garis panduan prolehan · 1.4.1 dasar keutamaan syarikat bumiputera perancangan dan pelaksanaan...
TRANSCRIPT
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
2
Isi Kandungan
SINGKATAN ............................................................................................................................. 6
BAB 1 - UMUM ........................................................................................................................ 7
1.1. TUJUAN .............................................................................................................................. 7
1.2. ANGGOTA YANG TERLIBAT ............................................................................................. 7
1.3. POLISI ................................................................................................................................. 7
1.4. DASAR PEROLEHAN ......................................................................................................... 8
1.5. JAWATANKUASA PEROLEHAN ...................................................................................... 10
1.6. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 11
1.7. HAD NILAI PEROLEHAN DAN KELULUSAN .................................................................. 12
1.8. PROSEDUR PEROLEHAN ............................................................................................... 12
1.9. KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN ....................................................................... 13
1.10. PEMANTAUAN PEROLEHAN .......................................................................................... 13
1.11. PEROLEHAN PERALATAN STRATEGIK ........................................................................ 14
1.12. KEUTAMAAN DALAM PROSES PEROLEHAN ............................................................... 14
1.13. ITEM KONTRAK PUSAT DAN KONTRAK SISTEM PANEL ............................................ 15
1.14. ETIKA DAN INTERGRITI PELAKSANAAN PROSES PEROLEHAN ............................... 15
1.15. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 16
JADUAL 1: JAWATANKUASA PEROLEHAN UKM ............................................................................. 17
JADUAL 2: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN GERAN UKM/
SUMBER DALAMAN ......................................................................................................... 23
JADUAL 3: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN UKM
SEBAHAGIAN ATAU SEPENUHNYA GERAN KERAJAAN............................................. 24
BAB 2 - PEMBELIAN / LANTIKAN TERUS ................................................................................. 28
2.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 28
2.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 28
2.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 28
2.4. PROSEDUR ...................................................................................................................... 29
2.5. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 29
BAB 3 - SEBUT HARGA ........................................................................................................... 31
3.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 31
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
3
3.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 31
3.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 31
3.4. SYARAT-SYARAT............................................................................................................. 32
3.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 33
3.6. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 33
BAB 4 - TENDER ..................................................................................................................... 35
4.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 35
4.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 35
4.3. DOKUMEN RUJUKAN ...................................................................................................... 35
4.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 36
4.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 36
4.6. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 37
BAB 5 - RUNDINGAN TERUS ................................................................................................... 39
5.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 39
5.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 39
5.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 40
5.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 41
5.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 42
5.6. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 42
BAB 6 - PERKHIDMATAN PERUNDING .................................................................................... 44
6.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 44
6.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 44
6.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 44
6.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 45
6.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 45
6.6. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 45
BAB 7 - JADUAL KADAR HARGA ............................................................................................. 47
7.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 47
7.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 47
7.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 47
7.4. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 48
BAB 8 - ARAHAN PERUBAHAN KERJA ..................................................................................... 49
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
4
8.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 49
8.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 49
8.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 50
8.4. PROSEDUR ...................................................................................................................... 50
8.5. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 51
BAB 9 - PEROLEHAN KECEMASAN .......................................................................................... 52
9.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 52
9.2. KEUTAMAAN .................................................................................................................... 52
9.3. PENGECUALIAN .............................................................................................................. 52
9.4. HAD NILAI ......................................................................................................................... 53
JADUAL 4: KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN KECEMASAN (KKPK) .................................. 53
9.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 53
9.6. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 54
9.7. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 54
BAB 10 - PROGRAM PENGURUSAN VENDOR .......................................................................... 55
10.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 55
10.2. KEUTAMAAN .................................................................................................................... 55
10.3. VENDOR ........................................................................................................................... 55
10.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 56
10.5. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 57
BAB 11 - PENTADBIRAN KONTRAK ......................................................................................... 59
11.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 59
11.2. PENTADBIRAN KONTRAK .............................................................................................. 59
11.3. BON PELAKSANAAN SEBUT HARGA ............................................................................ 59
11.4. BAYARAN PENDAHULUAN SEBUT HARGA .................................................................. 60
11.5. BAYARAN INTERIM/KEMAJUAN BAGI SEBUT HARGA KONTRAK KERJA ................. 61
11.6. BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SEBUT HARGA ....................................................... 61
11.7. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK UNTUK SEBUT HARGA
KONTRAK BELIAN DAN PERKHIDMATAN ..................................................................... 61
11.8. PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA UNTUK SEBUT HARGA
KONTRAK KERJA............................................................................................................. 62
11.9. BON PELAKSANAAN TENDER ....................................................................................... 62
11.10. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU PERKHIDMATAN . 63
11.11. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA ............................................... 64
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
5
11.12. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK ANTARABANGSA ............................ 65
11.13. MENGESAHKAN SURAT JAMINAN TENDER ................................................................ 65
11.14. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU
PERKHIDMATAN .............................................................................................................. 65
11.15. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA ........................ 66
11.16. BAYARAN PENDAHULUAN TENDER ............................................................................. 67
11.17. HAD NILAI, SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN
TENDER ............................................................................................................................ 67
11.18. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER .... 68
11.19. PENTADBIRAN KONTRAK DAN PEMANTAUAN PRESTASI PERKHIDMATAN
PERUNDING ..................................................................................................................... 69
11.20. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 70
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
6
SINGKATAN
SINGKATAN PERIHAL
UKM Universiti Kebangsaan Malaysia
PTJ Pusat Tanggungjawab
JKH Jadual Kadar Harga
ICT Information and Communication Technology
SVU Senarai Vendor Universiti
PPV Program Pengurusan Vendor
KKPK Keperluan Kelulusan Perolehan Kecemasan
WJP Wang Jaminan Pelaksanaan
RFI Request for Information
RFP Request for Proposal
RFQ Request for Quotation
.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
7
BAB 1 - UMUM
1.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi umum dan prosedur
pengawalan dan pengurusan aktiviti perolehan di Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM)
Falsafah perolehan UKM adalah untuk membuat pembelian barangan,
perkhidmatan, dan kerja yang terbaik dari segi kualiti, harga, kuantiti,
penghantaran, pembekal dan teknologi.
1.2. ANGGOTA YANG TERLIBAT
Lembaga Pengarah Universiti, Lembaga Perolehan, Kementerian Kewangan,
Pengarah Eksekutif Kewangan, Pengurus Kewangan, Ketua PTJ, Ketua Jabatan,
Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan kakitangan yang terlibat dalam proses
perolehan.
1.3. POLISI
1.3.1 Polisi perolehan Universiti Kebangsaan Malaysia adalah seperti yang
berikut:
(a) Mencapai tahap profesional yang tinggi, telus dan berakauntabiliti
bagi memastikan kecekapan, keberkesanan dan wujudnya fleksibiliti
dalam proses perolehan;
(b) Mendapatkan harga yang paling menguntungkan bagi Universiti;
(c) Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan
bahan, barangan atau perkhidmatan tempatan;
(d) Menggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan
kehendak semasa sektor industri negara;
(e) Sebagai suatu medium untuk mencapai dasar-dasar nasional, dan
(f) Memastikan semua urusan berkaitan dengan perolehan adalah
berdasarkan amalan tadbir urus terbaik (good governance practices)
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
8
1.3.2 Polisi ini boleh dicapai menerusi prinsip prinsip berikut:
(a) Akauntabiliti
Urusan perolehan hendaklah dilaksanakan mengikut dasar dan
peraturan yang ditetapkan.
(b) Ketelusan
Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan
hendaklah diketahui dan difahami umum serta mematuhi dasar dan
peraturan yang ditetapkan.
(c) Nilai Faedah Yang Terbaik
Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik
bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
(d) Saingan Terbuka
Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada
semua pihak yang layak bersaing.
(e) Adil dan Saksama
Layanan yang adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang
ditetapkan hendaklah diberikan kepada semua perolehan yang
dipelawa, diproses dan dipertimbangkan.
(f) Integriti
Memastikan urusan perolehan Universiti dilaksanakan dengan
mengelak pembaziran dan penyalahgunaan kuasa dengan
melaksanakan Integrity Pact untuk perolehan Universiti.
1.4. DASAR PEROLEHAN
Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk memastikan bahawa semua urusan
berkaitan dengan perolehan universiti juga mematuhi dasar-dasar yang berikut
tertakluk kepada dasar semasa Kerajaan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
9
1.4.1 Dasar Keutamaan Syarikat Bumiputera
Perancangan dan pelaksanaan perolehan Universiti hendaklah
memberikan keutamaan kepada syarikat bumiputera dalam perkara yang
berikut:
(a) Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai kurang
daripada RM50,000.00 sehingga RM100,000.00 hendaklah dipelawa
dari kalangan syarikat bumiputera sahaja.
(b) Bagi semua perolehan yang melebihi RM100,000.00 keutamaan
harga kepada syarikat bumiputera hendaklah diberikan mengikut
peratusan yang berikut:
RM100,000 hingga RM500,000 10 %
RM500,000 hingga RM1.5 juta 7 %
RM1.5 juta hingga RM5 juta 5 %
RM5 juta hingga RM10 juta 3 %
RM10 juta hingga RM15 juta 2.5 %
Melebihi RM15 juta Tiada
1.4.2 Dasar Keutamaan Barangan Buatan Tempatan
Perancangan dan pelaksanaan perolehan Universiti hendaklah
memberikan keutamaan kepada barangan buatan tempatan walaupun
perbezaan kos keseluruhan ke atas barangan buatan tempatan berbanding
dengan barangan buatan asing yang serupa adalah lebih tinggi dengan
syarat kualiti barangan buatan tempatan itu adalah memuaskan. Bagi
memastikan dasar semasa Kerajaan untuk mengutamakan barangan
tempatan dalam setiap perolehan Kerajaan dapat dilaksanakan, Universiti
hendaklah memastikan perkara berikut dipatuhi:
(a) Mendapat kelulusan daripada Naib Canselor atau Jawatankuasa
Barangan Import Universiti sebelum melaksanakan perolehan
peralatan import bagi kegunaan penyelidikan, pengajaran dan
perkhidmatan perubatan.
(b) Jawatankuasa Barangan Import Universiti boleh ditubuhkan dengan
melibatkan wakil daripada MITI/ MIDA/ Pegawai lain yang
bersesuaian sebagai ahli.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
10
1.4.3 Dasar Keutamaan Pembuat atau Pengilang Bumiputera
Bagi memastikan Dasar Keutamaan Pembuat atau Pengilang Bumiputera
dilaksanakan, perkara yang berikut hendaklah dipatuhi─
(c) jika terdapat lebih daripada satu (1) pembuat atau pengilang
bumiputera dalam sesuatu bekalan, Universiti hendaklah
mengadakan perolehan secara tender terhad dari kalangan pembuat
atau pengilang bumiputera tersebut;
(d) jika terdapat hanya satu (1) pembuat atau pengilang bumiputera,
Universiti boleh melaksanakan perolehan secara rundingan terus
dengan syarat bahawa kelulusan pihak berkuasa yang meluluskan
rundingan diperoleh terlebih dahulu;
(e) jika perolehan bekalan dilaksanakan secara tender terbuka dari
kalangan pembuat atau pengilang tempatan, keutamaan harga
kepada pembuat atau pengilang bumiputera adalah seperti yang
berikut:
Tidak melebihi RM10 juta 10%
RM10 juta hingga RM100 juta 5%
Melebihi RM100 juta 3%
1.4.4 Dasar Penggunaan Mata Wang
Bagi memastikan pelaksanaan perolehan universiti berjalan lancar,
tawaran harga dan bayaran perolehan yang dibuat adalah dalam mata
wang Ringgit Malaysia.
1.4.5 Dasar Kenaan GST
Akta Cukai Barang dan Perkhidmatan 2014 (Akta 762) berkuatkuasa mulai
1 April 2015. Sehubungan dengan itu, pengenaan Cukai Barang dan
Perkhidmatan (GST) ke atas kontrak perolehan perlu dilaksanakan.
Walaubagaimanapun penilaian harga yang ditawarkan bagi urusan
perolehan adalah tanpa GST
1.5. JAWATANKUASA PEROLEHAN
1.5.1 Senarai Jawatankuasa Perolehan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
11
(a) Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM)
(b) Jawatankuasa Untuk Menimbangkan Bantahan
(c) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga & Tender
(d) Jawatankuasa Penilaian Pembelian Terus, Lantikan Terus, Runding
Terus, Sebut Harga & Tender Perolehan Bekalan, Perkhidmatan,
dan Kerja
(e) Jawatankuasa Rundingan Harga
(f) Jawatankuasa Perolehan PTJ
(g) Jawatankuasa Sebut Harga
(h) Jawatankuasa Jadual Kadar Harga
(i) Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja (V.O)
(j) Lembaga Perolehan A
(k) Lembaga Perolehan B
(l) Lembaga Perolehan C
(m) Lembaga Pengarah Universiti
(n) Jawatankuasa Barangan Import Universiti
(o) Jawatankuasa Rundingan Terus A
(p) Jawatankuasa Rundingan Terus B
1.5.2 Ahli Jawatankuasa Perolehan adalah sebagaimana Jadual 1.
1.6. TANGGUNGJAWAB
1.6.1 PTJ
PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan
oleh Universiti. Bagi maksud ini, Universiti hendaklah merujuk kepada
semua peraturan kewangan termasuk Arahan Perbendaharaan, Surat
Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Kontrak Perbendaharaan dan
sebagainya sebelum melaksanakan apa-apa jenis perolehan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
12
1.6.2 Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan
Naib Canselor adalah bertanggungjawab dalam memastikan semua urusan
perolehan dilaksanakan mengikut peraturan dan prinsip-prinsip serta
dasar-dasar perolehan Universiti. Sebarang pelanggaran terhadap
peraturan yang ditetapkan hendaklah diambil tindakan sewajarnya
sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan kewangan.
1.6.3 Tanggungjawab Jawatankuasa Perolehan adalah sebagaimana Jadual 1
1.7. HAD NILAI PEROLEHAN DAN KELULUSAN
1.7.1 Had Nilai Perolehan dan Kelulusan terbahagi kepada 2;
(a) Geran Kerajaan
Ditakrifkan sebagai sumber yang disalurkan oleh Kerajaan dan
digunakan dalam konteks Mengurus dan Pembangunan. Sumber ini
juga termasuk geran penyelidikan yang diterima dari agensi kerajaan
seperti Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI), geran
Projek Universiti Penyelidikan (RU) dan Kementerian Pengajian
Tinggi (FRGS/ ERGS/ LRGS/ PRGS/ TRGS).
(b) Geran UKM/ Sumber Dalaman
Sumber pendapatan yang dijana sendiri oleh universiti. Ini
termasuklah hasil dari aktiviti tabung amanah, hasil yuran pelajar
dan sumber penyelidikan (Geran Luar) yang diterima dari Agensi
bukan kerajaan seperti dari Shell Malaysia Berhad, Sime Darby
Berhad dan lain-lain lagi.
1.7.2 Had Nilai Perolehan serta pihak berkuasa meluluskan adalah sebagaimana
di Jadual 2 dan Jadual 3.
1.8. PROSEDUR PEROLEHAN
Berikut adalah kaedah-kaedah yang digunakan untuk perolehan barangan
perkhidmatan, bekalan atau kerja dan aktiviti-aktiviti yang utama dengan
pengurusan perolehan:
(a) Pembelian Terus/Lantikan Terus (Bab 2)
(b) Sebut Harga (Bab 3)
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
13
(c) Tender Terbuka/Terhad (Bab 4)
(d) Rundingan Terus (Bab 5)
(e) Perkhidmatan Perunding (Bab 6)
(f) Jadual Kadar Harga (JKH) (Bab 7)
(g) Arahan Perubahan Kerja (Variation Order-VO) (Bab 8)
(h) Perolehan Kecemasan (Bab 9)
(i) Program Pengurusan Vendor (Bab 10)
(j) Pentadbiran Kontrak (Bab 11)
1.9. KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN
Semua perolehan mestilah mendapat Keperluan Kelulusan Perolehan.
Pegawai yang meluluskan hendaklah memastikan:
(a) Belanjawan kewangan yang mencukupi
(b) Selari dengan objektif UKM
(c) Memberi pulangan yang baik
(d) Perolehan mengikut keperluan
1.10. PEMANTAUAN PEROLEHAN
Universiti hendaklah mewujudkan dan melaksanakan kawalan dan pemantauan
melalui beberapa kaedah terutamanya melalui kaedah yang berikut:
(a) Universiti hendaklah merekodkan dan mengemaskinikan maklumat
perolehan mengikut mana-mana kaedah yang telah ditetapkan secara
berterusan serta memastikan maklumat adalah tepat dan terkini.
(b) Jabatan Bendahari dan PTJ hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi
bagi setiap bekalan, perkhidmatan dan kerja sebaik kerja-kerja pembekalan
disempurnakan dan dinilai dari segi prestasi pembekalan dan penyampaian
perkhidmatan sepanjang proses perolehan sehinggalah selesai sebagaimana
yang dinyatakan dalam kontrak;
(c) memantapkan garis panduan dan tatacara perolehan Universiti dari semasa
ke semasa;
(d) penilaian dan pemantapan proses kerja secara berkala dibuat melalui proses
penguatkuasaan dan pengauditan dalaman; dan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
14
(e) semakan berkala daripada pihak luar ke atas perolehan Universiti.
(f) merekod dan mengemaskini maklumat perolehan UKM ke dalam sistem
Government Procurement Information System (GPIS) bagi perolehan
menggunakan Geran Kerajaan untuk membolehkan Kementerian Kewangan
memantau perolehan yang telah dilaksanakan.
1.11. PEROLEHAN PERALATAN STRATEGIK
Perolehan Peralatan Strategik boleh dibuat melalui proses Runding Terus dengan
pembekal yang sedia ada, sekiranya perolehan tersebut memenuhi ciri-ciri berikut:
(i) Jenis peralatan
(ii) Pembekal tunggal
(iii) Alat khas atau spesifik
(iv) Alat yang diakreditasi
(v) Penyeragaman Peralatan
(vi) Melibatkan keselamatan
(vii) Keperluan mendesak
1.12. KEUTAMAAN DALAM PROSES PEROLEHAN
Keutamaan hendaklah diberi kepada barangan/ perkhidmatan/ kerja tempatan.
Pembekal/ Pembuat/ Kontraktor berstatus Bumiputra mestilah mempunyai sijil dari
Kementerian Kewangan yang memenuhi keperluan-keperluan seperti dibawah:
(i) Majoriti Bumiputra dalam bentuk ekuiti, Lembaga Pengarah, Pengurusan, Staf
dan penanda tangan tidak kurang dari 51%.
(ii) Bumiputra memegang jawatan utama.
(iii) Bumiputra mengawal pengurusan kewangan.
(iv) Pemegang saham Individu Bumiputra melebihi bukan Bumiputra.
(v) Carta organisasi dan fungsi pengurusan menunjukan dibawah kawalan
Bumiputra.
(vi) Syarikat beroperasi di bawah had tertentu yang jelas bersama syarikat bukan
Bumiputra.
(vii) Syarikat tidak beroperasi bersama syarikat bukan Bumiputra dalam industri/
bidang yang sama.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
15
(viii) Keadaan lain akan dikenakan dari masa ke semasa.
1.13. ITEM KONTRAK PUSAT DAN KONTRAK SISTEM PANEL
Perlaksanaan perolehan Universiti yang berkaitan dengan item kontrak pusat dan
kontrak sistem panel yang menggunakan Geran Kerajaan hendaklah dilaksanakan
berdasarkan perkara yang berikut:
(a) Bekalan dan perkhidmatan gunasama yang terdapat dalam kontrak pusat
atau kontrak sistem panel yang dikendalikan oleh Perbendaharaan hendaklah
diguna pakai oleh Universiti;
(b) Pembelian bekalan dan perkhidmatan gunasama di luar kontrak pusat atau
sistem panel adalah dilarang;
(c) Perolehan hendaklah dilaksanakan dengan kontraktor yang disenaraikan
dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan semasa;
(d) Sekiranya kontrak pusat bagi bekalan gunasama yang hendak diperoleh
tersebut telah tamat tempoh sah lakunya, perolehan bekalan gunasama
boleh dibuat mengikut tatacara perolehan biasa.
1.14. ETIKA DAN INTERGRITI PELAKSANAAN PROSES PEROLEHAN
1.14.1 Semua pihak yang terlibat dalam perolehan Universiti hendaklah
mengamalkan etika yang telah ditetapkan serta mengekalkan integriti
dalam melaksanakan proses perolehan.
1.14.2 Semua dokumen berkaitan dengan perolehan hendaklah diklasifikasikan
sebagai “SULIT”.
1.14.3 Mengambil perhatian khusus terhadap perbuatan rasuah sebagaimana
yang diperuntukkan di bawah Akta Pencegahan Rasuah 1997.
1.14.4 Pelaksanaan Perjanjian Integriti (Integrity Pact)
(a) Perjanjian Integriti (Integrity Pact) merupakan proses pengisytiharan
oleh pembida atau orang awam untuk tidak menawar atau memberi
rasuah bagi mendapatkan kontrak atau sebagai ganjaran untuk
mendapatkan sesuatu kontrak dan bagi mempercepatkan sesuatu
urusan Perolehan Kerajaan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
16
(b) Setiap pembida atau orang awam dan pegawai Universiti hendaklah
menandatangani suatu ‘pact’ atau perjanjian untuk tidak melakukan
perbuatan rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta
menggariskan tindakan-tindakan yang boleh diambil sekiranya
berlaku pelanggaran ‘pact’ atau kontrak tersebut.
(c) Tujuan utama Integrity Pact dilaksanakan dalam perolehan universiti
adalah seperti yang berikut:
(i) Mengelak petender/ penyebut harga daripada menawar atau
memberi rasuah;
(ii) Menghendaki petender/ penyebut harga melaporkan sebarang
kesalahan rasuah kepada Pihak Berkuasa; dan
(iii) Memastikan Kerajaan tidak menanggung “unnecessary costs”
dalam pelaksanaan urusan perolehan.
1.14.5 Universiti hendaklah melaksanakan Integrity Pact bagi memastikan semua
perolehan universiti dilaksanakan dengan lebih telus dan bagi
mengelakkan pembaziran dan penyalahgunaan kuasa.
1.15. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
17
JADUAL 1: JAWATANKUASA PEROLEHAN UKM
Bil. NAMA JAWATANKUASA KEAHLIAN TANGGUNGJAWAB
1. Jawatankuasa Penyediaan
Spesifikasi
1. Pengerusi : Ketua PTJ @ Pegawai Yang Mengganti @ Pegawai Yang Dilantik oleh Ketua PTJ.
2. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dil antik oleh Ketua PTJ
3. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang mahir/berpengalaman dalam bidang berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ
• Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi
untuk perolehan kerja, bekalan dan
perkhidmatan
• Menyediakan anggaran harga
2. Jawatankuasa Untuk
Menimbangkan Bantahan
1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor 2. Ahli : Wakil Jabatan Yang Membuat Tawaran 3. Ahli : Wakil Pengarah Eksekutif Kewangan 4. Ahli : Wakil dari Jabatan lain yang berpengetahuan
dan berpengalaman dalam bidang tersebut
• Membincang dan menimbangkan bantahan
yang diterima daripada pembekal
3. Jawatankuasa Pembuka Sebut
Harga & Tender
1. Pengerusi : Pegawai Kumpulan pengurusan & professional yang dilantik oleh Ketua Jabatan
2. Ahli : Wakil Yang Dilantik
(Dari bahagian/unit yang berkecuali yang dilantik oleh Ketua
PTJ berkenaan)
3. Ahli : Wakil Yang Dilantik
(Dari bahagian/unit yang berkecuali yang dilantik oleh Ketua
PTJ berkenaan)
• Memeriksa setiap sebut harga dan tender
memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang
ditetapkan
• Menyediakan laporan pembukaan untuk
jawatankuasa penilai
4. Jawatankuasa Penilaian
Pembelian Terus, Lantikan
Terus, Runding Terus, Sebut
Harga & Tender Perolehan
Bekalan, Perkhidmatan, dan
Kerja
1. Pengerusi : Ketua PTJ @ Pegawai Yang Memangku @ Pegawai Yang Dilantik oleh Pengarah Eksekutif Kewangan
2. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ
3. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ
4. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang
• Menilai dan mengesyorkan kepada
Jawatankuasa melulus
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
18
Bil. NAMA JAWATANKUASA KEAHLIAN TANGGUNGJAWAB
mahir/berpengalaman dalam bidang berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ (mengikut keperluan jenis perolehan)
5. Jawatankuasa Rundingan
Harga
1. Pengerusi : Pegawai Yang Dilantik oleh Naib Canselor 2. Ahli – Wakil dari Jabatan Bendahari 3. Ahli – Pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan
dalam bidang tersebut
Membuat rundingan harga dengan pihak pembekal
Menilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus
6. Jawatankuasa PTJ 1. Pengerusi : Ketua PTJ
2. Ahli – Ketua Pentadbiran PTJ
3. Ahli – Wakil Dari Bahagian/Unit Yang Memohon
Menilai dan meluluskan pembelian terus di dalam PTJ
7. Jawatankuasa Sebut Harga 1. Pengerusi : Pengarah EksekutifKewangan/Wakil 2. Ahli : Wakil yang dilantik. 3. Ahli : Wakil yang dilantik.
Perlu bersidang segera, ataupun dalam masa 14 hari setelah keputusan dibuat
Memilih sebutharga yang paling menguntungkan
Membuat keputusan sebulat suara
Mengemukakan kepada Lembaga Perolehan sekiranya tidak mencapai keputusan atau melebihi had nilai
8. Jawatankuasa Jadual Kadar
Harga
(Prasarana-UKM)
1. Pengerusi : Pegawai Yang Dilantik oleh Naib Canselor 2. Setiausaha : Ketua Unit Ukur Bahan Prasarana-UKM 3. Ahli : Pengarah Eksekutif Kewangan @ Wakil 4. Ahli : Pengarah Prasarana-UKM @ Wakil 5. Ahli : Wakil Dari Pihak Yang Berpengetahuan atau
Berpengalaman Didalam Bidang Berkenaan
Menilai dan menetapkan senarai item JKH yang bersesuaian dengan keperluan universiti
Menerima serta meluluskan penambahan item ke dalam senarai JKH
Mencadangkan dan mendapatkan kelulusan untuk kadar JKH yang terkini
Mencadangkan perubahan kepada JKH untuk kelulusan
Menilai kesesuaian kadar JKH dari semasa ke semasa
9. Jawatankuasa Arahan
Perubahan Kerja (V.O)
1. Pengerusi : Pegawai Penguasa
2. Ahli : Wakil Dari Jabatan Bendahari
3. Ahli : Pegawai Pakar
Menilai dan mengesyorkan permohonan Arahan Perubahan Kerja kepada Jawatankuasa melulus
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
19
Bil. NAMA JAWATANKUASA KEAHLIAN TANGGUNGJAWAB
(Prasarana-UKM)
10. Lembaga Perolehan A
(Bagi Perolehan yang
menggunakan sepenuhnya
atau sebahagian Geran
Kerajaan)
1. Pengerusi : Naib Canselor atau Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi
2. Anggota : (i) Dekan FKAB (ii) Wakil, Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian
Kewangan (iii) Wakil Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Tinggi
Malaysia (iv) Pendaftar
3. Setiausaha : Pengarah Eksekutif Kewangan
Mempertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang melebihi RM20 juta
Memeriksa dan meneliti dokumen penender, iklan tender, spesifikasi tender, dokumen tender (jika perlu), jadual tender yang disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian kewangan
Memastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa
Menyemak keupayaan teknikal dan kewangan petender
Memutuskan untuk menender semula atau mengesyorkan kaedah perolehan yang lain, jika mendapati tatacara perolehan tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku
11. Lembaga Perolehan B
(Bagi Perolehan yang
menggunakan sepenuhnya
atau sebahagian Geran
Kerajaan)
1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi atau Timbalan Naib Canselor
2. Anggota : (i) Dekan FKAB (ii) Wakil Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Tinggi
Malaysia (iii) Wakil Bahagian Perolehan dan Penswastaan Kementerian
Kesihatan (iv) Dekan atau Pengarah Pusat Perubatan UKM
Mempertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang bernilai sehingga RM20 juta
Memeriksa dan meneliti dokumen penender, iklan tender, spesifikasi tender, dokumen tender (jika perlu), jadual tender yang disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian kewangan
Memastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
20
Bil. NAMA JAWATANKUASA KEAHLIAN TANGGUNGJAWAB
3. Setiausaha : Pengarah Eksekutif Kewangan
berkuat kuasa
Menyemak keupayaan teknikal dan kewangan petender
Memutuskan untuk menender semula atau mengesyorkan kaedah perolehan yang lain, jika mendapati tatacara perolehan tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku
12. Lembaga Perolehan ‘C’
(Bagi Perolehan yang
menggunakan Geran UKM)
1. Pengerusi : Ahli Lembaga Pengarah Bebas
2. Anggota : (i) Ahli : Wakil yang dilantik (ii) Ahli : Wakil yang dilantik (iii) Ahli : Wakil yang dilantik
3. Setiausaha : Pegawai yang dilantik
Mempertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang bernilai sehingga RM100 juta
Memeriksa dan meneliti dokumen penender, iklan tender, spesifikasi tender, dokumen tender (jika perlu), jadual tender yang disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian kewangan
Memastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa
Menyemak keupayaan teknikal dan kewangan petender
Memutuskan untuk menender semula atau mengesyorkan kaedah perolehan yang lain, jika mendapati tatacara perolehan tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
21
Bil. NAMA JAWATANKUASA KEAHLIAN TANGGUNGJAWAB
13. Lembaga Pengarah Universiti Semua Ahli Yang Dilantik Menilai dan meluluskan permohonan pengecualian/ rundingan terus/ tender terhad perolehan UKM bernilai melebihi RM10 juta yang menggunakan Geran UKM
Menilai dan meluluskan tender yang bernilai melebihi RM 100 juta bagi perolehan menggunakan Geran UKM
Memastikan semua peraturan perolehan dipatuhi
14. Jawatankuasa Barangan
Import Universiti
1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi
2. Anggota : (i) Pengarah Eksekutif Kewangan (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan &
Instrumentasi UKM(CRIM) (iii) Wakil MITI /MIDA
Menilai dan melulus permohonan pembelian peralatan dan perkhidmatan luar negara
15. Jawatankuasa Rundingan
Terus A
(Penyelidikan sahaja)
1. Pengerusi: Naib Canselor
2. Anggota: (i) Dekan Fakulti Sains Teknologi (FST) (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Intrumentasi
UKM(CRIM) (iii) Pengarah Eksekutif Kewangan
3. Setiausaha: (i) Ketua Bahagian Perolehan
Menimbang dan memutuskan permohonan perolehan dibuat secara rundingan terus
16. Jawatankuasa Rundingan
Terus B
1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi
Menimbang dan memutuskan permohonan perolehan dibuat secara rundingan terus
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
22
Bil. NAMA JAWATANKUASA KEAHLIAN TANGGUNGJAWAB
(Penyelidikan sahaja) 2. Anggota: (i) Dekan Fakulti Sains Teknologi (FST) (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Intrumentasi UKM(CRIM) (ii) Pengarah Eksekutif Kewangan
3. Setiausaha: (i) Ketua Bahagian Perolehan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
23
0 JADUAL 2: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN GERAN UKM/ SUMBER DALAMAN
Bil. Jenis Perolehan Had Nilai Jawatankuasa
Pembukaan Jawatankuasa Penilai Pihak Berkuasa Meluluskan
1.
Pembelian Terus / Lantikan
Terus / Perolehan Bekalan,
Perkhidmatan dan Kerja
Sehingga RM50,000 Tiada Tiada Naib Canselor/ Pegawai yang
diturunkan kuasa
2. Sebut Harga Bekalan,
Perkhidmatan dan Kerja
Melebihi RM50,000 hingga
RM500,000 Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga
3. Tender Terbuka Bekalan,
Perkhidmatan dan Kerja
Melebihi RM 500,000
hingga RM100 juta
Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian
Lembaga Perolehan C
Melebihi RM100 juta
Diperakukan oleh Lembaga
Perolehan C dan
dimuktamadkan di peringkat
LPU
4.
Permohonan pengecualian/
Rundingan Terus/ Tender
Terhad
Sehingga RM500,000
Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian
Naib Canselor atau
Jawatankuasa Sebut Harga
Melebihi RM 500,000
hingga RM 10 juta Lembaga Perolehan ‘C’
Melebihi RM 10 juta
Diperakukan oleh Lembaga
Perolehan ‘C’ dan
dimuktamadkan di peringkat
LPU
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
24
JADUAL 3: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN UKM SEBAHAGIAN ATAU SEPENUHNYA GERAN KERAJAAN
Bil. Jenis Perolehan Had Nilai Jawatankuasa
Pembukaan Jawatankuasa Penilai Pihak Berkuasa Meluluskan
1. Pembelian Terus / Perlantikan Terus Perolehan Bekalan, Perkhidmatan.
Sehingga RM20,000 Tiada Tiada Naib Canselor/ Pegawai yang diturunkan kuasa
Melebihi RM20,000 hingga RM50,000
Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga ‘B’
2. Sebut Harga Bekalan dan Perkhidmatan
RM50,000 hingga RM500,000
Jawatankuasa Pembuka
1. Jawatankuasa Penilaian Teknikal
2. Jawatankuasa Penilaian Harga
Jawatankuasa Sebut Harga ‘B’
3.
Pelantikan Terus Kerja Sehingga RM20,000 Tiada Tiada Naib Canselor/ Pegawai yang diturunkan kuasa
Sebut Harga Kerja
Melebihi RM 20,000 hingga RM500,000
Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga
4.
Tender Terbuka Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja berasaskan “Turnkey” atau “Design and Build”
Melebihi RM500,000 hingga RM20 juta
Jawatankuasa Pembuka
1. Jawatankuasa Penilaian Teknikal
2. Jawatankuasa Penilaian Harga
Lembaga Perolehan B
Melebihi RM20 juta hingga RM100 juta
Lembaga Perolehan A
Melebihi RM100 juta hingga RM300 juta
Lembaga Pengarah Universiti
Melebihi RM300 juta Kementerian Kewangan
5.
Tender Terbuka Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja selain berasaskan “Turnkey” atau “Design and Build” (Prasarana-UKM)
RM500,000 hingga RM20 juta
Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian
Lembaga Perolehan B
RM20 juta hingga RM100 juta
Lembaga Perolehan A
RM100 juta hingga RM300 juta
Lembaga Pengarah Universiti
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
25
Bil. Jenis Perolehan Had Nilai Jawatankuasa
Pembukaan Jawatankuasa Penilai Pihak Berkuasa Meluluskan
Melebihi RM300 juta Kementerian Kewangan
6.
Tender Terhad Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja berasaskan “Turnkey” atau “Design and Build”
Tidak melebihi RM10 juta
Jawatankuasa Pembuka
1. Jawatankuasa Penilaian Teknikal
2. Jawatankuasa Penilaian Harga
Lembaga Perolehan A
Melebihi RM10 juta Kementerian Kewangan
7.
Tender Terhad Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja selain berasaskan “Turnkey” atau “Design and Build” (Prasarana-UKM)
Tidak melebihi RM10 juta
Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian
Lembaga Perolehan A
Melebihi RM10 juta Kementerian Kewangan
8. Rundingan Terus Bekalan dan Perkhidmatan
Melebihi RM50,000 Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga
Kementerian Kewangan
9. Rundingan Terus Kerja Melebihi RM20,000 Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga
Kementerian Kewangan
10.
Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Penyelidikan
Tidak melebihi RM500,000
Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga
Jawatankuasa Rundingan Terus B
Melebihi RM500,000hingga RM1 juta
Jawatankuasa Rundingan Terus A
Melebihi RM1 juta hingga RM5 juta
Lembaga Perolehan A
Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta
Lembaga Pengarah Universiti
Melebihi RM10 juta Kementerian Kewangan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
26
Bil. Jenis Perolehan Had Nilai Jawatankuasa
Pembukaan Jawatankuasa Penilai Pihak Berkuasa Meluluskan
11.
Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Perubatan Hospital, Pengajaran atau Latihan
Sehingga RM 5 juta
Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga (PPUKM)
Lembaga Pengarah Universiti
Melebihi RM 5 juta Kementerian Kewangan
12. Rundingan Terus Perisian Komputer Umum
Sehingga RM50,000 Pengarah Eksekutif Kewangan
Melebihi RM50,000 hingga RM 500,000
Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga
Jawatankuasa Sebut Harga
RM500,000 hingga RM1 juta
Lembaga Perolehan B
Melebihi RM1 juta Kementerian Kewangan
13.
1. Rundingan Terus Perisian Komputer Khusus
2. Rundingan Terus Perolehan Pengkalan Data, Jurnal dan Maklumat
3. Rundingan Terus Perlanjutan Kontrak dan Menaik Taraf Perkhidmatan Rangkaian ICT dan Perkhidmatan Internet
Sehingga RM 50,000
Tiada Tiada
Pengarah Eksekutif Kewangan
Melebihi RM50,000 hingga RM 500,000
Jawatankuasa Sebut Harga
Melebihi RM500,000 hingga RM20 juta
Lembaga Perolehan B
Melebihi RM20 juta hingga RM50 juta
Lembaga Perolehan A
Melebihi RM50 juta Kementerian Kewangan
14. Perkhidmatan Perunding Projek Pembangunan Fizikal
Tidak melebihi RM5 juta
Tiada Jawatankuasa Penilaian Perunding
Jawatankuasa Sebut Harga
Tidak melebihi RM20 juta Jawatankuasa Perolehan B
Tidak melebihi RM200 juta Lembaga Perolehan A
Melebihi RM200 juta Kementerian Kewangan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
27
Bil. Jenis Perolehan Had Nilai Jawatankuasa
Pembukaan Jawatankuasa Penilai Pihak Berkuasa Meluluskan
15. Perolehan Barangan Import (termasuk Penyelidikan)
Melebihi RM 50,000 Jawatankuasa Barangan Import Universiti
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
28
BAB 2 - PEMBELIAN / LANTIKAN TERUS
2.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan
dan pengurusan aktiviti pembelian terus atau lantikan terus di Universiti
Kebangsaan Malaysia (UKM).
2.2. HAD NILAI
Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan
seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 1 dan Jadual 3, Bil. 1 hendaklah dilaksanakan secara
Rundingan Terus mengikut tatacara sedia ada.
2.3. TANGGUNGJAWAB
2.1.1 Ketua PTJ adalah bertanggungjawab untuk—
(a) merancang pembelian terus tahunan PTJ dan memastikan pembelian
terus tidak dipecah kecil untuk mengelak sebut harga atau tender;
dan
(b) memastikan pembelian terus bagi jenis item yang sama dalam
setahun yang melebihi had nilai pembelian terus dibuat mengikut
peraturan perolehan semasa yang ditetapkan.
2.1.2 Unit Audit Dalam Universiti bertanggungjawab memantau pelaksanaan
perolehan secara pembelian terus dan perolehan selanjutnya bagi jenis
item yang sama agar PTJ mematuhi peraturan ini.
2.1.3 Dokumen lengkap mengenai jenis item yang dibeli, nama pembekal dan
nilai perolehan hendaklah disimpan oleh PTJ untuk tujuan pengauditan.
2.1.4 Kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000 (Geran Kerajaan) dan
RM50,000 (Geran UKM/ Sumber Dalaman) boleh dibuat secara lantikan
terus oleh Universiti di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar
dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan
Industri Binaan Malaysia (CIDB) dalam gred, kategori dan pengkhususan
yang berkaitan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
29
2.4. PROSEDUR
Prosedur Pembelian Terus / Lantikan Terus
(a) Kajian pasaran
(b) Pelawaan Cadangan (Request for Proposal - RFP)
(c) Pelawaan Sebut Harga (Request for Quotation - RFQ)
(d) Kelulusan Ketua PTJ
2.5. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
30
Mula
Kajian Pasaran
Perolehan – Proses Pembelian / Lantikan terus
Pelawaan Cadangan
(Request for Proposal – RFP )
Pelawaan Sebut Harga
(Request for Quotation – RFQ )
Kelulusan Ketua PTJ
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
31
BAB 3 - SEBUT HARGA
3.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan aktiviti perolehan secara sebut harga di Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM).
3.2. HAD NILAI
Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan
seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 2 dan Jadual 3 Bil. 2 dan 3 hendaklah dilaksanakan
secara Sebut Harga mengikut tatacara sedia ada.
3.3. TANGGUNGJAWAB
3.3.1 PTJ
PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan
oleh Universiti.
3.3.2 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM).
(a) Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja,
bekalan dan perkhidmatan.
(b) Menyediakan anggaran harga.
3.3.3 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
(a) Memeriksa setiap sebutharga memenuhi syarat-syarat wajib seperti
yang di tetapkan.
(b) Menyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai.
3.3.4 Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga
Menilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus.
3.3.5 Jawatankuasa Sebut Harga
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
32
(a) Bersidang atau bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.
(b) Menimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang paling
menguntungkan Universiti.
(c) Mencapai keputusan sebulat suara.
(d) Keputusan yang tidak sebulat suara atau melebihi had nilai hendaklah
dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti yang berkenaan
untuk keputusan.
3.4. SYARAT-SYARAT
3.4.1 Had Nilai dan Syarat bagi Perolehan secara Sebut Harga bagi Bekalan/
Perkhidmatan
(a) Perolehan yang melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 hendaklah
dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)
pembuat/ pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan.
(b) Perolehan melebihi RM100,000 hingga RM500,000 hendaklah
dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/
pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di
bawah kod bidang yang berkaitan. Sebut harga hendaklah terbuka
kepada pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera dan bukan
Bumiputera. Syarikat pembuat/ pembekal bertaraf Bumputera
hendaklah diberi keutamaan harga berdasarkan 1PP/PK2.1 yang
berkuatkuasa.
3.4.2 Had Nilai dan Syarat bagi Perolehan secara Sebut Harga bagi Perolehan
Kerja
(a) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah
struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Jadar Kejuruteraan
Awam yang bernilai melebihi RM 20,000 hingga RM 200,000
hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)
kontraktor tempatan/ daerah Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB
dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut
kategori dan pengkhususan yang berkenaan.
(b) Perolehan yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000
hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)
kontraktor tempatan Gred G2 yang berdaftar dengan CIDB dan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
33
mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori
dan pengkhususan yang berkenaan.
(c) Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50,000
hingga RM500,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-
kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar
dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK)
mengikut gred, kategori dan pengkhususan yang berkenaan.
3.5. PROSEDUR
Prosedur Sebut Harga
(a) Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ perkhidmatan (RFI jika perlu)
(b) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)
(c) Penjualan Dokumen Sebut Harga
(d) Pengurusan Peti Tawaran Penerimaan Sebut Harga
(e) Pembukaan Peti Tawaran
(f) Penilaian Sebut Harga
(g) Penyediaan Kertas Cadangan Sebut Harga
(h) Kelulusan Sebut Harga
(i) Pengurusan Dokumen
3.6. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
34
Mula
Perolehan – Proses Sebut Harga
Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/
Cadangan (RFP)
Pembukaan Sebut Harga
Terima Dokumen Permohonan dari
Jabatan
Pemohon melengkapkan dokumen
keperluan Perolehan Jabatan
Ketua Jabatan meluluskan
permohonan
Pelawaan Spesifikasi/
(RFI – jika perlu)
Penilaian Sebut Harga
Kelulusan Sebut Harga
Tawaran Sebut Harga
30 hari
7 hari
1 hari
30 hari
Skop kerja/ Perkhidmatan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
35
BAB 4 - TENDER
4.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan aktiviti tender di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
Terdapat dua jenis tender iaitu Tender Terbuka dan Tender Terhad. Tender Terbuka
adalah perolehan ditawarkan kepada umum melalui pengiklanan tender. Tender
terhad adalah perolehan yang dipelawa kepada pembekal/pembuat/kontraktor yang
terpilih sahaja.
4.2. HAD NILAI
Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan
seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 3 dan Jadual 3 Bil. 4-7 hendaklah dilaksanakan secara
Tender mengikut tatacara sedia ada.
4.3. DOKUMEN RUJUKAN
Dokumen Tender merangkumi perkara-perkara berikut:
(a) Syarat-syarat Tender;
(b) Spesifikasi;
(c) Borang tender;
(d) Surat setuju terima tender;
(e) Syarat-syarat kontrak;
(f) Senarai kuantiti/ringkasan tender;
(g) Jadual kadar harga;
(h) Lukisan teknikal/pelan;
(i) Tempat penghantaran;
(j) Tempoh siap/penghantaran;
(k) Cadangan pemindahan teknologi;
(l) Syarat dua (2) tahun penyata kewangan yang telah diaudit;
(m) Prestasi/rekod pengalaman;
(n) Profil dan kedudukan kewangan Pertender;
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
36
(o) Senarai semak dokumen/perkara yang perlu dikemukakan oleh Pertender;
(p) Setiap dokumen tender hendaklah diberikan nombor siri; dan
(q) Tempoh sah laku tawaran.
4.4. TANGGUNGJAWAB
4.4.1 Urus Setia Tender
Urus Setia tender di Universiti bertanggungjawab untuk menguruskan
semua urusan tender dari mula sehingga proses tender selesai.
4.4.2 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM).
(a) Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja,
bekalan dan perkhidmatan.
(b) Menyediakan anggaran harga.
4.4.3 Jawatankuasa Pembuka Tender
(a) Memeriksa setiap tender memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang
ditetapkan
(b) Menyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai
4.4.4 Jawatankuasa Penilaian Tender
Menilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus.
4.4.5 Jawatankuasa Perolehan Universiti
(a) Bersidang atau bermesyuarat untuk memutuskan tender.
(b) Menimbang memilih tender yang paling menguntungkan Universiti.
(c) Memberi kelulusan kepada penender yang berjaya.
4.5. PROSEDUR
Prosedur Tender
(a) Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ perkhidmatan (RFI jika perlu)
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
37
(b) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)
(c) Pelawaan Tender
(d) Deposit Tender
(e) Bantahan oleh Petender
(f) Pengurusan Peti Tender
(g) Pembukaan Tender
(h) Penilaian Tender
(i) Kelulusan Tender
(j) Pengurusan Dokumen Kontrak
4.6. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
38
Terima Dokumen Permohonan dari Jabatan
Pemohon melengkapkan dokumen keperluan Perolehan Jabatan
Mula
Ketua Jabatan meluluskan permohonan
Pelawaan Tender
Pembukaan Tender
Penilaian Tender
Bantahan
Surat Anugerah Tender
Perolehan – Proses Tender
Kelulusan
Tender Terbuka
Tender Terhad
Keputusan
Tidak Lulus Lulus
Pertimbangan Semula
Keputusan
Bantahan Di Tolak
Rundingan Terus
Sila rujuk Proses Rundingan Terus
Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ Perkhidmatan (RFI jika perlu)
Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
39
BAB 5 - RUNDINGAN TERUS
5.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan aktiviti secara rundingan terus di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
5.2. KRITERIA PEROLEHAN
Kriteria bagi perolehan secara rundingan terus adalah seperti berikut:
(a) Jenis peralatan
Perolehan peralatan yang terlibat adalah bagi kegunaan penyelidikan,
pengajaran dan khidmat perubatan.
(b) Pembekal tunggal
Pembelian khusus yang hanya satu pembekal dapat membekalkan barangan
atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti alat ganti tertentu dan
sebagainya.
(c) Alat khas atau spesifik
Hanya alat khas atau spesifik yang boleh diguna pakai bagi sesuatu
penyelidikan.
(d) Alat yang diakreditasi
Alat-alat tertentu yang diakreditasi sahaja boleh digunakan dalam sesuatu
penyelidikan bagi mempertahankan keputusan analisis.
(e) Bagi maksud penyeragaman
Bagi memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan sedia ada dengan
barangan baru yang akan dibeli, permohonan untuk membeli barangan yang
sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh
dipertimbangkan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
40
(f) Melibatkan keselamatan dan yang strategik
Perolehan yang melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang
strategik dan perlu dirahsiakan.
(g) Kontrak dengan syarikat bumiputera
(i) Tender yang khusus dibuka kepada pembuat yang berkenaan sahaja
dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat bumiputera yang
bertaraf pembuat.
(ii) Bagi barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat
bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus boleh
dipertimbangkan untuk membantu mewujudkan pembuat bumiputera
yang berdaya saing.
(h) Keperluan mendesak
(i) Perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja yang mendesak dan perlu
disegerakan.
(ii) Sekiranya perolehan tidak dibuat dengan segera, akan menjejaskan
perkhidmatan dan kepentingan awam.
(i) Perkhidmatan ICT
(i) Perolehan Perisian Komputer
(ii) Perolehan Pengkalan Data, Jurnal dan maklumat secara atas talian.
(iii) Perlanjutan Kontrak Penyelenggaraan dan menaik taraf perkhidmatan ICT
dan Internet.
5.3. HAD NILAI
Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan
seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 1 - 5 dan Jadual 3, Bil. 8 – 13 hendaklah dilaksanakan
secara Rundingan Terus mengikut tatacara sedia ada.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
41
5.4. TANGGUNGJAWAB
5.4.1 PTJ bertanggungjawab dalam proses pengurusan Perolehan secara
Rundingan Terus.
5.4.2 Jawatankuasa Runding Harga
(a) Bagi memastikan harga yang dirundingkan adalah munasabah,
berpatutan dan mendapat best value for money, kajian pasaran
hendaklah dibuat bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan sebelum
sesuatu rundingan dijalankan.
(b) Trend harga pembelian dalam urusan perolehan hendaklah diambil
kira dan dijadikan sebagai panduan. Harga pembelian bagi perolehan
yang sama yang diuruskan oleh Universiti lain juga hendaklah diambil
kira.
(c) Bagi perolehan kerja, anggaran Jabatan hendaklah dijadikan asas
rundingan. Universiti perlu mengambil kira angka tunjuk harga atau
indeks kos bahan binaan bangunan yang diterbitkan oleh Jabatan
Perangkaan semasa menyediakan anggaran Jabatan.
(d) Minit mesyuarat hendaklah disediakan untuk setiap mesyuarat
rundingan harga dengan mempunyai maklumat kehadiran dan perkara
yang telah atau pun tidak dipersetujui dan seterusnya hendaklah
ditandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat.
(e) Laporan hasil Rundingan Harga hendaklah disediakan dan
ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli-ahli Jawatankuasa Rundingan
Harga dalam tempoh tiga (3) hari selepas tamat rundingan harga dan
seterusnya dikemukakan oleh Kementerian Kewangan bagi
meluluskan harga tersebut.
5.4.3 Pihak Berkuasa Meluluskan
Pihak Berkuasa Meluluskan bertanggungjawab untuk meluluskan perolehan
secara rundingan terus perlu —
(a) meneliti permohonan PTJ yang lengkap, mengandungi justifikasi
mengenai keperluan perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja
dibuat secara runding harga dan disokong dengan dokumen
pengesahan seperti syarikat pembekal tunggal.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
42
(b) membuat penilaian sama ada justifikasi yang dikemukakan mengenai
pembelian secara runding harga memenuhi kriteria dan wajar
dipertimbangkan.
(c) membuat penilaian sama ada maklumat berkaitan dengan
perbandingan harga pasaran adalah munasabah dan menguntungkan
Universiti dan meluluskan permohonan PTJ untuk pembelian.
5.5. PROSEDUR
Prosedur Rundingan Terus
(a) Memohon untuk mendapat kelulusan awal
(b) Penilaian dan pemilihan Pembekal/Pembuat/Kontraktor
(c) Proses runding harga
(d) Kelulusan
5.6. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
43
Perolehan– Proses Rundingan Terus
Mula
PenilaianPembekal/Pembuat/
Kontraktor
Memohon Kelulusan Awal
RundinganHarga
Kelulusan RundinganHarga
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
44
BAB 6 - PERKHIDMATAN PERUNDING
6.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan perolehan perkhidmatan perunding di Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM)
Perolehan perkhidmatan perunding diperlukan bagi tujuan pelaksanaan kajian dan
projek pembangunan fizikal.
6.2. KRITERIA PEROLEHAN
(a) Perkhidmatan perunding ialah perkhidmatan yang disediakan oleh firma
perunding yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang
perkhidmatan perunding yang berkaitan dan dikategorikan sebagai perunding
fizikal dan perunding bukan fizikal.
(b) Bagi melaksanakan sesuatu projek pembangunan fizikal atau kajian, tetapi
tidak mempunyai keupayaan dari segi kepakaran atau kakitangan dalam
organisasi sendiri, boleh mendapatkan perkhidmatan perunding dan bercadang
untuk menggunakan perkhidmatan perunding,
(c) Bagi melaksanakan projek pembangunan fizikal perlulah merujuk kepada
Jabatan Teknik terlebih dahulu sebelum melaksanakan projek-projek
pembangunan fizikal.
(d) Bagi pelaksanaan projek Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) yang
memerlukan perkhidmatan perunding, rujukan hendaklah dibuat terlebih
dahulu kepada Pusat Teknologi Maklumat UKM dengan mengemukakan
permohonan masing-masing.
(e) Pengecualian diberikan untuk perkhidmatan Juru Ukur – gunapakai kelulusan
baru had RM100,000.00.
6.3. HAD NILAI
Perolehan Perkhidmatan Perunding melibatkan kos seperti di Bab 1, Jadual 3, Bil. 14
– 16 hendaklah dilaksanakan mengikut tatacara sedia ada.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
45
6.4. TANGGUNGJAWAB
6.4.1 PTJ
Untuk mendapatkan perkhidmatan perunding, hendaklah terlebih dahulu
mendapatkan kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang
diturunkan kuasa.
6.4.2 Jawatankuasa Penilaian Perunding
(a) mempertimbangkan terma rujukan dan butiran anggaran kos yang
diperincikan bagi perolehan perkhidmatan perunding yang disediakan
oleh Universiti;
(b) menetapkan markah lulus bagi penilaian teknikal;
(c) melaksanakan penilaian terhadap cadangan teknikal dan cadangan kos
yang dikemukakan oleh perunding berdasarkan kriteria utama yang
ditetapkan oleh Kementerian Kewangan; dan
(d) memperakui perunding yang layak untuk pertimbangan Pihak
Berkuasa Meluluskan.
6.5. PROSEDUR
Prosedur Lantikan Perkhidmatan Perunding
(a) Mendapatkan kelulusan awal untuk membuat Lantikan Perunding
(b) Lantikan terus berserta kos siling/Tender Terhad/Tender Terbuka
(c) Penilaian Perunding
(d) Kelulusan Lantikan Perunding
(e) Pengurusan Dokumen Kontrak
6.6. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
46
Perolehan – Proses Perkhidmatan Perunding
Mula
Lantikan SecaraTender Terhad
Penilaian Perunding
Kelulusan Lantikan Perunding
Lantikan Terus Beserta Kos Siling
Lantikan SecaraTender Terbuka
SuratTawaran Lantikan
Perunding
KelulusanAwalUntuk
Lantikan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
47
BAB 7 - JADUAL KADAR HARGA
7.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan Jadual Kadar Harga (JKH) di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)
JKH diwujudkan untuk memberi peluang kepada vendor yang didaftarkan di dalam
PPV untuk melaksanakan kerja/memberi perkhidmatan pada kadar yang telah
ditetapkan oleh pihak universiti.
7.2. KRITERIA PEROLEHAN
(a) JKH ini hanya terpakai kepada vendor Bumiputera sahaja
(b) Jawatankuasa Jadual Kadar Harga perlu dilantik untuk mengawalselia aktiviti
serta kadar JKH dari semasa ke semasa
(c) Hanya JKH yang telah mendapat kelulusan sahaja yang boleh digunapakai di
dalam tawaran kepada vendor SVU di dalam program PPV.
(d) JKH perlu di nilai dari semasa ke semasa mengikut keperluan dan kesesuaian
7.3. TANGGUNGJAWAB
7.3.1 PTJ
Mencadangkan item-item perlu untuk dimasukkan ke dalam senarai JKH.
7.3.2 Jawatankuasa Jadual Kadar Harga
(a) Menilai dan menetapkan senarai item JKH yang bersesuaian dengan
keperluan universiti;
(b) Menerima serta meluluskan penambahan item ke dalam senarai JKH;
(c) Mencadangkan dan mendapatkan kelulusan untuk kadar JKH yang
terkini;
(d) Mencadangkan perubahan kepada JKH untuk kelulusan; dan
(e) Menilai kesesuaian kadar JKH dari semasa ke semasa.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
48
7.3.3 Bahagian Perolehan
Menggunapakai kadar JKH yang terkini.
7.4. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
49
BAB 8 - ARAHAN PERUBAHAN KERJA
8.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan Arahan Perubahan Kerja atau pun Variation Order (VO) di Universiti
Kebangsaan Malaysia (UKM).
Arahan Perubahan Kerja didefinisikan sebagai sebarang penyimpangan daripada
perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan, spesifikasi dan/atau senarai kuantiti sama
ada dipinda, ditambah atau pun dikurangkan.
8.2. KRITERIA PEROLEHAN
(a) Secara umumnya, Arahan Perubahan Kerja tidak digalakkan, tetapi sekiranya
terdapat rasional serta justifikasi yang wajar, polisi-polisi berikut perlu dipatuhi.
(b) Arahan Perubahan Kerja hanya dibenarkan dalam keadaan berikut:
(i) Keperluan statut, Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan Bomba dan
Penyelamat Malaysia, Pembekal Utiliti (seperti Tenaga Nasional Berhad,
Telekom Malaysia, Jabatan Bekalan Air dan Indah Water Konsortium);
(ii) Bertujuan mengelakkan ancaman nyawa, kerosakan harta benda awam
atau kerugian wang dan implikasi perundangan kepada Kerajaan; dan
(iii) Keperluan teknikal diperlukan untuk menyiapkan skop projek asal
tertakluk kepada had nilai maksimum RM 1 juta.
(c) Semua permohonan untuk Arahan Perubahan Kerja perlu disertakan dengan
justifikasi yang kukuh serta mendapat kelulusan sebelum ia dilaksanakan.
(d) Tempoh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan,
kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak.
(e) Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
50
8.3. HAD NILAI
Had nilai Arahan Perubahan Kerja:
Jenis Perolehan
Had Perubahan Kerja
Menggunakan Geran UKM
(Nilai)
Kuasa Melulus
Sebutharga &
Tender
10% atau sehingga RM1J Jawatankuasa Arahan Perubahan Harga:
Pengerusi : Pegawai Penguasa
Ahli : Wakli Dari Jabatan Bendahari
Ahli : Pegawai Pakar
<20% atau sehingga RM2J Jawatankuasa Perolehan
>20% atau melebihi RM2J Kementerian Kewangan (bagi projek
yang menggunakan dana Geran
Kerajaan)
8.4. PROSEDUR
8.4.1 Arahan Perubahan Kerja Untuk Kontrak Pusat
(a) Pemohon perlu menyediakan justifikasi yang lengkap untuk dimajukan
kepada pengurus kontrak utuk tindakan lanjut.
(b) Pengurus Kontrak perlu:
(iv) Memastikan bahawa justifikasi yang diberi adalah wajar.
(v) Mendapatkan kelulusan untuk Arahan Perubahan Kerja tersebut.
8.4.2 Arahan Perubahan Kerja untuk Bukan Kontrak Pusat
(a) Pemohon perlu menyediakan justifikasi yang lengkap untuk dimajukan
kepada pengurus kontrak utuk tindakan lanjut.
(b) Pengurus Kontrak perlu:
(i) Memastikan bahawa justifikasi yang diberi adalah wajar.
(ii) Mendapatkan kelulusan untuk Arahan Perubahan Kerja tersebut.
8.4.3 Arahan Perubahan Kerja untuk Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak
Untuk Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
Arahan Perubahan Kerja ini boleh diluluskan dengan syarat-syarat berikut:
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
51
(a) Bagi kontrak yang bernilai lebih daripada RM200,000.00 hingga
RM500,00.00.
(b) Kontrak masih berkuatkuasa semasa perlanjutan tempoh kontrak
dipertimbangkan.
(c) Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain.
8.4.4 Kelulusan Arahan Perubahan Kerja
Kelulusan untuk semua permohonan Arahan Perubahan Kerja adalah di
bawah bidangkuasa jawatankuasa asal yang meluluskan kontrak berkaitan.
8.5. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
52
BAB 9 - PEROLEHAN KECEMASAN
9.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan Perolehan Kecemasan di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
Perolehan kecemasan boleh dibuat apabila berlaku sesuatu situasi di luar kawalan
dan yang tidak diduga yang memerlukan tindakan segera untuk memastikan
kelangsungan operasi dan meminimumkan kesan kepada perkhidmatan pelanggan,
serta memastikan keselamatan anggota dan aset universiti. Ini termasuk situasi
sebagaimana berikut:
(a) Kerosakan sistem telekomunikasi, sistem yang kritikal kepada pengurusan UKM,
serta sistem dan peralatan eletrikal.
(b) Pembaikan sistem penyaman udara di bilik peralatan serta kawasan pejabat
yang tidak mempunyai kontrak.
(c) Pembaikan sistem paip serta pembentungan yang tidak mempunyai kontrak.
(d) Bencana alam seperti banjir, gempa bumi, peperangan, rusuhan, kebakaran,
tanah runtuh dan yang seumpamanya.
(e) Tindakan sabotaj dan vandalisma.
9.2. KEUTAMAAN
(a) Jika berlaku keadaan kecemasan sebagaimana dinyatakan di dalam Klausa 9.1
di atas, keutamaan harus diberikan kepada kerja-kerja pembaikan (restoration).
(b) Semua arahan lisan kepada pembekal mestilah diikuti arahan bertulis dalam
masa tidak lebih daripada 5 hari bekerja.
9.3. PENGECUALIAN
(a) Pembelian secara ‘ad-hoc’ akibat daripada kegagalan merancang dengan baik,
tidak boleh dianggap sebagai Pembelian Kecemasan.
(b) Potensi kehilangan pendapatan ataupun pelanggan akibat daripada kegagalan
merancang dan kegagalan mengambil tindakan yang proaktif untuk menukar
ataupun menaik taraf peralatan ataupun kegagalan memperbaharui kontrak;
adalah tidak termasuk di dalam definisi Pembelian Kecemasan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
53
9.4. HAD NILAI
Had Nilai Keperluan Kelulusan Perolehan Kecemasan (KKPK) adalah saperti jadual
dibawah:
JADUAL 4: KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN KECEMASAN (KKPK)
Nilai Perolehan (RM) Yang Melulus
Sehingga 10,000 Ketua PTJ
Sehingga 20,000 Pengarah Prasarana-UKM
Sehingga 50,000 Pengarah Eksekutif Kewangan
Melebihi 50,000 Naib Canselor
9.5. PROSEDUR
9.5.1 Pemilihan Pembekal dan Award
(a) Pemilihan pembekal adalah berasaskan kepada pengalaman,
kepakaran serta kebolehan yang telah dikenalpasti.
(b) Pembekal yang telah dikenalpasti perlu dihubungi dengan kadar
segera.
(c) Sekiranya skop perolehan meliputi aktiviti yang berkaitan dengan
kerja, hanya pembekal berdaftar sahaja yang harus ditawarkan kerja.
9.5.2 Kelulusan
(a) Semua arahan lisan kepada pembekal dan aktiviti berkaitan dengan
kerja kecemasan ini perlu direkodkan.
(b) Asas kepada cadangan tawaran kerja kepada pembekal mestilah
berpandukan kepada Jadual 4: ‘Keperluan Kelulusan Pembelian
Kecemasan’ (KKPK).
(c) Pihak yang meluluskan cadangan tawaran kerja mestilah berpandukan
kepada Jadual 4: Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Kecemasan
(KKPK).
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
54
9.6. TANGGUNGJAWAB
9.6.1 Pegawai Yang Bertanggungjawab
(a) Memastikan Pembelian Kecemasan dibuat berpandukan kepada tadbir
urus yang wajar dan pematuhan kepada polisi yang telah digariskan.
(b) Perlu mendapatkan kebenaran lisan ataupun bertulis daripada pihak
yang berkuasa melulus.
(c) Perlu menghubungi pembekal yang berkelayakan untuk memulakan
kerja pembaikan seberapa segera setelah mendapat kelulusan.
(d) Mengemukakan dokumentasi yang lengkap daripada pembekal
setelah kerja siap dilaksanakan.
9.6.2 Pihak Berkuasa Melulus
(a) Had melulus Pembelian Kecemasan adalah sebagaimana Jadual 4.
(b) Dibenarkan membuat Pembelian Kecemasan tanpa perlu melalui
prosedur sebutharga ataupun tender.
(c) Memberi kelulusan yang segera kepada person in charge untuk
memulakan kerja pembaikan dan memastikan kelulusan lisan yang
diberikan itu diikuti dengan kelulusan bertulis.
(d) Memastikan Pembelian Kecemasan dibuat berpandukan tadbir urus
dan menepati polisi dan prosedur yang telah digariskan.
(e) Mengemukakan laporan bulanan Pembelian Kecemasan kepada
pegawai atasannya untuk tujuan pemantauan.
9.7. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
55
BAB 10 - PROGRAM PENGURUSAN VENDOR
10.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan Program Pengurusan Vendor (PPV) di Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM)
PPV adalah program untuk menjalin hubungan ‘menang-menang’ antara vendor dan
pihak universiti di dalam memastikan perkhidmatan serta barangan yang dibekalkan
adalah menepati kualiti serta spesifikasi yang telah ditetapkan. Program ini juga
memberi peluang kepada pihak kontraktor/pembekal/pengilang untuk terus
meningkatkan mutu barangan dan perkhidmatan masing-masing dalam usaha
mengembang perniagaan mereka.
10.2. KEUTAMAAN
(a) Pihak universiti perlu mewujudkan sebuah program PPV yang berbentuk
‘menang-menang’ dengan vendor yang berpotensi di samping mengekalkan
amalan dan prinsip persaingan yang adil dan terbuka.
(b) Matlamat utama program ini perlu menjurus kepada penambahbaikan
perkhidmatan yang di terima dari vendor-vendor yang terlibat.
10.3. VENDOR
10.3.1 Pendaftaran Vendor
(a) Pemilihan pembekal adalah berasaskan kepada pengalaman,
kepakaran serta kebolehan yang telah dikenalpasti.
(b) Pendaftaran vendor baharu perlu dibuat oleh Bahagian Perolehan
sahaja.
(c) Pihak universiti perlu mewujudkan Senarai Vendor Universiti (SVU)
yang mana diurus dan dikendalikan oleh Bahagian Perolehan.
10.3.2 Pengkelasan Dan Pengiktirafan
(a) Pengkelasan vendor akan ditentukan berdasarkan kepada penilaian
keatas tempoh beroperasi, pengalaman kerja, keupayaan modal,
pengalaman pengurusan termasuk membuat lawatan tapak atau lain-
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
56
lain aspek yang difikirkan perlu oleh Bahagian Perolehan dari masa
kesemasa.
(a) Bahagian Perolehan akan mengeluarkan Sijil Pengiktirafan kepada
semua vendor yang berdaftar.
10.3.3 Penilaian secara berkala akan dilakukan. Antara aspek-aspek yang akan
dinilai ialah:
(a) Harga yang kompetitif
(b) Produk/kerja yang berkualiti
(c) Rekod pelaksanaan kerja/projek yang baik
(d) Prestasi penghantaran yang baik
(e) Khidmat pelanggan
(f) Pengalaman dan kepakaran tempatan
(g) Kedudukan syarikat yang stabil
(h) Etika dan amalan kerja berintegriti
(i) Lain-lain kriteria yang difikirkan perlu
10.3.4 Pendaftaran vendor tanpa memenuhi mana-mana kriteria yang telah
ditetapkan perlu dinyatakan secara rasional dengan justifikasi yang jelas dan
didokumenkan. Ini terutamanya melibatkan vendor-vendor baharu.
10.3.5 Setiap kategori vendor yang didaftarkan wajib mempunyai lebih daripada
satu vendor untuk memastikan persaingan yang sihat di samping
mengurangkan pergantungan kepada satu-satu vendor tertentu sahaja.
10.4. TANGGUNGJAWAB
10.4.1 PTJ
(a) Mengikut ketetapan sasaran yang telah ditetapkan.
(b) Memantau prestasi vendor.
(c) Menilai prestasi vendor setelah kerja selesai ataupun di akhir kontrak.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
57
10.4.2 Bahagian Perolehan
(a) Menetapkan sasaran serta metriks yang jelas dengan vendor.
(b) Mengurus dan mengendalikan pendaftaran vendor berdasarkan
cadangan daripada PTJ dan rekod prestasi vendor.
(c) Mengurus dan mengemaskini Senarai Vendor Universiti (SVU).
(d) Menyediakan kriteria dan template untuk penilaian vendor.
(e) Memantau dan menilai prestasi vendor berpandukan laporan prestasi
vendor yang diperolehi daripada PTJ dan menganalisa data yang
berkaitan.
(f) Meningkatkan tahap kategori vendor perpandukan prestasi yang
ditunjukkan.
(g) Memberi maklum balas kepada vendor berkenaan prestasi mereka
untuk tujuan penambahbaikan.
(h) Mengurus dan memastikan komunikasi dalaman berkenaan dengan
SVU serta proses penilaian vendor dibuat dengan cara yang berkesan.
(i) Menyenarai hitamkan vendor yang tidak mencapai prestasi yang
ditetapkan.
10.5. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
58
Perolehan – Proses Program Pengurusan Vendor
Mula
Mengeluarkan sijilPengiktirafan
Permohonan Pendaftaran Vendor
KelulusanPendaftaran
TidakLulus
Penilaian Vendor
Lulus
Pemantauan Prestasi
Penilaian Prestasi
Pengkelasan
KeputusanPenilaian
Tidak Memuaskan
PendaftaranDibatalkan
PenyertaanDilanjutkan
Memuaskan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
59
BAB 11 - PENTADBIRAN KONTRAK
11.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
pengurusan Pentadbiran Kontrak di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
11.2. PENTADBIRAN KONTRAK
(a) Pihak Pengurusan Universiti memberikan perhatian yang serius kepada
pengurusan dan pentadbiran kontrak bagi menjaga kepentingan Universiti dan
melicinkan urusan yang berhubungan dengan pelaksanaan sesuatu perolehan.
(b) Pemantauan ke atas kontrak yang sedang berkuat kuasa hendaklah
dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari semasa ke semasa bagi mengesan
dan mengenal pasti masalah pelaksanaan kontrak dari peringkat awal.
11.3. BON PELAKSANAAN SEBUT HARGA
11.3.1 Bon Pelaksanaan hendaklah dikenakan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan
dan kerja seperti yang berikut:
(a) bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai
melebihi RM200,000.00, mengikut peraturan yang berkuat kuasa;
(b) bagi perolehan yang bernilai sehingga RM200,000.00, Bon
Pelaksanaan adalah dikecualikan; dan
(c) bagi kontrak bekalan/perkhidmatan bermasa yang berkuat kuasa bagi
tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan amaun bon pelaksanaan
dikira mengikut anggaran nilai kontrak setahun sahaja. Walau
bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor
hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.
11.3.2 Sekiranya kontraktor tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan bagi kontrak
kerja, kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) hendaklah diguna pakai
sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan mengenai tatacara
pengurusan tender yang berkuat kuasa.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
60
11.4. BAYARAN PENDAHULUAN SEBUT HARGA
Bayaran pendahuluan terbahagi kepada yang berikut:
11.4.1 Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan
(a) Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh
diberikan sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum
RM100,000.00 mengikut mana-mana yang lebih rendah; dan
(b) Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberikan
sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM50,000.00
mengikut mana-mana yang lebih rendah.
11.4.2 Kontrak kerja
Bagi kontrak kerja, bayaran pendahuluan boleh diberikan sehingga 25%
daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau maksimum RM100,000.00
mengikut mana-mana yang lebih rendah.
11.4.3 Bagi mendapatkan kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat-
syarat yang berikut hendaklah dipatuhi:
(a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga
RM 1 juta;
(b) Pesanan Rasmi Universiti telah ditandatangani dan dikeluarkan;
(c) Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat
kontrak telah dikemukakan;
(d) Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi bekalan, perkhidmatan dan
kerja hendaklah dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan dalam AP
200.2(b). Jaminan hendaklah sama nilainya dengan bayaran
pendahuluan;
(e) Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada peringkat awal kontrak
dan tidak melebihi satu (1) bulan dari tarikh Pesanan Rasmi Universiti
di mana berkaitan; dan
(f) pendahuluan tidak dibenarkan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan
dan kerja jika tempoh penghantaran/perkhidmatan/siap kerja tidak
melebihi tiga (3) bulan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
61
11.5. BAYARAN INTERIM/KEMAJUAN BAGI SEBUT HARGA KONTRAK KERJA
Kontraktor yang melaksanakan kontrak kerja secara sebut harga boleh diberikan
bayaran interim atau kemajuan sehingga kerja-kerja siap dilaksanakan.
11.6. BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SEBUT HARGA
Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran
kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah
disempurnakan. Bagi kontrak kerja, potongan hendaklah selesai dibuat selewat-
lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%. Manakala bagi kontrak bekalan atau
perkhidmatan juga, potongan hendaklah selesai pada tahap 75% bekalan atau
perkhidmatan disempurnakan.
11.7. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK UNTUK SEBUT HARGA
KONTRAK BELIAN DAN PERKHIDMATAN
Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan boleh
diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan sebut harga asal dengan syarat-
syarat yang berikut:
(a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga
RM500,000.00 ;
(b) Kontrak masih berkuat kuasa semasa pelanjutan tempoh kontrak
dipertimbangkan;
(c) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan
perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;
(d) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberikan sekali sahaja dan tempoh
maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan
(e) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak
asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000.00 dengan syarat jumlah
keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.00;
atau
(f) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada
kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000.00 dengan syarat
jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.00.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
62
11.8. PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA UNTUK SEBUT HARGA KONTRAK
KERJA
11.8.1 Perubahan kerja dibenarkan sekiranya perlu tertakluk kepada syarat-syarat
yang berikut:
(a) Peruntukan mencukupi;
(b) Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga diperoleh terlebih dahulu
sebelum perubahan kerja dilaksanakan. Seorang daripada anggota
Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai
Teknikal; dan
(c) Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi
20% daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000.00
mengikut mana-mana yang paling rendah. Cadangan perubahan kerja
terkumpul melebihi 20% daripada nilai kontrak atau RM100,000.00
hendaklah dirujuk untuk kelulusan Lembaga Perolehan terlebih
dahulu.
11.8.2 Pelanjutan masa bagi kontrak kerja bernilai melebihi RM200,000.00 hingga
RM500,000.00 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawankuasa Sebut
Harga terlebih dahulu.
11.9. BON PELAKSANAAN TENDER
11.9.1 Bon pelaksanaan merupakan suatu aku janji tak bersyarat (unconditional
undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan untuk membayar suatu amaun
tertentu atas tuntutan sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi dan
melaksanakan obligasinya di bawah kontrak.
11.9.2 Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, kontraktor hendaklah
mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, bon
pelaksanaan yang nilainya adalah seperti yang berikut:
(a) Dua setengah peratus (2.5%) daripada jumlah harga kontrak bagi
kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai antara
RM200,000.00 hingga RM500,000.00;
(b) Lima peratus (5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak bekalan
atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500,000.00; dan
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
63
(c) Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuat kuasa dalam
tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai bon
pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak bagi
satu tahun sahaja. Walau bagaimanapun, bon pelaksanaan yang
dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh
kontrak bermasa.
11.9.3 Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200,000.00, kontraktor
hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, bon
pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak.
11.9.4 Bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit Malaysia (RM) dari
bank atau institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama
ada dalam bentuk—
(a) Jaminan Bank atau Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank
atau syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi-
Institusi Kewangan 1989 [Akta 372] yang beroperasi di Malaysia;
(b) Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di
bawah Akta Bank Islam 1983 [Akta 276] yang beroperasi di Malaysia;
(c) Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat insurans yang
berlesen di bawah Akta Insurans 1996 [Akta 553] yang beroperasi di
Malaysia;
(d) Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang berlesen
di bawah Akta Takaful 1984 [Akta 312] yang beroperasi di Malaysia;
atau
(e) Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad
(BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank).
11.10. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU PERKHIDMATAN
Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, tempoh sah laku bagi sesuatu jaminan
adalah dari tarikh jaminan itu dikeluarkan hingga dua belas (12) bulan selepas tarikh
tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana-mana yang lebih
kemudian.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
64
11.11. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA
(a) Bagi kontrak kerja, bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam bentuk
seperti di perenggan 11.9.4 atau dalam bentuk Wang Jaminan Pelaksanaan
(WJP) yang merupakan suatu kemudahan bagi memenuhi keperluan bon
pelaksanaan.
(b) WJP bermaksud sejumlah wang yang dipegang oleh Kerajaan bagi memastikan
kontraktor mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang
ditandatangani.
(c) Jumlah WJP ialah lima peratus (5%) daripada harga keseluruhan kontrak.
(d) Kemudahan WJP hanya dibenarkan untuk kontraktor kerja tempatan. Walau
bagaimanapun, WJP tidak dibenarkan bagi subkontraktor yang dinamakan bagi
kerja.
(e) Sekiranya kontraktor gagal untuk mengemukakan bon pelaksanaan
sebagaimana di perenggan 11.9.4 pada tarikh milik tapak, kaedah WJP akan
diguna pakai secara automatik.
(f) Kontraktor yang memilih atau dikenakan kaedah WJP akan dikenakan potongan
sebanyak sepuluh (10%) daripada bayaran kemajuan pertama dan selanjutnya
sehingga ia mencapai lima peratus (5%) daripada nilai keseluruhan kontrak.
(g) WJP yang dipotong daripada bayaran kemajuan hendaklah dimasukkan ke
dalam akaun deposit yang dinamakan “Wang Jaminan Pelaksanaan”.
(h) Suatu akaun subsidiari dan senarai lengkap kontraktor yang berkenaan yang
menunjukkan butir-butir terperinci setiap potongan WJP dan baki bulanan dan
tahunan hendaklah diselenggarakan secara teratur dan dikemaskinikan.
(i) Pada bila-bila masa sepanjang pelaksanaan projek, kontraktor boleh
mengemukakan bon pelaksanaan sebagaimana di perenggan 11.9.4 dan Agensi
yang berkenaan hendaklah memulangkan WJP yang ditahan.
(j) Tempoh sah laku bon pelaksanaan adalah dari tarikh kuat kuasa kontrak hingga
dua belas (12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.
(k) Sekiranya berlaku kelewatan dalam menyiapkan projek, tindakan serta-merta
hendaklah diambil oleh agensi yang berkenaan untuk memastikan bahawa
tempoh sah laku bon pelaksanaan dilanjutkan, tanpa mengambil kira sama ada
Kerajaan mengenakan ganti rugi tertentu atau ganti rugi ditetapkan atau
pelanjutan masa diluluskan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
65
11.12. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK ANTARABANGSA
(a) Kontraktor hendaklah mengemukakan bon pelaksanaan dalam bentuk Jaminan
Bank dan dalam mata wang yang ditetapkan bagi harga kontrak daripada bank
yang berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi-Institusi Kewangan 1989 yang
beroperasi di Malaysia.
(b) Setelah segala obligasi kontrak selesai, surat pelepasan bagi Jaminan Bank
hendaklah dikemukakan kepada Bank. Salinan asal atau satu salinan yang telah
disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh agensi yang berkenaan
sebagai rekod.
11.13. MENGESAHKAN SURAT JAMINAN TENDER
(a) Agensi hendaklah menyemak dengan Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam,
Syarikat Insurans atau Syarikat Takaful yang berkenaan tentang kesahihan bon
pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor.
(b) Sekiranya terdapat pemalsuan bon pelaksanaan, Ketua Agensi hendaklah
membuat laporan polis supaya tindakan dapat diambil kerana pemalsuan
sedemikian merupakan suatu kes jenayah.
(c) Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, Ketua Agensi hendaklah melaporkan
dengan segera tentang pemalsuan bon pelaksanaan kepada Perbendaharaan.
(d) Bagi kontrak kerja, Ketua Agensi hendaklah melaporkan dengan segera tentang
pemalsuan bon pelaksanaan kepada PKK atau CIDB.
11.14. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU
PERKHIDMATAN
(a) Bon pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak
disempurnakan.
(b) Surat Pelepasan (Letter of Discharge) bagi Jaminan Bank, Jaminan Syarikat
Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful
hendaklah dikemukakan kepada Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat
Insurans atau Syarikat Takaful.
(c) Salinan asal atau suatu salinan yang disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah
disimpan oleh Agensi sebagai rekod.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
66
(d) Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), bon pelaksanaan
boleh dilepaskan lebih awal jika Agensi berpuas hati bahawa segala obligasi
kontrak disempurnakan dan tiada apa-apa tuntutan yang dibuat.
11.15. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA
11.15.1 Berkenaan dengan Jaminan Bank, Jaminan Syarikat Kewangan, Jaminan
Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful,—
(a) sebaik Perakuan Siap Kerja dikeluarkan, Agensi boleh mengurangkan
nilai bon pelaksanaan yang asal sebanyak lima puluh peratus (50%);
(b) Agensi hendaklah memaklumkan secara bertulis tentang perkara ini
dan kontraktor yang berkenaan hendaklah menggantikan Jaminan
yang asal dengan Jaminan baru yang nilainya adalah bersamaan
dengan lima puluh peratus (50%) daripada Jaminan yang asal;
(c) setelah Jaminan baru diterima, Agensi hendaklah melepaskan bon
pelaksanaan yang asal kepada kontraktor yang berkenaan.
11.15.2 Berkenaan dengan Wang Jaminan Pelaksanaan,—
(a) Agensi boleh memulangkan sebanyak lima puluh peratus (50%)
daripada nilai Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan setelah Sijil
Perakuan Siap Kerja dikeluarkan;
(b) baki Wang Jaminan Pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%)
lagi boleh dipulangkan sekiranya kontraktor dapat mengemukakan
Jaminan sebagaimana di perenggan 11.15.1 yang sama nilai dengan
Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan.
11.15.3 Baki bon pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%) lagi hendaklah
dilepaskan atau dipulangkan dalam tempoh dua belas (12) bulan selepas
tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan atau setelah Perakuan Siap
Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan, mengikut mana-mana yang lebih
kemudian.
11.15.4 Setelah segala obligasi kontrak disempurnakan, Surat Pelepasan (Letter of
Discharge) bagi bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan kepada Bank,
Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat Insurans atau Syarikat Takaful.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
67
11.15.5 Salinan asal atau suatu salinan yang disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah
disimpan oleh Agensi sebagai rekod.
11.16. BAYARAN PENDAHULUAN TENDER
(a) Bayaran pendahuluan hanya dibenarkan untuk kontraktor tempatan.
Kemudahan bayaran pendahuluan tidak terpakai bagi Kontrak Pusat, kontrak
yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana agensi Kerajaan (Ministerial
Central Contract) dan perkhidmatan perunding.
(b) Semua bayaran pendahuluan hendaklah dicajkan terus kepada Vot projek yang
berkenaan.
(c) Akaun subsidiari pendahuluan kontraktor hendaklah diselenggarakan bagi
mengakaunkan bayaran pendahuluan yang telah diselaraskan melalui
pembayaran balik yang dibuat.
11.17. HAD NILAI, SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER
11.17.1 Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, had nilai, syarat dan peraturan bagi
bayaran pendahuluan adalah seperti yang berikut:
(a) bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh
diberikan sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM10
juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;
(b) bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberikan
sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM5 juta,
mengikut mana-mana yang lebih rendah;
(c) bagi memperoleh kemudahan bayaran pendahuluan, syarat-syarat
yang berikut hendaklah dipatuhi:
(i) menandatangani dan mengembalikan Surat Setuju Terima;
(ii) mengemukakan bon pelaksanaan;
(iii) mengemukakan polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan
dalam syarat-syarat kontrak; dan
(iv) mengemukakan Jaminan bagi bayaran pendahuluan.
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
68
11.17.2 Bagi kontrak kerja, had nilai, syarat dan peraturan bagi bayaran
pendahuluan adalah seperti yang berikut:
(a) bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh diberikan
sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau
maksimum RM10 juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;
(b) bagi Subkontraktor Dinamakan, bayaran pendahuluan boleh diberikan
sehingga 20% daripada nilai kontrak Subkontraktor Dinamakan atau
maksimum RM5 juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;
(c) jaminan bagi kontraktor utama dan subkontraktor dinamakan
hendaklah dibuat secara berasingan dan mengikut nilai yang
ditetapkan;
(d) kontraktor hendaklah mengemukakan permohonan bagi kemudahan
bayaran pendahuluan berserta Jaminan bagi bayaran pendahuluan
dengan seberapa cepat yang mungkin tetapi tidak lewat daripada tiga
bulan selepas penyerahan tapak;
(e) bagi memperoleh kemudahan bayaran pendahuluan, syarat-syarat
yang berikut hendaklah dipatuhi:
(i) menandatangani dan mengembalikan Surat Setuju Terima;
(ii) mengemukakan bon pelaksanaan;
(iii) mengemukakan polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan
dalam syarat-syarat kontrak; dan
(iv) mengemukakan Jaminan bagi bayaran pendahuluan.
11.18. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER
Syarat-syarat yang berikut hendaklah dipatuhi:
(a) Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan, tidak boleh
dibatalkan (irrevocable) dan sama nilai dengan bayaran pendahuluan;
(b) Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran
kemajuan mengikut peringkat kerja atau peringkat bekalan yang
disempurnakan;
(c) Bagi kontrak kerja, Pegawai Penguasa hendaklah memastikan bahawa
potongan bagi bayaran pendahuluan dapat disempurnakan selewat-lewatnya
semasa projek siap pada tahap 75%;
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
69
(d) Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, Pentadbir Kontrak hendaklah
memastikan bahawa potongan bagi bayaran pendahuluan dapat
disempurnakan selewat-lewatnya melalui bayaran terakhir setelah semua
bekalan atau perkhidmatan disempurnakan sepenuhnya;
(e) Tempoh pembayaran balik bayaran pendahuluan tidak boleh melebihi
keseluruhan tempoh kontrak;
(f) Tempoh sah laku Jaminan untuk bayaran pendahuluan bagi kontrak hendaklah
meliputi tempoh kontrak atau suatu tempoh lanjutan yang diluluskan dan akan
dilepaskan apabila segala potongan selesai dibuat, mengikut mana-mana yang
lebih dahulu;
(g) Agensi hendaklah menerima hanya format Jaminan Bank, Jaminan Syarikat
Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful;
(h) Agensi dinasihatkan supaya berhati-hati dan mengawasi kemajuan pelaksanaan
sesuatu kontrak kerana jika kontraktor gagal, bayaran pendahuluan yang belum
dibayar balik dapat dituntut daripada bank, syarikat kewangan, syarikat
insurans atau syarikat takaful yang mengeluarkan Jaminan yang dikemukakan
oleh kontraktor dalam tempoh sah laku;
(i) Jaminan bank, Jaminan Syarikat Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan
Insurans atau Jaminan Takaful yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah
disahkan oleh Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat Insurans atau
Syarikat Takaful yang mengeluarkannya dan tidak boleh dibatalkan.
11.19. PENTADBIRAN KONTRAK DAN PEMANTAUAN PRESTASI PERKHIDMATAN
PERUNDING
(a) Jabatan Pengurusan Pembangunan hendaklah mengambil perhatian yang
serius berkenaan dengan pengurusan dan pentadbiran kontrak.
(b) Pentadbiran kontrak hendaklah dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari
semasa ke semasa bagi mengesan dan mengenal pasti masalah dari peringkat
awal.
(c) Perunding yang dilantik dikehendaki supaya menyempurnakan obligasi yang
ditetapkan dalam perjanjian dan mematuhi peraturan Universiti yang berkuat
kuasa. Perkara ini hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam perjanjian dengan
perunding.
(d) Sekiranya perunding gagal untuk mematuhi obligasi kontrak dan/atau
peraturan yang berkenaan, tindakan hendaklah diambil selaras dengan syarat-
UNIVERSITI K
EBANGSAAN M
ALAYSIA
70
syarat yang terkandung dalam kontrak dan kegagalan ini hendaklah dilaporkan
kepada Perbendaharaan untuk tindakan yang sewajarnya.
(e) Universiti hendaklah menetapkan syarat pengenaan Liquidated and
Ascertained Damages (LAD) ke atas perunding sekiranya terdapat kelewatan
daripada jadual pelaksanaan yang dipersetujui dalam perjanjian.
(f) Universiti hendaklah membuat pemantauan dan penilaian prestasi perunding
pada setiap bulan sehingga tempoh perkhidmatan perunding tersebut tamat
dan merekodkan penilaian itu dalam Sistem e-Perunding.
(g) Sekiranya terdapat kecuaian yang serius oleh pihak perunding, Universiti
hendaklah melaporkan kecuaian itu kepada Lembaga Profesional yang
berkenaan untuk tindakan yang sewajarnya.
(h) Bagi perunding pembangunan fizikal, sekiranya berlaku kegagalan selepas
projek disempurnakan, Jabatan Pengurusan Pembangunan hendaklah
mengeluarkan arahan secara bertulis kepada perunding yang terlibat supaya
menyediakan Laporan Tunjuk Sebab mengenai punca kegagalan dan kaedah
untuk mengatasinya kepada Kerajaan dengan segera selaras dengan syarat-
syarat perjanjian perkhidmatan perunding.
11.20. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.