprint. Setelah melakukan absensi tersebut maka sistem
akan mencatat kehadirannya.
Actors: Karyawan
Related Use
Case:
Stakeholders: Karyawan : Untuk diberikan informasi waktu kehadirannya
Preconditions: Karyawan harus benar-benar sudah tercatat di database perusahaan
dan ingin melakukan absensi pada jam kerja
Postconditions: Sistem harus memberikan informasi pada halaman web karyawan
mengenai waktu kehadirannya.
Flow of Events: Actor System
1. Ada karyawan absen
pada mesin fingerprint.
1.1 Create Absent
1.2 Memberikan informasi
waktu kehadiran karyawan.
Exception
Conditions:
-
68 Tabel 4.2 Use Case Description Permohonan Lembur
Usecase Name: Melakukan Permohonan Lembur
Scenario: Melakukan Permohonan lembur pada web karyawan
Triggering Event: Karyawan akan melakukan lembur kerja dimana tanggal dan waktu
lembur harus diminta persetujuannya dan tercatat.
Brief Description: Karyawan yang harus melakukan lembur harus melakukan
permohonan lembur untuk persetujuan dari atasan sehinga waktu
lembur tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. Permohonan
lembur dilakukan dengan membuka web karyawan dengan mencatat
tanggal dan waktu lembur lalu deskripsi dari pekerjaan yang
dilemburkan.
Actors: Karyawan
Related Use Case:
Stakeholders: Manajer : untuk diberikan notifikasi adanya permohonan lembur
Sistem : Untuk memberikan notifikasi permohonan lembur pada
Manajer/Atasan.
Preconditions: Harus ada karyawan yang ingin lembur dan rencana pekerjaan yang
akan diselesaikan.
Postconditions: Apabila permohonan lembur telah berhasil masuk ke dalam sistem
maka sistem akan meneruskan permohonan tersebut kepada atasan
dan selanjutnya memproses approval atasan terhadap lembur tersebut.
Flow of Events: Actor System
1. Karyawan melakukan
permohonan lembur
1.1 Create Lembur
2. Karyawan meng-input
tanggal, waktu dan
rincian pekerjaan lembur.
2.1 Add Tanggal, Keterangan
3. Karyawan akan
menunggu persetujuan
dari atasan
3.1 Sistem akan memproses
serta menampilkannya kepada
atasan berupa notifikasi untuk
69
kemudian disetujui.
4. Karyawan akan
menerima notifikasi
permohonan lembur yang
telah dilakukan
4.1 System End.
Exception
Conditions:
Tabel 4.3 Use Case Description Permohonan Cuti
Use Case Name: Melakukan permohonan cuti
Scenario: Melakukan permohonan cuti pada web karyawan.
Triggering Event: Ada karyawan yang ingin melakukan cuti dan masih memiliki jatah
cutinya.
Brief Description: Karyawan melakukan permohonan cuti pada halaman web karyawan
pada menu permohonan cuti. Halaman web akan langsung
menampilkan form yang akan diisi oleh karyawan.
Actors: Karyawan
Related Use Case:
Stakeholders: Manajer :Untuk diberikan notifikasi adanya permohonan cuti.
Sistem : Untuk memberikan notifikasi permohonan lembur pada
atasan.
Preconditions: Harus ada karyawan yang ingin melakukan pengambilan cuti dan
jatah cuti masih tersedia.
Postconditions: Permohonan cuti akan diteruskan kepada manajer atasan karyawan
untuk diminta persetujuan permohonan tersebut.
Flow of Events: Actor System
1. Karyawan melakukan
permohonan cuti
2. Karyawan meng-input
lamanya cuti, jenis cuti
dan keterangan cuti
yang diambilnya
1.1 Create Cuti
1.2 Menampilkan jatah cuti
yang masih tersedia.
2.1 Add tanggal, jenis cuti,
keterangan.
70
3. Karyawan akan
menunggu persetujuan
dari atasan
4. Karyawan akan
menerima notifikasi
permohonan cuti yang
telah dilakukan
3.1 Sistem akan memproses
serta menampilkannya
kepada atasan berupa
notifikasi untuk kemudian
disetujui.
4.1 System end
Exception
Conditions:
71
Tabel 4.4 Use Case Description Surat Dinas Luar
Usecase Name: Membuat Surat Dinas Luar
Scenario: Masuk ke halaman web HRD untuk membuat surat dinas luar
karyawan
Triggering Event: Manajer akan menugaskan karyawan untuk dinas luar
Brief Description: Manajer yang akan menugaskan dinas luar untuk karyawan
mengirimkan permintaan kepada HRD agar dibuatkan surat
penugasan.
Actors: HRD
Related Use Case:
Stakeholders: Karyawan : Untuk diberikan surat dinas luar sebagai bukti untuk
tempat penugasan bahwa mereka secara resmi dikirimkan
sebagaimana perintah dari atasan.
Preconditions: Harus ada instruksi dari Manajer yang akan memberikan
penugasan kepada Karyawan.
Postconditions: Sistem memberikan notifikasi pada halaman web karyawan bahwa
terdapat penugasan dinas luar sesuai dengan perintah manajer
Flow of Events: Actor System
1. Ada Manajer yang memberikan penugasan dinas luar untuk karyawan
2. HRD menginput nama karyawan dan tanggal penugasan
3. Karyawan akan menerima notifikasi penugasan dinas luar
1.1 Create Surat Dinas Luar
2.2 Add nama karyawan dan tanggal
3.1 System End
Exception
Conditions:
-
72 Tabel 4.5 Use Case Description Laporan Absensi
Usecase Name: Membuat laporan absensi.
Scenario: Masuk ke halaman web laporan absensi.
Triggering
Event:
Karyawan telah melakukan absensi pada jam kerjanya dan dibutuhkan
laporan absensi untuk manajer perusahaan.
Brief
Description:
Karyawan yang telah melakukan absensi akan tercatat pada sistem dan
di akhir periode akan dibuatkan laporan absensi oleh HRD.
Actors: HRD
Related Use
Case:
Stakeholders: Manajer : Untuk mengetahui absensi karyawan pada akhir periode.
Preconditions: Harus sudah ada absensi karyawan yang tercatat di sistem selama
periode yang dibutuhkan.
Postconditions: Format informasi absensi dibentuk dalam laporan yang berisi seluruh
kehadiran karyawan pada tiap periode sesuai dengan kebutuhan.
Flow of Events: Actor System
1. Membuat laporan absensi
untuk periode tertentu
1.1 Create Laporan Absensi
1.2 Add Bulan
Exception
Conditions :
-
73 Tabel 4.6 Use Case Description Laporan Lembur
Usecase Name: Membuat laporan lembur
Scenario: Masuk ke halaman web laporan
Triggering
Event:
Karyawan telah melakukan absensi pada jam kerjanya dan memiliki jam
lembur yang telah di approval oleh atasan dan dibutuhkan laporan
lembur untuk manajer perusahaan.
Brief
Description:
Karyawan yang telah melakukan absensi dan bekerja diluar jam kerja
akan tercatat pada sistem sebagai lembur dan di akhir periode akan
dibuatkan laporan absensi oleh HRD.
Actors: HRD
Related Use
Case:
Stakeholders: Manajer : Untuk mengetahui absensi karyawan pada akhir periode.
Preconditions: Harus sudah ada absensi karyawan yang tercatat di sistem selama
periode yang dibutuhkan.
Postconditions: Format informasi absensi dibentuk dalam laporan yang berisi seluruh
kehadiran karyawan pada tiap periode sesuai dengan kebutuhan.
Flow of Events: Actor System
1. Membuat laporan absensi
untuk periode tertentu
1.1 Create Laporan Absensi
1.2 Add Bulan
Exception
Conditions :
74 Tabel 4.7 Use Case Description Approval Cuti
Usecase Name: Melakukan approval cuti karyawan
Scenario: Masuk ke halaman approval
Triggering
Event:
Terdapat karyawan yang melakukan permohonan cuti
Brief
Description:
Karyawan yang melakukan permohonan cuti akan dikirim oleh sistem
kepada atasan yang terkait lalu manajer/atasan melakukan persetujuan
cuti tersebut
Actors: Manajer
Related Use
Case:
Stakeholders: Karyawan : Untuk mendapatkan informasi persetujuan permohonan cuti
yang telah dilakukan.
Preconditions: Ada karyawan yang melakukan permohonan cuti
Postconditions: Sistem akan memberikan hasil persetujuan manajer kepada karyawan
dan merekam ke absensi untuk permohonan cuti tersebut.
Flow of Events: Actor System
1. Menerima notifikasi
permohonan cuti karyawan
2. Melakukan persetujuan
permohonan cuti
1.1 Receive Notification
2.1 Accepted – Rejected Cuti
Exception
Conditions :
75 Tabel 4.8 Use Case Description Approval Lembur
Usecase Name: Melakukan approval lembur karyawan
Scenario: Masuk ke halaman approval
Triggering
Event:
Terdapat karyawan yang melakukan permohonan lembur.
Brief
Description:
Karyawan yang melakukan permohonan lembur akan dikirim oleh
sistem kepada atasan yang terkait lalu manajer/atasan melakukan
persetujuan lembur tersebut.
Actors: Manajer
Related Use
Case:
Stakeholders: Karyawan : Untuk mendapatkan informasi persetujuan permohonan
lembur yang telah dilakukan.
Preconditions: Ada karyawan yang melakukan permohonan lembur
Postconditions: Sistem akan memberikan hasil persetujuan manajer kepada karyawan
dan merekam ke absensi untuk permohonan lembur tersebut.
Flow of Events: Actor System
1. Menerima notifikasi
permohonan lembur
karyawan
2. Melakukan persetujuan
permohonan lembur
1.1 Received Notification
2.1 Accepted – Rejected lembur
Exception
Conditions :
76 Tabel 4.9 Use Case Description Slip Gaji
Usecase Name: Mencetak Slip Gaji
Scenario: Masuk ke halaman penggajian karyawan
Triggering
Event:
Gaji Karyawan telah ditransfer ke rekeningnya atau telah dibayarkan
Brief
Description:
Saat periode akhir bulan adalah jadwal penggajian karyawan, setelah
dibayarkan oleh bagianKeuangan maka bagian Keuangan akan mencetak
slip gaji sebagai tanda pembayaran gaji telah dilakukan.
Actors: Keuangan
Related Use
Case:
Stakeholders: Karyawan : Untuk mendapatkan bukti dan rincian gaji yang telah
diterima
Preconditions: Gaji bersih yang telah disetujui oleh Manajer Keuangan telah dibayarkan
oleh bagian Keuangan ke rekening karyawan
Postconditions: Sistem akan mencetak dalam bentuk hardcopy berisi rincian penghasilan
yang diterima karyawan. Dengan karyawan akan menerima slip tersebut
sebagai bukti gaji yang telah dibayarkan
Flow of Events: Actor System
1. Membuka halaman gaji
karyawan yang telah
disetujui Manajer
Keuangan
2. Mencetak slip gaji
karyawan
1.1 Show salary employee
1.2 Generate Gaji (bulan)
2.1 Printed form salary
Exception
Conditions :
77 Tabel 4.10 Use Case Description Jurnal Gaji Karyawan
Usecase Name: Menjurnal Pembayaran Gaji Karyawan
Scenario: Membuka halaman jurnal
Triggering
Event:
Harus ada transaksi pembayaran gaji karyawan.
Brief
Description:
Saat periode akhir bulan, gaji yang telah dibayarkan ke karyawan atau
transaksi penggajian yang telah dilakukan akan dijurnal untuk mengakui
adanya pengeluaran perusahaan. BagianKeuangan membuka halaman
jurnal untuk memvalidasikan jurnal pembayaran gaji.
Actors: Bagian Keuangan
Related Use
Case:
Stakeholders: Bagian Keuangan : Untuk mengetahui keterjadian transaksi pembayaran
gaji karyawan
Preconditions: Terdapat transaksi pembayaran gaji yang mengakibatkan pengeluaran
untuk perusahaan.
Postconditions: Sistem akan menampilkan dan mengumpulkan seluruh jurnal
pengeluaran perusahaan termasuk dengan terkaitnya pembayaran gaji
yang telah terjadi.
Flow of Events: Actor System
1. Mengedit/menambah jurnal
pembayaran gaji yang telah
dilakukan
1.1Add Jurnal
1.2 Mengakumulasi jumlah
transaksi menjadikan satu akun
menjadi jurnal pembayaran gaji
Exception
Conditions :
78 Tabel 4.11 Use Case Description Laporan Gaji
Usecase Name: Membuat laporan gaji
Scenario: Masuk ke halaman web laporan
Triggering
Event:
Transaksi gaji telah selesai di jurnal pada akhir periode
Brief
Description:
Transaksi gaji yang telah dijurnal tiap periodenya akan dibuatkan ke
dalam format laporan yang berisi seluruh pengeluaran perusahaan terkait
dengan pembayaran gaji karyawan
Actors: Keuangan
Related Use
Case:
Stakeholders: Manajer : Untuk mengetahui hasil pembayaran gaji karyawan dalam tiap
periodenya.
Preconditions: Harus sudah menyimpan transaksi pembayaran gaji yang telah dijurnal.
Postconditions: Informasi seluruh pengeluaran perusahaan terkait dengan pembayaran
gaji dikemas dalam bentuk laporan gaji.
Flow of Events: Actor System
1. Membuat laporan gaji 1.1 Create Laporan Gaji
1.2 Add Bulan
Exception
Conditions :
79
4.1.3 Class Diagram
Data Karyawan akan disimpan pada sistem di database yang dapat
digambarkan pada class diagram di bawah ini.
Saat karyawan baru masuk pada perusahaan, maka karyawan akan didata
mengenai data pribadi dan juga sekaligus pada tingkatan posisi, unit kerja, dan status
karyawan tersebut. Saat karyawan melakukan absensi maka akan tersimpan ke dalam
database kelas Absent dan akan terlihat kehadiran karyawan baik keterlambatan,
lamanya bekerja dan lamanya karyawan melakukan lembur. Begitu pula pada proses
penggajian dimana database yang menjadi transaksi penggajian akan termasuk dalam
perhitungan pemotongan-pemotongan serta tunjangan yang dimiliki karyawan.
Dimana pemotongan untuk perhitungan pajak penghasilan 21 akan juga disimpan di
kelas Salary sesuai dengan besarnya PTKP karyawan berdasarkan status dan jumlah
tanggungan karyawan. Besarnya PTKP akan dapat diakses dari jenis Penghasilan
Tidak Kena Pajak (PTKP) pada kelas PTKP.
80
Gambar 4.7 Class Diagram
4.1.4 Three Layer Sequence Diagram
1. Input Karyawan Baru ke dalam Aplikasi
Pada gambar di bawah ini menjelaskan ketika bagian HRD baru saja
menerima calon karyawan yang telah lolos seleksi dan harus di input datanya
ke dalam sistem. Di mana karyawan tersebut telah ditetapkan posisinya beserta
besar kompensasi yang didapatkan sesuai dengan posisinya. Bagian HRD akan
membuka window karyawan, lalu sistem akan otomatisasi menambah id
karyawan dan HRD akan menginput data-data karyawan beserta unit kerja dan
posisi karyawan. Saat HRD mengisi posisi karyawan, sistem akan langsung
81
memanggil ke database posisi yang tersedia di perusahaan beserta nilai gaji
pokok dan tunjangannya.Setelah itu HRD akan menyimpan dan sistem akan
menanmbah dan menyimpan data karyawan ke dalam database Master
Karyawan.
Gambar 4.8 Three Layer Sequence Diagram Input Karyawan Baru
2. Absensi Karyawan
Karyawan akan melakukan absensi dengan menggunakan fingerprint
dimana fingerprint tersebut akan mengekspor absensi ke data absensi pada
aplikasi kepegawaian sehingga kehadiran karyawan akan tersimpan pula pada
aplikasi.
82
Gambar 4.9 Three Layer Sequence Diagram Absensi Karyawan
3. Permohonan Cuti Karyawan
Karyawan yang akan melakukan cuti akan melakukan permohonan
pada sistem dengan membuka window Absensi lalu ke bagian Request Cuti,
lalu sistem akan otomatisasi memeriksa ke database karyawan untuk
memeriksa jatah cuti karyawan. Jika masih tersedia maka karyawan dapat
menambah cuti yang akan diambil dengan mengisi tanggal dan jenis cutinya.
Setelah disimpan maka sistem akan otomatisasi mengurangi jatah cuti
karyawan dan permohonan cuti akan tersimpan di dalam database lalu
ditembuskan ke manajer atau atasan karyawan untuk di lakukan persetujuan
permohonan cuti tersebut.
83
Gambar 4.10 Three Layer Sequence Diagram Permohonan Cuti Karyawan
4. Permohonan Lembur Karyawan
Sama hal nya dengan permohonann cuti, jika karyawan ingin
melakukan permohonan lembur maka karyawan akan ke bagian window
absensi, lalu akan menginput tanggal, jam lembur dan keterangan mengenai
deskripsi dari pekerjaan saat lembur tersebut. Permohonan tersebut akan
dikirim langsung ke manajer atau atasan karyawan untuk dilakukan
persetujuan lembur karyawan.
84
Gambar 4.11 Three Layer Sequence Diagram Permohonan Lembur Karyawan
5.Approval Manajer
Manajer akan melakukan approval pada permintaan cuti karyawan
dengan membuka konfirmasi window, setelah melakukan approval maka cuti
tersebut akan ditembuskan ke karyawan dan ke bagian HRD. Namun jika
manajer menolak pernohonan cuti karyawan tersebut, maka di konfirmasi
handler permohonan cuti akan hilang dan hasil penolakan akan tetap
ditembuskan ke karyawan namun tidak ditembuskan ke bagian HRD.
85
Gambar 4.12 Three Layer Sequence Diagram Approval Manajer
6.Membuat Surat Dinas Luar Karyawan
Ketika bagian HRD menerima permintaan dinas luar karyawan dari
Manajer, bagian HRD akan membuatkan surat dinas luar pada Penjadwalan
Window dengan menginput nama-nama karyawan yang akan ditugaskan ke
luar kantor. Setelah penginputan nama-nama karyawan, HRD dapat langsung
membuat surat dinas luar di window tersebut. Penugasan ini juga akan
ditembuskan ke karyawan dimana, pada Absensi window milik karyawan,
akan terdapat penugasan baru sesuai dengan permintaan manajer yang telah
dibuat oleh bagian HRD.
86
Gambar 4.13 Three Layer Sequence Diagram Membuat Surat Dinas Luar Karyawan
7. Laporan Absensi
Bagian HRD akan membuat laporan absensi dengan membuka Laporan
Window dan memilih bulan absensi yang diinginkan. Sistem akan mengambil
data dari kelas absensi, lalu mengumpulkan informasi absensi secara
keseluruhan pada bulan yang telah dipilih oleh user. Laporan absensi dapat
dicetak ke dalam bentuk format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.
87
Gambar 4.14 Three Layer Sequence Diagram Laporan Absensi
8. Laporan Lembur
Sama hal nya dengan membuat laporan absensi, pada pembuatan
laporan lembur, HRD akan membuka Laporan window dan memilih menu
laporan lembur serta bulan laporan yang diinginkan. Jika HRD ingin mencetak
laporan tersebut, maka sistem akan mencetak ke format Microsoft Excel sesuai
dengan kebutuhan.
88
Gambar 4.15 Three Layer Sequence Diagram Laporan Lembur
9. Mencetak Slip Gaji Karyawan
Penggajian karyawan diawali dari bagianbKeuangan dengan membuka
tampilan pada gaji karyawan window dengan memilih bulan atau periode gaji
yang akan diproses pembayarannya dan pencetakan slip gaji karyawan. Sistem
akan terotomatisasi mengambil data terkait dengan proses penggajian tersebut.
Sistem akan mengambil data posisi, di mana gaji karyawan serta tunjangan dan
89
pemotongan didapat berdasarkan posisi yang dimiliki karyawan. Untuk
tunjangan maupun deduksi selain yang ada di posisi yang nilainya bersifat
tetap atau variabel akan mempengaruhi penghasilan karyawan, sehingga sistem
akan mengambil data tunjangan karyawan dan deduksi. Lalu untuk tambahan
atas upah lembur dan pemotongan keterlambatan ataupun pulang sebelum
waktunya akan disesuaikan dengan data absensi untuk itu sistem akan
mengambil data absensi yang mencatat kehadiran karyawan. Sistem akan
mengkalkulasi secara keseluruhan, dan HRD dapat mencetak slip gaji dengan
memilih karyawan mana yang akan dicetak slip gaji nya, lalu sistem akan
mencetak slip gaji karyawan tersebut.
Gambar 4.16 Three Layer Sequence Diagram Mencetak Slip Gaji Karyawan
10. Laporan Gaji
Bagian keuangan membuat laporan gaji dengan membuka Laporan
Window dan memilih Bulan laporan yang diinginkan. Laporan tersebut dapat
dicetak dengan format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.
90
Gambar 4.17 Three Layer Sequence DiagramLaporan Gaji
11. Menjurnal Pembayaran Gaji
Ketika transaksi pembayaran gaji telah selesai, maka bagian Keuangan
akan menjurnal pembayaran tersebut ke dalam sistem, dimana tiap transaksi
menghasilkan suatu akun jurnal yang memiliki nomor junal pada tiap akun
nya. Bagian Keuangan hanya tinggal menginput tanggal berapa transaksi itu
dilakukan dan memilih nomor akun yang telah disediakan di sistem. Lalu
jurnal tersebut akan secara otomatis mengambil nilai grand total dari gaji
karyawan pada bulan yang dimaksud. Dan jurnal tersebut dapat disimpan
apabila telah selesai diinput sesuai dengan kebutuhan.
91
Gambar 4.18 Three Layer Sequence Diagram Menjurnal Pembayaran Gaji
12. Approval Lembur
Manajer akan melakukan approval pada permohonan lembur karyawan
dengan membuka konfirmasi window, setelah melakukan approval maka
permohonan lembur tersebut akan ditembuskan ke karyawan dan ke bagian
HRD. Namun jika manajer menolak permohonan lembur karyawan tersebut,
maka pada Konfirmasi Handler permohonan lembur akan hilang dan hasil
penolakan akan tetap ditembuskan ke karyawan namun tidak ditembuskan ke
bagian HRD.
92
Gambar 4.19 Three Layer Sequence Diagram Approval Lembur
4.1.5 Updated Class Diagram
Kelanjutan dari class diagram diatas pada sub-bab 4.1.3 adalah Updated Class
Diagram. Dimana alur antara independent class ke dependent classakan sangat jelas
dengan gambar di bawah ini.
Saat karyawan baru masuk pada perusahaan, maka karyawan akan didata
mengenai data pribadi dan juga sekaligus pada tingkatan posisi, divisi, dan status
karyawan tersebut. Kelas karyawan membutuhkan data dari kelas posisi dan kelas
divisi, maka alur panah mengarah dari kelas posisi ke kelas karyawan, begitu juga
dengan kelas divisi mengarah ke kelas karyawan.Sama hal nya dengan kelas
karyawan, kelas-kelas lain yang membutuhkan informasi dari kelas lainnya, maka alur
panah mengarah dari kelas yang general (sumber informasi) ke kelas khusus
(membutuhkan informasi).
93
Gambar 4.20 Updated Class Diagram
4.1.6 Package Diagram
Package Diagram menggambarkan kumpulan dari tiga layer yang terdapat
pada three layer sequence diagram, dimana layer tersebut dapat dijadikan sebagai
hubungan actor dengan tampilan-tampilan pada program. Terdapat tiga layer yakni
diantaranya View layer, Domain Layer, dan Data Access Layer.
94
Gambar 4.21 Package Diagram
4.1.7 User Interface
4.1.7.1 Menu Layar HRD
1. Menu Login
User Interface tampilan menu login akan muncul saat masuk ke
halaman aplikasi, dimana form tersebut mengharuskan user mengisikan
Username sesuai dengan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan Password.
Setelah itu klik pada tombol Sign In.
Gambar 4.22 Tampilan Menu Login
95
2. Menu HRD
Menu HRD ada 5 (lima) bagian yaitu Organisasi, Karyawan,
Penjadwalan, dan Laporan. Pada sisi atas akan terdapat logo
Perusahaan, sisi tengah akan terdapat grafik kehadiran untuk bulan
yang bersangkutan untuk menjadi suatu hal yang mendorong HRD
dalam menganalisa pekerjaan nya. selain itu akan terdapat pesan
notifikasi pekerjaan yang belum diselesaikan atau pekerjaan yang harus
didahulukan saat itu.
Gambar 4.23 Menu HRD
3. Menu Organisasi– Unit Kerja
Menu organisasi digunakan untuk pengaturan unit kerja atau
bagian-bagian departemen serta posisi karyawan yang ada di
perusahaan. Berikut ini tampilan untuk master Unit Kerja, digunakan
untuk membedakan divisi perusahaan yang ada di daerah Jakarta
maupun Batam. Apabila Perusahaan akan melakukan ekspansi di
daerah lain selain Jakarta dan Batam, maka bagian HRD dapat
menambah unit kerja tersebut pada menu ini.
96
Gambar 4.24 Tampilan Unit Kerja
� Fungsi Tombol Tambah
Ketika bagian HRD akan melakukan penambahan Unit Kerja maka
user dapat memilih tombol ‘Tambah’ dan akan muncul Form Master Unit
Kerja.
Gambar 4.25 Tampilan Form Kosong Master Unit Kerja
97
User menginput Unit Kerja dan keterangan jika diperlukan lalu
memilih tombol save untuk disimpan ke dalam database aplikasi.
Gambar 4.26 Tampilan Form yang Telah diisi User
Gambar 4.27 Tampilan Setelah User Berhasil Menginput Data
98
� Fungsi Tombol Edit
Jika Perusahaan ingin mengganti atau edit dari data unit kerja yang telah di
simpan, maka user terlebih dahulu memilih field pada tabel unit kerja lalu memilih
tombol edit, maka form unit kerja akan muncul dan siap untuk di update dengan
memilih tombol save untuk memperbarui data.
Gambar 4.28 Tampilan Pesan apabila tidak ada Field yang dipilih ketika menekan tombol
Edit
Gambar 4.29 Tampilan Unit Kerja yang Akan di Edit
99
Gambar 4.30 Tampilan Unit Kerja yang Telah di Update
� Fungsi Tombol Hapus
Jika perusahaan ingin meniadakan unit kerja yang telah ada sebelumnya,
maka fungsi hapus dapat dilakukan dengan terlebih dahulu memilih field pada
tabel unit kerja, lalu memilih tombol ‘Hapus’ seperti di bawah ini.
Gambar 4.31 Tampilan Pengingat Sebelum Menghapus Field pada Tabel
100
Gambar 4.32 Tampilan Pesan apabila Tidak ada Field yang dipilih ketika memilih tombol
Hapus
Lalu User memilih tombol ‘OK’ dan field yang dipilih pada tabel Unit
Kerja akan hilang dan otomatis pada database aplikasi data tersebut telah
dihapus. Dan akan muncul tampilan bahwah data berhasil dihapus.
Gambar 4.33 Tampilan Data Unit Kerja yang Telah Berhasil Dihapus
4. Menu Organisasi – Divisi
Menu divisi digunakan untuk menyimpan berbagai departemen
yang ada di perusahaan. Dimana tiap divisi melekat pada unit kerja,
sehingga tiap mengisi divisi harus terlebih dahulu mengisi unit kerja.
101
Gambar 4.34 Tampilan Menu Divisi dan Tabel pada Master Divisi
� Fungsi Tombol ‘Tambah’
Sama seperti fungsi tambah pada menu lainnya, ketika user memilih
tombol ‘Tambah’ maka akan muncul Form Divisi seperti di bawah ini.
Gambar 4.35 Tampilan Form Divisi
102
User memilih Unit Kerja yang telah tersimpan di dalam databases Unit
kerja lalu menginput nama divisi baru. Lalu menyimpan dengan memilih
tombol ‘Save’.
Gambar 4.36 Tampilan Form Divisi yang telah diinput User
Gambar 4.37 Tampilan Divisi Setelah Data Berhasil diinput
103
5. Menu Organisasi– Posisi
Menu Posisi digunakan untuk mengatur posisi yang tersedia di
Perusahaan, di mana tiap posisi terdapat Induk atau Parent sebagai
atasan dari suatu posisi.Tiap posisi memiliki tingkatan dan jumlah gaji
pokok beserta tunjangan dan juga pemotongan.Berikut ini tampilan
untuk Menu Posisi.
Gambar 4.38 Tampilan Tabel pada Menu Posisi
� Form Posisi
Sama hal nya dengan menu lain, tombol ‘Tambah’ berfungsi untuk
menambah data dimana akan tampil Form untuk menginput data. Dimana user
memilih Parent Position untuk tiap Posisi baru, level posisi dan nilai dari Gaji
Pokok sampai dengan pemotongan penghasilan tiap posisi.Lalu memilih tombol
‘Save’ untuk menyimpan data tersebut.
104
Gambar 4.39 Tampilan Form Divisi
Gambar 4.40 Tampilan Form Divisi yang Diinput Datanya
105
Gambar 4.41 Tampilan Data Divisi yang Telah Berhasil Diinput User
6. Menu Karyawan – Karyawan
Menu Karyawan berisikan Master Karyawan yang akan
menampung data-data seluruh karyawan, menu ini dapat digunakan
ketika Perusahaan mendapatkan karyawan baru yang telah lolos seleksi
penerimaan karyawan. Namun tampilan tabel pada Menu Karyawan
tidak menyajikan seluruh data karyawan karena banyaknya field yang
dibutuhkan pada data karyawan tersebut. Sehingga ada tambahan
fungsi tombol ‘View’ untuk melihat keseluruhan data karyawan sesuai
dengan Form Karyawan.
106
Gambar 4.42 Tampilan Tabel Karyawan Pada Menu Karyawan
� Form Karyawan
Form Karyawan akan muncul ketika User memilih tombol ‘Tambah’ dan
‘View’. User memilih Unit Kerja yang telah ada di Master Unit Kerja, Divisi, dan
Posisi yang telah berada di Tabel Master masing-masing, lalu menginput Nomor
Induk Pegawai dan seluruh field yang tersedia.
107
Gambar 4.43 Tampilan Form Karyawan
Pada Form Karyawan terdapat field ‘Jarak’ yang berisikan
kisaran jarak dari alamat tempat tinggal karyawan ke kantor untuk
menentukan jumlah tunjangan transport yang akan diterima oleh
karyawan sesuai dengan jarak dan jumlah kehadiran karyawan.
108
Gambar 4.44 Tampilan Form Karyawan Field Jarak
Form Karyawan juga menyajikan field jatah cuti yang melekat pada
tiap karyawan dan akan ter-update tiap tahun nya dan apabila karyawan
mengambil cuti nya.
Gambar 4.45 Tampilan Form Karyawan Jatah Cuti
109
Gambar 4.46 Tampilan Menu Karyawan yang Telah berhasi Diinput Data nya
7. Menu Karyawan – Absensi
Menu Absensi ini adalah hasil konversi data kehadiran
pada aplikasi Fingerprint, di mana dari aplikasi fingerprint data
absensi tersimpan langsung pada database Absensi HRD.
Gambar 4.47 Tampilan Absensi Kehadiran Karyawan
110
� Fungsi Tombol ‘Cari’
Pada aplikasi ini terdapat fungsi cari nama karyawan, sehingga ketika user
mengisi nama karyawan pada field tersebut, akan muncul absensi sesuai dengan
nama karyawan tersebut.
Gambar 4.48 Tampilan Menu Absensi
8. Menu Penjadwalan – Jadwal Kerja
Menu Penjadwalan digunakan untuk Jadwal karyawan, baik
jadwal kerja maupun jadwal khusus seperti karyawan yang tidak masuk
karena cuti, ijin, dinas luar dan sebagainya. Menu Jadwal Kerja
digunakan untuk set up hari kerja karyawan dan juga jam kerja serta
jam istirahat karyawan.
111
Gambar 4.49 Tampilan Tabel pada Menu Jadwal Kerja
� Form Hari Kerja
Sama dengan menu lainnya, ketika memilih tombol ‘Tambah’ maka akan
tampil Form Hari Kerja. User akan menginput jam masuk kerja, jam keluar, jam
istirahat dan tanggal. Penginputan hari kerja ini dapat dilakukan dari 1 tahun
sampai beberapa tahun ke depan sesuai dengan keinginan user. Sehingga user
menginput hari kerja cukup sekali saja tanpa berkali-kali melakukan penginputan.
Gambar 4.50 Tampilan Form Hari Kerja Memilih Jam Masuk Kerja
112
Gambar 4.51 Tampilan Form Hari Kerja Set Up Masa Berlaku Hari Kerja
Gambar 4.52 Tampilan Menu Jadwal Kerja yang Telah Diinput Data nya
113
� Fungsi Tombol ‘Cari’
Sama hal nya dengan fungsi tombol ‘cari’ pada menu lain, pada menu
jadwal kerja user dapat mencari tanggal untuk melihat status hari pada tanggal
tersebut.
Gambar 4.53 Tampilan Fungsi Tombol ‘Cari’ Pada Menu Jadwal Kerja
9. Menu Penjadwalan – Jadwal Khusus
Menu ini digunakan HRD untuk Set Up hari libur nasional yang
biasa dianggap cuti bersama, hari libur khusus karyawan, dan jadwal
khusus karyawan yang sedang cuti, ijin, dinas luar dan sebagainya
dimana karyawan memiliki kondisi tertentu sehingga ia tidak dapat
hadir di kantor pada hari kerja. Namun ketidakhadirannya tersebut
tidak dianggap sebagai bolos atau tanpa keterangan. Sama hal nya
dengan jadwal kerja, jadwal khusus memiliki fungsi tambah, edit dan
hapus.
114
Gambar 4.54 Tampilan Tabel pada Menu Jadwal Khusus
� Form Jadwal Khusus untuk Unit Kerja
Form Jadwal Khusus pada intinya adalah sama yakni untuk set up waktu
libur tertentu dan jadwal karyawan pada situasi tertentu. Namun untuk
memudahkan penggunaan, pada aplikasi ini penginputan jadwal khusus dapat
dipilih untuk bagian per-unit Kerja, per-divisi, atau per-individu karyawan.Jika
pilihan tertuju untuk khusus Unit Kerja, maka user memilih Unit Kerja pada
bagian awal penginputan.
Gambar 4.55 Tampilan Form Jadwal Khusus
115
Gambar 4.56 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Seluruh Bagian pada Perusahaan
Gambar 4.57 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Unit Kerja Saja
� Form Jadwal Khusus untuk Divisi Tertentu
Terkadang untuk divisi tertentu akan mengikuti jadwal khusus yang
mengharuskan seluruh karyawan pada divisi tidak hadir di kantor. Sehingga
aplikasi ini menyediakan jadwal khusus untuk divisi tertentu dengan form seperti
di bawah ini.
116
Gambar 4.58 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Divisi Tertentu
� Form Jadwal Khusus Individu
Form Jadwal Khusus untuk Individu digunakan untuk karyawan yang
sedang menjalani cuti, ijin, dinas luar, dan kondisi tertentu lainnya yang telah
disetujui oleh Perusahaan yakni Manajer. seperti yang telah dijelaskan diatas,
bahwa permohonan cuti karyawan yang telah disetujui oleh Manajer akan di set up
pada menu ini oleh HRD.
Gambar 4.59 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Individu
117
10. Menu Laporan – Laporan Absensi
Bagian HRD akan membuat laporan absensi pada tiap akhir
periode sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dimana laporan ini akan
menyajikan seluruh informasi kehadiran karyawan. Aplikasi ini
terdapat fungsi saring dimana user dapat membuat laporan untuk
bagian unit kerja tertentu ataupun divisi tertentu.
Laporan Absensi dapat dicetak ke dalam bentuk hardcopy. Pada
aplikasi ini terdapat tombol untuk konversi laporan ke dalam format
Microsoft Excel sesuai dengan laporan absensi yang dibutuhkan.
Gambar 4.60 Tampilan Desain Layar Laporan Absensi
11. Menu Laporan – Laporan Lembur
Sama hal nya dengan laporan absensi, pada periode tertentu
HRD dapat membuat laporan lembur yang menyajikan kehadiran
lembur karyawan baik lembur normal maupun lembur libur. Dan kana
terdapat format excel untuk pencetakan hardcopy nya.
118
Gambar 4.61 Tampilan Desain Laporan Lembur
4.1.5.2 Menu Layar Bagian Keuangan
1. Menu Login
Sama hal nya dengan bagian HRD, ketika user pada bagian
Keuangan akan memasuki aplikasi, maka akan muncul form login
Gambar 4.62 Tampilan Desain Menu Form Login
119
Gambar 4.63 Tampilan Menu-menu pada Bagian Keuangan terkait Penggajian
2. Menu Keuangan – PTKP
Menu Pendapatan Tidak Kena Pajak ini adalah sebagai Master
yang digunakan untuk mendaftarkan besarnya nilai pendapatan yang
tidak dikenakan pajak sesuai dengan status dan tanggungan karyawan
berdasarkan dengan peraturan perundang-undangan perpajakan.
Gambar 4.64 Tampilan Tabel PTKP Pada Menu Keuangan
120
3. Menu Keuangan – Tunjangan Dinas Luar
Tunjangan dinas luar diberikan kepada karyawan sesuai dengan
tarif Out of Pocket Expense (OPE) pada kebijakan perusahaan. Dimana
tunjangan ini diberikan berdasarkan dinas luar yang karyawan lakukan
sesuai dengan permintaan manajer. Lalu diakumulasikan sesuai dengan
berapa lamanya karyawan melakukan dinas luar pada bulan yang
bersangkutan untuk ditransfer ke dalam penggajian karyawan.
Gambar 4.65 Tampilan Tabel Dinas Luar
� Form Tunjangan Dinas Luar
Form ini akan muncul ketika User memilih tombol ‘Tambah’ untuk
menambah data lalu memilih id dinas luar yang telah tersimpan sesuai dengan
permintaan yang dilakukan oleh manajer pada sebelumnya rentang kategori, nilai
tunjangan berdasarkan rentang nya, dan keterangan apabila diperlukan.
121
Gambar 4.66 Tampilan Form Tunjangan Dinas Luar
Gambar 4.67 Tampilan Tunjangan Dinas Luar
4. Menu Keuangan – Gaji Karyawan
Menu Gaji Karyawan digunakan untuk pencetakan slip gaji
ketika gaji karyawan telah dibayarkan oleh perusahaan. Perhitungan
gaji itu akan terotomatisasi menghitung seluruh pendapatan karyawan,
122
dari akumulasi gaji pokok, tunjangan-tunjangan, pemotongan dan
pemotongan pajak PPh 21. Ketika memilih tombol generate maka akan
muncul pilihan bulan yang ingin di generate lalu sistem akan
memproses gaji karyawan sesuai dengan bulan yang dipilih. Berikut
ini tampilan desain menu Gaji Karyawan.
Gambar 4.68 Tampilan Menu Tabel Gaji Karyawan
Gambar 4.69 Tampilan Generate Bulan Penggajian
5. Menu Keuangan – SPT
Gaji yang dibayarkan kepada karyawan telah dihitung beserta
dengan pemotongan PPh 21 yaitu Pajak Penghasilan atas Pendapatan
Karyawan. Dimana jumlah dari PPh 21 tersebut akan dikonversikan ke
SPT Pajak yaitu Formuli SPT 1721-A1. Menu SPT ini akan
menyajikan formulirnya dengan terlebih dahulu user memilih field
karyawan pada tabel di aplikasi lalu memilih tombol ‘Generate SPT’.
123
Gambar 4.70 Tampilan Menu SPT
Setelah memilih tombol ‘Generate SPT’ maka akan muncul
formulir SPT 1721-A1 seperti di bawah ini. Dimana nama karyawan
dan besarnya PPh 21 sudah terisi secara otomatis ke dalam format
Microsoft Excel.
Gambar 4.71 Formulir SPT 1721-A1 pada format Microsoft Excel
124
6. Menu Akuntansi – Jurnal
Pembayaran gaji karyawan serta pemotongan pajak penghasilan
21 akan menghasilkan jurnal akuntansi. Akun jurnal yang terkait
dengan transaksi penggajian akan masuk ke dalam aplikasi ini,
terutama nomor akun jurnal yang dihasilkan yang dapat mendukung
jurnal transaksi lain di luar lingkup dari transaksi penggajian. Besarnya
nominal akun jurnal akan diakumulasikan sesuai dengan perhitungan
pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh bagian Keuangan.
Gambar 4.72 Tampilan Menu Jurnal
Gambar 4.73 Tampilan Menu Jurnal yang sudah diinput Datanya
125
7. Menu Laporan – Laporan Gaji
Bagian Keuangan akan membuat laporan gaji seluruh karyawan
pada Menu Laporan, lalu bagian keuangan dapat mencetak laporan
sesuai dengan kebutuhan dimana terdapat fungsi saring atau filter untuk
Unit Kerja, Divisi, Bulan dan Tahun laporan. Pencetakan laporan gaji
tersebut dapat dikonversikan ke dalam format Microsoft Excel.
Gambar 4.74 Tampilan Desain Laporan Gaji
4.1.5.3 Menu Layar Karyawan
Gambar 4.75 Tampilan Menu Login
126
1. Menu Absensi – Request Cuti
Karyawan yang akan melakukan permohonan cuti harus
membuka tampilan ini dengan memilih menu request cuti. Permohonan
ini akan ditembukan ke Manajer untuk diberikan persetujuannya.
Gambar 4.76 Tampilan Tabel pada Menu Request Cuti
Gambar 4.77 Tampilan Form Request Cuti
127
Gambar 4.78 Tampilan Penginputan Form Request Cuti
Gambar 4.79 Tampilan Data Request yang Berhasil Diinput
2. Menu Absensi - Request Lembur
Karyawan yang ingin melakukan permohonan lembur akan
menggunakan Menu Request lembur dengan mengisikan jam mulai dan
jam akhir lembur.
128
Gambar 4.80 Tampilan Menu Request Lembur
3. Menu Absensi – Penugasan Dinas Luar
Menu ini untuk memberikan informasi ke karyawan bahwa
terdapat penugasan dinas luar yang ditujukan untuk karyawan tersebut.
Penugasan ini akan menjabarkan informasi mengenai tempat, lama
waktu penugasan dan keterangan apabila diperlukan.
Gambar 4.81 Tampilan Menu Penugasan Dinas Luar
129
4.1.5.4 Menu Layar Manajer
1. Menu Login
Sama hal nya dengan bagian HRD, ketika user yaitu manajer pada
akan memasuki aplikasi, maka akan muncul form login dengan
menginput username dan password
Gambar 4.82 Tampilan Menu Login
2. Menu Konfirmasi – Konfirmasi Cuti
Ketika karyawan melakukan permohonan cuti, secara otomatis
akan masuk ke tampilan Menu Konfirmasi pada halaman Manajer.
Manajer akan melakukan persetujuan dengan memilih field yang ada
dan memilih tombol ‘Approve’. Namun jika Manajer menolak
permohonan tersebut maka Manajer memilih tombol ‘Reject’ dan
permohonan cuti yang ditolak tersebut akan hilang dari tampilan.
Konfirmasi persetujuan akan masuk ke dalam tampilan karyawan
dengan ada nya perubahan status Request Cuti dari ‘Pending’ menjadi
‘Approve’ atau ‘Reject’.
130
Gambar 4.83 Tampilan Menu Konfirmasi Cuti
2. Menu Konfirmasi – Konfirmasi Lembur
Sama hal nya dengan Menu Konfirmasi Cuti, Manajer akan
mendapatkan field baru pada menu Konfirmasi Lembur apabila
terdapat karyawan yang melakukan permohonan lembur. Lalu Manajer
akan memilih tombol sesuai dengan persetujuannya, apabila menerima
permohonan lembur tersebut maka Manajer memilih tombol ‘Approve’
apabila menolak permohonannya maka Manajer memilih tombol
‘Reject’.
Gambar 4.84 Tampilan Menu Konfirmasi Lembur
131
4.2 Rencana Jadwal Implementasi
Metode yang digunakan untuk implementasi sistem informasi manajemen sumber
daya manusia pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan adalah
metode langsung namun bertahap pada unit kerja, dimana sistem ini akan diaplikasi pada Unit
kerja Jakarta terlebih dahulu. Hal ini bertujuan agar proses penerapan sistem yang baru dapat
diperkenalkan kepada user secara langsung dan proses kepegawaian tidak berjalan secara
manual lagi. Apabila user pada satu unit kerja sudah mulai berhasil dalam satu tahapan
program, maka tahap berikutnya adalah penerapan pada unit kerja lain.
Tabel 4.12 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem Absensi dan Penggajian pada Kantor
Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan (Jakarta)
Task Periode Pertama Periode Kedua Periode Ketiga
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Perencanaan Implementasi
2. Mempersiapkan Database
3. Instalasi
4. Testing
5. Training
6. Masuk ke Sistem yang baru
7. Evaluasi
Pendistribusian laporan seperti laporan absensi dan laporan lembur akan ditujukan
kepada Manajer HRD dan di distribusikan secara bulanan. Sedangkan laporan gaji ditujukan
kepada Manajer Keuangan dan Partner sebagai bagian dari pemimpin Kantor Akuntan Publik
dan dapat didistribusikan secara bulanan maupun tahunan.
Tabel 4.13 Distribusi Pelaporan pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan
Rekan (Jakarta)
No Nama Laporan Ditujukan Waktu
Manajer Partner Bulanan Tahunan
1. Laporan Absensi √ √
2. Laporan Lembur √ √
3. Laporan Gaji √ √ √ √
132
4.3 Kebutuhan Software dan Hardware
Sistem informasi human resources management pada Kantor Akuntan Publik
Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan akan dikembangkan dengan menggunakan platform PC
(Personal Computer) sebagai penarikan data fingerprint. Untuk perangkat keras yang
dibutuhkan paling utama adalah Mesin Absensi Fingerprint. Berikut ini adalah perincian
spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak, diantaranya :
a. Mesin Fingerprint Absensi yang sifatnya berdiri sendiri.
b. Microsoft Windows XP Professional, Mac, Windows 7 sebagai sistem operasi
c. Dreamweaver sebagai aplikasi pembangunan software
d. PHP sebagai bahasa pemrograman
e. Xampp sebagai web server apache dan mysql sebagai database.