g!ds basismodule trainingsdag 1 naam, functie datum, plaats
TRANSCRIPT
G!DS Basismodule
Trainingsdag 1
Naam, functie
Datum, plaats
Programma Inleiding G!DS G!DS rondleiding Organisaties aanmaken Indelen complexe organisaties Invoeren complexe organisaties Afronding
Deze cursus en de cursist Leerdoelen:
Zelfstandig G!DS beheren
Training en instructie aan lokale organisaties kunnen geven en verzorgen
Deze cursus en de cursist Kennis en vaardigheden:
Rol accountmanager kunnen vervullen: Beheer gegevens lokale organisaties
(adresinformatie, productinformatie, gebruikersinformatie)
Organisaties/productgegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen.
Weten op tijd de helpdesk te vinden.
Deze cursus en de cursist Kennis van profielen
Wat zijn profielen Waarom profielen
aangemaakt moeten worden
Door wie profielen aangemaakt moeten worden en hoe je dit in gang kunt zetten.
Informatie m.b.t. beheer G!DS overdragen aan lokale organisaties
Inleiding G!DS
Wat is G!DS? De digitale sociale en culturele kaart van
de Nederlandse Openbare bibliotheken Database Informatie op het sociale en culturele vlak Core business van bibliotheken Beschikbaar voor elke bibliotheek in
Nederland Invoer en beheer door de bibliotheek
Sociale en Culturele kaart Presentatie op alle
mogelijke websites Zo breed als de
bibliotheek zelf
Wat kan ik met G!DS? Invoer & Uitvoer van
Adresinformatie Producten, diensten en aanbod Internet links
Gebruiken voor: digitale en fysieke loketten, websites, gidsen…
G!DS rondleiding
Inloggen in G!DS: www.gids2.nl
Mijn G!DS
Mijn G!DS menu
Organisatiepagina
Menu Het menu geeft alleen
de mogelijkheden weer die je kunt gebruiken op de betreffende pagina.
Snel zoeken
Resultatenlijst
Geavanceerd zoeken
Geavanceerd zoeken
Handleidingen en informatie
Rollen en rechten
Verschillende rollen en rechten Accountmanager
Beheren organisaties/ contracten en producten
Beheerder Gebruikers aanmaken en beheren
Uitvoerbeheerder Profielen aanmaken en beheren
Redacteur Gegevens van eigen organisatie beheren
Organisatie aanmaken
Vooraf… Om een organisatie in te kunnen voeren,
moet er eerst een contract afgesloten worden.
Contract: Legt rol van de organisatie binnen de totale
beheerstructuur G!DS vast . Maakt redactionele verplichtingen
traceerbaar.
Zorg dat je in de pagina “Mijn organisatie” zit.
Selecteer in het menu aan de linkerkant van je scherm “Contracten”.
Je ziet een scherm waarin alle organisaties zichtbaar zijn die onder jouw organisatie vallen. Dit zijn dus alle contracten.
In het menu worden alle mogelijkheden weergegeven.
Kies voor “Nieuwe organisatie/contract”, onder “Contracttaken”.
In de tab contract wordt het contract aangemaakt. De accountmanager staat al ingevuld. Er kan
gekozen worden voor een andere accountmanager.
Kies de eindverantwoordelijke. Je kunt kiezen uit de accountmanager die in het blok “Bovenliggende organisatie” is gekozen of een andere gebruiker van deze organisatie.
Kies een organisatiesoort door op selecteren te klikken.
Zoek via de boomstructuur of gebruik de zoekbox rechts bovenin het scherm.
De organisatiesoort bepaalt ook welke velden er ingevuld moeten worden.
In dit voorbeeld kiezen we voor “Yogacentrum of docent” (een fictieve organisatie).
Waarom organisatiesoorten? Het indelen van de organisaties in
organisatiesoorten, zorgt er voor dat websites gebruik kunnen maken van de velden voor vergelijkingen.
Hiervoor moet van één organisatiesoort wel dezelfde soort velden ingevuld worden, anders kan een bezoeker niets vergelijken.
Vergelijken op sites
http://www.lokaalloket.nl/s-hertogenbosch/
In het tabblad beheer leg je alle rechten en plichten van de organisatie vast.
Invoeren organisatie-gegevens: Rode stippellijnen
geven verplichte velden aan.
Roodgekleurde tab geeft aan dat er op die tab nog niet ingevulde verplichte velden zijn.
Vul zo veel mogelijk informatie in.
Onderaan is de keuze voor “Zichtbaar voor publiek”. Kies je voor “Nee”, zal de informatie niet zichtbaar zijn op een website.
Vul elke tab in. Tussentijds opslaan
is niet nodig. Vul minstens één
contactgegeven in. Het adresveld is niet
vrij. Klik op Adres selecteren om een adres te kiezen.
Als er openingstijden zijn, vul deze dan in.
Dankzij de kopieerknop kun je ingevulde items kopiëren en aanpassen.
Openingstijden toevoegen, met de pop-up.
Het is mogelijk om het bezoekadres als postadres over te nemen, of een nieuw adres te selecteren.
Eventuele extra contactgegevens kunnen ook ingevoerd worden.
Er kunnen allerlei bestanden toegevoegd worden, denk aan: Een afbeelding van
het gebouw; Een folder in PDF-
formaat; Een introductie-
filmpje
Voeg de link van de organisatie in.
Meerdere links zijn mogelijk.
Leg een relatie met een andere organisatie.
Komt uitgebreider aan bod tijdens het “Complexe organisaties” onderdeel.
Organisatiesoort - tab Afhankelijk van de
organisatiesoort die gekozen is, verschijnt er een tab met daarin de informatie die nodig is voor zo’n soort organisatie.
Kies de juiste trefwoorden.
Binnen zo’n organisatiesoort afhankelijke tab, kunnen meerdere tabs vallen.
Nadat alles is ingevuld, klik je op opslaan.
Organisatiesoorten De verschillende organisatiesoorten,
hebben dus ook verschillende informatie-behoeften.
Voorbeeld: “Mediatheek, bibliotheek, bibliotheekorganisatie, PSO” Veel tabs voor veel informatie
Zelf aan de slag Zie oefeningenblad Ga naar de trainingsomgeving van G!DS:
www.gids2.nl/zandbak Denk aan:
Kiezen van de juiste organisatiesoorten. Tabblad “Beheer” correct instellen. Aanvinken van trefwoorden. Zo veel mogelijk informatie invullen.
Lunch
Indelen complexe organisaties
Complexe organisatie is Een organisatie met meerdere
vestigingen, moeder-dochterrelaties, verschillende afdelingen of filialen, zusterorganisaties, etc.
Indelen complexe organisatie Elk ander adres = één organisatie Twee mogelijkheden:
Organisatie heeft een eigen accountmanager Bibliotheek voert accountmanagement over
deze organisatie.
Bepaal voor het invoeren hoe de structuur eruit ziet van de organisatie en welke relatie(s) er gelegd moeten worden.
Relaties leggen Er zijn verschillende soorten relaties. Bij een moeder-dochterrelatie is het
mogelijk om producten van elkaar over te nemen.
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Organisatie X
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Organisatie X
“Moeder” organisatie
Eigen accountmanager
Bibliotheek
Organisatie X
“Moeder” organisatie
Dochterondernemingen, vestigingen etc. kunnen beheerd worden door de accountmanager van Organisatie X
Eigen accountmanager
Bibliotheek
A B C D
Organisatie X
“Dochter” organisatie
Eigen accountmanager
Bibliotheek
A B C D
Organisatie X
Leg de juiste relatie tussen organisaties
Eigen accountmanager
Bibliotheek
A B C D
Organisatie X
Bibliotheek voert beheer
Bibliotheek
Bibliotheek voert beheer
Organisatie Y
Bibliotheek
Bibliotheek voert beheer
Organisatie Y
Bibliotheek
“Moeder” organisatie
Bibliotheek voert beheer
Organisatie Y
Bibliotheek
“Moeder” organisatie
Organisatie Y heeft geen accountmanager, dus wordt beheerd door de bibliotheek.
Bibliotheek voert beheer
Organisatie Y A B C D
Bibliotheek
“Dochter” organisatie
Bibliotheek voert beheer
A B C
Bibliotheek
Organisatie Y D
Leg de juiste relatie tussen organisaties
Bibliotheek voert beheer
Organisatie Y A B C D
Bibliotheek
Invoeren complexe organisaties
Kies de juiste organisatie #1 Als de betreffende
organisatie al eerder is ingevoerd, zoek dan de organisatie via de zoekmogelijkheid.
Kies in het menu “Organisatietaken” voor “Wijzigen”
Kies de juiste organisatie #2 De organisatie is ook onder contracten in “Mijn
organisatie” te vinden.
Selecteer in het menu aan de linkerkant van je scherm “Contracten”.
Je ziet een scherm waarin alle organisaties zichtbaar zijn die onder jouw organisatie vallen. Dit zijn dus alle contracten. Kies de betreffende organisatie.
Kies de betreffende organisatie en klik op “Wijzigen” in het menu “Contracttaken”.
Na het kiezen van “Wijzigen” krijg je het scherm waarin je alle informatie in hebt ingevoerd.
Als de organisatie nog niet is ingevoerd in G!DS, volg je eerst de stappen om een nieuwe organisatie in te voeren.
Aangeven moederorganisatie Kies voor “Deze
organisatie mag producten van een andere organisatie overnemen”.
Het tabblad “Overnemen” wordt beschikbaar.
Kies in het tabblad “overnemen” de juiste moeder-organisatie, door op het pijltje te klikken.
Zoek en kies vervolgens de juiste organisatie.
De organisatie kan nu producten overnemen van de gekozen organisatie, mits deze organisatie daar natuurlijk toestemming voor geeft.
Andere relatiesoorten kunnen aangegeven worden in het tabblad “Relaties” onder
Andere relaties Ga naar het tabblad
“Relaties”. Kies “Toevoegen” om
een relatie toe te voegen.
Meerdere relaties zijn mogelijk.
Vul het venster dat verschijnt in.
Kies eerst of je een relatie wil leggen met een organisatie of een product.
Kies vervolgens welke relatie je wilt leggen.
Ruime keuzemogelijkheid. Wil je een relatie leggen die niet aanwezig is, neem dan contact op met het provinciaal servicemanagement.
Klik op de loep achter “Organisatie” en zoek en kies in het scherm wat verschijnt de betreffende organisatie (of product) waarmee je de relatie wil leggen.
De relatie is gelegd. De relatie wordt nog
geaccordeerd.
Zelf aan de slag Zie oefeningenblad Ga naar de trainingsomgeving van G!DS:
www.gids2.nl/zandbak Denk aan:
Hoe zet je de complexe organisatie op? Welke relaties leg je? Maak duidelijke keuzes! Soms eigen inzicht
gebruiken om de organisatie in te delen.
Afronding
Oefenen Oefen in de trainingsomgeving van G!DS,
te vinden via www.gids2.nl/zandbak. Opdrachten op papier/ via mail. Probeer dit voor de volgende keer af te
hebben. Schrijf je vragen en opmerkingen op!
Je staat er niet alleen voor Helpdesk en vragen: Provinciaal
servicemanagement Opleidingen: Provinciaal
servicemanagement Handleidingen: te vinden in G!DS Én…
G!DS helpt je!
Je wordt door G!DS begeleid door vooraf opgestelde formats.
Dank voor uw aandacht!
Vragen?