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FABRICA DE SOLUCIONES GBS. La Solución de GBS para Entidades Educativas Oficiales y Privadas en Colombia

GBS. Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga Calle 64 45-16 Int.102. (7)6475596 01-8000-114270 www.migbs.com E-mail: [email protected]

Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Junio de 2009 Señores ENTIDAD EDUCATIVA Atte. Señor RECTOR. E. S. M.

REF: UNICO SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO PARA EL SECTOR EDUCATIVO, USADO Y RECOMENDADO POR LAS PRINCIPALES ENTIDADES DEL ORIENTE COLOMBIANO.

Cordial Saludo. Por medio de la presente, agradecemos su invitación a proponer el Sistema de Información Integrado para el sector Educativo de su Entidad y se permite presentar la siguiente propuesta, basada en GBS, producto de software del cual somos fabricantes. BENEFICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO PARA EL SECTOR EDUCATIVO. Su Entidad, TAMBIEN PUEDE AHORRAR el 95% del tiempo en su gestión Contable y Administrativa, MEJORAR sus Recaudos, MANTENER la Contabilidad al Día y CONTROLAR sus Presupuestos. Testimonio del Dr. Rodolfo Elkin Blanco Bueno, Rector.

“Nosotros en el INSTITUO GABRIELA MISTRAL empleábamos entre dos y tres SEMANAS para la elaboración de los MILES de recibos de los costo educativos, ahora empleamos UN DIA, pero también, en UN PAR DE SEGUNDOS, se legalizan los recaudos mediante CODIGOS DE BARRAS, gracias a lo cual, hemos mejorado los recaudos, nuestra Contabilidad siempre está AL DIA y los Presupuestos se EJECUTAN SEGÚN LO PLANEADO...” Nosotros, la firma GBS, La Casa Colombiana de Software, durante 20 años hemos ayudado a entidades como la suya en la implementación exitosa de su Sistema de Información Contable y Gerencial. Hoy, con el apoyo de IBM y Microsoft, nos complacemos en presentar a ustedes nuestro exclusivo software para ENTIDADES EDUCATIVAS: "GBS". GBS es el primer software optimizado para CIUDADELAS EDUCATIVAS certificado por la multinacional Microsoft con el logo "Microsoft Diseñado para Windows XP" y es usado por las más importantes entidades del Oriente como: Colegio Vicente Azuero, Instituto La



Cumbre, Instituto Empresarial Gabriela Mistral, Instituto José Antonio Galán, Colegio JOSE ELIAS PUYANA, Colegio Beth Shalom y por más de mil quinientas empresas PUBLICAS Y PRIVADAS en todo el País. Las principales Ciudadelas del Area Metropolitana ya cuentan con el Sistema de Información que les permite FACTURAR EN SEGUNDOS Y RECAUDAR DE MANERA AUTOMATICA Y SEGURA LOS INGRESOS MENSUALES, pero a la vez, mantener su Contabilidad al día, Controlar los Presupuestos de Ingresos y Gastos, Organizar la Tesorería, el Almacén, las Compras, en RESUMEN, ya cuentan con el Software IDEAL para la ORGANIZACIÓN Y EL CONTROL de la Gestión Administrativa. UNICA solución que incluye FACTURACION AUTOMATICA Y RECAUDOS MEDIANTE CODIGO DE BARRAS Nuestro software es el UNICO que ofrece el Exclusivo Sistema de FACTURACION Y RECAUDO AUTOMATICO BASADO EN CODIGOS DE BARRAS AMPLIAMENTE UTILIZADO POR COLEGIOS PUBLICOS Y PRIVADOS, CONJUNTOS RESIDENCIALES, CENTROS COMERCIALES, CLUBES Y EN GENERAL, entidades que requieren facturar y recaudar en forma automática.

La forma más fácil de realizar automáticamente todas las transacciones de su Entidad, y además: � ¡Facturación de costos educativos automática con un solo clic! � Recaudos Automáticos, sin digitación, mediante la tecnología de Códigos de Barras � 0% de tiempo adicional, el módulo Asistente Contable hace la tarea por Usted. � Y lo mejor de todo: el módulo Asistente Contable se encarga de afectar las cuentas en

forma inteligente, permitiendo realizar la labor a usuarios no experimentados. CASO DE ÉXITO PROBADO: Entidades como el Centro Comercial Epicentro, usando nuestra tecnología, lograron las siguientes mejoras en Productividad: 1. Pasaron de facturar en 8 días cada mes, a tan solo 3 horas cada mes 2. Pasaron de elaborar un Recibo de Caja para el Recaudo de 4 minutos promedio por

persona, a 15 segundos 3. Pasaron de 8 días de causaciones contables al mes, a tan solo 10 minutos, pues el Sistema

genera automáticamente las imputaciones de Cuentas de Cobro, Facturas y Recaudos.



4. Pasaron de cientos de errores al mes por duplicidad de procesos y redigitación de información, a CERO ERRORES, pues el Sistema genera la contabilización automática, en todos los procesos.

5. Pasaron de recaudar los días 10 de cada mes, al día 1 de cada mes, pues el proceso de Facturación Automático les permite disponer de las Cuentas de Cobro / Facturas el día 1 del mes, acortando el ciclo de facturación, pero sobre todo, el ciclo de recaudos.

6. Hoy, el Centro Comercial Epicentro es Líder en los servicios de Administración, ha mejorado su flujo de caja y mantiene la información al día, base para la toma de decisiones gerenciales acertadas.

Una Solución de Negocios a la medida de sus necesidades. Nuestra propuesta es la solución para la implementación del Sistema de Información que su entidad necesita para mejorar su productividad y competitividad, contribuyendo al éxito en la Gestión Empresarial, pues conocemos sus necesidades, contamos con la experiencia y el recurso humano para éste proyecto específico, en el cual proveeremos la consultoría, capacitación permanente y el soporte presencial, telefónico/fax, así como exclusivos servicios de Helpdesk a través de Internet, con actualizaciones gratuitas durante un año, lo cual nos permite garantizar el cumplimiento de los requisitos y la satisfacción de sus necesidades mediante nuestra propuesta. Contamos con el respaldo de los Líderes de la Industria. Para nosotros en GBS, como fabricante de Software reconocido en el Oriente Colombiano desde 1990, es muy importante trabajar de la mano de Entidades reconocidas como su ENTIDAD para la implementación de su Sistema de Información, así como lo hemos hecho en más de mil empresas con el respaldo tecnológico de Microsoft quien nos apoya como ASOCIADO DE NEGOCIOS para este proyecto específico. Una filosofía basada en la experiencia Entender el negocio de nuestros clientes, dominar las tecnologías a utilizar, comprometerse con la calidad y seguir metodologías de Ingeniería del Software de clase mundial, son los cuatro principios básicos que nos han permitido como CASA DE SOFTWARE, obtener el respaldo de más de mil clientes y las recomendaciones de Microsoft para el mercado de América Latina.



Esperamos que este sea el comienzo de una relación estratégica de negocios a largo plazo, basada en los principios de trabajo duro en equipo y compromiso por el éxito de las partes. Sinceramente. LUZ DARY ARÉVALO GALVÁN Gerente General E-mail: [email protected]

Móvil: 317-426-9429 GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS – GBS – Fabricante del Software “GBS” Bogotá Barranquilla Bucaramanga Calle 64 45-16 Interior 102 Bucaramanga, Colombia E-mail: [email protected] Web: www.migbs.com

Telefax: (7) 647 55 96 01-8000-11-4270



RESUMEN EJECUTIVO

La nuestra es una propuesta integral que comprende las áreas de Administración del Talento Humano, Software y Hardware, así como la asesoría y el entrenamiento al personal de su entidad para el uso de la nueva solución administrativa basada en la tecnología informática. En éste resumen de la propuesta me permito presentar un cuadro de costos, las condiciones comerciales de la oferta, garantías y algunas recomendaciones importantes para asegurar una implementación exitosa del Software Administrativo y Financiero. PLATAFORMA TECNOLOGICA. Estaciones de trabajo: Las características mínimas son máquinas basadas en Windows (WINDOWS XP PROFESSIONAL RECOMENDADO) con 256 MB en RAM, 750MHz o superior y 100 MB de disco duro disponible por cada módulo a instalar en la máquina Lenguaje de programación: Microsoft Visual FoxPro 9.0 EXPERIENCIA. Veinte años a nivel nacional. Ver Listado de clientes SERVICIOS DE VALOR AGREGADO. De acuerdo con la edición que usted adquiera de GBS, obtendrá un paquete de servicios de valor agregado que incluyen: Consultoría.

GBS provee la consultoría previa para la determinación de las necesidades del negocio en cada una de las áreas, las cuales formarán parte integral del Sistema de Información

Soporte Postventa. GBS ofrece servicio permanente a partir de la firma del contrato en forma telefónica/fax, E-mail, Helpdesk de Internet. Una vez terminado el periodo de montaje la entidad podrá recibir soporte telefónico ilimitado, soporte por Internet ilimitado y soporte remoto vía software especializado de HelpDesk.

Actualizaciones a nuevas versiones. Ofrecemos actualizaciones gratuitas en la misma plataforma a partir de la firma del contrato.

Contrato de extensión de la garantía. A partir del primer año de la firma del contrato, su entidad podrá suscribir un contrato de extensión de la garantía para el Sistema de Información. Este contrato extiende por un año el soporte postventa y actualizaciones a nuevas versiones.

Valor de la Asistencia y soporte.



Invirtiendo el 10% del valor original del contrato de software incrementable en el IPC anual su entidad adquiere derecho a actualizaciones por un año, y si desea recibir servicio de soporte, la inversión es del 20%.

DESCRIPCION DE GBS EDICION

PARA ENTIDADES OFICIALES

PARA ENTIDADES PRIVADAS

CTD

VALOR TOTAL



Capacitación. Curso de capacitación de 15 horas para el personal que se dedicará al manejo de GBS. LICENCIA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO GBS. Incluye los módulos de: • Contabilidad General: Sistema de Información Contable

Oficial, PUC entidades educativas • Cartera: Cuentas por Cobrar y cuentas por Pagar • Tesorería: Pagos, Recaudos, Bancos • Inventarios y Compras: Inventarios para el consumo y activos • Facturación de Ventas (Facturación automática de matrículas

y demás servicios educativos). • Presupuesto de Ingresos y Gastos de acuerdo con el Estatuto

Orgánico de presupuestos para entidades oficiales en Colombia. • Módulo Generador de Reportes para Office: Permite

exportar Informes a Word, Excel, PDF, HTML, BMP, GIF para ser modificados en otras aplicaciones y/o enviados por Email-Fax.

• Módulo Administrador del Sistema: Definición de Usuarios, Perfiles, Autorizaciones, Copias de Seguridad, Mantenimiento de la Base de Datos

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CONDICIONES COMERCIALES DE LA OFERTA

Servicios:

SERVICIOS DE VALOR AGREGADO INCLUIDO Máximo número de empresas Número de Computadores en las misma red Número de Centros de Costos, Bodegas y Sucursales Tiempo en meses de actualizaciones gratuitas Tiempo en meses de soporte por Internet Tiempo en meses de soporte por Teléfono Tiempo en meses de soporte presencial

10 2 NO 12 6 6 4

Impuestos : Los precios NO incluyen el valor al impuesto IVA. Forma de pago: 50% a la firma del contrato y 50% a 30 días

Descuento : 10% por pago total a la firma del Contrato



ANEXO: ORGANICE Y CONTROLE SU NEGOCIO CON GBS

CONTROLE FACILMENTE SU EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS: El Sistema le permite PLANIFICAR, ORGANIZAR, EJECUTAR Y CONTROLAR sus Presupuestos de Ingresos y Gastos, de acuerdo con la Normatividad Vigente en Colombia del Estatuto Orgánico de Presupuestos Oficiales. Del Presupuesto Inicial o Anual, al CDP, RP, COMPROBANTE DE PAGO, ¡UN SOLO CLICK!

ORGANICE Y CONTROLE FACILMENTE SU NEGOCIO, TRABAJANDO EN UN AMBIENTE SIMILAR A WORD, EXCEL E INTEGRE SU SISTEMA CON MICROSOFT OFFICE:

¡Usted ya sabe usar el Sistema! Ingrese datos, procese la información y obtenga todos los informes por pantalla, en cualquier impresora local o de la red, o mejor, exporte sus informes a Microsoft Office para acompañarlos de gráficas y personalizarlos de acuerdo con sus necesidades.



MODERNICE Y AGILICE SU GESTION DE INFORMACION CON LA TECNOLOGIA DE EL CODIGO DE BARRAS

PC IBM 1234

IDENTIFIQUE PLENAMENTE SUS INVENTARIOS, CLIENTES Y EMPLEADOS CON FOTOGRAFIAS DIGITALES

AUTOMATICE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS DIARIAS DE FORMA RAPIDA Y SENCILLA: Venda, facture, recaude, compre, reciba mercancías, compre, pague, gestiones sus inventarios, haga sus notas de contabilidad y automatice todas sus tareas administrativas diarias usando el Sistema. Pero lo mejor de todo es que el Sistema incluye asistentes para generar transacciones automáticamente cuando son recurrentes o repetitivas mediante plantillas muy fáciles de usar. ¡Permita que el Sistema trabaje por Usted!.

¡Haga cada tarea una única vez! Por ejemplo usted puede digitar su factura de ventas, imprimirla directamente en su formato autorizado por la DIAN y permitir que el Sistema actualice sus inventarios, cartera y genere el comprobante contable automático.

¡Sistema totalmente visual! Al facturar usted ve las fotos de sus productos. El cliente obtiene exactamente lo que está esperando. Permite digitalizar las fotografías de cada item del inventario para tener una mejor identificación de cada activo, cada cliente, cada empleado.

¡El Sistema es ideal para puntos de venta! Identificación de cada producto, activo fijo, terreno, edificación, vehículo, equipo de oficina y cualquier elemento del Inventario mediante código de barras.



INTEGRE TODA LA INFORMACION DEL NEGOCIO AUTOMATICAMENTE

CONOZCA EL ESTADO REAL DE LOS ACTIVOS Permite identificar por cédula/nit al responsable de cada item del inventario así como el proveedor, los términos del mantenimiento, garantías, pólizas de seguros, etc. Cada item está claramente identificado como ACTIVO, EN MANTENIMIENTO, DADO DE BAJA, EN REMATE, A DONAR o cualquier otro estado del mismo en el inventario. La ficha de la base de datos del Inventario tiene para cada item la información necesaria para el control real de los activos. Las entradas, salidas, ajustes directos, transferencias y cualquier novedad del inventario se realizan mediante comprobantes que forman parte del Kardex del Inventario. El Sistema valoriza automáticamente el inventario a partir de los movimientos del KARDEX, permitiendo conocer con exactitud el valor del inventario a una fecha determinada. HAGA UNA GERENCIA DE RELACION CON LOS CLIENTES: Conozca sus clientes, dónde están, sus gustos, preferencias, cuanto compran, que le deben

El Sistema integra automáticamente todas las áreas del negocio a partir de interfaces contables que se adaptan a cualquier tipo de negocio. Por ejemplo, a partir de la factura de ventas, el Sistema descarga el Inventario, genera el registro en Cuentas por Cobrar (si la venta es a crédito) y además, Genera Automáticamente el Comprobante de Contabilidad. ¡Eso es Integración total!

La ficha de la base de datos de Clientes tiene toda la información necesaria para atraer, tener y mantener para siempre a los mejores clientes.



TOME LAS MEJORES DECISIONES DE NEGOCIOS CON INFORMACION GERENCIAL CONFIABLE Y OPORTUNA…

TOME LAS MEJORES DECISIONES DE NEGOCIOS INFORMADAS El Sistema le permite obtener cientos de Informes, Listados y Consultas predeterminados que usted puede personalizar y parametrizar, es decir, usted decide qué información quiere ver, cómo la quiere ver y sobre todo, con la opción de Filtrar o seleccionar los rangos de fechas, de clientes, documentos, zonas o cualquier otra cosa variable para la selección de información clave para su negocio.

NOVEDAD IMPORTANTE: El Sistema ahora incluye un nuevo módulo Generador de Reportes Integrado con OFFICE e Internet

Por ejemplo, Usted puede saber cuáles han sido las compras realizadas por el Cliente “PEDRO PEREZ” de la línea de productos “LINEA IMPORTADA”, durante los últimos cinco años. Pregúntele al Sistema. ¡El Sistema le Responde!

Ahora usted puede preparar su Informe para ser analizado en una Hoja de EXCEL, hacer sus propios cálculos agregar columnas, gráficas y todo el poder de análisis de EXCEL: ¡Este es un sueño hecho realidad!, y lo mejor de todo: Sin afectar la información de su base de datos pues se está operando con una imagen de los datos. Después de hechos sus análisis, guarde el archivo para su uso posterior o para distribuirlo vía e-mail o fax.

El Sistema le permite mejorar la calidad de la toma de decisiones integrando su información contable y gerencial con Microsoft Excel: Usted puede ver toda la información de su Contabilidad en una hoja de datos de Excel que usted siempre ha utilizado para hacer sus propios análisis. Construya sus propios gráficos, realice análisis del tipo “Quá pasaría si…”, manipule sus propias tablas dinámicas y benefíciese de todo el poder de Microsoft Excel.



Listado de Clientes Sistematizados con GBS:

EMPRESA CONTACTO TELEFONO AÑO IMPLEMENT

Colegio Vicente Azuero Instituto La Cumbre Instituto Emp Gabriela Mistral Instituto Gabriel García Márquez Instituto Comunitario Minca Ins Agrop Gustavo Duarte Alemán Instituto José Antonio Galán Instituto Madre del Buen Concejo Instituto José Elías Puyana Colegio Gonzalo Jiménez Navas Colegio Ntra Señora de Fátima Colegio Beth Shalom Inst Técnico Superior de Comercio Colegio Avelina Moreno Coohilados del Fonce Hospital de Vélez Refrigeración del Sur Neomundo Calzado Lapell

Andrés Flórez Nidia Serrano Rodolfo E. Blanco Gilberto Castellanos Claudia Mogollón Pedro Juan Chona César Orlando Barajas César Enrique Monsalve Hugo Hernán Serrano José de Jesús Lozano Yolanda Murillo Jaime Marín Marcenio Madera Conde Juan Carlos Silva Gustavo Jiménez Saida Viviana Prieto Mery García Beatriz Puyana Yolanda Meneses

6486582 6581223 6487334 6484524 6369687 6500897 6494022 6387015 6497555 6581321 6520752 6478072 6222453 3124179705 7243544 7564321 6781005 6317317 6716171

Floridablanca (1997) Floridablanca (2005) Floridablanca (2005) Floridablanca (2006) Floridablanca (2006) Floridablanca (2006) Floridablanca (2006) Floridablanca (2006) Floridablanca (2006) Floridablanca (2006) Bucaramanga (1998) Bucaramanga (2006) Barrancabermeja (2008) Socorro (2007) San Gil (2002) Vélez (2006) Bmanga, San Gil (2006) Bucaramanga (2007) Bucaramanga (2004)



Suministros Diesel Industrias Caney

Gustavo Santamaria Rosalba Capacho

6457482 6327895

Bmanga,Cgena,Medellín Bmanga, Cgena, Yopal

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