Over Mavim

Mavim B.V., opgericht in 1990, is een van de meest innovatieve Nederlandse ontwikkelaars van software op het gebied van kwaliteits- en procesmanagement. De software van Mavim - Rules - helpt u op zeer eenvoudige wijze bij het vastleggen, beheren en inzichtelijk maken van uw bedrijfsprocessen en procedures. Daarnaast kan alle proces-gerelateerde informatie, van klant informatie tot regelgeving en van operationele gegevens tot beleids plannen, worden vast-gelegd. Rules maakt al deze informatie, kennis en content in samenhangend verband in-zichtelijk. Informatie wordt consistent en gestructureerd beheerd, maar ook op eenvoudige en transparante manier gecom-municeerd aan alle betrokkenen binnen de organisatie. Zo wordt een organisatie in zijn geheel niet alleen effectiever, maar ook efficiënter.

Ruim 1.000 organisaties in binnen- en buitenland vertrouwen voor hun kwaliteits- en procesmanagement op de software en dienstverlening van Mavim.

In het segment lokale overheid wordt Rules onder andere gebruikt door gemeente Lelystad, ge-meente Den Helder, stadsdeel Amsterdam Noord en Dienst Stadstoezicht.

Wilt u meer weten over Mavim en Rules? Bezoek onze website: www.mavim.nl

Processen tastbaar makenDe gemeente Dronten heeft een creatieve aanpak gehanteerd om de ruim 1.000 processen consequent en uniform te beschrijven in Rules. Zij maken hiervoor gebruik van een placemat; een eenvoudige methode voor vastlegging van de processen. Om het (zaak)systeem werkbaar te houden zijn de ruim 1.000 processen allereerst onderverdeeld in 35 hoofdprocessen met elk zes stappen en de drie toepassingen ‘generiek’, ‘specifiek’ en ‘niet van toepassing’. Vervolgens wordt van elk proces een geplastificeerde placemat gemaakt, die wordt uitgereikt aan de medewerkers. De placemats voor de processen subsidies, vergunningen en ontheffingen, en klachten zijn inmiddels uitgedeeld en medewerkers reageren hierop zeer positief. Het biedt hen niet alleen overzicht, maar maakt de procesbeschrijving tastbaar als ware het een invuloefening en medewerkers raken meer betrokken. De placemats zijn dan ook een ultieme manier gebleken om draagvlak te creëren binnen de organisatie. GEMMA in de cloudOpvallend voor de gemeente Dronten is dat hun processysteem zich niet fysiek in het gemeentehuis bevindt. Erica licht toe: “We hebben ervoor gekozen om onze processen onder te brengen in een SaaS-omgeving, in de cloud. Dit sluit goed aan bij de wensen van de gemeente en bij onze ICT-doelstellingen en –strategie. Het past binnen de kaders van onze ICT-regie om de technische ICT-dienstverlening zoveel mogelijk buiten het beheer van de gemeente te plaatsen. Daarbij is het een prettige bijkomstigheid dat het beheer buiten de deuren van onze gemeente plaatsvindt en in handen blijft van de leveranciers en specialisten van het vakgebied. Met Rules as a Service (RaaS) biedt Mavim ons de perfecte oplossing. Dit is een software deliverymodel waarbij de Rules software als online dienst wordt aangeboden. Dit biedt de gemeente Dronten de gewenste flexibiliteit en stelt ons in staat om op maandbasis de software te huren en naar believen te gebruiken”. ●

vervolg

Erica Kelly

Lokale Overheid & Mavim

Gemeente Dronten met Rules en GEMMA op weg naar het KCC

De omvang en complexiteit van

gemeentelijke ontwikkelingen vragen

om een integrale procesbenadering

Klantcase

Dronten is een gemeente in de Nederlandse provincie Flevoland. De naam Dronten, werd ontleend aan het westelijk van Kampen gelegen poldergebied Dronthen. Dronten werd op 3 januari 1972 officieel als gemeente ingesteld. De gemeente telt 40.500 inwoners en is met een oppervlakte van 334 km² één van de grootste gemeenten in Nederland. Er werken circa 300 medewerkers bij de gemeente Dronten. De ambtelijke organisatie bestaat uit negen afdelingen en één stafeenheid.

Met ingang van 2015 moet iedere Nederlandse gemeente als dé meest nabije overheid voor alle publiekelijke dienstverlening gaan fungeren en derhalve over een klantcontactcentrum (KCC) beschikken. Werken onder archi tectuur met de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) is voor de gemeente Dronten een belangrijke stap op weg naar het KCC. Erica Kelly is als combinatiefunctionaris en organisatieadviseur verantwoordelijk voor het inrichten van de gemeente lijke procesarchitectuur en het KCC. Hiervoor maakt zij gebruik van de procesmanagementsoftware van Mavim, Rules.

Volgens Erica begint het opzetten van architectuur met visie, strategie, maar bovenal met het vastleggen van principes. “Rules faciliteert ons als tool waarin we zaken vastleggen. Alle afspraken, informatie- en applicatielandschappen, datamodellen en procesontwikkelingen leggen we vast in Rules. Van proces-conventies over het vastleggen van principes tot het niveau van detail dat we willen bereiken”, vertelt Erica.

Werken onder architectuurEén van de taken van Erica is het in kaart brengen en optimaliseren van alle gemeentelijke processen. “Eén van de uitdagingen voor de gemeente Dronten is om een fundament te leggen waarna er onder architectuur gewerkt kan worden. Dit helpt ons om inzicht in - en grip te krijgen op al onze processen, informatie en applicaties. Daarbij maken we gebruik van de door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) ontwikkelde Gemeentelijke Model Architectuur”. Erica vervolgt: “Rules biedt ons daarbij een kant-en-klare aansluiting op GEMMA en vormt de brug van GEMMA naar onze dagelijkse gemeentepraktijk”.

De stap naar interne kwaliteitsverbeteringVoor de gemeente Dronten is werken onder architectuur niet alleen een belangrijke stap op weg naar het KCC, maar vormt ook de basis voor interne kwaliteitsverbetering. Het leidt tot inzicht en grip op zowel de organisatie als de techniek van de informatiehuishouding binnen de gemeente. “Meer de regie in handen hebben, is waar het om draait”, licht Erica toe. “Als alle processen, applicaties, informatie en koppelingen met elkaar verbonden zijn, wordt in één oogopslag duidelijk wat de consequenties van een incident of beslissing zijn. Een gebeurtenis als de gehackte certificaten bij DigiNotar, raakt bijvoorbeeld ook bepaalde onderdelen van onze processen.

In plaats van eerst te moeten inventariseren welke processen met het incident gemoeid zijn en daar dan pas op reageren, kunnen we met inzicht op alle aanwezige koppelingen direct zien welke processen er bij betrokken zijn. Dit maakt ons slagvaardiger doordat we sneller actie kunnen ondernemen en de burger informeren. En dat is waar het bij een betere dienstverlening om draait”.

De kracht van verbanden leggenAan het werken onder architectuur ligt een goede vastlegging van de gemeentelijke processen ten grondslag. “Voordat je bestaande processen kunt gaan optimaliseren, zullen die eerst zorgvuldig in kaart moeten worden gebracht”, vertelt Erica. “Bij mijn aanstelling constateerde ik eigenlijk gelijk al dat de processen bijna onzichtbaar waren voor de organisatie. Eindgebruikers hadden geen inzage in hun eigen processen en slechts een klein aantal ontwikkelaars had toegang tot de processen, die heel summier waren vastgelegd. Daarom zijn we begonnen met het ontsluiten van alle processen. “Daarbij hebben we de processen gekoppeld aan het functieboek en organogram, die we eveneens hebben vastgelegd in Rules”, gaat Erica verder. “Tevens zijn er links gelegd naar relevante documenten. Hierin schuilt volgens Erica ook de kracht van Rules. “Door onderling verbanden te leggen met alle procesgerelateerde gegevens, creëer je overzicht. In samenwerking met bedrijfs- en ICT-architecten streven we er dan ook naar om alle processen, informatie, documentatie en applicaties op elkaar aan te laten sluiten. Hiermee leggen we de basis voor optimalisatie van de dienstverlening”.

Onze nieuwe manier van werken maaktons slagvaardiger; we kunnen sneller actie

ondernemen en de burger informeren

De gemeente