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PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Comité de Archivo.

Comité de Gerencia.

Comité Gestión y Mejora de la Calidad.

GD080-R3-M04

VERSION–01

2017-2019

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

E.S.E HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO SANTA SOFÍA DE CALDAS

Código: GD080-R3-M04

Versión 01

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Tabla de Contenido

1. Aspectos Generales ............................................................................................... 4

A. Introducción .................................................................................................... 4

B. Alcance .............................................................................................................. 5

C. Objetivos ............................................................................................................. 5

Objetivo General .................................................................................................... 5

Objetivos Específicos ............................................................................................. 5

D. Marco estratégico del programa de gestión documental – PGD. ....................... 6

Política de gestión documental .............................................................................. 6

Responsabilidad en la gestión documental ........................................................... 6

Articulación de Procesos para la Implementación del PGD ................................... 7

E. Público al que va dirigido .................................................................................... 8

F. Requerimientos para la implementación del PGD .............................................. 8

Normativos ............................................................................................................ 8

Económicos ......................................................................................................... 12

Administrativos. .................................................................................................... 13

Tecnológicos. ....................................................................................................... 15

Gestión del Cambio. ............................................................................................ 18

2. Lineamientos para los procesos de Gestión Documental .................................... 19

A. Planeación documental ...................................................................................... 19

Administración documental. ................................................................................ 19

Directrices para la creación y diseño de documentos ......................................... 20

Mecanismos de autenticación ............................................................................. 21

B. Producción documental .................................................................................... 21

C. Gestión y trámite ............................................................................................... 23

D. Organización .................................................................................................... 23

E. Transferencias. ................................................................................................. 24

F. Disposición. ...................................................................................................... 24

G. Preservación a largo plazo. .............................................................................. 24

3. Programas Específicos del PGD. ......................................................................... 26

A. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos ............. 26

B. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. ........................................ 27

C. Programa de Digitalización. .............................................................................. 28

D. Plan de Capacitación en Gestión Documental .................................................. 28

4. Cronograma ........................................................................................................ 29

5. Consolidación del PGD ........................................................................................ 30

6. Revisión y Aprobación del PGD ............................................................................ 30

7. Actualización del PGD .......................................................................................... 30

8. Evaluación del PGD.............................................................................................. 31




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9. Bibliografía ........................................................................................................... 32

10. Anexos ............................................................................................................. 34

ANEXO 1. Diagnóstico ............................................................................................ 34

ANEXO 2. Mapa de procesos. ................................................................................ 34

ANEXO 3. Matriz de responsabilidades – RACI – .................................................... 34

ANEXO 4. Cronograma. .......................................................................................... 35




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1. Aspectos Generales

A. Introducción

La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, busca

fortalecer y actualizar los lineamientos para garantizar la correcta gestión del

patrimonio documental, para lo cual identifica los requerimientos normativos,

económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión; las actividades

relacionadas con la gestión documental institucional y los lineamientos que

permitan planear, gestionar, controlar, proteger, preservar y garantizar el derecho

de acceso a la información.

Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos

para Colombia, Decreto 2609 de 2012 y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, la

ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, implementará el

Programa de Gestión Documental – PGD, articulado al Sistema de Gestión de la

Calidad, para lo cual elabora el presente documento, que en su contenido

establece aspectos generales como: Política de Gestión Documental, objetivos,

alcance, público al cual está dirigido, requerimientos normativos, económicos,

administrativos y tecnológicos para su desarrollo; los lineamientos para los

procesos de la Gestión Documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite,

Organización, Transferencias, Disposición de los Documentos, Preservación a

Largo Plazo y Valoración); los programas específicos, el diagnóstico de Gestión

Documental, cronograma de implementación, el mapa de procesos de la Entidad

y los recursos requeridos para su implementación.

Este documento consolida los lineamientos para la Gestión Documental, en las

etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos,

independientemente del soporte y medio de registro y almacenamiento. Se

establecen los requerimientos para la gestión documental y las acciones a corto,

mediano y largo plazo, para la implementación del PGD.

El Programa de Gestión Documental se ha estructurado en armonización con el

Modelo Estándar de Control Interno – MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad

e interactúa con la misión, visión, objetivos, planes y metas estratégicas

institucionales.




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B. Alcance

El Programa de Gestión Documental (PGD) de la ESE Hospital Departamental

Universitario Santa Sofía de Caldas, aplica para la información física, electrónica,

digital y en cualquier soporte en el corto, mediano y largo plazo, desde su

producción o recepción, hasta su disposición final, articulado con los lineamientos

estratégicos Institucionales, así como con las Políticas de Gerencia de la

Información y el Sistema de Gestión de Calidad.

Se encuentra alineado con el Plan de Desarrollo Institucional, puesto que en la

estrategia Gestión de la Comunicación perteneciente a la Línea Gestión del

Entorno se promueve la transparencia y acceso a la información como derecho

del ciudadano frente a la memoria documental de la Entidad y el mejoramiento

continuo de trámites y servicios y a través de la estrategia Fortalecimiento del

Sistema de Información de la línea Efectividad Clínico Administrativa que busca

fortalecer el uso de recursos tecnológicos para la gestión documental que permita

alcanzar altos niveles de eficiencia administrativa.

En la Línea Humanización y Seguridad en la Atención, el PGD debe garantizar los

elementos necesarios para una gestión sistémica de documentos claves para los

procesos asistenciales, como lo son las guías de práctica clínica y los protocolos

de enfermería. Además, el PGD al articularse con el Sistema de Gestión de

Calidad deber proporcionar las herramientas para una gestión ordenada de todos

sus activos de información, tanto en formato físico como en formato virtual.

C. Objetivos

Objetivo General

Fortalecer la Gestión Documental en la ESE Hospital Departamental Universitario

Santa Sofía de Caldas, proporcionando instrumentos archivísticos y lineamientos

claros y precisos, que articulados a los lineamientos institucionales procuren la

seguridad de la información, la gestión transparente y confiable del patrimonio

documental y la accesibilidad y confiabilidad de su contenido a todos los

ciudadanos.

Objetivos Específicos




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Gestionar el acceso a la documentación del Hospital.

Conservar y preservar el patrimonio documental de la ESE Hospital

Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas.

Implementar buenas prácticas en materia de seguridad de la información.

Promover la Cultura Institucional en cuanto a prácticas de Gestión

Documental.

Diseñar e implementar los instrumentos que le permitan la adecuada

administración y control del archivo institucional.

D. Marco estratégico del programa de gestión documental – PGD.

Política de gestión documental

La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, se

compromete a aplicar los requerimientos normativos que en materia archivística

promueva el Archivo General de la Nación, para el desarrollo de la Gestión

Documental a través de los procesos de planeación, producción, gestión y

trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de

documentos, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la

información producida y recibida por el Hospital en sus diferentes medios y

soportes, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.

Responsabilidad en la gestión documental

Con el fin de enfocar los esfuerzos institucionales al logro sistemático y sistémico

de resultados, El Hospital ha implementado el modelo de operación por procesos,

cuyo esquema plantea procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evaluación.

Es así, como el Proceso Gestión Documental cuenta con recurso humano idóneo,

capacitado en la gestión archivística e incorpora los procedimientos, indicadores

y planes necesarios para garantizar una adecuada gestión del patrimonio

documental. EL proceso mencionado será el responsable de acompañar la

implementación del Programa de Gestión Documental y de articular esfuerzos

para desplegar los lineamientos definidos por los procesos estratégicos.

Así mismo, los líderes de proceso y coordinadores de servicios serán

responsables de apoyar en el despliegue de lineamientos y políticas con sus

equipos de trabajo. Todos los colaboradores de la Institución sin distinción de su

modalidad de contratación, son responsables de actuar de conformidad con lo

estipulado y promover la correcta gestión de los documentos institucionales físico

o digitales.




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Para alcanzar altos niveles de implementación del Programa de Gestión

Documental, se cuenta con el apoyo del Comité Anti trámites y de Gobierno en

Línea, desde el cual se realizar seguimiento periódico a la normatividad

relacionada con el Acceso y Transparencia a la Información. El Comité de Gestión

y Mejora de la Calidad, el cual se encarga dentro de sus funciones, de promover

la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Igualmente el Comité de

Historias Clínicas tiene a su cargo las funciones relacionadas con garantizar la

gestión correcta del archivo institucional y de la Historia Clínica como expediente

legal y de carácter confidencial, por lo que ejerce como instancia asesora ante la

alta dirección en materias archivísticas y de gestión documental.

Articulación de Procesos para la Implementación del PGD

Para alcanzar una implementación efectiva del Programa de Gestión Documental,

es necesario definir la relación de los principales procesos




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E. Público al que va dirigido

El PGD va dirigido a todos los colaboradores de la Institución (cliente interno), sin

distinción de su modalidad de contratación o vinculación y servirá como marco

de referencia para las solicitudes realizadas por Entes de Control, Entidades y

ciudadanía en general (Cliente externo).

Para ofrecer el derecho de acceso a la información, se utilizan diferentes medios

tecnológicos tales como intranet, páginas web, aplicaciones móviles, medios de

comunicación tradicionales y medios presenciales.

La institución con el ánimo de definir perfiles de los usuarios, realizará

caracterización con base en la “Guía de Caracterización de Usuarios de Gobierno

en Línea”.

F. Requerimientos para la implementación del PGD

Normativos

Ley 80 de 1989

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es el encargado de regir

la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el

patrimonio documental del País, ponerlo al servicio de la comunidad y difundir los

documentos que registran actividades realizadas por las personas o entidades a

lo largo de la historia del país

Ley 527 de 1999.

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las

entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones. Se encuentra reglamentada parcialmente por el decreto 4124 de

2004.

En su Artículo 19, establece “Soporte Documental. Las entidades del Estado

podrán incorporar tecnología de avanzada en la administración y conservación de




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sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico

o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos contemplados en la

ley.”

Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos

personales.

En su “Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho

constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las

informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y

los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el

artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información

consagrado en el artículo 20 de la misma.”

Ley 1712 de 2014.

Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a

la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Conjunto de

disposiciones legales que tiene como objeto regular y garantizar el derecho de

acceso a la información pública, así como sus procedimientos y garantías

Decreto 2609 de 2012

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los

artículo 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia

de Gestión Documental para todas las entidades del Estado. Art. 2. Tipos de

información. Art. 18, Preservación de documentos en ambientes electrónicos.

CAPITULO IV, La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

Acuerdo 048 de 2000.

Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de

Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación

preventiva, conservación y restauración.




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Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Define el concepto de documento electrónico de archivo.

Acuerdo 03 de 2015.

Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado

en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado

del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo

IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y

el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012


Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la

contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía.

2. Digitalización. Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de

digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo: Contar

con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos. Garantizar

la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar

el trabajo. Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de

soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos. Recomendar las

previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia

tecnológica. Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la

información por accidentes o terrorismo.

Acuerdo 039 de 2002

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las

Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de

2000.


Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de

gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,

se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23

y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.




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Por el cual se modifica el Acuerdo No. 7 del 29 de Junio de 1994. Modifica glosario

reglamento general de archivos. Definiciones de documento electrónico de

archivo y archivo electrónico.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta,

película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por

computador.

Circular externa 002 de 2012 - AGN.

Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión Documental”. Hace

referencia a la Circular No.004-2010 de la Comisión Intersectorial de Políticas y

Gestión de la Información para la. Administración Pública - COINFO (. “Estándares

mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos

electrónicos”.


Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se

modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,

aprobación e implementación de la Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental. Art.14. Actualización. Cuando se transformen tipos

documentales físicos en electrónicos. Art. 18. Usos de tecnologías de información

que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de la

TRD, de forma que facilite la interoperabilidad con el “Registro Único de Series

Documentales” y otros sistemas de información de cada entidad.


Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y

descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Art. 20. Utilización de medios

tecnológicos en la descripción archivística. Art. 21. Compatibilidad e

interoperabilidad. Art. 22. Transferencias de información




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Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno

en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes

1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones


Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59

de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión

Documental.

Ver Artículo 17. “Características de los sistemas de gestión documental. La

gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las

funciones de las Entidades públicas, sus dependencias y funcionarios, así como

en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos,

de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los

sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes

características:”

Económicos

Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental, la ESE Hospital

Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, requiere de los recursos

necesarios para su implementación, teniendo en cuenta lo siguiente:

Asignar el presupuesto de acuerdo a los requerimientos y necesidades de

la Institución para garantizar la operatividad, mantenimiento y mejora del

Programa de Gestión Documental.

Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones, las necesidades para la

implementación del Programa de Gestión Documental.

Incluir en el Plan Anual de Inversiones, los recursos que correspondan para

la contratación de bienes y/o servicios necesarios para llevar a cabo la

ejecución del PGD.

Incluir en el Plan Anual de Capacitación de la Entidad, los recursos

necesarios para fortalecer las competencias de los líderes de procesos y

colaboradores, que permitan ejecutar las actividades relacionada con la

Gestión Documental.




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El Hospital establecerá para cada vigencia los recursos presupuestales

necesarios para ejecutar el PGD, el cual estará sujeto a las respectivas

aprobaciones por el CODFIS y la Junta Directiva. A continuación se presentan los

valores aproximados para las vigencias 2017-2019, teniendo en cuenta que en

cada una se llevarán a cabo las respectivas refrendaciones.

Resumen general de presupuesto

PGD 2017-2019

Concepto Descripción 2017 2018 2019

Almacenamiento

de Archivo

Outsourcing para

almacenamiento de fondos

documentales según los

criterios archivísticos.

69.600.000 72.000.000 76.000.000

Recurso

Humano

Equipo de trabajo relacionado

directamente con las

actividades archivísticas,

según matríz RACI. Equipo de

trabajo de Gestión

Documental.

105.840.000 110.073.600 114.476.544

Plan de Inversión

Presupuesto de inversión

dedicado al fortalecimiento

del sistema de información

como elementos claves para

el desarrollo de la gestión

documental en formato físico

y electrónico. Adquisición de

recursos tecnológicos.

120.000.000 180.000.000 200.000.000

Presupuesto de inversión

dedicado a garantizar el

mantenimiento de los

sistemas de información.

Incluye soporte y

licenciamiento de software,

así como garantías sobre el

hardware que soporta los

sistemas de información.

420.000.000 460.000.000 500.000.000

Total 715.440.000 822.073.600 890.476.544




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Administrativos.

Infraestructura: para gestionar correctamente la producción, recepción y el

almacenamiento de la información o documentación, se requiere de los espacios

físicos adecuados, tanto en las instalaciones locales, como instalaciones externas.

Recurso Humano: conformación de un equipo interdisciplinario para apoyar la

Gestión Documental y la implementación del Programa de Gestión Documental.

Incluye los respectivos procesos de contratación para el desarrollo de acciones

que el Hospital no pueda suplir.

Ver Anexo 3 Matriz de Responsabilidades –RACI- el cual incluye la estructura

funcional de los responsables de la Gestión Documental y responsables de la

implementación del PGD.

Estructura de Gobierno

Estra

tég

ico

Junta Directiva

Gerencia

Comité de Historias Clínicas

Comité Gestión y Mejora de

la Calidad.

Comité de Gerencia

Planeación e Información.

Tá

ctic

o

Equipo Gerencia de la

información.

Líder Gestión Documental

Líderes de Procesos.

Op

era

tiv

o

Equipo Gestión Documental.

Equipos de trabajo de los

procesos




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Tecnológicos.

Los recursos de TI que permitan aplicar de manera efectiva cada una de las

acciones en el ciclo de vida de la información y la documentación.

La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas deberá

proporcionar los medios y recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo las

acciones en cada fase del ciclo de vida de la información y la documentación,

desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su producción, gestión

y trámite, consulta y conservación, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes

criterios:

Aplicativo para la gestión de correspondencia para facilitar el registro de

envíos y recepción de documentación, así como la consulta de los

respectivos históricos.

Software para la gestión de la documentación relacionada con el Sistema

de Gestión de Calidad.

Recursos de TI para registrar, recepcionar, tramitar, consultar y conservar

la documentación institucional.

Herramientas (Hardware y Software) que permitan ofrecer los niveles de

seguridad de la información. Incluye sus políticas y lineamientos.

Mantenimiento y monitoreo al Sistema de Seguridad de la Información.

Promover el uso de recursos de TI para alcanzar la mayor eficiencia en las

funciones archivísticas.

Conforme a la integralidad del PGD y los datos institucionales ya sean en formato

físico o electrónico, forman parte de los recursos tecnológicos las licencias de

software propietarias y desarrollos propios de software que son utilizados en la

institución; a la vez, se incluyen las herramientas automáticas para la generación

de copias de seguridad y servidores externos que han sido contratados con

terceros. A continuación, la figura muestra algunas de las aplicaciones utilizadas.




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Recursos de almacenamiento y despliegue documental

Gestión documental electrónica del Sistema de Gestión de Calidad.




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Gestión documental electrónica Asistencial y Administrativa

Software complementario para la gestión documental

Software para Gestión Documental (Ventanilla Única y Correspondencia

interna)

Software Ofimático para la generación y actualización de documentos.

Software para automatización de copias de seguridad.




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Los sistemas de información son herramientas efectivas para promover el acceso

a la información pública y cumplen con los siguientes criterios:

a. Se encuentran alineados y articulados para ofrecer la integridad de la

información que requiere el PGD.

b. Se ofrece a los ciudadanos la posibilidad de consultar la información, de

manera oportuna y con los más altos niveles de disponibilidad.

c. La Institución por medio de sus recursos y sistemas de información cumple

con el cronograma de trabajo establecido en la Estrategia de Gobierno en

Línea y efectúa el monitoreo sistemático a la política de Transparencia y

Acceso a la información pública.

d. Los proyectos de infraestructura y desarrollo tecnológico incluyen en sus

necesidades los requerimientos para la gestión documental institucional y

promueven la disminución de uso de papel así como la austeridad en el

gasto y eficiencia de los procesos.

Gestión del Cambio.

Las inversiones realizadas por el Hospital en cuanto a infraestructura tecnológica

que fomente una gestión documental responsable y promoviendo la aplicación

normativa, se formulan acciones tendientes a que las personas y la cultura del

Hospital se ajusten a las nuevas dinámicas, estrategias, directrices y mejores

prácticas de la gestión documental.

Dichas actividades permiten disminuir las brechas y resistencia al cambio en

cuando a un mayor uso de tecnologías y menos papel; genera ambientes de

confianza y aprovecha el interés de los colaboradores por aprehender y afrontar

retos.

Capacitaciones en aplicación de TRD

Capacitaciones para el uso correcto de copias de seguridad.

Capacitaciones para uso adecuado del archivo electrónico.

Capacitación y acompañamiento en archivos de gestión.

Actividades orientadas a Cero Papel.

Capacitación confidencialidad de la información clínica.

Capacitación en uso de aplicativos (Sevenet, wikissofthia, Almera, Correo

Electrónico, Hosvital).

Fortalecer la inducción y re inducción en temas archivísticos.




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2. Lineamientos para los procesos de Gestión Documental

La mejora continua del Programa de Gestión Documental, permite a la Institución

desarrollar de manera efectiva los procesos de Planeación, Producción, Gestión y

Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación

a Largo Plazo y Valoración, para lo cual cuenta con el Proceso de Gestión

Documental, el cual ha sido caracterizado como proceso de apoyo según el Mapa

de Procesos. A continuación se establecen los lineamientos para cada fase del

ciclo de vida documental y a la vez, se plantean las acciones que el Hospital

requiere fortalecer para mejorar continuamente el ciclo de vida del patrimonio

documental.

A. Planeación documental

La Planeación Documental de la ESE Hospital Departamental Universitario Santa

Sofía de Caldas, se lleva a cabo bajo las directrices de la Alta Dirección y lo

estipulado por el Sistema de Gestión de Calidad.

Administración documental.

EL Hospital cuenta con la caracterización del Proceso de Gestión Documental y

un modelo de operación por procesos que facilita la interacción y enfoque común

a resultados. Como recurso informático cuenta con software ALMERA y SEVENET

en los cuales se puede gestionar la documentación institucional, así como

consultar las caracterizaciones de los procesos, procedimientos y políticas con

sus respectivos indicadores de gestión y resultado. A continuación se listan los

manuales y políticas institucionales que apoyan la planeación documental en el

Hospital y los cuales cuentan con su respectivo acceso a través de medios

tecnológicos.

Manual de ventanilla Única de Correspondencia y Software de Gestión

Documental.

Manual de Archivo y Correspondencia.

Manual de Historia Clínica.

Política de Gerencia y Seguridad de la Información.

Política de Comunicaciones.

Manual de Políticas de Seguridad Informática.

Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos.

Manual del Sistema de Gestión de Calidad.




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Acciones del Programa de Gestión Documental.

Actividad a Desarrollar

TIPO

REQUISITO

A L F T

Elaborar, revisar, aprobar y publicar el PGD. X X

Actualizar el registro de activos de información. X X X X

Documentar bajo esquema de norma única la Política de Gestión

Documental de la institución. X

Desarrollar los programas específicos planteados desde el PGD. X

Desplegar a través del sitio web el esquema de publicación. X X X X

Revisar y/o actualizar las Tablas de Retención Documental. X X X X

Revisar y/o actualizar el Manual de Archivo y Correspondencia X

Revisar y/o actualizar el Manual de Historia Clínica X

Revisar y/o actualizar el Manual de ventanilla Única de

Correspondencia y Software de Gestión Documental X

Documentar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR. X X X

Elaborar las Tablas de Valoración Documental – TVD. X X X

Diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo para la correcta gestión y preservación de

los documentos electrónicos, según sus respectivas Tablas de

Retención Documental – TRD.

X X X

Ajustar el Proceso de Gestión Documental a las disposiciones

archivísticas, de seguridad de la información y medios electrónicos. X X X

Tipo de Requisito: A – Administrativo, L – Legal, F – Funcional, T- Tecnológico

Directrices para la creación y diseño de documentos

El Hospital cuenta con manuales y formatos (norma única) para la estandarización

en la creación y producción documental, así como una ruta establecida para el

diseño, revisión y aprobación de los documentos y formatos asociados al Sistema

de gestión de Calidad y comunicación interna y externa. Para ello cuenta con los

siguientes activos:

Manual de Archivo y Correspondencia.

Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos.




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TIPO

REQUISITO

A L F T

Promover el uso de flujos de Trabajo utilizando la Herramienta

Sevenet. X X X

Incorporar la elaboración de actas utilizando el Software para el

Sistema de Gestión de Calidad – Almera. X X X

Parametrizar en el software Almera, la visualización y seguimiento

de plan de desarrollo y grupos de estándares de acreditación. X X X

Explorar el uso del software Almera para la Gestión de Proyectos. X X X


Mecanismos de autenticación

Para la autenticación de documentos se cuenta con:

Firma digitalizada para registros clínicos realizados en Sistema de

Información Hospitalario Hosvital.

Firma electrónica para las comunicaciones externas que la requieran.


TIPO

REQUISITO

A L F T

Explorar el uso de tabletas digitalizadoras de firmas, para el

archivo de formatos de negación de servicios. X X X


B. Producción documental

La producción documental en el Hospital se rige bajo los siguientes lineamientos:

Estructura de los documentos

Manual de Archivo y Correspondencia: define la estructura necesaria para

la producción de comunicaciones oficiales enviadas, memorandos,

certificaciones, circulares, actas y resoluciones.




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Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos: se

establecen los modelos de norma única para: políticas, procesos,

procedimientos, indicadores, manuales, guías, protocolos, instructivos y

formatos

Áreas responsables de trámites documentales

El Hospital lleva el control unificado del registro y radicación de los documentos,

por medio del aplicativo SEVENET, el cual es administrado por el Proceso de

Gestión Documental y el proceso de Administración de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones – TICS –

Se cuenta así mismo con mecanismos de digitalización de documentos que luego

son incorporados a sistemas de información como HOSVITAL (historias clínicas)

y ALMERA (Software de Contenidos del Sistema de Gestión de Calidad)

El Manual para la Documentación del Modelo de Operación por Procesos

establece el flujo de producción documental en el Sistema de Gestión de Calidad,

desde su elaboración hasta la aprobación y futuras actualizaciones. Incluye

además el proceso para control de versiones.



TIPO

REQUISITO

A L F T

Definir formatos estandarizados para la gestión de proyectos. X X X

Definir la política de tratamiento de datos personales. X X X

Definir política de publicación de datos en sitio web e intranet. X X X

Ejecutar el Plan de Medios (múltiples canales) que permita

desplegar la información tanto a usuarios internos como externos. X X X





Versión 01

Página 23 de 40

C. Gestión y trámite


TIPO

REQUISITO

A L F T

Caracterizar los usuarios internos y externos para definir los

mecanismos de despliegue de información adecuados. X X

Actualizar la plataforma de intranet, buscando mayores niveles de

usabilidad. Facilidad de interacción con los usuarios. X X

Realizar estudio de viabilidad de proyecto para carteleras digitales,

promoviendo interacción con usuario interno y externo. X X

Difusión de uso de trámites y servicios que brinda el Hospital. X X

Revisar y de ser necesario, ajustar los flujos de trabajo (Workflow)

definidos en los sistemas de información. X X

Realizar el registro y control de formatos de la Gestión Documental,

en particular aquellos asociados al préstamo de la Historia Clínica. X X X X

Definir los metadatos mínimos de los documentos digitales, en

particular para iniciar la implementación de la estrategia de

Gobierno en línea – Datos Abiertos.

X X X

Definir los lineamientos para la generación y publicación de datos

abiertos. X X X

Actualización periódica del sitio web conforme a los

requerimientos de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información.

X X

Aplicar encuestas de opinión a los usuarios internos y externos en

cuanto a información publicada. X X


D. Organización

Este apartado hace referencia a las acciones encaminadas a identificar los

documentos institucionales, su clasificación y ubicación.


TIPO

REQUISITO

A L F T

Aplicar los criterios básicos de ordenación, clasificación y

descripción de los expedientes, según lo establecido por el


X X

Mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos que

permita la identificación y control de versiones. X





Versión 01

Página 24 de 40

E. Transferencias.

Conjunto de operaciones que deben ser realizadas para transferir los archivos de

gestión al archivo central.


TIPO

REQUISITO

A L F T

Aplicar los procedimientos y formatos definidos por la Institución

para efectuar el traslado de archivo desde los procesos hacia el

archivo central.

X X

Etiquetar los expedientes de tal manera que se facilite su

recuperación y control.

X X


F. Disposición.

Determinar las acciones a realizar con los documentos luego de su ciclo de vida,

de acuerdo a las disposiciones generales (TRD, TVD), prácticas de digitalización

del archivo físico y procedimiento correcto para la eliminación de los documentos

físicos o digitales.


TIPO

REQUISITO

A L F T

Aplicar los procedimientos de archivo, con el objetivo de disponer

los documentos según las TRD. X X X X

Realizar análisis de viabilidad económica para la elaboración y

aplicación de la tablas de valoración documental –TVD- X X X X

En caso de eliminación documental, garantizar el registro

adecuado de actas y prácticas de eliminación segura de archivos

(físicos o digitales) garantizando la trazabilidad de las tareas

llevadas a cabo.

X X X X

Publicar el inventario de documentos eliminados. X X X X


G. Preservación a largo plazo.

Corresponde a las actividades realizadas por el Hospital para garantizar la

preservación en el tiempo, independientemente de su forma de registro o

almacenamiento. Busca ofrecer atributos de autenticidad, integridad,




Versión 01

Página 25 de 40

inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legalidad y conservación de documentos

físicos y digitales.

Actividad a Desarrollar TIPO

REQUISITO

A L F T

Llevar a cabo los procesos de revisión, foliación y restauración de

documentos físicos, para facilitar la labor de conservación. X X X X

Parametrizar y garantizar las copias de seguridad de las bases de

datos financieras y asistenciales. X X X X

Parametrizar y garantizar las copias de seguridad de la

información de los procesos. X X X X

Garantizar la función de Archiving para las cuentas de correo

electrónicas institucionales. X X X

Implementar herramientas administrativas de cortafuegos,

antivirus, anti spam, filtros de internet y seguridad perimetral para

brindar seguridad a la información institucional.

X X X

Verificar la adherencia a las TRD en la gestión documental X X X

Definir la metodología de digitalización y especificar las series,

subseries y tipos documentales que deberán ser sujetos a este

tratamiento.

X X X X


3. Fases de implementación del PGD

A. Alineación con el Plan De Desarrollo

El PGD se alineará al Plan de Desarrollo del Hospital, para cada vigencia se integraran

las actividades en el Plan de Acción del Proceso de Gestión Documental, de acuerdo

al cronograma definido y su ejecución se llevará a cabo de acuerdo al flujo de recursos

del sistema. En particular en lo relacionado con la implementación del software

ALMERA como gestor de contenidos del Sistema de Gestión de Calidad.

B. Metas a corto, mediano y largo plazo

Con el fin de armonizar el desarrollo del PGD con el modelo de madurez del SGI, se

definen un plan de implementación de los diferentes programas específicos descritos

en el presente documento, los cuales se desarrollarán a corto y mediano plazo. Los

proyectos e desarrollarán de manera gradual y se complementan entre sí y se

constituyen en prerrequisitos unos de otros, según la etapa de madurez y el plazo

establecido para su ejecución.




Versión 01

Página 26 de 40

4. Programas Específicos del PGD.

A partir del Anexo 1. Diagnóstico, se han definido las necesidades en materia de

Gestión Documental y su correspondiente articulación con el Sistema de Gestión

de Calidad, por lo que se plantean los siguientes programas específicos durante

la implementación del PGD.

a. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos

b. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.

c. Programa de Digitalización.

d. Plan de Capacitación en Gestión Documental.

La ejecución de estos programas específicos podrá suscitar la necesidad de

cambios a nivel de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad tales

como: Políticas, procesos, procedimientos, manuales, formatos e indicadores.

A. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos

Propósito

Estandarizar los formatos y plantillas institucionales para la gestión de documentos

internos y externos, así como la definición, diseño e implementación de

formularios electrónicos. Estas acciones facilitan la identificación, clasificación y

descripción de los documentos. Acciones generales:

Revisión documental:

Hacer una revisión de los procesos institucionales para detectar formatos y

actualizar las Tablas de Retención Documental, así como el listado maestro

de documentos. Igualmente efectuar análisis de tipos documentales que

puedan ser convertidos a formato digital mediante formularios. Se revisan

y publican en la intranet, formatos (plantillas) institucionales para

comunicación interna y externa.

Lenguaje estandarizado

Construir un diccionario terminológico adaptado al léxico institucional, que

permita referirse en términos homogéneos a la actividad archivística.

Definición de esquema de metadatos, en particular para la Estrategia de

Gobierno en Línea y su actividad específica de Datos Abiertos.




Versión 01

Página 27 de 40

B. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.

Propósito

Propone diseñar e implementar estratégicas que permitan gestionar el ciclo de

vida de los documentos electrónicos, promoviendo la racionalización de trámites

según lo requerido en el marco del gobierno electrónico. Acciones generales:

Documentar y socializar el modelo para la gestión de documentos

electrónicos, capacitando a los líderes en la creación de estructuras

documentales que faciliten el archivo y copias de seguridad de los

documentos electrónicos.

Analizar, diseñar e implementar un software para la gestión del ciclo de vida

de los documentos electrónico asociados al recurso humano institucional,

que además de facilitar la gestión de la información, apoye la estrategia de

“cero papel”.

Implementar una solución de “People Analytics” que brinde a la Gestión y

Administración del Talento Humano, una herramienta para el

aprovechamiento inteligente de los datos relacionados con el recurso

humano institucional.

Llevar a cabo tareas de backup manuales y automáticas de los

documentos electrónicos almacenados en los equipos de cómputo de

líderes de proceso, garantizando su salvaguarda y futuro acceso.

Integrar los nuevos desarrollos de software propuestos desde el “Plan de

Gerencia de la Información” a las bases de datos actuales, de tal manera

que se articulen y garanticen la coherencia con los sistemas actuales.

Realizar las gestiones necesarias para salvaguardar la información

contenida en los correos electrónicos institucionales, así como los datos

gestionados desde los aplicativos SEVENET y ALMERA, que forman parte

de la estructura tecnológica de gestión documental. Así mismo, garantizar

el esquema de copias de seguridad sistemático del aplicativo HOSVITAL

que conserva la información clínica y financiera del Hospital.

Realizar el proceso de copia de seguridad de documentos publicados en

la Intranet y Sitio Web, para garantizar su conservación de mediano plazo.




Versión 01

Página 28 de 40

Para lo cual se deberán definir períodos de generación de backups y

medios tecnológicos a utilizar (DVD, Almacenamiento en discos con

sistema RAID, cinta).

Desarrollar soluciones de inteligencia de negocios y minería de datos, que

permitan recuperar informes para apoyar la toma de decisiones y la

evaluación de resultados por parte de los procesos. Reduce los tiempos de

consulta de los datos y promueve la eficiencia administrativa.

C. Programa de Digitalización.

Propósito

Proponer proyectos orientados a la digitalización de documentos clínicos y/o

administrativos, de tal manera que se propicien mecanismos de acceso

electrónicos facilitando su gestión. Acciones generales:

Realizar análisis de alcance, costo y cronograma, para viabilizar proyecto

institucional de digitalización de historias clínicas. Actividad encaminada a

garantizar la conservación de los expedientes en formatos digitales,

además de la liberación de espacio en el archivo físico de historias. Las

acciones a realizar garantizarán los niveles de seguridad, disponibilidad y

confidencialidad de la información.

Digitalizar de expedientes relacionados con la gestión del recurso humano

institucional. Datos sobre colaboradores activos (hojas de vida) como de

inactivos (Historias laborales). Cumpliendo con los niveles de seguridad,

disponibilidad y confidencialidad de la información.

Digitalizar la información legal interna de la Institución (Resoluciones) y

ofrecer mecanismos de acceso a través de la intranet y sitio web, según el

alcance de su contenido.

Digitalizar documentos de carácter asistencial (Consentimientos

informados, solicitud de copias de historia clínica) e integrarlos al sistema

de información Hosvital.

D. Plan de Capacitación en Gestión Documental




Versión 01

Página 29 de 40

Incorporar en el Plan de Capacitación Institucional, momentos en los cuales se

brinde asesoría y formación a los líderes de los procesos acerca de la Gestión

documental. Acciones generales:

Identificar necesidades de capacitación interna en los temas de la Gestión

Documental e integrarlas a los Planes de Acción del Proceso de Gestión

Documental para cada vigencia, así como al Plan de Capacitación

Institucional.

Definir el cronograma y los recursos necesarios para ejecutar las sesiones

de capacitación.

Llevar a cabo las jornadas de capacitación programadas, buscando

siempre la integración de los conocimientos adquiridos en la práctica diaria

de las labores archivísticas.

5. Cronograma

Al conocer y priorizar las actividades de corto, mediano y largo plazo necesarias

para la implementación sistemática y sistémica del PGD, se establece el

Cronograma de trabajo.

Se adopta el esquema de cronograma propuesto por el Archivo General de la

Nación en su PGD, buscando categorizar las actividades y definir su tiempo de

ejecución en el corto, mediano y largo plazo.

El cronograma conforma el ANEXO 4 del presente PGD “Cronograma de

implementación del PGD” y aunque se propone con una vigencia 2017-2019,

podrá ser modificado de acuerdo a los requerimientos institucionales.




Versión 01

Página 30 de 40

6. Consolidación del PGD

El proceso de Gestión Documental será el responsable de articular la participación

de los diferentes procesos e identificar los recursos necesarios para su

implementación. La Alta Dirección (Gerencia y líderes de los procesos) deberán

participar activamente en todas las fases del Programa. Sin embargo se

relacionan a continuación algunos de los procesos (o quien haga sus veces)

invitados a aportar todo el esfuerzo en la elaboración, ejecución y

acompañamiento durante el ciclo de vida del programa:

Gestión Documental.

Gestión de Planeación.

Control Interno de Gestión.

Administración de Tecnologías de la Información – TICS –

Gestión y Administración del Talento Humano.

Garantía de Calidad.

Gestión de Comunicaciones y Mercadeo.

Gestión Ambiental.

Gestión Financiera.

Gestión de Facturación.

Asesoría Jurídica.

7. Revisión y Aprobación del PGD

La revisión del PGD estará a cargo del Comité de Archivo. Podrá ser presentado

en otros comités con el objetivo de articular sus acciones.

8. Actualización del PGD

El PGD se propone para la 2017-2019, sin embargo la Institución podrá llevar a

cabo actualizaciones parciales cuando se considere pertinente. Algunos factores

que pueden conducir a revisar y/o actualizar parcialmente el PGD son:

Cambios normativos.

Cambios en el Direccionamiento Estratégico.

Análisis de Contexto.

Evaluaciones internas.

Evaluaciones externas.




Versión 01

Página 31 de 40

Mejora continua del PGD.

El responsable de articular la revisión del PGD será el proceso de Gestión

Documental. Se recomienda participación activa de los líderes interesados, en

particular los relacionados en el numeral 4 del presente programa. “Consolidación

del PGD” y será el Comité de Archivo el encargado de avalar los ajustes

efectuados. Al terminar la vigencia propuesta, se deberá efectuar todo el proceso

de consolidación, revisión y aprobación del PGD.

9. Evaluación del PGD

El proceso de Control Interno de Gestión brindará el apoyo para garantizar la

implementación del PGD y el cumplimiento de las directrices relacionadas con la

gestión documental Institucional. Incluirá en su Programa y Plan de Auditoría las

actividades tendientes a evaluar su avance.

De igual forma, el proceso de Gestión de Planeación podrá realizar labores de

acompañamiento durante la implementación, así como seguimientos cualitativos

semestrales en pro de mejorar los resultados.

Los Comités de Historias Clínicas y Gestión y Mejora de la Calidad, podrán ser

utilizados como escenarios para socializar el estado de ejecución del programa,

toda vez que se encuentra articulado con el Sistema de Gestión de Calidad.




Versión 01

Página 32 de 40

10. Bibliografía

Archivo General de la Nación. 2014. Implementación de un Programa de Gestión

Documental. Imprenta Nacional de Colombia. ISBN 978-958-8242-33-0.

Cárdenas Zapata, Carlos. Directrices para estructurar un programa de Gestión de

documentos en las organizaciones. Bogotá. 2005

Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones.

Manual para la Implementación de la estrategia Gobierno en Línea. 2012.

Martin, James, and Leben, Joe. 1989. Strategic Information Planning

Methodologies. Second Edition. Englewood Cliffs: Prentice-Hall. ISBN: 0-13-

850538-1.

Spewak, Steven H. 1993. Enterprise Architecture Planning - Developing a

Blueprint for Data, Applications and Technology. Wellesley, Mass.: QED Publishing

Group. ISBN: 0-89435-436-1.

Baca Urbina, Gabriel. Formulación y Evaluación de Proyectos Informáticos.Mc

Graw Hill, Quinta edición. 2006. p. 264-284.

LEY 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso

de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se

establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4276 05

Resolución 1995 de 1999. Por la cual se establecen normas para el manejo de

la Historia Clínica.

http://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/RESOLUCI%C3%93N%201995

%20DE%201999.pdf

Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del

Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras

disposiciones. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882

Decreto 103 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de

2014 y se dictan otras disposiciones.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=60556#0

Ley 1341 de 2009 por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad

de la información y la organización de las tecnologías de la información y las

http://www.amazon.com/exec/obidos/ASIN/0138505381/imedgenet-20/104-0761051-7911930?%5Fencoding=UTF8&camp=1789&link%5Fcode=xm2




http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4276

http://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/RESOLUCI%C3%93N%201995%20DE%201999.pdf

http://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/RESOLUCI%C3%93N%201995%20DE%201999.pdf

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882






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Página 33 de 40

comunicaciones - tic-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras y

se dictan otras disposiciones. http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-

3707.html

Decreto 2573 de 2014 por el cual se establecen los lineamientos generales de la

Estrategia de Gobierno en línea.

Decreto 1078 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-3707.html

http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-3707.html




Versión 01

Página 34 de 40

11. Anexos

ANEXO 1. Diagnóstico.

Ver archivo adjunto (Excel)

ANEXO 2. Mapa de procesos.

Ver archivo adjunto (Mapa de Procesos en formato PDF)

ANEXO 3. Matriz de responsabilidades – RACI –

RESPONSABILIDADES – RACI-

1. Gerencia.

2. Planeación e Información.

3. Control Interno de Gestión.

4. Asesoría Jurídica.

5. Gestión Documental

6. Gestión y Administración del Talento Humano

7. Administración de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

8. Garantía de la Calidad

9. Comunicaciones y Mercadeo

10. Gestión Financiera.

Ver archivo adjunto (Excel)




Versión 01

Página 35 de 40

ANEXO 4. Cronograma.

E.S.E. HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO SANTA SOFÍA DE CALDAS

GESTION DOCUMENTAL

Programa de Gestión Documental 2017-2019

ANEXO 4. CRONOGRAMA

CORTO

PLAZO

MEDIANO

PLAZO

LARGO

PLAZO

Nº EJE NUCLEO ACTIVIDAD PRODUCTO 2017 2018 2019

1

ESTRATÉGICO

ADMINISTRACIÓN

Elaborar, revisar,

aprobar y publicar

el PGD.

Documento PGD

2

Documentar el

Plan Institucional

de Archivos de la

Entidad – PINAR.

Documento PINAR

3

Documentar bajo

esquema de

norma única la

Política de Gestión

Documental de la

institución.

Política

Documentada

4

Revisar y/o

actualizar las

Tablas de

Retención

Documental.

TRD

5

Documentar

instructivo para la

gestión de

Documentos

Electrónicos,

según sus

respectivas Tablas

de Retención

Documental –

TRD.

Instructivo

6

Realizar análisis

de viabilidad

económica para la

elaboración y

aplicación de la

tablas de

valoración

documental –TVD-

Análisis de

viabilidad realizado.

Documento.

7

OPERATIVO

Actualizar el

registro de activos

de información.

Documento

actualizado

8

Desplegar a través

del sitio web el

esquema de

publicación.

Esquema Publicado

9

Revisar y/o

actualizar el

Manual de Archivo

y Correspondencia

Documento

revisado y/o

actualizado




Versión 01

Página 36 de 40

10

Revisar y/o

actualizar el

Manual de Historia

Clínica

Documento

revisado y/o

actualizado

11

Revisar y/o

actualizar el

Manual de

ventanilla Única de

Correspondencia y

Software de

Gestión

Documental

Documento

revisado y/o

actualizado

12

OPERATIVO

DISEÑO Y

CREACIÓN DE

DOCUMENTOS

Seguimiento al

uso de flujos de

Trabajo utilizando

la Herramienta

Sevenet.

Seguimiento

realizado de

manera semestral.

Mínimo anual.

13

Incorporar la

elaboración de

actas utilizando el

Software para el

Sistema de

Gestión de

Calidad – Almera.

Modulo

implementado

14

Parametrizar en el

software Almera,

la visualización y

seguimiento de

plan de desarrollo

y grupos de

estándares de

acreditación.

Cuadros Indicativos

implementados

15

Explorar el uso del

software Almera

para la Gestión de

Proyectos.

Modulo

implementado

16 OPERATIVO AUTENTICACIÓN

Explorar el uso de

tabletas

digitalizadoras de

firmas, para el

archivo de

formatos de

negación de

servicios.

Tabletas

configuradas e

instaladas

17

ESTRATÉGICO

PRODUCCIÓN

DOCUMENTAL

Definir política de

tratamiento de

datos personales.

Política

Documentada

18

Definir política de

publicación de

datos en sitio web

e intranet.

Política

Documentada

19 TÁCTICO

Definir formatos

estandarizados

para la gestión de

proyectos.

Formatos

estandarizados

20 OPERATIVO

Ejecutar el Plan de

Medios (múltiples

canales) que

permita desplegar

la información

tanto a usuarios

internos como

externos.

Evidencias de

Ejecución del Plan




Versión 01

Página 37 de 40

21

ESTRATÉGICO GESTIÓN Y

TRÁMITE

Definir los

metadatos para la

estrategia de

Gobierno en línea

e iniciar la

implementación

de Datos Abiertos.

Metadatos Definidos

22

Generación y

publicación de

datos abiertos.

Datos Abiertos

publicados

23

TÁCTICO

GESTIÓN Y

TRÁMITE

Realizar estudio

de viabilidad de

proyecto para

carteleras

digitales,

promoviendo

interacción con

usuario interno y

externo.

Análisis Realizado.

Documento

24

Caracterizar los

usuarios internos y

externos para

definir los

mecanismos de

despliegue de

información

adecuados.

Usuarios

caracterizados

25

OPERATIVO

Actualizar la

plataforma de

intranet, buscando

mayores niveles

de usabilidad.

Facilidad de

interacción con los

usuarios.

Intranet actualizada

26

Difusión de uso de

trámites y

servicios que

brinda el Hospital.

Despliegue de

información sobre

trámites y servicios

27

Realizar el registro

y control de

formatos de la

Gestión

Documental, en

particular aquellos

asociados al

préstamo de la

Historia Clínica.

Formatos y

controles aplicados

al préstamos de

Historias Clínicas

28

Actualización

periódica del sitio

web conforme a

los requerimientos

de la Ley de

Transparencia y

Acceso a la

Información.

Verificación de

cumplimiento de

Ley de

Transparencia y

Acceso a la

Información. Mínimo

Anual.

29 OPERATIVO ORGANIZACIÓN

Aplicar los criterios

básicos de

ordenación,

clasificación y

descripción de los

expedientes.

Seguimiento

realizado a los

criterios de

ordenación,

clasificación y

marcación de

expedientes.




Versión 01

Página 38 de 40

30

Mantener

actualizado el

Listado Maestro

de Documentos

que permita la

identificación y

control de

versiones.

Listado Maestro

actualizado

31 OPERATIVO TRANSFERENCIA

Aplicar los

procedimientos y

formatos definidos

por la Institución

para efectuar el

traslado de

archivo desde los

procesos hacia el

archivo central.

Traslados

documentales

debidamente

soportados.

32 TÁCTICO

DISPOSICIÓN

Elaborar las

Tablas de

Valoración

Documental –

TVD.

TVD

33

OPERATIVO

Aplicar en los

procesos, los

procedimientos de

archivo, con el

objetivo de

disponer los

documentos

según las TRD.

Visitas de

acompañamiento a

procesos en la

aplicación de TRD

34

En caso de

eliminación

documental,

garantizar el

registro adecuado

de actas y

prácticas de

eliminación segura

de archivos (físicos

o digitales)

garantizando la

trazabilidad de las

tareas llevadas a

cabo.

Eliminaciones

documentales

documentadas.

35

Publicar el

inventario de

documentos

eliminados.

Publicación de

documentos

eliminados

realizada.

36

TÁCTICO PRESERVACIÓN A

LARGO PLAZO

Parametrizar y

garantizar las

copias de

seguridad de las

bases de datos

financieras y

asistenciales.

Copias de

Seguridad

existentes

37

Parametrizar y

garantizar las

copias de

seguridad de la

información de los

procesos.

Copias de

Seguridad

existentes

38

Definir instructivo

de digitalización y

especificar las

series, subseries y

tipos

documentales que

Instructivo

documentado




Versión 01

Página 39 de 40

deberán ser

sujetos a este

tratamiento.

39

OPERATIVO

Verificar la

adherencia de los

procesos a las

TRD en la gestión

documental

Verificación de

aplicación de TRD

en procesos

40

Llevar a cabo los

procesos de

revisión, foliación y

restauración de

documentos

físicos, para

facilitar la labor de

conservación.

Documentos físicos

foliados.

41

Garantizar la

función de

Archiving para las

cuentas de correo

electrónicas

institucionales.

Copias de

Seguridad

existentes

42

Implementar

herramientas

administrativas de

cortafuegos,

antivirus, anti

spam, filtros de

internet y

seguridad

perimetral para

brindar seguridad

a la información

institucional.

Herramientas

cortafuegos,

antivirus, anti spam,

filtros de internet y

seguridad

perimetral

implementadas.

43 ESTRATÉGICO Programa de

estandarización de

formatos y

formularios

electrónicos

Estructurar

proyecto.

Aplicando 5

formatos

recomendados

por PMI

Formatos

implementados

para el proyecto.

44 OPERATIVO Implementar

Proyecto

Evidencias de

Ejecución del

Proyecto.

45 ESTRATÉGICO Programa de

Gestión de

Documentos

Electrónicos

Estructurar

proyecto.

Aplicando 5

formatos

recomendados

por PMI

Formatos

implementados

para el proyecto.


Proyecto

Evidencias de

Ejecución del

Proyecto.

47 ESTRATÉGICO

Programa de

Digitalización

Estructurar

proyecto.

Aplicando 5

formatos

recomendados

por PMI

Formatos

implementados

para el proyecto.


Proyecto

Evidencias de

Ejecución del

Proyecto.

49 ESTRATÉGICO

Plan de

Capacitación en

Gestión

Documental

Estructurar

proyecto.

Aplicando 5

formatos

Formatos

implementados

para el proyecto.




Versión 01

Página 40 de 40

recomendados

por PMI


Proyecto

Evidencias de

Ejecución del

Proyecto.

Consolidado por

WILSON ALEJANDRO ROJAS CALVO

Planeación de Información.

Aprobado por

Comité de Archivo

Presentado a:

Comité de Gerencia

Comité de Gestión y Mejora de la Calidad.

gd080-r3-m04 version 01 2017-2019 · 2017-10-03 · código: programa de gestiÓn documental e.s.e...

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