gemensamma nämnden fm 2017-02-02 1 (1) · 2017-05-10 · gemensamma nämnden driftredovisning 2016...
TRANSCRIPT
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLSammanträdesdatum
Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 1 (1)
Plats och tid Rådhus Skåne, Plan 1, Rum 107 14:00
Beslutande Leif G NilssonGunnar Elvingsson
Övriga närvarande Stefan BengtssonHåkan NilssonLars AgardiusAnnelie Nilsson
Fackliga företrädare Henrik StagnellKatarina ErikssonChristian Boberg
Utses att justera Gunnar Elvingsson
Justeringenstid och plats Rådhus Skåne
Sekreterare ........................................................................................................ Paragrafer
Gunnel Olsson1-4
Ordförande ………………………………………Leif G NilssonG Nilsson
Justerare ………………………………………Gunnar Elvingsson
ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag.
Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM Sammanträdesdatum 2017-02-02
Datum dåanslaget sätts upp
Datum då anslaget tas ned
Förvaringsplatsför protokollet Rådhus Skåne
Underskrift ..........................................................................................
Gunnel OlssonUtdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum
Gemensamma nämnden FM 2017-02-02
Utdragsbestyrkande Justerarens signatur
GN § 1
InformationerÄnr GN 2017/1
Beslut
Till handlingarna.
Ny ordförande i Gemensamma nämnden.
Serviceavtalen.
Rådhus Skåne.
Östra kommunhuset.
Leif G Nilsson meddelade att han slutar sin anställning i Region Skåne 2017-06-30 och har i och med detta sagt upp sitt uppdrag som ledamot i Gemensamma nämnden.
Leif Rülf slutar sin anställning i Kristianstad kommun 2017-02-28 och har i och med detta sagt upp sitt uppdrag som ledamot i Gemensamma nämnden.
Fyllnadsval kommer att ske vid Kommunfullmäktiges och Regionfullmäktiges sammanträden under våren 2017.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum
Gemensamma nämnden FM 2017-02-02
Utdragsbestyrkande Justerarens signatur
GN § 2
Årsbokslut 2016Änr GN 2017/2
Beslut
Gemensamma nämnden godkänner årsbokslutet 2016.
Gemensamma nämnden godkänner verksamhetsberättelse 2016.
Förslag till Gemensamma nämnden FM
Gemensamma nämnden godkänner årsbokslutet 2016.
Gemensamma nämnden godkänner verksamhetsberättelse 2016.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande 2017-01-25
Driftredovisning 2016, bilaga 1
Driftredovisning 2016, kommentarer, bilaga 2
Investeringsuppföljning ÖKH 2016, bilaga 3
Verksamhetsberättelse 2016
Gemensamma nämnden
Driftredovisning 2016
Resultat tryckeriverksamheten
Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr %
2016 Jan 16 - Dec 16
Akt
9121 Tryckeriintäkter 2 503,0 1 502,4 -1 000,6 60
Summa intäkter 2 503,0 1 502,4 -1 000,6 60
1400 Gemens kostnader-intäkter -30,0 -15,2 14,8 51
1401 Personal -780,0 -777,1 2,9 100
1403 Kompetensutveckl personal -15,0 0,0 15,0 0
1404 Hyres- och lokalkostnader -73,0 -42,1 30,9 58
1405 Arbetsplatskostnader -10,0 0,0 10,0 0
1406 Arbetsplatskostnader IT -20,0 -13,9 6,1 70
9120 Tryckerikostnader -1 575,0 -654,1 920,9 94
Summa kostnader -2 503,0 -1 502,4 1 000,6 60
Resultat 0,0 0,0 0,0 0
Resultat Rådhus Skåne
Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr %
2016 Jan 16 - Dec 16
Akt
9155 Arbpl.int fast service 18 572,0 18 427,7 -144,3 106 25 800 per plats
9157 Rörliga serviceintäkter 600,0 1 793,2 1 193,2 264
9160 Sithskort 50,0 31,3 -18,7 0
9165 Extern uthyrning 100,0 81,4 -18,6 0
9181 Hyror rådhuset, intäkter 22 649,2 22 649,2 0,0 100
9191 Mediaintäkter rådhuset 2 990,1 2 725,0 -265,1 154
Summa intäkter 44 961,3 45 707,8 746,5 102
1400 Gemens kostnader-intäkter -65,0 -20,4 44,6 99
1401 Personal -4 234,0 -3 947,2 286,8 94
1402 Tim- och visstidsanställn -50,0 -53,2 -3,2 286
1403 Kompetensutveckl personal -110,0 1,6 111,6 54
1405 Arbetsplatskostnader -200,0 -181,2 18,8 97
1406 Arbetsplatskostnader IT -738,0 -800,7 -62,7 245
1409 Hyreskostn utskrift tjänst 0,0 -0,5 -0,5 0
9150 FM-administration -300,0 -300,0 0,0 100
9151 FM-leverantörstjänster -3 350,0 -3 558,8 -208,8 139
9152 Säkerhetstjänster -720,0 -772,7 -52,7 100
9153 Våningsskrivare -360,0 -341,6 18,4 12
9154 Beräkn kap.kostn invent. -7 740,0 -7 739,9 0,1 101
9156 Rörliga servicekostnader -500,0 -1 647,3 -1 147,3 255
9158 Café Utsikten -455,0 -473,7 -18,7 105
9159 Vaktmästeriet -125,0 -122,1 2,9 92
9161 Jojokort kommunen 0,0 0,0 0,0 0
9163 Kompletteringsinventarier -200,0 -232,6 -32,6 0
9164 AV-utrustning -175,0 -143,3 31,7 0
9180 Hyror rådhuset, kostnader -22 649,2 -22 649,2 0,0 100
9190 Mediakostnader rådhuset -2 990,1 -2 725,0 265,1 154
Summa kostnader -44 961,3 -45 707,8 -746,5 102
Resultat 0,0 0,0 0,0 0
Resultat Östra kommunhuset
Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr %
2016 Jan 16 - Dec 16
Akt
9155 Arbpl.int fast service 8 279,0 8 044,4 -234,6 97 22 100 per plats
9157 Rörliga serviceintäkter 50,0 0,5 -49,5 0
Summa intäkter 8 329,0 8 044,9 -284,1 97
1400 Gemens kostnader-intäkter -35,0 -13,9 21,1 40
1401 Personal -1 732,0 -1 758,3 -26,3 102
1402 Tim- och visstidsanställn -50,0 -77,6 -27,6 155
1403 Kompetensutveckl personal -30,0 1,1 31,1 -4
1405 Arbetsplatskostnader -125,0 -177,1 -52,1 142
1406 Arbetsplatskostnader IT -180,0 -64,4 115,6 36
1407 Kapitalkostnader -2 217,0 -2 181,1 35,9 98
1409 Hyreskostn utskrift tjänst 0,0 -1,0 -1,0 0
9150 FM-administration -200,0 -200,0 0,0 100
9151 FM-leverantörstjänster -2 250,0 -2 230,8 19,2 99
9152 Säkerhetstjänster -735,0 -756,4 -21,4 103
9153 Våningsskrivare -220,0 -140,0 80,0 64
9156 Rörliga servicekostnader -50,0 -9,3 40,7 19
9158 Café Arom 0,0 -0,6 -0,6 0
9159 Vaktmästeriet -125,0 -122,1 2,9 98
9161 Jojokort kommunen -80,0 -86,1 -6,1 108
9163 Kompletteringsinventarier -200,0 -224,4 -24,4 112
9164 AV-utrustning -100,0 -2,9 97,1 3
Summa kostnader -8 329,0 -8 044,9 284,1 97
Resultat 0,0 0,0 0,0 0
Totalt resultat GN 0,0 0,0 0,0 0
Kommentarer till årsbokslut 2016 - Gemensamma nämnden
Tryckeriverksamhet (vht 983)
Tryckeriet upphörde med sin verksamhet vid halvårsskiftet 2016 och hyreskontrak-
tet med C4 teknik är uppsagt.
Av tryckeriintäkterna kom 48 % från Region Skåne och 52 % från Kristianstads
kommun.
En slutuppgörelse med Canon i december innebar att verksamheten debiterades en
tryckerikostnad motsvarande ca 12 tkr. Kostnaden innebar att ett mindre överskott
som förväntades istället utjämnades och resultatet blev +-0.
Rådhus Skåne Intern service (vht 985)
Intäkter arbetsplatser
Arbetsplatsintäkter erhölls motsvarande 18,4 mkr, vilket var 144 tkr lägre än bud-
geterat. Antalet debiteringsbara platser ökade från 704 platser till 715 platser under
året. Samtidigt sänktes kostnaden per plats från preliminärt 26 500 kr till slutgiltigt
25 800 kr. Mellanskillanden avräknades i slutet av året genom en kreditering till
Region Skåne och berörda enheter inom Kristianstads kommun.
Ett mindre intäktsöverskott, ca 31 tkr, uppstod för aktiviteten sithskort.
Intäkterna ska även täcka lönekostnad.
Rörliga serviceintäkter, aktivitet 9157, innehåller positiv budgetavvikelse med ca
1,2 mkr. Det sammanhänger med att Gemensamma nämnden vidaredebiterat kost-
nader för inköp av inventarier till Norra Atriet. De slutliga kostnadsbärarna är pre-
sidierna i Region Skåne och Kristianstads kommun som överenskommit att ta dessa
kostnader. Ingen budget för detta var lagd vid årets början.
Kostnader arbetsplatser
Personalkostnaderna gav ett överskott på ca 0,3 mkr. Vakanser som ej återbesatts
och sjukskrivningar är främsta orsaken till överskottet. En del av lönekostnad, ca 60
tkr, för enhetschef belastade tryckeriverksamheten för arbetsinsats i samband med
avvecklingen av tryckeriet.
Ett antal större evenemang hölls under året som tex Sparbankens Skånes årsstämma
och firandet av Åhus Absoluts jubileum. Detta tillsammans med ej budgeterade
kostnader för inköp av inventarier till Norra Atriet bidrog till att aktivitet rörliga
servicekostnader ökade markant. Detta debiterades därefter den part som nyttjade
tjänsterna.
I kostnaderna för Café Utsikten ingår dels en fast månadskostnad på 25 tkr och dels
rörliga kostnader för varuinköp. Aktiviteten gav ett mindre underskott som uppgick
till 19 tkr.
På aktivitet Säkerhetstjänster redovisas ett underskott motsvarande 53 tkr, i nivå
med prognosen per 31/8. Det sammanhänger främst med ett dyrare avtal än beräk-
nat.
Kostnader för administrativt stöd från Kommunledningskontoret uppgick till 300
tkr.
Kostnaden för jojokort liksom sithskort överfördes till Kristianstads kommun.
Intern service jobbade under året aktivt med att reducera kostnader på både kort och
lång sikt b.l.a. genom inköpsplanering och översyn av ofördelaktiga avtal.
Gemensamt
Utöver arbetsplatskostnaden redovisas kallhyra och media. När det gäller kallhyran
följde utfallet den lagda budgeten. Gällande media var kostnaden lägre än budgete-
rat och återbetalning till Regionen och Kristianstads kommun gjordes i slutet av
året.
Östra kommunhuset (vht 986)
Intäkter:
Arbetsplatsintäkter erhölls motsvarande 8,0 mkr, vilket var 235 tkr lägre än budge-
terat. Antal debiterade platser utgjorde 364 st, varav 216 st, Arbete- och Välfärd,
145 st Omsorg och 3 st Kommunarkivet. Kostnaden per plats utgjorde 22 100 kr
preliminärt vilket även blev den fastställda summan.
Kostnader:
Personalkostnader och kostnad för timanställningar översteg budget med 26 resp 27
tkr.
På aktivitet Säkerhetstjänster uppstod ett underskott med 21 tkr. Det sammanhänger
främst med dels ett dyrare avtal än beräknat och även att volymen bevakningsupp-
drag är större än förväntat.
Aktiviteten FM leverantörstjänster gav ett överskott motsvarande 19 tkr.
Orsaken är en minskad förbrukning.
Kostnaden för administrativt stöd från Kommunledningskontoret utgjorde 200 tkr.
Verksamheterna i Östra kommunhuset har inte debiterats för jojokorten, utan belastas
för detta via arbetsplatskostnaden istället.
Gemensamma nämnden
Investeringsredovisning 2016
bilaga 3
Kod
Proj
Text
Fullmäktige
budget
Redovisning
Jan 16 - Dec
16
ÅterstårFörbrukat i
%
92702 Inredningsarkitekt ÖKH 0 4,4 -4,4 0
92704 Konferensmöbler ÖKH 288 99,7 188,3 35
92707 Köksutr, porslin ÖKH 0 6,4 -6,4 0
92902 Skyltprogram ÖKH 0 58,7 -58,7 0
Summa 288 169,2 118,8 59
Kommentar:
Återstående medel 118,8 tkr kommer att begäras ombudgeterade till 2017.
Verksamhetsberättelse
1 (2)
GN Verksamhetsberättelse 2016
Gemensamma nämnden har genomfört 5 st nämndsmöten under året och behandlat 18 st ärenden.
Verksamhetens viktigaste delmål under 2016
- Fakturering enligt betalningsmodellen är genomförd
- Avtalad service har levereras med god kvalitét till GN kunder
- Antal arbetsplatser som debiterats i Rådhuset har varit 715 st och till Östra kommunhuset 364 st
- Arbetsplatskostnaden i Rådhus Skåne sänks från 26 500 kr till 25 800 kr vilket innebar en återbetalning till kunderna vid sista kvartalet i år
- Arbetsplatskostnaden i Östra Kommunhuset var oförändrad 22 100 kr
- Tryckeriet avvecklades 2016-06-30
- Under året har GN tagit över 2.3 st (heltidsmått) receptionsperso-nal från Arbete och Välfärdsförvaltningen
- GN har genomfört 5 st interkontrollärenden under året utan an-märkning
- GN har genomfört 4 st uppföljningsmöten med den externa FM leverantören under året
Bokslut 2016
Enligt bokslutet går GN verksamhet plus/ minus 0 mot budget
Kommentarer
- Det prognostiserade överskottet i Rådhus Skåne vid halvårsbok-slutet innebar en total återbetalning av 500 500 kr till verksam-heterna (700 kr/arbetsplats). Återbetalningen reglerades vid sista kvartalsdebiteringen.
- Överskottet i Rådhus Skåne berodde främst på minskade perso-nalkostnader, minskade kostnader för utskrifter, samt allmän åter-hållsamhet och att antalet debiterbara arbetsplatser ökade i Råd-hus Skåne från 704 st till 715 st
Verksamhetsberättelse
2 (2)
Åtgärder inför 2017
- Minska arbetsplatskostnaderna med minst 1%
- Upphandla FM leverantörtjänsten och våningsskrivaretjänsten
under året
Stefan Bengtsson För gemensamma nämnden 2017-02-01
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum
Gemensamma nämnden FM 2017-02-02
Utdragsbestyrkande Justerarens signatur
GN § 3
Konkurrensutsättning av FM-leverantörÄnr GN 2017/3
Beslut
Påbörja upphandling av extern FM - leverantör i Rådhus Skåne och Östra kommunhuset.
Sammanfattning
2013-12-27 tecknades avtal med COOR angående FM-tjänster till Rådhus Skåne med option för Östra kommunhuset. Detta avtal avslutas 2018-02-28. Ny konkurrensutsättning påbörjas under första kvartalet 2017.
Förslag till Gemensamma nämnden FM
Besluta att påbörja upphandling av extern FM - leverantör i Rådhus Skåne och Östra kommunhuset.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande 2017-01-24
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum
Gemensamma nämnden FM 2017-02-02
Utdragsbestyrkande Justerarens signatur
GN § 4
Konkurrensutsättning av våningsskrivare Änr GN 2017/4
Beslut
• Besluta att till nästa sammanträde med Gemensamma nämnden 2017-04-27 lämna förslag på den mest fördelaktiga konkurrensutsättningen av tjänsten våningsskrivare enligt parametern köp av tjänsten internt eller externt.
Sammanfattning
Gemensamma nämnden tecknade 2014-01-01 avtal med ATEA kontorsmaski-ner, avtalet avslutas 2017-12-29. Ny konkurrensutsättning bör påbörjas under första halvåret 2017.
Förslag till Gemensamma nämnden FM
• Besluta att till nästa sammanträde med Gemensamma nämnden 2017-04-27 lämna förslag på den mest fördelaktiga konkurrensutsättningen av tjänsten våningsskrivare enligt parametern köp av tjänsten internt eller externt.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande 2017-01-24